Manual Funciones Lap

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Proyecto Formativo Implementación de la metodología

de Gestión de Talento Humano por Competencias
MANUAL DE FUNCIONES
Distribuidora LAP.
Elkin Francisco Atencio Bocanegra

John Edwin García Mora
José Luis Ladino Franco
Agosto de 2019
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Cali – Valle del Cauca
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1. JUSTIFICACION
El presente manual contiene información de cada una de cada uno de los procesos
involucrados en el área comercial de la empresa DISTRIBUIDORA LAP. Brindando
detalladamente una descripción de cada proceso y utilizando diferentes
herramientas para su elaboración; Suministrar información sobre los procesos
comerciales que son desempeñados actualmente en la compañía DISTRIBUIDORA
LAP Dichos manuales se realizaron por cada departamento, Brindando información
detallada de los peligros y riesgos a los cuales están expuestos y de igual manera
las funciones específicas por cada cargo del area comercial.
De igual manera la elaboración del manual de procedimientos se logra mediante la

recolección de datos relevantes en las diferentes áreas comerciales, quien
proporciona las técnicas necesarias para su desarrollo.
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2. TABLA DE CONTENIDO
1. Justificación - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - 1
2. Tabla de contenido
3. Contexto Histórico
4. Misión
5. Visión
6. Políticas y Normas
7. Manual de responsabilidades y perfiles de cargo
7.1 Director Comercial
7.2 Jefe de centro de Distribución
7.3 Coordinador de alimentos
7.4 Coordinador de Aseo
7.5 Coordinador logístico
7.6 Asesor sénior
7.7 Asesor Junior
7.8 Auxiliar de Bodega
7.9 Auxiliar de transporte
8. Beneficios del proceso
9. Participantes
10. Periodicidad
11. Procesos a desarrollar en el manual
12. Instrumentos de Medición
13. Instructivo para la utilización del manual
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3. CONTEXTO HISTORICO
LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización de

productos de aseo y alimentos, fundad en 1994 por el señor Luis Alberto Preciado.
La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada en el sector popular

de la ciudad de Fácil aseso para todos, para transportar los productos compro a
crédito una camioneta Ford 1970, los primero 10 años fueron de trabajo duro y
aprendizaje permanente que trajeron buenos resultados a la familia.
Inicialmente la compañía empezó trabajando con tenderos los cuales debían de

trasladarse hasta la central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando
en esto más tiempo y dinero, esto hizo que tomara la decisión de cerrar la tienda y
convertirla en una distribuidora, conocía actualmente como Distribuidora LAP.
4. MISION
Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,

con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada
de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de
tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un
equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura
del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en
general, logrando una adecuada rentabilidad. Nos distinguimos por ser una
empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el
cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea
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5. VISION
Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a
nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en
sus necesidades como en sus expectativas.
6. POLITICAS Y NORMAS
la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que

trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se
benefician con nuestros productos y servicios.
nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y

su bienestar
las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos

conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio
con un desarrollo sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad
como ciudadanos del mundo.
la calidad de nuestros productos y servicios.
la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto

a nivel externo como interno con todos los grupos de interés
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7. MANUAL DE RESPONSABILIDADES Y PERFILES DE CARGO
Los grandes, repentinos y constantes cambios que caracterizan la global

evidencian la necesidad de crear y desarrollar empresas competitivas que nutran
sus procesos a partir de su capital intelectual y de las competencias que posee su
Talento Humano, lo cual se puede facilitar a través del establecimiento, divulgación
a los colaboradores y afianzamiento del perfil que la empresa requiere de cada uno
de ellos en el cargo, así como los procesos y procedimientos en los que participa
cada uno de ellos. Es así como se integran todos los procesos organizacionales de
diversas áreas con los realizados en Gestión Humana, ya que los criterios que se
emplean para seleccionar personal, implementar la inducción al cargo y a la
empresa, evaluar desempeño, capacitar, desarrollar la competencia, asignar
salarios y compensaciones, entre otros; se fundamentan en las características que
debe poseer una persona para desempeñar sus funciones apropiadamente tanto en
el cargo que cubre, como en el área en la que se encuentra.
Así mismo, el establecimiento de requisitos básicos y de las competencias, facilita

la adquisición y mantenimiento de persona competente, puesto que la selección
adquiere mayor confiabilidad y validez frente a lo que realmente se espera de un
miembro de la organización y el desarrollo del personal, facilita el afianzamiento de
habilidades, actitudes, aptitudes, motivaciones y conocimientos de los empleados
para contribuir con el cumplimiento del direccionamiento estratégico; razones que
sustentan el diseño y elaboración del Manual de Responsabilidades y Perfiles de
cargo.
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I.DENTIFICACION DEL CARGO
7.1 NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR COMERCIAL
Coordinar las actividades de la fuerza de ventas, los planes de

comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la
empresa, en base a políticas establecidas para la promoción,
2.OBJETIVO GENERAL distribución y venta de productos y servicios a fin de lograr los objetivos
de ventas.
 Orientar de manera adecuada y eficiente el personal

comercial de la empresa
 Idear estrategias de comercialización y venta que estén
en base a potencializar y posicionar el producto
empresarial
3.OBJETIVO ESPECIFICO  Maximización de ganancias y rentabilidad de la empresa,
orientados al crecimiento y duración en la línea de tiempo
de la empresa
 Segmentación de mercado dependiendo del sector
demográfico donde se encuentre o comercialice el
producto.
4.AUTORIDAD Todo el personal del Departamento comercial. (Jefes, coordinadores,

asesores, auxiliares)
 Pro actividad en cuanto a la proyección de ventas y

comercialización de estas
 Cumplimiento de metas establecidas por el presupuesto
anual
 Establecer una comunicación asertiva con los clientes
potenciales y no potenciales
4.RESPONSABILIDAD  Conocimiento y recordación sobre el stock e inventario
de la empresa
 Total conocimiento sobre el hacer y ser de la empresa
consiguiente a una efectiva orientación a posibles
clientes
 Conocer y poseer profundo conocimiento sobre el
producto (propiedades intrínsecas, extrínsecas,
químicas y medio ambientales de estos)
7
 Conocer el sector industrial de la empresa.

 Conocer la necesidad del cliente al cual se le está
distribuyendo el material o producto.
6.ALCANCE Todas las funciones aquí descritas
7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Gerente General
SUPERVISA A: Todo el personal del Departamento comercial. (Jefes,

coordinadores, asesores, auxiliares)
8.PROCESO AL QUE Gestión Comercial

PERTENECE
II.DESCRIPCION DE FUNCIONES
Funciones específicas del cargo
 Realizar proyección de ventas creando grupos de trabajo con el personal a cargo

 Capacitar y dar a conocer a los clientes sobre la entrada de nuevos productos a la carpeta
comercial de la empresa
 Retroalimentar a su equipo de trabajo en cuanto a nuevas estrategias de productos
existentes y nuevos
 Delegar tareas y funciones al personal a cargo
 Consecución de clientes potenciales como futuros ingresos a la empresa
 Mantener y fidelizar a los clientes actuales a través de campañas promocionales
 Gestionar y recuperar la cartera vencida de la empresa
 Seguimiento y control al punto de venta
 Cumplimiento de metas de ventas mensual
 Presentar informes periódicos de ventas a Gerencia
 Llamadas sobre la conformidad del producto a los clientes
 Alimentar ventas diarias y descargar los pendientes del inventario
 Tramitar pedidos a través de las órdenes de compra solicitados al auxiliar logístico
 Realizar seguimiento / estudio a clientes del equipo de trabajo.
Del Personal
 Cumplir y respetar el reglamento interno de trabajo.

 Contribuir con el aseo de las áreas de trabajo y otras asignadas por la empresa.
 Mantener buenas relaciones con el personal.
 Liderar acciones que conlleven al mejoramiento de sus labores diarias.
 Usar la dotación y elementos de protección asignada por la empresa para el desarrollo de
sus labores diarias.
 Cumplir el horario asignado por la empresa.
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 Realizar las demás funciones que le asigne su jefe inmediato de acuerdo con la naturaleza
del cargo, área de desempeño y capacidades.
CON RESPECTO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)

ARTÍCULO 2.2.4.6.10.
 Procurar el cuidado integral de su salud.

 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo de la empresa.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos
latentes en su sitio de trabajo.
 Participar en las actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo definido
en el plan de capacitación del SG–SST.
 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
III.COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL CARGO
EDUCACION FORMACION
Profesional en Mercadeo y/o carreras Especialización en Marketing/Ventas

administrativas
EXPERIENCIA HABILIDADES
 Trabajo bajo presión

 Pro actividad
(5) Cinco años Conocimientos de planificación de  Recursividad
estrategias comerciales, canales de distribución,  Agilidad física y mental
producto-mercado-competencia de su empresa.  Dinamismo
Planificación y organización
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I.IDENTIFICACION DEL CARGO
7.2 NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE CENTRO DISTRIBUCIÓN
2.OBJETIVO GENERAL Encargado de organizar la recepción, almacenamiento y entrega de

bienes a los clientes o puntos de venta. Pueden ser empleados por
fabricantes, minoristas o empresas mayoristas que utilizan sus propios
medios de transporte.
 Controlar de manera rentable de productos y/o materias

primas.
3.OBJETIVO ESPECIFICO  Cumplir los plazos de entrega de los bienes.
 Mantener registros sobre los bienes recibidos y enviados.
 Planificar rutas para las entregas.
4.AUTORIDAD Coordinadores de alimentos, coordinadores de aseo, coordinadora de

logístico
 Poseer total conocimientos del portafolio de productos

ofertados por la empresa
 Saber y conocer rutas de distribución de la compañía
 Supervisar para obtener bienes y servicios y productos
para la compra desde un almacén hasta un vendedor o
4.RESPONSABILIDAD
proveedor.
 Manejar órdenes de trabajo, mensajes y órdenes de
consumo.
 Planificar el programa de recogida y entrega de
mercancías y productos
7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Director comercial.
SUPERVISA A: Coordores de alimentos, aseo logístico.

PERTENECE
III.DESCRIPCION DE FUNCIONES
 Garantizar que todo llegue a tiempo a su destino y en perfectas condiciones

 Planificación, organización y del control de los productos de almacén
 Dirigir y coordinar la entrada y salida de mercancía, desde el centro de operaciones de la
organización hasta el destino final.
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 Traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y equipos
necesarios.
 la preparación de los pedidos o la ejecución de cross docking.
 Capacitación, orientación a coordinadores a cargo.
Del Personal



EDUCACION FORMACION
Profesional en ingeneria industrial y/o carreras Formación en transporte y logística

administrativas
(3)Tres años conocimientos específicos  Trabajo bajo presión

Coordinación, supervisión, cumplimiento de  Pro actividad
objetivos de transporte y logística  Recursividad
 Agilidad física y mental
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 Dinamismo
7.3 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE ALIMENTOS
2.OBJETIVO GENERAL coordinar y controlar las entradas y salidas, almacenamiento y

distribución de los alimentos y bebidas verificando su inocuidad y
el cumplimiento de los requisitos de la normatividad vigente.
 Cumplir con las normas y procedimiento en materia de

seguridad integral, establecidos por la organización.
 Mantener en orden equipos y sitios de trabajo, reportado
3.OBJETIVO ESPECIFICO
cualquier anomalia.
 Elaborar informes periódicos de las actividades
realizadas.
4.AUTORIDAD Asesores comerciales junior y señor
 Cumplimiento de condiciones de inocuidad de los

alimentos y bebidas.
 Contribuir a la creación y fortalecimiento de la cultura
organizacional
4.RESPONSABILIDAD  Verificar el registro INVIMA de los alimentos.
 Mantener en completo orden equipos y sitios de
trabajado.
 Realizar informes periódicos de las actividades
realizadas.
7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Jefe de centro distribución
SUPERVISA A: Asesores comerciales junior y señor

PERTENECE
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 Conocer la rotación de inventarios de alimentos

 Conocer el almacenamiento y transporte de alimentos.
 Promover la cultura del autocuidado
 Promover las buenas prácticas ambientales.
 Garantizar el uso de elementos de protección personal.
 Capacitar en BPM, manipulación de alimentos, almacenamiento de alimentos, normativa
alimentaria del Personal
 Cumplir y respetar el reglamento interno de trabajo.
 Contribuir con el aseo de las áreas de trabajo y otras asignadas por la empresa.
 Mantener buenas relaciones con el personal.
 Porta y utilizar los elementos de protección personal
 Usar la dotación y elementos de protección asignada por la empresa para el desarrollo de
 Cumplir el horario asignado por la empresa.
 Realizar las demás funciones que le asigne su jefe inmediato de acuerdo con la naturaleza


EDUCACION FORMACION
Profesional en ingeniería industrial y/o carreras Cursos avanzados o intermedios de Excel, servicio
administrativas al cliente, manipulación de alimentos.
(1) año de experiencia en manipulación de alimentos.  Trabajo bajo presión

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 Pro actividad
 Recursividad
 Dinamismo
1.2 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE ASEO
2.OBJETIVO GENERAL Asesorar, evaluar, proyectar, ejecutar, apoyar y acompañar la

realización de las actividades relacionadas con el proceso de
control, seguimiento y actualización de forma oportuna, eficiente
y eficaz al plan operación del servicio de aseo.
 Realizar las funciones y cumplir los compromisos

organizacionales con eficacia y calidad.
 Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las
necesidades del plan de trabajo.
 Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área
de desempeño y mantenerlos actualizados.
 Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en
acciones
4.AUTORIDAD Asesores comerciales junior y señor

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 Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un

problema y tomar las acciones concretas y consecuentes
con la elección realizada
4.RESPONSABILIDAD organizacional
 Realizar informes periódicos de las actividades
realizadas.
trabajado.
SUPERVISA A: Asesores comerciales junior y señor

PERTENECE
 Elaboración de informes del proceso del plan de trabajo.

 Administrar los bienes y suministros para la ejecución del plan de trabajo.
 Entregar información y participar en los comités de seguimiento.


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EDUCACION FORMACION
tecnologo en ingeniería industrial y/o carreras Cursos avanzados o intermedios de Excel, servicio
administrativas al cliente,
(1) año de experiencia en cargos afines.  Trabajo bajo presión

 Pro actividad
 Recursividad
 Dinamismo
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1.2 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR LOGÍSTICO
2.OBJETIVO GENERAL Generar en forma correcta y en el tipo oportuno los documentos

e inventarios, ejerciendo control interno para garantizar todo el
despacho y demás planes de trabajos.
 Realizar las funciones y cumplir los compromisos

organizacionales con eficacia y calidad.
 Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las
necesidades del plan de trabajo.
 Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área
de desempeño y mantenerlos actualizados.
 Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en
acciones
4.AUTORIDAD Auxiliares de transporte y de bodega
 Creación y administración de datos maestros

organizacional
4.RESPONSABILIDAD  Realizar informes periódicos de las actividades
realizadas.
trabajado.
SUPERVISA A: Auxiliares de transporte y de bodega.

PERTENECE
 Elaboración de informes del proceso del plan de trabajo.

 Administrar los bienes y suministros para la ejecución del plan de trabajo.
 Entregar información y participar en los comités de seguimiento.
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EDUCACION FORMACION
tecnólogo en ingeniería industrial y/o carreras Cursos avanzados o intermedios de Excel, servicio
administrativas al cliente,
(1) año de experiencia en cargos afines.  Trabajo bajo presión

 Pro actividad
 Recursividad
 Dinamismo
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7.4 NOMBRE DEL CARGO: ASESOR COMERCIAL SENIOR
2.OBJETIVO GENERAL Coordinar las actividades, las técnicas de comercialización del

producto, a fin de lograr el posicionamiento del punto de venta, en base
a estrategias establecidas para la promoción, y venta de productos a
fin de lograr los objetivos establecidos.
 Control y coordinación sobre cada uno de los procesos

llevados a cabo en el punto de ventas.
4.AUTORIDAD No aplica
 Poseer total conocimientos del portafolio de productos

ofertados por la empresa
 Saber de primera las propiedades y características
específicas de cada uno de los productos
 Cumplimiento de metas establecidas por el presupuesto
4.RESPONSABILIDAD
anual
 Es responsable de los productos existentes en el punto
de venta y de la custodia de este (inventario)
 Optima orientación y excelente servicio al cliente que se
acerque al punto de venta.
7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Coordinador de alimentos y/o aseo
SUPERVISA A: No aplica

PERTENECE
 Atención y orientación al público que se acerque a través de la línea telefónica

 Recepción de pedidos solicitados por el cliente telefónicamente y a través del correo
corporativo
 Realizar pedido a bodega según petición del cliente
 Contestar el teléfono asignando la extensión correspondiente
 Realizar cotizaciones
 Facturar los productos según venta teniendo en cuenta referencia del producto
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 Mantener control de Inventario del punto de venta

 Capacitación, orientación y supervisión al auxiliar comerciales Junior durante la inducción
Del Personal



EDUCACION FORMACION
Cursos avanzados o intermedios de Excel, servicio

Técnico o tecnólogo en asistencia administrativa al cliente, mercadeo y ventas, contabilidad básica
(3)Tres años conocimientos específicos  Trabajo bajo presión

Coordinación, supervisión, cumplimiento de  Pro actividad
objetivos de Merchadising, ventas.  Recursividad
 Dinamismo
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7.5 NOMBRE DEL CARGO: ASESOR COMERCIAL JUNIOR
2.OBJETIVO GENERAL Apoyar y acompañar el proceso de la gestión comercial velando por el

adecuado funcionamiento articulado en pro de la consecución de metas
 Desarrollo de estrategias así como los mejores métodos

para aplicar, controlar y obtener resultados de las
mismas.
 Capaz de mostrar ideas innovadoras que vayan en pro
de la mejora de los niveles de ventas así como del
mejoramiento de la imagen de la empresa.
4.AUTORIDAD No aplica
 Cumplimiento del presupuesto de ventas anual.

 Información veraz y precisa sobre los productos
ofertados por la empresa.
 Dar un excelente trato a los clientes que se acercan al
4.RESPONSABILIDAD
punto de venta (servicio al cliente).
 Realizar de manera eficiente y eficaz cada una de las
tareas y funciones correspondientes al cargo.
 Organización y planificación en sus tareas diarias.
7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Coordinador de alimentos y/o aseo

PERTENECE
 Informa a los clientes sobre la entrada de nuevos productos a la carpeta comercial de la

empresa.
 Consecución de clientes potenciales como futuros ingresos a la empresa
 Apoyar en el control de la distribuidora.
 Cumplimiento de metas de venta mensual.
 Realizar tele mercadeo.
 Ayudar a la coordinadora del puno de venta en el inventario de este.
 Atención al cliente.
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 Abordamiento del cliente, para consecución de ventas.

 Realizar diligencias administrativa y de oficina externas.
 Entrega de pedidos externos a los clientes.
 Surtimiento de estanterías del punto de venta.
 Recepción de llamadas.
Del Personal


EDUCACION FORMACION
Técnico en mercadeo y ventas.

Cursos en ofimática, servicio al cliente.
(1) año de experiencia en ventas y servicio al cliente.  Trabajo bajo presión

 Pro actividad
 Recursividad
 Dinamismo
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
7.6 NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE BODEGA
Dar seguimiento, control y custodia al inventario físico de la

materiales, insumos y producto terminado de la empresa,
creando parámetros de entrega y despacho de mercancía en
2.OBJETIVO GENERAL tiempos y horarios establecidos asegurando la distribución
oportuna y completa de los pedidos a los clientes.
 Realizar de manera adecuada la recepción, almacenamiento
y distribución del inventario de materias primas e insumos.
 Realizar de manera adecuada la recepción,
almacenamiento y distribución del inventario.
 Dar un control y seguimiento al inventario
implementando métodos de gestión a través de la
3.OBJETIVO ESPECIFICO rotación de inventario.
 Tener control sobre el stock de inventario como método
de plan de contingencia o requerimiento de un pedido
inesperado
 Despachar y mantener un claro registro de la existencia
de materias primas y productos terminados.
 Realizar apoyo en todas las labores de bodega.
4.AUTORIDAD Mensajero-Conductor
 Inventario físico.
 Almacenamiento de materiales.
5.RESPONSABILIDAD
 Custodia de materiales y producto terminado.
 Buenas prácticas de almacenamiento, orden y aseo.
7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Coordinador Logístico
8.PROCESO AL QUE Gestión Logística

PERTENECE
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9.PELIGROS ASOCIADOS AL PSICOSOCIAL CONDICIONES DE SEGURIDAD FISICO
CARGO BIOMECANICO FENOMENOS NATURALES
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
DESPACHO PRODUCTO TERMINADO
 Programar la entrega de mercancía al cliente final según los requerimientos del área
comercial.
 Recepcionar, verificar y almacenar producto terminado.
 Programar las rutas del mensajero y conductores.
 Realizar el alistamiento de pedidos y despacho de producto terminado.
 Realizar el almacenamiento del producto terminado en el lugar correspondiente.
 Coordinar la ruta de compra de materiales, herramientas y equipos solicitados por los
demás procesos.
 Solicitar facturación para despacho de producto al área contable.
 Controlar físicamente los inventarios, (mercancía) garantizando su mantenimiento en los
niveles mínimos y máximos establecidos.
 Garantizar los tiempos de despacho establecidos.
 Verificar las órdenes de producción descargadas en el sistema.
 Ayudar en las labores de cargue y descargue que se presente o sean requeridas por un
cliente interno o externo a la empresa.
DEL PERSONAL

 Liderar acciones que conlleven al mejoramiento de sus labores diarias.
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III.REQUISITOS PARA EL CARGO
EDUCACION FORMACION
Bachiller /Técnico o Tecnólogo en Gestión Logística.  Curso Básico de Sistemas

 Manejo y Control de Inventarios
 Cursos en Gestión de procesos de la cadena
de abastecimiento y almacenamiento.
(3) Tres años en manejo de almacenes o bodegas  Trabajo bajo presión

preferiblemente del sector plástico.  Pro actividad
 Recursividad
 Dinamismo
 Planificación y organización
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I.DENTIFICACION DEL CARGO
7.5 NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE TRASNPORTE

Realizar las labores de transporte, de acuerdo con las normas, y de
necesidades organizacionales, distribuir correspondencia y diversas
2.OBJETIVO GENERAL encomiendas dentro y fuera de la organización, utilizando los medios de
transporte necesarios para entregar oportunamente y en forma segura
las mismas.
Bajo supervisión inmediata realiza labores de distribución y búsqueda de

3.OBJETIVO ESPECIFICO correspondencia, materiales y documentos diversos fuera de la
organización.
4.AUTORIDAD No Aplica
 Velar por el mantenimiento y buen uso del vehículo de

transporte asignado.
 Velar por el suministro oportuno de combustible.
 Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad
integral establecidos por la Organización.
4.RESPONSABILIDAD
 Es responsable por toda la documentación, cheques,
efectivo y mercancía de producto terminado que le sea
asignado.
 Administrar de manera eficiente los recursos monetarios
brindados para las compras que se requieran.
REPORTA A : Coordinador logístico

7.RENDICION DE CUENTAS
SUPERVISA A: No Aplica
8.PROCESO AL QUE
Gestión de Logística
PERTENECE
PSICOSOCIAL CONDICIONES DE SEGURIDAD FISICO
9.PELIGROS ASOCIADOS
AL CARGO LOCATIVO FENOMENOS NATURALES
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 Realizar inspección semanal al vehículo a través del formato.

 Realizar el cargue y descargue de mercancía.
 Recepcionar facturas, remisiones para la entrega de mercancías.
 Verificar con el Líder de producción la mercancía que será entregada a los diferentes
clientes junto con su respectiva factura o remisión.
 Transportar y hacer entrega de la mercancía a los diferentes clientes.
 Recepcionar mercancía de proveedores cuando se requiera.
 Recepcionar formato (rutero) por parte del líder de logística.
 Diligenciar el rutero diariamente y hacer entrega de el al líder logístico para su control.
 Realizar compras de insumos cuando se requiera.
 Realizar las actividades de mensajería (correspondencia del área administrativa).
Del Personal
 Liderar acciones que conlleven al mejoramiento de sus labores diarias.
 Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a todos los individuos de la
organización.


 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo de la empresa.
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EDUCACION FORMACION
Bachiller Académico Cursos y/o conocimientos básicos de ofimática, de

conducción y logística, conocimientos de las diferentes
rutas que comprenden el área metropolitana.
 Disciplina
Seis (6) meses de experiencia en labores  Integridad
relacionadas con el cargo.  Buenas relaciones interpersonales.
 Comunicación asertiva.
 Orientación y retentiva.
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8. BENEFICIOS DEL PROCESO
Formalizar responsabilidades, funciones, actividades y exigencias para

cada cargo.
Facilitar la orientación al logro y el cumplimiento de responsabilidades.
Optimizar los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
Racionalizar los procesos y economizar esfuerzos a través de la
disminución de errores y de evasión de responsabilidades.
Definir roles y agilizar procesos de comunicación.
Reducir la sobrecarga y superposición de tareas en algunos puestos frente
a la descarga en otros.
Ubicar las áreas de la organización
Suplir vacíos en la información mínima requerida para desempeñarse
efectivamente en el cargo.
Incrementar la competitividad.
Dar identidad al cargo y pertenencia al funcionario
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9. PARTICIPANTES
Toda persona que sea parte de un proceso de selección y contratación y así mismo
sea vinculado laboralmente por parte de la DISTRIBUIDORA LAP estará sujeta a
las normas, políticas y demás temas de interés plasmados en este manual, debido
a que describe todo el funcionamiento, proceso y deber ser dentro de la compañía.
10. PERIOCIDAD
El Manual de Responsabilidades y Perfiles de cargo se actualiza permanentemente

cada vez que por tratamientos corporativos sufra algún cambio en las funciones,
normas, cultura, políticas organizacionales de la DISTRIBUIDORA LAP
Teniendo en cuenta lo anteriormente dicho, este se actualizara después de un

diagnostico respectivo si en el transcurso del año no sufre cambio, el primer mes
hábil del año (Enero).
30
11. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL
PASO 1: IDENTIFICAR EL PUESTO Identifique los datos del puesto.

Identifique el Puesto Tipo referente, estructure el código del puesto y
de las posiciones correspondientes. Consigne la dependencia
jerárquica, así como el grupo de servidores al que reporta y el número
de posiciones a su cargo.
PASO 2: ELABORAR Y VALIDAR LAS FUNCIONES DEL PUESTO,

IDENTIFICAR LAS FUNCIONES PRINCIPALES, ELABORAR LA MISIÓN DEL
PUESTO Y ESTABLECER LAS CONDICIONES Y COORDINACIONES
PRINCIPALES
Identifique los subprocesos, actividades y tareas del puesto, redacte las
funciones utilizando el esquema propuesto. Valide las funciones del puesto con
el jefe o unidad o quien este designe. Identifique las funciones principales de
acuerdo a la metodología establecida y elabore la misión del puesto.
PASO 3: ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL PUESTO Tomando

como base las funciones principales del puesto y el Puesto Tipo
referente, establezca los requisitos de: formación académica,
certificaciones, conocimientos, experiencia, nacionalidad y habilidades o
competencias.
PASO 4: REVISAR LA PERTINENCIA Y COHERENCIA DEL PERFIL

DE PUESTO Revise la pertinencia y coherencia de la identificación,
misión, funciones, condiciones atípicas, coordinaciones principales,
requisitos y habilidades o competencias. Establezca el subnivel
correspondiente.
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12. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
VERIFICACION MANUAL DE FUNCIONES

CRITERIOS DE EVALUACION SI NO
1 El manual contiene la Identificación del cargo
2 El manual contiene Nombre del cargo
3 El manual contiene Objetivo General del cargo
4 El manual contiene Objetivo específico del cargo
5 El manual contiene Autoridad del cargo
6 El manual contiene Responsabilidad del cargo
7 El manual contiene Alcance del cargo
8 El manual contiene Rendición de cuentas del cargo
9 El manual contiene Proceso al que pertenece el cargo
10 El manual contiene Peligros asociados a la actividad del cargo
Especificas
11 El manual contiene Descripción de funciones del cargo Del Personal
SG-SST
Educación
Formación
12 El manual contiene Requisitos para el cargo
Experiencia
Habilidades
13 El manual contiene Fecha de socialización de las funciones
Colaborador
14 El manual contiene las Firmas de las partes interesadas
Jefe de Gestión Humana
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13. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL
Área: Grupo de personas que se relacionan con actividades estratégicas y que

trabajan de manera coordinada para cumplir con objetivos puntuales del Mapa
Estratégico de la organización
Autoridad: Facultad que se asigna a una persona en virtud del cargo que ocupa
para asignar y utilizar recursos, tomar decisiones de compra y contratación sin
requerir autorización por parte de algún superior y modificar y/o definir formas de
operar.
Cargos: Los cargos son un conjunto de tareas similares que son agrupadas bajo el
mismo nombre. Unidades de trabajo específicas e impersonales constituidas por un
conjunto de tareas que deben realizar quienes los ocupan, aptitudes que deben
poseer, responsabilidades que deben asumir y condiciones de trabajo. Unidades de
carácter impersonal. Los órganos, para cumplir con la función propia de su
naturaleza, cuentan con individuos que desde el punto de vista jerárquico y
presupuestal ocupan cargos en los que se definen las responsabilidades y deberes
que asumen sus titulares y las tareas que deben realizar.
Competencia: Atributos de las personas que les permiten lograr un desempeño

superior.
Departamento: Grupo de personas que se relacionan por especialidad o actividad

puntual dentro de una misma Área para cumplir con acciones específicas que
apuntan a objetivos estratégicos y tácticos puntuales y a determinadas perspectivas
del Mapa Estratégico de la organización
Función: Actividades y responsabilidades propias de un cargo. Niveles jerárquicos.

Eslabón dentro de la estructura organizativa en el cual se encuentran órganos con
un similar grado de autoridad y responsabilidad en relación con los objetivos de la
empresa, independientemente de la función o actividad que realicen dichos
órganos.
Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en
33
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones
jerárquicas y competenciales de vigor en la organización
Procesos. Los procesos de la organización son el conjunto de actividades

interrelacionadas entre sí, que con un propósito definido, transforman entradas en
salidas valiosas para uno o más clientes internos o externos
Puestos: Los puestos son posiciones de trabajo ocupadas por personas que
realizan las tareas propias del cargo
Responsabilidad. Asignación de deber y poder para el logro de objetivos de las

áreas
Tareas. Las tareas son un conjunto de operaciones que ejecutadas por un individuo
constituyen un puesto de trabajo.
Descripción: la explicación minuciosa de los procesos o procedimientos para el

desarrollo de alguna actividad, esta tiende a ser concisa, clara y objetiva
completada en ocasiones con gráficos o imágenes, para realizar la descripción es
necesario seguir los siguientes pasos: observar, seleccionar lo más significativo,
clasificar y ordenar los datos
Diseño: es la descripción y elaboración verbal o escrita de algo que posee una

delineación de aspecto, características y formas que son propias, originales de un
objeto o cosa lo cual, son destinados a su utilización
Manual: Instrumento administrativo que contiene información sobre objetivos,

políticas, atribuciones, organización y procedimientos, de los órganos de una
institución. Este debe ser de forma ordenada algo práctico y fácil de manejar y
entender, la cual exige habilidad e inteligencia
Perfil: son el conjunto de características peculiares que destinan e identifican la

persona que se establecerá en el cargo identificado por el cronograma estructural
de la empresa.
Denominación: nombre del cargo al cual por el cual se está realizando el manual
de funciones.
SG SST: Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo

34
Puesto de trabajo: Conjunto de tareas ejecutadas por una sola persona.
Operación: Acción o conjunto de acciones que constituyen la parte esencial de

una tarea sin descender al análisis de movimientos, gestos o procesos mentales
separados.
Colaborador: ayudar oportunamente a los compañeros de trabajo y dedicar ratos

libres a cooperar con ellos.
Control: acto de registrar la medición de los resultados de las actividades

ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio determinados. Puede
ser ejercido antes, durante o después de la ejecución de las actividades. Tipos de
control: control de calidad, control de cantidad, control de costos y control del
tiempo.
Coordinador: acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera

vertical y horizontalmente, para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de
todos los elementos que participan en el trabajo.
Estrategia: proceso regulable que contiene un conjunto de las reglas que

aseguran una decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo general
abarca objetivos, metas, fines, políticas y la programación de acciones de un todo
organizativo o individual.
Habilidad: talento y aptitud que se requiere para realizar con precisión una o
varias actividades.

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Proyecto Formativo Implementación de la metodología

Elkin Francisco Atencio Bocanegra

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

De igual manera la elaboración del manual de procedimientos se logra mediante la

LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización de

La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada en el sector popular

Inicialmente la compañía empezó trabajando con tenderos los cuales debían de

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,

la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que

nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y

las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos

la calidad de nuestros productos y servicios.

la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto

7. MANUAL DE RESPONSABILIDADES Y PERFILES DE CARGO

Los grandes, repentinos y constantes cambios que caracterizan la global

Así mismo, el establecimiento de requisitos básicos y de las competencias, facilita

I.DENTIFICACION DEL CARGO

7.1 NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR COMERCIAL

Coordinar las actividades de la fuerza de ventas, los planes de

 Orientar de manera adecuada y eficiente el personal

4.AUTORIDAD Todo el personal del Departamento comercial. (Jefes, coordinadores,

 Pro actividad en cuanto a la proyección de ventas y

 Conocer el sector industrial de la empresa.

6.ALCANCE Todas las funciones aquí descritas

7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Gerente General

SUPERVISA A: Todo el personal del Departamento comercial. (Jefes,

8.PROCESO AL QUE Gestión Comercial

Funciones específicas del cargo

 Realizar proyección de ventas creando grupos de trabajo con el personal a cargo

 Cumplir y respetar el reglamento interno de trabajo.

CON RESPECTO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)

 Procurar el cuidado integral de su salud.

III.COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL CARGO

Profesional en Mercadeo y/o carreras Especialización en Marketing/Ventas

 Trabajo bajo presión

I.IDENTIFICACION DEL CARGO

7.2 NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE CENTRO DISTRIBUCIÓN

2.OBJETIVO GENERAL Encargado de organizar la recepción, almacenamiento y entrega de

 Controlar de manera rentable de productos y/o materias

4.AUTORIDAD Coordinadores de alimentos, coordinadores de aseo, coordinadora de

 Poseer total conocimientos del portafolio de productos

6.ALCANCE Todas las funciones aquí descritas

7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Director comercial.

SUPERVISA A: Coordores de alimentos, aseo logístico.

8.PROCESO AL QUE Gestión Comercial

Funciones específicas del cargo

 Garantizar que todo llegue a tiempo a su destino y en perfectas condiciones

 Cumplir y respetar el reglamento interno de trabajo.

CON RESPECTO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)

 Procurar el cuidado integral de su salud.

Profesional en ingeneria industrial y/o carreras Formación en transporte y logística

(3)Tres años conocimientos específicos  Trabajo bajo presión

I.IDENTIFICACION DEL CARGO

7.3 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE ALIMENTOS

2.OBJETIVO GENERAL coordinar y controlar las entradas y salidas, almacenamiento y

 Cumplir con las normas y procedimiento en materia de

4.AUTORIDAD Asesores comerciales junior y señor

 Cumplimiento de condiciones de inocuidad de los

6.ALCANCE Todas las funciones aquí descritas

7.RENDICION DE CUENTAS REPORTA A : Jefe de centro distribución

SUPERVISA A: Asesores comerciales junior y señor

8.PROCESO AL QUE Gestión Comercial