CÓDIGO: PRO-SG- 03

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
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1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación,

divulgación, actualización, retiro por obsoletos, y destrucción cuando aplique de los
documentos del Sistema de Gestión de Imporinox S.A.S.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos

relacionados con los sistemas de gestión de imporinox S.AS., (ver “Listado Maestro de
Documentos” listado maestro de registros; así como para los documentos externos
que requieren control de su distribución.

3. DEFINICIONES

3.1 Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un

documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de
planillas de registros, entre otros.

3.2 Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aprobación

3.3 Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de

cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas,
salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.

3.4 Cliente: Organización, entidad, proceso o persona que recibe un producto y/o
servicio.

3.5 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un
documento en forma particular.

3.6 Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control
y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

3.7 Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético
entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con
la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de
actualización.

3.8 Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos,

formatos, planes, políticas, programas, manuales, matrices, documentos de origen
externo; entre otros).
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3.9 Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la empresa, pero
que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión
de Imporinox S.A.S. Entre los documentos externos se pueden considerar normas,
códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.

3.10 Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que

proporciona evidencia de una acción.

3.11 Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de
detalle actividades u operaciones muy específicas.

3.12. Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los

documentos controlados de Imporinox S.A.S.

3.13 Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en

los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

3.14 PHVA: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

3.15 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace
qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

3.16 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan

para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

3.17 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,

eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos

3.18 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al

documento. La primera versión corresponde al número uno (1), para la segunda
versión correspondería al número dos (2).

3.19 Manual: Es el documento principal del sistema que permite relacionar todos los
otros documentos que conforman el sistema de gestión.

3.20 Mapa de procesos: representación gráfica que refleja la gestión por procesos y
el enfoque sistémico, armonizando su misión y visión.

3.20 Políticas: Directivas e intenciones generales de una organización

relacionadas con la calidad, tal cual son oficialmente formuladas por la
dirección.
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4. GENERALIDADES.

Si se requiere efectuar cambios de “forma” en los documentos del Sistema de Gestión

como: correcciones de ortografía o de redacción se podrán realizar sin que ello
implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la solicitud
de modificación, ni la recolección de firmas.

Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean

publicados en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS.

5. ACTIVIDADES:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO/DOCUMENTO

1. IDENTIFICAR
NECESIDAD DE
CREAR, MODIFICAR
O RETIRAR
DOCUMENTO. Responsable del
Sistema de Formato por Correo
El responsable del SG Gestión. electrónico.( SG-FOR-06)
puede decidir los
requerimientos de
elaboración
modificación o retiro de
documentos.

2. EVALUAR LAS
NECESIDADES
PRESENTADAS:

Analizar la viabilidad de
la creación, Solicitud modificación de
modificación, anulación Responsable del documentos: SG-FOR-06
o retiro de documentos. Sistema de
Si el análisis avala la gestión.
creación del documento
se llena el formato
“Solicitud para crear,
modificar, retirar
documento, justificando
la solicitud”

3. AUTORIZAR LA
ELABORACIÓN,
MODIFICACIÓN O
RETIRO DE
DOCUMENTOS

Recibe formato de
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Solicitud para crear,

modificar o retirar Responsable del Correo electrónico.(
documento, evalúa la Sistema de FOR-SG-06)
pertinencia del gestión
requerimiento
Si es avalado da
respuesta al
responsable del
proceso. Continúa
actividad 4.
Si no es avalado,
incluye la respectiva
justificación. Fin del
procedimiento.
4.
ELABORAR O
MODIFICAR LOS
DOCUMENTOS
El líder de proceso es el
responsable de la
elaboración o
modificación del
documento, lo elabora o Líder de Documento Preliminar.
modifica según proceso y
corresponda. responsable del
El responsable del Sistema de
sistema de gestión gestión.
evalúa, si hay otras
dependencias
involucradas con la
actividad o si afecta
otros procesos, a fin de
garantizar la
participación de sus
responsables en la
elaboración y/o ajuste
del documento y hace
un levantamiento
preliminar de la
información

5. CODIFICAR EL
DOCUMENTO
Se revisa que el
documento cumpla con
los aspectos formales
establecidos en el
presente documento.
Se asigna el código, Responsable de Documento Codificado.
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número de versión y Sistema de

fecha de acuerdo con gestión.
las directrices
establecidas.
Los códigos se asignan
de acuerdo con lo
establecido en este
procedimiento.
6. ACTUALIZAR Responsable de Listado Maestro de
LISTADO MAESTRO sistema de documentos y registros
DE DOCUMENTOS. gestión. (FOR-SG-02).
Se actualiza el Listado
Maestro de Formato divulgación de
Documentos y registros documentos.(FOR-SG-
con el nuevo 05)
documento o registro
modificado.
Se realiza la
divulgación del
documento registro.
7. ARCHIVAR
DOCUMENTO
El documento original
con las firmas de los
responsables de su
elaboración, revisión y
aprobación se Responsable de Archivo digital y/o físico.
mantendrá bajo sistema de
custodia en el archivo gestión.
de sistema de gestión.
No se mantendrán otras
copias físicas del
documento” De igual
manera se archivan en
medio electrónico, los
archivos fuentes del
documento y el archivo
original escaneado.

8. RETIRAR EL Responsable de Listado Maestro de

DOCUMENTO sistema de documentos y registros.
OBSOLETO gestión
Se hace la
actualización en el
Listado Maestro de
Documentos y
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registros.

6. GENERALIDADES DE PROCEDIMIENTO EN LA CREACIÒN DE

DOCUMENTOS.

 Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico,

fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del
desarrollo del Sistema de gestión.

 La documentación relacionada con el Sistema de gestión, debe estar redactada

de manera tal que sea clara y entendible por las personas que tienen que
aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea
necesario, difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores, en los
apartes que les compete.

 El procedimiento para la identificación y control de documentos y registros del

Sistema de gestión, incluye la metodología para su identificación, aprobación,
publicación, eliminación según lo establecido en el presente procedimiento.

 La documentación del sistema de gestión, está a disposición de los

trabajadores para su consulta, los documentos confidenciales pueden ser
consultados a través del jefe inmediato del trabajador.

 Si se requiere efectuar cambios de “forma” en los documentos del SG-SST

como: correcciones de ortografía o de redacción se podrán realizar sin que ello
implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la
solicitud de modificación, ni la recolección de firmas.

 Los documentos se identificaran de acuerdo a las siguientes abreviaturas

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TIPOS DE DOCUMENTOS:

Tabla N° 1. Abreviaturas.

Tipo de documento Abreviatura Elaboración Revisión y

Aprobación
Procedimientos PRO

Instructivos IN
Responsable de Subgerente y
Formatos FOR Sistema de gerente.
gestión.
Manuales MA

Programas PG

Políticas POl.

Planes PL

MT
Matriz.

ANEXO 1.

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Los documentos del sistema de gestión, deben tener asignado un código

alfanumérico de identificación. La codificación de los documentos se realizará así:

Primera posición: tipo de documento.

Segunda posición: “Proceso”

guión, símbolo “-”.

Tercera posición: Consecutivo y/o código.

ANEXO 2. Estructura y formato de presentación de los documentos del Sistema

de Gestión.

Los documentos del Sistema de Gestión, se elaboran respetando, en lo posible, las

recomendaciones presentadas a continuación.
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Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado
que consta de:

Documentos en Word:

- Logotipo de la empresa, verificar que sea el actualizado, y solicitar a gerencia, el

logo deberá ir al lado izquierdo de la página.

- Tipo de documento centrado (en mayúscula sostenida), al lado izquierdo: letra arial
12.

- Nombre de documento centrado (en mayúscula sostenida), al lado izquierdo: letra

arial 12.

-Código del documento al lado superior izquierdo, enseguida del logo. Letra arial 12.

- Fecha de emisión debajo del código. Letra arial 12.

- Versión actual del documento, debajo de la fecha de emisión. Letra arial 12.

- Número de página debajo de revisión.

Ejemplo:

Documentos en Excel:

- Logotipo de la empresa, al lado izquierdo de la página.

- Título del documento centrado (en mayúscula sostenida): letra arial 12

- Código del documento al lado derecho.

- Debajo de código, va la fecha de emisión del documento.

-Debajo de la fecha va la versión en letra arial 12.

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- El encabezado en Excel deberá llevar el color azul oscuro, y el logo que se utilizará
será el que está sin fondo azul, se debe solicitar el logo al gerente.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y Código: SST-PRO-01

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Fecha: 06/01/2017
l Versión: 1

Al finalizar la hoja se debe de colocar, la información que indica nombre y cargo de

quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión, en Word y en Excel.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Kelly Johanna Rodríguez Lina Fernanda Ramírez. Alejandro Estrada.
Jefe de salud ocupacional. Sub-gerente. Gerente.
Fecha : Fecha : Fecha :

7. Estructura documental.

Los documentos de la empresa se codifican con un código alfanumérico de la

siguiente manera:

Las segundas letras indican el proceso al cual pertenece el documento así:

GH Proceso de gestión humana.

GC Proceso Gestión comercial.

GF Proceso Gestión financiera.

SST Proceso Gestión de seguridad

y salud en el trabajo.

GCE Proceso Gestión de comercio

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exterior.
GTI Proceso Gestión de la
tecnología de la información.

GL Proceso Gestión de Logística.

Los últimos dos dígitos indican el consecutivo por cada tipo de documento de un
proceso. Inicia desde 1.

Cada parte del código se separa con un-.

Ejemplos:

FOR-GH-11 Es el formato No. 11 del proceso de gestión humana denominado: proceso de

selección y contratación de personal.

PRO-GF-01 Es el procedimiento No.1 del proceso gestión financiera denominada: pago de

facturas de servicios proveedores en general.

 La organización estableció y mantiene el Manual del Sistema de gestión (este

documento) describe lo siguiente:

 El Sistema de gestión de la organización y sus elementos constitutivos.

 La forma como los diferentes elementos del Sistema de gestión interactúan
entre sí.
 La relación entre los diferentes elementos y sus procedimientos y/o
instructivos.
 La organización estableció un procedimiento para identificar y controlar todos
los documentos y datos críticos para la operación del Sistema de gestión, al
igual que el rendimiento de sus actividades, en los documentos y registros,
para ello se definió la siguiente relación jerárquica entre los diferentes
documentos del sistema de gestión.
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8. Control de cambios.

Ítem del Cambio Motivo del Fecha del

Versión
cambio realizado cambio cambio
1