TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

TPS Y OAS

INTRODUCCIÓN

Según O'Brien y Marakas, el sistema de información (SI) puede ser cualquier

combinación organizada de personas, hardware, software, redes de
comunicaciones, recursos de datos y políticas y procedimientos que almacenen,
recuperen, transformen y difundan información en una organización. Las personas
confían en los sistemas de información modernos para comunicarse entre sí
utilizando una variedad de dispositivos físicos (hardware), instrucciones y
procedimientos de procesamiento de información (software), canales de
comunicación (redes) y datos almacenados (recursos de datos).

Las empresas se caracterizan por varios procesos que conducen a la entrega de

productos específicos para un mercado determinado. Algunos de los procesos
comerciales más comunes incluyen contabilidad, fabricación, gestión de recursos
humanos, ventas y marketing. La ejecución de cada uno de estos procesos, a su
vez, requieren información precisa que se utiliza para tomar decisiones. Esto
implica adquirir algunos de estos sistemas de información. El uso de estos
sistemas de información para obtener mejoras cada vez mayores ayuda a la
ventaja competitiva dentro del entorno que opera la organización.

Existen diferentes tipos de sistemas de información utilizados en las

organizaciones empresariales. En este informe nos enfocaremos esencialmente
en dos: Sistema de procesamiento de transacciones, el cual está diseñado para
registrar las transacciones de rutina diarias necesarias para la realización del
negocio; y Sistema de automatización de oficina diseñado para soportar tareas de
oficina. De estos dos sistemas se desarrollarán sus características más
relevantes, ventajas principales, nivel(es) organizacional(es) que atienden cada
uno de estos tipos de sistemas de información y ejemplos correspondientes.
 MARCO TEÓRICO

1. Ventajas y Desventajas del T.P.S

Fossati (2014) señala las principales ventajas y desventajas del Sistema de

Procesamiento de Transacciones, estás son:

1.1. Ventajas

 Es el principal sistema de Información en una organización ya que empieza

apoyando las tareas a nivel operativo (nivel base de una organización).
 Automatiza las tareas operativas de la organización.
 Sus beneficios son visibles y palpables, por lo tanto, son fáciles de justificar
ante una dirección general.
 Controla y administra múltiples transacciones, determinando prioridades
entre éstas.
 Permite manejar grandes volúmenes de información de manera eficaz y
eficiente en tiempo real.
 Controla las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los
datos involucrados.

1.2. Desventajas

 Capacidad limitada de generar informes. Ofrece registros básicos lo cual es

un problema para los administradores quienes necesitan informes más
sofisticados para poder comprender y analizar los datos.
 Debido a la importancia en los datos que maneja este tipo de sistema de
información, una caída del sistema puede provocar parálisis de la
organización que lo utiliza.
 2. Ejemplos de Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Entre los procesos que pueden involucrar un TPS se incluyen: nómina, cajeros
automáticos, procesamiento de pedidos, reservas, registros de empleados,
cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Un TPS puede procesar transacciones de dos maneras: por lotes y en tiempo

real. Con el procesamiento de transacciones por lotes, el sistema recopila
transacciones durante un período de tiempo y las procesa todas a la vez. Por
ejemplo, un TPS de nómina reúne las horas de los empleados durante dos
semanas y luego procesa todas las horas en un lote para calcular los montos de
los cheques de pago. En contraste, el procesamiento en tiempo real, es un
sistema que procesa una transacción de forma inmediata. Por ejemplo, cuando un
viajero reserva un asiento en un vuelo, un TPS utiliza el procesamiento en tiempo
real para reservar el asiento de inmediato para que nadie más pueda
seleccionarlo.

En específico, cuando tenemos un Cajero Automático, tenemos un TPS que

procesa en tiempo real debido a que los Cajeros Automáticos son TPS que
permiten realizar transacciones de retiro y consulta de dinero de forma inmediata
en el momento que el usuario lo desee.

El proceso en un Cajero Automático comienza cuando inserta su tarjeta en el

lector de tarjetas del cajero. Los mismos están dotados de reglas de seguridad
que obligan a un cliente desde el momento en que inserta la tarjeta, ingresar una
contraseña para poder acceder al sistema. Después de ingresar la contraseña con
el teclado, se debe escoger que tipo de transacción que parece en la pantalla del
cajero se desea realizar a continuación, entre esas opciones tenemos: especificar
el tipo de cuenta (ahorro o corriente), retiro de dinero, consulta de saldo, impresión
de recibo del estado de cuenta, entre otras opciones.

El procesador del cajero utilizará esta información para llevar la transacción a una
red de cajeros automáticos asociada con la tarjeta. La red de cajeros automáticos
luego envía esta información al emisor de la tarjeta (es decir, el banco) para
determinar si se aprueba la transacción. Esta aprobación o negación se envía de
vuelta al cajero automático a través de la misma red de cajeros automáticos. Cada
transacción adicional se procesa de la misma manera. De tal modo que si
selecciona un “retiro de dinero”, la transacción se procesa y, si se aprueba, su
banco debita el monto en su cuenta. Entonces, un sensor óptico comprueba la
cantidad y la veracidad de los billetes, y después, una ranura o un compartimento
se abre y entrega al usuario el efectivo solicitado.

En resumen, un cajero automático es una computadora con un dispensador

mecánico de efectivo que está conectado a un procesador de transacciones de
cajero automático a través de Internet o una línea telefónica. El procesador de
transacciones del Cajero Automático puede conectarse a las redes de los Cajeros
Automáticos y, a través de estas redes, a su banco. De esta manera, finalmente
se logra procesar satisfactoriamente cualquier transacción requerida por el cliente.
La siguiente figura explica el proceso de forma concisa de un Cajero Automatico.

Figura 2. Proceso de un Cajero Automatico.

Cabe destacar que este sistema está programado ante cualquier fallo, es decir, un
TPS debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante una
transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, y seguir manteniendo
los datos tal cual estaban antes del error.

3. Nivel organizacional al que pertenece el TPS.

Los sistemas de información se construyen para servir los distintos intereses que
tiene una organización. En la figura 3 se representa una pirámide que describe de
manera jerarquizada las clases de sistemas halladas en una organización.
Normalmente, una organización está dividida en los siguientes niveles: operativo,
administrativo, conocimiento y estratégico. Estos a su vez, se dividen en áreas
funcionales tales como: marketing y ventas, manufacturas, finanzas, contabilidad y
recursos humanos.
 Figura 3. Niveles Organizacionales.

A su vez, un Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS) lo podemos

encontrar dentro del nivel operativo de una organización. Los sistemas del nivel
operativo son aquellos que se encargan de la realización de transacciones
comerciales y actividades diarias de una organización, es decir, las ventas, los
ingresos, los depósitos, las decisiones para asignar créditos y el flujo de
materiales en una empresa. Las actividades operativas se consideran de corta
duración y su objetivo principal es responder preguntas de rutina tales como
“¿Cuántas partes hay en inventario?; ¿Qué pasó con el pago del Sr. X?” y para
responder a este tipo de preguntas, la información debe estar fácilmente
disponible, actualizada y precisa.

Por tal razón, en este nivel se incluyen los tipos de sistemas que registran los
depósitos bancarios desde un cajero automático o bien aquellos otros sistemas
que registran el número de horas trabajadas cada día por los empleados en un
piso de una fábrica, es decir, como ya se mencionó, todos aquellos del tipo de
Procesamiento de Transacción (TPS).

Así pues a nivel operativo, las tareas, los recursos y los objetivos están
predefinidos y altamente estructurados. En la tabla 1 se identifican algunas
aplicaciones típicas de un TPS.
 Tabla 1. Categorías Funcionales de TPC.

La tabla 1 muestra que hay cinco categorías funcionales de TPS, las cuales
Cáceres (2014) describió de la siguiente manera:

 Sistemas de ventas y marketing: Son los que realizan transacciones

referentes a administración de ventas, investigación de mercados,
productos nuevos, sistema de comisiones por venta y fijación de precios.
 Sistemas de manufactura y producción: Sistemas por los cuales se realiza
programación, compras, sistemas de ingeniería, control de calidad y control
de máquina.
 Sistemas de finanzas y contabilidad: Son aquellos que realizan
presupuestos, facturación, contabilidad de costos, cuentas por cobrar y
pagar.
 Sistemas de recursos Humanos: A través de estos se registra el personal,
se realiza la nómina y el expediente de los empleados.
 Otros tipos: Cualquier organización que realice transacciones
automatizadas, por ejemplo, el sistema de una compañía de seguros.

Sistemas de automatización de oficinas (OAS)

Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas
en inglés (Office Automation Systems) son sistemas de información basados en
computadoras que recopilan, procesan, almacenan y transmiten mensajes
electrónicos, documentos y otras formas de comunicación entre individuos, grupos
de trabajo y organizaciones enteras. Estos sistemas utilizan soluciones en
hardware y software que facilitarán la carga de trabajo de un negocio; en otras
palabras, consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del
administrativo de una organización, forman parte de este tipo
de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de
presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando varias de estas
aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su
distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite
ofimática.

1. Características de los Sistemas de automatización de Oficinas

 Reducen la carga de trabajo

Instalar estos sistemas reduce la carga de trabajo, hacen cada tarea mucho
más fácil y divertida.

 Reducen la carga de trabajo

Instalar estos sistemas reduce la carga de trabajo, hacen cada tarea mucho
más fácil y divertida.

 Multitarea

Pueden manejar las tareas de una empresa de manera fácil. En este orden,
el multitarea también es un modo simple y fácil. Uno de los sistemas puede
abrir la puerta de entrada y controlar la temperatura dentro de las oficinas,
mientras se ocupa de los pasos de procesamiento junto con los datos y las
entradas.

 Sostenibilidad en el entorno de la oficina

Cada sistema debe ser capaz de hacer que la fuerza laboral trabaje en
cosas que se las dan. De esa manera podrá confirmar podrá confirmar la
sostenibilidad y al mismo tiempo adaptarse al entorno de la oficina

2. Ventajas y desventajas de los sistemas automatizados

Los OAS aumentan la ventaja competitiva sobre las otras empresas, por lo tanto,
son sistemas muy completos cuando se trata de sobrevivir en un mercado
competitivo, sin embargo, también tienen ciertas desventajas.

2.1 Ventajas

 Optimizan el almacenamiento de datos en la oficina a través del manejo

de aplicaciones de datos que se utilizan para crear y manipular
documentos, imágenes, hojas de cálculo y archivos. Los procesadores
de texto y las aplicaciones para imágenes y hojas de cálculo forman
parte de esta optimización.

 Los sistemas automatizados de oficinas ayudan a gestionar los datos,

desde los sistemas de control y recordatorio, hasta el manejo de
proyectos y actividades.

 Ayudan al intercambio de datos que se almacenan o incluso se

manipulan.

 Garantizan más eficiencia que cualquier otra máquina. Eliminan los

errores de programas o aplicaciones y ayudan a obtener resultados más
precisos.

 Al simplificar las tareas complejas, los OAS ahorran tiempo, pero aún
más ahorran dinero, porque reducen los costos que la gente suele
invertir en viajar.

 En general reducen todos los costos. Ya no tienes que invertir tanto en la

contratación de nuevos recursos o incluso en el cuidado de cualquiera
de estas tareas. Además se pueden automatizar procesos comerciales
que ahorran en gastos.

1. Desventajas

 Invertir en un software de automatización de oficinas es bastante costoso,

también lo son los primeros pasos.
  Un hardware que puede hacer tantas cosas como escanear, encuadernar
documentos y duplicarlos, evidentemente es costoso.
 La automatización implica una re-educación de los empleadores, pues
muchos que han trabajado durante años con métodos antiguos y manuales
bastante complicado, podrían no aprovechar las nuevas funciones. Así que
es probable que para usar estos sistemas se requiera un entrenamiento
que obviamente consume tiempo.
 Finalmente, no podrás encontrar ningún método manual de forma regular y
eso podría agregar más desventajas.
 Los sistemas de automatización de oficinas son esenciales en todas las
oficinas. Reducen la carga del trabajo, aumentan los niveles de
productividad y hacen que todas las personas puedan trabajar en un
entorno sin problemas.
 La automatización implica una re-educación de los empleadores, pues
muchos que han trabajado durante años con métodos antiguos y manuales
bastante complicado, podrían no aprovechar las nuevas funciones. Así que
es probable que para usar estos sistemas se requiera un entrenamiento
que obviamente consume tiempo.
 Finalmente, no podrás encontrar ningún método manual de forma regular y
eso podría agregar más desventajas.

3. Áreas de automatización de oficinas (OAS)

Estas son las áreas de los sistemas de automatización de oficinas en general.

3.1. Sistema de publicación

 Procesamiento de texto (transformación de ideas en documentos legibles

como cartas, memorandos, formularios e informes).
 Autoedición (desarrollo de sistemas de publicación para producir sus
propios materiales impresos).
 Sistemas de almacenamiento y reenvío de voz (tiene la capacidad de
almacenar datos verbales y/o comunicarlos a otra ubicación).
 Sistemas de reunión electrónica (implica el uso de comunicaciones de video
y audio para permitir que se realicen conferencias y reuniones).
 Teleconferencia (participación remota en conferencias gracias a la conexión
a una computadora central).
 Teletrabajo (trabajadores con la posibilidad de hacer sus tareas desde el
hogar).
 Multimedia o hipermedia (tecnologías para la gestión sistemática de
gráficos, dibujos y fotografías, además de texto y datos).

3.2. Sistemas de procesamiento de imágenes

 También conocidos como sistemas de gestión de imágenes electrónicas.

Permiten a los usuarios capturar, almacenar, procesar y recuperar
imágenes de documentos de forma electrónica.

3.3. Sistemas de gestión de documentos

 Son sistemas sofisticados que a menudo interactúan con otros sistemas de

oficina como el procesamiento de textos, la publicación de escritorio, el
correo electrónico, el correo de voz, etc.
 Además, adjuntar “notas de voz” digitalizadas a imágenes de documentos
específicos y pueden tener otras características especiales, así como la
capacidad de almacenar documentos de varios colores y fotografías en
color.

3.4. Oficina automatizada

  Es un subsistema separado, aunque a veces se incluye dentro del
procesamiento de la información. Incluye una amplia gama de instalaciones
de apoyo para trabajos y actividades de conocimiento.

4. Ejemplos de programas para la automatización de las oficinas

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede

incluir algunos de los siguientes productos:

 Hojas de cálculo: Con la que se realizan cálculos matemáticos,

monetarios, científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla.
También se emplea para generar gráficos.

Figura 1. Hojade cálculo.

 Procesadores de texto: Sirve para escribir textos almacenarlos,
recuperarlos, modificarlos y darles formato.
Figura 2. Procesadores de texto.

 Gestores de bases de datos: Permite almacenar y consultar grandes

conjuntos de datos.

Figura 3. Base de datos.

 Programas de presentación: Utilizados para presentar proyectos o

informes de una manera muy visual y atractiva.

Figura 4. Programas de presentación.

Por último, existen diversos tipos de paquetes integrados, pero la suite o paquete
más conocido es Microsoft Office, y este está integrado por:

 Procesador de texto Word.

 Hojas de cálculo Excel.
 Bases de datos Access.
 Software de presentación Power Point.
 Agenda y gestor de correo electrónico Outlook.
 CONCLUSIÓN

Este informe evaluó las características, ventajas, áreas, tipos y ejemplos de dos
sistemas de información que son fundamentales para permitir a las
organizaciones empresariales ahorrar tiempo, recursos, esfuerzo, dinero y a su
vez, ayudar en facilitar los procesos de toma de decisiones.

Cada tipo de sistema de información tiene su propia área de aplicación y han

demostrado ser beneficiosos para las empresas comerciales. Por una parte, los
sistemas de procesamiento de transacciones demuestran su eficacia a través del
rendimiento empresarial, la disponibilidad, la integridad de los datos y el
crecimiento. Por otro lado, los sistemas de automatización de oficina ahorran
mucho tiempo eliminando todo el proceso manual y además conducen al
crecimiento empresarial al tener efectividad y eficiencia en el trabajo.

Efectivamente, estos sistemas de información, conducen al logro de ventajas

competitivas mejoradas, ya que las decisiones de gestión determinan el resultado
de los procesos comerciales. En este sentido, todas las empresas requieren
sistemas de información de gestión eficaces para mejorar todas las operaciones
que realizan desde su nivel operativo hasta su nivel estratégico.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Utilizar normas APA:

https://miaulario.unavarra.es/access/content/group/84ce3491-e7fc-4078-b689-
e1ecb7580148/M%C3%B3dulo%207/normas_APA.pdf

Cáceres, E.A. (2014). Análisis y Diseño de Sistemas de Información.

[Versión electrónica]. Recuperado de:
http://www.facso.unsj.edu.ar/catedras/ciencias-economicas/sistemas-de-
informacion-II/documentos/aydise14.pdf

Fossati, M. (2014). MySQL: Todo sobre MySQL [Versión electrónica].

Recuperado de:
https://books.google.co.ve/books/about/Todo_sobre_MySQL.html?id=43rbDQAAQ
BAJ&redir_esc=y

O´brien, J. A.; Marakas, G. M. (2006). Sistemas de Información Gerencial.

Mc Graw Hill. Séptima Edición. [Versión electrónica]. Recuperado de:
http://cotana.informatica.edu.bo/downloads/ld-
Sistemas%20de%20Informacion%20Gerencial-J%20Obrien.pdf