Gestion y gerencia

TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN

Las técnicas de planificación se ocupan de estructurar las tareas a realizar dentro del proyecto,
definiendo la duración y el orden de ejecución de las mismas, mientras que las técnicas
de programación tratan de ordenar las actividades de forma que se puedan identificar las
relaciones temporales lógicas entre ellas, determinando el calendario o los instantes de tiempo en
que debe realizarse cada una. La programación debe ser coherente con los objetivos perseguidos
y respetar las restricciones existentes (recursos, costos, cargas de trabajo, etc...).

La programación consiste por lo tanto en fijar, de modo aproximado, los instantes

de inicio y terminación de cada actividad. Algunas actividades pueden tener
holgura y otras son las actividades críticas (fijas en el tiempo).

PASOS:
 Construir un diagrama de tiempos (instantes de comienzo y holgura de las
actividades).
 Establecer los tiempos de cada actividad.

 Analizar los costos del proyecto y ajustar las holguras (proyecto de costo
mínimo).
RESULTADOS:
 Disponer de un diagrama de tiempos.

 Conocer actividades críticas y determinar la necesidad de recursos.

Para comenzar la programación, se ha de partir de los siguientes datos:

 diagrama de red del proyecto (PDM, ADM...);

 estimación de duración de actividades;

 recursos asignados a las actividades;

 calendarios de recursos para actividades;

 limitaciones, como fechas fijas para resultados o fases del proyecto.

Según los resultados que deseemos conocer, podemos hacer uso de unas determinadas
herramientas o de otras. En el siguiente cuadro se muestran todas ellas, que pasamos a comentar
a continuación:
ESCALA TEMPORAL SÍ - DEPENDENCIAS NO

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es un diagramas de barras desarrollados por Henry Gantt

durante la I Guerra Mundial para la programación del arsenal Frankford. En él se
muestran las fechas de comienzo y finalización de las actividades y las
duraciones estimadas, pero no aparecen dependencias.

El gráfico de Gantt es la
forma habitual de
presentar el plan de
ejecución de un
proyecto, recogiendo en
las filas la relación de
actividades a realizar y
en las columnas la
escala de tiempos que
estamos manejando,
mientras la duración y
situación en el tiempo
de cada actividad se
representa mediante
una línea dibujada en el
lugar correspondiente.

La utilidad de un gráfico de este tipo es mayor cuando se añaden los recursos y su grado de
disponibilidad en los momentos oportunos. Como ventajas tendríamos la facilidad de construcción
y comprensión, y el mantenimiento de la información global del proyecto. Y como desventajas, que
no muestra relaciones entre tareas ni la dependencia que existe entre ellas, y que el concepto de
% de realización es un concepto subjetivo.

Gráfica de hitos
Un hito es un evento claramente verificable por otra persona y que requiere verificación antes de
poder proseguir con la ejecución del proyecto. Por ejemplo, la obtención y formalización de los
requisitos de usuario constituye un hito en la realización de un proyecto de ingeniería software.

La utilidad de los hitos se basa en la buena selección de los mismos. Pero al igual que los
diagramas de GANTT, la programación con hitos no aporta o refleja información acerca de la
interdependencia entre tareas o actividades.

ESCALA TEMPORAL NO - DEPENDENCIAS SÍ

Un diagrama de red es cualquiera de las representaciones que vinculan

las actividades y los eventos de un proyecto entre sí para reflejar
las interdependencias entre las mismas. Una actividad o evento puede presentar
interdependencias con actividades o eventos sucesores, predecesores, o en
paralelo. Los más importantes son:

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Desarrollado por la Special Projects Office de la Armada de EE.UU. a finales de los 50s para el
programa de I+D que condujo a la construcción de los misiles balísticos Polaris. Está orientada a
los sucesos o eventos, y se ha utilizado típicamente en proyectos de I+D en los que el tiempo de
duración de las actividades es una incertidumbre. Dado que las estimaciones de duración
comportan incertidumbre se estudian las distribuciones de probabilidad de las duraciones. Con un
diagrama PERT se obtiene un conocimiento preciso de la secuencia necesaria, o planificada para
la ejecución de cada actividad y utilización de diagramas de red.

Se trata de un método muy orientado al plazo de ejecución, con poca consideración hacia al
costo. Se suponen tres duraciones para cada suceso, la optimista a, la pesimista b y la normal m;
suponiendo una distribución beta, la duración más probable: t = (a + 4m + b) / 6 .

Generalmente se denominan técnicas PERT al conjunto de modelos abstractos para la

programación y análisis de proyectos de ingeniería. Estas técnicas nos ayudan a programar un
proyecto con el costo mínimo y la duración más adecuada. Están especialmente difundidas el
PERT y el CPM.

Aplicación de las técnicas PERT:

 Determinar las actividades necesarias y cuando lo son.

 Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.

 Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto.

 Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecución supone un
retraso del proyecto completo.

 Identificar el camino crítico, que es aquel formado por la secuencia de actividades críticas
del proyecto.
  Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que
pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por
ello.

 Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que
hay que forzar.

 Nos da un proyecto de costo mínimo.

PDM (Precedence Diagramming Method)

Se basa en la utilización de una red en la que figuran las actividades en los nodos
y los arcos representan demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de
nodo) que unen, a la vez que muestran las dependencias. Permiten reflejar
distintas relaciones de precedencia entre tareas.

Entre las ventajas encontramos que el

método PDM tiene más flexibilidad que el RELACIONES DE PRECEDENCIA
Relación FINAL-COMIENZO
método PERT – ADM para la modelización Relación COMIENZO-FINAL
de grandes proyectos, la representación Relación FINAL-FINAL
gráfica es más sencilla y no hay actividades Relación COMIENZO-COMIENZO
virtuales.

ADM (Arrow Diagramming Method)

Está orientada a las actividades, y se aplica en la industria de la construcción, en

la que de forma habitual el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las
actividades se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar
las dependencias.

Gráfico ADM. Esta técnica también se denomina “actividad sobre

Gráfico PDM. Esta técnica también se denomina “actividad sobre nodo”
flecha”
ESCALA TEMPORAL SÍ - DEPENDENCIAS SÍ

Diagrama de tiempos con interdependencias

Se trata de un gráfico de Gantt en el que aparecen las dependencias entre

actividades y los recursos implicados en cada una de ellas. Permite de esta
forma tener una idea más real del proyecto que la que obteníamos con el
diagrama de Gantt que mostrábamos anteriormente.

MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO CPM

Camino crítico

El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo
acumulativo. Determina el tiempo más corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone
de todos los recursos necesarios. Es necesario conocer la duración de las actividades.

Este concepto es utilizado por dos métodos:

 Método del tiempo estimado (CPM) La duración de una actividad es la más probable de
duración. Tiempo que se emplearía en condiciones normales (m). Situación determinista.
 Método del tiempo esperado (PERT) Determinación probabilística de los tiempos
esperados (Te), en función de los siguientes tiempos:

o Duración más corta (a)

o Duración más larga (b)

o Duración más probable (m) (el mismo que en CPM)

o Duración esperada: Te = (a + 4m + b) / 6
Cálculo del camino crítico
1. Calcular Te ó m según el método empleado para cada actividad. Se coloca en el grafo encima o debajo de
cada flecha.

2. Calcular las fechas “early” -fecha mínima de comienzo de la actividad, MIC del suceso anterior- y “last”
-fecha mínima de comienzo de la actividad, MAC del suceso posterior- de las distintas actividades que
configuran el proyecto. (calcular el MIC y el MAC de todos los sucesos del proyecto).

3. Cálculo de las holguras.

4. Identificación del camino crítico.

 Holguras

La holgura de una actividad es el margen suplementario de tiempo que tenemos

para determinar esa actividad. Las actividades críticas no tiene holgura.
Holgura de un suceso “Hs”: Hs = MAC del suceso – MIC del suceso
Holgura total de una actividad “Ht”: Ht = MAC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea
Margen suplementario de tiempo de esa actividad sin que se altere el MIC de ninguna actividad crítica.
Holgura libre de una“Hi”: HI = MIC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea
Margen suplementario de tiempo para esa actividad sin que se altere el MIC de cualquier actividad.
Holgura independiente “Hi”: Hi = MIC del s.p. – MAC del s.a. – duración tarea
Margen suplementario de tiempo que existe en una actividad si las actividades precedentes terminaran lo más tarde posible,
y las actividades posteriores empezaran lo antes posible.

Actividades críticas

Una actividad es crítica cuando no se puede cambiar sus instantes de comienzo y finalización sin
modificar la duración total del proyecto. La concatenación de actividades críticas es el camino
crítico.

En una actividad crítica la fecha “early” coincide con la más tardía de comienzo, y la fecha más
temprana de finalización coincide con la fecha “last”de la actividad. La holgura total es 0.

PROGRAMACIÓN CON RECURSOS LIMITADOS Y PROGRAMACIÓN CON COSTO MÍNIMO

Programación con recursos limitados

Hasta ahora sólo se ha tenido en cuenta el análisis de relaciones temporales entre las actividades
del proyecto. Pero además, hay que tener en cuenta los recursos, su consumo y sus limitaciones.
El proceso, por lo tanto, ante la programación sería el siguiente:

 Programación de duración mínima sin tener en cuenta los recursos.

 Se estudia si moviendo las actividades no críticas dentro del margen que representan sus
holguras, se puede conseguir el objetivo perseguido en relación con los recursos.

 Si no es posible, aplicar alguna de las técnicas para programar bajo limitación de recursos.

Minimización de costos

Se trata de ajustar las holguras de las actividades, con la premisa de que la duración total esté
prefijada por las actividades críticas. Hay costos que disminuyen con el tiempo (costos directos) y
costos que aumentan con el tiempo (costos indirectos). Existen dos métodos:
  Hacer variaciones en el grafo: hacer actividades en paralelo, con lo que se reducen los
costos.
 Variar los recursos asignados: los costos que representan las actividades
son costos directos; si
se consigue alargarlas, se reducen sus costos.

Proceso de minimización de costos

Fase 1: Estimación de los límites de duración y costo de cada actividad

Fase 2: Determinación de la pendiente de costo para cada actividad
Fase 3: Alargamiento de todas las tareas no críticas que tengan pendiente de costo
negativa
Fase 4: Determinación del intercambio de tiempo-costo más favorable de las posibles en el
camino crítico
Fase 5: Tantear, alargando y acortando actividades críticas hasta que las pendientes
positivas y negativas resultantes sean iguales

¿QUÉ ES EL DIAGRAMA DE PERT?

Un Diagrama de PERT permite establecer relaciones a partir de las

dependencias de las actividades de un proyecto. Si el entregable de una
actividad es necesario para empezar la siguiente, situaremos a
continuación a segunda tarea. Ninguna actividad se puede realizar antes
si depende de que termine otra que está planificada más tarde. De esta
manera, más sencilla, explicamos qué es el Diagrama de PERT y cómo
usar PERT en el proceso de planificación de tu trabajo.

En el mundo de la gestión y dirección de proyectos, la técnica de PERT

es muy popular y se aplica para conocer las rutas de trabajo
óptimas. Por ejemplo, si para realizar la tarea C se necesita el
entregable de la actividad A, PERT nos avisará de que debemos terminar
A antes de que pongamos en marcha C. Pura lógica que a priori no debe
tener mayor complicación. Sin embargo, la cosa se complica cuando la
ejecución de una sola actividad afecta a numerosas actividades.
Las siglas del Diagrama de PERT significan Técnica de Revisión y
Evaluación de Programas, y se puede aplicar en todo el proyecto o
únicamente en determinadas fases de la planificación críticas.

PERT suele utilizarse junto a técnicas CPM (Critical Path

Method), para detectar esos ‘cuellos de botella’ que pueden poner en
peligro el proyecto al completo. Con PERT y CPM sabremos el camino
crítico de nuestros proyectos y realizaremos un mejor control de calidad
de los resultados del mismo.
Así pues, este concepto está ligado directamente con la fecha de fin del
proyecto. Para que este se realice dentro de plazo, lo primero que se
debe desarrollar es la ruta crítica. Por ello, se hace de imprescindible
identificar el camino crítico durante la etapa de planificación, a través de
otra técnica muy similar al método PERT, hablamos del CPM (Critical
Path Method).
Gracias a las dependencias entre actividades extraídas, obtendremos el
flujo de trabajo más óptimo. Sólo así podremos evitar un retraso que
paralice nuestro proyecto. Las actividades que no se relacionen con
la ruta crítica, tienen una mayor holgura por lo que pueden ser
susceptibles de modificaciones posteriores sin que afecte a la fecha final
del proyecto.
Así pues, mientras que PERT considera los recursos necesarios
para completar las actividades en una duración determinada, la
lógica del CPM detecta el camino crítico y los posibles ‘cuellos
de botella’ del proyecto.
 Red PERT

Las técnicas PERT y CPM nos ayudan a programar un proyecto con

el coste mínimo y la duración más adecuada, tal y como lo hace
Sinnaps. Con ambas técnicas, el Project Managerpodrá encontrar
una compensación del esfuerzo en su proyecto. Teniendo en cuenta las
actividades que no están dentro del camino crítico, el equipo trabajará
en estas tareas cuando tenga disponibles los recursos, dejándolas al
servicio de las actividades críticas en las fases más complicadas del
proceso.

EL ORIGEN DE PERT
Se trata de una técnica aplicada importantes proyectos de nuestra
historia contemporánea. La Armada de los Estados Unidos comenzó a
utilizarla en 1958 para la planificación del proyecto Polaris, un misil
balístico basado en submarinos, construido con armas nucleares durante
la Guerra Fría. Se dice que gracias a la lógica de PERT, se adelantó dos
años la fecha de terminación de su construcción. Toda una ventaja si
tratamos un contexto bélico. El programa Apolo, por ejemplo, también
fue programado siguiendo el método PERT.
En la actualidad, PERT se emplea tanto en proyecto gubernamentales
como relativos a la industria. De hecho, algunos gobiernos, como el
estadounidense o instituciones públicas como la NASA, exigen a las
compañías privadas un trabajo basado en la lógica de PERT.

¿PARA QUÉ SIRVE EL DIAGRAMA

DE PERT?

El Diagrama de PERT es utilizado por las empresas desde mediados del

siglo pasado. Sus funcionalidades son múltiples, ya que entre las más
destacadas, la técnica de PERT nos ayuda a saber cuál será el final del
proyecto. Es decir, la fecha mínima en la que terminaremos nuestro
trabajo. Esto nos permite establecer una comunicación más efectiva con
el dueño del proyecto o cliente.

Se podría decir que el método PERT cumple unos aspectos

primordiales.
— Funciona a través de una red de relaciones de procedencia de los
elementos que componen las actividades, respecto al orden en el que se
deben ejecutar.

— Su característica fundamental es la duración de las actividades

— Busca cumplir con fechas de entrega específicas

— Evalúa el impacto de los cambios durante la ejecución del proyecto.

Las simulaciones pueden gestionar mejor la incertidumbre. Si hay
desviaciones de lo planificado, se comprobará cómo afecta ese cambio
al proyecto en su conjunto. Lo podemos obtener automáticamente con
aplicaciones avanzadas de gestión.
Además, todo ello puede estar representado en un diagrama de Gantt,
tal y como lo hace la aplicación Sinnaps.
PERT también sirve para muchas más cosas. Recopilamos una serie de
ventajas y desventajas del Diagrama de PERT.

Ventajas

 Organizar actividades.
 Calcular rutas de trabajo optimizadas.
 Tiene en cuenta las dependencias entre las tareas.
 Planificaciones más efectivas y realistas.
 Tiene en cuenta cada actividad de manera individual y su relación
con las demás tareas.
 Permite la identificación de cuellos de botella o nodos críticos en la
ruta de trabajo.
 Ayuda a cumplir plazos y presupuestos estimados.
 Mejora la toma de decisiones anticipadas y efectivas.
 Mejor integración y presentación de datos a los interesados del
proyecto.
Desventajas

 No fomenta la planificación flexible. Es complicado re-

planificar si aplicas técnicas de PERT en la gestión de proyectos.
Afortunadamente, existen aplicaciones como Sinnaps que superan
este límite para adaptar el métodos PERT y CPM al mundo tan
versátil en el que vivimos hoy.
 No disponemos de datos suficientes al crear el diagrama
de PERT online. Cuando realizamos la primera planificación o
estimación del proyecto, aún no tenemos una información
exhaustiva y completa del mismo. ¿Cómo saber la estimación
exacta de costes o plazos? De ahí, que tengamos la necesidad de
re-planificar y nos lleve a la primera barrera de PERT: su estatismo.
 Supone un enorme esfuerzo realizar por nosotros mismos una
red de PERT de un proyecto medio. Las rutas de trabajo suelen
contener varias actividades, con varias dependencias entre sí.
Debemos tener en cuenta diferentes y múltiples nexos
 Único parámetro es el factor tiempo. Si falla algún dato sobre
duraciones de actividades, cambios de fechas, plazos u otra
variación en la gestión de recursos, toda la red PERT se vendría
abajo. De ahí, la importancia de usar apps que tengan en cuenta
estas desventajas del Diagrama de PERT, y que permitan
planificaciones flexibles, como es el caso de Sinnaps.
 No es un método ágil. Por todo lo que hemos mencionado
anteriormente, la técnica de PERT es predictiva pero no es ágil. No
permite una revaluación constante de la planificación, alejándose
así de una gestión realista. Sí predice lo que sucederá en proyectos
con un nivel de incertidumbre no muy elevado.

DIFERENCIA ENTRE PERT Y CPM

El modelo PERT y CPM suelen ir asociados en toda gestión de proyectos.

Ambas técnicas llevan empleándose desde los años 50 del siglo XX,
cuando comenzaron su aplicación por la armada estadounidense.

La técnica de PERT se centra en establecer las relaciones entre las

actividades, a partir de las dependencias entre ellas. Mientras que CPM
encuentra los caminos críticos y cuellos de botella del proyecto,
apoyada de PERT.
Los caminos críticos son las rutas que primero debemos realizar si
queremos terminar en plazo. Porque muchas actividades estarán
esperando que se realicen otras previas. Esta ruta crítica suele marcar el
final del proyecto, ya que suele ser de las más largas del mismo.

Aquí, un ejemplo de camino crítico con apps así de fácil de usar.

Así, al mismo tiempo que una crea la red completa de actividades, la
otra técnica se dedica a identificar rutas críticas del proyecto, con el fin
de focalizar nuestros esfuerzos en ellas. Ambas nos dirán cuándo
podemos terminar el proyecto, no antes del plazo que nos calcula lo
lógica del CPM.

¿CÓMO HACER UN DIAGRAMA

PERT?

La manera más fácil para crear un diagrama de PERT online es a través

de una aplicación de gestión de proyectos. Puedes empezar a diseñar
redes y redes de actividades y dependencias en un folio, pero desde
luego te llevará tiempo, esfuerzo y al final dinero…

Así pues, empieza con una cuenta gratuita de Sinnaps y añade

actividades. Dales una relación con tan sólo un click. Automáticamente,
la app sitúa la actividad en la fecha más temprana después de que
termine la actividad a la que depende. El tiempo ya estará
optimizado, pues no podrás empezar esa tarea hasta que no termine la
otra.
Haz click en las actividades de las que dependan tantas veces como
necesites. De hecho, para proyectos en los que las tareas dependen de
varias actividades a la vez, Sinnaps es la herramienta perfecta. Porque
en unos segundos encontrará el hueco perfecto en la planificación o
calendario para esa actividad, la cual no se puede realizar antes. De
esta manera, conseguimos rutas de trabajo optimizadas, en las que se
aprovecha cada espacio en la planificación.
Lo mejor es que el diagrama de PERT de estas apps innovadoras,
permiten que en cada cambio que realices en tu planificación, se
re-calcule automáticamente la nueva ruta. Lo puedes hacer en el
Modo de pruebas de Sinnaps, para guardar los escenarios que estimes.

PROGRAMA PARA HACER

DIAGRAMA DE PERT

Sectores como la Construcción o en la gestión de procesos industriales,

son perfectos para usar PERT en su gestión. Sin embargo, sería
imposible aplicar únicamente la técnica de PERT en el mundo del
desarrollo del software. Sólo sería posible usar PERT y CPM en este
contexto, gracias a herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps.
Esta herramienta de planificación y gestión evalúa el impacto de los
cambios durante la ejecución del proyecto, usando precisamente PERT.
¿Cómo? A través de las simulaciones de proyecto, las cuales pueden
gestionar mejor la incertidumbre. Si hay desviaciones de lo planificado,
se comprobará cómo afecta ese cambio al proyecto en su conjunto. Lo
podemos obtener automáticamente con aplicaciones avanzadas de
gestión.

Relaciones de Precedencia
2.1A.3.P1

Cuando se está construyendo el diagrama de red, todas las actividades en la Estructura de

Desglose del Trabajo están relacionadas con por lo menos dos actividades más (al menos una
actividad sucesora y una predecesora). En muchos casos, las relaciones involucrarán más un
sucesor y/o predecesor. Existen dos formas de representar estas relaciones. La técnica más
común es conocida como Método de Diagramación de Precedencia (PDM, Precedence
Diagramming Method) (Esta actividad es también llamada Actividades en los nodos
(AON, Activity on Node).) En la técnica PDM, las actividades mismas son colocadas en cajas y
éstas son conectadas con flechas que muestran las relaciones de precedencia.
El caso más común de relaciones de precedencia es en el que una actividad no puede dar
inicio sino hasta que otra ha terminado. Este tipo de relación es conocido como Relación Fin a
Inicio, y esta es la forma más común. Sin embargo, existen cuatro formas en que una o más
actividades, pueden estar relacionadas con otra.

Relación Fin a Inicio: La actividad B no puede iniciar hasta que la actividad A haya sido
finalizada. Esta es por mucho, la relación más común entre muchas actividades. En la mayoría
de los cronogramas la mayoría de las actividades tendrán una relación fin a inicio. Por
ejemplo, se tiene que instalar una nueva computadora, antes de que un nuevo programa
pueda ser cargado.
Relación Inicio a Fin: La actividad A debe iniciar antes que la actividad B pueda finalizar. Esta
es un tipo de relación rara. Por ejemplo, si se quiere fertilizar un jardín, Se debe iniciar la
fertilización del jardín, pero las plantas deben estar húmedas, por lo que la persona B debe
continuar regando las plantas hasta que la persona A esté lista para fertilizarlas. La relación
establece la persona A debe empezar fertilizando el jardín (A) antes que la persona B pueda
finalizar el riego del mismo. Debe tomarse en cuenta de que la persona A puede empezar a
regar en cualquier momento y que la persona B puede terminar de fertilizar en cualquier
momento. La relación solo liga el inicio de la actividad A, al término de la actividad B.

Relación Inicio a Inicio: La actividad A debe iniciar antes de que la actividad B pueda iniciar.
Por ejemplo, asumiendo que se están pintando las paredes de un cuarto y se está colocando
papel tapiz y se quiere minimizar la disrupción en estas actividades, así que se desea iniciar
las dos actividades de manera simultánea. La relación establece que la persona A debe iniciar
el pintado de muros (A) antes de que el papel tapiz sea colocado (B). Esta relación se basa en
el inicio de las actividades, el tiempo de conclusión de cada actividad no está relacionado y, de
hecho, una actividad podría concluir mucho después que la otra.
Relación Fin a Fin: La actividad A debe finalizar antes de que la actividad B pueda finalizar.
Por ejemplo, asumiendo que se está cocinando la cena y que se desea que los platillos
principales finalicen aproximadamente al mismo tiempo. La relación establece que el pavo
debe finalizar su cocimiento antes de que las patatas finalicen su cocimiento.
Esta relación está basada en las fechas de término, por lo que cada actividad puede iniciar
cuando sea necesario siempre que concluya en el orden requerido.