Sección 10.

Crear boletines
CAPÍTULO 6 SECTIONS
 Sección 1. Crear un plan para la comunicación
 Sección 2. Usar principios de persuasión
 Sección 3. Preparar comunicados de prensa
 Sección 4. Preparar noticias y artículos para la prensa
 Sección 6. Preparar columnas invitadas y editoriales
 Sección 7. Preparar anuncios de servicio público
 Sección 8. Preparar una conferencia de prensa
 Sección 9. Usar publicidad pagada
 Sección 10. Crear boletines
 Sección 11. Crear pósters y volantes
 Sección 12. Desarrollar promociones creativas
 Sección 13. Crear folletos
 Sección 15. Crear hojas informativas sobre asuntos locales
 Sección 16. Creación de un sitio Web para la organización
 Sección 17. Usar listas de correo electrónico
 Sección 18. Usar la publicidad directa (o correo directo)
 Sección 19. Manejar crisis en la comunicación

 Sección Principal

 Lista de verificación

 PowerPoint
 ¿QUÉ ES UN BOLETÍN INFORMATIVO?
 ¿POR QUÉ CREAR UN BOLETÍN INFORMATIVO?
 ¿CUÁNDO CREAR UN BOLETÍN INFORMATIVO?
 ¿CÓMO COMENZAR UN BOLETÍN INFORMATIVO?
 ¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA PRODUCIR UN
BOLETÍN INFORMATIVO?
 ¿CÓMO HACER PARA QUE OTROS CONTRIBUYAN?
 ¿QUÉ MÁS SABER ACERCA DE LOS BOLETINES?
Está pensando en comenzar un boletín informativo, pero no sabe por dónde empezar o
cómo decidir cuál es el mejor tipo para su organización. Esta sección es para quienquiera
(los directores, el personal comprometido, los recaudadores de fondos) que desee
aprender a crear el mejor boletín para su grupo o coalición.
¿QUÉ ES UN BOLETÍN INFORMATIVO?
Un boletín informativo es un informe impreso de información e ideas, el cual es
distribuido en forma regular (es decir, mensualmente o dos veces por año) a un grupo de
gente interesada. Los boletines son, típicamente, de dos a ocho páginas de extensión, y
varían considerablemente en costo, calidad y contenido.

¿POR QUÉ CREAR UN BO LETÍN INFORMATIVO?

Existen muchas razones:

 Para mantener a los miembros al tanto de lo que está sucediendo.

 Para mantener al público bien informado también.
 Para educar a todos los lectores sobre temas e ideas que inquietan al grupo.
 Para crear cohesión y un sentido de orgullo entre los miembros.
 Para despertar nuevo interés e incrementar el reconocimiento de la agencia.
 Para ofrecer un formato de intercambio de información que todavía no existe en la
comunidad.
 Para reducir la cantidad de tiempo que se pierde al intercambiar información durante
las reuniones de grupo.
 Para anunciar encuentros regulares.
 Para reemplazar las actas de la reunión creando una sección en el boletín dedicada a
los resúmenes de las reuniones.

¿CUÁNDO CREAR UN BOLETÍN INFORMATIVO?

Un boletín puede comenzar en cualquier momento de la vida de un grupo u organización
(¡aunque cuanto antes, mejor!) y especialmente cuando:

 Se necesite hacer llegar una gran cantidad de información a mucha gente de forma
regular.
 Se quiera educar o informar a la comunidad sobre temas importantes.
 Se quiera atraer a miembros nuevos.
 Se quiera crear un sentido de propósito en común o motivación -- o ambos-- entre
los miembros.
 Se necesite obtener retroalimentación de los miembros.
 Se desee incrementar el reconocimiento de la organización o la fe en su causa.
 Se quiera que el público considere al grupo creíble y significativo.

Todas estas son buenas razones, pero crear un boletín y mantenerlo requiere mucho
tiempo y esfuerzo. También se debería considerar cada cuánto se publicará. Los boletines
informativos generalmente se publican mensualmente o cada dos o cuatro meses. La
elección dependerá del tamaño de la organización y de los recursos disponibles. ¿Está
lista la iniciativa para asumir este compromiso? Si lo está, es aconsejable consultar las
secciones "Cómo hacerlo: preguntas preliminares" y "¡Pasos siguientes!”
¿CÓMO COMEN ZAR UN BOLETÍN
INFORMATIVO?
El grupo es único. El boletín también lo será. Hay muchas formas de producir un buen
boletín. Antes de empezar, aquí se encuentran algunas preguntas básicas para hacerse.
Cuando estén contestadas, se estará mejor preparado para crear un boletín que se adecue
al grupo.

 ¿Cuál es el propósito primario del boletín?

 ¿Cuáles son los otros propósitos?
 ¿Quién es la audiencia?
 ¿Con cuánta frecuencia se quiere que aparezca el boletín?
 ¿Cuántas copias se quieren producir para cada tema?
 ¿Cuánto costará?
 ¿Cuánto se puede gastar?
 ¿Quién diseñará y editará el boletín?
 ¿Quién escribirá los artículos?
 ¿Cómo se le distribuirá el boletín a la audiencia?
 ¿Cómo se sabrá si se ha tenido éxito?

¿CUÁLES SON LOS PASO S PARA PRODUCIR UN

BOLETÍN INFORMATIVO?
Después de contestar las preguntas en la última sección hay algunos pasos importantes a
seguir:
Decida si el grupo mismo publicará el boletín o si se usará ayuda profesional. Esto
dependerá del tiempo, del dinero y de la habilidad disponible que se tenga. Se debería
también considerar la impresión que el boletín tendrá en la audiencia y la imagen que se
quiere proyectar cuando se decida hacerlo por cuenta propia o no. El trabajo profesional
no tiene que costar mucho. Por otro lado, sacar un boletín puede requerir que el grupo
mismo lo haga.
Si se quiere producir el boletín por cuenta propia, es necesario asegurarse de contar con
las herramientas necesarias:

 Una máquina de escribir y acceso a una copiadora.

 Si está usando una computadora, el software que incluya una aplicación para
procesar palabras, diseñar la página y los gráficos.
 Una impresora de alta calidad.
 ¡Sentido del humor y mucha paciencia!

Si se quiere que el boletín lo haga un profesional:

 Es necesario asegurarse de que la empresa copiadora, el impresor profesional o el

artista gráfico se involucren en el proyecto antes de ir más allá de la etapa de
 planificación. No tema hablar con profesionales, podrían desear contribuir con sus
servicios u ofrecerlos a una tarifa reducida.
 Podría usarse un centro de copiado si sólo se corta y pega material escrito a
máquina.
 En esos lugares se pueden encontrar también computadoras que hagan que el
formato y la impresión sean más fáciles.
 Los artistas gráficos pueden hacer que el formato y la impresión luzcan más
atractivos e interesantes para que puedan trasmitir mejor la información.
 Se pueden llevar copias armadas (todo terminado) a un profesional para la impresión
final.
 Se debe confirmar cada aspecto del proceso de impresión en este momento,
incluyendo el costo, qué colores se usarán, el tipo de papel, etc.

Pasos para todos los boletines

 Decidir qué aparecerá en la publicación y cuánto se incluirá de cada uno -- por

ejemplo, artículos, características, notas de noticias y artículos de opinión.
 Diseñar el formato del boletín.
 Redactar los artículos para el boletín – o mandarlos a escribir.
 Editar los artículos—el contenido, el estilo y los espacios.
 Editarlos nuevamente -- los errores son muy caros y no lucen bien. Pídale a alguien
que lo ayude con la corrección. (¡Por otro lado, una de las formas de saber que la
gente lee el su boletín es cuando llaman para señalar los errores!
 Si le imprimen el boletín profesionalmente, llevar la copia final al impresor.
 Revisar la copia final por última vez para ver si hay algún error de impresión o de
edición.
 Enviar por correo o distribuir el boletín.
 Recibir cuanta retroalimentación sea posible acerca de la publicación.
 Disfrutar del calor del sol por un rato y después respirar hondo y repetir el proceso
otra vez.

¿CÓMO HACER PARA QUE OTROS

CONTRIBUYAN?
Recuerde, no hay necesidad de ser el “Llanero Solitario” cuando se refiere a escribir
artículos o distribuir información. Otros pueden -- y deberían -- ayudarlo; no sólo se
disminuye así la cantidad de trabajo, sino que también les da a otros en el grupo, un
sentido de propiedad y de orgullo por el boletín. A continuación presentamos algunas
recomendaciones para alentar la participación de otros:

 Encuentre a otros miembros para que lo ayuden a planificar el boletín.

 Solicite artículos, comentarios y columnas por parte de los miembros; un columnista
invitado ocasional puede agregar un brillo extra.
 Haga circular una hoja con anuncios escritos e ideas para posibles artículos en las
reuniones de su grupo.
 Reemplace en el boletín las actas por reportes de los grupos de trabajo.
  Reimprima las noticias acerca de la coalición que aparecen en los medios de
comunicación
 Saque ideas de otros materiales que la gente le envía.

¿QUÉ MÁS SABER SOBRE LOS BOLETINES?

Ya es hora de aprender a armar el boletín para crear un producto final atractivo e
informativo. En seguida ofrecemos más información específica sobre el diseño y los
detalles básicos del formato, consejos para abaratar los costos y la producción.
Palabras y gráficos
El encabezado es el título en la carátula de cualquier boletín

 Haga el nombre del boletín corto y pegadizo.

 Considere usar el logotipo o símbolo de la organización como parte del título.
 Considere a un profesional para diseñar esta parte del boletín, aunque el resto se
haga en el grupo. La cabecera es lo primero que la gente notará: hágalo memorable.

La fuente es el estilo de letra que se usa.

 Para el texto de los artículos, usar fuentes sérif (o terminal) en vez de fuentes sans
sérif (o palo seco), hará que sea más fácil de leer. Las de tipo sérif son pequeños
trazos al final de los trazos principales de una letra (los ejemplos apropiados para los
boletines incluyen Times New Roman, Bookman y Palatino) y son más fáciles de
leer.
 Las fuentes sans sérifs – aquellas que no tienen esos pequeños trazos -- (Arial,
Helvetica y Avant Garde, por ejemplo) son más apropiadas para los titulares.
 Sea consistente con cualquier fuente que decida usar. El uso de sólo dos o tres
fuentes diferentes le dará al boletín una apariencia más pulcra y más profesional.
Usar varias fuentes diferentes podría ser tentador, pero puede hacer que la página
luzca de mal gusto. ¡Haga uso de alguna restricción!
 Use poca cursiva o bastardilla – las palabras en cursiva son difíciles de leer.
 Cuando tenga dos o más columnas, justificar el texto lo hace más legible.

El titular es el título corto que presenta o resume las ideas principales de un artículo.

 Imprímalos en el mismo color que el artículo para una lectura más fácil.
 Colóquelos como oraciones sin puntos (es decir, ponga mayúscula solamente en la
primera letra de cada oración).

Los artículos son las historias y el texto que explican los diferentes eventos, temas y
planes importantes para el grupo.

 Exceptuando los boletines técnicos, los artículos deberían ser escritos a un nivel de
lectura accesible para alguien con educación media -octavo grado aproximadamente
(Algunos correctores de gramática computarizados pueden ayudarlo con esto).
  Típicamente el tamaño de la fuente es de 10 a 12 puntos.
 Elija un tema que sea interesante para usted y que los otros puedan disfrutar.
Pregunte a su alrededor; averigüe qué quieren saber los otros.
 Hágase estas dos preguntas a sí mismo antes de empezar a escribir: 1) ¿Quién es mi
audiencia? y 2) ¿Qué ideas importantes quiero que ellos entiendan? Tener en mente
las respuestas a estas preguntas podría serle útil a la hora de redactar.
 Organice sus ideas antes de comenzar; considere hacer un esquema.
 Evite palabras complicadas y oraciones largas.
 Si usa ejemplos que respalden sus ideas, ayuda a que los otros lo entiendan mejor.
 Siempre corrija su artículo por si tiene errores ortográficos, gramaticales o de
comprensión general.
 Siempre que sea posible, haga que otra persona revise la redacción antes de
entregar la versión final.

Detalles básicos del formato

 Use dos o tres columnas en una página de 215.9 x 279.4 mm. para una lectura más
fácil.
 Limite cada página a no más de tres a cuatro artículos.
 ¡No le tema al espacio en blanco! Le da al lector un lugar para descansar los ojos.
Una página con poco espacio en blanco es menos legible que otra que tenga una
cantidad moderada. Mantenga el espacio en blanco en los bordes de la página, no en
el centro.
 Retroceda un par de pasos y mire cada página. ¿Luce equilibrada? Por lo general,
los artículos más claros deberían estar en la parte de arriba de la página y los más
oscuros en la parte de abajo.
 Use gráficos, imágenes o fotografías para acortar el texto y darle a su boletín una
apariencia más pulida. Si puede acceder a ellas, las fotografías le darán al boletín un
aire profesional.
 Considere mantener el boletín en seis páginas o por debajo de esta extensión (cuatro
es lo ideal). Esto abaratará los costos y hará que sea menos probable que los lectores
sientan que hay demasiado para leer.
 Considere usar un formato constante que hará que el boletín le sea más familiar a los
lectores.

Producción
Dependiendo del presupuesto, se puede elegir mandar a imprimir el boletín por un
profesional. Esto será tan simple como decir “fotocopie esto” o tal vez un poco más
complejo si se busca una apariencia más profesional. Un impresor profesional tiene las
ventajas agregadas (y los costos) del uso de una amplia variedad de colores y tipos de
papel, como también la habilidad de imprimir fotografías con claridad. Si se tienen los
recursos, se debería considerar usar servicios profesionales para producir el boletín de la
mayor calidad posible. Cuando se trabaja con un impresor profesional, se debe considerar
lo siguiente:
  Involucre al impresor desde el comienzo. Hable con el impresor sobre cada detalle
de las metas, los sueños, el presupuesto y los plazos.
 Cuando se elija el papel, cíñase a los colores neutros (blanco, beige o gris claro), que
no son chillantes. El papel reciclado o que tiene un aspecto un poco granulado es
también apropiado.
 Pida un segundo "color directo” para agregarle vida al boletín, sin aumentar
demasiado el costo.
 Pida el tamaño de papel estándar que la imprenta típicamente usa para otros pedidos,
generalmente es el más barato.
 Aprenda algo del vocabulario de impresión, así no habrá confusión cuando hable
con el impresor.
 Escuche cuidadosamente el consejo del impresor; pero recuerde, es su boletín, por
eso depende de usted tomar las decisiones finales.

Consejos para reducir costos

 Considere vender “publicidad" para ayudar a cubrir el costo del boletín. Esto puede
ser tan fácil como fotocopiar la tarjeta de presentación o de negocios de alguien.
 Determine si la organización puede ser considerada “sin fines de lucro” para
abaratar las tarifas de los envíos postales. Revise las tarifas para mandar envíos
masivos, las cuales a veces pueden ser menos costosas. Su oficina de correo puede
ayudarlo en esto.
 Considere otros medios de distribuir el boletín además de usar el correo. Por
ejemplo, coloque el boletín donde pueda ser tomado y leído (en clínicas de salud, en
iglesias, en centros de adolescentes, en hospitales, en almacenes, etc.)¡Sea creativo!
 Decida con cuánta frecuencia se necesita publicar el boletín ¿La organización tiene
suficiente información que comunicar por lo que se necesita un boletín mensual; o
con uno cada dos o cuatro meses bastará?
 Muévase cuidadosamente en cada paso del proceso de creación del boletín, y
asegúrese de corregir a medida que se vaya avanzando. ¡Los errores cuestan caro!
Haga que otra persona le dé el vistazo final junto con usted.
 Pregúntele a su impresor u a otros editores del boletín cómo puede hacerse el boletín
por menos dinero.

Contributor
Jenette Nagy
Recursos en línea
Creating a Community Newsletter: Start Small, prepared by First Nations Health
Council. If this is your first venture into creating a community newsletter, this is a simple
and brief but useful resource providing you with some tips on creating newsletters.
Creating a Neighborhood Newsletter, by the city of Iowa City, Iowa, is a
comprehensive guide containing much detail, with examples.
Recursos Impresos
Adler, E. (1991). Print that works. Palo Alto, CA: Bull Publishing Company.
Beach, M. (1993). Newsletter sourcebook. Cincinnati: North Light Books.
Brigham, N., et al. (1991). How to do leatflets, newsletters, and newspapers. 2d ed.
Detroit: PEP Publishers.
The Clipper Creative Art Service, available from Dynamic Graphics, Inc., 6000 North
Forest Park Drive, P.O. Box 1901, Peoria, IL 61614-9990
Editors Only: The Newsletter for Editoral Achievement, Editors Only Publications, P.O.
Box 17108, Fountain Hills, AZ 85269-7108
Hudson, H. (1982). Publishing Newletters. New York, NY: Charles Scribner's Sons.
Lynders, J. (1993). Journal and Newsletter editing, Englewood, CO: Libraries Unlimited,
Inc.
Swann, A. (1987). How to understand and use design and layout. Cincinnati: North Light
Books.
Monthly, bimonthly, or quartely publications.
Newsletter Desing, The Newsletter Clearinghouse, 44 W. Market Street P.O. Box 311
Rhinebeck, N.J. 12572.
Personal Publishing, P.O. Box 3240, Harlan, IA 51537. (800) 727-6937.
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