Manual de Selección

Oscar Javier Rincón Forero

SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS – METODOLOGÍA

Notas del autor

Oscar Javier Rincón Forero

La correspondencia relacionada con este taller debe ser dirigida a Laura Orjuela Marquez,

SENA
 Introducción

Según el diagnóstico en la Empresa Diosa Arepa como proceso para mejorar el funcionamiento

de la empresa se puede identificar la necesidad de crear cargos con sus respectivas

responsabilidades de tal forma que se organice las tareas asignadas para que a largo plazo se

cumplan las metas y objetivos de la empresa.

Este manual describe claramente todas las actividades de la empresa, distribuyendo la

responsabilidad a cada persona según su cargo. Aunque la Empresa ya cuenta con un Manual de

Funciones se puede evidenciar que aún no se ha aplicado por que nadie tiene claro cuál es su

cargo y mucho menos sus funciones en lo que repercute a la mala calidad del servicio al cliente.

La idea de esta actividad es establecer un Manual para la gestión del talento humano,

responsable de la dimensión humana en la organización, con el fin de contratar personas que

cumplan con las competencias necesarias para ejercer el cargo, capacitar a los empleados,

proporcionar los mecanismos necesarios que propicie la motivación y la productividad en la

organización y garantizar el cumplimiento de los requisitos necesarios para el desarrollo del

trabajador en la organización.
 Objetivos

Este Manual de Selección por Competencias para la empresa Diosa Arepa, como herramienta

tiene los siguientes objetivos:

· Constituir los lineamientos generales y específicos para realizar el proceso de selección del

talento humano que cumpla con todas las funciones y actividades de manera activa y eficiente de

la empresa Diosa Arepa.

· Establecer los lineamientos normativos que permitan llevar a cabo el proceso de

reclutamiento y selección de personal.

· Construir altos niveles de responsabilidad y compromiso en cada una de las áreas que

actúan en el proceso de selección de personal, lo que permitiría realizar una excelente selección

de personal.

· Realizar una herramienta que involucre el procedimiento de selección de personal.

· Aprovechar las habilidades y cualidades cada uno de los aspirantes que se presenten a

cualquier proceso de selección a la empresa Diosa Arepa.

 Alcance y aplicabilidad del manual

Este Manual se puede aplicar desde la Dirección General de la empresa y en general a todas las

áreas que requieran personal para el desempeño de actividades y funciones, adicional a las

personas que lleguen por primera vez a solicitar ocupar cualquier vacante dentro de la compañía.

Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar decisiones sobre

los procesos de selección, promoción y vinculación.

El fundamento Legal de este Manual se basa en el Código Sustantivo del Trabajo.

El contenido de este Manual es para ser aplicado en todo el personal que trabaja para la Empresa

Diosa Arepa.

La Dirección General a través del Líder de Gestión de Talento Humano tiene la responsabilidad

de vigilar que todo el personal que ingrese a la empresa cumpla con los perfiles requeridos para

los cargos de la misma.

El área de Gestión de Talento humano está autorizada por la Dirección general para que tengan

los perfiles de los cargos para atender los requerimientos del personal que se solicite en cada

área.
 Responsables

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de reclutar a todos los candidatos que se

presenten a través de bolsas de empleo, publicaciones de periódico y la agencia pública de

empleo del SENA.

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de aclarar cualquier tipo de duda que se

presente en el momento de interpretar las actividades que se encuentran descritas dentro del

Manual.

Durante el proceso de Reclutamiento y Selección la documentación que se genere será protegida

por el área de gestión de Talento humano con el fin de garantizar su confidencialidad.

Cómo se estructura

El proceso de selección se estructura de acuerdo a la cantidad de candidatos que se postulen a un

cargo y que sean preseleccionados; el tiempo del proceso hasta que sea seleccionado.

Políticas para la búsqueda del talento humano

El área de Gestión de Talento Humano tiene como propósito velar por el mejoramiento continuo

del proceso de capacitación, reclutamiento, selección, inducción y promoción del personal de la

empresa Diosa arepa; procurando que se mantenga una organización preparada para responder al

cambio, con el fin de optimizar la calidad de trabajo.

Etapas del proceso

Notificación /Creación de la vacante.

* La vacante se genera cuando el cargo se encuentra disponible, lo que permite que

comience el proceso de selección.

* Se estipulan cargos de vacantes definitivos cuando hay ausencia de finitima de los

trabajadores debido a ascensos, terminación de contratos de trabajo, retiros voluntarios, muerte

del empleado o los creados según las necesidades de cada área de la empresa.

* Se estipulan cargos vacantes temporales cuando de manera temporal están ausentes los

empleados titulares en el caso de permisos y licencias.

* Es obligación de cada área establecer los requerimientos necesarios para ocupar un cargo

en donde se presente una vacante.

Revisión / Creación del perfil del cargo.

De acuerdo a las necesidades de cada área se crea las especificaciones del perfil de cargo, donde

se describe cuáles son las habilidades y destrezas que debe tener el candidato que desempeñará

el cargo.

Los requerimientos que deben cumplir los candidatos deben coincidir con el perfil de cargo

autorizado tanto por el área como la gerencia de la empresa.

 Perfil de las competencias organizacionales

El perfil de competencias organizacionales describe un conjunto de obligaciones y competencias

que debe tener una persona para desempeñarse de una manera eficiente y adecuada dentro de un

cargo específico.

Dentro de las competencias requeridas se puede estipular un conjunto de habilidades, rasgos y

actitudes que debe tener la persona que ocupará el cargo para realizar su trabajo.

Los perfiles deben ser actualizados de manera constante, esta información es dinámica ya que los

requerimientos de la empresa pueden cambiar en el transcurso del tiempo, dependiendo la

demanda del mercado y del entorno, es necesario como mínimo 1 año de validez para estos

perfiles.

Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas (vinculación)

Fuentes de Reclutamiento

La fuente de reclutamiento de candidatos para la contratación se tomará de la Agencia Pública de

Empleo del SENA como principal, Bolsas de empleo virtual como Elempleo.com y

Computrabajo.

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de constituir las técnicas y las fuentes de

reclutamiento que utilizará para integrar la propuesta del personal a seleccionar.

El proceso de reclutamiento es únicamente responsabilidad del área de gestión de talento

humano.

El área de gestión de talento humano estará capacitada para reclutar personal de acuerdo a los

perfiles de cargo y las necesidades de todas las áreas de la empresa Diosa Arepa.
Para reclutar a candidatos externos se reciben las hojas de vida en físico o al correo electrónico

del área de talento humano quedando en una base de datos quedando como potenciales aspirantes

durante seis meses para ocupar una vacante.

En cualquier área se pueden proponer candidatos siempre y cuando haya una vacante por ocupar

con previa autorización del área de gestión de talento humano, además el candidato debe cumplir

el perfil del cargo vacante.

Los candidatos reclutados deben aprobar los exámenes médicos que se les aplique.

Mecanismos de publicación de vacantes

Este tipo de publicación debe ser de carácter público, puede ser en la Agencia Pública de Empleo

del SENA, en la página web de la distribuidora, en elempleo.com, computrabajo.

Determinar el contenido de las publicaciones en donde se informe el nombre del cargo,

requisitos de experiencia, de estudios, personales, correo electrónico del área de talento humano

que recepcionará las hojas de vida para seleccionarlas para la posterior entrevista.

Modelo hoja de vida propia.

 HOJA DE VIDA

FOTO

NOMBRE

DOCUMENTO DE IDENTIDAD

FECHA DE NACIMIENTO

LUGAR DE NACIMIENTO

ESTADO CIVIL

CIUDAD

DIRECCIÓN

TELÉFONO

E-MAIL

Estudios Primarios:

Estudios Secundarios:

Universitarios:

Anexo:

Idioma Extranjero:

Capacidades y Características personales

Referencias Personales

Firma
 Diseño aviso de publicación

En Recursos Humanos una vacante es aquella que se genera cuando una plaza que se encuentra

dentro de la estructura organizacional es desocupada por la persona que la ocupaba por diferentes

motivos como renuncia, despido, promoción, etc., o bien, cuando se crea por necesidades de la

empresa para dar respuesta a la operación.

Cada una de las plazas existentes dentro de la organización cuenta con requerimientos

específicos en cuanto a escolaridad, experiencia, conocimientos, habilidades, idiomas, perfil de

la persona, funciones, entre otras y son todos estos requerimientos los que se difunden para atraer

candidatos potenciales.

NOMBRE DE LA EMPRESA:

FECHA:

GIRO DE LA EMPRESA:

PERFIL

PUESTO SOLICITANTE:

No. VACANTES:

ESCOLARIDAD:

EXPERIENCIA:

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS NECESARIOS:

EDAD:

SEXO:

OTROS REQUISITOS:
MANEJA ALGÚN IDIOMA: % LEIDO % HABLADO % ESCRITO

ACTIVIDADES A REALIZAR:

FECHA DE CIERRE DE CONTRATACIÓN:

OFRECIMIENTOS

SUELDO:

PRESTACIONES:

OTROS:

HORARIO DEL PUESTO:

INTERESADOS COMUNICARSE CON:

TELÉFONO(S):

EXTENSION:

FAX:

E-MAIL:

DIRECCIÓN:

HORARIO:

Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.

Revisión y Análisis de las Hojas de Vida

Selección Interna
Es un proceso de selección que busca entre los aspirantes aquellos que tienen capacidades y

conocimientos que pueden llegar a ser contratados, se facilita este proceso por el trabajo dentro

de la empresa, para ello es indispensable revisar su hoja de vida.

Otra modalidad es Ascenso automático consiste en que un trabajador cumpla con los requisitos

de educación, experiencia y el perfil del cargo a ocupar, este trámite será comprobado por el área

de Gestión de Talento Humano, adicionalmente es necesario que no haya tenido faltas del

reglamento interno de trabajo seis meses antes de ser cambiado de cargo.

Promociones

Para participar en este tipo de selección, el candidato debe hacer trabajado dentro de la

Distribuidora como mínimo seis meses, estos candidatos internos debe avisar a su jefe inmediato

de su interés en participar en la promoción, con el fin de tener permiso en el momento de la

disponibilidad de tiempo para realizar todo el proceso.

Recepción y análisis de las hojas de vida.

Dentro del área de gestión de talento humano se recibe y se revisa todas las hojas de vida de los

candidatos interesados en la vacante del cargo.

La solicitud debe presentarse en el área de gestión de talento humano, dentro del plazo de la

convocatoria, luego de ello el área encargada dispone de una semana para revisar la hoja de vida

y luego solicitará el examen o en su defecto se dispondrá de un ascenso automático.

Selección Externa

Este proceso se debe convocar por escrito por fuera de la empresa, utilizando los medios antes

descritos tomando como prioridad a la Agencia Pública de Empleo del SENA como el medio
más efectivo quedando la responsabilidad en el área de gestión de talento humano el

reclutamiento y la selección del personal.

Dentro de las fuentes de reclutamiento externas se puede dar en universidades, consultorías,

contactos y/o recomendaciones, bolsas de empleo.

Entrevista Preliminar

Se hace una entrevista preliminar con el fin de confirmar los datos obtenidos

en dicha solicitud, la idea es tener contacto visual con el candidato y observarle las

conductas de éste. Durante su desarrollo se proporcionará al candidato, información con respecto

a la vacante, condiciones de trabajo, sueldos, etc.

Si en la requisición se piden algunos documentos como título profesional, carta de

recomendación, cédula, licencia de conducir, antecedentes disciplinarios y de policía, etc. Ésta

es la fase indicada para reconocer si el candidato cuenta con ellos.

Análisis de Hoja de vida

Se analizarán las hojas de vida clasificadas dentro de un primer filtro luego de realizarse las

entrevistas iniciales con base en las exigencias del perfil buscado. En esta

etapa, se irá separando toda aquella hoja de vida que cumpla con los

requerimientos del perfil solicitado y se compararán los perfiles entre sí. Será

clasificada la hoja de vida que cumpla con un mínimo de ochenta por ciento (80%) de los

requisitos solicitados por el Área de trabajo solicitante en cuanto a: Experiencia en el área,

experiencia en el puesto, formación académica, sexo, edad, conocimientos específicos.

Selección de Posibles Candidatos

Dentro del proceso de selección externa, la tarea inicial será hacer una evaluación y selección de

hojas de vida de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a ocupar un puesto vacante

en la empresa Diosa Arepa.

Citación a Candidatos a Entrevista

Se citara a los candidatos elegibles, notificándoles el día, hora, fecha y quién le entrevistará, si no

se pudiera concretar la entrevista, se deberá analizar si es conveniente, una posible fecha,

siempre y cuando no atrase el proceso.

Realización de la entrevista

Se realizara una entrevista a los candidatos con base en las especificaciones del cargo. La

entrevista será planificada, y tendrá una estructura que permita llevar una secuencia general para

todos los candidatos con el fin de establecer un mismo tipo de entrevista.

Los pasos de este proceso son:

Estudio de la hoja de vida, estudio de requerimientos del área solicitante.

Y las preguntas que se les hará a cada candidato son: Datos personales, experiencia laboral,

educación, capacitaciones, uso del tiempo libre, como se conforma la familia,

Creación bases de datos de candidatos

Crear una base de datos de candidatos ahorra tiempo de selección y permite encontrar candidatos

más cualificados.

Para esta estrategia se puede tener en cuenta las siguientes condiciones:

Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir, lo que ayudara a reducir el coste de

contratación y duración del proceso.

Filtra buscando los mejores. Ahorra tiempo, hay que averiguar a través de contactos si encaja el

tipo de perfil que se está buscando.

Conseguir el apoyo de los responsables de contratación.

Organización: Control de candidatos contactados, sus respuestas y nivel de interés.

Trata a los candidatos con respeto.

Personalización del mensaje.

Mantén tu visibilidad y accesibilidad.

Empápate de la cultura del networking.

Establece objetivos claros para tu equipo.

Medir los avances.

Reconocer los éxitos.

Elección de instrumentos de medición, según:¿Qué se quiere medir?¿A quiénes se quiere

evaluar?¿Cuántos serán evaluados?¿Cómo serán entrevistados?¿Quiénes participarán del

proceso?

La elección de estos instrumentos debe ser alineada con los objetivos estratégicos de la

organización dependiendo las características psicométricas y las no psicométricas como por

ejemplo, su apariencia o su formato grupal o individual, el tiempo requerido para aplicarlas o

costo de utilización.

Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.

Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes.
Formato de referenciación.
 Decisión de contratar / promover a un cargo

Luego de haberse terminado el proceso de reclutamiento y selección complementándolo con los

resultados obtenidos en los exámenes de habilidades y conocimientos se puede evaluar a los

distintos candidatos para elegir cual es el más adecuado.

Todos los candidatos tienen ventajas y desventajas en su persona, pero la idea principal es tratar

de escoger la persona que pueda desempeñarse mejor en el puesto de trabajo y en la

distribuidora.

Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación

• Solicitud de empleo

• Hoja de vida

• 2 fotos

• 2 fotocopias de la cedula de ciudadanía

• Fotocopia de la libreta militar

• Certificados de aportes y permanencia de EPS y AFP

• Fotocopia de certificado de estudios

• Certificado antecedentes disciplinarios

• Certificado judicial

• 2 referencias laborales

• 2 referencias personales (no familiares)

• Exámenes de ingreso
Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el proceso.

Medellín, agosto de 2019

Señor(a) Ana Maria Valencia Estrada

La Ciudad

En nombre de la empresa Diosa Arepa queremos agradecerle su interés y participación en el

proceso de selección adelantado en la compañía. Si bien por las necesidades actuales de la

Organización y para este proceso específico no fue seleccionado, estamos seguros que por sus

cualidades personales y laborales podemos contar con usted en futuros procesos que representen

una nueva oportunidad en la Compañía.

De nuevo muchas gracias.

Cordialmente,

Cristina Osorio Rodriguez

Área de Gestión de Talento Humano

Glosario.

Aspirante: Persona que se postula para ser incluido(a) en el proceso de

reclutamiento o promoción.
Aptitud: Es la potencialidad o predisposición de la persona para desarrollar una

habilidad o un comportamiento. La aptitud es innata. La aptitud debidamente

ejercida a través de la práctica se transforma en capacidad.

Candidato(a): Aspirante que cubre el perfil del puesto y está propuesto(a) para la ocupación del

puesto.

Capacidad: Son las habilidades y destrezas teóricas y/o prácticas que posee el trabajador para

poder desempeñar satisfactoriamente su puesto.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Contrato Individual

de Trabajo: Formato único que se elabora para contratar a los trabajadores por periodos

prologados o en plazas definitivas

Perfiles Conjunto de Hojas de vida recibidos física o electrónicamente que

conforman la bolsa de trabajo.

Educación: Grado de preparación académica que requiere tener una persona para desarrollar

eficientemente las tareas de un puesto.

Experiencia: Es la adquisición de conocimientos mediante la práctica correspondiente

necesaria para ejecutar eficientemente el trabajo. La experiencia se obtiene dentro y fuera de la

institución mediante práctica certificada en el puesto o puestos similares.

Examen técnico o de conocimientos: Se refiere a una diversidad de posibles pruebas mediante

las cuales se busca evaluar el grado con que una personal. Por

ejemplo, recuerda o reconoce, comprende, aplica, analiza, sintetiza y/o evalúa la

información de una o varias disciplinas o áreas de conocimiento.

Fuentes de reclutamiento: Medios por los que se buscan aspirantes para cubrir

una vacante. Estas pueden ser convocatorias internas, externas, consultas en bolsas de

trabajo, juntas de intercambio, etc.