PARALELO – CLASES DE DOCUMENTOS

PRESENTADO POR
ROCIO DEL PILAR RAMIREZ CUAJIBOY
PARA
PROF. CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

FORMACION COMPLEMENTARIA
ADEMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
SAN JUAN DE PASTO

OCTUBRE DE 2019

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Determinado por el lugar (físico) donde se
encuentra la información producida y recibida
por una entidad u organización, cualquiera que
sea su naturaleza. Se usa para constatar las
actuaciones de las diferentes dependencias de
una empresa, se hace parte de la memoria
física institucional, fácilmente verificable en su
forma original.
Soporte Físico
Cumple con el ciclo vita
Garantizan mejor la integridad de la
información
El contenido está impreso en el papel
DIFERENCIAS
El medio utilizado para su trasmisión es
el papel
Conservan firmas originales o
auténticas de quienes los producen
Se archivan en carpetas, legajos y
cajas
Su acceso es más restringido
Su soporte tiende a deteriorarse mucho
más rápido y su almacenamiento se
debe realizar bajo ciertas condiciones
de temperatura, humedad para evitar
su deterior.
PARALELO – CLASES DE DOCUMENTOS
SIMILITUDES
 Tienen la misma función de
trasmisión de información para
cumplir con una gestión
 Deben cumplir con los principios de
la gestión documental
 Sirven de evidencia de las gestiones
realizadas
 Se debe utilizar la mismas series y
subseries conforme a la tabla de
retención documental
 Constituyen un medio de
comunicación e interacción humana
 Sirven para la toma de decisiones
 Soportan procesos legales e
institucionales
DOCUMENTO ELECTRONICO
Toda información que se genera, es enviada o recibida
a través de medios electrónicos y va quedando
almacenada en los mismos. Su uso es la
comunicación de información de manera rápida a las
partes interesadas debido a facilidad para su envío y
descarga, gracias a la red global de trasmisión de datos
(internet).
Soporte electrónico, archivos
multimediales, páginas web.
Algunos cumplen el ciclo vital pasando
por los tres archivos: gestión, central e
histórico.
La información contenida es mayormente
vulnerable en su integridad si no se
utilizan los medios adecuados para
salvaguardarla
El contenido no está en papel sino que
se puede leer en dispositivos como
DIFERENCIAS
celulares, computadores portátiles,
tablets.
El medio más utilizado para su trasmisión
es el internet a través de imágenes
formadas por pixeles.
Utilizan copias de documentos originales
o utilizan firmas digitales
Se archivan digitalmente en discos
duros, servidores, cds, memorias
Su acceso es menos restringido ya que
puede ser compartido en tiempo real y
con muchas más personas
Su soporte se puede conservar mucho
más que el papel a lo largo del tiempo.
Su almacenamiento es mucho más fácil,
en memoria o discos duros.
 BIBLIOGRAFÍA

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de octubre de 2019, 04:33 pm, de: https://prezi.com/1yx75padpyfm/que-es-un-
documentos-y-clases-de-documentos/

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, (2013). Fundamentos de Organización

Documental. Recuperado el 14 de octubre de 2019, de:
https://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental

Clases y Características de los Documentos, (2016). FAVA - Formación en Ambientes

Virtuales de Aprendizaje, Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA