AU DITORIAS INTERNAS

TECNICAS DE AUDITORIA - PRINCIPALES INQUIETUDES

1. QUE ES AUDITORIA DE CALIDAD?

2. PARA QUE SIRVEN LAS AUDITORIAS DE CALIDAD?
3. QUE TIPOS DE AUDITORIA DE CALIDAD EXISTEN?
4. CUALES SON LOS REQUISITOS ISO 9001 PARA LAS AUDITORIAS ?
5. CUAL ES EL CICLO OPERATIVO DE LAS AUDITORIAS?
6. COMO SE PROGRAMAN LAS AUDITORIAS?
7. COMO SE ELABORA EL PLAN GENERAL DE AUDITORIAS?
8. COMO SE ELABORA EL PLAN DETALLADO DE AUDITORIA?
9. CUALES SON LAS ETAPAS DEL TRABAJO DE CAMPO?
10. QUE SE DEBE CONSIDERAR EN LA REUNION DE APERTURA?
11. COMO RECOLECTAR EVIDENCIAS OBJETIVAS?
...
 ...TECNICAS DE AUDITORIA - PRINCIPALES INQUIETUDES

12. COMO OBTENER CONCLUSIONES VERACES?

13. COMO PREPARAR Y REALIZAR LA REUNION DE CIERRE?
14. COMO Y CUANDO SE PRESENTA EL INFORME FINAL?
15. COMO SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA GENERAL?
16. QUE REQUISITOS TIENEN LOS PLANES DE ACCION?
17. COMO PROGRAMAR Y EFECTUAR AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO?
18. COMO REVISAR EL DESEMPEÑO DE LOS AUDITORES Y DE LAS AUDITORIAS?
19. COMO SE RETROALIMENTA A LA GERENCIA CON LOS RESULTADOS DE LAS
AUDITORIAS?
 QUE ES AUDITORIA DE CALIDAD ?

Auditoría: proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencia objetiva (3.8) y
evaluarla objetivamente para determinar en qué
medida se cumplen los criterios de auditoría (3.7)

Criterios: conjunto de requisitos (3.23) utilizados

como referencia con respecto a los cuales se
compara la evidencia objetiva (3.8)
FUENTE: ISO 9000: 2015,
 PARA QUE SIRVEN LAS AUDITORIA DE CALIDAD ?
•EVIDENCIAS
•REGISTROS

APLICACION

•ISO 9001
• MANUAL
•SOCIEDAD
• PROCEDI DISPOSICIONES
MIENTOS REQUISITOS •CLIENTES
• GUIAS •INTERNOS
• DATOS...
•PLANIFICACION
•DOCUMENTACION

ESTRUCTURACION
 QUE TIPOS DE AUDITORIA DE CALIDAD EXISTEN?

EVALUA
CALIFICA EVALUA
REGISTRA MEJORA

SEGUNDA PRIMERA
PARTE PARTE
Cliente- Organización
Comprador
TERCERA PARTE:
Certificador Acreditado
-Auditor

EVALUA
CERTIFICA
 CUALES SON LOS REQUISITOS DE ISO 9001 PARA AUDITORIAS?
REALIZAR AUDITORIAS A INTERVALOS PLANIFICADOS PAR DETERMINAR SI EL SGC:

CUMPLE CON:
• ACTIVIDADES PLANIFICADAS • ESTA IMPLEMENTADO
• REQUISITOS ISO 9001 • SE MANTIENE DE MANERA EFICAZ
• REQUISITOS DEL SGC INTERNOS

• PLANIFICAR PROGRAMA (En función de la importancia de procesos y resultados previos de

auditorias)
• DEFINIR: CRITERIOS, ALCANCE, FRECUENCIA, METODOLOGIA
• SELECCIONAR AUDITORES (Objetivos, imparciales, independientes)
• ELABORAR PROCEDIMIENTO ( Responsabilidades y requisitos de Planificación, Ejecución,
Presentación de resultados y mantenimiento de registros)
• TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS POR DIRECCION RESPONSABLE DEL AREA
AUDITADA (En caso de no conformidad)
• HACER SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS ( Verificación e informe de resultados)
 CUAL ES EL CICLO OPERATIVO DE LAS AUDITORIAS?
A P
• Programación de la auditoría V H
P • Elaboración de Plan General
• Elaboración de Plan Detallado

• Trabajo de campo
H
• Elaboración del informe
• Elaboración y Ejecución del Plan de Acción
Correctiva

• Seguimiento a las acciones correctivas

V
• Verificación de Cumplimiento del Programa
• Retroalimentación sobre el servicio

A • Acciones de mejora sobre el servicio

P COMO SE PROGRAMAN LAS AUDITORIAS?

C • DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
O
M • ESTABLECIMIENTO DE FRECUENCIA DE PROGRAMACION GENERAL
IT (Trimestral-Semestral- Anual)
É
• EVALUACION DE IMPORTANCIA Y DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

D • EVALUACION DE RESULTADOS DE AUDITORIAS ANTERIORES

E • PROGRAMACION DE PROCESOS A AUDITAR (Frecuencia- Fecha -Número)
• ASIGNACION DE AUDITOR (Independiente- Calificado)
A
D
M CALIFICACION DEL AUDITOR EN FUNCION DE:
I
N • ENTRENAMIENTO: ISO 9001 ( Modelo Referencial) -Técnicas Auditoria
I
S • FORMACION: Preferiblemente Profesional
T
• OTROS: Inteligencia- Buen Juicio- Justicia- Apertura Mental- Disciplina-
R
A Capacidad Administrativa - Buenas relaciones interpersonales
C • EVALUACION PRACTICA IN SITU
I
O • MANTENIMIENTO EN FUNCION DEL DESEMPEÑO
N
 CALIFICACION AUDITORES

• EDUCACION
• EXPERIENCIA EN TRABAJO
• ENTRENAMIENTO
ATRIBUTOS
PERSONALES • EXPERIENCIA EN AUDITORIA AUDITOR
CALIFICADO
COMPETENCIA
• Mente abierta GENERAL:
• Diplomacia a. Procedimientos, métodos, técnicas de auditoría
• Observancia b. Sistema de administración, documentos referenciales
• Perceptividad c. Situaciones organizacionales
• Tenacidad d. Leyes relevantes, regulaciones y otros requisitos
• Integridad CALIDAD:
• Discernimiento a. Métodos/ técnicas relativos a calidad
• Autodependencia b. Productos, servicios y procesos operativos
AMBIENTAL:
a. Principios/ técnicas administración ambiental
b. Ciencia/ tecnología ambiental
c. Aspectos ambientales/ técnicas de operación
P
COMO SE ELABORA EL PLAN GENERAL DE AUDITORIA?

1.REVISAR DOCUMENTACION EXISTENTE:

Manual de Calidad, Estructura del Proceso, Políticas de
Calidad- Objetivos e indicadores aplicables- Requisitos del
Modelo Referencial Aplicables- Listado Maestro de
Documentos, Procedimientos.
2. DEFINIR ALCANCE, FECHA ESPECIFICA, TIEMPO
REQUERIDO
3. DEFINIR CARGOS A AUDITAR
4. DEFINIR AGENDA Y RECURSOS NECESARIOS
5. DOCUMENTAR PLAN GENERAL INCLUYENDO 2, 3,4
6. PRESENTAR PLAN GENERAL AL RESPONSABLE DEL
AREA A AUDITAR
7. ACORDAR PLAN (Si se requiere: replantear fechas,
alcance, tiempo, Responsables)
 COMO SE ELABORA EL PLAN DETALLADO DE AUDITORIA?
P

 REVISAR INFORMACION DEL PROCESO:

• REVISAR INFORMACION BASICA DEL PROCESO EN EL

MANUAL DE CALIDAD
• EVALUAR INTERRELACIONES CON OTROS PROCESOS
• EVALUAR DOCUMENTACIÓN RELACIONADA CON LA
PLANIFICACION DEL PROCESO
• ANALIZAR ENTRADAS Y SALIDAS DEL PROCESO
• EVALUAR REQUISITOS DEL MODELO QUE APLICAN DE
MANERA DIRECTA Y ESPECIFICA
• EVALUAR REQUISITOS DEL MODELO QUE APLICAN A
TODOS LOS PROCESOS: (P.EJ. NUMERALES 4 – 5- 6 – 8 DE
ISO 9001/2000)
• EVALUAR DOCUMENTACION PROPIA DEL PROCESO VS.
REQUISITOS DEL MODELO REFERENCIAL
• EVALUAR POLITICAS, OBJETIVOS, INDICADORES
 COMO SE ELABORA EL PLAN DETALLADO DE AUDITORIA?
P

 SELECCIONAR ASPECTOS CLAVE A EXAMINAR EN FUNCION DEL

ALCANCE DEFINIDO
 PREPARAR LISTA DE CHEQUEO Y TENER EN CUENTA QUE ESTA:

l Dirigida a la preparación de las entrevistas.

DEBE SER: garantizando el hilo conductor
l Una guía para evaluar si las actividades ejecutadas
corresponden a las disposiciones adoptadas.
l Un instrumento para registrar resultados y facilitar el
posterior desarrollo del trabajo de campo
l Un documento flexible

p Un instrumento para un interrogatorio (listado de

NO DEBE SER: preguntas)
p Una lista preestablecida
 CUALES SON LAS ETAPAS DEL TRABAJO DE CAMPO ?
H

REUNION
APERTURA
ENTREVISTA

ANALISIS
TRABAJO DE RECOLECCION DOCUMENTOS
CAMPO DE EVIDENCIAS
VISITAS
PROCESOS Y
AREAS

REUNION DE
CIERRE
 QUE SE DEBE CONSIDERAR EN LA REUNION DE APERTURA ?
H

*La premisa fundamental es crear y mantener una

atmósfera de confianza
* Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los
conceptos básicos de la auditoría,
° lo que es la auditoría, evaluar un sistema
° lo que no es la auditoría, evaluar los actores del sistema
° el auditor es un fotógrafo, no un arquitecto
*Confirmar el contenido del Plan General de Auditoría
(objetivo, alcance, documentos relacionados, modelo
referencial, cargos a entrevistar y agenda)
*Aclarar la metodología a seguir
*Aclarar dudas con respecto al modelo referencial
*Confirmar confidencialidad
 COMO RECOLECTAR EVIDENCIAS OBJETIVAS ?
H
ENTREVISTA

• RECORDAR QUE HAY UN PROCESO DE COMUNICACIÓN DE DOS VIAS. ESCUCHAR

ATENTAMENTE
• RECORDAR QUE EL AUDITADO NORMALMENTE ESTÁ PREVENIDO, OCUPADO,
DESINTERESADO, NERVIOSO
• SER PRECISO EN LAS PREGUNTAS (QUE, COMO, CUANDO, DONDE, PORQUE, PARA
QUE, CUANTO, QUE TANTO) MANEJANDO VIAS INDUCTIVAS Y DEDUCTIVAS
• MANTENER EL HILO CONDUCTOR DE IDEAS, ACEPTANDO EVENTUALES
PROLONGACIONES O DESVIACIONES DEL TEMA
• SOLICITAR Y DAR ACLARACION DE TERMINOS CONFUSOS, MUY TECNICOS Y /O MUY
COMUNES
• SEPARAR HECHOS DE OPINIONES, EVALUAR Y PROFUNDIZAR EN ASPECTOS
REALMENTE IMPORTANTES
• MANTENER EL RESPETO POR LAS PERSONAS
• OBSERVAR EL LENGUAJE NO HABLADO DEL AUDITADO
• RECORDAR LOS ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN TODO PROCESO: PERSONAS,
MATERIALES, INFORMACION, MEDIOS DE TRABAJO- RECURSOS, MEDIO AMBIENTE-
METODOS DE TRABAJO
 COMO RECOLECTAR EVIDENCIAS OBJETIVAS ?
H
REVISION DE DOCUMENTOS + ENTREVISTA

• ANALIZAR EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS POR EL AUDITADO

• SOLICITAR EVIDENCIAS (REGISTROS) DE LOS ASPECTOS PRESENTADOS EN LA
ENTREVISTA. SELECCIONAR LA EVIDENCIA
• SOLICITAR AL AUDITADO QUE EXPLIQUE LA EVIDENCIA
• EVALUAR EL CICLO COMPLETO: PLANIFICACION- DOCUMENTACION- APLICACIÓN-
RESULTADOS
• ANALIZAR EL CONTENIDO DE LOS REGISTROS Y SUS CONDICIONES DE CONTROL
• EVALUAR INDICADORES RELACIONADOS CON OBJETIVOS DE CALIDAD
• COMPARAR LOS REQUISITOS DEL REFERENCIAL, VS. LAS DISPOSICIONES
PREESTABLECIDAS V. RESPUESTAS DEL AUDITADO

+
ANALIZAR EL TERRENO (AREAS DE TRABAJO, ALMACENES)

SACAR CONCLUSIONES VERACES

H COMO OBTENER CONCLUSIONES VERACES ?

• Analizando en detalle la información suministrada por las fuentes

• Verificando que siempre se tengan evidencias objetivas, ya sea de

cumplimiento o de no cumplimiento
• En ningún caso deben quedar aspectos como “POSIBLE NO
CONFORMIDAD”, si lo requiere indague más hasta tener la
evidencia suficiente. (Siempre y cuando el hallazgo sea importante)
• Registrando en la lista de chequeo todos los datos relacionados
con el soporte obtenido principalmente cuando se trate de no
conformidades

RECUERDE MANTENER EL CLIMA DE CONFIANZA

SI EL AUDITADO NO COLABORA: HAGA UN LLAMADO DE ATENCION, SI
LA SITUACION CONTINA: SUSPENDA LA AUDITORIA, Y REGISTRE ESTA
CONDICION !
H COMO PREPARAR Y REALIZAR LA REUNION DE CIERRE ?
OBJETIVO: PRESENTAR LAS CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE CAMPO

PREPARACION:
• TOMAR UN TIEMPO (MAX. 1 DÍA) PARA HACER EL BALANCE DE LOS HALLAZGOS
• SEPARAR LOS ASPECTOS CONFORMES DE LOS ASPECTOS NO CONFORMES
• VERIFICAR QUE SE TENGA TODA LA EVIDENCIA NECESARIA.
• RECUERDE QUE EL AUDITADO PUEDE RECHAZAR UNA CONCLUSION QUE NO SEA
LO SUFICIENTEMENTE OBJETIVA
• RECUERDE QUE LO QUE NO SE DIGA EN EL CIERRE, NO SE PUEDE DECLARAR EN
EL INFORME FINAL
EJECUCION:
• CITAR A TODOS LOS ENTREVISTADOS
• AGRADECER LA COLABORACION Y EL TIEMPO.
• PRESENTAR LOS ASPECTOS POSITIVOS (CONFORMES) MAS IMPORTANTES
• PRESENTAR LOS ASPECTOS NO CONFORMES, (SI LOS HAY) DE MANERA DETALLADA
• ACLARAR NO CONFORMIDADES Y RESOLVER DUDAS (SI SE REQUIERE)
• INDICAR, LA METODOLOGIA PARA CONTINUAR CON PLAN DE ACCION (SI HAY NO
CONFORMIDADES
H COMO Y CUANDO SE PRESENTA EL INFORME FINAL ?

CONTENIDO:FECHA AUDITORIA
ALCANCE Y OBJETIVO
PROCESO/ ELEMENTO AUDITADO
MODELO REFERENCIAL APLICABLE
DOCUMENTOS CONSULTADOS
RELACION DE ASPECTOS POSITIVOS
RELACION DE NO CONFORMIDADES (Claridad- Precisión- Concisión)
FIRMA AUDITOR

DISTRIBUCION: RESPONSABLE DEL AREA AUDITADA Y ADMINISTRACION DE

AUDITORIAS

FECHA:LO MAS PRONTO POSIBLE, PERO SIEMPRE DENTRO DEL LIMITE

ESTABLECIDO EN EL PROCEDIMIENTO INTERNO
 COMO SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA GENERAL?
V
REVISION PERIODICA DEL PROGRAMA
•VERIFICACION DE EJECUCION DE AUDITORIAS PROGRAMADAS
•VERIFICACION DE FECHAS DE EJECUCION

VERIFICACION DE ENTREGA DE INFORMES

•VERIFICACION DE LA RECEPCION DEL INFORME DENTRO DEL TIEMPO ESTABLECIDO

REVISION DE INFORMES DE AUDITORIA PRESENTADOS EN EL PERIODO

•VERIFICACION DEL ALCANCE

•VERIFICACION DEL CONTENIDO: ASPECTOS POSITIVOS/
•NO CONFORMIDADES

RETROALIMENTAR
•CONTINUAR PROGRAMA INICIAL
•REPROGRAMAR
•EVALUACION DESEMPEÑO DEL AUDITOR
• EFICACIA DEL SISTEMA/ REVISION POR LA GERENCIA
 QUE REQUISITOS TIENEN LOS PLANES DE ACCION ?
H-A

• GENERADOS /PRESENTADOS/ APROBADOS POR EL RESPONSABLE

(DIRECTOR/GERENTE/JEFE) DEL AREA AUDITADA
• INCLUIR EL ANALISIS DE CAUSAS DE NO CONFORMIDAD
• INCLUIR ACCIONES PARA ELIMININAR TODAS LAS CAUSAS DE NO
CONFORMIDAD
• TENER DEFINIDO UN TIEMPO DE EJECUCION RAZONABLE
• PREFERIBLEMENTE SER VALIDADOS ANTES DE SU EJECUCION POR EL
AUDITOR ASIGNADO (RAZONABILIDAD DE ACCIONES Y DE TIEMPO DE
EJECUCION)
• GARANTIZAR LA ASIGNACION DE RECURSOS QUE SE REQUIERAN PARA SU
EJECUCION
• GARANTIZAR COORDINACION CON OTRAS AREAS (SI SE REQUIERE) PARA LA
ELIMINACION DE CAUSAS DE NO CONFORMIDAD
• SER PRESENTADOS SEGUN ESTA ESTABLECIDO EN LOS PROCEDIMIENTOS
INTERNOS (TIEMPO, FORMATO, DIFUSION INCLUYENDO EL AREA/FUNCION QUE
ADMINISTRA LAS AUDITORIAS, ETC)
• GARANTIZAR UN SEGUIMIENTO CONTINUO DURANTE SU IMPLEMENTACION
POR PARTE DE LA GERENCIA DEL AREA AUDITADA
 COMO PROGRAMAR Y EJECUTAR AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO ?
V
PROGRAMAR SEGUIMIENTO: EN FECHA POSTERIOR A LA
CULMINACION DE LA ACTIVIDAD MAS TARDIA DEL PLAN

ASIGNAR PREFERIBLEMENTE AL MISMO AUDITOR QUE HIZO LA

AUDITORIA INICIAL

EJECUTAR EL SEGUIMIENTO VERIFICANDO EL CUMPLIMIENTO TOTAL

DE LAS ACCIONES ESTABLECIDAS

CONFIRMAR LA EFICACIA DE LAS ACCIONES, DE MANERA QUE

REALMENTE SE ELIMINEN LAS CAUSAS DE LAS NO
CONFORMIDADES

NO "ÄPROVECHAR" LA AUDITORIA,DE SEGUIMIENTO PARA

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE OTROS ASPECTOS DIFERENTES
A LA EJECUCION Y EFICACIA DEL PLAN DE ACCION

REGISTRAR Y REPORTAR FORMALMENTE LOS RESULTADOS DE LA

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO (C0NSIDERAR PROCEDIMIENTOS
INTERNOS, FECHAS, FORMATO, DISTRIBUCION)

RETROALIMENTAR PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

DEL SISTEMA DE CALIDAD POR LA GERENCIA
 COMO REVISAR EL DESEMPEÑO DE AUDITORES Y AUDITORIAS ?
V
CUMPLIMIENTO PROGRAMA Y
FECHAS

COMUNICACION A COMITE (CAA)

CONTENIDO INFORMES DE
AUDITORIA

VELIDACION PLANES DE ACCION DESEMPEÑO DE

DESEMPEÑO
LAS
DEL AUDITOR ENCUESTA AL AUDITADO
AUDITORIAS
ELABORACION PLAN DETALLADO

EXAMENES DE SUFICIENCIA

ENTREVISTAS AL AUDITOR

SOLICITUD DE AUDITORIAS POR

AUDITADOS

RESULTADOS DE AUDITORIAS
3A. PARTE

EFICACIA DEL SISTEMA DE

CALIDAD
 COMO SE RETROALIMENTA A LA DIRECCIÓN CON LOS RESULTADOS DE
A AUDITORIAS ?

CUMPLIMIENTO • FECHA PROGRAMADA VS.

DE AUDITORIAS FECHA EJECUTADA
• TIEMPO ENTREGA INFORME
• TIEMPO ELABORACION Y
ENTREGA PLAN DE ACCION

EFICACIA DEL RESPUESTA

SISTEMA DE REVISION ACCIONES
CALIDAD SISTEMA DE CORRECTIVAS
CALIDAD
• # NO CONFORM. D / A/ R
• # ACCIONES
• # NO CONFORM. C / M/ m CERRADAS/ #
• PONDERACION DE NO ACCIONES ABIERTAS
CONFORM. (FUNCION DEL
TIEMPO)
• REINCIDENCIA EN NO
CONFORMIDADES • REINCIDENCIA DE NO
CONFORMIDADES
• Actuar • planear

4, 5, 6
10 6.2, 6.3,
6.4

9. 9.3 7, 7.5 8

• Verificar • Hacer
4, 5, 6 10

8, 8.2, 8.3, 8.5, 8.6, 8.7

7 8.4 7.2,
PREGUNTAS