Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó

el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. acabados.

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la
documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma
autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación
unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario

documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con
instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la

información documentada o montar los procedimientos operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo. Utilice gráficos, tablas
o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento mencionado en el punto
anterior.

Desarrollo de la actividad

1. inicialmente se diseñaría el procedimiento de control de la información, ya que la

documentación contiene información importante, lo cual resulta indispensable tener
conocimiento, entender todo lo relacionado con la creación y actualización de la
información documentada, puesto que con esta se obtienen beneficios como: la
estandarización de los procesos que ayudan alcanzar los niveles óptimos de la operación, el
mantenimiento del enfoque hacia los objetivos de la calidad, el control de las actividades
mediante los registro y por último la preservación del capital intelectual o el saber hacer
dentro de la organización.

Seguido a lo anteriormente mencionado se montarían los procedimientos operativos, que

contienen apartados como:
 Establecer los códigos de cada documento del sistema de gestión de calidad ISO 9001.
 Actualización de la documentación del sistema de calidad.
 Actualizar constantemente la documentación y compartirla con cada integrante del
sistema.
 Validación de la documentación.
 Las personas a cargo de la información serían los lideres quienes compartirían, aplicándola
y haciéndola cumplir.

Incluir la Evaluar la
documentacion o necesidad de
actualizarla para crear o
finalmente modificar un
Socializacializarla documento

Aprobacion
Elaboracion de los
antes de su documentos
emision

Presentacion
Requerimiento
del documento
de la
operativo al
aprobacion
comite
2. El Procedimiento de Control de la Información Documentada corresponde a los procesos
estratégicos de la gestión de calidad, y por la norma ISO 9001 es uno de los más importantes
pues este es la base para seguir con los procesos misionales y de apoyo, de igual manera
debe ser controlada para:

 Sea idóneo para usarlo y se encuentre disponible donde se necesite.

 Ser protegida adecuadamente.

Procesos estrategicos:
Gestion gerencia
Gestion de calidad.

Procesos misionales:
Diseño y patronaje
extendido, marcadoy corte
Confeccion revisado, etiquetado y acabado.

Proceso de apoyo :
Clientes
compras
mantenimiento y talento humano.

3. Descripción de las actividades:

 Creación: es importante tener en cuenta que al momento de crear un documento
este debe contener: tipo de documento, información que se quiere documentar,
identificación del autor con nombre y cargo, titulo preciso que describa el
contenido.
 Revisión y aprobación: el líder del proceso realiza la revisión mencionando los
puntos a cambiar y demás, si no está el líder el coordinador debe hacerlo.
 Identificación de los documentos: aquellos documentos aprobados, los líderes los
remitirán a sistema de gestión de calidad para hacer una revisión de la información
 para poder asignar el código único, versiones y ser responsables de los cambios y
fechas de socialización.
 Divulgación: se da a conocer la información documentada a las personas que se
encuentren trabajando bajo el proceso, los documentos de mayor uso como los
manuales, procedimientos se tendrán en físico en la institución los otros se
mantendrán virtual con acceso al público.
 Control de cambios: los responsables son los líderes de los procesos, la
información sobre autor, fecha de los cambios debe estar en la última página del
mismo.

Código Nombre Área Responsable Documento Versión Tiempo de Fecha de

retención aprobación

Evaluar la
necesidad
1 de crear o
modificar un
documento.

Elaboración
2 de los
documentos
y
aprobación.

Control de
3 cambios y
finalmente
la
divulgación.