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DOCENCIA DE 59

INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO EN MODALIDAD DE


R-DC-95 PROYECTO DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y VERSIÓN: 01
PRÁCTICA

PROYECTO 90-
TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO
Proponer un plan de mejora en el departamento de archivo del Club Deportivo y
Social Internacional.

AUTORES
Yesenia Ospina Garzón - 1096245561

UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER


FACULTAD DE CIENCIAS SOCIOECONOMICAS Y EMPRESARIALES
GESTION EMPRESARIAL
BARRANCABERMEJA
FECHA DE PRESENTACIÓN: DD-MM-AAAA

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR : Asesor de planeación


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R-DC-95 PROYECTO DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y VERSIÓN: 01
PRÁCTICA

TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO


Proponer un plan de mejora en el departamento de archivo del Club Deportivo y
Social Internacional.
.

AUTORES

Trabajo de Grado para optar al título de


Tecnóloga en Gestión Empresarial

DIRECTOR
Adolfo Enrique Nieto Peñaloza

GRUPO DE INVESTIGACIÓN – DIANOIA

UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER


FACULTAD DE CIENCIAS SOCIOECONOMICAS Y EMPRESARIALES
GESTION EMPRESARIAL
BARRANCABERMEJA
FECHA DE PRESENTACIÓN: DD-MM-AAAA

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Nota de Aceptación

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

__________________________________
Firma del jurado

__________________________________
Firma del Jurado

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DEDICATORIA

Al creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando
a punto de caer he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazón puede
emanar, dedico primeramente mi trabajo a Dios.

A mi familia en general, porque me han brindado su apoyo incondicional y


por compartir conmigo buenos y malos momento.

YESENIA OSPINA GARZON

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AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para
superar obstáculos y dificultades a lo largo de toda mi vida.

YESENI A OSPINA GARZON

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO
PÁG.
1. Ficha técnica de la propuesta 5
2. Resumen ejecutivo 6
3. Descripción de la propuesta de trabajo de grado 7
3.1. Planteamiento de la problemática 7
3.2. Justificación 9
3.3. Objetivos 9
3.3.1. Objetivo general 9
3.3.2. Objetivos específicos 9
3.4. Estado del arte / antecedente 10
3.5. Marco referencial 13
3.5.1. Ley general de archivos 13
3.6. Alternativa de solución 14
3.7. Metodología propuesta 14
3.7.1 tipo de estudio 14
3.7.2 etapas de la investigación. 15
3.7.3 propuesta teórica 15
3.7.4 recuperación de información 15
3.7.5 análisis y diagnóstico de la información 16
3.7.6 diseño del instrumento 16
3.8. Resultados esperados 17
3.8.1. Producción documental 17
3.8.2. Políticas 17
3.9. Estrategia de divulgación 21
5. Referencias bibliográficas 25

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RESUMEN EJECUTIVO

El trabajo de Grado titulado PROPONER UN PLAN DE MEJORA EN EL


DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DEL CLUB DEPORTIVO Y SOCIAL
INTERNACIONAL

Se realiza con el fin de implementar el mecanismo de acción para la organización


de las historias laborales y a su vez que los empleados encargados de producir,
manipular, organizar y consultar este tipo de documentación obtengan los
conocimientos necesarios en cuanto a procesos archivísticos, para determinar el
contenido de los expedientes y mantenerlos organizados en su interior.

Respecto a lo mencionado anteriormente, se detectó la oportunidad de mejorar el


departamento de archivo, ya que los métodos y las estrategias que actualmente
utiliza El Club Deportivo Y Social Internacional no generan el alcance esperado,
debido a este factor es cómo surge la elaboración de este proyecto, ya que el
departamento de archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es
de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

En este proyecto se encuentra una “Propuesta de un plan de mejora en el


departamento de archivo del Club Deportivo y Social Internacional ubicada en el
Corregimiento El Centro, campo 22, municipio de Barrancabermeja/Santander” en
la que el objetivo principal de mejorar la eficiencia en el archivo del Club
Internacional, esto con la finalidad de definir el ciclo vital de los documentos que
se generan y llegan a esta área.

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INTRODUCCIÓN

En Colombia existe una gran problemática a nivel archivístico en la mayoría de las


entidades tanto distritales como privadas en lo que tiene que ver con la
organización y administración de sus archivos, por lo que los documentos que
producen y han producido a lo largo del tiempo de su existencia genera perdida de
tiempo en la búsqueda de documentos , esto implica para el club perdida de
dinero, así como también generación de documentos duplicados y problemas con
las versiones , esto ocasiona desorden y mayor costo ya que se incurre en mayor
consumo de papel, lapiceros, lápiz, tinta, carpetas.. En fin insumos en los que se
incurre por no aplicar un sistema de gestión documental adecuado. También se
genera un mal servicio al cliente, esto es lo que más afecta al club, teniendo en
cuenta que los clientes necesitan una atención y respuesta oportuna a sus
necesidades y requerimientos.

No es la situación del club, pero cabe resaltar que por ley todas las empresas
colombianas que estén reguladas por la Superintendencia de La Economía
Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio, deben cumplir con la Ley
594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestión documental y
organización de archivos. Las compañías que no cumplan con esta resolución
deben pagar altas sumas de dinero.

Así mismo, en 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su


publicación “Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”,
planteó algunos lineamientos generales para la implementación de un programa
de gestión documental, con el fin que las empresas lo tomaran como ejemplo y
comenzaran a generar la cultura de la organización de la información como pilar
fundamental de los negocios de las empresas, sea cual fuere la temática de las
mismas.

El club deportivo y social internacional realiza por cada usuario una ficha de
inscripción inicial, donde se establece la información del usuario y se anexa
fotocopia de su documento de identidad y fotocopia de su documento de salud,
posteriormente se realiza un documento con la valoración física y general del
usuario, donde se establecen medidas, peso, talla, medidas, índice de masa
corporal, información de salud y antecedentes, posteriormente se establece un
documento como plan de entrenamiento inicial.

Como nos podemos dar cuenta cada uno de los clientes maneja varios
documentos desde su vinculación al Club hasta su permanencia en el mismo,
donde se hace necesario tener acceso a la documentación de cada usuario para
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realizar el seguimiento, evaluar cambios y registrar de manera oportuna los


avances obtenidos, por lo anterior es de vital importancia la implementación de la
gestión documental, ya que el acceso oportuno a la información marca la
diferencia en la buena atención a sus usuarios por parte del club.

En este momento los usuarios del club son en promedio 300 usuarios, se ha
logrado evidenciar que la mala organización de los archivos documentales y la
gestión de los mismos ha generado los problemas ya relacionados anteriormente.

Se han realizado algunos estudios en torno a la gestión documental en algunas


empresas enfocados al ciclo documental como tal en todas las dependencias de
las mismas, como es la “implementación de un modelo de Gestión Documental
para una PYME”.

El cual se utilizará como referente en algunos aspectos tales como legislación


mencionada en la misma y aspectos teóricos encaminados al diseño e
implementación de este modelo de gestión documental.

Adicional se tuvo en cuenta un trabajo sobre “Planeación y auditoría de un sistema


de Gestión Documental”, en el cual se puede ver el enfoque que tiene la Gestión
Documental y cómo evaluar si los sistemas de GD funcionan correctamente dentro
de las empresas; esto con el fin de observar cómo se puede desarrollar un plan de
auditoría y seguimiento al modelo a implementar en el club deportivo social
internacional.

Tanto en el desarrollo de éste trabajo como en los consultados y mencionados


anteriormente, se tiene en cuenta que en la Ley 594 de 2000 (Ley General de
Archivos), el tema de la gestión documental consignado en el Título V, Artículos 21
al 26, se “establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de
archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de
retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales, y otros y la
obligación de los inventarios documentales” (MIN TIC, 2000).

Teniendo en cuenta que actualmente en las empresas privadas los archivos son
manejados por personas que no son idóneas en el tema y no conocen lo suficiente
sobre los procedimientos y tratamientos que se debe realizar a la documentación
que genera en cada uno de los procesos administrativos, comerciales, etc. y de
acuerdo con el desarrollo de las nuevas tecnologías, se han dado cuenta que
pueden economizar espacio en almacenamiento y reducir costos en cuanto a
espacio y recuperación de información, así mismo que no tienen la normalización
ni las metodologías adecuadas en materia de gestión documental y que muchas
veces la problemática de estas organizaciones es la falta de programación y
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dimensionamiento del crecimiento del acervo documental en sus áreas


productoras de información y aún más peligroso cuando esta documentación de
una u otra manera va afectando los procesos administrativos, como son los
expedientes de los usuarios del club.

El Club Internacional fue construido en el año de 1928, está ubicado a 22


kilómetros de Barrancabermeja., el cual anteriormente era un galpón de madera,
de amplios ventanales que le servía como centro de recreación para los directivos
de la empresa, los americanos decidieron reemplazar el galpón de madera por
una edificación más sobria de ladrillo importado y auténtico estilo colonial
californiano, creándose así lo que hoy aún se conoce como Club Internacional.

A partir de aquella fecha la instalación social pasó a convertirse en el principal


núcleo de diversión y esparcimiento del personal extranjero y de los pocos
empleados colombianos que prestaban sus servicios a la Tropical Oil Company,
sus sedes constan de un amplio campo de golf, restaurante, hotel, piscina,
canchas de tenis, pista de bolo americano, salón de billares, salón para
conferencia. En ésta sede se realizó posteriormente el solemne acto de la
Reversión de Mares, ante la presencia de altos dignatarios del Gobierno y la
compañía Tropical Oil Company.

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 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Como se mencionó anteriormente la gestión documental es una parte fundamental


en cualquier organización, actualmente en el Club Deportivo Y social Internacional
(caso de estudio), se efectúan estrategias y tácticas para reforzar aspectos de
archivo.

En tiempo presente se realiza estrategias de archivo, sin embargo los alcances de


dichas estrategias no son totalmente satisfactorias, ya que un gran número de
documentos aún se encuentran mal ubicados y en desorden.

Físicamente no existen documentos de empleados que hayan trabajado para el


Club Deportivo y Social Internacional en los años 1950 al 2002 teniendo una gran
desventaja hoy en día, ya que no se puede tener la posibilidad de adquirir algún
documento o certificación laboral debido a la falta de organización en los archivos.
Cada usuario cuenta con formatos:

 Experiencias laborales
 Valoración e inscripción inicial
 ARL SURA
 Cafaba
 Carta de alimentación
 Contrato laboral
 Cedula de ciudadanía
 Hojas de vida
 Historial de estudios
 Certificaciones

En la verificación visual del estado del archivo, el manejo de la información y los


legajos de los usuarios del Club se evidenció que esta información no se
encuentra en las mejores condiciones archivísticas. Los hallazgos encontrados
fueron:

 Físicamente los expedientes de los usuarios se encuentran ubicadas


en cajones.
 No se encuentra diferenciación numérica, por color, genero, fecha, o
algún otro medio que me permita clasificar y diferenciar los
expedientes.
 No existe un inventario real de la documentación que se encontró.
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 Se encuentran formatos sueltos.


 Se encuentran algunos expedientes en mal estado, a causa de la
mala manipulación y organización de los mismos.
 No se encontró una lista de chequeo de la información que ingresa a
cada legajo.
 Las carpetas se encuentran sobre marcadas a mano y no existe
estandarización en la información.
 No existe foliación.
 No se encuentra ninguna política documental sobre los formatos o
tiempos en la conservación de la documentación.
 No hay un sistema para búsqueda y recuperación de la información,
lo que implica demoras en responder solicitudes para solución de
requerimientos a nivel jurídico.

La finalidad con la propuesta de un plan de mejora en el departamento de archivo


del Club Deportivo y Social Internacional es hacer que sus trabajadores mejoren la
manipulación y la organización de dichos documentos.

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.2. JUSTIFICACIÓN

Al llevar a cabo dicho proyecto los beneficiarios serán los trabajadores, ya que le
será más fácil y rápida la búsqueda de algunos documentos, generando mayor
satisfacción al cliente, mejor atención, mayor calidad y ahorro de tiempo.

La solución a esta problemática se fundamenta, en aspectos que se mencionan en


la visión de la empresa (contar con un equipo de trabajo que tenga el
entrenamiento y capacidad adecuada, para que el funcionamiento de este
departamento (archivo) se realice en forma eficiente y con un alto grado de
productividad)

.3. OBJETIVOS

.3.1. OBJETIVO GENERAL


Proponer un plan de mejora en el departamento de archivo del Club Deportivo y
Social Internacional.
.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Realizar un diagnóstico del archivo donde se encuentran los expedientes de


los usuarios del Club, con la información correspondiente, en cuanto a
funcionamiento y organización.
• Definir el Procedimiento del ciclo vital del legajo de cada usuario, donde
contiene la documentación de la información, y el diligenciamiento y seguimiento
en todos los formatos establecidos y aplicables para el este proceso en el Club.
• Señalar la normatividad vigente para los expedientes de los usuarios que
apliquen a la gestión documental.
• Proponer la mejora de organización física de los expedientes de los
usuarios.

.4. ESTADO DEL ARTE / ANTECEDENTES

A continuación de exponen los antecedentes que fundamentan el respectivo


estudio y que servirán como guía para el desarrollo de este proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO: proyecto de gestión documental en un grupo


empresarial dedicado a las telecomunicaciones.

OBJETIVO GENERAL: mejorar el rendimiento de la gestión documental,


incrementando la seguridad de la documentación, punto fundamental en una

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empresa de i+d+i, conservando y potenciando por otra parte el desarrollo del


capital intelectual de la empresa.

RESUMEN: proyecto de gestión documental en un grupo empresarial con oficinas


en España, EEUU y Taiwán. Los archivos digitales, su organización y el uso de
una herramienta de gestión documental ECM de código abierto. Implantación en la
empresa de una cultura en la gestión de la documentación, el impacto en la
organización, la formación de usuarios, el mantenimiento del archivo. Aplicación
de la norma une 15486.

NOMBRE DEL AUTOR: Amerigo Flores, Daniel Pérez


NOMBRE DE LA INSTITUCION: Universidad libre de Colombia.
CIUDAD: Bogotá DC
AÑO: 2010

NOMBRE DEL PROYECTO: diseño de un sistema de gestión de documentos en


una empresa constructora.

OBJETIVO GENERAL: el objeto del presente proyecto es el diseño de un sgd en


la empresa constructora tarifa construcción sl, utilizando como marco de trabajo la
norma une-iso 15489: "información y documentación. Gestión de documentos de
archivos".

RESUMEN: el presente proyecto surge por petición de la dirección de tarifa


construcción sl del estudio de posibles mejoras en el sistema de información con
el que cuenta su oficina técnica, coincidiendo con la realización de una práctica
extracurricular por parte del alumno en dicha empresa.

Tarifa construcción surge en el año 2000 como empresa de ingeniería y servicios,


desarrollando principalmente su actividad en el campo de la topografía, ofreciendo
tanto prestación de asistencia técnica en obra, como colaborando en proyectos de
ingeniería civil.
La crisis del año 2008, y la consecuente disminución de la carga de trabajo, obliga
a la organización a centrar su actividad en proyectos de rehabilitación y
construcción de nueva vivienda, estableciéndose en 2010 como empresa
constructora.

NOMBRE DEL AUTOR: modesto Pérez cruz

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: Universidad de Sevilla.

CIUDAD: Sevilla
AÑO: 2017
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NOMBRE DEL PROYECTO: implementación de un sistema de gestión


documental en una empresa de servicios”

OBJETIVO GENERAL: aplicar los diferentes conocimientos adquiridos y las


buenas prácticas de la metodología del Project malajemente instituto pmi® en el
proceso de formación de la especialización en gerencia de proyectos en la
universidad piloto de Colombia.

RESUMEN: el presente trabajo contiene todos los aspectos tenidos en cuenta


para realizar de manera apropiada el análisis, diseño, implementación y cierre del
proyecto de acuerdo a los lineamientos descritos en el pmbok.

El proyecto consiste en la implementación del sistema de gestión documental en la


empresa de servicios. Para gestionar apropiadamente el proyecto fueron tenidas
en cuenta las áreas de conocimiento del pmbok como: gestión de alcance, gestión
de tiempo, gestión de costos, gestión de calidad, gestión de recurso humano,
gestión de comunicaciones, gestión de riesgos y gestión de adquisiciones. El
gerente de proyecto y su equipo se apoyan en herramientas y técnicas para definir
cada uno de los entregables de las áreas mencionadas anteriormente.

NOMBRE DEL AUTOR: Mónica Jimena Guerra Vergara

NOMBRE DE LA INSTITUCION: universidad piloto de Colombia

CIUDAD: Bogotá
AÑO: 2015

NOMBRE DEL PROYECTO: plan de negocio de gestión documental para las


pymes en Colombia

OBJETIVO GENERAL: evaluar la viabilidad financiera de la implementación de


una compañía de gestión documental para pymes en Colombia.

RESUMEN: durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el


dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas
herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas,
archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y
más tarde los 11 audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u
ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una
larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de
codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los
informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de
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sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la


actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la
gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los
expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de
soporte papel o electrónico.

NOMBRE DE LOS AUTORES: José Ovidio Aguilar y yódela Ramírez

NOMBRE DE LA INSTITUCION: Universidad Ean

CIUDAD: Bogotá, D.C.


AÑO: 2012

1 PREGUNTA

Indique el número de personas que laboran en su archivo y señale el grado


académico más alto obtenido según la cantidad de servidores públicos que se
ubiquen en él.
__________Primaria
__________Secundaria
__________Preparatoria
__________Carrera técnica o comercial
________Otros

ITEM SEXO RESPUESTA


1 MASCULINO PRIMARIA
2 MASCULINO SECUNDARIA
3 MASCULINO SECUNDARIA
4 MASCULINO SECUNDARIA
5 MASCULINO SECUNDARIA
6 FEMENINO SECUNDARIA
7 FEMENINO PRIMARIA
8 FEMENINO PRIMARIA
9 MASCULINO SECUNDARIA
10 FEMENINO SECUNDARIA
11 FEMENINO SECUNDARIA
12 MASCULINO SECUNDARIA
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13 MASCULINO SECUNDARIA
14 FEMENINO SECUNDARIA
15 FEMENINO SECUNDARIA

GRAFICA
9

5
SECUNDARIA
4 PRIMARIA

0
FEMENINO MASCULINO

ANÁLISIS:

En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el mas del 50% del personal
encuestado tienen escolaridad de secundaria.

2 PREGUNTA

Conoce usted sobre el manejo adecuado del archivo en una organización?

__ SI

__ NO

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ITEM SEXO RESPUESTA


1 MASCULINO SI
2 MASCULINO SI
3 MASCULINO SI
4 MASCULINO NO
5 MASCULINO NO
6 FEMENINO NO
7 FEMENINO SI
8 FEMENINO NO
9 MASCULINO NO
10 FEMENINO NO
11 FEMENINO NO
12 MASCULINO SI
13 MASCULINO SI
14 FEMENINO NO
15 FEMENINO NO

GRAFICA

6
NO
4 SI

0
FEMENINO MASCULINO

ANÁLISIS:

En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el mas del 50% del personal no
saben sobre el adecuado manejo del archivo.

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3 PREGUNTA

Saben en qué momento inicia el proceso de archivar documentos?

ITEM SEXO RESPUESTA


1 MASCULINO SI
2 MASCULINO SI
3 MASCULINO SI
4 MASCULINO NO
5 MASCULINO NO
6 FEMENINO NO
7 FEMENINO SI
8 FEMENINO NO
9 MASCULINO NO
10 FEMENINO NO
11 FEMENINO NO
12 MASCULINO SI
13 MASCULINO SI
14 FEMENINO NO
15 FEMENINO NO

6
4
SI
2 NO
NO
0
SI
FEMENINO

MASCULINO

ANÁLISIS:

En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el más del 50% del personal no
sabe en qué momento se debe iniciar el proceso de archivo.

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4 PREGUNTA

¿Cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo?

ITEM SEXO RESPUESTA


1 MASCULINO SI
2 MASCULINO SI
3 MASCULINO SI
4 MASCULINO SI
5 MASCULINO SI
6 FEMENINO SI
7 FEMENINO SI
8 FEMENINO SI
9 MASCULINO SI
10 FEMENINO SI
11 FEMENINO SI
12 MASCULINO SI
13 MASCULINO SI
14 FEMENINO SI
15 FEMENINO SI

SI

FEMENINO
MASCULINO

ANÁLISIS:

En la siguiente tabla y grafica se puede evidenciar que el 100% del personal sabe que
existen áreas destinadas exclusivamente para el archivo.

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5 PREGUNTA

Señale el tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su


resguardo.
____Gaveta
____Archivero
____Estante

ITEM RESPUESTA
1 GAVETA SI
2 GAVETA SI
3 ESTANTE SI
4 GAVETA SI
5 ARCHIVERO SI
6 ARCHIVERO SI
7 GAVETA SI
8 ARCHIVERO SI
9 ARCHIVERO SI
10 ARCHIVERO SI
11 GAVETA SI
12 GAVETA SI
13 ARCHIVERO SI
14 ARCHIVERO SI
15 ARCHIVERO SI

SI
10

5
SI
0
SI
GAVETA
ESTANTE
ARCHIVERO

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6 PREGUNTA

En que se archivan los documentos

ITEM AZ
1 X
2 X
3 X
4 X
5 X
6 X
7 X
8 X
9 X
10 X
11 X
12 X
13 X
14 X
15 X

SI
100%

50%
SI

0%
AZ

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PRÁCTICA

7 PREGUNTA

Cuantas personas son las encargadas del manejo del archivo

ITEM RESPUESTA
1 UNA SI
2 DOS SI
3 UNA SI
4 UNA SI
5 UNA SI
6 UNA SI
7 UNA SI
8 UNA SI
9 UNA SI
10 UNA SI
11 UNA SI
12 UNA SI
13 UNA SI
14 UNA SI
15 UNA SI

15

10 SI
NO
5

0
UNO DOS

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PRÁCTICA

8 PREGUNTA

La persona encargada se encuentra capacitada para desarrollar esta labor.

ITEM
1 SI
2 SI
3 SI
4 SI
5 SI
6 SI
7 SI
8 SI
9 SI
10 SI
11 SI
12 SI
13 SI
14 SI
15 SI

20

15

10 NO
SI
5

0
CAPACITADA

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8 PREGUNTA

Cada cuanto se tiene programado el proceso de archivar

ITEM
1 DIARIO
2 DIARIO
3 SEMANAL
4 SEMANAL
5 MENSUAL
6 DIARIO
7 DIARIO
8 SEMANAL
9 DIARIO
10 DIARIO
11 DIARIO
12 DIARIO
13 DIARIO
14 DIARIO
15 DIARIO

SI

MENSUAL

SEMANAL SI

DIARIO

0 5 10 15

ANALISIS

El proceso de archivo se lleva diario según la encuesta realizada

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PRÁCTICA

9 PREGUNTA

Cada az del archivo esta respectivamente identificada para su fácil acceso

ITEM
1 SI
2 SI
3 NO
4 NO
5 NO
6 SI
7 SI
8 SI
9 SI
10 SI
11 SI
12 SI
13 SI
14 SI
15 SI

15

10 SI
NO NO
5

SI
0

Categoría 1

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10 PREGUNTA

¿Cada expediente cuenta con una guarda individual (folders, sobres, revistero,
carpeta o caja)?

ITEM
1 SI
2 SI
3 NO SE
4 NO SE
5 NO SE
6 SI
7 SI
8 SI
9 SI
10 SI
11 SI
12 SI
13 SI
14 SI
15 SI

SI

INDIVIDU
AL
100%

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 MARCOS REFERENCIALES

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Para el desarrollo de éste trabajo es muy importante tener muy en cuenta los
conceptos archivísticos empleados en los programas de Gestión Documental, con
el fin de proponer un plan de mejora para organizar y controlar los documentos
generados en el área de Talento Humano para la serie expedientes de los clientes
del Club Deportivo y Social Internacional. Por lo tanto, es conveniente explicar lo
correspondiente al Ciclo Vital de los Documentos y la definición de archivo, como
factor fundamental de la Gestión Documental.

Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los
cuales conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la Nación,
suministran información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización,
planeación, control de resultados y toma de decisiones; el archivo es la memoria
cultural de la institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere
su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión (Archivo
General de la Nación, 2003) Commented [E1]: Interlineado.1.15

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 DESARROLLO DEL TRABAJO DE GRADO

METODOLOGÍA PROPUESTA

Tipo de estudio:

Teniendo en cuenta las características del proyecto y la naturaleza de los


objetivos, el tema de estudio en un primer momento se enmarca dentro de una
investigación exploratoria, pues a pesar que sobre el tema de organización de
archivos se ha tratado exhaustivamente en diferentes campos, este no se ha
tratado concretamente en el club deportivo. En este sentido, “el estudio
exploratorio es apropiado para cualquier problema del cual se sabe poco, y puede
ser un antecedente para un estudio profundo”. En consecuencia, es necesario
indagar y conocer sobre el tema objeto de estudio, ante la inexistencia de
información concreta sobre los archivos de club, indagando como es la situación
actual de la organización de los documentos de estas organizaciones. Ahora, en
un segundo lugar y dado el propósito de describir y analizar la situación y las
propiedades de la organización de los archivos, se presenta un método de
investigación descriptivo.

Estudios descriptivos buscan medir y recoger información de manera


independiente o conjunta sobre los conceptos y variables que se quieren
investigar. En este sentido la investigación descriptiva “busca especificar
propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se
analice”58, y cuya meta es predecir e identificar las relaciones que existen entre
dos o más variables, en donde se analizan minuciosamente los resultados a fin de
extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento. Por
consiguiente, esta investigación se enmarca en estos aspectos, permitiendo así
elaborar la propuesta de la metodología.

A partir de estas descripciones, dentro de la presente investigación se presentan


diferentes factores de análisis para la identificación y análisis de la organización de
los archivos, tales como: clasificación, ordenación, descripción, valoración e
instalación, y mediante los cuales se busca elaborar y/o plantear una guía
metodológica para su organización.

Para lograr determinar el estado del problema a analizar y comparar la situación


existente con base en los postulados teóricos sobre organización de archivos
incluidos en este trabajo, se utilizó como instrumento de recolección de datos un
cuestionario; definido este como un conjunto de preguntas respecto a una o más
variables a medir.

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3.7.2 Etapas de la investigación.

La investigación se estructuró en cinco fases las cuales parten desde la


contextualización hasta el diseño de la guía metodológica para la organización de
los archivos:

Metodología en investigación

La metodología de investigación, es el método deductivo, que va de lo general a lo


particular

3.7.3 Propuesta teórica:

Revisión exhaustiva de material bibliográfico relacionado con los clubes deportivos


en general, teorías de la archivística, principios archivísticos, organización de
documentos y procesos técnicos archivísticos, así como otros concernientes a
complementar el trabajo (metodologías de investigación...).
Este fundamento teórico se soportó principalmente en los planteamientos
presentados por autores reconocidos y destacados dentro del ámbito archivístico,
tales como: schellenberg, antonia heredia, paloma gil, josé cruz mundet, manuel
romero talladito, aurelio tanodi, entre otros, así como de investigadores nacionales
y por supuesto de los postulados del archivo general de la nación. Para ello fue
necesaria la búsqueda, recuperación, revisión y análisis de información en bases
de datos, material bibliográfico, publicaciones seriadas, folletos, boletines
informativos, etc.

3.7.4 Recuperación de información:

Teniendo en cuenta que una de las actividades de la investigación fue identificar el


club deportivo objeto de estudio para crear un directorio, cabe mencionar que la
recuperación de esta información no fue completada, debido a la dispersión de
información, aspecto que dificultó conocer con exactitud los datos mencionados.
Para la recuperación de información sobre el estado actual de la organización de
los documentos, se utilizó como instrumento de recolección de datos una
encuesta.

3.7.5 Análisis y diagnóstico de la información:

Analizada la información recuperada se procedió a confrontar los datos que se


referían a un mismo tema contra la información secundaria tomada para la
investigación, con el propósito de evaluar y analizar en qué medida aplican o no
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procedimientos archivísticos las organizaciones a la información que generan,


reciben y/o conservan, con el fin de proceder a elaborar la guía metodológica, la
cual debió incluir todos los aspectos y procedimientos técnicos en cuanto a la
organización de archivos, dadas las deficiencias y falencias que tienen frente al
tema.

3.7.6 Diseño del instrumento

Como instrumento de recolección de información se empleó una encuesta con


preguntas tanto abiertas como cerradas, la cual se elaboró para identificar el
panorama actual de cómo los archivos se encuentran o no organizados y bajo que
prácticas.

El cuestionario se diseñó con base en un listado de 27 preguntas con alternativas


fijas y abiertas, con el fin de obtener la mayor información posible por cada
respuesta, el cual abarcó los siguientes aspectos:

• Información general: con base en esta se registró el nombre del club y otros
datos que permitieran su identificación (teléfono, dirección, e-mail, etc.).
• Información del archivo: se establecieron preguntas que permitieron
identificar cuál es el nivel de importancia que tiene el archivo dentro de la
organización, tocando aspectos como: ubicación del área de archivo en el
organigrama, presupuesto asignado, existencia de instructivos y/o manuales, etc.
• Personal: se definieron preguntas para conocer sí existe o no personal
capacitado y en qué nivel para administrar el archivo.
• Documentación y archivo: se diseñaron preguntas sencillas para determinar
cuál es el estado actual del archivo con respecto a la organización delos
documentos y los procesos técnicos que en esta se incluyen.
• Conservación: se definió este aspecto para conocer cómo es la instalación
física de los documentos tanto en unidades de conservación como en depósitos, y
sí es apropiada o no.
La encuesta se aplicó a 27 trabajadores del cuerpo administrativo de Club
deportivo y Social Internacional.

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 RESULTADOS

RESULTADOS ESPERADOS

De acuerdo con los conceptos vistos en el trabajo, para la propuesta, se procederá


a ejecutar cada uno de los procesos archivísticos en las áreas del Club Deportivo
y Social Internacional, específicamente en lo que compete a documentación de los
clientes.

Producción documental:

Tomando como base el diagnóstico documental realizado así como también los
procesos internos del área, se identificaron los documentos que se generan en el
área de inscripción, valoración, asesoría y seguimiento. Obteniendo como
resultado los siguientes:

• Formato de Inscripción
• Documentos anexos (Identificación, carnet de salud, Certificación médica,
fotografía tipo carnet, seguro)
• Formato de Valoración Inicial
• Formato de seguimiento

Así mismo se proponen las políticas a tener en cuenta para aplicar este proceso al
igual que el diagrama de flujo que explica los pasos a seguir y las actividades a
desarrollar en el mismo:
Políticas:
• Todos los documentos (sin excepción) a elaborar en el Club Deportivo y
Social Internacional deben ser elaborados (impresos) en hoja membretada con el
logotipo del mismo.
• Todo documento impreso y diligenciado por un trabajador del Club, debe
ser registrado e insertado en la carpeta de documentos del cliente.
• No se debe elaborar más de una copia del mismo documento para
conservar en la carpeta.
• Consultar las carpetas que existen y definir si todos los clientes cuenta con
documentación o se hace necesario crearla.

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Figura 1. Procedimiento:

Sin la propuesta del plan de mejora.

1. Inicio

2.
Archivar

3. Fin

Fuente: Elaboración Propia.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

Paso 1: Inicio: inicio: El documento ingresa a la sección de archivo.


Paso 2: Archivar: Remitente: direccionar el respectivo documento.
Paso 3: Fin: Fin: Salir del archivo.

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Figura. 2 Con la propuesta del plan de mejora.

1. Inicio

2. Remitente

3. Documentos

4. Auxiliar con
Funciones de
Secretaria

5.
Revisa

6.
Archiva

7. Fin

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Fuente: Elaboración Propia

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

Paso 1: Inicio: El documento ingresa a la sección de archivo.


Paso 2: Remitente: direccionar el respectivo documento.
Paso 3: Documentos: Son todos y cada uno de la correspondencia enviada y
recibida por parte la entidad que tienen una importancia vital.

Paso 4: Auxiliar con Funciones de secretaria: Se refiere a la persona encargada y


capacitada de direccionar y archivar la respectiva documentación.

Paso 5: Revisa: Es la persona que supervisa el documento desde el mismo


momento que ingresa hasta el proceso final que es el archivo.

Paso 6: Archiva: Se refiere a la parte en la que ya es consignado el documento el


respectivo archivo y carpeta con sus legajadores para estar disponible en el
momento que se requiera.

Paso 7: Fin: Salir del archivo.

ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN

 Presentar el plan de mejora para el fortalecimiento de la gestión documental al


gerente.

 Presentar los beneficios que puede obtener el gerente con la aplicación del plan de
mejora que se le brinda a la empresa.

 Ejecutar el plan en el departamento de archivo del Club Internacional.

 Realizar una encuesta de evaluación del desarrollo del plan dentro del departamento
de archivo.

 Establecer las lecciones aprendidas y aplicar las correctivas pertinentes.

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Commented [E2]: Quitar cronograma

1. PRESUPUESTO

Tabla 2. Presupuesto global

Presupuesto global de la propuesta por fuentes de financiación (en miles de


pesos)
Fuentes
Rubros Contrapartida Total
U.T.S *
**
Talento humano $0 4140.5 4140.5
Materiales y equipos $0 $1.300 $1.300
Software $0 $0 $0
Servicios técnicos $0 $0 $0
Varios $0 $90 $90
TOTAL $0 $5,530.5 $5,530.5

Tabla 1. Presupuesto de Talento humanos

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Descripción de los gastos de talento humano (en miles de pesos)


Investigador
Formación Función Dedicación Total
/auxiliar
Adolfo Enrique
Docente Director 6 horas/semanales $0
Nieto
Yesenia Ospina 48
Estudiante Investigador $4140.5
Garzón horas/semanales
TOTAL 4140.5

Tabla 2. Presupuesto materiales y equipos


Descripción de los materiales y equipos que se planean adquirir (en miles de
pesos)
Recursos
Material / equipo Justificación Total
U.T.S * Contrapartida**
Resma e Papel para
$0 $500 $500
impresora impresiones
Desarrollo del
computador $0 $800 $800
proyecto
TOTAL $0 $1.300 $1.300

Tabla 3. Presupuesto software


Descripción del software requerido (en miles de pesos)
Recursos
Software Justificación Total
U.T.S * Contrapartida**

TOTAL

Tabla 4. Presupuesto servicios técnicos


Descripción de los servicios técnicos requeridos (en miles de pesos)
Recursos
Servicio Justificación Total
U.T.S * Contrapartida**

TOTAL

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Tabla 5. Presupuesto de gastos varios


Descripción de los gastos varios (en miles de pesos)
Recursos
Varios Justificación Total
U.T.S * Contrapartida**
Movilización hasta
Transporte el lugar de trabajo $0 $90 $90
CDSI

TOTAL $0 $90 $90


* Los gastos UTS están contemplados dentro del inventario de equipos que ésta
ya posee y de la nómina de la institución.

** Los valores de contrapartida son asumidos por los proponentes del trabajo de
grado.

 CONCLUSIONES

De acuerdo con el diagnóstico realizado en el Área de atención al


cliente del Club Deportivo social internacional, se requería fortalecer
el conocimiento y manejo sobre el área de la administración
documental y la organización de los Archivos de Gestión,
especialmente para la documentos de los clientes del Club Deportivo
social internacional; de tal forma que la implementación del modelo
permitió la adaptación de los trabajadores que forman parte integral e
importante del área al proceso de Gestión de los documentos y
manejo de los Archivos, de una manera apropiada y efectiva para la
fluidez de los procesos.

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Dada la importancia que tiene el término Gestión Documental para


la administración de las entidades privadas y teniendo en cuenta los
lineamientos emanados por el Archivo General de la Nación, se
observó que aunque las entidades del sector privado aún no están
obligadas a cumplir al pie de la letra con estos lineamientos, han visto
con muy buenos ojos y ha tenido gran aceptación la idea de diseñar
modelos de Gestión Documental para el manejo de los documentos
generados por ellas y han abierto las puertas, bien sea por medio de
una sola serie documental al inicio de la organización de su
documentación.

El Club social internacional, en su ánimo por el mejoramiento y


calidad de los servicios pudo determinar la necesidad de brindar un
servicio de gestión de calidad, teniendo en cuenta que a pesar de
estar dedicada a fortalecer estos servicios, era necesario
implementarlos de una mejor y más eficiente manera; por tal motivo,
el desarrollo del modelo le permite mostrar a sus clientes el avance y
la organización en el servicio.

La adecuada organización del Archivo de Gestión mediante la


implementación del modelo diseñado, permite lograr eficacia y
eficiencia en las respuestas a sus procesos, sobre todo en casos de
seguimiento a la evolución en metas físicas fijas entre el instructor y
el cliente, así como jurídicos y requerimientos de entes de control.

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 RECOMENDACIONES

Se recomienda tener en cuenta personal especializado en el área


de Información y Documentación y Archivística (Profesionales,
Técnicos y/o Auxiliares) para la Administración del Archivo de las
carpetas que contienen los documentos de los clientes del Club
Deportivo social internacional y los demás Archivos de Gestión.

Se recomienda la creación del Comité de Archivo teniendo en


cuenta las políticas emanadas por el Archivo General de la Nación.

Se recomienda la generación de los Manuales de Procedimientos


teniendo en cuenta el Modelo de Gestión Documental presentado
para las otras Áreas del club.

Se recomienda la elaboración de las Tablas de Retención


Documental para la administración del Archivo de Gestión de los
clientes del Club Deportivo social internacional

Es importante el manejo adecuado y Capacitación constante


acerca de las técnicas e instrumentos adecuados para la
organización y conservación del Archivo de Gestión.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANGARITA CASTILLO, Paola Carolina; Angarita Castillo, Diego Fernando. Diseño de un modelo
de gestión documental para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT [recurso electrónico].
Bogotá, 2008, 92 h. Trabajo de grado (Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo).
Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Comunicación y Lenguaje. Departamento Ciencia de
la Información. Carrera Ciencia de la Información – Bibliotecología.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de


2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso
a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones
por razones de conservación

--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.

--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta
“del capítulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.

--------. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

--------. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención.

--------. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados

--------. Archivos de historias laborales: memorias. Bogotá: AGN, 2001.

--------. Archivos desorganizados, fuente de corrupción administrativa. Compiladora: Sara


González Hernández. Bogotá: Archivo General de la Nación, 206. 344 p.

--------. Cartilla de clasificación documental. Bogotá: AGN, 2001

--------. Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Metodología para implementar un
programa de gestión de documentos: texto enriquecido. 2004.

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 ANEXOS

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA LISTA DE


VERIFICACIÓN

En la lista de verificación deben ser registrados todos los documentos que ingresan
en la carpeta de los clientes del Club Deportivo social internacional.

El primer paso para el diligenciamiento correcto de este formato es realizar la


ordenación cronológica de todos los documentos, de manera que el documento que
registre la fecha más antigua sea el primero del expediente y el más reciente sea el
último, con el fin que cuando continúen llegando más documentos, éstos sean
incluidos en el último lugar.

El segundo paso es verificar que todos los documentos se encuentren debidamente


foliados, según los parámetros establecidos para la foliación de documentos.

El tercer paso es diligenciar el formato de verificación y se debe realizar de la


siguiente manera:

1. Nombre funcionario: Se escribe el nombre del funcionario al cual corresponde


la carpeta.

2. Fecha: Se registra la fecha del documento (dd/mm/aaaa). Si los documentos son


anexos de otro documento, se debe tener en cuenta la fecha del documento, no de
los anexos.

3. Tipo documental: Se incluye el nombre del documento, como por ejemplo:


valoración inicial, valoración nutricional, asesoría nutricional, plan de entrenamiento,
seguimiento, etc.

4. Folios: Se consigna el número del folio al que pertenece cada documento (de
acuerdo con la foliación realizada para los mismos). Por ejemplo: valoraciones, folio
2. En el caso que el documento tenga más de un folio, se consigna los números

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entre los cuales se encuentran los documentos, por ejemplo: rutinas de ejercicio,
folios 1-3.

5. Fecha de elaboración: En este campo se registra la fecha en la que se


diligenció el formato para cada expediente.

6. Firma funcionario responsable manejo de la carpeta: El funcionario


responsable del manejo del Archivo debe firmar el formato una vez diligenciado o
una vez se termine el espacio y en el formato.

7. Firma del personal responsable de realizar cada procedimiento de


evaluación y acompañamiento: El funcionario responsable del manejo y
consignación de la información en los formatos pertinentes del Archivo de debe
firmar el formato una vez diligenciado o una vez se termine el espacio y en el
formato.
8. El cuarto paso es pegar el formato en la parte interna de la solapa izquierda de la
carpeta que contiene el expediente de los clientes del Club Deportivo social
internacional en la medida en que se inserten nuevos documentos.

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CLUB DEPORTIVO SOCIAL INTERNACIONAL

DOCUMENTOS DE LOS CLIENTES DEL CLUB LISTA

VERIFICACION NOMBRE DEL CLIENTE:

FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO(S)

FECHA ELABORACION

FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE MANEJO DE LA


DOCUMENTACION

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FIRMA ADMINISTRADOR GENERAL

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL


CLUB DEPORTIVO Social Internacional
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
OBJETO DEL
INVENTARIO ARCHIVO DE GESTION-REGISTRO DE ENTRADA

aaaa mm dd No

TP TS R E
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Numero Fe
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Descripción FECHAS EXTREMAS
UBICACIÓN No Cantidad de
Inicial Final TOPOGRAFICA Foli Unidades de
No. Codig os Sopor Conservacio
o NOMBRE DEL No. CEDUL te n Observaciones
Serie CLIENTE CLIENTE dd/mm/aa dd/mm/aa No. No. No. No.
Isla Estan Caja Carp G/R/C/P
te eta

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INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y PRÁCTICA

OBJETIVO DEL INVENTARIO SEGURIDAD

I: Inventario Inicial TS: Transferencia Secundaria Elaboró Recibido por:


G General V°B° Jefe de Dependencia
A: Confirmacion Cargo
RP: Entrega de Archivo por Novedad Cargo Nombre
Expediente Restringida
TP: Transferencia EA: Entrega de Archivo por Fusion, supresión,creación Firma
Firma Firma
Primaria dependencia) Confidencial

Registro Fecha: Lugar


P Privada Lugar
Fecha(d/m/a)
Fecha(d/m/a)

CONVENCIONES

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BITÁCORA DE PRODUCCION

BITACORA DE PRODUCCION

FECHA:
NOMBRE AUXILIAR:

ACTIVIDAD No. TOTAL No. FOLIOS No. FOLIOS OBSERVACIONES


Clasificación
Levantamiento de
inventario
organización
ordenación
Limpieza
Foliación
Alistamiento de material
para
Almacenamiento de
los
Digitalización
Indexación

FIRMA AUXILIAR FIRMA SUPERVISOR

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Encuesta Aplicada

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Glosario
A

ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la institución.


Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Son todas aquellas operaciones


administrativas, técnicas y operativas, relacionadas con la planeación, dirección,
organización, control, valoración, preservación y servicio del archivo producido por
una institución; o de los fondos documentales que se encuentren bajo su custodia.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte


material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos


transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite


en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo


central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente Comité de
Archivo y del Comité Evaluador de Documentos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación la ciencia y la
cultura.

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ASUNTO: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que


trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción
administrativa.

CERTIFICADO: Documento que confirma un hecho real.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Son las etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se


identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la
entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las


políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.

COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para determinada


comunidad.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en


desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente
del medio utilizado.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para


garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención
directa.

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CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que


llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte


de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los
fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de


archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su
identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la
investigación.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Consiste en seleccionar los


documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación
temporal, permanente o su eliminación.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por


una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe
ser objeto de conservación.

DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico,


autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y
especialmente valioso para el país.

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PRÁCTICA

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos


los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

ELIMINACION: Es la destrucción de los documentos que han perdido su


valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histórico que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que


constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden


dos páginas. También hace relación al número que indica el orden
consecutivo de las páginas de un libro, folleto o revista.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y


técnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y
utilización.
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PRÁCTICA
I

INSTRUMENTO DE CONSULTA: Documento sobre cualquier soporte,


publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales
con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los
mismos, que permita su adecuada localización y recuperación.

INSTRUMENTO DE CONTROL: Es aquel que se elabora en las fases


identificación, valoración y transferencia. Por tanto, pueden ser instrumentos
de control, entre otros los siguientes: Cuadro de Clasificación, Tabla de
Retención, Relaciones de Transferencias, Relaciones y Actas de
documentos para eliminación, Relación de documentos microfilmados.

INVENTARIO: Es un instrumento que describe de manera sistemática y


detallada la relación de unidades de un fondo, siguiendo la organización de
las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y
preliminar.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Es el documento que contiene la


descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

MEMORANDO: Comunicación interna que puede ser sustantiva o


facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se
emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que
agilicen la gestión institucional.

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PRÁCTICA
N

NOVEDAD: Hecho o suceso que no se presenta con frecuencia.


Documento que lo informa.

OFICIO: Documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para


establecer comunicación con entidades externas. Internamente pueden
sustentar certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de
interés interno o externo.

ORDENACIÓN: Operación de unir elementos o unidades de un conjunto


relacionándolos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los
documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Está relacionada con la ubicación física


consecutiva de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado; lo mismo que la ubicación de las piezas
documentales dentro de un expediente, en atención al principio de orden
natural en que fueron producidos.

ORGANIGRAMA: Representación gráfica de la estructura orgánica de


algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o
unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y


administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su
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PRÁCTICA
contenido.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados


por su valor histórico o cultural.

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL: Conservación de los documentos


dentro del expediente, serie, sección y fondo al que naturalmente pertenecen
y en el orden en que fueron producidos o recibidos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro


del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Está relacionado con
el principio fundamental de la teoría archivística que establece que los
documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse
con los de otros.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Recepción o generación de documentos


en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

REGLAMENTO DE ARCHIVO: Son los lineamientos generales,


administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones
de la ley.

REGISTRO: Series de datos que identifican o conforma un documento.

REPROGRAFIA: Conjunto de procedimientos destinados a la


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PRÁCTICA
multiplicación foto técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas
como la fotografía, la fotocopia y el microfilm.

RESOLUCIÓN: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y


de los altos mandos institucionales. Norma que se establece a través de una
decisión dada por un supervisor o un grupo.

RETENCION DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en


que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el
Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental.

SECCION: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de


documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional de la
entidad productora.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Procesos mediante el cual se determina el


destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su
conservación parcial o total.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de


estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, etc.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la


información, según los materiales empleados. Además de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
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PRÁCTICA
orales y sonoros.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus


correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Remisión de los documentos del


archivo de gestión al central y de éste al histórico de conformidad con las
tablas de retención documental adoptadas.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Elemento que contiene en forma


adecuada un conjunto de documentos. Pueden ser por ejemplo: Carpeta,
caja, estante, depósito.

VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la


administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio
de sus procedimientos y actividades.

VALOR CONTABLE: Es la utilidad que tienen los documentos para el


soporte de las cuentas, registros de ingresos y egresos y de los movimientos
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PRÁCTICA
económicos de una entidad.

VALOR FISCAL: Es la utilidad que tienen los documentos para el tesoro o


la hacienda pública.

VALOR HISTÓRICO: Es el que interesa a los investigadores de


información retrospectiva. Dicho valor, surge una vez agotado el valor
inmediato o primario. Los documentos que conservan este valor son de
conservación permanente.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los


valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer
su permanencia en las diferentes fases de archivo.

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