Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
DOCENCIA DE 59
PROYECTO 90-
TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO
Proponer un plan de mejora en el departamento de archivo del Club Deportivo y
Social Internacional.
AUTORES
Yesenia Ospina Garzón - 1096245561
AUTORES
DIRECTOR
Adolfo Enrique Nieto Peñaloza
Nota de Aceptación
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
__________________________________
Firma del jurado
__________________________________
Firma del Jurado
DEDICATORIA
Al creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando
a punto de caer he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazón puede
emanar, dedico primeramente mi trabajo a Dios.
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para
superar obstáculos y dificultades a lo largo de toda mi vida.
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO
PÁG.
1. Ficha técnica de la propuesta 5
2. Resumen ejecutivo 6
3. Descripción de la propuesta de trabajo de grado 7
3.1. Planteamiento de la problemática 7
3.2. Justificación 9
3.3. Objetivos 9
3.3.1. Objetivo general 9
3.3.2. Objetivos específicos 9
3.4. Estado del arte / antecedente 10
3.5. Marco referencial 13
3.5.1. Ley general de archivos 13
3.6. Alternativa de solución 14
3.7. Metodología propuesta 14
3.7.1 tipo de estudio 14
3.7.2 etapas de la investigación. 15
3.7.3 propuesta teórica 15
3.7.4 recuperación de información 15
3.7.5 análisis y diagnóstico de la información 16
3.7.6 diseño del instrumento 16
3.8. Resultados esperados 17
3.8.1. Producción documental 17
3.8.2. Políticas 17
3.9. Estrategia de divulgación 21
5. Referencias bibliográficas 25
RESUMEN EJECUTIVO
INTRODUCCIÓN
No es la situación del club, pero cabe resaltar que por ley todas las empresas
colombianas que estén reguladas por la Superintendencia de La Economía
Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio, deben cumplir con la Ley
594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestión documental y
organización de archivos. Las compañías que no cumplan con esta resolución
deben pagar altas sumas de dinero.
El club deportivo y social internacional realiza por cada usuario una ficha de
inscripción inicial, donde se establece la información del usuario y se anexa
fotocopia de su documento de identidad y fotocopia de su documento de salud,
posteriormente se realiza un documento con la valoración física y general del
usuario, donde se establecen medidas, peso, talla, medidas, índice de masa
corporal, información de salud y antecedentes, posteriormente se establece un
documento como plan de entrenamiento inicial.
Como nos podemos dar cuenta cada uno de los clientes maneja varios
documentos desde su vinculación al Club hasta su permanencia en el mismo,
donde se hace necesario tener acceso a la documentación de cada usuario para
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR : Asesor de planeación
Oficina de Investigaciones soporte al sistema integrado de gestión FECHA APROBACION:
PÁGINA 9
DOCENCIA DE 59
En este momento los usuarios del club son en promedio 300 usuarios, se ha
logrado evidenciar que la mala organización de los archivos documentales y la
gestión de los mismos ha generado los problemas ya relacionados anteriormente.
Teniendo en cuenta que actualmente en las empresas privadas los archivos son
manejados por personas que no son idóneas en el tema y no conocen lo suficiente
sobre los procedimientos y tratamientos que se debe realizar a la documentación
que genera en cada uno de los procesos administrativos, comerciales, etc. y de
acuerdo con el desarrollo de las nuevas tecnologías, se han dado cuenta que
pueden economizar espacio en almacenamiento y reducir costos en cuanto a
espacio y recuperación de información, así mismo que no tienen la normalización
ni las metodologías adecuadas en materia de gestión documental y que muchas
veces la problemática de estas organizaciones es la falta de programación y
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR : Asesor de planeación
Oficina de Investigaciones soporte al sistema integrado de gestión FECHA APROBACION:
PÁGINA 10
DOCENCIA DE 59
Experiencias laborales
Valoración e inscripción inicial
ARL SURA
Cafaba
Carta de alimentación
Contrato laboral
Cedula de ciudadanía
Hojas de vida
Historial de estudios
Certificaciones
.2. JUSTIFICACIÓN
Al llevar a cabo dicho proyecto los beneficiarios serán los trabajadores, ya que le
será más fácil y rápida la búsqueda de algunos documentos, generando mayor
satisfacción al cliente, mejor atención, mayor calidad y ahorro de tiempo.
.3. OBJETIVOS
CIUDAD: Sevilla
AÑO: 2017
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR : Asesor de planeación
Oficina de Investigaciones soporte al sistema integrado de gestión FECHA APROBACION:
PÁGINA 15
DOCENCIA DE 59
CIUDAD: Bogotá
AÑO: 2015
1 PREGUNTA
13 MASCULINO SECUNDARIA
14 FEMENINO SECUNDARIA
15 FEMENINO SECUNDARIA
GRAFICA
9
5
SECUNDARIA
4 PRIMARIA
0
FEMENINO MASCULINO
ANÁLISIS:
En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el mas del 50% del personal
encuestado tienen escolaridad de secundaria.
2 PREGUNTA
__ SI
__ NO
GRAFICA
6
NO
4 SI
0
FEMENINO MASCULINO
ANÁLISIS:
En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el mas del 50% del personal no
saben sobre el adecuado manejo del archivo.
3 PREGUNTA
6
4
SI
2 NO
NO
0
SI
FEMENINO
MASCULINO
ANÁLISIS:
En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el más del 50% del personal no
sabe en qué momento se debe iniciar el proceso de archivo.
4 PREGUNTA
SI
FEMENINO
MASCULINO
ANÁLISIS:
En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el 100% del personal sabe que
existen áreas destinadas exclusivamente para el archivo.
5 PREGUNTA
ITEM RESPUESTA
1 GAVETA SI
2 GAVETA SI
3 ESTANTE SI
4 GAVETA SI
5 ARCHIVERO SI
6 ARCHIVERO SI
7 GAVETA SI
8 ARCHIVERO SI
9 ARCHIVERO SI
10 ARCHIVERO SI
11 GAVETA SI
12 GAVETA SI
13 ARCHIVERO SI
14 ARCHIVERO SI
15 ARCHIVERO SI
SI
10
5
SI
0
SI
GAVETA
ESTANTE
ARCHIVERO
6 PREGUNTA
ITEM AZ
1 X
2 X
3 X
4 X
5 X
6 X
7 X
8 X
9 X
10 X
11 X
12 X
13 X
14 X
15 X
SI
100%
50%
SI
0%
AZ
7 PREGUNTA
ITEM RESPUESTA
1 UNA SI
2 DOS SI
3 UNA SI
4 UNA SI
5 UNA SI
6 UNA SI
7 UNA SI
8 UNA SI
9 UNA SI
10 UNA SI
11 UNA SI
12 UNA SI
13 UNA SI
14 UNA SI
15 UNA SI
15
10 SI
NO
5
0
UNO DOS
8 PREGUNTA
ITEM
1 SI
2 SI
3 SI
4 SI
5 SI
6 SI
7 SI
8 SI
9 SI
10 SI
11 SI
12 SI
13 SI
14 SI
15 SI
20
15
10 NO
SI
5
0
CAPACITADA
8 PREGUNTA
ITEM
1 DIARIO
2 DIARIO
3 SEMANAL
4 SEMANAL
5 MENSUAL
6 DIARIO
7 DIARIO
8 SEMANAL
9 DIARIO
10 DIARIO
11 DIARIO
12 DIARIO
13 DIARIO
14 DIARIO
15 DIARIO
SI
MENSUAL
SEMANAL SI
DIARIO
0 5 10 15
ANALISIS
9 PREGUNTA
ITEM
1 SI
2 SI
3 NO
4 NO
5 NO
6 SI
7 SI
8 SI
9 SI
10 SI
11 SI
12 SI
13 SI
14 SI
15 SI
15
10 SI
NO NO
5
SI
0
Categoría 1
10 PREGUNTA
¿Cada expediente cuenta con una guarda individual (folders, sobres, revistero,
carpeta o caja)?
ITEM
1 SI
2 SI
3 NO SE
4 NO SE
5 NO SE
6 SI
7 SI
8 SI
9 SI
10 SI
11 SI
12 SI
13 SI
14 SI
15 SI
SI
INDIVIDU
AL
100%
MARCOS REFERENCIALES
Para el desarrollo de éste trabajo es muy importante tener muy en cuenta los
conceptos archivísticos empleados en los programas de Gestión Documental, con
el fin de proponer un plan de mejora para organizar y controlar los documentos
generados en el área de Talento Humano para la serie expedientes de los clientes
del Club Deportivo y Social Internacional. Por lo tanto, es conveniente explicar lo
correspondiente al Ciclo Vital de los Documentos y la definición de archivo, como
factor fundamental de la Gestión Documental.
Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los
cuales conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la Nación,
suministran información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización,
planeación, control de resultados y toma de decisiones; el archivo es la memoria
cultural de la institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere
su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión (Archivo
General de la Nación, 2003) Commented [E1]: Interlineado.1.15
METODOLOGÍA PROPUESTA
Tipo de estudio:
Metodología en investigación
• Información general: con base en esta se registró el nombre del club y otros
datos que permitieran su identificación (teléfono, dirección, e-mail, etc.).
• Información del archivo: se establecieron preguntas que permitieron
identificar cuál es el nivel de importancia que tiene el archivo dentro de la
organización, tocando aspectos como: ubicación del área de archivo en el
organigrama, presupuesto asignado, existencia de instructivos y/o manuales, etc.
• Personal: se definieron preguntas para conocer sí existe o no personal
capacitado y en qué nivel para administrar el archivo.
• Documentación y archivo: se diseñaron preguntas sencillas para determinar
cuál es el estado actual del archivo con respecto a la organización delos
documentos y los procesos técnicos que en esta se incluyen.
• Conservación: se definió este aspecto para conocer cómo es la instalación
física de los documentos tanto en unidades de conservación como en depósitos, y
sí es apropiada o no.
La encuesta se aplicó a 27 trabajadores del cuerpo administrativo de Club
deportivo y Social Internacional.
RESULTADOS
RESULTADOS ESPERADOS
Producción documental:
Tomando como base el diagnóstico documental realizado así como también los
procesos internos del área, se identificaron los documentos que se generan en el
área de inscripción, valoración, asesoría y seguimiento. Obteniendo como
resultado los siguientes:
• Formato de Inscripción
• Documentos anexos (Identificación, carnet de salud, Certificación médica,
fotografía tipo carnet, seguro)
• Formato de Valoración Inicial
• Formato de seguimiento
Así mismo se proponen las políticas a tener en cuenta para aplicar este proceso al
igual que el diagrama de flujo que explica los pasos a seguir y las actividades a
desarrollar en el mismo:
Políticas:
• Todos los documentos (sin excepción) a elaborar en el Club Deportivo y
Social Internacional deben ser elaborados (impresos) en hoja membretada con el
logotipo del mismo.
• Todo documento impreso y diligenciado por un trabajador del Club, debe
ser registrado e insertado en la carpeta de documentos del cliente.
• No se debe elaborar más de una copia del mismo documento para
conservar en la carpeta.
• Consultar las carpetas que existen y definir si todos los clientes cuenta con
documentación o se hace necesario crearla.
Figura 1. Procedimiento:
1. Inicio
2.
Archivar
3. Fin
1. Inicio
2. Remitente
3. Documentos
4. Auxiliar con
Funciones de
Secretaria
5.
Revisa
6.
Archiva
7. Fin
ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN
Presentar los beneficios que puede obtener el gerente con la aplicación del plan de
mejora que se le brinda a la empresa.
Realizar una encuesta de evaluación del desarrollo del plan dentro del departamento
de archivo.
1. PRESUPUESTO
TOTAL
TOTAL
** Los valores de contrapartida son asumidos por los proponentes del trabajo de
grado.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANGARITA CASTILLO, Paola Carolina; Angarita Castillo, Diego Fernando. Diseño de un modelo
de gestión documental para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT [recurso electrónico].
Bogotá, 2008, 92 h. Trabajo de grado (Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo).
Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Comunicación y Lenguaje. Departamento Ciencia de
la Información. Carrera Ciencia de la Información – Bibliotecología.
--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta
“del capítulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
--------. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
--------. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención.
--------. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados
--------. Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Metodología para implementar un
programa de gestión de documentos: texto enriquecido. 2004.
ANEXOS
En la lista de verificación deben ser registrados todos los documentos que ingresan
en la carpeta de los clientes del Club Deportivo social internacional.
4. Folios: Se consigna el número del folio al que pertenece cada documento (de
acuerdo con la foliación realizada para los mismos). Por ejemplo: valoraciones, folio
2. En el caso que el documento tenga más de un folio, se consigna los números
entre los cuales se encuentran los documentos, por ejemplo: rutinas de ejercicio,
folios 1-3.
FECHA ELABORACION
aaaa mm dd No
TP TS R E
P A Commented [E3]: Arreglar
Numero Fe
ch
a
Descripción FECHAS EXTREMAS
UBICACIÓN No Cantidad de
Inicial Final TOPOGRAFICA Foli Unidades de
No. Codig os Sopor Conservacio
o NOMBRE DEL No. CEDUL te n Observaciones
Serie CLIENTE CLIENTE dd/mm/aa dd/mm/aa No. No. No. No.
Isla Estan Caja Carp G/R/C/P
te eta
CONVENCIONES
BITÁCORA DE PRODUCCION
BITACORA DE PRODUCCION
FECHA:
NOMBRE AUXILIAR:
Encuesta Aplicada
Glosario
A
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Son las etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.