GESTION DOCUMENTAL FICHA: 1505918

INTEGRANTES:

NAREN GUILLERMO CARDENAS CARDENAS

MARIBEL AREVALO GONZALEZ

DIANA CAROLINA BOAVITA PACHECO

CUCUTA NORTE DE SANTANDER

INTRODUCCION

La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la

organización para utilizar más eficazmente
la información basada en documentos, a la vez que permite una
mejor localización y recuperación de los mismos. Cuando
hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la
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aplicación de la tecnología y también de
los procedimientos que van a permitir la gestión y la
unificación de la información que es generada por
la organización.

En la definición más simple y más auténtica del término, es

un sistema utilizado para controlar todos los documentos, y
cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados

TABLA DE CONTENIDO

Introducción---------------------------------------------------------------------- 2
Tabla de contenido------------------------------------------------------------- 3
Transferencias Documentales----------------------------------------------- 4
1.1 Serie Documental--------------------------------------------------------- 5
1.2 Importancia y uso de las series y sub series documentales---- 6
1.3 Tipos Documentales------------------------------------------------------ 7
1.4 Foliación---------------------------------------------------------------------- 8
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1.5 Requisitos para efectuar transferencias------------------------------ 9
1.6 Preparación para transferir la documentación---------------------- 10
1.7 Inventario documental---------------------------------------------------- 11
Instrumentos Archivísticos---------------------------------------------------- 12
2.1 Cuadro Clasificación Documental-------------------------------------- 13
2.2 Análisis del cuadro de clasificación documental-------------------- 14
2.3 Cuando y donde se elabora el cuadro de clasificación documental 15
2.4 Tablas de retención Documental--------------------------------------------- 16
2.5 Principios rectores--------------------------------------------------------------- 17
2.6 Programa de gestión documental------------------------------------------- 18
2.7 Plan institucional de archivos (PINAR) ------------------------------------ 19-20

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Como resultado de sus actividades y gestión documental, las instituciones producen

documentos que, una vez cumplidos ciertos plazos y requisitos, deben ingresar al
Archivo Nacional para su preservación permanente.
Técnicamente este movimiento se define como transferencia documental y
corresponde al traslado habitual y controlado de fracciones de fondos
documentales, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado por
las normas establecidas.
Este mecanismo permite solucionar la acumulación ilimitada de documentos en una
institución y facilita que se mantengan accesibles para consulta, ya sea para la toma

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de decisiones de la propia administración o para el servicio de las personas que así
lo requieran.
De conformidad con lo establecido en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley Nº
5.200 de 1929, del Ministerio de Educación Pública, anualmente deben ingresar
al Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido ciertos plazos de
antigüedad en sus instituciones de origen, tal como se indica

SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.

Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre

otros.

Ejemplo: SERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORAL

Es producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es singular, razón

por la cual se considera SERIE.

SUBSERIE DOCUMENTAL:

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Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan
e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales
que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de Planta

Esta clasificación obedece al tipo de vinculación de cada persona a la institución y
los documentos específicos que se requieren para tal vinculación

IMPORTANCIA Y USO DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

En el Archivo de gestión es importante tener en cuenta que deben quedar las series
y sub series documentales reflejadas y codificadas en las Tablas de Retención
Documental, de acuerdo al sistema que utilice la organización. La principal clase de
series se conoce como sub serie documental, que es una distribución que se le
realiza a algunas series según el volumen de escritos y por tener tipos documentales
con material diferente a su estructura original. Es entonces que las sub series
documentales constituyen la asociación de unidades documentales que conforman
una serie, el grado de escalafón y el reconocimiento de la serie según los tipos
documentales. Por ejemplo el Expediente de contratación, contratos de gestión
administrativa, expedientes de contratación de suministros, entre

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 TIPOS DOCUMENTALES

Los tipos documentales son la unidad mínima donde se registra información, la cual
hace parte de una serie o sub serie de una oficina o dependencia. Éstos hacen
mención al tema que trata y a su estructura física. Algunos tipos documentales que
se utilizan son: actas, contratos y facturas. Al establecer las series de documentos
es importante crear categorías documentales diferentes. La gran parte de los
organismos diseñan una extensa variedad de documentos, pero existen algunas
clasificaciones, que son las siguientes:

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 FOLIACION
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste y proceso de descripción, en
donde los documentos se deben clasificar, ordenar y depurar, para poder foliar
todas las unidades documentales de una serie, dentro de una unidad de
conservación o carpeta, numerándola de manera consecutiva al extremo superior
derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y sin tachaduras. La foliación es
importante realizarla a medida que se va creando y alimentando el expediente, para
así poder demostrar el desarrollo de los trámites.

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Este proceso permite acceder de manera precisa a la información, como a diversos
instrumentos de control como formatos de control de préstamos, inventarios, TRD,
así como de consulta como guías o catálogos. Su aplicación es esencial para las
transferencias. Cabe anotar que no se deben foliar documentos en soportes
distintos al papel (casetes, discos digitales – CD´s, disquetes, videos, etc.), pero sí
dejar constancia de su existencia y de la Unidad documental a la que pertenecen.

REQUISITOS PARA EFECTUAR TRANSFERENCIAS

Se define en un sentido general como el procedimiento habitual en instituciones
públicas y privadas, sujeto a una planeación ordenada y rigurosa, que consiste en
el traslado de documento en una fase de archivos a otra, una vez que estos han
cumplido las funciones legales, administrativas o contables, así como el plazo de
permanencia fijado en cada una de las etapas de su ciclo vital.

Las transferencias documentales, ya sean en soporte papel o electrónicas es uno

de los procesos de archivos de suma importancia, que debe dominar en toda su
complejidad el personal que trabaja en los archivos, ya profesionales en Ciencias
de la información, Archivistas, Tecnólogos y técnicos profesionales en archivística.

De la realización de una transferencia documental, es una forma técnica, depende

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en alto grado la organización y la entrega oportuna de la información, en los archivos
centrales y en los depósitos de archivos. Es por esto que tanto los oficinista y el
personal de los archivos deben estar concientizados de realizar trasferencias en
forma planeadas y sujetas a una norma o procedimientos estandarizado.

Requisitos para las transferencias documentales:

 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información

 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
 Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
 Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras
 Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación.

PREPARACIÓN PARA TRANSFERIR LA DOCUMENTACIÓN

En esta etapa se debe procurar que los documentos de archivo queden libres de
grapas, clips, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pueda
afectar a su preservación y conservación. Es por eso que cada entidad, empresa u
oficina transferente debe cuadrar la documentación siguiendo los siguientes pasos:

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  Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.
 Expediente: Conjunto de todos los documentos y gestiones
correspondientes a un asunto.
 Folio: Hoja.
 Foliar: Acción de numerar hojas.
 Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
 Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la
relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una
entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de
asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
 Transferencias Primarias: Son los traslados de documentos del archivo de
gestión al archivo central, sin alteración de sus propiedades, para su
conservación.

INVENTARIO DOCUMENTAL

Un Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de los

expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder
expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada UDT,
además de que serán los únicos que permitan realizar una Transferencia Primaria,
que es la operación de traslado al Archivo de Concentración de los expedientes,
cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica. El tiempo que
deberán permanecer los expedientes en el Archivo de Trámite, se indica en el
Catálogo de Disposición Documental, y la vigencia de este Inventario, es hasta
que la documentación registrada en él, se encuentre en el Archivo de
Concentración.
(1) Serie Documental: Se anotará la Serie Documental a la que pertenezcan los
expedientes, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.

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(2) Clasificación Archivística: Se anotará la clasificación de cada expediente
tomando en cuenta Sección, Serie, Número consecutivo y año, de acuerdo al
Catálogo de Disposición Documental. El orden en el Inventario deberá ser
progresivo.
(3) Clasificación Documental: Se anotará de acuerdo al Catálogo de Disposición
Documental, si la documentación fue clasificada como reservada o confidencial,
según sea el caso.
(4) Título de Expedientes: Se anotará el nombre del expediente, ejemplo: Curso
de Capacitación en Materia Archivística, Juicio Laboral en contra de…, etc.
(5) Periodo: Se anotará el año en el cual se generó la documentación, es decir,
cuando se apertura el expediente.
(6) Observaciones: Se hará cualquier anotación que se considere pertinente con
respecto al expediente.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

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CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

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Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación
Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida
por la SDH y en el que se registran las series y sub series documentales con su
respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o
dependencias. AGN (Acuerdo 027 de 2006).

De manera informativa, se publica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

que se encuentran en proceso de convalidación por parte del Consejo Distrital de
Archivos, por ser un insumo de las TRD. Una vez se agote el proceso de
convalidación con el consejo Distrital de archivos y queden en firme las TRD se
actualizara el CCD para realizar el proceso de aplicación en la entidad.

ANALISIS DEL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

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 CUADRO
Esquema donde se registra
las diferentes agrupaciones
documentales

CLASIFICACION DOCUMENTAL
Tipificación de la La totalidad de los
documentación de documentos del
acuerdo con algunas organismo productor
características, (fondo abierto,
soportes, acceso cerrado, acumulado)

CUANDO Y DONDE SE ELABORA EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

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 Frente al ¿Cuando? La experiencia enseña y recomienda que se debe
realizar después del segundo semestre de cada año, por ser esta época
perfecta ya que la mayor parte de los expedientes se encuentran físicamente,
con documentación ya tramitada, y sin ser excesivo su volumen, además
presenta una idea más clara de las posibles series y/o sub series a integrar
por cada organismo productor partiendo de los principios básicos de la
archivística Principio de Orden original y Principio de procedencia.

 El ¿dónde? Se realiza la investigación, recopilación de la información, se

fundamente los 5 elementos:
1. Historia Institucional
2. Manual de funciones
3. Manual de procedimientos
4. Inventario en estado natural
5. Entrevista con los productores

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer

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cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos
una vez finalice su vigencia o utilidad.

PRINCIPIOS RECTORES

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 PRINCIPIOS
RECTORES

Orden Original
Procedencia
Hace relación al orden
Cada documento que llevan los
debe estar documentos dentro de
situado en el cada serie, de acuerdo a
fondo la secuencia que originó
documental que el expediente y en el
procede orden que se dieron los
documentos

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

• La Gestión de Documentos (GD), es una estrategia de información y una
herramienta para la gestión del conocimiento y, a la vez, es un programa
permanente de la administración de nivel Gerencial, cuyo objetivo es lograr
economía de recursos y eficiencia administrativa en toda la organización.
Para ello se apoya en soluciones tecnológicas avanzadas, que abarcan los

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 diferentes niveles de la organización, contribuyendo al mejoramiento de los
procesos relacionados con la función archivística dentro de la entidad

• Para que un Programa de Gestión de Documentos PGD, resulte eficaz, debe

ser trasversal a toda la organización, en la medida en que cualquier unidad
administrativa gestiona documentos, independientemente del soporte en el
cual se registran y los mecanismos de producción (manuales, electrónicos o
automatizados). El diseño e implementación de un PGD se basa previamente
en un diagnóstico sobre la gestión documental en la empresa, a partir del
cual se definen el modelo conceptual del programa y las líneas y ejes de
acción sobre las cuales se implementaran los diferentes componentes

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR)

El Plan Institucional de Archivo – PINAR es un instrumento de la planeación de la

Gestión documental del Archivo del Archivo General de la Nación de conformidad
con lo indicado en el Decreto 1080 de 2015 , su formulación y seguimiento se
encuentra a cargo del Grupo de Archivo y Gestión Documental. El PINAR se
desarrolla para asegurar la articulación del PGD con la misión, objetivos y metas

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estratégicas del AGN, el cual se incorporará en la propuesta al plan estratégico
institucional en la línea de acción para el proceso de gestión documental, que se
realizará en el año 2018 para la vigencia 2019-2022. Para la formulación del
PINAR3 del AGN, se realizó revisión interna de manera general, identificando
necesidades en materia de administración de archivos, la cual ayudo a la
formulación de planes y proyectos a ejecutarse durante la vigencia 2018. El
alcance del PINAR en materia de la administración de archivos, excluye los fondos
documentales históricos (análogos y digitales) custodiados por la Subdirección de
Gestión del Patrimonio Documental y los fondos documentales de otras entidades
objeto de intervención contractual de la Subdirección de Asistencia Técnica y
Proyectos Archivísticos; no obstante sí está incluida la documentación producida
por estas dependencias en desarrollo de sus funciones y hacen parte del archivo
administrativo. El PINAR y sus versiones de actualización son aprobados por el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Para la implementación del PINAR
se establece los siguientes requerimientos:
▪ ADMINISTRATIVOS: El PINAR requiere implementación gradual de sus planes y
proyectos, por ello el equipo interdisciplinario de trabajo y las dependencias
involucradas deben tener conocimiento de sus aportes estableciendo las
actividades a desarrollar en la vigencia del año en el plan de acción por
dependencia – PAD. Para fines de seguimiento ver cronograma de
implementación del PINAR y mapa de ruta.
NORMATIVOS: Aplica la legislación y normativa referente a la gestión de
archivos, la cual puede ser consultada a través de la página web de la entidad,
sección transparencia disponible en el siguiente enlace y como referencia al
diseño de proyectos y planes se usaran los estándares nacionales e
internacionales y buenas prácticas aplicables a la administración de archivos. Se
deberá realizar control y la vigilancia al cumplimiento de los requerimientos
normativos de la gestión.
▪ ECONÓMICOS: Las actividades de los planes y proyectos a implementar en el
PINAR, se encuentran consideradas en el plan anual adquisiciones y el plan de
acción de inversión (presupuesto de gastos de la entidad a través de dos fuentes:
1- Presupuesto de gastos de funcionamiento y 2- Presupuesto de gastos de
inversión).
TECNOLÓGICOS: Velar por el funcionamiento de los sistemas de información
que soportan la gestión documental y administración de archivos del AGN, con el
propósito de optimizar, modernizar e incorporar al proceso de gestión documental
las tecnologías de la información que marcan las tendencias en movilidad,
software como servicios, inteligencia de negocios y gestión avanzada de software,
orientando y facilitando el acceso, disponibilidad, uso, captura, producción,
administración, entrega, seguridad, control, conectividad y preservación de la
información contenida en los documentos de archivo. Estas implementaciones

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deben estar articuladas con el cumplimiento de los lineamientos exigidos en la
política de Gobierno digital.

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