INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

GOBERNACION DEL CAQUETÀ

JEFE DE CONTROL PERIODO EVALUADO: 13 de julio del
INTERNO, 2017 al 12 de noviembre del 2017
YEANI ISABEL MARÍN RAMÍREZ
O QUIEN HAGA SUS FECHA DE ELABORACIÒN: 29 de
VECES: noviembre 2017

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9° Reportes

del responsable de control interno, que establece: “ (…)El jefe de la Unidad de la Oficina de
Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un
informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en
falta disciplinaria grave.(…)” y conforme al Decreto 943 del 2014 expedido por el
Departamento Administrativo de la Función Publica (DAFP) “Por el cual se actualiza el
Modelo Estándar de Control Interno (MECI)”, la Gobernación del Caquetá presenta el
informe pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno para el periodo 13 de julio
al 12 de noviembre del 2017 de acuerdo a los componentes o modulos de Planeación y
Gestión, Evaluación y Seguimiento y el Eje transversal de Información y Comunicación así:

1. CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Este módulo agrupa los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento
de su visión, misión, objetivos, metas y políticas, además del desarrollo de la gestión del
talento humano, planes, programas, procesos, indicadores, procedimientos, recursos y
administración del riesgo.
Dificultades

Componente del Talento Humano:

1. Falta la nivelación salarial para normalizar la escala.

2. Reorganización de la planta de personal.
3. Las instalaciones donde estan ubicadas la Secretarías de Salud y Educación presenta
humedad, generando riesgos de salud a los empleados.

Componente Direccionamiento Estratégico

1. Una de las mayores dificultades que se tiene para mejorar la calificación del MECI, se cuentra
en la Gestión Documental, es un producto que ha sido muy difícil de avanzar y de
implementar, por cuanto requiere de una buena apropiación de recursos. La Gestión
Documental en la Gobernación afecta las calificaciones del MECI, IGA, del índice de
Transparencia y otras evaluaciones que le hacen a la entidad.
2. Se requiere contratar o designar una persona que lidere el Sistema de Gestión de Calidad, por
cuanto hay gran cantidad de documentos sin codificación y no controlados.
3. Al entrar en vigencia el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, que establece
implementar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y cuya responsabilidad
recae en la Secretaría de Planeación y Oficina de Control Interno, se advierte que las citadas
dependencias no cuentan con personal de planta.
 4. Se debe realizar actualización a los Indicadores de Gestión, los cuales se encuentran en el
cuadro control de indicadores. Lo anterior a que muchos de estos no corresponden con las
actividades propias de los procesos y/o están mal formulados.

Componente Administración del Riesgo

1. Mapa de riesgos mal elaborado

2. Poco cultura de seguimiento a los mapas de riesgos
3. Temor a tocar temas de riesgos de corrupción.

Avances

Componente del Talento Humano:

1. La ejecución del Plan de capacitación se cumplió en un 100% y el avance de ejecución del

plan de Bienestar Social e Incentivos es del 95%.
2. La evaluación de desempeño laboral del primer semestre del 2017 se realizó conforme a lo
establecido al Acuerdo 565 del 2016.
3. Con el fin de llevar acabo el Rediseño Institucional, la Administración Departamental esta
realizando el levantamiento de cargas laborales, del cual hay un avance del 85%.
4. Se capacitó al personal que conforma las brigadas de emergencia, así mismo, la entidad
participó activamente en los simulacros de evacuación.
5. Se realizaron fumigaciones a las instalaciones de la Secretaría de Educación, Salud y Edificio
de la Administración Central.

Direccionamiento Estratégico

1- Se siguen realizando jornadas de trabajos con el Gabinete Departamental en donde se hace

seguimiento a las reuniones realizadas del MECI y a la participación de los delegados de las
diferentes Secretarías.
2- Se realizó el boletín No. 5 en el cual se da información sobre lo que ha venido ocurriendo en
el MECI Gobernación del Caquetá y son divulgados a los correos electrónicos de la
Gobernación.
3- Mediante convenio realizado con la Universidad de la Amazonía, se realizó el Diplomado
“Pilares Institucionales”, el cual fue dirigido a los Servidores Públicos de la Gobernación,
abordaba temas como: MECI, Mapa de Riesgos y Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano. Dicha Capacitación se dividió en tres grupos debido a la acogida que tuvo, se
logró capacitar a mas de 45 Servidores Públicos.
4- De conformidad con el trabajo realizado con el equipo del Laboratorio de Salud Pública se
logró establecer y aprobar más de 100 formatos, lo cual logró permitir en levantamiento de
varios hallazgos realizados por el INVIMA.
5- La Secretaría de Planeación se encuentra recolectando la información para realizar el
Informe Rendición de Cuentas, lo presentará el Gobernador el 29 de noviembre de 2017.
6- Se han realizado algunos cambios en el equipo MECI en cuanto a los integrantes, el cual ha
permitido contar con un equipo de trabajo más comprometido con la implementación y
actualización del modelo.
 7- La contratación de personal para la gestión documental y archivística de la Entidad aumentó,
lo que ha permitido: mayor avance, aplicar la Tabla de Retención Documental (TRD) en
algunas secretarias, mejorar el inventario de fondos acumulados ubicados en las
instalaciones de la Antigua Empresa de Licores del Caquetá, descongestionamiento en las
Secretarias de Salud, Educación y las dependencias del edificio Central. Además, se han
realizado capacitaciones en: Organización de Archivos de Gestión, aplicación de la TRD y
transferencias documentales.

Componente Administración del Riesgo

1. Mediante Resolución No. 001617 del 17 de agosto de 2017, se adoptó la Política de

Administración del Riesgo de la Gobernación de Caquetá, la cual ayudara a orientar la toma
de decisiones oportunas y minimizar efectos adversos al interior del Gobernación, con el fin de
dar continuidad a la gestión institucional y asegurar el cumplimiento de los compromisos con
los Ciudadanos, Servidores e Instituciones Públicas. Ésta fue dada a conocer a las diferentes
dependencias de la entidad por medio del oficio PL-30 000240 del 17 de agosto del 2017.

2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus
diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento
Dificultades

COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

Auto Evaluación del Control y Gestión.

A la fecha no se ha presentado ninguna dificultad en los procesos físicos y financieros relacionados

con el seguimiento monitoreo y evaluación del Plan de desarrollo “Con Usted Hacemos Más Por el
Caquetá 2016 – 2019”.

Avances

COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

Auto Evaluación del Control y Gestión.

1. Se está en proceso de elaboración el Informe de Rendición de Cuentas que se realizará el

dia 29 de noviembre de 2017 en el Auditorio de la Camara de Comercio.
2. De conformidad al Artículo 42 y 43 de la Ley 152 de 1994 establece que la evaluación del
Plan de Desarrollo se hará anualmente, de igual forma está establecido en la Ordenanza
006 del 27 de mayo del 2017 que aprobó el Plan de Desarrollo.

1. EJE TRANSVERSAL, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

Dificultades
1 Dificultades para adelantar en el avance de porcentaje en Tramites y Servicios debido a que la
plataforma www.suit.gov.co ha estado fuera de servicio, se han hecho requerimientos al
 respecto, pero ha sido imposible ingresar nuevamente a ese sistema.
2 Se continua con la falta del 100% de software licenciados en los equipos de la entidad, como
consta en el informe de Derechos de Autor presentado en el mes de marzo del presente año,
al Ministerio del Interior.
3 La falta de presupuesto ha hecho que se dilate la actualización de la Tabla de Retención
Documental - TRD.
4 Algunos instrumentos archivisitidos deben desarrollarse o ir paralelos con otros o sirven de
insumo para su elaboración, las Tabla de Valoración Documental - TVD exigen grandes
recursos para su elaboración y aplicación, con los cuales la entidad no dispone.
5 Falta de pertenencia con la cultura archivística implementada en la entidad, sobre el manejo
de la Gestión Documental y Archivistica de la misma.
6 No se cuenta con recurso humanos idóneo, en lo relacionado al manejo archivístico

Avances

1. El funcionamiento contínuo y las mejoras realizadas en el aplicativon INFODOC-PQRD ha

permitido que se de trazabilidad y respuestas a tiempo de las diferentes solicitudes del
ciudadano.
2. En la oficina de archivo se han continuado realizando, la respectiva atención al ciudadano
interno y externo; sobre las diferentes consultas, permisos de acceso y/o suministro de
información sobre los diferentes documentos de archivo.
3. Atendiendo Directrices del MINTIC se inicio el proceso de la migración de la información de la
página institucional, desde septiembre del 2017, conservando el mismo dominio
www.caqueta.gov.co
4. A través de las diferentes redes sociales, se ha dado a conocer la gestión que adelanta la
administración departmaental en todo el todo el territorio del departamento.

Estado General del Sistema de Control Interno

DEBILIDADES

1. No tener Incluida dentro de las funciones de los Servidores Públicos de Planta, y en las
obligaciones de los contratistas, la organización de los documentos de archivos que producen
o estén bajo su responsabilidad.
2. Falta de compromiso con la labor archivística por parte de los Servidores Públicos en los
niveles: Asistencial, Técnico y Profesional.
3. Inexistencia de una Oficina de Control Interno Disciplinario al mas alto nivel jerarquico
conforme a lo expuesto por la Procuraduria General de la Nación, en la circular No. 2620 del
18 de agosto del 2017, en la cual se exhorta a los representantes legales de los Organismos y
entidades de las Ramas y Organos del Estado del Orden Territorial para que se de aplicación
a los dispuesto al Articulo 75 y 76 del Decreto 262 del 2000 y Articulo 76 de la Ley 734 del
2002 .
4. Un Plan Anticorrupción poco conocido por los funcionarios y por lo mismo, poco utilizado,
dando la impresión de ser una herramienta carente de importancia para la administración, lo
que ha dificultado que los responsables se apersonen del seguimiento a las acciones
propuestas en los 5 componentes.
 5. No hay cultura por parte del Servidor Público para realizar seguimiento y evaluación del mapa
de riesgos aunque se encuentran identificados y documentados.
6. Se debe fortalecer la planta de personal de la Oficina de Archivo, con una nómina estable que
garantice el cumplimiento de la Ley 594 del 2000, Ley 1409 del 2010, Decreto 1080 del 2015,
Acuerdo 008 del 2014, debido a que el personal es contratista, lo que no permite continuidad.
Además, asignar más recursos que permitan adquirir material de archivo, actualizar la TRD y
realizar la Tabla de Valoración Documental (TVD), elaborar el Programa de Gestión
Documental (PGD) y el Plan Institucional de Archivos (PINAR), con el fin de fortalecer la
memoria institucional de la entidad.
7. La Oficina de Control Interno no cuenta con equipo multidisciplinario, tampoco han asignado
presupuesto para contratar, al menos, dos profesionales, un abogado y un contador público,
en atención al Decreto 1537 de 2001, que Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
8. Mayor compromiso con los Planes de Mejoramiento de la Contraloría General de la República
y Contraloría Departamental de Caquetá.
9. Carencia de herramientas tecnologicas necesarias para la realización de las auditorías
internas por parte de la Oficina de Control.

FORTALEZAS:

1. Se sostuvo una participación activa con el Comité Interno de Archivo, reflejadas en las actas
No. 003 del 26 de julio del 2017, Visita Inspección y Vigilancia del Archivo General de la
Nacion - AGN, con la que se modifico el Plan de Mejoramiento Archivistico - PMA y el acta
No. 004 del 1 de octubre de 2017 Procesos de Organización de los archivos, aplicación de la
Tabla de Retención Documental - TRD, tranferencias documentales, seguridad en la labor
archivística y ventanilla única.
2. El Consejo Departamental de Archivo - CIA, en sus diferentes reuniones ha estado enfocado
en desarrollar las tareas del Plan de Mejoramiento Archivistico - PMA, en el tiempo
establecido y tratando de dar cumplimiento a los mismos que permita ofrecer un avance
significativo.
3. A noviembre del 2017 la serie: Contratos presenta gran avance, se han organizado
aproximadamente 3.000 capetas de la Secretaria General, de las vigencias 2013, 2014 y 2015
de la administración Departamental. Así mismo, por su gran volumen documental, se dio inicio
a la organización de la serie Comprobantes de Egreso de la Secretaria de Hacienda.
4. Capacitación al personal encargado de archivo sobre el acceso, control y prestamo de los
documentos de archivo y sobre riesgos laborales, medios de protección en áreas de archivo y
sobre medidas a tener en cuenta en caso de un accidente de trabajo y autoreporte de
condiciones de trabajo.
5. Se cuenta con personal de planta responsable en el manejo, control y seguridad de los
documentos de archivo.
6. Se cuenta con los integrantes del Consejo Departamental de Archivo - CDA y la asesoría de
una Profesional en Archivistica y una asesora jurídica como apoyo a la gestión documental de
la entidad, al Consejo Interno de Archivo - CIA y al Consejo Departamental de Archivo - CDA.
7. Se realizan Visitas, asesorías, mesas técnicas, resolución de consultas, charlas educativas,
recorridos orientados de los archivos e informes a las entidades públicas y privadas con
funciones del ente territorial.
8. Acompañamiento y apoyo logístico a las actividades del Archivo General de la Nación en el
 Departamento.
9. Se viene dando cumplimiento al Programa Anual de Auditorias programadas.
10. Se visibiliza en la pagina web de la entidad los informes presentados por la Oficina de Control
Interno como: Pormenorizado del estado de Control Interno, Informes de Austeridad del
Gasto, Plan de Mejoramiento de la CGR y CDC.
11. La Administración Departamental cumplió con las metas establecidas en el Plan de Desarrollo
y contó con el recurso económico necesario para su desarrollo, según información financiera.
12. Se sostuvo una participación activa con el Comité Interno de Archivo y Comité de Conciliación.
13. Los Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría Departamental del Caquetá (CDC)
y Contraloría General de la Republica (CGR), presenta avances y evidencias a junio del 2017,
y fueron presentados en sus repectivas plataformas, , lo anterior, gracias al seguimiento
constante de la Oficina de Control Interno, así mismo, fueron publicados en las fechas
establecidas.
14. Se presentó avance del Plan de Mejoramiento Archivístico del tercer trimestre de la presente
vigencia al Archivo General de la Nación a través del oficio No. 006588 del 9 de noviembre de
2017 y presentó un avance del 25%.
15. El Proceso de Control Interno de la Gobernación se viene dando dentro de los parámetros
legales, haciendo auditorias y con toda la disposición para participar en los diferentes comités,
así como el acompañamiento permanente a los diferentes procesos que la administración
solicite.
16. Desarrollo de 100% del Programa de Bienestar e Incentivos el cual fue apoyado por la Alta
Dirección con los recursos para su ejecución.
17. Publicación en tiempo real de las actividades realizadas por la alta dirección en la página Web
de la entidad.
18. La información contable de la Entidad es confiable por cuanto se encuentra ajustada a las
directrices de la Contaduría General de la Nación.
19. Cada una de las actividades en este informe, están respaldados por archivos documentales, y
los soportes de las diferentes acciones enunciadas.

Recomendaciones

1. Dar cumplimiento a la circular No. 2620 del 18 de agosto del 2017, en la cual se exhorta a los
Representantes legales de los Organismos y entidades de las Ramas y Organos del Estado
del Orden Territorial para que se de aplicación a los dispuesto al Articulo 75 y 76 del Decreto
262 del 2000 y Articulo 76 de la Ley 734 del 2002 sobre el Control Disciplinario Interno, el cual
establece “que toda entidad u organismo del estado deberá implentar u organizar una unidad
u oficina de Control Disciplinario Interno, al mas alto nivel jerarquico...” y que a la fecha la
entidad no ha dado cumplimiento.
2. De acuerdo al Informe de Austeridad en el Gasto que se presenta cada trimestre al
Representante Legal y teniendo en cuenta que al solicitar análisis cualitativo de las
variaciones porcentuales en los Rubros: Viáticos y Gastos de Viaje, Honorarios, Servicios
Técnicos (contratistas), no brinda información la Oficina de RRHH, ni la Dirección de
Contratación, se solicita que se responsabilice a una dependencia, y se cree un mecanismo
de autocontrol.
3. Socializar y sensibilizar con los Servidores Públicos y contratistas de la entidad, los productos
MECI aprobados en las Resoluciones Nos. 001333 del 11 de agosto del 2015, 002857 del 30
 noviembre del 2015, 002949 del 3 de diciembre del 2015 y Resolución No. 001617 del 17 de
agosto del 2017.
4. Realizar un estudio a la Escala salarial coherente con las actividades de la estructura
Orgánica de la entidad, ya que en la actualidad es inequitativa y poco funcional.
5. Mejorar la comunicación interna en actualización de carteleras, protocolos, correos
institucionales y publicación en página web y demás información establecida en la Ley 1712
de 2014.
6. Dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 del 3 de abril del 2012 “Eficiencia
administrativa y lineamientos de la polltica cero papel en la administración pública” ya que en
la actualidad se sigen imprimiendo documentos a una sola cara y se imprimen hasta correos
electrónicos para ser enviados a las diferentes dependencias.
7. Fortalecer el Modelo Estandar de Control Interno - MECI, a pesar de contar con el “Equipo
MECI”, éste es liderado por un contratista con funciones de apoyo al MECI, estos procesos se
ven interrumpidos por este tipo de vinculación laboral que no garantizan continuidad.
8. Fortalecer la cultura del autocontrol en todos los escenarios de la administración publica, con
controles que garanticen un mejor servicio.
9. Fortalecer la Oficina de Control Interno con un equipo multidisciplinario que permita realizar un
trabajo mas completo en la verificación a los procesos de la entidad asi como el seguimiento a
la implementación del MECI.
10. Provisionar recursos para la vigencia 2018 para continuar dando cumplimiento a la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivo, teniendo en cuenta que se debe cumplir con el Plan de
Mejoramiento Archivístico del Archivo General de la Nación, y además, es un hallazgo
constante de los entes de control al momento de realizar las auditorias.
11. Continuar dando capacitación a los funcionarios en los roles en que se desempeñan, ética,
valores, con el fin de fortalecer el equipo humano de la entidad.
12. Al entrar en vigencia el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, que establece
implementar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y cuya responsabilidad
recae en la Secretaría de Planeación y Oficina de Control Interno, se advierte que las citadas
dependencias no cuentan con personal de planta, por lo tanto, se debe contratar.

Para realizar el Informe se contó con la participación de las Secretaría de Planeación y TIC,
Secretaría General y Oficina de RRHH y Bienestar Social.

YEANI ISABEL MARÍN RAMÍREZ

Jefe de Oficina de Control Interno

Proyecto: Yolanda Soler Herrera

Reviso: Yeani Isabel Marin Ramirez, Jefe Oficina de Control Interno