Proceso Resolución 4505 V8 PDF

MANUAL DE PROCESOS PROGRAMAS DE PROMOCION Y VERSIÓN:
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
No aplica ACTUALIZACIÓN:
RESOLUCION 4505 DE 2012 2-2017
MANUAL PARA LA GESTION DE LA INFORMACION DE LAS

ACTIVIDADES DE PROTECCION ESPECIFICA Y DETECCION
TEMPRANA A TRAVES DE LA RESOLUCION 4505 DE 2012 Y
OTRAS FUENTES
Jefatura Programas de Promoción y Prevención
Página 1 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
MANUAL PARA LA GESTION DE LA INFORMACION DE LAS ACTIVIDADES DE

PROTECCION ESPECIFICA Y DETECCION TEMPRANA A TRAVES DE LA
RESOLUCION 4505 DE 2012 Y OTRAS FUENTES
Fecha de emisión del proceso: Julio de 2015

Fecha de actualización: Febrero de 2017
Página 2 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
CONTENIDO
ALCANCE .................................................................................................................................... 7
OBJETIVOS ................................................................................................................................. 7
3.1. GENERAL ............................................................................................................................. 7
3.2. ESPECIFICOS ...................................................................................................................... 7
DESARROLLO DEL PROCESO .................................................................................................. 7
4.1 Responsabilidades de LA ASEGURADORA (EAPB).............................................................. 8
4.2 Responsabilidades de las IPS ................................................................................................ 8
Fases del proceso ...................................................................................................................... 10
5.1 Reporte de información por parte de IPS ............................................................................. 10
a. 5.1.1 Reporte a través de PAGINA WEB Software PROCEX .......................................... 10

5.2 Consolidación y transformación de la información................................................................ 11
5.3 Emisión y cargue de información trimestral al Ministerio de Salud y Protección Social ........ 12
5.4 Gestion de la información y emisión de indicadores ............................................................. 12
Informes para el control del cargue y calidad del dato ................................................................ 13
6.1 INFORME IPS QUE REPORTAN Y NO REPORTAN .......................................................... 13
6.2 INFORME DE IPS QUE NO CARGAN POR INCONSISTENCIAS EN LA ESTRUCTURA ... 13
6.3 INFORME DE LOG DE ERRORES DE CALIDAD POR IPS QUE REPORTA ...................... 13
6.4 INFORME NOMINAL POR IPS PRIMARIA .......................................................................... 13
6.5 INFORME DE USUARIOS SIN ACTIVIDAD POR IPS PRIMARIA ....................................... 13
6.6 INFORME RESUMEN CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES ................................................ 14
6.7 INFORME CONSOLIDADO POR EDAD, GÉNERO Y ACTIVIDAD...................................... 14
6.8 INFORME MENSUAL COSTOS PROCEX ........................................................................... 14
6.9 INFORME USUARIOS CARGADOS POR IPS..................................................................... 14
6.10 Cargue de formatos para evaluación de indicadores ......................................................... 15
Página 3 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
INFORMES PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL RIESGO ...................................... 16
7.1 INFORMES 412 ................................................................................................................... 16
7.1.1 Cohorte de gestantes ........................................................................................................ 16

7.1.2 cohorte de crecimiento y desarrollo ................................................................................... 17
7.1.3 cohorte del joven ............................................................................................................... 18
7.1.4 cohorte de planificación familiar ........................................................................................ 18
7.1.5 cohorte de adulto .............................................................................................................. 19
7.1.6 cohorte detección temprana cáncer de cérvix ................................................................... 19
7.1.7 cohorte detección temprana cáncer de seno ..................................................................... 20
7.1.8 cohorte cérvix positivas ..................................................................................................... 20
7.1.9 cohorte mama positivas .................................................................................................... 20
7.1.10 cohorte salud oral ............................................................................................................ 21
7.1.11 cohorte agudeza visual ................................................................................................... 21
7.1.12 cohorte vacunación mujeres en edad fértil ...................................................................... 21
7.1.13 cohorte vacunación adulto............................................................................................... 21
7.1.14 cohorte vacunación menores de 6 años: ......................................................................... 22
7.1.15 cohorte virus del papiloma humano (vph): ....................................................................... 22
7.2 SEGUIMIENTO ENFERMEDADES DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA ............................. 22
7.2.1 Guía de TB ........................................................................................................................ 22

7.2.2 Guía de TB - Tuberculosis Multidrogoresistente: ............................................................... 23
7.2.3 Guía de lepra .................................................................................................................... 23
7.2.4 Guía de alteraciones nutricionales .................................................................................... 23
7.2.5 Guía del menor y mujer maltratado y violencia sexual ....................................................... 23
7.2.6 Guía de ITS ....................................................................................................................... 24
7.2.7 Enfermedad mental ........................................................................................................... 24
B. 7.2.8 PATOLOGÍAS ........................................................................................................ 24
7.3 ALERTAS............................................................................................................................. 25
7.3.1 Sífilis Gestacional sin Tratamiento .................................................................................... 25

7.3.2 Sífilis Congénita sin Tratamiento: ...................................................................................... 25
7.3.3. Gestantes sin toma de prueba de VIH .............................................................................. 25
Página 4 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
7.3.4 Gestantes sin serología para Sífilis: .................................................................................. 26

7.3.5 Birads 4 y 5 sin Biopsia: .................................................................................................... 26
7.3.6 Citología de alto riesgo sin Biopsia: ................................................................................... 26
7.3.7 Violencia Sexual sin consulta psicología: .......................................................................... 26
7.3.8 Víctima de Maltrato sin consulta psicología: ...................................................................... 27
7.3.9 Hipotiroidismo sin Tratamiento: ......................................................................................... 27
7.3.10 Lepra sin Tratamiento: .................................................................................................... 27
7.4 AFILIADOS .......................................................................................................................... 27
7.5 POBLACIÓN ........................................................................................................................ 28
a. Nominal Afiliados ................................................................................................................... 28

b. Población Por ciclo de Vida .................................................................................................... 29
c. Población por pertenencia étnica..................................................................................... 30
d. Población por Nivel educativo ......................................................................................... 31
PROGRAMACIÓN PARA EVALUACIÓN DE INDICADORES ................................................... 31
8.1 EVALUACIÓN DE INDICADORES....................................................................................... 31
9. TABLEROS DE CONTROL .................................................................................................... 33
9.1 Tablero de Control de Cumplimiento General: ..................................................................... 33
9.2 TABLERO DE CONTROL POR INDICADOR: ...................................................................... 34
9.3 TABLERO DE CONTROL POR PROGRAMA: ..................................................................... 34
9.4 GRÁFICOS .......................................................................................................................... 34
10. PROCESO PARA EL AJUSTE DE ERRORES DE INFORMACION CARGADA A 4505 . 35
11. PROCESO PARA EL SEGUIMIENTO Y AUDITORIA AL CARGUE DE INFORMACION

DE 4505 DE ZONALES A IPS.................................................................................................... 36
ANEXOS .................................................................................................................................... 37
GRAFICOS ................................................................................................................................ 38
Grafico 1. FLUJOGRAMA .......................................................................................................... 38

“Fuentes de información para el cargue de 4505 Mensual” ........................................................ 38
Grafico 2. ................................................................................................................................... 39
Página 5 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
e. “Fuentes de transformación y validación de la información de 4505 en cargue mensual” 39

FLUJOGRAMA ..............................................................................¡Error! Marcador no definido.
CALENDARIO MENSUAL DEL PROCESO DÍA HÁBIL ............................................................. 41
Página 6 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
ALCANCE
El presente documento describe el proceso de la información de las actividades de

protección específica y detección temprana realizadas a los afiliados de la Aseguradora,
para la gestión del riesgo en salud.
Así mismo se describe la recopilación, transformación, consolidación, generación y

cargue de la información del anexo técnico de la Resolución 4505 de 2012 y otras
fuentes de información que permiten el seguimiento de las actividades de protección
específica y detección temprana y seguimiento de eventos de interés en salud pública,
de acuerdo a la normatividad vigente.
3. OBJETIVOS
3.1. GENERAL
Describir la metodología para la gestión del riesgo en salud de los afiliados a través del
seguimiento de las actividades de protección específica y detección temprana.
3.2. ESPECIFICOS
 Precisar la metodología de reporte de la información contenida en el anexo técnico

de la Resolución 4505 de 2012, por parte de las IPS.
 Definir el proceso de evaluación de indicadores en el cumplimiento de las actividades
de protección específica y detección temprana.
 Definir el proceso recopilación, transformación, consolidación, generación de
archivos de cargue y análisis de información contenida en el anexo técnico de la
Resolución 4505
4. DESARROLLO DEL PROCESO
Nueva EPS fortalecerá la gestión del riesgo de los afiliados a través de la información
contenida en el anexo técnico de la Resolución 4505 de 2012 y otras fuentes de
información.
La Resolución 4505 de 2012, establece el reporte relacionado con el registro de las

actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías
de Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio
cumplimiento, por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), las
Página 7 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) incluidas las de régimen de

excepción de salud y las Direcciones Departamentales, Distritales y Municipales de
Salud.
4.1 RESPONSABILIDADES DE LA ASEGURADORA (EAPB)

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 114 de la Ley 1438 de 2011, las
Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) incluidas las de régimen de
excepción de salud, serán responsables de:
 Recolectar y consolidar el registro de las actividades de Protección Específica,

Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las
enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, remitidas por
su red de prestadores de servicios de salud (IPS).
 Reportar al Ministerio de Salud y Protección Social, el registro por persona de las
actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las
Guías de Atención Integral de las enfermedades de interés en salud pública de
obligatorio cumplimiento, según el Anexo Técnico, que hace parte integral de esta
Resolución.
 Responder por la oportunidad, cobertura y calidad de la información reportada.
 Realizar la asistencia técnica, capacitación, monitoreo y retroalimentación a las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), de su red de servicios.
 Realizar la verificación de la veracidad de la información reportada por las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), de su red de servicios.
4.2 RESPONSABILIDADES DE LAS IPS

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 114 de la Ley 1438 de 2011, las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas y privadas, serán
responsables de:
 Recolectar y reportar a las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios,

incluidas las de régimen de excepción de salud y a las Direcciones Municipales y
Distritales de Salud, el registro por persona de las actividades de Protección
Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral de
las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, según el
Anexo Técnico, que hace parte integral de esta Resolución.
 Capacitar a su personal en el registro y soporte clínico relacionado con las
actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de la
presente Resolución.
Página 8 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
A continuación se describe cada una de las actividades que comprende el proceso de

recolección, consolidación, transformación, cargue y análisis de la información del anexo
técnico de la Resolución 4505 de 2012, por parte de la Aseguradora Nueva EPS; la cual
se realiza mediante el Procex Software S.A.S., así mismo la capacitación, y asistencia
técnica a IPS.
Página 9 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
5. FASES DEL PROCESO
5.1 REPORTE DE INFORMACIÓN POR PARTE DE IPS:
De acuerdo a lo definido por el Ministerio de Salud y Protección Social, las IPS deberán
realizar el reporte de la información a través del anexo técnico de la Resolución 4505 de
2012, por lo tanto Nueva EPS establece la periodicidad mensual a través de la página
WEB dispuesta para tal fin para la realización de esta actividad, esto con el fin de
realizar la verificación de la calidad de los datos reportados, el seguimiento oportuno de
la gestión del riesgo y la medición de indicadores de cumplimiento.
a. 5.1.1 Reporte a través de PAGINA WEB Software PROCEX
La IPS es la responsable de la recolección, diligenciamiento, validación y reporte de

información del anexo técnico de la Resolución 4505 de acuerdo a los parámetros de
estructura y contenido definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social Grafica 1 Comentado [JMSP1]: Flujo de oinformacion
Flujograma “Fuentes de información para el cargue de 4505 Mensual”, Nueva EPS ha

definido que este reporte será realizado a través de la siguiente dirección electrónica:
http://procex.co/nuevaeps/res4505.html; para acceder al aplicativo y realizar los
procesos de cargue y verificación de archivos, cada IPS tendrá asignado un usuario y
contraseña. La solicitud de este usuario y contraseña debe ser realizada por la IPS,
quien designará una persona que será la encargada del reporte en las fechas definidas
por Nueva EPS, la IPS debe diligenciar los siguientes datos en el formato Excel definido
Anexo 1; de igual forma con el fin de garantizar la confidencialidad de la información
cargada y emitida mediante el aplicativo, la persona designada de la IPS debe enviar
firmado el Formato para asignación de usuarios SIGIRES 4505 – Nueva EPS S.A.
FU002-V1 Anexo 2, y enviar la solicitud a la mesa de ayuda del proveedor del software:
mesadeayuda neps@procex.co.
 Tipo de ID
 Número de ID
 Primer apellido
 Segundo apellido
 Primer nombre
 Segundo nombre
 Sexo
 Tipo de usuario
 Código habilitación IPS
 Nombre IPS
 Cargo usuario
 Dirección
Página 10 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
 Departamento
 Municipio
 Correo electrónico
 Teléfono
 Celular
Los equipos de PYP zonal, podrán comunicar a las IPS que informen alguna novedad
con la recepción de la información del usuario y contraseña esta información, teniendo
en cuenta que esta es de carácter confidencial por lo tanto no podrá ser compartida de
forma masiva.
Las fechas habilitadas para el cargue serán los días del 1 al 15 calendario de cada mes,
teniendo en cuenta que el cargue realizado por las IPS dentro de los días 1 al 10 de
cada mes serán los tomados para la evaluación de indicadores definidos por Nueva
EPS; en la página se encontrará dispuesto el cronograma de las fechas anuales para el
cargue, así mismo, las siguientes opciones para el manejo de la plataforma:
 Video tutorial: https://youtu.be/EvdYKYR61Q4

 Manual del usuario: Manual usuario cargue Res. 4505
 Consulta de preguntas frecuentes http://www.procex.co/nuevaeps/faq.html
Para lograr el cargue exitoso de la información, es necesario que el archivo a cargar

cumpla con las especificaciones dispuestas en el anexo técnico de estructura de la
Resolución 4505 de 2012.
El proveedor de la historia clínica sistematizada A&A emitirá con periodicidad mensual

con la información de las actividades realizadas entre el primero y último día calendario
en que preste servicios las IPS, este archivo será enviado directamente a las IPS y a la
Jefatura Nacional de Programas de Promoción y Prevención el primer día calendario del
mes siguiente, desde donde la responsabilidad de realizar el cargue de la información a
través de la página WEB es las IPS, y la Jefatura Nacional de Programas de Promoción
y Prevención realizara el cargue de actividades adicionales como son Vacunación
(Varicela, Tdap, Influenza en adultos), y actividades de salud oral (Flúor, Detartraje y
Sellantes), proceso que es realizado de esta manera mientras conforme a las reglas de
negocio definidas.
5.2 CONSOLIDACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Luego de la realización del cargue del anexo técnico por parte de las IPS a través de la
página WEB habilitada, el proveedor del software de la Resolución 4505 debe realizar el
proceso de transformación y consolidación en una única línea de la información por
afiliado, para este proceso se debe tener en cuenta las reglas de negocio definidas para
el cargue Grafico 2. “Fuentes de transformación y validación de la información de 4505 Comentado [JMSP2]: Flujograma 2
en cargue mensual”.
Página 11 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
5.3 EMISIÓN Y CARGUE DE INFORMACIÓN TRIMESTRAL AL MINISTERIO DE

SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
El proceso de cargue de la información al Ministerio de Salud y Protección Social, se

llevara a cabo de acuerdo a las fechas definidas en la Resolución 1588 de 2016, así:
Primer trimestre: enero 1 a marzo 31, del 18 al 25 de mayo; Segundo trimestre: abril 1 a
junio 30, del 18 al 25 de agosto; Tercer trimestre: julio 1 a septiembre 30, del 18 al 25 de
noviembre, y Cuarto trimestre: octubre 1 a diciembre 31, del 18 al 25 de febrero del año
siguiente".
Previo a la generación de los archivos TXT definitivos para el cargue al MSPS, se

realizará el proceso de verificación de calidad de datos, este proceso será desarrollado
de igual forma con periodicidad mensual, y consiste en realizar la validación de la
información cargada por cada una de las IPS que reportaron información, el proceso de
validación de cada una de las variables se realizará de acuerdo a lo definido en el Anexo
2. Proceso de calidad de datos 4505 cargue MSPS; la consolidación y alistamiento de la
información de acuerdo a lo descrito en el Anexo 3. Distribución y formato para ajustes y
la emisión final de la información para el cargue realizado por el proveedor del software
acorde con lo descrito en el Anexo 4. Instructivo para ajuste de calidad de datos.
5.4 GESTION DE LA INFORMACIÓN Y EMISIÓN DE INDICADORES
Con base en la información reportada por las IPS con quien se tiene contratada la
prestación de los servicios, se realizará el seguimiento al reporte y seguimiento al
cumplimiento de las coberturas poblacionales y a la gestión del riesgo, esta actividad se
realizará con periodicidad mensual y comprende la emisión de informes y definición de
estrategias y planes de mejora.
Página 12 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
6. INFORMES PARA EL CONTROL DEL CARGUE Y CALIDAD DEL DATO
6.1 INFORME IPS QUE REPORTAN Y NO REPORTAN: permite realizar el seguimiento

estricto del cumplimiento por parte de la IPS en el reporte mensual de la información a
través de la página WEB, se podrá observar el cumplimiento mensual y el cumplimiento
acumulado, esta información será emitida con desagregación nacional, regional de IPS,
zonal de IPS, departamento de residencia, municipio de residencia, razón social, e IPS,
para el cumplimiento por regional y zonal, únicamente se tendrá en cuenta como
denominador las IPS con tipo de contratación UFBCA, PGP, exclusivas, y cápita. Fecha
máxima de emisión del informe: día hábil 16 del mes.
6.2 INFORME DE IPS QUE NO CARGAN POR INCONSISTENCIAS EN LA

ESTRUCTURA: permitirá a las IPS identificar los errores de estructura por los cuales el
cargue no fue efectivo o solamente parcialmente efectivo, de tal forma que pueda
realizar los ajustes necesarios para el siguiente cargue. Esta información será emitida
con desagregación nacional, regional de IPS, zonal de IPS, departamento de IPS,
municipio de IPS, razón social, e IPS que reporta. Fecha máxima de emisión del
informe: día hábil 16 del mes.
6.3 INFORME DE LOG DE ERRORES DE CALIDAD POR IPS QUE REPORTA:

permitirá a las IPS identificar los errores de calidad de datos que a su vez fueron
cambiados automáticamente por el software, aun así el cargue se considera como
efectivo, de esta forma la IPS identifica los errores de consistencia y debe realizar los
ajustes necesarios para el siguiente cargue. Esta información será emitida con
desagregación nacional, regional de IPS, zonal de IPS, departamento de IPS, municipio
de IPS, razón social, e IPS que reporta. Fecha máxima de emisión del informe: día hábil
16 del mes.
6.4 INFORME NOMINAL POR IPS PRIMARIA: con este informe la IPS tendrá la
consolidación de la información final cargada al MSPS por usuario asignado, que por lo
menos tenga una actividad reportada, de esta forma sebe realizar el seguimiento y
realizar las actividades de demanda inducida necesarias hacia las actividades de
protección específica y detección temprana. Esta información será emitida con
desagregación de razón social, e IPS primaria. Fecha máxima de emisión del informe:
día hábil 16 del mes.
6.5 INFORME DE USUARIOS SIN ACTIVIDAD POR IPS PRIMARIA: con este informe
la IPS tendrá la consolidación de la información final cargada al MSPS por usuario
asignado, sin registro de actividades; debe realizar el seguimiento y realizar las
actividades de demanda inducida necesarias hacia las actividades de protección
específica y detección temprana. Esta información será emitida con desagregación de
razón social, e IPS primaria. Fecha máxima de emisión del informe: día hábil 17 del mes.
Página 13 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
6.6 INFORME RESUMEN CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES: con este informe

gerencial la IPS podrá observar el cumplimiento general de acuerdo a la información
reportada, en cada una de las 118 variables definidas por la resolución 4505 de 2012,
incluye información válida y reporte de comodines por variable. Fecha máxima de
emisión del informe: día hábil 17 del mes.
6.7 INFORME CONSOLIDADO POR EDAD, GÉNERO Y ACTIVIDAD: esta información

será emitida con desagregación nacional, regional de IPS, zonal de IPS, departamento
de IPS, municipio de IPS, razón social, e IPS que reporta e IPS primaria, pero solamente
estará disponible para la Dirección Nacional. Debe ser generado con periodicidad
mensual posterior al proceso de consolidación de información por usuario a una línea y
trimestral previo al cargue al MSPS. Fecha máxima de emisión del informe: día hábil 17
del mes.
6.8 INFORME MENSUAL COSTOS PROCEX: contiene la información de las

actividades a incluir en el proceso de generación de los costos de las actividades de
detección temprana y protección específica, que tienen como fuente de captura algunas
de las variables de la Resolución 4505 de 2012, teniendo en cuenta que la información
es retrospectiva, debe incluir la información desde el 1 de enero hasta el último día del
mes cargado, las variables de las cuales se debe solicitar esta información son:
a) Consulta Nutrición
b) Fecha Toma de Hemoglobina
c) Fecha de la Toma de Glicemia Basal
d) Fecha Creatinina
e) Consulta de Psicología
f) Asesoría Pre test Elisa para VIH
g) Fecha Toma de HDL
h) Asesoría Pos test Elisa para VIH
i) Fecha Antígeno de Superficie Hepatitis B en Gestantes
j) Fecha Serología para Sífilis
k) Fecha de Toma de Elisa para VIH
l) Último Control Prenatal
m) Fecha de consejería en Lactancia Materna
n) Fecha Toma de Baciloscopia de diagnóstico
o) Consulta por Oftalmología
p) Control Recién Nacido
q) Fecha TSH Neonatal
6.9 INFORME USUARIOS CARGADOS POR IPS: permite verificar los usuarios
cargados por IPS que reporta o IPS primaria. En este módulo se visualiza la información
Página 14 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
del usuario y ventanas que permiten visualizar la gestión del riesgo realizada por
usuario. La fecha máxima de emisión y actualización del informe: día hábil 16 del mes.
6.10 CARGUE DE FORMATOS PARA EVALUACIÓN DE INDICADORES: Por medio

de la opción “Registro zonal” el aplicativo Procex permite el descargue, diligenciamiento
y cargue de información de indicadores E69 y E70 por medio de los cuales la zonal
registra las IPS a tener en cuenta en la emisión de indicadores del mes a evaluar. Así
mismo permite la descarga, diligenciamiento y cargue del Formato de Prestación de
servicios para los cuales se debe tener en cuenta el Anexo 5 y ser cargado dentro de los
primeros 5 días del mes a evaluar.
Página 15 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
7. INFORMES PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL RIESGO
7.1 INFORMES 412

Estos informes comprenden la generación de información por cohortes o eventos de
interés en salud pública de acuerdo a lo definido en los programas de la Resolución 412
de 2000, con el fin de que la IPS realice el seguimiento a la gestión del riesgo, esta
información será emitida con desagregación nacional, regional de IPS, zonal de IPS,
departamento de residencia del usuario, municipio residencia del usuario, razón social, e
IPS primaria:
7.1.1 Cohorte de gestantes: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de

seguimiento estricto del programa de control prenatal, la población objeto incluirá todas
las usuarias entre 10 y 59 años que estén identificadas como “1 – gestante si” en la
variable 14 del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012. Las variables a
correlacionar son:
N° variable Descripción de la variable

14 Gestante - opción 1
15 Sífilis Gestacional o congénita
16 HTA inducida por gestación
33 Fecha probable de parto
47 TD o TT MEF
48 Control de Placa Bacteriana
49 Fecha de parto o cesárea
50 Fecha de salida parto o cesárea
51 Consejería lactancia materna
56 Control prenatal primera vez
57 Control prenatal
58 Ultimo control prenatal
59 Suministro ácido fólico
60 Suministro sulfato ferroso
61 Suministro calcio
67 Consulta Nutrición
68 Consulta de Psicología
75 Asesoría Pre test ELISA
76 Asesoría Post test ELISA
78 Antígeno HEP B gesta
79 Resultado antígeno HEP B gestantes
80 Serología sífilis
81 Resultado serología sífilis
82 Toma ELISA VIH
83 Resultado ELISA VIH
Página 16 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
103 Fecha Toma de Hemoglobina

104 Hemoglobina
105 Fecha de la Toma de Glicemia Basal
115 Tratamiento sífilis gestacional
29 Fecha del Peso
30 Peso en Kilogramos
31 Fecha de la Talla
32 Talla en Centímetros
Aplicación a la Vacuna Tdap
7.1.2 cohorte de crecimiento y desarrollo: en esta cohorte se incluye toda la

información nominal de seguimiento estricto del programa de detección temprana de
alteraciones del crecimiento y desarrollo, la población objeto incluirá todos los usuarios
menores de 10 años. Las variables a correlacionar son:

17 Hipotiroidismo Congénito
21 Obesidad o Desnutrición Proteico Calórica
35 BCG
36 Hepatitis B menores de 1 año
37 Pentavalente
38 Polio
39 DPT menores de 5 años
40 Rotavirus
41 Neumococo
42 Influenza Niños
43 Fiebre Amarilla niños de 1 año
44 Hepatitis A
45 Triple Viral Niños
46 Virus del Papiloma Humano (VPH)
52 Control Recién Nacido
62 Valoración de la Agudeza Visual
69 Consulta de Crecimiento y Desarrollo Primera vez
70 Suministro de Sulfato Ferroso en la Última Consulta del Menor de 10 años
71 Suministro de Vitamina A en la Última Consulta del Menor de 10 años
84 Fecha TSH Neonatal
85 Resultado de TSH Neonatal
114 Tratamiento para Hipotiroidismo Congénito
Fecha de Control de Placa Bacteriana
Fecha de Aplicación de Flúor
Página 17 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
Fecha de Aplicación de Sellantes
7.1.3 cohorte del joven: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de
seguimiento estricto del programa de detección temprana de alteraciones del joven, la
población objeto incluirá todos los usuarios entre 10 y 29 años. Las variables a
correlacionar son:

47 TD o TT Mujeres en Edad Fértil 15 a 49 años
53 Planificación Familiar Primera vez
54 Suministro de Método Anticonceptivo
55 Fecha Suministro de Método Anticonceptivo
72 Consulta de Joven Primera vez
75 Asesoría Pre test Elisa para VIH
76 Asesoría Pos test Elisa para VIH
80 Fecha Serología para Sífilis
81 Resultado Serología para Sífilis
82 Fecha de Toma de Elisa para VIH
83 Resultado Elisa para VIH
103 Fecha Toma de Hemoglobina
104 Hemoglobina
Fecha de realización de detartraje
Fecha de Aplicación de Sellantes
Fecha de Aplicación de Flúor
Fecha de control de Placa Bacteriana
7.1.4 cohorte de planificación familiar: en esta cohorte se incluye toda la información

nominal de seguimiento estricto del programa de atención en planificación familiar, la
población objeto incluirá todas las mujeres entre 15 y 49 años. Las variables a
correlacionar son:

53 Planificación Familiar Primera vez
54 Suministro de Método Anticonceptivo
Página 18 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
55 Fecha Suministro de Método Anticonceptivo

Fecha de consulta más reciente de Planificación Familiar
7.1.5 cohorte de adulto: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de

seguimiento estricto del programa de detección temprana del adulto de 45 años y más,
la población objeto incluirá todos los usuarios de 45 años y más en quinquenios. Las
variables a correlacionar son:

63 Consulta por Oftalmología
73 Consulta de Adulto Primera vez
Fecha de última consulta del Adulto
106 Fecha Creatinina
107 Creatinina
108 Fecha Hemoglobina Glicosilada
109 Hemoglobina Glicosilada
110 Fecha Toma de Micro albuminuria **
111 Fecha Toma de HDL
Observaciones Afiliado
7.1.6 cohorte detección temprana cáncer de cérvix: en esta cohorte se incluye toda la
información nominal de seguimiento estricto del programa de detección temprana
alteraciones neoplásicas y pre neoplásicas del cuello uterino, la población objeto incluirá
mujeres de 25 a 69 años y demás en otras edades que tengan reporte de CCV. Las

86 Tamizaje Cáncer de Cuello Uterino
87 Citología Cervico uterina
Esquema de toma de Citología Cervico uterina
88 Citología Cervico uterina Resultados según Bethesda
89 Calidad en la Muestra de Citología
90 Código de habilitación IPS donde se toma la CCV
91 Fecha Colposcopia
92 Código de habilitación IPS donde se toma la colposcopia
93 Fecha Biopsia Cervical
94 Resultado de Biopsia Cervical
95 Código de habilitación IPS donde se toma la biopsia cervical
Observaciones de afiliado
Página 19 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
7.1.7 cohorte detección temprana cáncer de seno: en esta cohorte se incluye toda la
información nominal de seguimiento estricto del programa de detección temprana cáncer
de seno, la población objeto incluirá mujeres de 50 años y más y demás en otras edades
que tengan reporte de mamografía. Las variables a correlacionar son:

96 Fecha Mamografía
97 Resultado Mamografía
98 Código de habilitación IPS donde se toma Mamografía
99 Fecha Toma Biopsia Seno por BACAF
100 Fecha Resultado Biopsia Seno por BACAF
101 Biopsia Seno por BACAF
102 Código de habilitación IPS donde se toma Biopsia Seno por BACAF
7.1.8 cohorte cérvix positivas: en esta cohorte se incluye toda la información nominal
de seguimiento estricto del programa de detección temprana alteraciones neoplásicas y
pre neoplásicas del cuello uterino, la población objeto incluirá mujeres de 25 a 69 años y
demás en otras edades que tengan reporte de anormalidad en la CCV. Las variables a
correlacionar son:

86 Tamizaje Cáncer de Cuello Uterino
87 Citología Cervico uterina
Esquema de toma de Citología Cervico uterina
88 Citología Cervico uterina Resultados según Bethesda
89 Calidad en la Muestra de Citología
90 Código de habilitación IPS donde se toma la CCV
91 Fecha Colposcopia
92 Código de habilitación IPS donde se toma la colposcopia
93 Fecha Biopsia Cervical
94 Resultado de Biopsia Cervical
95 Código de habilitación IPS donde se toma la biopsia cervical
Observaciones de afiliado
7.1.9 cohorte mama positivas: en esta cohorte se incluye toda la información nominal
de seguimiento estricto del programa de detección temprana cáncer de seno, la
población objeto incluirá mujeres de 25 a 69 años y demás en otras edades que tengan
reporte de anormalidad en la CCV. Las variables a correlacionar son:

96 Fecha Mamografía
97 Resultado Mamografía
98 Código de habilitación IPS donde se toma Mamografía
Página 20 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
99 Fecha Toma Biopsia Seno por BACAF

100 Fecha Resultado Biopsia Seno por BACAF
101 Biopsia Seno por BACAF
102 Código de habilitación IPS donde se toma Biopsia Seno por BACAF
7.1.10 cohorte salud oral: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de
seguimiento estricto del programa de protección específica en Salud Oral, la población
objeto incluirá hombres y mujeres según actividad realizada al usuario que tengan
reporte. Las variables a correlacionar son:

... Fecha de Realización de Detartraje
... Fecha de Aplicación de sellantes
... Fecha de Aplicación de flúor
... Fecha de Control de Placa Bacteriana
7.1.11 cohorte agudeza visual: en esta cohorte se incluye toda la información nominal
de seguimiento estricto del programa de protección específica de Agudeza Visual y
Oftalmologia, la población objeto incluirá hombres y mujeres de 4,11, 16 y 45 años para
Agudeza Visual y hombre y mujeres de 55 años en quinquenios sin incluir los que
tengan 60 años. Las variables a correlacionar son:

62 Fecha de realización de Agudeza visual
63 Fecha de realización de consulta de oftalmología
7.1.12 cohorte vacunación mujeres en edad fértil: en esta cohorte se incluye toda la
información nominal de seguimiento estricto del programa de protección específica de
vacunación de mujeres en edad fértil, la población objeto incluirá mujeres de 15 a 49
años que tengan reporte. Las variables a correlacionar son:

7.1.13 cohorte vacunación adulto: en esta cohorte se incluye toda la información

nominal de seguimiento estricto del programa de protección específica de vacunación en
Adultos, la población objeto incluirá mujeres y hombres de 60 años y más que tengan
reporte. Las variables a correlacionar son:

... Fecha de Aplicación vacuna influenza
... Fecha de Aplicación vacuna neumococo
Página 21 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
7.1.14 cohorte vacunación menores de 6 años: en esta cohorte se incluye toda la

vacunación en menores de 6 años, la población objeto incluirá niños y niñas menores de
6 años que tengan reporte. Las variables a correlacionar son:

35 BCG
36 Hepatitis B menores de 1 año
37 Pentavalente
38 Polio
39 DPT menores de 5 años
40 Rotavirus
41 Neumococo
42 Influenza Niños
43 Fiebre Amarilla niños de 1 año
44 Hepatitis A
45 Triple Viral Niños
... Fecha aplicación Vacuna Varicela
7.1.15 cohorte virus del papiloma humano (vph): en esta cohorte se incluye toda la
vacunación contra el Virus del Papiloma Humano (VPH), la población objeto incluirá
niñas entre 9 y 17 años que tengan reporte. Las variables a correlacionar son:

46 Virus del Papiloma Humano
7.2 SEGUIMIENTO ENFERMEDADES DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA
7.2.1 Guía de TB: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de

seguimiento estricto de usuarios identificados como sintomáticos respiratorios “1 – SR
sii” en la variable 18 del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012. Las variables a
correlacionar son:

18 Sintomático Respiratorio
112 Fecha Toma de Baciloscopia de Diagnóstico
113 Baciloscopia de Diagnóstico
Página 22 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
7.2.2 Guía de TB - Tuberculosis Multidrogoresistente: En esta cohorte se incluye

toda la información nominal del seguimiento estricto de usuarios identificados con
Tuberculosis Multidrogoresistente, del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012. Las
19 Tuberculosis Multidrogoresistente
7.2.3 Guía de lepra: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de

seguimiento estricto de usuarios identificados con diagnóstico de lepra “1 y 2 – lepra
paucibacilar o multibacilar” en la variable 20 del anexo técnico de la resolución 4505 de
2012. Las variables a correlacionar son:

20 Lepra
117 Tratamiento para Lepra
7.2.4 Guía de alteraciones nutricionales: en esta cohorte se incluye toda la

información nominal de seguimiento estricto de usuarios identificados con diagnóstico de
obesidad o desnutrición “1 – obesidad, 2- desnutrición” en la variable 21 del anexo
técnico de la resolución 4505 de 2012. Las variables a correlacionar son:

21 Obesidad o Desnutrición Proteico Calórica
29 Fecha del Peso
30 Peso en Kilogramos
31 Fecha de la Talla
32 Talla en centímetros
Índice de Masa Corporal IMC
64 Fecha Diagnóstico Desnutrición Proteico Calórica
7.2.5 Guía del menor y mujer maltratado y violencia sexual: en esta cohorte se
incluye toda la información nominal de seguimiento estricto de usuarios identificados con
registro de violencia en cualquiera de sus formas “1 mujer víctima de maltrato– 2 mujer
víctima de maltrato” en la variable 22 y “1 – violencia sexual si” variable 23, del anexo

22 Víctima de Maltrato, opción 1 y 2
23 Víctima de Violencia Sexual, opción 1
65 Consulta Mujer o Menor Víctima del Maltrato
Página 23 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
66 Consulta Víctimas de Violencia Sexual

7.2.6 Guía de ITS: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de

seguimiento estricto de usuarios identificados con diagnóstico de ITS “1 – ITS - si”
variable 24, del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012. Las variables a
correlacionar son:

24 Infecciones de Trasmisión Sexual
74 Preservativos entregados a pacientes con ITS
7.2.7 Enfermedad mental: en esta cohorte se incluye toda la información nominal de

seguimiento estricto de usuarios identificados con diagnóstico de enfermedad mental “1
al 6 – enfermedad mental - si” variable 25, del anexo técnico de la resolución 4505 de
2012. Las variables a correlacionar son:

25 Enfermedad Mental
77 Paciente con Diagnóstico de: Ansiedad, Depresión, Esquizofrenia, déficit
de atención, consumo SPA y Bipolaridad recibió Atención en los últimos 6
meses por Equipo Interdisciplinario Completo.
Atención en los últimos 6 meses EIC
B. 7.2.8 PATOLOGÍAS Comentado [JMSP3]: revisar

Esta sección permite al usuario identificar los grupos poblacionales de acuerdo a la
condición del curso de enfermedades crónicas y de alto impacto, para el año 2017 se
incluye información acerca de “Victimas de Conflicto Armado - PAPSIVI”. La información
relacionada con esta población contiene datos sociodemográficos de los usuarios y la
variable para el evento marcado como “SI” en el caso en el que aplique, cada uno de los
eventos se encuentran codificados de la siguiente manera:
Código Evento
EV01 EPOC
EV02 ARTRITIS
EV03 CANCER
EV04 HEMOFILIA
Página 24 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
EV05 PAVSIVI
EV06 HIPERTENSION
EV07 DIABETES
EV08 ENFERMEDAD RENAL CRONICA
EV09 VIH
De ésta manera cada IPS conocerá la información de los usuarios cargados a 4505 con
cada una de estas patologías y/o condiciones de vulnerabilidad las cuales apuntarán al
establecimiento de acciones que permitan el la captación y seguimiento de usuarios los
cuales requieren de actividades priorizadas en salud.
7.3 ALERTAS
Esta sección permite al usuario identificar riesgos que requieren alguna intervención al
usuario:
7.3.1 Sífilis Gestacional sin Tratamiento: En esta cohorte se incluye toda la

información nominal del seguimiento estricto de usuarias identificadas con diagnóstico
de Sífilis gestacional variable 15 1- Si es mujer con sífilis gestacional que no han
recibido tratamiento según la variable 115 opción 22 – sin dato, del anexo técnico de la
resolución 4505 de 2012. Las variables a correlacionar son:
14 Gestante
15 Si es mujer con sífilis gestacional
115 Tratamiento para sífilis gestacional
7.3.2 Sífilis Congénita sin Tratamiento: En esta cohorte se incluye toda la información
nominal del seguimiento estricto de usuarios identificadas con diagnóstico de Sífilis
congénita variable 15 2- Si es recién nacido con sífilis congénita que no han recibido
tratamiento según la variable 116- Tratamiento para Sífilis Congénita opción 22 – sin
dato, del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012. Las variables a correlacionar
son:
15 Si es recién nacido con sífilis congénita

116 Tratamiento para Sífilis Congénita
7.3.3. Gestantes sin toma de prueba de VIH: En esta cohorte se incluye toda la
información nominal del seguimiento estricto de usuarias identificadas como gestantes
Página 25 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
en la variable 14 y que no cuentan con una fecha y resultado de toma de VIH, del anexo
14 Gestante
82 Fecha de toma de Elisa para VIH
83 Resultado Elisa para VIH
7.3.4 Gestantes sin serología para Sífilis: En esta cohorte se incluye toda la
información nominal del seguimiento estricto de usuarias identificadas como gestantes
en la variable 14 y que no cuentan con una fecha y resultado de toma de serología para
sífilis, del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012. Las variables a correlacionar
son:
14 Gestante
80 Fecha de toma de serología para Sífilis
81 Resultado de serología para Sífilis
7.3.5 Birads 4 y 5 sin Biopsia: En esta cohorte se incluye toda la información nominal
del seguimiento estricto de usuarias identificadas con resultados de mamografías con
Birads 4 y 5 que no cuentan con una fecha y resultado de toma de biopsia, del anexo
96 Fecha de toma de Mamografía

97 Resultado de Mamografía
99 Fecha de Toma de Biopsia
100 Resultado de Biopsia
7.3.6 Citología de alto riesgo sin Biopsia: En esta cohorte se incluye toda la
información nominal del seguimiento estricto de usuarias identificadas con resultados de
citologías con anormalidad que no cuentan con una fecha y resultado de toma de
biopsia, del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012. Las variables a correlacionar
son:
87 Fecha de toma de Citología

88 Resultado de Citología
93 Fecha de Toma de Biopsia
94 Resultado de Biopsia
7.3.7 Violencia Sexual sin consulta psicología: En esta cohorte se incluye toda la
información nominal del seguimiento estricto de usuarios identificados como víctimas de
violencia sexual que no cuentan con una fecha de consulta por psicología, del anexo
Página 26 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
23 Víctima de Violencia Sexual

68 Consulta de psicología
7.3.8 Víctima de Maltrato sin consulta psicología: En esta cohorte se incluye toda la
información nominal del seguimiento estricto de usuarios identificados como víctimas de
maltrato que no cuentan con una fecha de consulta por psicología, del anexo técnico de
la resolución 4505 de 2012. Las variables a correlacionar son:
22 Víctima de Violencia Sexual

68 Consulta de psicología
7.3.9 Hipotiroidismo sin Tratamiento: En esta cohorte se incluye toda la información

nominal del seguimiento estricto de usuarios identificados con Hipotiroidismo Congénito
que no cuentan con el registro del tratamiento para Hipotiroidismo, del anexo técnico de
la resolución 4505 de 2012. Las variables a correlacionar son:
17 Hipotiroidismo Congénito
114 Tratamiento para Hipotiroidismo Congénito
7.3.10 Lepra sin Tratamiento: En esta cohorte se incluye toda la información nominal
del seguimiento estricto de usuarios identificados con Lepra que no cuentan con el
registro del tratamiento para Lepra, del anexo técnico de la resolución 4505 de 2012.
Las variables a correlacionar son:
20 Lepra
117 Tratamiento para Lepra
7.4 AFILIADOS
Por medio de esta opción el sistema de gestión de la información permite extraer
información de los afiliados a Nueva EPS desde tres filtros básicos como:
a. Información Afiliados
En esta opción se obtiene información relacionada con la traza de actividades de
promoción y prevención (Contempladas en la resolución 4505) y llevándolas a
una línea final de actividades por usuario, en ella se encuentran aspectos como
información básica y el cumplimiento de actividades de acuerdo al grupo focal del
cual haga parte el afiliado.
b. Consolidado Afiliado:
En esta opción el sistema de gestión de información permite realizar el descargue
del total de afiliados activos los cuales están asignados a la IPS de la cual se
Página 27 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
quiera obtener el dato con el dato final de los reportes consignados por afiliado en
cada uno de las 118 variables contempladas en la Res4505 de 2012.
En esta opción también se puede recolectar información de los afiliados, con
patologías y/o PAPSIVI.
c. Afiliados Sin actividades>

El sisma de información permite la generación de base de datos en la cual se
registra información sociodemográfica de los usuarios a los cuales no se les ha
reportado actividades de 4505 y que son objeto de intervenciones de demanda
inducida, esto con el fin de que cada IPS conozca los grupos focales a los cuales
las intervenciones no están siendo efectivas y a su vez establecer acciones de
mejora.
7.5 POBLACIÓN
En esta opción el sistema de gestión de la información permite a las IPS conocer de
primera mano el total nominal de sus población objeto de intervención, teniendo en
cuenta no solo aspectos sociodemográficos sino también el enrutamiento directo de
acciones de acuerdo al grupo etario, por medio de opciones como:
a. Nominal Afiliados
En esta opción el sistema de información permite tener acceso al dato nominal de la
población asignada a la IPS por régimen de afiliación, la información reportada incluye
datos como
- Tipo_ID
- Numero_ID
- Primer_apellido
- Segundo_apellido
- Primer_nombre
- Segundo_nombre
- Fecha_nacimiento
- Sexo
- Edad
- Pertenencia_etnica
- Ocupacion
- Nivel_educativo
- Direccion_residencia
- Telefono
- Regimen
Página 28 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
- Fecha_afiliacion
- Codigo_eps
- Estado
- Cyd
- Joven
- Adulto
- Planificacion
- Agudeza_visual
- Fluor
- Sellantes
- Placa
- Detartraje
- Citología
- Mamografía
- Fecha_visita_domiciliaria
En cada una de las variables dependiendo del tipo de dato a extraer se obtiene la
marcación con la fecha de la última intervención realizada al usuario y la cual es sujeto
de seguimiento e indicador por programa.
La opción “Nominal Afiliados” permite obtener la BDUA con los siguientes filtros:
- Vacunación (0 a 5 años
- Crecimiento y desarrollo (0 a 9 años)
- Joven (10 a 29 años)
- Adulto (45 y más en quinquenios)
- Planificación Familiar (15 a 49 años)
- Agudeza Visual (4, 11, 16 y 45 años)
- Citología (25 a 65 años)
- Mamografía (Mujeres de 50 a 69 años)
- S.O Flúor (5 a 19 años)
- S.O Sellantes (3 a 15 años)
- S.O Detartraje (12 años y más)
- S.O Placa (2 y más años)
- Mujeres en edad fértil (de 10 a 59 años)
b. Población Por ciclo de Vida

En esta opción el sistema permite la generación de datos de acuerdo a los ciclos de
edad que son objeto de intervención, los filtros tienen en cuenta Regional, Zonal,
Departamento, Municipio, nombre de la IPS y régimen del afiliado; los cuales se arrojan
en el siguiente formato.
Página 29 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
Ciclo vital Grupo etario No. afiliados grupo No. afiliados ciclo
Menor de 1 año
Primera infancia De 1 a 4 años
De 5 años
De 6 a 9 años
Infancia
De 10 a 11 años
De 12 a 13 años
Adolescencia De 14 años
De 15 a 18 años
De 19 años
Juventud De 20 a 24 años
De 25 a 26 años
De 27 a 29 años
De 30 a 34 años
De 35 a 39 años
Adultez De 40 a 44 años
De 45 a 49 años
De 50 a 54 años
De 55 a 59 años
De 60 a 64 años
De 65 a 69 años
Persona mayor De 70 a 74 años
De 75 a 79 años
De 80 años o más
c. Población por pertenencia étnica

En esta opción el sistema permite la generación del dato total de afiliados teniendo en
cuenta su grupo poblacional, para la búsqueda de la información se tienen en cuenta
filtros como Regional, Zonal, Departamento, Municipio, nombre de la IPS y régimen del
afiliado, los grupos poblacionales contemplados son:
- Indígena
- ROM (gitano)
- Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia)
- Palanquero de San Basilio
- Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afrodescendiente
- Ninguno de los anteriores
Página 30 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
Esta información permite conocer los grupos de minorías los cuales son objeto de
intervenciones teniendo en cuenta que hacen parte de población vulnerable y priorizada.
d. Población por Nivel educativo

En esta opción el sistema permite la generación del dato numérico de la población
objeto de intervención teniendo en cuenta los siguientes filtros Regional, Zonal,
Departamento, Municipio, nombre de la IPS y régimen del afiliado arroja resultados de
nivel de escolaridad:
a. Preescolar
b. Básica Primaria
c. Básica Secundaria
d. Media Académica o clásica
e. Media Técnica - (Bachillerato Técnico)
f. Normalista
g. Técnica Profesional
h. Tecnológica
i. Profesional
j. Especialización
k. Maestría
l. Doctorado
m. Ninguno
La información de población se actualizará de acuerdo a los cambios reportados en la

jefatura de promoción y prevención conforme a la ruta de poblaciones establecidas en el
proceso.
PROGRAMACIÓN PARA EVALUACIÓN DE INDICADORES

Con periodicidad semestral para Régimen Contributivo y mensual para Régimen
subsidiado será emitida la programación para evaluación de los indicadores, de acuerdo
a los parámetros definidos por la Nueva EPS, teniendo como base la población objeto
afiliada, la normatividad vigente y proyectando hacia el cumplimiento de las coberturas
poblacionales. Esta información será emitida con desagregación nacional, regional de
IPS, zonal de IPS, departamento de residencia, municipio de residencia, razón social, e
IPS que reporta.
8.1 EVALUACIÓN DE INDICADORES

Con periodicidad mensual será emitida la evaluación de los indicadores, de acuerdo a
los parámetros definidos por la Nueva EPS, teniendo como base la normatividad vigente
y líneas de base, proyectando hacia el cumplimiento de las coberturas poblacionales:
Página 31 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
1. Cobertura de la consulta de detección de alteraciones del adulto primera vez

2. Cumplimiento en la realización de consulta del quinquenio
3. % de personas en quinquenio con toma de glicemia
4. % de personas en quinquenio con toma de HDL
5. % de personas en quinquenio con toma de creatinina
6. % de personas en quinquenio con toma de glicemia, HDL y creatinina
7. % de usuarios con alteraciones nutricionales que tiene consulta de nutrición
8. Calidad de la muestra (ZTP)
9. Cumplimiento en la toma de citología cervico uterina
10. Cumplimiento en la toma de biopsia de cuello uterino en mujeres con anormalidad
de células epiteliales en la Citología cervico uterina
11. Cumplimiento en la toma de colposcopia en mujeres con reporte de anormalidad
de células epiteliales en la Citología cervico uterina
12. Oportunidad en la toma de Colposcopia
13. Cobertura de citología cervico uterina por lo menos una vez en la vida
14. Cumplimiento en la toma de biopsia de mama en mujeres reporte de birads 4 y 5
15. Cumplimiento en el tamizaje para cáncer de mama
16. Cobertura de tamizaje para cáncer de mama al menos una vez en la vida
17. % de Mamografías con reporte de BIRADS 0
18. % de exámenes complementarios en BIRADS 0
19. Oportunidad en la toma de la biopsia de mama en mujeres con reporte de
BIRADS 4 y 5
20. Cobertura de crecimiento y desarrollo de primera vez por medicina general
21. % de suministro de sulfato ferroso en consulta del menor de 10 años
22. % de suministro de vitamina A en consulta del menor de 10 años
23. % de niños en consulta de CYD que registran peso
24. % de niños en consulta de CYD que registran talla
25. % de captación de usuarios nuevos a programas
26. % de CCV con resultados
27. % de mamografías con resultado
28. % de recién nacidos tamizados con TSH
29. % de recién nacidos tamizados con TSH que tienen resultado de TSH
30. % de recién nacidos con tratamiento para hipotiroidismo
31. % de usuarios con asesoría pre test
32. % de personas con ITS a quien se entrega preservativos
33. Cobertura en la consulta de detección temprana de alteraciones del joven
34. % de niñas de 10 a 13 años con toma de hemoglobina
35. % de usuarios que reciben tratamiento de lepra
36. % de usuarios con Lepra que reciben consulta de nutrición
37. % víctimas de maltrato que han asistido a consulta de psicología
38. % víctimas de violencia sexual que han asistido a consulta de psicología
39. % de recién nacidos con control
Página 32 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
40. Cobertura en la realización de consulta planificación familiar de primera vez en

mujeres de 15 a 49 años
41. % de mujeres de 15 a 49 años con suministro de método de planificación familiar
42. % de gestantes con asesoría en Lactancia materna
43. % gestantes que recibieron al menos un suministro de ácido fólico, sulfato ferroso
y carbonato de calcio durante el control prenatal
44. % de gestantes con registro de peso
45. % de gestantes con registro de talla
46. % gestantes con consulta de nutrición
47. % gestantes con consulta de psicología
48. Cumplimiento y calidad en la entrega de informes
49. Cobertura de los programas de promoción y prevención
50. Cumplimiento de la administración de tratamiento en casos de Leishmaniasis
51. Cumplimiento en la consulta de oftalmología
52. % gestantes con sífilis gestacional que recibieron tratamiento
53. % de recién nacidos con sífilis congénita que recibieron tratamiento
54. % de Captación de SR
55. % de SR con toma de baciloscopia
56. Cobertura de vacunación en menores de 6 años
57. Cobertura de vacunación en menores de 1 año (0 a 11 meses 29 días)
58. Cobertura de vacunación en menores de 12 a 24 meses (de 1 año)
59. Cobertura de vacunación en adultos
60. Cobertura de vacunación en gestantes
61. Cobertura de vacunación en mujeres en edad fértil
62. Cobertura de vacunación VPH en niñas de 9 - 17 años
63. Cumplimiento del tamizaje de agudeza visual en usuarios de 4, 11, 16 y 45 años
64. Cumplimiento en las consultas de crecimiento y desarrollo por usuario
65. Cumplimiento de la consulta de planificación familiar
66. Cumplimiento en las actividades del joven
67. Cumplimiento de aplicación de flúor
68. Cumplimiento de aplicación de sellantes
69. Cumplimiento de control de placa bacteriana
70. Cumplimiento en la realización de detartraje
9. TABLEROS DE CONTROL
Con periodicidad mensual serán emitidos los tableros de control acumulados según la
evaluación de los indicadores, de acuerdo a los parámetros definidos por la Nueva EPS,
teniendo como base la normatividad vigente y proyectando hacia el cumplimiento de las
coberturas poblacionales. Se encuentran clasificados así:
9.1 TABLERO DE CONTROL DE CUMPLIMIENTO GENERAL: Hace referencia al

cumplimiento de coberturas generales por mes evaluado durante el año el cual estará
Página 33 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
disponible con desagregación de Régimen al que pertenece el usuario, nacional,

regional de IPS, zonal de IPS, departamento de Residencia, municipio de Residencia,
razón social, e IPS. Fecha máxima de emisión del informe: día hábil 16 del mes.
9.2 TABLERO DE CONTROL POR INDICADOR: Hace referencia al cumplimiento de

coberturas de los 70 indicadores por cada mes evaluado durante el año el cual estará
disponible con desagregación de Régimen, nacional, regional de IPS, zonal de IPS,
departamento de Residencia, municipio de Residencia, razón social, e IPS. Fecha
máxima de emisión del informe: día hábil 16 del mes.
9.3 TABLERO DE CONTROL POR PROGRAMA: Hace referencia al cumplimiento de

coberturas de indicadores agrupados por programa, según población objeto el cual
muestra los meses evaluados durante el año, con desagregación de Régimen, nacional,
regional de IPS, zonal de IPS, departamento de Residencia, municipio de Residencia,
razón social, e IPS. Fecha máxima de emisión del informe: día hábil 16 del mes.
9.4 GRÁFICOS
Con periodicidad mensual serán emitidos los gráficos de cumplimiento de actividades
según la evaluación de los indicadores, de acuerdo a los parámetros definidos por la
Nueva EPS, teniendo como base la normatividad vigente y proyectando hacia el
cumplimiento de las coberturas poblacionales. Se encuentran clasificados así:
 Cumplimiento en los Indicadores de los Programas de Promoción Y

Prevención: Hace referencia a la tendencia del cumplimiento de coberturas
generales durante los meses evaluados del año y régimen, para nivel nacional y
representación gráfica por velocímetro frente al cumplimiento general de Nueva EPS.
Fecha máxima de emisión del informe: día hábil 16 del mes.
 Cumplimiento en los Indicadores de los Programas de Promoción Y

Prevención: Hace referencia al cumplimiento de coberturas por programa durante
los meses evaluados durante el año el cual permite revisar por desagregación
Nacional, régimen y programa agrupado según población objeto. Fecha máxima de
 Población: Hace referencia la pirámide poblacional según la población afiliada por

régimen Contributivo y Subsidiado el cual se refleja por género y grupos etarios, así
mismo se muestra el grafico de la cobertura general de usuarios que han accedido
algún programa de promoción y prevención. La emisión de la pirámide se realizara
una vez exista cambio de la población objeto es decir para Régimen Contributivo se
cambiara conforme el consolidado de BDUA enviado por el área de afiliaciones de
Nueva EPS.
Página 34 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
 Tendencia del cumplimiento: Hace referencia al cumplimiento de coberturas

generales por mes evaluado durante el año el cual permite revisar por desagregación
Nacional y comparar zonal frente a nacional, e IPS frente a nacional, zonal,
departamento de residencia y municipio de residencia. Fecha máxima de emisión del
informe: día hábil 16 del mes.
 Comparativo por Programa: Hace referencia al cumplimiento de coberturas por

programa agrupado por mes evaluado durante el año, el cual permite revisar por
desagregación Nacional y comparar zonal frente a nacional, e IPS frente a nacional,
zonal, departamento de residencia y municipio de residencia. Fecha máxima de
10. PROCESO PARA EL AJUSTE DE ERRORES DE INFORMACION CARGADA A

4505
Con periodicidad mensual luego del cargue de información realizado en la plataforma

Procex; por cada IPS y la revisión de indicadores y cohortes en la gestión del riesgo de
acuerdo a los parámetros definidos por la Nueva EPS; la IPS podrá realizar ajuste de
errores de información en el reporte de 4505 siempre y cuando se cumpla con los pasos
descritos a continuación:
1. El cargue de la información se realiza en cualquier momento del mes en el

formato establecido Anexo 7. Reporte de errores, para lo cual se verá reflejado
dicho ajuste 1 mes después.
2. En los casos que aplique se debe realizar nota administrativa y tomar pantallazos
de la misma para que quede como soporte, o nuevo diligenciamiento de historia
clínica en el caso de que fueran errores cometidos por el personal de salud.
3. Los registros que se carguen desde la zonal entran a un proceso de revisión por
nivel nacional con el fin de avalar el descargue de la información.
4. La zonal debe realizar auditoria del 10% de los registros enviados para los
ajustes.
5. Para que la información sea aceptada se debe contar con una carta firmada por el
Gerente de la IPS donde se relacionen los documentos de los registros que se
deben descontar para el respectivo descargue de la información.
6. El cargue de la información se debe realizar en los siguientes link:
Formatos \\fsbog001\PYP\2017\Informes Zonales_mes\10. Errores Zonales\Formatos Comentado [JMSP4]: Revisar Ruta
Soportes \\fsbog001\PYP\2017\Informes Zonales_mes\10. Errores Zonales\Soportes
7. Este proceso debe ir de la mano de la revisión de variables dependientes de la

variable que se requiere ajustar; por ejemplo aquellas con registro de fecha
Página 35 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
incorrecta deben ligarse a un resultado de un examen y viceversa en los casos en

los que las variables a corregir correspondan a resultados de laboratorio
(Citología, Mamografía, Reportes de Infeccionas, etc) requieren el registro de la
fecha de su realización.
8. Para variables dicotómicas estas pueden ser ajustadas por la IPS en tanto que se
informe a la zonal y a la dirección nacional del ajuste al cual se va a proceder. Por
ejemplo La Var 20- Lepra se liga a Var117-Tratamiento para lepra. El registro de
esta información se anexa al formato establecido para el diligenciamiento de los
errores que requieren ser ajustados previo a la revisión por parte de la dirección
nacional.
11. PROCESO PARA EL SEGUIMIENTO Y AUDITORIA AL CARGUE DE

INFORMACION DE 4505 DE ZONALES A IPS
Con el fin de Realizar la verificación de la veracidad de la información reportada por las

Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), de su red de servicios y validar la
pertinencia en la aplicación de la norma técnica de los diferentes programas para la
evaluación de los soportes de la Resolución 4505 a continuación se da a conocer el
proceso del seguimiento el cual debe ser liderado por el enfermero de promoción y
prevención de la zonal con apoyo del auxiliar de los programas de promoción y
prevención:
a) El proceso se debe realizar de manera mensual o trimestral según lo defina la

zona tomando por lo menos el 10% de casos cargados de una IPS.
b) El cargue de la información se debe realizar el 23 de cada mes o siguiente día
hábil
c) Se debe realizar el diligenciamiento del Anexo 8. Formato Seguimiento a auditoria
de zonales 4505.
d) Se deben cargar los soportes revisados identificados con el número de historia
clínica.
e) La zonal deberá enviar un oficio a la IPS auditada con el fin de retroalimentar los
hallazgos encontrados y debe ser cargado el soporte del oficio en el respectivo
link.
f) El cargue de la información se debe realizar en los siguientes link:
\\WSBOGS01SAL122\PyP\2016\Res 4505- zonales\Auditoria a IPS se debe
diligenciar el Excel que se encuentra marcado por cada departamento y en las
carpeta se deben guardar los soportes
Página 36 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
ANEXOS
Anexo1. Formato Excel para asignación de usuarios SIGIRES 4505 – Nueva EPS S.A.
Anexo 2. Formato para asignación de usuarios SIGIRES 4505 – Nueva EPS S.A. FU002-
V1
Anexo 3. Proceso de calidad de datos 4505 cargue MSPS
Anexo 4. Distribución y formato para ajustes
Anexo 5. Generalidades Registro zonal Procex
Anexo 6. Instructivo para ajuste de calidad de datos
Anexo 7. Reporte de errores
Anexo 8. Formato Seguimiento a auditoria de zonales 4505.
Página 37 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
GRAFICOS
Grafico No. 1 “Fuentes de información para el cargue de 4505 Mensual”
Página 38 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
Grafico No. 2 “Fuentes de transformación y validación de la información de 4505

en cargue mensual”
Página 39 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
Grafico No. 3 Flujograma Proceso 4505
Página 40 de 41
GCL-F-007
PREVENCION V 1.0
CÓDIGO: FECHA
CALENDARIO MENSUAL DEL PROCESO DÍA HÁBIL

Día habil
PROCESO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Link
Cargue informe A&A - FTP Nueva EPS
Cargue Informe A&A a traves de pagina WEB
Generación Informe para costos
Entrega anexo tecnico medicamentos
Entrega anexo tecnico vacunación y partos
Entrega anexo tecnico DT

Cargue anexo tecnico medicamentos,
vacunación, partos y medicamentos a traves
de pagina WEB
Intervención IPS
Cargue IPS Exclusivas anexo tecnico a traves

de pagina WEB
Generación indicadores preliminares PYP
Socialización indicadores preliminares con

zonas e IPS
Revisión y solicitud de ajustes de indicadores

preliminares
Ajuste indicadores preliminares

Cargue IPS Evento anexo tecnico a traves de
pagina WEB
Emision evaluación oficial indicadores PYP
Socialización indicadores oficiales PYP con

zonas e IPS
Generacion y retroalimentación General IPS -

Procex:
*Tablero control de cargue por IPS
*% errores por IPS
*N° usuarios cargados por IPS
Generacion y retroalimentación IPS Primarias
- Procex:
*Informe Nominal (usuarios con y sin
actividad, no codificado)
*Informe por cohortes (población objeto de la
cohorte con y sin actividad)
*Conteo gerencial por IPS(Informe resumen
consolidado de actividades)
*Conteo discriminado nacional
Intervención IPS
Seguimiento de actividades - IPS
Seguimiento de actividades - IPS
Página 41 de 41
GCL-F-007

Proceso Resolución 4505 V8 PDF

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Proceso Resolución 4505 V8 PDF

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

MANUAL DE PROCESOS PROGRAMAS DE PROMOCION Y VERSIÓN:

MANUAL PARA LA GESTION DE LA INFORMACION DE LAS

Jefatura Programas de Promoción y Prevención

MANUAL PARA LA GESTION DE LA INFORMACION DE LAS ACTIVIDADES DE

Fecha de emisión del proceso: Julio de 2015

3.1. GENERAL ............................................................................................................................. 7

3.2. ESPECIFICOS ...................................................................................................................... 7

DESARROLLO DEL PROCESO .................................................................................................. 7

4.1 Responsabilidades de LA ASEGURADORA (EAPB).............................................................. 8

4.2 Responsabilidades de las IPS ................................................................................................ 8

Fases del proceso ...................................................................................................................... 10

5.1 Reporte de información por parte de IPS ............................................................................. 10

a. 5.1.1 Reporte a través de PAGINA WEB Software PROCEX .......................................... 10

5.4 Gestion de la información y emisión de indicadores ............................................................. 12

Informes para el control del cargue y calidad del dato ................................................................ 13

6.1 INFORME IPS QUE REPORTAN Y NO REPORTAN .......................................................... 13

6.2 INFORME DE IPS QUE NO CARGAN POR INCONSISTENCIAS EN LA ESTRUCTURA ... 13

6.4 INFORME NOMINAL POR IPS PRIMARIA .......................................................................... 13

6.5 INFORME DE USUARIOS SIN ACTIVIDAD POR IPS PRIMARIA ....................................... 13

6.6 INFORME RESUMEN CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES ................................................ 14

6.7 INFORME CONSOLIDADO POR EDAD, GÉNERO Y ACTIVIDAD...................................... 14

6.8 INFORME MENSUAL COSTOS PROCEX ........................................................................... 14

6.9 INFORME USUARIOS CARGADOS POR IPS..................................................................... 14

6.10 Cargue de formatos para evaluación de indicadores ......................................................... 15

INFORMES PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL RIESGO ...................................... 16

7.1 INFORMES 412 ................................................................................................................... 16

7.1.1 Cohorte de gestantes ........................................................................................................ 16

7.2.1 Guía de TB ........................................................................................................................ 22

7.3.1 Sífilis Gestacional sin Tratamiento .................................................................................... 25

7.3.4 Gestantes sin serología para Sífilis: .................................................................................. 26

7.5 POBLACIÓN ........................................................................................................................ 28

a. Nominal Afiliados ................................................................................................................... 28

8.1 EVALUACIÓN DE INDICADORES....................................................................................... 31

9. TABLEROS DE CONTROL .................................................................................................... 33

9.1 Tablero de Control de Cumplimiento General: ..................................................................... 33

9.2 TABLERO DE CONTROL POR INDICADOR: ...................................................................... 34

9.3 TABLERO DE CONTROL POR PROGRAMA: ..................................................................... 34

9.4 GRÁFICOS .......................................................................................................................... 34

10. PROCESO PARA EL AJUSTE DE ERRORES DE INFORMACION CARGADA A 4505 . 35

11. PROCESO PARA EL SEGUIMIENTO Y AUDITORIA AL CARGUE DE INFORMACION

Grafico 1. FLUJOGRAMA .......................................................................................................... 38

e. “Fuentes de transformación y validación de la información de 4505 en cargue mensual” 39

CALENDARIO MENSUAL DEL PROCESO DÍA HÁBIL ............................................................. 41

El presente documento describe el proceso de la información de las actividades de

Así mismo se describe la recopilación, transformación, consolidación, generación y

 Precisar la metodología de reporte de la información contenida en el anexo técnico

4. DESARROLLO DEL PROCESO

La Resolución 4505 de 2012, establece el reporte relacionado con el registro de las

Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) incluidas las de régimen de

4.1 RESPONSABILIDADES DE LA ASEGURADORA (EAPB)

 Recolectar y consolidar el registro de las actividades de Protección Específica,

4.2 RESPONSABILIDADES DE LAS IPS

 Recolectar y reportar a las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios,

A continuación se describe cada una de las actividades que comprende el proceso de

5. FASES DEL PROCESO

5.1 REPORTE DE INFORMACIÓN POR PARTE DE IPS:

a. 5.1.1 Reporte a través de PAGINA WEB Software PROCEX

La IPS es la responsable de la recolección, diligenciamiento, validación y reporte de

Flujograma “Fuentes de información para el cargue de 4505 Mensual”, Nueva EPS ha

 Video tutorial: https://youtu.be/EvdYKYR61Q4

Para lograr el cargue exitoso de la información, es necesario que el archivo a cargar

El proveedor de la historia clínica sistematizada A&A emitirá con periodicidad mensual

5.2 CONSOLIDACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN