Sei sulla pagina 1di 10

Sai organizzare

la tua giornata
in azienda?
Scoprilo con la checklist!

Scopri le nostre soluzioni


Visita: software.wolterskluwer.it
1 Essere efficienti in azienda

Distrazione: il vero ostacolo per ogni obiettivo che ci poniamo,


piccolo o grande che sia.

Come evitarla quando la troviamo sulla nostra strada?


Come mettere freno a quello che, lo sappiamo, non è altro
che uno spreco di tempo, di energie, di risorse?

La chiave di volta, in questi tempi così ricchi di stimoli, è


trovare il giusto metodo per concentrarsi e strutturare
adeguatamente la propria giornata, così da arrivare dove
vogliamo senza trovarci a rincorrere gli impegni e magari
perfino ad ‘affogare’ negli imprevisti dell’ultimo minuto.

Una giornata lavorativa, in fondo, è come una piccola


avventura: proviamo allora a organizzarla seguendo la famosa
regola delle cinque domande, come per ogni vero romanzo!
Cosa?
❑ Email
❑ Scadenze
❑ Comunicazioni
❑ Compiti
❑ Obiettivi

Chi?
❑ Collaboratori
❑ Clienti

Dove?
❑ Spazi lavorativi
❑ Salute

Quando?
❑ Ritmi lavorativi
❑ Orari

Come?
❑ Equilibrio
Scopri le nostre soluzioni
❑ Concentrazione
Visita: software.wolterskluwer.it ❑ Imprevisti
3 Essere efficienti in azienda

Cominciamo dalla prima tra le cause di perdita di tempo: quante volte


controllate la casella dell’email aziendali? Ok, guardatela pure al mattino
appena arrivati in ufficio, ma solo con il metodo del priority-scan!
Selezionate accuratamente a quali messaggi dedicare subito la vostra
attenzione e quali tralasciare per leggerli con calma in altri momenti.
Niente paura: la capacità di distinguere
ad un primo sguardo quali email sono
più importanti crescerà con
l’allenamento.

Lo stesso criterio vale per tutti i “cosa”


del vostro lavoro: attenzione alle
comunicazioni interne ed esterne,
cercate anche qui di chiedere e dare
priorità alle informazioni giuste e non
abbiate paura di condividerle!

Come gestite invece le scadenze? Anche queste andranno strutturate in una


gerarchia, chiarite e comunicate correttamente.
Sfruttate le to-do list e gli svariati strumenti digitali che vi permettono di
crearle e gestirle.

Adottate lo stesso principio anche quando si tratta di assegnare i compiti ai


vostri collaboratori (e a voi stessi!).
Individuate cosa avete necessità di gestire direttamente, cosa potete
delegare e cosa invece richiederà collaborazioni di altro genere.
Ordinate le task secondo l’importanza, l’urgenza e la fattibilità.

Fissatevi per la giornata obiettivi precisi e misurabili, che vi aiutino a


focalizzare l’attenzione, e soprattutto… Ad arrivare a fine giornata con la
sensazione di aver effettivamente concluso quanto vi siete proposti!
4 Essere efficienti in azienda

I collaboratori sono la vostra più grande risorsa per sopravvivere alla


giornata, non solo perché, appunto, collaborano con voi e portano avanti il
lavoro, ma anche perché sono la presenza umana con cui confrontarvi,
spesso fonte di soluzioni impreviste e geniali!

Tra le attività fondamentali di una giornata ben organizzata ci sarà quindi


almeno un momento di revisione iniziale dei compiti e di allineamento sulle
attività in programma.
Bastano pochi minuti e sarete in grado di fare il punto sul carico di lavoro di
ognuno e su chi potrebbe avere a disposizione tempo per aiutarvi in qualche
nuova task, o farsene direttamente carico grazie a un corretto processo di
delega.

Non dimentichiamo l’altro grande


“chi” della vostra giornata: dedicate
del tempo a curare il rapporto con
i vostri clienti, senza aspettare di
essere in situazioni di emergenza, e
strutturando la comunicazione (magari
di persona!) con le giuste priorità.

Ricordate di tenere sempre traccia di tutte le comunicazioni per evitare


fraintendimenti: un documento condiviso online, una chat istituzionale o
delle email che potrete consultare da ogni dispositivo potrebbe salvarvi la
giornata!
5 Essere efficienti in azienda

Lo spazio dove lavorate, dove fate pausa, dove vi rilassate è tanto


importante quanto quello di casa vostra.
Cercate di creare un ambiente accogliente e che favorisca la concentrazione,
sia dal punto di vista del design generale che nello specifico della vostra
postazione: fate ordine al mattino prima di cominciare, e alla sera prima di
uscire dall’ufficio!
Questo non significa avere uno spazio immacolato e asettico, ma ordinato,
funzionale, che vi permetta di lavorare in tranquillità e sentendovi a casa.

Non dimenticate inoltre la salute: cambiate aria di frequente, regolate la


temperatura del riscaldamento o del condizionatore, acquistate per voi e i
vostri collaboratori delle sedie ergonomiche e soprattutto mantenete la
corretta postura alla scrivania, alzandovi a sgranchirvi di tanto in tanto,
possibilmente uscendo all’aperto o almeno cambiando ambiente per le
pause caffè o pranzo.

Cosa ha a che fare con l’organizzazione della giornata?


Beh, se avete mal di schiena, lavorare bene sarà più difficile!
6 Essere efficienti in azienda

Createvi un ritmo regolare, non solo sul lavoro ma anche a casa.


Gestite gli orari di entrata e uscita con puntualità, fissate degli orari precisi
per gli appuntamenti e le consegne e rispettateli!
Arrivare in ritardo non è solo questione di correttezza, ma impedisce che si
parta tutti “col piede giusto”, con la sensazione di aver già realizzato un
obiettivo.

Attenzione: non tutti raggiungono la concentrazione massima nello stesso


momento!

Osservatevi e scoprite se il vostro picco di maggior focus è al mattino presto,


più tardi oppure verso sera, e organizzate la giornata di conseguenza.

Non solo l’entrata, ma anche l’uscita dall’ufficio dovrebbe essere il più


puntuale possibile: avere dei tempi ben definiti, così come le deadline, vi
aiuterà a concentrarvi più facilmente.
Quando poi uscite, sappiate lasciare il lavoro dentro l’ufficio.
7 Essere efficienti in azienda

Tutti noi, ormai, siamo abituati a prenderci in carico più task


contemporaneamente, con la speranza di risparmiare tempo da poter
spendere in maniera diversa su altre attività. Ma occhio a non incartarvi!

Cercate di trovare un equilibrio e soprattutto definite delle tempistiche.

Mai sentito parlare della tecnica del Pomodoro?


Concentratevi su un’attività singola per 25 minuti senza distrazioni, poi
potrete premiarvi con una piccola pausa di 5 minuti.

Evitate di aprire WhatsApp, Instagram o qualunque altro social network:


esistono dei programmi che vi impediranno di accedere ai “siti perditempo”
per un periodo che potrete stabilire a seconda dei vostri impegni.

Se l’ambiente circostante è fonte di disturbo, tornate al punto 3 della


checklist! O almeno provate a sfruttare cuffie e musica (esistono playlist
apposite per concentrarsi). E potete anche chiedere direttamente ai colleghi
di non disturbarvi!
8 Essere efficienti in azienda

Lavorate con precisione ma con flessibilità per gli eventuali imprevisti:


capita sempre quella richiesta non pianificata, quella telefonata inattesa.

Siate elastici e disponibili a riorganizzare la vostra to-do list!


Usando uno strumento online, ad esempio, potrete averla sempre a portata
di mano e pronta a essere modificata (ma non troppo!).

Infine, un ultimo suggerimento.

Lavorate non solo in tranquillità, ma con tranquillità.


Il vostro stato d’animo è il principale strumento per la concentrazione, quindi
è importante prendersene cura in ogni aspetto, da quello materiale, come
bere adeguatamente, a quello più astratto, ad esempio con tecniche di
rilassamento e interessi personali stimolanti.

Certo, non sempre basta organizzare bene la giornata per poterla vivere
serenamente, ma senza dubbio aiuta.

Buon lavoro… Efficiente!


Per approfondire il tema
‘Azienda Organizzata ed Efficiente’
visita la sezione tematica sul nostro Blog!

Troverai spunti, idee e innovazioni


per rispondere alla domanda
che in azienda si pongono tutti:

«Come posso organizzare al meglio


attività complesse e diverse tra loro?»

Buona lettura!

Seguici sui Social e leggi il nostro Blog dedicato ai Professionisti Digitali come te!

Facebook LinkedIn Youtube Instagram Blog

Essere efficienti in azienda


Wolters Kluwer Italia Srl
Tutti i diritti riservati. Vietata la riproduzione.