CASO 1

CONFECCIONES S.A

La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, con 5 años de experiencia en la industria indumentaria. Actualmente maneja dos líneas de
producción, una femenina y otra masculina.

La operación de la compañía comprende básicamente las siguientes actividades:

• Encargo u orden de compra de un cliente

• Diseño de las prendas solicitadas

• Selección de modelos y telas

• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma

• Corte de material

• Armado y costura de las prendas

• Etiquetado

• Empaque

• Entrega al cliente

Para esto cuenta con máquinas como:

• Máquinas de corte

• Máquinas de coser

• Planchas de vapor

• Prensas

• Máquinas de teñir

Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que presente sus avances
frente al Sistema de Gestión de la Calidad para continuar realizando pedidos. Juan Rodríguez, quien
es el encargado del área administrativa, no sabe qué presentar a su cliente como avance del Sistema
de Gestión de la Calidad, pues desconoce en qué consiste su desarrollo.

Usted, como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la documentación del Sistema
de Gestión de la Calidad, por lo que Juan Rodríguez le solicita entregar un listado de la información
que se debe y se podría documentar para iniciar el desarrollo del mismo. Para cumplir con lo
solicitado por Juan Rodríguez, enuncie a continuación la documentación para el Sistema de Gestión
de la Calidad de la empresa Confecciones S.A., clasificándola según el origen de la misma (Interna y
externa) y argumentando en el caso de las “Especificaciones” y en los documentos de origen
externo, por qué considera importante cada documento propuesto
SOLUCION DEL CASO

Información de Origen Interna: Alcance del Sistema. Políticas de Calidad. Objetivos de Calidad.
Operación de los Procesos.

Especificaciones. Mapa de Procesos: Su importancia radica en la facilidad de entender por medio

de representación gráfica los procesos de la empresa en este caso de Confecciones, y la
interrelación de los mismos.

Caracterización de Procesos: Se describe la información principal de cada proceso de la empresa.

Manual de Calidad: Manual que identifica y establece la forma en que se cumple los requisitos
numerales de Norma NTC ISO 9001.

Procedimiento: Establece el paso a paso de manera comprensible las actividades para llevar a a
cabo cada uno de los procesos.

Información de Origen Externa. Requisitos Legales.

Leyes, Decretos, Resoluciones entre otros documentos; de cumplimiento obligatorio establecidos

por organismo legislativo. Consultar la posibilidad de registrar nombre de empresa Confecciones
S.A. por medio de organismos jurídicos y legales. Redacte y suscriba estatutos de la empresa.
Tramitar PRE-RUT en Cámara de Comercio.

Inscribirse en el Registro en la Cámara de Comercio. Es obligatorio que con la empresa registrada y

el PRE-RUT, se proceda a abrir una cuenta bancaria. Sin la certificación de apertura de la cuenta, la
DIAN no procederá a registrar el RUT como definitivo. Obteniendo Certificado Bancario se obtiene
RUT definitivo, proceso realizado con la DIAN. Posteriormente, Llevar el RUT definitivo aportado por
la DIAN a la Cámara de Comercio para que en el Certificado de existencia y representación legal de
la compañía. Solicitar la Inscripción de Libros en la Cámara de Comercio. Dicha falta de registro de
los libros acarrea la pérdida de beneficios tributarios. Finalmente se debe registra empresa en el
Sistema de Seguridad Social, para hacer contratación de empleados.

Normas Internacionales.

Documentos que se deben tomar como referencia para realización de actividades. NTC ISO 9001
para el Sistema de Gestión de Calidad. NTC ISO 14001 para Sistema de Gestión Ambiental.

Manuales de operación.

Documentos donde se describe de forma general las maquinas en este caso las máquinas de corte,
coser, de teñir, planchas de vapor y prensas. Además de cada una de ellas se establece su
instalación, mantenimiento, guías rápidas entre otros

De acuerdo a todo lo anterior, los documentos deben presentar unas ciertas características para
que sean efectivos:

 Ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de ser emitidos.
  Estar debidamente identificados y legibles. La identificación se puede hacer mediante una
codificación que no induzca a errores.

 Estar disponibles cuando se requieran.

 Deben ser revisados y actualizados periódicamente.

 Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el estado de
su revisión.

 Estar vigentes para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los procesos que
puedan inducir a confusiones.

Conclusión

La documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir el “saber hacer” que
se ha adquirido con la experiencia. Si no se preserva adecuadamente ese conocimiento difícilmente
logrado, se podría perder.