UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN

FACULTAD DE INGENIERÍA DE PROCESOS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA QUÍMICA

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: EL CONTROL COMO ELEMENTO DE
PROCESOS GERENCIALES

DOCENTE:

TURNO: “B”

AREQUIPA – PERÚ
2019

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Tabla de contenido
INTRODUCCION: .................................................................................................................................. 3
OBJETIVOS: .......................................................................................................................................... 4
MARCO TEORICO ................................................................................................................................. 4
1. DEFINICION.................................................................................................................................. 4
1.1. Lado positivo de los controles: ............................................................................................. 5
1.2. Lado negativo de los controles: ........................................................................................... 6
1.3. Componentes: ...................................................................................................................... 7
1.4. Requisitos de un buen control ............................................................................................. 8
2. PROPÓSITO E IMPORTANCIA DEL CONTROL ............................................................................... 8
4. Áreas de Control en una Empresa: ............................................................................................ 10
4.1. Áreas de Producción: ......................................................................................................... 10
4.2. Área Comercial: .................................................................................................................. 18
4.3. Área Financiera:.................................................................................................................. 20
4.4 Área de Recursos Humanos: .............................................................................................. 22
5. La estructura organizativa de la empresa: ............................................................................... 27
5.1 ¿Qué es la estructura organizacional de la empresa?........................................................ 28
5.2 Características de la estructura de la organización............................................................. 28
5.3 En la estructura organizacional intervienen una serie de elementos como son los
siguientes: ................................................................................................................................. 29

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INTRODUCCION:
El Control Gerencial según Stephen Robbins define el control como "un proceso
de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se
planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que James
Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite
garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas".
Tomando como base las definiciones de Robbins y Stoner, podemos asegurar que
el Control Gerencial tiene un papel esencial en una empresa.
La importancia de este elemento radica en: contribuye a medir y corregir la labro
ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos, posibilita el análisis de
lo realizado con lo planificado, las técnicas y los sistemas de control son aplicables
a cualquier actividad administrativa, se constituye para los jefes en una
herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la
organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.

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OBJETIVOS:
 Dar a conocer ampliamente uno de los elementos de un proceso gerencial
EL CONTROL.
 Establecer la importancia del tema tratado detallando todo su contexto
cualitativo y cuantitativo y ver cómo funciona en el logro de objetivos claves
para el éxito de una organización.

MARCO TEORICO

1. DEFINICION
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

En toda organización moderna, la conducción es posible gracias al logro de

acuerdos entre las personas que integran el equipo dirigente. Para administrar, los
administradores o gerentes conducen de forma racional las actividades de la
organización, ya sea con o sin fines de lucro.
Ello implica la planeación, organización, dirección y el control de todas las
actividades, funciones o tareas. Sin planes de acción bien llevados, las
organizaciones jamás tendrían condiciones para existir y crecer.
Por todo lo anterior, el papel de los administradores y gerentes es de suma
importancia. Son ellos los responsables de lograr que las cosas sucedan, ya sea
bien o mal. Sin una buena planeación, organización, dirección y control,

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las empresas no pueden funcionar exitosamente y lograr las metas y objetivos
propuestos. Mucho menos, pueden ser rentables y competitivas
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y
una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos
van de acuerdo con los objetivos.
Si en algo se han puesto de acuerdo los autores es en la definición del control
administrativo Reyes Ponce lo define como:
Recolección sistemática de datos para conocer la realización de los planes.
Para Robbins, es el proceso de monitorear las actividades con el fin de asegurarse
de que se realicen de acuerdo a lo planificado y corregir todas las desviaciones
significativas.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando
se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
Queda claro que controlar es comparar, comparar lo hecho con lo planeado y en
su caso corregir las desviaciones. Siendo el último paso del proceso administrativo
presupone que hay una planeación que define el rumbo de la empresa y con la
que comparamos los resultados e identificamos las desviaciones. Se dice que la
planeación y el control son los gemelos del proceso administrativo ya que no
pueden darse el uno sin el otro. Los controles deben planearse de manera que
detecten, que muestren las desviaciones en cuanto ocurran de modo de estar en
posibilidad de proponer acciones correctivas a tiempo, es decir un adecuado
control deberá establecerse sobre elementos que midan la tendencia de los
acontecimientos.

1.1. Lado positivo de los controles:

El Control Gerencial, prepara a la organización a ser una empresa en constante
actualización y por ende modernización de todos los recursos de su proceso
productivo y/o servicios, tanto los humanos como los materiales, esto origina
una actitud más proactiva y de pertenencia a la organización. Si estos elementos
son bien aprovechados por el tren Gerencial de la empresa, sus componentes
lograran desarrollar los mecanismos que permitan la pronta adecuación a los
cambios del mercado.
Además se forman los cuadros de relevos al delegar la autoridad en los
subordinados, lo que permite y asegura la permanencia de la misma en el tiempo
y espacio.

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El control de gestión dentro de las empresas es un punto clave, ya que permite a
las mismas, coordinarse, evaluar el desempeño de sus unidades de negocios,
mantener motivados a sus trabajadores, y lo más importante, permite alinear sus
metas hacia un objetivo común. Sin un sistema de control eficaz la compañía
podría enfrentar problemas que podrían obligarla a terminar con una de sus
unidades o con el total de sus actividades.
Los sistemas de control de las organizaciones permiten mantener alineados los
objetivos de la empresa con los objetivos de sus subunidades y empleados.
Además permiten que la organización actúe coherentemente como un todo y llevar
a la organización por el camino que se desea. Es por esto que los sistemas de
control se han vuelto una herramienta muy útil para los dueños, gerentes,
casas matrices y alta gerencia en general para llevar a cabo sus tareas de mejor
manera.

1.2. Lado negativo de los controles:

Lo negativo de este proceso se fundamenta en el hecho de el
hombre por naturaleza, rechaza los cambios, más en los casos organizacionales
por el temor a enfrentar nuevos retos y tener que asumir nuevos aprendizajes lo
que equivale a l salirse de la rutina ya conocida de trabajo, con esto quiero
enfatizar que la organizaciones deben preparar muy bien a su personal en todos
los ámbitos a fin de lograr el nivel cultural laboral deseado que tenga como
resultado prioritario lograr que los trabajadores acepten y participen
las estrategias establecidas por el nivel gerencial , logrando de esta manera una
efectiva participación de todos los niveles de la empresa.
Por otra parte se puede decir que los Controles Gerenciales son vistos por
muchos integrantes de la organización como el proceso que vigila y controla cada
actividad que ellos laboran, la cual en muchas ocasiones genera stress y rechazo
en cierto modo, pues se asocia con restricción, imposición, delimitación y/o
vigilancia.
Además y para terminar podemos significar que si el control gerencial no es bien
establecido dentro de la organización podría generar cierta desmotivación en los
niveles medios de la organización lo que podría dificultar el trabajo en equipo y la
participación de todos los trabajadores en la toma de decisiones y mejoras en
los procesos de la empresa.

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1.3. Componentes:
Los componentes que debe incorporar un buen sistema de control de gestión
pueden agruparse de la siguiente manera:
Un plan de organización. Prevé de antemano cómo se realizarán las cosas para
llevar a cabo con éxito la gestión organizacional. También, cuando se efectuarán,
quién las efectuará y los controles necesarios. Todo se estructura de forma
articulada en un plan estratégico o de gestión, o en un plan de desarrollo.
Un sistema de información. Otro de los componentes fundamentales de un
sistema de control de gestión son los sistemas de información. Comprenden el
software que utiliza cada empresa o los manuales de procedimientos, funcionales,
reglamentos, etc.
Unos recursos físicos. Los recursos físicos comprenden el hardware, la
maquinaria, el equipo de oficina, las instalaciones y en general todo lo necesario
para poder operar en condiciones óptimas.
Talento humano. Es el componente esencial e indispensable para que un sistema
de control de gestión opere. Es el más importante de todos los componentes, pues
nada lograría una organización en tener a disposición los otros, si el motor que los
mueve no opera. Hacen parte de este componente la motivación, la capacitación,
los incentivos, el bienestar social que la organización brinda a su personal,
vocación de control e identificación con la organización, entre otras.
Un sistema de evaluación. Es un instrumento que ayuda de forma efectiva a los
directivos a utilizar técnicas de administración, planeación, ejecución y control de
gestión de cada una de las áreas de la institución. Este componente puede
implementarse a partir de un sistema de evaluación de desempeño. Se le articula
con un tablero integrado de mando que mida los indicadores de gestión
estratégica, táctica u operativa. También, paralelamente, se pueden implementar
sistemas de evaluación de riesgos y condensarlos en mapas de riesgos.

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1.4. Requisitos de un buen control
1.4.1Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de
planeación, organización o dirección.
1.4.2Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o
dirección.

2. PROPÓSITO E IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar.
El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo
ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.
Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos
productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo
esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos
los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera
que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la
medida lograda aplicando procedimientos de control.

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Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea
hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de
delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo.
Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario,
cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite
que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer
su creatividad o participación en el trabajo.
El control de gestión es un medio para recoger información que permite dirigir un
negocio hacia los objetivos trazados, formulando planes y controlando decisiones
claves para su expansión. Los sistemas de control gerenciales son mecanismos
que se utilizan para ejercer su función directriz y permitir que la organización
cumpla sus objetivos en términos de eficacia y de eficiencia. Un buen sistema de
control gerencial o de control de gestión, toma en cuenta el comportamiento de
quienes lo utilizarán para conseguir el logro de los objetivos institucionales.
No tiene como fin encontrar grados de culpabilidad ni tiene fines fiscalizadores,
sino permitir que todas las dependencias de una organización cumplan con sus
objetivos parciales para permitir el logro de los objetivos totales o generales.
Los sistemas de control se inician en un proceso de fijar objetivos y tomar
decisiones que corresponden a una función planificadora que es vital, ya que es la
que permite tener un patrón de comparación para determinar si se transita en el
camino correcto. De esta manera, ejercer el control supone una operación por la
cual la dirección pretende cumplir sus objetivos mediante la comparación de los
resultados obtenidos con los previstos y está en condiciones de tomar las
acciones correctivas más adecuadas.
El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos
estratégicos de una organización, le otorga un carácter eminentemente
estratégico, pues estará diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas
partes del sistema en función del cumplimiento de esos objetivos y a la vez
aportará información para la toma de decisiones estratégicas
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características
del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El
seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es
necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e incluso
replantearlas parcial o totalmente.

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4. Áreas de Control en una Empresa:

4.1. Áreas de Producción:

Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se producen los
productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se
prestan los servicios. Por ejemplo:

4.1.1 Control de Producción:

Su objetivo fundamental es programar, coordinar e implantar todas las medidas

tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el
modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción.
REPORTA LOS SIGUIENTES BENEFICIOS

 Disminución de tiempos ociosos.

 Reducción de costos.

 Evita demoras en la producción.

 Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los

clientes.

 Incrementa la productividad.

4.1.2 Control de Calidad

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto
en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una
calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos
terminados.

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¿Por qué es importante el control de calidad? Pues, precisamente porque permite
corregir los errores detectados. El proceso en realidad busca recoger y analizar
cantidad de datos que serán útiles para realizar las fortunas correcciones.
Además, al establecerse unos estándares o mínimos, todo aquello que no cumpla
con las características predefinidas, será eliminado.

 El establecimiento de un sistema de control de calidad no es algo

obligatorio, sino que se trata de una decisión empresarial.

 Permite garantizar unos estándares mínimos, y una homogeneización de

los productos. Por tanto, se orienta a la satisfacción del cliente.

 Establece un marco para mejorar los procesos de la empresa, que,

además, tiene como beneficio asegurar la conformidad con la normativa
vigente.

 Ha de ajustarse a la empresa o tipo de empresa de que se trate.

 Permite la autoevaluación de los procesos de la empresa, así como la

valoración exterior, en su caso. Y, en definitiva, mejorar la gestión de
riesgos.

 Puede ser objeto de certificación o no, según el sistema de control de

calidad adoptado.

 Se orientará a los resultados, a los clientes, y, caso de existir, a los

inversores.

 Busca el liderazgo y la participación

4.1.3 Control de Costos

Unos de los pilares básicos para el buen funcionamiento y la rentabilidad de una
empresa son su control de costes y control de gastos. Este control de coste en la
empresa no solo ha de producirse en época de crisis, sino que ha de ser una
norma habitual en su funcionamiento. Esta política de control debe ser
institucionalizada en todos los departamentos para su implicación y correctamente
gestionada por la dirección de la compañía.

Igualmente, la política de control no solo debe enfocarse a la reducción de los

gastos, sino también a un mejor uso de los recursos limitados de la empresa. Los
costes de la empresa deben estar en correlación con los beneficios. Una política
centrada únicamente en reducir gastos, probablemente lleve a la merma de los
beneficios por no destinar suficientes recursos a la actividad de la empresa; así

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como a un aumento de los costes a largo plazo por la falta de mantenimiento de
los activos.

Existe una diferencia importante entre gastos y costes de las empresas. Aunque
se suelen confundir, el coste es todo aquello relacionado directamente con el
producto que se fabrica o se comercializa; mientras que el gasto proviene de la
contabilidad y es todo aquel egreso de dinero. Es decir, que son dos partidas
diferentes dentro de la empresa sobre las que se tendrá que actuar.

Control de costos (3 aspectos:)

 El valor de los materiales directos. Serían todos aquellos insumos que se

utilizan en la fabricación de los productos. Incluidos los envases y
embalajes, o para la prestación de los servicios.

 La mano de obra directa. Todos los costos originados por el factor

humano. También cuando interviene en el proceso de fabricación o sobre la
prestación del servicio.

 El coste indirecto de fabricación. Los costos generales generados en el

proceso de producción o para el lugar de la prestación del servicio.

Propuestas para reducir los costos en la empresa

Existen muchas posibilidades para la reducción y control de costes en las

empresas y favorecer su rentabilidad y el crecimiento futuro:

 Realizar un presupuesto mensual de costes y gastos y no sobrepasarlo.

 Aleccionar (enseñar) al personal de la empresa sobre la importancia del

control de los costes y motivarlo a plantear mejoras e ideas que aumenten
la productividad.

 Incentivar a los trabajadores con bonus para que logren ahorros

económicos en la empresa.

 Negociar periódicamente los contratos de suministros de los proveedores

para obtener mejores condiciones y descuentos.

 Fijar unos objetivos alcanzables de reducción de costes, premiando cada

mes a los departamentos que lo logren.

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  Fomentar, en los casos en los que sea posible, el teletrabajo, ya que
supone una reducción importante de costes y un aumento de la
productividad.

 Realizar un análisis y una revisión mensual de los gastos, comparándolos

con el mismo período del año anterior para poder ver su evolución y tomar
medidas.

4.1.4 Control de tiempos de Producción

Dentro de las áreas del Control de Producción, destaca por su importancia el
Control de Tiempos de Producción de las tareas realizadas por los empleados
dentro de su jornada productiva. Conocer los tiempos y los costos asociados a la
actividad de los empleados es la base para el análisis de la productividad y la
identificación de ineficiencias productivas.

Tiempos de Ordenes: El desglose de los tiempos invertidos en cada una de las

ordenes de fabricación permite calcular el coste operativo que junto con el coste
de los materiales utilizados y los gastos indirectos correspondientes es la base del
sistema de gestión de costo por órdenes de producción.

Tiempos de Tareas: El análisis al detalle de los tiempos de cada una de las tareas
de producción es una herramienta para la mejora continua que permite realizar el
seguimiento de la evolución de las acciones correctoras introducidas en la gestión
y evaluar la bondad de sus resultados.

Las ventajas del Control de Tiempos de Producción:

 Combina los marcajes de Presencia (Entrada/Salida) con los de

Producción, reduciendo al mínimo los accesos del empleado al reloj
terminal.

 El sistema recuerda los marcajes de producción de cada empleado y

acumula los tiempos de producción con los de presencia hasta que
introduzca una nueva orden.

 Permite el control de tiempos de Órdenes, de Tareas o de ambos.

 El código de la Orden puede introducirse mediante lectura de códigos de

barras.

 Puede añadir códigos de orden especiales para identificar tareas de

limpieza, mantenimiento, etc.

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Reloj Fechador (Soluciones para imprimir la fecha y hora en formularios (ordenes
de trabajo) para el control de tiempos de intervención en partes de trabajo o en
hojas de registro.)

4.1.5 Control de Inventarios

Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en
cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

El control de inventario se refiere a todos los procesos que coadyuvan al

suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna compañía
para minimizar los tiempos y costos relacionados con el manejo del mismo: es un
mecanismo a través del cual, la organización administra de manera eficiente el
movimiento y almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y
recursos que resultan de ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos
generales se subdivide en lo correspondiente a gestión y optimización.

La gestión se encarga de mantener la productividad en las operaciones

relacionadas con la administración del inventario, mientras que la optimización se
ocupa de incrementar las ganancias de la empresa provenientes del uso y manejo
de este.

En la práctica, el control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos la

gestión del inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación de
artículos, pero también la optimización del suministro.

Un buen sistema de control de inventarios permite:

 Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer

frente a las necesidades de la empresa.

 Evitar pérdidas considerables en las ventas.

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  Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de
material almacenado.

 Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

 Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios,

retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

Beneficios de ejercer un buen control de inventario

 Información relevante y vigente sobre las existencias, posibilitando mejores

tomas de decisiones

 Acentúa la efectividad de la compañía y la eficiencia de sus procedimientos

 Incrementa la calidad de servicio a cliente

 Ayuda a la identificación pertinente de estacionalidad o flujo de los

productos

 Optimiza la inversión de recursos (económicos, humanos y temporales)

 Permite tener un mejor conocimiento y control de las entradas, salidas y

localización de mercancía: se reducen pérdidas, se optimiza el espacio en
almacén y aumenta la atención sobre las existencia (reconociendo posibles
robos y mermas)

4.1.6 Control de Operaciones Productivas

Toda empresa antes de iniciar sus operaciones debe medir todas las acciones a
tomar, para que en un momento del curso de operaciones pueda detectar las
fallas y así corregirlas, para eso del control debe de tener un nivel estratégico,
táctico y operativo.

A medida que aumenta el tamaño de la empresa el control se vuelve mas

complejo y por lo tanto más difícil de controlarlo, por ello el administrador debe
delegar responsabilidades.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE OPERACIONES PRODUCTIVAS

 Da a conocer con todo detalle el costo de producción de cada orden de

producción, básicamente el costo directo.

 Se sabe el valor de la producción en proceso, sin necesidad de estimarla, ni

efectuar inventarios físicos.
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  Esta ventaja es correlativa de las anteriores, pues se conoce con todo
detalle el costo de producción; por lo tanto será fácil hacer estimaciones
futuras con base en los costos anteriores.

 Al conocerse el valor de cada artículo, lógicamente se puede saber la

utilidad o perdida bruta de cada uno de ellos.

 Mediante este procedimiento es posible controlar las operaciones, aun

cuando se presenten multiplicidad de producciones, diferentes entre sí,
como sería una mueblará que fábrica mesas, sillas, roperos etc.

 La elaboración no es necesariamente continua, por lo tanto, el volumen de

producción es más susceptible de planeación y control en función de los
requerimientos de cada entidad.

En toda industria, debe de estar supeditada a una disposición proveniente de

dirección de la empresa, donde se ordena la fabricación de determinado producto.
Esta disposición es una orden de producción, a la cual deberán sujetarse la
jefatura de producción, como los departamentos de elaboración correspondientes,
por los que no se debe confundir una orden dictada por la dirección, con el
procedimiento de control por órdenes de producción, pues el primero es un
mandato y este último es un procedimiento de control de fabricación.

4.1.7 Control de mantenimiento y conservación

Sin lugar a dudas, el proceso de mantenimiento es vital en todas las empresas. De
ello depende su productividad, incluso, su existencia. Por ello, es importante que
entre tus estrategias de producción incluyas un Plan de Mantenimiento, porque
definitivamente prevenir es lo ideal.

Y es lo ideal, porque aunque son varios los aspectos que resultan vitales pare el
funcionamiento en una empresa, al momento que se dañe un equipo, un sistema,
una maquinaria; el proceso se detiene.

Y aunque muchos apuestan por la importancia que tienen sus productos, sus
estrategias, su organización, su contabilidad, su control de gestión, su
planificación y su evaluación; si no incluyes el factor Mantenimiento en esa lista,
los resultados no serán los esperados.

¿Por qué? Porque un desperfecto, una falla en alguno de los componentes de tu

empresa, por ejemplo, en una maquinaria o un software, puede paralizar diversas
actividades en cualquier momento.

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Y si no estás preparado para esa lamentable novedad, puedes perder mucho
dinero y tiempo. Además de ganar incertidumbre por no saber cuánto tiempo
durará esa situación.

4.1.8 Control de desperdicios o merma

Las mermas de Producción son importantísimas para determinar la eficiencia de
las maquinarias, del personal y de los procedimientos de una Planta. Por eso
realizar su medición y su incidencia en los costos de producción es una labor
cuidadosa y continua.

Las mermas, pueden tener generación en distintas etapas del proceso, incluso en
el Plan de producción.

Sin conocer el valor real de las mismas, podría llevar a una empresa a tener
grandes pérdidas y más aún cuando se hacen contratos a fasón. Imaginen que
una empresa cierra un contrato por 1000 ton/mensuales con un fasonero, y que
estime sus mermas en un 3,5 % y que su valor real sea de un 6,5%.

Esto representaría una perdida para la planta de 360 toneladas anuales.

Con el fin de tomar un proceso más completo, voy a basar el artículo en una
Planta de producción de alimentos para mascotas de 6 ton/hora, que de igual
forma, servirá para que tengan en cuenta los conceptos, los que manejan Plantas
de producción de alimentos para Rumiantes, cerdos o aves.

TIPOS DE MERMAS

Por Instalaciones y Diseño Del Proceso Y Maquinaria

El primer paso a tener en cuenta las Mermas de producción, se da en el

nacimiento de la Planta. Es fundamental pensar en las instalaciones, el diseño y
las maquinarias de una Planta.

Un buen diseño minimiza las mermas, ahorra energía, tiene una producción
constante y evita contaminaciones.

Aunque la mayoría de las veces las plantas arrancan con un presupuesto inicial,
que no permite tener las mejores maquinarias del mercado, es importante
entonces, trabajar mucho el diseño y las instalaciones. Lo que significa que el

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proyecto debe estar revisado por profesionales con experiencia en el tema. No
solo el referente a la producción del proceso, sino también el de seguridad y el de
calidad.

Todo lo que hagamos mal en esta etapa, nos privará de beneficios posteriores.
Un transporte que rompe las croquetas, un mixer que pierde molienda, un secador
ineficiente, un elevador a baldes que se detiene por atoramiento o un sensor de
nivel que no funciona correctamente, serán una constante en la producción, que
generaran mermas, bajaran el rendimiento de la línea y terminaran cansando al
personal, lo que llevará a la falta de responsabilidad de los mismos.

4.2. Área Comercial:

Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios.
Por ejemplo:

4.2.1 Control de Ventas

El control de ventas es un concepto que integra el universo de CRM y está
relacionado al proceso de cierre de negocios como un todo.

Si pensamos del punto de vista más práctico, podemos decir que el control de
ventas es la gestión, la colecta de datos y el monitoreo de todo lo que es vendido
en una empresa, para cuáles clientes y de qué manera ocurrió ese proceso
comercial. Es una forma de saber todos los movimientos y acciones que ocurren
en el área de ventas y también conseguir hacer uso de esa información para el
éxito de la empresa.

El control de ventas tiene el papel esencial tanto en el trabajo de los gestores

cuanto en el día a día de los equipos de venta de tu empresa. El acompañamiento
de los negocios genera informes que permiten que el gestor sepa exactamente
cómo está el escenario de la empresa y que los equipos de ventas utilicen los
números para mejorar su productividad y pensar en mejores acciones de ventas.

Uno de los principales beneficios en tener un control de ventas eficiente es la

posibilidad de entender los resultados del negocio en un nivel más profundizado a
través de números y datos exactos. Con eso, consigues identificar dónde
concentrar tu fuerza de ventas y también volver el acompañamiento de leads y
oportunidades más visibles, asertivas y ágiles, además de mapear cuáles son tus
próximos pasos para cerrar más ventas.

 Acceso a toda la información en tiempo real;

 Visión 360º del andamiento de las ventas;

 Centralización de datos de los clientes en uno solo lugar;

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  Amplio control sobre todas las etapas de cierre de ventas;

 Interfaz intuitiva para facilitar el monitoreo de cada detalle del proceso de

ventas

 Insights potencializados a través de inteligencia artificial.

4.2.2 Control de Descuentos

El control de descuentos es una opción muy favorable al momento de hacer
cobros tanto de hospedaje como en consumos. Por lo general los canales de
venta ya vienen configurados con los descuentos en hospedaje pero existen
situaciones donde el recepcionista debe generar algún descuento manualmente
permite crear un límite de descuento por porcentaje el cual es controlado por el
administrador.

Primer descuento

LN utiliza el primer descuento válido encontrado en el nivel y omite cualquier otro

descuento válido. El primer descuento válido es el que tiene el número más bajo
de secuencia de matriz. Si hay más de un descuento con el número de secuencia
más bajo, el primer descuento es el que tiene la Fecha de efectividad más
reciente. Una vez encontrado el primer descuento, la búsqueda de descuentos se
detiene.

Descuento óptimo

LN utiliza el mejor descuento encontrado para el nivel y no tiene en cuenta las

prioridades de la secuencia de matriz.

Acumular

Todos los descuentos válidos se recuperan y devuelven como un porcentaje

acumulado. El máximo porcentaje de descuento acumulado es 100.

4.2.3 Control de Publicidad

El control de la publicidad como el de otras actividades empresariales implica
varias fases. Algunas de estas fases son previas y han sido tratadas
anteriormente. Fases o elementos del Control de la actividad publicitaria:

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Objetivos previamente fijados. Los objetivos establecidos para la publicidad
procederán y serán coherentes con los objetivos de marketing y con los objetivos
empresariales más generales. Estos objetivos se encuentran recogidos en el plan
de marketing de la empresa.

Las acciones de publicidad se ejecutan en cierto momento del tiempo de

acuerdo con el plan prefijado. Se realizan las diferentes tareas como las
relacionadas con creación de anuncios y la emisión de los mismos.

Las acciones de publicidad darán lugar a unos resultados que debemos medir. Por
ejemplo medimos el número de espectadores que vieron un anuncio. Otra medida
típica es el recuerdo a las 24 horas, que consiste en llamar a una muestra de
hogares y preguntar por qué se recuerda de los anuncios televisivos del día
anterior.

Divergencias. Las diferencias entre el resultado medido y el objetivo dará lugar a

unas ciertas divergencias. Por ejemplo, el objetivo era elevar el conocimiento de la
marca del 30% de los consumidores que conocían la marca antes de la campaña
publicitaria al 50%. Una vez realizada la publicidad mediante una encuesta
medimos el conocimiento de la marca y resulta que sólo el 40% conoce la marca.
Existe por lo tanto una importante diferencia negativa entre el objetivo marcado
inicialmente y lo obtenido una vez realizada la acción publicitaria.

Análisis de las causas. Debemos explicar la razón de la diferencia entre el

objetivo programado y el resultado obtenido. Especialmente cuando son
divergencias muy significativas.

Medidas correctoras. Las divergencias importantes entre lo programado y lo

conseguido puede aconsejar el tomar medidas correctoras. Por ejemplo puede ser
necesario cambiar el tipo de anuncio o el medio en el que se está insertando la
publicidad.

Toma de información. El sistema de control es un sistema de vigilancia y de

alerta para que los directivos puedan tomar decisiones. Además el sistema de
control es un sistema de información que mejora la siguiente toma de decisiones.
Decidir es elegir entre alternativas y la toma de decisiones mejora cuando
disponemos de más y mejor información.

4.3. Área Financiera:

Es el área de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el
capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc. Por ejemplo:

20
4.3.1 Control de Presupuesto
El control de presupuesto o control presupuestario es el conjunto de acciones que
se emprenden para la comparación entre los resultados generados, tales como
gastos, recursos o tiempo invertido, respecto a las previsiones formuladas en
búsqueda de posibles desviaciones y la aplicación de ajustes o correctivos.

Otra definición la tiene el sitio de Expansion.com: “El control de presupuesto es un

sistema de control basado en la formulación de presupuestos operativos para los
diferentes centros

Generadores de costos y beneficios, así como la comprobación recurrente de

cómo se ajustan los resultados a los presupuestos, analizando desviaciones,
detectando y corrigiendo causas.”

Con el fin de lograr que los distintos departamentos cumplan con sus metas y
objetivos, el control presupuestario compara periódicamente los resultados de la
fecha anterior respecto la fecha actual y los pronósticos.

Al hacerlo, la directiva asegura que si un área no satisface sus objetivos, el

presupuesto se puede ajustar o se aplican los correctivos según sea necesario. En
algunos casos, el presupuesto se incrementa y en otros, se reduce.

Para que el control del presupuesto funcione correctamente, es necesario que

haya un sistema de presentación de informes periódicos establecido. Por ejemplo,
si estás a cargo del presupuesto de la mano de obra, es posible que desees
informar semanalmente sobre los costos laborales. De esa manera, si encuentras
que se paga un exceso de horas extras, podrás planificar en consecuencia o
aumentar el presupuesto de trabajo.

La FAO detalla una serie de ventajas desvenidas del presupuestario y el control de

presupuesto:

 Insta a la directiva de una compañía a pensar en futuro y establecer planes

precisos para lograr los propósitos de cada área y de la organización

 Fomenta la comunicación y el trabajo coordinado

 Permite definir responsabilidades con claridad

 Provee una base sólida para la evaluación del desempeño

 Permite la implementación de correctivos toda vez que se detectan

desviaciones

21
  Permite que distintas áreas se involucran en la formulación del
presupuesto, creando un compromiso directo de gerentes y su grupo de
trabajo

 Optimiza tiempos, esfuerzos y asignación de recursos escasos

4.4 Área de Recursos Humanos:

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de
todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los
objetivos de este departamento. Se lleva a cabo básicamente a través de la
auditoria de recursos humanos.

Auditoría de recursos humanos

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del

personal, con el fin de corregir deficiencias.

Evaluación de la Actuación

Como su nombre lo indica, la efectividad de los miembros de la organización, con

base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta
factores tales como; rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de
consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas
de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de
objetivos y otros más.

Evaluación de Reclutamiento y Selección

Evaluar la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área

mediante el análisis de aspectos como:

 Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su

integración a los objetivos de la empresa

 Retiros y despidos

Evaluación de Capacitación y Desarrollo

Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, dicha evaluación puede
efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:

22
  Productividad: Estudios de productividad antes y después del
entrenamiento

 Desarrollo del personal: Carrera de ascensos y contribución del elemento

humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los
cursos de capitación

Evaluación de la Motivación

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo

es medir la moral del personal; se realiza a través de:

 Encuestas de actitud

 Estudios de ausentismo, retardos y rotación

 Frecuencia de conflictos

 Buzón de quejas y sugerencias

Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de

registros y estadísticas relativos a:

 Índices de accidente

 Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones

 Análisis de ausentismo

 Sugerencias y quejas

 Estudio de fatiga

4.4.1 Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas).

La asistencia y la puntualidad de los empleados son muy importantes para
cualquier empresa y la razón es muy simple: estas impactan directamente en la
productividad. Si un empleado está a tiempo en su lugar de trabajo podrá planear
y ejecutar sus actividades diarias llevándolas a cabo de forma satisfactoria
mientras que un empleado que no dedique las horas necesarias a la empresa y
falte constantemente a su lugar de trabajo difícilmente logre cumplir con sus
objetivos a tiempo.

Lo sabemos, en ocasiones resulta complicado mantener un control sobre la hora

de entrada y salida de cada trabajador, sobre todo cuando el volumen de

23
empleados es alto. Por suerte la tecnología ha permitido que, al igual que otros
aspectos de la vida cotidiana, el control de puntualidad del personal pueda ser
realizado de forma sencilla, rápida y eficiente a través de un sistema
especializado.

Los profesionales de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilantes en la

entrada de la oficina y apuntar en una anticuada carpeta a qué hora ha llegado y
se ha ido cada trabajador. Con este tipo de sistemas puede llevarse un control de
puntualidad y asistencia del personal de forma automatizada y segura.

A continuación, veamos con mayor detalle en qué nos ayuda contar con un
sistema de control de puntualidad de personal:

La importancia de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en

una empresa

 Registro automatizado de incidencias

Con un sistema de control de puntualidad de personal es posible llevar un registro

mucho más seguro y eficiente de incidencias como: faltas, retardos, vacaciones,
permisos, ausencias, asistencias, entre otras.

Toda esta información es almacenada en la nube a disposición de los

profesionales de recursos humanos o los encargados de nómina para que estos
puedan hacer un correcto cálculo del pago de cada trabajador.

 Pagos sin errores

El día de pago es probablemente el momento más esperado por todos los

trabajadores, ¿Imaginas lo frustrante que podría ser recibir un pago equivocado
para un empleado? sobre todo cuando este es mucho menos de lo que esperaba.

En el mundo laboral también aplica la típica frase de “cuentas claras, amistades

largas”. Como responsable de nómina, es importante que hagas un cálculo
correcto a trabajador al momento de pagar. Lo sabemos, esto puede verse cuesta
arriba cuando hay una gran cantidad de empleados e incidencias que analizar.

Por suerte, esto ha dejado de ser una preocupación para muchas empresas ya
que otra de las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad de
personal es que permite calcular nóminas justas tomando en cuenta los horarios
de la empresa y el registro de entrada y salida de cada trabajador.

Si un empleado ha trabajado una hora extra no tendrá que preocuparse por tener
que hacértelo saber, el sistema lo registrará de forma automática y por supuesto,
el trabajo extra estará reflejado en su recibo de pago.
24
  Mejores decisiones

Gracias a que toda la información es alojada en un mismo sistema, es posible

tener diversos reportes que pueden ser exportados en diferentes formatos para su
análisis. Toda esta información puede ayudar a tu departamento de recursos
humanos a tomar mejores decisiones con respecto a contrataciones de
empleados, bonificaciones, promociones, etc.

Por lo general, estos reportes pueden adaptarse a las necesidades de cada

organización. Algunos de los reportes más importantes con los que cuenta un
sistema de control de puntualidad son:

Reporte de faltas y retardos, reportes de nómina, reporte de horas extras, reporte

de accesos, reporte de vacaciones y justificaciones, reporte de Kardex, reporte de
entradas y salidas.

 Configuración de horarios

Configurar los horarios de tu empresa es importante; tal como mencionamos

anteriormente, resulta muy difícil lograr que una empresa sea exitosa y trabaje de
forma organizada cuando los empleados tienen la libertad de entrar y salir cuando
mejor les convenga.

Con un sistema de control de puntualidad del personal puedes configurar

fácilmente los horarios de tu empresa: horas de entrada, salida, comidas, horas
extras permitidas y tolerancias de entrada.

Una vez que estos datos son ingresados en el sistema los profesionales de
recursos humanos pueden dejar de jugar a ser vigilantes y centrarse en
actividades mucho más estratégicas para el departamento.

Ahora que conoces las ventajas de contar con un sistema de control de

puntualidad del personal en una empresa es momento de poner manos a la obra y
encontrar el sistema ideal.

4.4.2 Control de Salarios

El control y manejo de los sueldos y salarios, incumbe específicamente a los
departamentos de personal y de contabilidad, auxiliados por los departamentos
productivos.

25
El departamento de personal tiene a su cargo el control y manejo de los
trabajadores en los aspectos siguientes:

Ingreso, egreso, ocupación, cambio de ocupación, coordinación de los periodos de

vacaciones, registro de asistencias y faltas, fijación de salarios, elaboración de
tarjetas asistencia, hechura, en ciertos casos, de la Lista de Raya, permisos, etc.

Para el control de lo dicho y con la intervención directa del departamento de

Contabilidad, auxiliado por la información y control de los departamentos
productivos, es conveniente utilizar las siguientes medidas de control general:

 Tarjeta de asistencia (entrada y salida)

 Registro del personal (expediente del trabajador)

 Tarjeta de Control del personal

 Tiempo extra

 Tarjeta de distribución del tiempo

 Hoja de costo del trabajador

 Nómina o lista de raya

4.4.3 Control de Vacaciones

En todas las empresas una correcta gestión de las vacaciones de los trabajadores
es fundamental para evitar que afecte a la productividad empresarial en épocas en
las que la gran mayoría de la plantilla decide coger vacaciones. Establecer
mecanismos correctos de control de las vacaciones de los empleados fomentará
una mayor confianza del empleado en la empresa y mucha mayor facilidad tanto
para trabajador como para el empresario de poder controlar de forma más eficaz
sus días libres.

Para poder reducir el impacto en la cuenta de resultados de las vacaciones de los

empleados la empresa debe poner en marcha un control de las vacaciones con
antelación, va a depender del tamaño de la empresa, el sector y la actividad la
facilidad o dificultad de establecerlo. Es decir, no hay una fórmula única para
controlar las vacaciones del trabajador, pero si unas pautas que toda empresa
puede seguir.

26
4.4.4 Como elaborar la gestión de las vacaciones:
 Informa a los empleados en todo momento de cuántos días de vacaciones
les corresponden. De esta manera, se evitarán conflictos innecesarios.

 Además, es conveniente facilitarles un registro de los días consumidos y

pendientes por consumir, para evitar mails innecesarios e incluso algunas
discusiones.

 La solicitud de vacaciones se hará con cierto tiempo de antelación, de

manera que no afecten a la productividad de la empresa.

 Es imprescindible que haya diálogo entre los empleados y la empresa, para

entender todas las situaciones y organizar bien los equipos.

4.4.5 Sistema de control de vacaciones

Aunque en algunas empresas se realiza el control de vacaciones con Excel,
nosotros somos defensores de aplicar nuevas tecnologías.

Por ello, proponemos una aplicación para controlar vacaciones. De forma que los
empleados pueden hacer la solicitud de sus vacaciones desde el móvil en
cualquier momento. Además, podrán ver qué empleados están de vacaciones,
evitando que se solapen todos los usuarios de vacaciones el mismo día.

4.4.6 Las ventajas de utilizar un gestor de vacaciones son:

 Reducir los conflictos a la hora de solicitar los días de vacaciones. Ya que
los empleados conocen en todo momentos cuántos días pueden pedir y
cuándo.

 Unido al punto anterior, a mayor transparencia entre empresa y empleado,

mayor confianza de los últimos en la organización.

 Mejorar la organización reduciendo el número de empleados y asegurando

que la empresa mantendrá la productividad.

5. La estructura organizativa de la empresa:

El concepto de estructura organizativa o estructura organizacional resulta
fundamental en todas las empresas. Entre otras cosas define las características
de la organización de la empresa y tiene la misión de establecer autoridad,
jerarquía, organigramas y departamentalizaciones, entre otras cosas.

Todas las organizaciones deben tener una estructura organizacional según las
tareas o actividades que pretenda hacer, a través de una adecuada estructura que
le permita fijar sus funciones, y áreas con la intención de producir productos o

27
servicios mediante un correcto orden que facilite la consecución de los objetivos
empresariales marcados con anterioridad.

5.1 ¿Qué es la estructura organizacional de la empresa?

¿En qué consiste la estructura organizacional? Otra definición de este concepto
puede ser el sistema jerárquico escogido por el que se gestiona un grupo de
personas que ayuden al crecimiento constante de la compañía. Todos los
trabajadores deben tener claro cuál es su función dentro del sistema, y a través de
este orden se concretan una serie de protocolos de actuación y resultados
controlados.

En 1984 el académico Mintzberg definió cómo debe ser la estructura

organizacional, a la que calificó como “el conjunto de todas las formas en que se
divide el trabajo en diferentes tareas y la posterior coordinación de las mismas”.
Otros teóricos especificaron que es el conjunto de las funciones y de las
relaciones que concretan formalmente las funciones que cada unidad debe
satisfacer y la manera de comunicación entre las distintas unidades.

5.2 Características de la estructura de la organización

Para entender mejor en qué consiste la estructura organizacional hay que hacer
referencia a una serie de características de la estructura organizativa de la
compañía:

 Consiste en un proceso versátil y continuo con el tiempo.

 Puede ser centralizada o descentralizada según de dónde partan las

decisiones, ya sea de los altos cargos de la compañía o de los propios
empleados.

 Especialización de los diferentes departamentos. Cuanto más tamaño tenga

la empresa, más especialización habrá.

 Estandarización de protocolos, procedimientos y burocratización.

 Coordinación entre los diferentes departamentos de la entidad.

 Las personas que forman parte de la organización empresarial deben

sentirse representadas por la compañía.

 Adaptada a la estrategia que busca la organización.

 Enfocada a objetivos alcanzables.

 Acorde con las herramientas y recursos disponibles.

28
  En entorno sectorial de la compañía supone un factor que condicionará la
estructura.

 Para realizar sus funciones, cada empleado debe saber dónde está todo lo
que necesita.

 Todos los miembros del equipo deben conocer sus funciones, que se
encuentran claramente definidas.

 De manera paralela, toda estructura organizacional formal cuenta con una

estructura informal de relaciones entre los distintos miembros de los grupos
de trabajo. Es lo que se conoce como estructura organizacional real.

5.3 En la estructura organizacional intervienen una serie de elementos como

son los siguientes:
 Número de trabajadores.

 Ubicación geográfica.

 Nivel de desarrollo del producto o servicio.

 Grado de control de calidad del producto.

 Relación de autoridad central o descentralización.

Para diseñar la estructura de la empresa y que la conozca toda la empresa es

preciso crear un organigrama que defina de forma gráfica y sencilla cuáles son las
funciones, responsabilidades y jerarquías de la organización. Un.

29
BIBLIOGRAFIA:

 https://sites.google.com/site/exposiciondecontrol/control-por-areas-
funcionales
 https://blog.conducetuempresa.com/2012/01/control-empresarial-definicion-
proceso.html
 https://www.esofitec.com/control-de-costes-empresa/

30
 https://www.idcsa.com/soluciones/control-de-produccion/
 https://hipodec.up.edu.mx/blog/que-es-control-inventario
 https://prezi.com/iogpjdpdr_id/procedimientos-para-el-control-de-las-
operaciones-productiva/
 https://www.aulafacil.com/cursos/marketing/publicidad/el-control-l21448
 https://paynext.com.mx/2018/11/01/control-de-puntualidad-del-personal/
 https://prezi.com/dbadci3siykv/mecanismo-de-la-contabilizacion-de-sueldos-
y-salarios/
 https://www.emprendepyme.net/control-de-las-vacaciones-de-los-
empleados.html
 Goldratt, E. (1992). La meta. Ediciones Castillo S.A. Monterrey, Nuevo
León, México.
 Goldratt, E. (1993). El síndrome del pajar. Ediciones Castillo S.A.
Monterrey, Nuevo León, México.
 https://www.monografias.com/trabajos98/control-gerencial/control
gerencial.shtml
 https://www.isotools.org/2017/10/04/pasos-objetivos-componentes-sistema-
control-gestion/

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