TRUCOS Y ATAJOS DE TECLADO EN EXCEL

Ctrl + Mayus + , Inserta la fecha

Ctrl + Mayus + : Inserta la hora
Ctrl + Mayus + 2 Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda
o en la barra de fórmulas
ctrl + Mayus + 4 aplica el formato moneda con dos decimales
Ctrl + Mayus + ^ aplica el formato numérico Exponencial
Ctrl + Mayus + 3 Aplica el formato Fecha con el día,mes y año
Ctrl + Mayus + 2 aplica el formato Hora con la hora y los minutos
Ctrl + Mayus + 1 Aplica el formato Número con dos decimales
Ctrl++ Inserta celdas vacias
Alt + Mayus + F 1 Inserta una nueva hoja de cálculo
Alt + F H C Cambia el nombre de la hoja actual
Alt + E J Mueve o copia la hoja actual
Alt + E H Elimina la hoja actual
Alt + 0162 (con el teclado numérico).Inserta el símbolo del centavo
Alt + 0163 (con el teclado numérico)Inserta el símbolo de la libra
Alt + 0165 (con el teclado numérico)Inserta el símbolo del Yen
Alt + 0128 (con el teclado numérico).Inserta el símbolo del Euro
Ctrl + Alt + K Inserta un hipervínculo
Ctrl + Alt + F 9 Calcula las hojas de cálculo de los libros abiertos

Atajos de teclado:
Poner la fecha del ordenador: Ctrl + ;
Poner la hora del ordenador: Ctrl + :
Repetir el contenido de la celda inmediatamente superior: Ctrl + ' (apóstrofe)
Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D

Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene
seleccionados algunos caracteres o números, al pulsar Supr se borra la selección. Si pulsa
la combinación de teclas Ctrl + Supr cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán
todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.

Borrar celdas con el autorrelleno: También se puede utilizar la característica de

autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Sólo ha de seleccionar el rango que
quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el
bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando
suelte el botón del ratón se borrará el contenido de todas las celdas con color gris.

Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Pulsar la tecla Mayúsc

mientras se arrastra con el ratón la barra de desplazamiento.

Simulador de vuelo en Excel 97: Abrimos Excel y pulsamos F5. Escribimos X97:l97 y
pulsamos Intro. Pulsamos el tabulador. Manteniendo pulsadas las teclas CTRL y ALT
seleccionamos el icono de asistente para gráficos. Y nos aparece un simulador que se
controla con el ratón.

Nuevo método de trabajo, con 4 cifras: Transcurrido el año 2000 y los problemas
causados a raíz del Efecto 2000 resulta muy útil hacer un seguimiento de fechas y
comprobar que todo transcurre como es debido, es una buena idea activar el modo de
trabajo de cuatro cifras para evitarnos errores y problemas posteriores. Esto se consigue
accediendo a la orden Celdas del menú Formato, solapa Número, activar la palabra fecha
de la lista deslizante. En la ventana adyacente, elegir un formato que muestre el año con
cuatro dígitos.

Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas o con celdas muy
pequeñas es difícil seleccionar un conjunto arrastrando con el ratón. Podemos pinchar en la
primera celda y pulsar la tecla MAYUS y pinchar en la última celda, se seleccionará todo el
rango comprendido en ese rectángulo imaginario.

Recálculo manual: Cuando trabajamos en hojas muy grandes, notamos que consumen una
gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al
introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando estemos listos
para hacerlo, podemos activar el cálculo manual yendo a
[Herramientas/Opciones/Calcular] y seleccionando la opción [Manual], que permitirá
hacer el cálculo pulsando <F9>. Resulta útil dejar marcada la opción [Recalcular antes de
guardar].

Formato rápido:
CTRL.+N: negrita.
CRTL+S: subrayado.
CTRL+K: cursiva.
CTRL+5: Tachado.
CTRL.+9: ocultar fila.
CTRL+MAYUS+8: recuperar fila.
CTRL+0: ocultar columna.
CTRL+MAYUS+9: recuperar columna.
MAYUS+F11: insertar una nueva hoja.
F11: crear un gráfico con el rango seleccionado.

Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios por medio de la

función RAND(). Multiplicando la fórmula RAND() por un número se obtiene el límite máximo
de los números aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos RAND() *10, el máximo será 10. Es
necesario multiplicar para obtener números enteros; en caso contrario, obtendremos
decimales. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez que
recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con
la opción [Pegado especial] del menú [Edición].

Apertura al inicio: Si al utilizar Excel trabajas siempre con la misma plantilla, puedes
guardarla dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT
OFFICE\OFFICE\XLSTART. El libro se abrirá automáticamente cada vez que inicies el
programa.

Crear una nueva Hoja de cálculo nueva o realizar una copia rápida de una Hoja ya
existente: La Hoja de Cálculo que quieras reproducir o copiar con las mismas propiedades
y características que la hoja activa, sólo has de señalarla con el ratón en la parte inferior
donde aparecen las lengüetas de las hojas y pulsar sin soltar la tecla de Control (Ctrl) y
arrastrarla en horizontal y soltarla cuando aparezca el signo +. Con esto lo que hemos
creado es una nueva hoja de cálculo si estaba en blanco o una copia exacta si teníamos
cualquier clase de dato.

Asistente de división: Cuando tenemos una columna con datos que queremos dividir (por
ejemplo, nombres y apellidos), podemos usar el asistente de conversión de tabla en texto
para realizar esta tarea. Seleccionen los datos a dividir. Hacemos clic en [Datos/ Texto en
Columna], elegimos la opción [Delimitados] y pulsamos [Siguiente]. En [Delimitadores]
dejamos solamente [Espacios] habilitado. Hacemos clic en [Siguiente], y en la tercera
pantalla, elegimos la segunda columna para separar definitivamente, después pulsamos en
[Finalizar].

Cerrar todos los libros: Pulsamos Mayusc y sin soltar pinchamos en el menú Archivo y la
opción Cerrar habrá cambiado a Cerrar todo.

Insertar un comentario en una celda: Pulsamos Mayusc+F2 y aparecerá el comentario

para que lo rellenemos.

Botones opuestos: Una función muy útil e indocumentada es la de los botones opuestos,
con los cuales podemos eliminar botones de las barras de herramientas. El truco consiste
en hacer clic sobre uno de los botones y mantenerlo presionado mientras pulsamos la tecla
<SHIFT>. Al soltar esta tecla, aparecerá el botón original.

Más de una línea en la misma celda: Si queremos crear más de una línea en la misma
celda escribimos los datos que deseemos y pulsamos ALT+INTRO, así cuantas líneas
queramos crear.

Insertar una hoja nueva en un libro: Pulsamos Mayusc+F11 y se insertará una hoja
nueva por delante (a la izquierda) de la hoja que tengamos activa.

Rellenar un rango de celdas: Seleccionamos el rango a rellenar e introducimos el valor de

relleno y pulsamos CTRL+INTRO.

Autoajustar el ancho de una columna o alto de una fila: Para ajustar el ancho de una
columna al valor más ancho que exista en sus celdas hacemos doble clic en el borde
derecho de la etiqueta de la columna. Igualmente doble clic en el borde inferior si lo que
queremos es ajustar el alto de una fila al tipo de letra mayor.

Crear una gráfica interactiva para actualizarse a través de Internet: Una tarea muy útil
consiste en crear una gráfica asociada a una hoja de cálculo y publicarla en Internet o en
una intranet para que cualquier persona equipada con un navegador pueda consultarla o
actualizarla. a) Crear una gráfica a partir de un rango de celdas con la orden Gráfico del
menú Insertar. b) Una vez creada, seleccionarla y grabarla con la opción Guardar como
Página Web del menú Archivo. c) En la ventana que se abre, activar la opción “Selección:
Gráfico” y “Agregar Interactividad”. Pinchar en la opción Publicar. d) En la nueva ventana
Publicar como Página Web, activar la casilla “Abrir la página en el explorador Web”. Pinchar
en Publicar. e) La tabla y la gráfica pueden visionarse con cualquier navegador en Internet.

Copiar el formato de un gráfico: Se puede usar la opción de pegado especial para copiar
el formato de un gráfico a otro. Para hacerlo, seleccionamos el gráfico con el formato
original y elegimos [Copiar] del menú [Edición]; nos posicionamosen el segundo gráfico y
aplicamos [Edición/Pegado especial], seleccionamos [Formatos] y [Aceptar]. Hemos de
tener en cuenta que si son gráficos de distintos tipos, se cambiará al segundo para que
coincida con el primero (si, por ejemplo, copiamos el formato de un gráfico de tarta a uno de
barras).

HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 97

Para descubrir uno de los secretos de esta hoja de cálculo, haced lo siguiente:
Nuevo documento en blanco. Pulsar F5. Escribid X97:L97. Pulsar aceptar. Pulsar Tab
(tabulador, para ir a la celda M97). Pulsa MAYUSCULAS+CONTROL (mientras marcar
sobre el asistente de gráficos). Para salir, pulsar CONTROL+MAYUSCULAS+ESC. Cuando
cambie de pantalla utiliza el ratón para desplazarte por ella, el botón izquierdo acelera el
desplazamiento y el derecho desacelera.
HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 2000

Al ejecutar Excel, pulsamos F5 e introducimos el rango L2000:X2000 y pulsamos Intro. Se

seleccionará todo el rango. Pulsamos la tecla Tab (tabulador, para activar la celda M2000).
Pulsamos MAYUSCULAS+CONTROL (mientras hacemos clic sobre el asistente de
gráficos de la barra estándar).

Organizar la hoja de cálculo en Excel:

 Nuevo libro: En primer lugar abrimos Excel. Desde el menú de Herramientas,

seleccionamos Opciones, donde resaltamos la pestaña General. Luego, en la casilla
Número de hojas en nuevo Libro eliminamos el número que aparece y tecleamos 1.
Con esto, cada vez que abramos un nuevo libro tendremos una única hoja de trabajo.
 Hojas de trabajo: Si, más adelante necesitáramos trabajar con más de una hoja de
trabajo, podemos obtenerlas desde el menú de Inicio. También es posible conseguirlas
haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña en la parte inferior de la
hoja de trabajo actual, donde seleccionaremos Insertar. En nuestro caso, vamos a
necesitar una sola hoja de trabajo, pero cuando terminemos podemos cambiar el
proceso para que cada libro tenga dos o tres hojas de trabajo.
 Editor de Visual Basic: Cerramos Excel y lo volvemos a abrir con una sola hoja de
trabajo. Ahora, pulsamos la teclas Alt + F11 del teclado para iniciar el Editor de Visual
Basic. También se puede abrir desde el menú de Herramientas, donde seleccionamos
la opción Macro y luego Editor de Visual Basic. En el panel de la izquierda hacemos
doble clic sobre ThisWorkbook. Aparecerá una ventana en el panel derecho de la
pantalla donde teclearemos la macro tal como describimos a continuación:

Sub NewsSheets()
Dim x As Integer
For x = 1 to 5
Sheets.Add
ActiveWindows.NewWindow
Next
ActiveWorkbook.Windows.Arrange ArrangeStyle:=xlTiled
End Sub

Algunas de las palabras se volverán azules, si cualquier palabra aparece en color rojo
significa que hay algo incorrecto, por lo tanto, tendremos que corregirlo.

 Volver a la hoja: Tecleamos de nuevo Alt+F11 (o pulsamos sobre el icono de

Excel en la barra de Herramientas) para volver a la hoja de cálculo.
 Asignación de teclas: Pulsamos a la vez las teclas Alt+F8 del teclado para abrir
la ventana de diálogo Macro. Comprobaremos que la nueva macro que creamos en
el paso 2 ha quedado registrada y pinchamos sobre el botón Opciones. Ahora, en
la casilla próxima a Ctrl + introducimos la letra q, pulsamos en Aceptar y cerramos
la ventana.
 Ejecución: Ahora nos encontramos de nuevo en nuestra hoja de trabajo. Pulsamos
las teclas Ctrl+q simultáneamente. En vez de una hoja de trabajo conseguiremos
seis, cada una de ellas visitable en su propia ventana. Por último ya sólo queda
guardar el fichero. Esta macro estará siempre disponible para su utilización, por lo
que si pulsamos de Nuevo Ctrl+q obtendremos 12 páginas.

Convertir números a letras en Excel

Ya que mediante el formato de Excel no es posible, la solución puede ser crear un módulo
de Visual Basic que nos realice el trabajo. Afortunadamente, Microsoft nos ofrece otra
alternativa en su página web del área de descarga de Excel. Se trata de utilizar una función
llamada Recibo, que se encuentra en una librería dinámica y que puede llamarse desde
Excel definiendo una función.
Veamos los pasos a seguir:

1. Descargamos a nuestro disco duro el archivo E10467.EXE de la dirección

http://www.microsoft.com/spain/support/kbsl/softlib/msfiles/E10467.EXE
2. El archivo E10467.EXE contiene dos archivos empaquetados: DLLTCAST.DLL y
E10467.DOC. El primero es la librería dinámica que contiene la función Recibo y el
segundo es un archivo de Word con las instrucciones para utilizar en Excel la
función. Ejecutamos el archivo E10467.EXE y copiamos el archivo DLLTCAST.DLL
a la carpeta c:\windows\system de nuestro disco duro.

3. Arrancamos Excel y en un nuevo libro o en el que necesitemos utilizar la conversión

de números a letras, insertamos un nuevo módulo de Visual Basic. En Excel 2000
mediante el menú Herramientas--Macro--Editor de Visual Basic y a continuación
ejecutando en este editor el comando Insertar--Módulo.

4. Escribimos el código siguiente en el módulo:

Declare Sub Recibo Lib "dlltcast.dll" (cifra As Long, ByVal texto As String)
Function letras(minumero)
Dim texto As String * 255
Dim cifra As Long
texto = String(255, 0)
cifra = CLng(minumero)
Call Recibo(cifra, texto)
letras = texto
End Function

5. Guardamos el libro de trabajo y cerramos el editor de Visual Basic. Probamos a

utilizar la función en la hoja de cálculo en la que hemos definido la función
escribiendo =letra(Número). Siendo número un valor numérico o una referencia de
celda que contenga un número. Por ejemplo: =letra(56789) o =letra(B2).

En el archivo de Word E10467.DOC podemos ver la forma de utilizar la función desde

cualquier hoja de cálculo sin tener que definirla nuevamente.

Sala de tortura en Excel

1. Inicia Microsoft Excel.

2. Crea una nueva hoja de cálculo.
3. Selecciona toda la línea 95 y presiona Tab para llegar a la columna B.
4. Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el menú "Ayuda" y despliega la ventana
"Acerca de Microsoft Excel".
5. Pulsa las teclas CTRL y MAYUS (Shift) y haz clic en Soporte Técnico.

Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls", que es un mundo tipo
"DOOM". Si te mueves hacia adelante y subes las gradas verás los nombres del equipo de
desarrollo de Excel. Si giras 180 grados, caminas hasta la pared blanca en el final del cuarto
y escribes EXCELKFA, se abrirá un pasaje secreto que esconde nuevas sorpresas.

Jugar al Doom con Excel 97

1) Abre un libro nuevo

2) Pulsa F5
3) Escribe X97:L97 y pulsa Retorno
4) Presiona una vez la tecla TAB
5) Mientras mantienes pulsadas las teclas SHIFT y CTRL haz un clic en el asistente para
gráficos.