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Normas de regulación para la conservación de archivos

presentado por:

Nicolás Niño Wandurraga

Número de ficha: 1863440

curso:

10° 1

Rocío Polo Pérez

tutora

Asistencia Administrativa

Barrancabermeja

2019
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Normas que regulan la conservación de documentos

Un archivo para una empresa debe ser imprescindible por dos sencillas razones:

 Por imperativo legal: art 30, Código de comercio obliga a las empresas a conservar

durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la

empresa con otras personas y persiste la obligación, aunque cese la actividad

empresarial.

 Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las

decisiones que toman en la empresa y esta, muchas veces, contenida en los

documentos.

Las funciones de archivo son:

 Guardar, conservar y custodiar la información.

 Facilitar rápida y cómodamente la documentación.

 Constituir un centro activo de información.

 Cumplir con las disposiciones legales.

Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales:

-Libros obligatorios:

Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: libros de

inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.

-libros auxiliares:
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Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro mayor

(recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas

correspondientes).

No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante mucho tiempo.

-libros de registro:

Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.

Se pueden llevar tantos como se desee; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de

facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión.

Documentación mercantil

- Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las

facturas emitidas, y de las recibidas del documento original.

- Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad

empresarial.

- Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se

conservan el tiempo que se considere oportuno y después se destruye.

- Documentos especiales: escrituras. Propiedad, estatutos fundacionales, certificados

de inscripciones oficiales, se conservan de manera indefinida.

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Documentación socio laboral

- Documentación durante seis años: libros de registro relacionados con los

trabajadores como el libro de visitas.

- Se conservan durante cinco años: contratos de trabajo, justificantes de pago de

salarios y liquidación de seguros sociales.

Destrucción de documentos

Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será

necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que el

almacenamiento implicaría un coste adicional.

La destrucción de documentos se realizará mediante maquinas especiales, de esta

forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información

confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley

Orgánica Protección de Datos.

Conservación de la información:

Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de

seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios básicos:

-Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:

- Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios,

instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)

- Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o

desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.

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- Restauración de documentos deteriorados.

- Reproducción de la documentación más representativa.

- Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y

ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe

archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto

almacenado de papeles

Condiciones ambientales especiales

En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones ambientales

tales como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben contar con

instrumentos de medición como termohigrómetros y registrar las mediciones en el

formato FGD.33 “Control de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de

Archivo”. Asimismo, se debe cumplir con las condiciones ambientales que incluyen

manejo de ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación,

Humedad y temperatura

material documental: soporte en papel

 en las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°c a 20°c con una

fluctuación diaria de 4°c.

 se recomienda que en los depósitos de archivo mantengan una humedad relativa entre

45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.

Iluminación

 Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de

los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los
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depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de

baja intensidad.

Ventilación

 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y

espacio del mismo garanticen la conservación del documento.

 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una

adecuada ventilación a través de ellos.

Mantenimiento de instalaciones

 Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de

humedad en el ambiente.

 Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la

documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La inspección

debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que

los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los

instrumentos de medición estén funcionando correctamente. 4.2.6 Condiciones funcionales

Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el

aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario,

su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en

cuenta: Estantería

 El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá,

evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

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 Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes

y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

 Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio

mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería. Mobiliario

 Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales

estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción

documentos.
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Referencias bibliográficas

Recuperado de: https://es.slideshare.net/balbinoantoniorg/6-normas-que-regulan-la-

conservacion-de-documentos

Recuperado

de:https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS

/GGD.08.pdf.

Recuperado de: http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf