Informe sobre la Dirección Departamental de Educación de Escuintla

INFORME FINAL
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ i
CAPÍTULO I ....................................................................................................................... 2
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE ESCUINTLA ....................... 2
1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS Y LEGALES DE LA CREACIÓN DE LA
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE ESCUINTLA.................... 2
1.2 FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE
ESCUINTLA .................................................................................................................... 4
1.3 POLÍTICAS ............................................................................................................... 7
1.4 MISIÓN ...................................................................................................................... 8
1.5 VISIÓN ...................................................................................................................... 8
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..................................................................... 9
1.6.1 Puestos y funciones. .......................................................................................... 11
1.6.1.1 Funciones según la Estructura Organizacional. .......................................... 11
1.6.1.1.1 Planificación Educativa. ....................................................................... 12
1.6.1.2 Departamento de Administración Financiera. ............................................ 12
1.6.1.2.1 Sección Financiera. .............................................................................. 13
1.6.1.2.2 Sección Administrativa. ....................................................................... 13
1.6.1.2.3 Sección de Recursos Humanos. ........................................................... 14
1.6.1.3 Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa. .................. 15
1.6.1.4 Departamento Técnico-pedagógico. ........................................................... 16

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1.6.1.4.1 Entrega Educativa. ............................................................................... 16
1.6.1.4.2 Aseguramiento de la Calidad. .............................................................. 17
1.6.1.4.3 Asistencia Pedagógica y Dirección escolar. ......................................... 17
1.6.1.5 Puestos. ....................................................................................................... 18
1.7 ÁREAS Y MUNICIPIOS DE SU JURISDICCIÓN Y NÚMERO DE ESTUDIANTES
QUE ATIENDEN .......................................................................................................... 34
1.7.1 Municipios. ........................................................................................................ 34
1.7.2 Número de estudiantes que son atendidos por la Dirección Departamental de Escuintla.
.................................................................................................................................... 35
1.8 PRESUPUESTO ...................................................................................................... 47
1.9 ASPECTOS FINANCIEROS Y DE GESTIÓN ...................................................... 52
1.10 LEYES, REGLAMENTOS NORMATIVOS Y OTROS APLICABLES ............. 58
1.10.1 Constitución Política de la República de Guatemala....................................... 58
1.10.2 Decreto No. 63-94, Ley del Orgánica del Organismo Ejecutivo, del Congreso de la
República de Guatemala. ............................................................................................ 59
1.10.3 Decreto No. 12-91, Ley de Educación Nacional, del Congreso de la República de
Guatemala. .................................................................................................................. 60
1.10.4 Acuerdo Gubernativo 13-77, Reglamento de la Ley de Educación Nacional, del
Organismo Ejecutivo. ................................................................................................. 60
1.10.5 Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, del Congreso de la República de
Guatemala. .................................................................................................................. 61
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1.10.6 Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, del
Congreso de la República de Guatemala. ................................................................... 61
1.10.7 Decreto No. 57-92, Ley De Contrataciones Del Estado, del Congreso de la República
de Guatemala. ............................................................................................................. 62
1.10.8 Decreto No. 1748, Ley del Servicio Civil, del Congreso de la República de
Guatemala. .................................................................................................................. 62
1.10.9 Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de
Cuentas. ...................................................................................................................... 63
CAPÍTULO II .................................................................................................................... 64
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO, EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y
FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE
ESCUINTLA ..................................................................................................................... 64
2.1 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN ......................................... 64
2.1.1 Definición. ......................................................................................................... 64
2.1.2 Funciones. .......................................................................................................... 65
2.1.3 Procedimientos .................................................................................................. 68
2.1.3.1 Procedimiento para resolver las quejas emitidas. ....................................... 68
2.1.3.2 Cumplimento del calendario escolar. .......................................................... 69
2.1.3.3 Evaluación de la calidad de educación y rendimiento escolar. ................... 69
2.1.3.4 Emergencias que requieren la intervención personal del Director. ............ 69
2.1.1 Unidad Jurídica .................................................................................................. 70

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2.1.1.1 Descripción. ................................................................................................ 70
2.1.1.2 Funciones. ................................................................................................... 70
2.1.1.3 Procedimientos. ........................................................................................... 71
2.1.1.3.1 Gestión de consultas de usuarios internos y externos. ......................... 71
2.1.1.3.2 Documentación elaborada para asuntos legales y jurídicos. ................ 71
2.1.1.3.3 Cambios en leyes y normativas. ........................................................... 72
2.1.2 Unidad de Auditoría Interna .............................................................................. 72
2.1.2.1 Descripción. ................................................................................................ 72
2.1.2.2 Funciones. ................................................................................................... 73
2.1.2.3 Procedimientos ............................................................................................ 74
2.1.2.3.1 Plan Anual de Auditoría. ...................................................................... 74
2.1.2.3.2 Controles Internos. ............................................................................... 75
2.1.2.3.3 Informes sobre deficiencias en Dirección Departamental.................... 75
2.1.3 Unidad de Informática. ...................................................................................... 75
2.1.3.1 Descripción. ................................................................................................ 75
2.1.3.2 Funciones. ................................................................................................... 75
2.1.3.3 Procedimientos. ........................................................................................... 77
2.1.3.3.1 Actualización de programas. ................................................................ 77
2.1.3.3.2 Autorización de acceso a distintas aplicaciones. .................................. 77
2.1.3.3.3 Protección de ataques cibernéticos. ...................................................... 77
2.1.3.3.4 Equipo de cómputo............................................................................... 77

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2.1.3.4 Limitaciones en el alcance. ......................................................................... 78
2.2 SECCIÓN FINANCIERA........................................................................................ 78
2.2.1 Unidad de Análisis Documental. ....................................................................... 78
2.2.1.1 Descripción. ................................................................................................ 78
2.2.1.2 Funciones. ................................................................................................... 78
2.2.1.3 Procedimientos. ........................................................................................... 80
2.2.1.3.1 Pago proveedores. ................................................................................ 80
2.2.1.3.2 Uso de vehículo. ................................................................................... 81
2.2.1.3.3 Análisis y aprobación de expedientes de pago de salarios. .................. 81
2.2.1.3.4 Análisis de fondo rotativo y realización de caja fiscal. ........................ 82
2.2.1.3.5 Análisis de formulario de viáticos para pago. ...................................... 82
2.2.2 Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario ........................................... 82
2.2.2.1 Definición ................................................................................................... 82
2.2.2.2 Funciones .................................................................................................... 83
2.2.2.3 Procedimientos ............................................................................................ 85
2.2.2.3.1 Frecuencia del análisis y verificación a la asignación presupuestaria en los
diferentes programas y renglones para la ejecución presupuestaria. .................. 85
2.2.2.3.2 Registro del seguimiento y evaluación de la programación financiera de la
ejecución presupuestaria ..................................................................................... 85
2.2.2.3.3 Proceso de solicitud de modificación presupuestaria. .......................... 86

INFORME FINAL
2.2.2.3.4 Período en que se realiza la conciliación del Estado de Ejecución
Presupuestaria por programa y la forma de realizarla. ........................................ 86
2.2.2.3.5 Elaboración del anteproyecto del presupuesto anual. .......................... 86
2.2.2.3.6 Informes de Tesorería y Finanzas sobre los ingresos y egresos extraordinarios
que pueden surgir en la elaboración del presupuesto. ......................................... 87
2.2.3 Unidad de Operaciones de Caja......................................................................... 87
2.2.3.1 Descripción. ................................................................................................ 87
2.2.3.2 Funciones. ................................................................................................... 87
2.2.3.3 Procedimientos. ........................................................................................... 89
2.2.3.3.1 Fondo rotativo. ..................................................................................... 89
2.2.3.3.2 Pagos. ................................................................................................... 90
2.2.3.3.3 Registros contables. .............................................................................. 91
2.2.3.3.4 Control interno. .................................................................................... 91
2.2.3.3.5 Asesoría a las unidades ejecutoras del presupuesto. ............................ 91
2.3 SECCIÓN ADMINISTRATIVA ............................................................................. 92
2.3.1 Unidad de Adquisiciones. .................................................................................. 92
2.3.1.1 Descripción. ................................................................................................ 92
2.3.1.2 Función. ...................................................................................................... 92
2.3.1.3 Procedimientos. ....................................................................................... 93
2.3.1.3.1 Verificar y crear código de insumo. ..................................................... 93
2.3.1.3.2 Identificar modalidades de compra. ................................................. 94

INFORME FINAL
2.3.2 Unidad de Servicios Generales. ......................................................................... 95
2.3.2.1 Descripción. ................................................................................................ 95
2.3.2.2 Funciones. ................................................................................................... 96
2.3.2.3 Procedimientos. ........................................................................................... 97
2.3.2.3.1 Presupuesto por adquisiciones. ............................................................ 97
2.3.2.3.2 Pago a proveedores. ............................................................................. 97
2.3.2.3.3 Consumo de combustible para vehículos. ............................................ 98
2.3.2.3.4 Mantenimiento correctivo de vehículos. .............................................. 98
2.3.2.3.5 Uso adecuado de vehículos. ................................................................. 98
2.3.2.4 Limitación en el alcance. ......................................................................... 98
2.3.3 Unidad de Almacén. .......................................................................................... 99
2.3.3.1 Descripción. ................................................................................................ 99
2.3.3.2 Funciones. ................................................................................................... 99
2.3.3.3 Funciones del Coordinador de la Unidad de Almacén. ............................ 100
2.3.3.4 Procedimientos. ......................................................................................... 102
2.3.3.4.1 Registro del ingreso de materiales y suministros. .............................. 102
2.3.3.4.2 Documentos de requerimiento de materiales y suministros. .............. 102
2.3.3.4.3 Despacho de Almacén. ....................................................................... 102
2.3.3.4.4 Espacio para resguardo de materiales y suministros. ......................... 102
2.3.3.4.5 Productos perecederos. ....................................................................... 103
2.3.3.4.6 Inventarios en la Unidad de Almacén. ............................................... 103

INFORME FINAL
2.3.3.4.7 Faltantes entre el reporte y el inventario físico. ................................. 103
2.3.4 Unidad de Inventarios. ..................................................................................... 103
2.3.4.1 Descripción. .............................................................................................. 103
2.3.4.2 Funciones. ................................................................................................. 104
2.3.4.3 Procedimientos. ......................................................................................... 105
2.3.4.3.1 Toma física de inventarios. ................................................................ 106
2.3.4.3.2 Adiciones al inventario....................................................................... 106
2.3.4.3.3 Tarjetas de responsabilidad. ............................................................... 106
2.3.5 Unidad de Atención al Público. ....................................................................... 107
2.3.5.1 Descripción. .............................................................................................. 107
2.3.5.2 Funciones. ................................................................................................. 107
2.3.5.3 Procedimientos. ......................................................................................... 109
2.3.5.3.1 Manejo de quejas. ............................................................................... 109
2.3.5.3.2 Pruebas de desempeño. ...................................................................... 109
2.3.5.3.3 Evaluación de la atención al público. ................................................. 110
2.4 SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................. 110
2.4.1 Unidad de Recursos Humanos. ........................................................................ 110
2.4.1.1 Descripción. .............................................................................................. 110
2.4.1.2 Funciones. ................................................................................................. 110
2.4.1.3 Procedimientos. ......................................................................................... 111
2.4.1.3.1 Actualización de los registros del personal activo. ............................ 111

INFORME FINAL
2.4.1.3.2 Evaluaciones de desempeño del personal. ......................................... 112
2.4.1.3.3 Inducción al personal de nuevo ingreso. ............................................ 112
2.4.1.3.4 Simulacros de emergencia. ................................................................. 112
2.4.2 Unidad de Reclutamiento y Selección de personal. ........................................ 112
2.4.2.1 Descripción. .............................................................................................. 113
2.4.2.2 Funciones. ................................................................................................. 113
2.4.2.3 Procedimientos .......................................................................................... 114
2.4.2.3.1. Sistema Integral de Recursos Humanos (SIRH) .............................. 114
2.4.2.3.2. Convocatorias de Puestos ................................................................. 114
2.4.2.3.3. Estrategia para cubrir puestos .......................................................... 115
2.4.2.3.4. Estrategia de Trabajo ........................................................................ 115
2.4.2.3.5. Notificación al Ministerio de Educación .......................................... 115
2.4.2.3.6. Notificación de Trabajo y Puestos Necesarios ................................. 115
CAPÍTULO III ................................................................................................................. 116
HALLAZGOS DETECTADOS EN LAS SECCIONES FINANCIERAS, ADMINISTRATIVAS
Y RECURSOS HUMANOS ............................................................................................ 116
3.1 DIRECCIÓN .......................................................................................................... 116
3.1.1 Unidad de Dirección Departamental. .............................................................. 116
3.1.2. Jurídico. .......................................................................................................... 119
3.1.3 Unidad Auditoria Interna. ................................................................................ 121
3.1.4 Unidad Informática. ......................................................................................... 125

INFORME FINAL
3.2 SECCIÓN FINANCIERA...................................................................................... 126
3.2.1 Unidad Análisis Documental. .......................................................................... 126
3.2.2 Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario. ........................................ 128
3.2.3 Unidad Operaciones de Caja. .......................................................................... 130
3.3 SECCIÓN ADMINISTRATIVA ........................................................................... 132
3.3.1 Unidad Servicios Generales............................................................................. 132
3.3.2 Unidad Almacén. ............................................................................................. 136
3.3.3 Unidad Inventario. ........................................................................................... 140
3.3.4 Unidad Atención al Público. ............................................................................ 143
3.4. SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................ 145
3.4.1 Unidad de Recursos Humanos. ........................................................................ 145
3.4.2 Unidad de Reclutamiento y Selección de Personal. ........................................ 150
3.5 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ......................................................... 155
CAPÍTULO IV................................................................................................................. 159
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES 2016, EFECTUADAS A LA .......... 159
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE ESCUINTLA ................... 159
4.1. ANTECEDENTES ESTUDIO (2016) .................................................................. 159
4.2. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 161
4.3. ALCANCE ............................................................................................................ 161
4.4. DETALLE DE RECOMENDACIONES 2016 ..................................................... 161

INFORME FINAL
4.4.1 Hallazgo 1: Falta de Cumplimiento a Política de Educación Bilingüe Multicultural e
Intercultural. ............................................................................................................. 161
4.4.2 Hallazgo 2: Falta de un Asistente Jurídico. ..................................................... 162
4.4.3 Hallazgo 3: Encargado de Auditoría Interna no Cumple con el Perfil del Puesto.162
4.4.4 Hallazgo 4: Equipo de Informática Nuevo sin Instalar. .................................. 162
4.4.5 Hallazgo 5: Desconocimiento de las Funciones del Personal de la Unidad Informática
de Acuerdo con el Manual de Funciones.................................................................. 163
4.4.6 Hallazgo 6: Falta de Restricción de Páginas de Internet. ................................ 163
4.4.7 Hallazgo 7: Resguardo de Documentos sin Medidas de Seguridad. ............... 163
4.4.8 Hallazgo 8: Espacio Limitado en el Área de Trabajo. ..................................... 164
4.4.9 Hallazgo 9: Falta de Seguro de Vehículos....................................................... 164
4.4.10 Hallazgo 10: Libro de Requisiciones Desactualizado. .................................. 164
4.4.11 Hallazgo 11: Falta de Capacitación del Personal. ......................................... 164
4.4.12 Hallazgo 12: Falta de Personal. ..................................................................... 165
4.5 RESULTADOS ...................................................................................................... 165
4.5.1 Recomendaciones Cumplidas. ......................................................................... 166
4.5.1.1 Hallazgo 4: Equipo de Informática Nuevo sin instalar ............................. 166
4.5.1.2 Hallazgo 5: Desconocimiento de las funciones del personal de la Unidad de
Informática de acuerdo con el Manual de Funciones ........................................... 166
4.5.1.3 Hallazgo 6: Falta de Restricción de páginas de Internet ........................... 167
4.5.2 Recomendaciones no Cumplidas. .................................................................... 167

INFORME FINAL
4.5.2.1 Hallazgo 1 Falta de Cumplimiento a la Política de Educación Bilingüe
Multicultural e Intercultural .................................................................................. 167
4.5.2.2 Hallazgo 2: Falta de un Asistente Jurídico. .............................................. 168
4.5.2.3 Hallazgo 3: El Encargado de Auditoría Interna no Cumple con el Perfil del Puesto.
............................................................................................................................... 169
4.5.2.4 Hallazgo 7: Resguardo de Documentos sin Medidas de Seguridad ......... 169
3.5.4.5 Hallazgo 9 Falta de Seguro para Vehículos. ............................................. 170
4.5.2.6 Hallazgo 10: Libro de Requisiciones Desactualizado. ............................. 171
4.5.2.7 Hallazgo 11: Capacitación al Personal ..................................................... 172
4.5.2.8 Hallazgo 8: Espacio Limitado en el Área de Trabajo. .............................. 172
4.5.3 Recomendaciones Parcialmente Cumplidas. ................................................... 172
4.5.3.1 Hallazgo 12: Falta de Personal. ................................................................ 173
4.6 CUADRO Y GRÁFICA DE ANÁLISIS ............................................................... 173
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 175
E-GRAFÍA ....................................................................................................................... 177

INFORME FINAL
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1
Organigrama de la Dirección Departamental de Educación de Escuintla…………....…09
Cuadro 2
Estudiantes Atendidos en el departamento de Escuintla..........…………………….……33
Cuadro 3
Estudiantes Atendidos En Centro Educativo Oficial………….…….…..………….….…..35
Cuadro 4
Estudiantes atendidos en centro educativo Por Cooperativa……..…………………...…37
Cuadro 5
Estudiantes Atendidos En Centro Educativo Privado…….……………...………….….…38
Cuadro 6
Estudiantes Atendidos En Centro Educativo Municipal………….……..………….…….40

INFORME FINAL
Cuadro 7
Presupuesto de ingresos y egresos ………………………………..…………...…...….….42
Cuadro 8
Modificaciones al Presupuesto Asignado 2014 al 2018……………..……………..…..…43
Cuadro 9
Ejecución Presupuestaria por Renglón…………………………………………..……..…..45
Cuadro 10
Ejecución de Gastos Atención por Desastres Naturales y Calamidades
Públicas……………………………………………………………………….…...............…..46
Cuadro 11
Ejecución Financiera Estado de Calamidad Pública, Erupción del Volcán de Fuego
(DG 1-2018)…………………………………………………………......…………………..…47
Cuadro 12
Puestos de trabajo vacantes Dirección Departamental de Educación,
Escuintla Año 2018…………………………………..……………………………….……..131

INFORME FINAL
Cuadro No. 13
Evaluación de Riesgos de Control Interno Dirección Departamental de Educación, Escuintla Año
2018……………………………………….……………………………..…..133
INDICE DE GRAFICAS
Gráfica No. 1
Total de Estudiantes Atendidos en Escuintla por nivel académico
Año 2018............................................................................................................34
Gráfica No. 2
Falta de personal por secciones Dirección Departamental de Educación,
Escuintla Año 2018……………………………………………………...…….……132
Gráfica No. 3
Resultado De Las Recomendaciones 2016 Dirección Departamental De Educación, Escuintla
Cifras Porcentuales Año 2018………………...…….……149

INFORME FINAL
i
INFORME FINAL
INTRODUCCIÓN
El siguiente informe, elaborado por el grupo 12 de PROPEC, presenta en su contenido,
información obtenida de la evaluación de Control Interno realizada a la Dirección
Departamental de Educación de Escuintla de las Unidades Administrativas y Financieras,
a dicha evaluación le da soporte un legajo de papeles de trabajo de auditoría, que
representan las pruebas sustantivas realizadas a la entidad.
Se consideró como Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental las Normas
Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a Guatemala –
ISSAI.GT-, Normas Generales de Control Interno Gubernamental Manuales y Guías
emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
En base a los resultados de las evaluaciones, se exponen recomendaciones de opciones de
mejora para las diferentes Unidades.
El informe está estructurado en cuatro capítulos que exponen las siguientes
características: El Capítulo uno describe las Generalidades de la institución como
antecedentes, políticas, funciones, y características; El Capítulo dos describe las funciones
principales y procedimientos que ejecuta cada una de las Unidades Administrativas y
Financieras como la Unidad de Adquisiciones, Inventarios, Almacén, Servicios
Generales, Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Informática,
Jurídica y la Dirección; en el Capítulo tres, se detallan los hallazgos determinados por el

i
INFORME FINAL
equipo de Auditoría, que representan deficiencias de control interno, el Capítulo cuatro se
refiere al seguimiento de las recomendaciones de Auditoría proporcionadas en 2016,
para determinar si las mismas se cumplieron o no y evaluar si las mismas eran adecuada.
INFORME FINAL
CAPÍTULO I
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE ESCUINTLA
El presente capítulo muestra información de la Dirección Departamental de Educación de
Escuintla. Esta información da a conocer los requerimientos legales que debe cumplir, las
funciones a su cargo, su estructura organizacional y el presupuesto que tiene asignado.
1.1 Antecedentes históricos y legales de la creación de la dirección departamental de
educación de escuintla
El Ministerio de Educación en cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la
Constitución Política de la República y otras leyes secundarias emitidas, como las
políticas de Educación Departamentales de Educación, crea las Direcciones
Departamentales de Educación por medio del Acuerdo Gubernativo Número 165-96.
(Ministerio de Educación, 1996, P.1).
El artículo 1, del Acuerdo Gubernativo Número 165-96, específica lo siguiente:
“Bajo la rectoría y autoridad superior del Ministerio de Educación, se crean las
Direcciones Departamentales de Educación como los órganos encargados de planificar,
dirigir, coordinar y ejecutar las acciones educativas en los diferentes departamentos de la
República. Cada Dirección Departamental de Educación estará a cargo de un Director,
depende directamente del Despacho Ministerial el que, para efectos de integración,
coordinación y supervisión de las actividades de las Direcciones Departamentales, se
apoyará en las respectivas Direcciones Técnicas Regionales y en las Direcciones
Generales del ramo que correspondan”. (Ministerio de Educación, 1996, P .1-2)

3
INFORME FINAL
En 1989 las acciones de labor administrativa magisterial en el Departamento de Escuintla, y de
las cuales se tiene conocimiento, iniciaron en el año 1989 con el profesor Horacio Ramírez
Godínez, quien dirigió la Supervisión Técnica de Educación Departamental, ubicada en la 4ta
avenida y 7ma calle de la zona 1 Escuintla, que pertenecía a la Dirección Regional Central Cinco
con sede en Antigua Guatemala, que cubría los departamentos de Chimaltenango, Sacatepéquez
y Escuintla. (Ministerio de Educación, 2018)
La Dirección Departamental de Educación de Escuintla, fue creada según Acuerdo Gubernativo
Número 165-96 de fecha 21 de mayo de 1,996, considerando que la efectiva desconcentración y
descentralización del sistema educativo nacional, es una acción prioritaria, para viabilizar la
adecuada prestación de los servicios educativos a partir de procesos de planificación, ejecución y
administración de las acciones educativas basadas en las necesidades reales e intereses de la
población. (Ministerio de Educación, 1996, P.6)
En 1994 se integra el Licenciado Rony Stanly Peláez Lam, quién con el escaso recurso humano y
material que había, visionó la transformación de la Supervisión Técnica Departamental ubicada
en la 3ra calle 1-75 “A” Zona 3 Barrio El Paraíso Escuintla, en la institución que ahora es.
El Licenciado Stanly fue el primer Director Departamental de Educación de Escuintla, cuando
ésta se independizó de la Regional Central Cinco, al crearse las Direcciones Departamentales.
(Ministerio de Educación, 2018)

4
INFORME FINAL
Para el año 2018, la Dirección Departamental de Escuintla, se encuentra ubicada en el Centro
Comercial Plaza Palmeras Local 37 y 37 “A”. Lugar donde se encuentran sus oficinas y atiende
al público.
1.2 FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE
ESCUINTLA
Acuerdo Gubernativo No. 165-96, Artículo 2º. Funciones. Corresponden a las Direcciones
Departamentales de Educación las siguientes funciones:
a. Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito
departamental correspondiente adaptándolas a las características y necesidades de su
jurisdicción.
b. Planificar las acciones educativas en el ámbito de su jurisdicción, en función de la
identificación de las necesidades locales.
c. Programar los recursos financieros, materiales y humanos necesarios para el
cumplimiento de los planes y programas educativos departamentales.
d. Programar la construcción, mantenimiento y reparación de infraestructura física
educativa y velar por su adecuada ejecución.
e. Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades educativas que
funciona en su jurisdicción, buscando la ampliación de la cobertura educativa, el
mejoramiento de la calidad de la educación y la eficiencia administrativa.
f. Llevar a cabo las acciones que le corresponden en la adquisición y entrega de los bienes
objeto de los programas de apoyo establecidos por el Ministro de Educación.

5
INFORME FINAL
g. Ejecutar o coordinar la ejecución de las acciones de Educación, Desarrollo y Evaluación
Curricular de conformidad con las políticas educativas nacionales vigentes y según las
características y necesidades locales.
h. Evaluar la calidad de educación y rendimiento escolar en el Departamento
correspondiente y apoyar acciones en esta materia dirigidas por el nivel central del
Ministerio.
i. Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de otro bajo su
jurisdicción.
j. Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones
educativas departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel
regional o nacional.
k. Efectuar o supervisar la ejecución de las acciones y evaluaciones institucional para
fortalecer la legislación técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito
departamental.
l. Formular el anteproyecto de presupuesto de conformidad con las políticas, normas y
lineamientos dictados por el nivel central de Ministerio.
m. Apoyar al proceso de reclutamiento, selección y propuesta de un nombramiento de
personal, de conformidad con el marco legal vigente las normas y lineamientos dictados
por el nivel central del Ministerio.
n. Designar al personal interno, aprobar la concesión de licencias, traslados y permutas;
aplicar los procedimientos legales del régimen disciplinario y otras acciones del personal,
cuando corresponda de conformidad de la ley, todo al tenor de los lineamientos

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INFORME FINAL
establecidos por el Ministerio de Educación y lo que establezcan las disposiciones
legales.
o. Ejecutar y verificar el cumplimiento de las acciones de administración escolar
relacionadas con los horarios y calendarios escolares, uso de las instalaciones y edificios
educativos, cumplimiento de disposiciones disciplinarias, cumplimiento de jornadas de
trabajo y todas aquellas funciones que correspondan a la adecuada prestación de los
servicios; en su jurisdicción, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y
supervisar su funcionamiento y calidad de la educación que imparten.
p. Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su
Departamento y elaborar los informes correspondientes.
q. Facilitar y expeditar la autorización y firma de títulos y diplomas correspondientes a las
carreras de Ciclo de Educación Diversificada.
r. Efectuar las acciones de supervisión educativa de los diversos programas y modalidades
en su jurisdicción.
s. Llevar a cabo el proceso de recolección procesamiento y análisis de la información
educativa a nivel departamental y generar los indicadores educativos correspondientes
para orientar la toma de decisiones.
t. Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su
jurisdicción, promoviendo la participación en los mismos de organizaciones
gubernamentales y no gubernamentales.
u. Coordinar acciones con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para la
realización de proyectos y programas educativos en su jurisdicción.

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INFORME FINAL
v. Programar, organizar, ejecutar o coordinar la ejecución y supervisar programas de
educación bilingüe intercultural.
w. Ejecutar otras funciones que correspondan de conformidad con las responsabilidades que
le conciernen en el nivel departamental. (Ministerio de Educación, 1996, P.2-3)
1.3 POLÍTICAS
La Dirección Departamental de Escuintla debe garantizar el cumplimiento de las Políticas
Nacionales de Educación por parte de las entidades a su cargo. Estas políticas están en el
Acuerdo Gubernativo No 3409-2011, en el Artículo 3º y son las siguientes:
a. Cobertura. Garantizar el acceso, permanencia y egreso efectivo de la niñez y la juventud
sin discriminación, a todos los niveles educativos y subsistemas escolar y extraescolar.
b. Calidad. Mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que todas las
personas sean sujetos de una educación pertinente y relevante.
c. Modelo de Gestión. Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de efectividad y
transparencia en el sistema educativo nacional.
d. Recurso Humano. Fortalecimiento de la formación, evaluación y gestión del recurso
humano del Sistema Educativo Nacional.
e. Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural. Fortalecimiento de la Educación
Bilingüe Multicultural e Intercultural.

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INFORME FINAL
f. Aumento de la inversión educativa. Incremento de la asignación presupuestaria a la
Educación hasta alcanzar lo que establece el Artículo 102 de la Ley de Educación
Nacional, (7% del Producto Interno Bruto).
g. Equidad. Garantizar la educación con calidad que demandan las personas que conforman
los cuatro pueblos, especialmente los grupos más vulnerables, reconociendo su contexto
y el mundo actual.
h. Fortalecimiento Institucional y Descentralización. Fortalecer la institucionalidad del
sistema educativo nacional y la participación desde el ámbito local para garantizar la
calidad, cobertura y pertinencia social, cultural y lingüística en todos los niveles con
equidad, transparencia y visión de largo plazo. (Ministerio de Educación, 2011, P.3)
1.4 MISIÓN
Las Direcciones Departamentales de Educación son instituciones que prestan servicios
educativos con eficiencia y eficacia, buscando mejorar cuantitativamente y cualitativamente el
sistema educativo a nivel departamental mediante la participación constante y comprometida de
todos los sectores involucrados. Servir a las comunidades educativas, crear, confiar y estar
seguros que sólo a través de la educación lograremos el bienestar de todos. (Ministerio de
Educación, 2018)
1.5 VISIÓN
Todas las acciones se enmarcan en un modelo de gestión, eficaz, eficiente e inspirado en
principios y valores éticos para atender a la población escolar del departamento, en condiciones
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INFORME FINAL
técnicas, físicas y pedagógicas adecuadas, que le preparen para la vida y el trabajo
productivo. Ser una institución modelo que fomente la excelencia del servicio educativo, así
como el fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales en nuestro departamento.
(Ministerio de Educación, 2018)
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Ley de Acceso a la Información Pública, en el ARTÍCULO 10. Información pública de oficio,
en numeral 1, indica: “Estructura orgánica y funciones de cada una de las dependencias y
departamentos, incluyendo su marco normativo”. (Congreso de la República de Guatemala,
2008, P.6)
A continuación, se muestra un organigrama de la estructura organizacional de la Dirección
Departamental de Educación de Escuintla.

CUADRO NO. 1
Organigrama de la Dirección Departamental de Educación de Escuintla

INFORME FINAL
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INFORME FINAL
1.6.1 Puestos y funciones.
El Ministerio de Educación, a través del Manual de Funciones, Organización y Puestos de las
Direcciones Departamentales de Educación, define cada uno de los puestos que integran una
Dirección Departamental de Educación y sus respectivas funciones.
1.6.1.1 Funciones según la Estructura Organizacional.
La Dirección Departamental de Educación de Escuintla está organizada en departamentos,
secciones y unidades, las cuales son:
a. Departamento Dirección Departamental de Educación: Es el ente responsable de
planificar, organizar, coordinar, dirigir y evaluar las actividades técnicas administrativas
y financieras de la Dirección.
b. Unidad de Asesoría Jurídica: Asesora en material legal a la Dirección y atiende asuntos
de relaciones laborales.
c. Unidad de Auditoría Interna: Se encarga de asesorar a la Dirección acerca de las
Normativas Vigentes de Control Interno, cumplimiento de las disposiciones legales,
aplicación adecuada de los procedimientos técnicos administrativos, presupuestarios,
contables y financieros.
d. Departamento Comunicación Social: Es el responsable de fortalecer las relaciones
públicas internas y externas, la imagen institucional, así como la divulgación de las
políticas y estrategias del Ministerio de Educación a través de los distintos medios de
comunicación. (Ministerio de Educación, 2008, P.3)

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INFORME FINAL
e. Departamento Informática: Coordinar y asegurar el servicio de apoyo informático y el
funcionamiento adecuado del equipo de cómputo a través de la correcta instalación,
mantenimiento y supervisión de los mismos. También, aplicar las normativas relativas a
los servicios de infraestructura tecnológica de la Dirección de Informática del Ministerio
de Educación. (Ministerio de Educación, 2008, P.3)
1.6.1.1.1 Planificación Educativa.
Es encargado de asesorar y apoyar en la formulación de políticas, planes, programas, proyectos
y objetivos de desarrollo, en aspectos relacionados con cobertura educativa, infraestructura,
sistemas de información, mobiliario y equipo.
a. Determinación de la Demanda: Consiste en dirigir coordinar y supervisar las funciones
y personal que integra la unidad de cobertura educativa de la Dirección Departamental de
Educación con el propósito de brindar asistencia técnica en materia de cobertura a nivel
departamental.
b. Infraestructura Escolar: Es la unidad encargada de efectuar estudios de investigación
tendencias a identificar la situación actual y de necesidades para la toma de decisiones.
c. Desarrollo Institucional: Brindar acompañamiento a los dueños del Proceso en la
aplicación correcta de los requisitos de la norma ISO 9001:2000.
1.6.1.2 Departamento de Administración Financiera.
Es el encargado de la gestión administrativa-financiera y de recursos humanos de la Dirección
Departamental de Educación. Responsable de ejecutar planes, políticas y estrategias emanadas

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INFORME FINAL
de funcionarios y autoridades superiores del Ministerio, con el objetivo de atender situaciones y
problemas relacionados con el ámbito educativo en las Secciones Administrativas y Financiera,
en las Unidades de Adquisiciones, Almacén, Inventario y Servicios Generales.
1.6.1.2.1 Sección Financiera.
Se encarga de gestionar, tramitar y controlar las operaciones presupuestarias y contables.
a. Unidad de Análisis Documental: Análisis Documental de la Unidad Financiera, análisis
y aprobación de expedientes de pago. (salarios, arrendamientos, becas, subsidios,
gratuidad, fondo rotativo, servicios básicos)
b. Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario: Es la unidad responsable de la
ejecución, control y evaluación presupuestaria.
c. Unidad de Operaciones de Caja: Se encarga de hacer efectivos todos los pagos de los
programas de apoyo y de servicios básicos.
1.6.1.2.2 Sección Administrativa.
Es la responsable de las operaciones Administrativas relacionadas con compras, adquisiciones y
contrataciones, almacén, inventario, servicios generales y atención al ciudadano.
a. Unidad de Atención al Público: Su actividad consiste en asistir a profesionales o
autoridades superiores en la realización de estudios e investigaciones relacionadas con la
organización y funcionamiento de la Unidad de Servicio de Atención al Público, así

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INFORME FINAL
como en la resolución de problemas y situaciones tendentes a introducir mejoras en sus
métodos y procedimientos.
b. Unidad de Adquisiciones: Consiste en coordinar y supervisar estudios y ejecución de
proyectos tendentes a atender situaciones que requieran la aplicación de conocimientos
especializados en la unidad de compras y contrataciones de la Dirección Departamental.
c. Unidad de Servicios Generales: Consiste en la realización de estudios para el análisis y
formulación de soluciones a problemas que requieran la aplicación de conocimientos de
las ciencias de la administración.
d. Unidad de Almacén: Su actividad principal consiste en ejecutar tareas complejas que
requieran la aplicación de conocimientos teórico-prácticos en la unidad de control de
almacenamiento de bienes en una Dirección Departamental.
e. Unidad de Inventario: Es la Unidad encargada del ingreso, egreso y control de
préstamos de bienes materiales en la Dirección Departamental, así como a las
instituciones educativas públicas y supervisiones.
1.6.1.2.3 Sección de Recursos Humanos.
Encargada de planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades de Recursos Humanos de
la Dirección y asesorar al Director en asuntos relacionados a la aplicación de aspectos de
Recursos Humanos.
a. Unidad de Reclutamiento y Selección de Personal: Es el encargado de realizar
actividades de reclutamiento y selección de personal.

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INFORME FINAL
b. Unidad de Gestión y Desarrollo de Personal: Se encarga de planificar, organizar,
dirigir, controlar y coordinar las actividades de Gestión de Personal, orientadas a
fortalecer el proceso de registro y aprobación de las acciones y movimientos de personal
en forma técnica y profesional, tomando como base los objetivos y políticas de la
Dirección Departamental.
c. Unidad de Desarrollo Magisterial: Desarrolla los programas de capacitación de los
beneficios que gozan los docentes por instrucciones de la Dirección de Desarrollo
Magisterial (DIDEMAG).
d. Unidad de JADO: Debe coordinar el proceso de oposición a cargos docentes de los
niveles Primario y Preprimario del renglón 011 con base a lo establecido en Acuerdo
Gubernativo 193-96 y Acuerdo Ministerial 704. Se encarga de revisar, verificar, e
ingresar al sistema informático los expedientes de ganadores y banco de elegibles; debe
resolver inconformidades presentadas por los interesados. Debe realizar monitoreos y
capacitaciones a los Jurados de los trece municipios durante las convocatorias.
e. Unidad Junta Calificadora de Personal: Ejecutar actividades relacionadas con las
acciones de la Junta Calificadora de Personal en la Dirección Departamental.
1.6.1.3 Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa.
Administra los recursos económicos para obtener servicios de apoyo educativo en las escuelas
oficiales y de promover y organizar la autogestión educativa.
a. Organización Escolar: su función consiste en coordinar las actividades de constitución,
capacitación y supervisión de las diferentes organizaciones de padres y madres de

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INFORME FINAL
familia, líderes comunitarios, docentes, directores, juntas escolares, escuelas para padres
u otras organizaciones.
b. Administración de Programas de Apoyo: Es la responsable de administrar y verificar
la adecuada utilización de los recursos económicos de los servicios de apoyo para
desarrollar los procesos educativos en las escuelas oficiales.
1.6.1.4 Departamento Técnico-pedagógico.
Coordina la aplicación de las políticas educativas mediante las modalidades de Entrega
Escolarizadas y Extra escolares, así como el diseño y verificación de la calidad educativa.
1.6.1.4.1 Entrega Educativa.
Su función principal es coordinar y dar seguimiento al desarrollo de programas y proyectos
relacionados con modalidades educativas en la dirección departamental.
a. Programas y Proyectos Educativos: Coordinar la ejecución de proyectos y programas,
en los que se articulen diferentes instituciones y sectores en beneficio de la calidad
educativa, elaboración de resoluciones y equiparaciones.
b. Formación Docente: Dirige las actividades para la formulación e implementación de los
programas de formación docente, así como los procesos de capacitación docente de los
establecimientos.
c. Educación Escolar: Coordinar y dirigir la organización y funcionamiento del servicio
educativo para la modalidad de entrega educativa escolar.

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INFORME FINAL
d. Educación Extraescolar: Coordinar y dirigir la organización y funcionamiento del
servicio educativo para la modalidad de entrega educativa Extraescolar.
1.6.1.4.2 Aseguramiento de la Calidad.
Coordina la investigación y aplicación de herramientas de evaluación del proceso educativo, así
como la acreditación y certificación de los establecimientos educativos y personas individuales
para asegurar la calidad educativa.
a. Investigación y Evaluación Pedagógica: Identificar, analizar e impulsar nuevas
herramientas de evaluación que fortalezca el proceso de enseñanza-aprendizaje en las
distintas modalidades de entrega.
b. Acreditación y Certificación: Supervisa que los procesos para la acreditación y
certificación de los establecimientos públicos y privados, así como para títulos y
homologaciones se efectúen conforme las normas establecidas.
1.6.1.4.3 Asistencia Pedagógica y Dirección escolar.
Coordina y ejecuta las acciones de adecuación, desarrollo y evaluación del proceso de
implementación del nuevo modelo curricular a nivel departamental, definidas por la Dirección
General de Gestión de Calidad Educativa (DIGECADE) y la Dirección General de Educación
Bilingüe Intercultural (DIGEBI); así como las acciones de capacitación de maestros y directores.
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INFORME FINAL
1.6.1.5 Puestos.
La Dirección Departamental de Escuintla debe contratar y capacitar personal para asegurar el
cumplimento de los objetivos y funciones de cada departamento, sección y unidad que la
conforma. El Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales
de Educación, creado por el Ministerio de Educación, describe los puestos necesarios para el
buen funcionamiento de estas entidades, entre los cuales están:
● Director (a) Departamental: Debe realizar funciones directivas, orientadas a ejecutar
los planes, políticas y estrategias educativas de la Dirección Departamental a su cargo,
emanadas del despacho superior, y otras leyes inherentes al funcionamiento para lograr el
desarrollo educativo de la comunidad que le corresponde.
● Asistente de Dirección: Asistir al Director Departamental de Educación en la realización
de actividades técnico administrativas de mediana complejidad del despacho
departamental de educación, para asegurar su adecuado desempeño.
● Asesor (a) Jurídico: Proporcionar servicios de asesoría legal y jurídica a la Dirección
Departamental de Educación, en asuntos relacionados al campo de la educación para
asegurar la efectividad en los procesos de toma de decisiones con justicia y prontitud.
● Asistente de Asesoría Jurídica: Asistir o auxiliar al asesor jurídico en el análisis,
resolución de expedientes y elaboración de proyectos, programas y otras actividades en el
campo legal y jurídico de la Dirección Departamental de Educación.
● Auditor Interno: Conducir la Auditoría Interna de una dependencia o entidad, con el fin
de que cumpla los propósitos para los cuales fue creada, y que opere o funcione con la
mayor eficacia y eficiencia posible, recomendando para ello las medidas preventivas o
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INFORME FINAL
correctivas a su desempeño. Debe verificar el Control Interno Institucional, con base a las
Normas de Auditoría Interna Gubernamental, metodologías, guías y procedimientos
establecidos en los manuales respectivos.
● Jefe de Planificación Educativa: Administrar la unidad de Planificación con el fin de
proporcionar asesoría sobre la planificación anual (POA), establecimiento de indicadores,
metas y control estadístico de la Dirección Departamental de Educación.
● Asistente de Planificación Educativa: Asistir en las actividades de análisis, resolución
de expedientes y elaboración de proyectos, programas y otras actividades técnico
administrativas que conlleven al mejor desarrollo de la unidad y de la Dirección
Departamental.
● Coordinador (a) de Demanda Educativa: Coordinar y supervisar estudios, para la toma
de decisiones, así como ejecución de proyectos en materia educativa. Además, debe
elaborar e interpretar índices educativos para presentar datos que sean útiles para tomar
decisiones.
● Asistente de Demanda Educativa: Apoyar al coordinador de Determinación de la
Demanda Educativa en aspectos de funcionamiento (administrativos) de la dependencia a
su cargo, así como en temas técnicos de baja y media complejidad relacionados con las
actividades de la misma.
● Coordinador (a) de Infraestructura: Coordinar, estudiar, supervisar y monitorear
proyectos de obra civil que tiendan a solucionar los problemas de infraestructura para
satisfacer las expectativas de la comunidad educativa.

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INFORME FINAL
● Asistente de Infraestructura: Apoyar al coordinador de Infraestructura en la
coordinación, estudios, y monitoreo de la ejecución de los proyectos de obra civil que
tiendan a solucionar los problemas de infraestructura escolar para satisfacer las
expectativas de la comunidad educativa, con base en las normas establecidas por la planta
central de infraestructura.
● Coordinador (a) de Desarrollo Institucional: Brindar acompañamiento al personal de
la Dirección Departamental de Educación a la que pertenece, para la correcta aplicación
de los requisitos del sistema de gestión de la calidad, en los procesos definidos en el
alcance del sistema, así como la actualización de los distintos manuales organizacionales.
● Coordinador (a) de Informática: Dirigir el servicio de apoyo informático para las
instalaciones, mantenimiento y revisión de equipo de cómputo, a los usuarios de la
Dirección que contribuya para llevar a cabo de manera adecuada sus actividades
laborales.
● Técnico en Informática: Prestar servicio de soporte técnico que garantice la
disponibilidad y buen funcionamiento de los equipos de cómputo y la infraestructura de
red de la Dirección asignada.
● Encargado (a) de Procesamiento de Datos: Ingresar al sistema de Recepción y verificar
todas las boletas de los diferentes procesos estadísticos asignados por el Ministerio de
Educación, para mantener una base de datos actualizada, para que de esta forma el
Ministerio de Educación tome decisiones de acuerdo a los datos que se procesen.

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INFORME FINAL
● Coordinador (a) de Comunicación Social: Planificar, organizar y coordinar las
actividades divulgativas de la Departamental de Educación con base en las estrategias de
comunicación emanadas de la unidad de Comunicación Social de la planta central.
● Asistente de Comunicación Social: Apoyar a la coordinación de Comunicación Social
en las actividades divulgativas de la Dirección Departamental con base en estrategias de
comunicación del Ministerio de Educación para los usuarios internos y externos.
● Subdirector Administrativo Financiero / Jefe Administrativo Financiero: Brinda
asesoría a funcionarios y altos ejecutivos del Ministerio de Educación, en relación a
aspectos de la sección Administrativa, Financiera y de Recursos Humanos para la
realización de programas específicos a nivel departamental, coordinar y supervisar las
labores de otros profesionales de nivel jerárquico inferior.
● Asistente Administrativo Financiero: Asistir al subdirector/jefe del departamento en el
desarrollo y ejecución de las diferentes actividades administrativos y financieros que se
desarrollan en las diferentes secciones que lo conforman, con la finalidad de satisfacer las
políticas o procedimientos normados en la institución y el Ministerio de Educación.
● Jefe Departamento Financiero / Jefe Sección Financiera: Gestionar las operaciones
presupuestarias y financieras para que se ejecuten en la Dirección Departamental de
Educación de acuerdo a los procesos y normas legalmente establecidas.
● Asistente Financiero: Asistir al jefe inmediato en las actividades administrativas -
secretariales con el fin de asegurar un adecuado flujo de la información y el resguardo del
archivo de los documentos del departamento / sección financiera.

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INFORME FINAL
● Coordinador (a) de Análisis Documental: Efectuar el análisis contable, administrativo
y financiero de todos los documentos que ingresen a la unidad utilizando los principios
generalmente aceptados y leyes aplicables a la materia con el fin de garantizar el
cumplimiento que estas establecen, además de agilizar y mantener en orden los registros
contables.
● Asistente de Análisis Documental: Asistir o auxiliar a un profesional o autoridad
superior en el estudio, análisis, resolución de expedientes y elaboración de proyectos,
programas y otras actividades técnico-administrativas que conlleven al mejor
desenvolvimiento de la unidad.
● Coordinador (a) de Registro y Seguimiento Presupuestario: Coordinar y supervisar
acciones relacionadas con el registro y ejecución de la unidad de Presupuesto de la
● Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario: Asistir y apoyar a un profesional
o la autoridad superior en el estudio, análisis, resolución de expedientes y elaboración de
proyectos, programas y otras actividades técnico-administrativas que conlleven a mejorar
desenvolvimiento de la unidad de Presupuesto de la Dirección Departamental.
● Coordinador (a) de Operaciones de Caja: Administrar, custodiar y controlar el fondo
rotativo interno y demás fondos asignados a la Dirección Departamental, velando porque
las operaciones de tesorería cumplan con todos los lineamientos, normas y leyes
aplicables a la materia.
● Asistente de Operaciones de Caja: Asistir al jefe de la sección en la planificación,
organización, dirección y control de las funciones asignadas tanto en la coordinación

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INFORME FINAL
como a los puestos funcionales de Registro y Seguimiento Presupuestario, Operaciones
de Caja, Análisis de documentos contables; velando por un adecuado flujo de la
información y el resguardo del archivo de los documentos.
● Jefe Departamento Administrativo / Jefe Sección Administrativa: Dirigir y controlar
el funcionamiento administrativo de la Dirección Departamental, el servicio al cliente, el
registro y adquisición de bienes, el mantenimiento de las instalaciones y las acciones
administrativas que permitan la optimización de los recursos materiales y financieros
asignados.
● Asistente Administrativo: Asistir y apoyar a la sección Administrativa en la
planificación, organización y coordinación de las actividades que se desarrollan en las
unidades que la conforman, para contribuir con el desarrollo eficiente de los procesos.
● Coordinador (a) de Adquisiciones: Realizar el proceso de gestión de compras de
productos o servicios para satisfacer las necesidades que surjan en la Dirección
Departamental de Educación.
● Asistente de Adquisiciones: Brindar apoyo a la unidad en la realización del proceso de
compras para satisfacer las necesidades que surjan en la Dirección Departamental de
Educación.
● Analista de Adquisiciones: Asistir en el análisis, resolución de expedientes y
elaboración de proyectos, programas y otras actividades técnicas - administrativas que
contribuyan al mejor desempeño de la unidad de Adquisiciones y Contrataciones.
● Técnico de Adquisiciones: Asistir en todos los procesos de la unidad de Adquisiciones y
Contrataciones que se deriven de la creación y registro de las órdenes de compra y

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INFORME FINAL
liquidaciones, con el fin de agilizar y mejorar el desarrollo de las actividades de la
● Coordinador de Almacén: Recibe, entrega, supervisa y controla los materiales,
suministros y bienes adquiridos, que aseguren la disponibilidad de recursos para la
realización de las actividades de la Dirección Departamental.
● Asistente de Almacén: Llevar registro y control de todos los suministros y materiales y
bienes adquiridos por compra y / o donación a la Dirección Departamental de Educación.
● Coordinador (a) de Inventarios: Planificar, organizar, dirigir y controlar el inventario
de bienes muebles, por medio de conocimientos y procedimientos contables, legales, y el
uso de la tecnología al alcance, para asegurar el resguardo de los bienes valores de la
Dirección.
● Asistente de Inventarios: Apoyar en el manejo del inventario asignado a la Dirección
Departamental asignada con el fin que sea resguardado adecuadamente y se mantengan
los registros que permitan su identificación y accesibilidad.
● Encargado (a) de Atención al Público: Brindar atención al público, tanto de forma
personal como telefónica o electrónicamente, para informarle sobre los procesos que se
llevan a cabo en la Dirección Departamental.
● Asistente de Atención al Público: Brindar atención al público, tanto de forma personal
como telefónica o electrónicamente, para informarle sobre los procesos que se realizan en
la Dirección Departamental.
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INFORME FINAL
● Coordinador (a) de Servicios Generales: Proporcionar en forma oportuna y eficiente
los servicios de mantenimiento, apoyo de logística y otros servicios afines, para satisfacer
las necesidades de los usuarios de la Dirección Departamental de Educación asignada.
● Piloto: Conducir el vehículo asignado para trasladar personal, equipo o materiales varios,
de acuerdo a la asignación diaria.
● Conserje: Realizar tareas de un oficio dirigido a proporcionar mantenimiento al
inmueble, realizando reparaciones necesarias.
● Guardián: Resguardar las instalaciones la seguridad del personal; equipo y demás
enseres que se encuentran dentro de la Dirección Departamental de Educación asignada.
● Jefe Departamento de Recursos Humanos / Jefe Sección de Recursos Humanos:
Administrar la sección de Recursos Humanos, conforme a las normas legales establecidas
y mediante la aplicación del proceso administrativo (planeación, organización, dirección,
integración y control) para un eficiente funcionamiento de la institución.
● Asistente de Recursos Humanos: Elaborar, analizar y digitar documentos que
coadyuven a la correcta aplicación de disposiciones y normas legales en la sección de
Recursos Humanos.
● Coordinador (a) de Reclutamiento y Selección de Personal: Planificar, organizar,
coordinar, dirigir y controlar las actividades de reclutamiento y selección de personal,
orientadas a fortalecer el proceso de contratación de personal de la institución en forma
técnica y profesional, tomando como base los objetivos y estrategias establecidas para el
efecto.
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INFORME FINAL
● Asistente de Reclutamiento y Selección de Personal: Analizar, evaluar y verificar datos
de expedientes, como parte del proceso de reclutamiento y selección de personal
administrativo y docente, así como coordinar junto con el jefe de Reclutamiento y
Selección actividades orientadas a fortalecer el proceso de contratación de personal en
forma técnica y profesional, tomando como base los objetivos, políticas y estrategias
establecidas para el efecto.
● Analista de Reclutamiento y Selección de Personal: Analizar, evaluar y verificar el
proceso de reclutamiento y selección de personal de la Dirección Departamental de
Educación, para asegurar el cumplimiento de requisitos y perfiles de las convocatorias
realizadas.
● Coordinador (a) de Gestión y Desarrollo de Personal: Gestionar (desde su
planificación hasta su control) las actividades de la unidad de Gestión de Personal,
orientadas a fortalecer el proceso de registro y aprobación de las acciones y movimientos
del personal, con base en los objetivos y políticas del Ministerio de Educación.
● Analista de Movimientos de Personal: Ejecutar el análisis, registro y control de cuadros
de movimientos de personal para llevar orden de los registros.
● Asistente de Nóminas: Generar e imprimir nóminas de pago de docentes por contrato
021, para asegurar el pago puntualmente.
● Delegado de Desarrollo Magisterial: Planificar, organizar, dirigir y coordinar las
actividades orientadas a fortalecer el proceso de desarrollo magisterial en el sector
asignado.
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INFORME FINAL
● Catalogador (a): Planificar, organizar, dirigir y coordinar las actividades orientadas a
fortalecer el proceso de desarrollo magisterial en el sector asignado.
● Asistente de Catalogación: Analizar y dar trámite correspondiente a los expedientes de
personal docente que presenta su solicitud de ascenso escalafonario.
● Coordinador (a) Jurado Departamental de Oposición: Planificar, organizar, coordinar
y supervisar las acciones, procesos que se ejecutan en los tiempos programados para el
reclutamiento y selección de docentes del nivel Primario y Pre-primario y sus
especialidades para dotar de una manera eficiente y eficaz, del personal docente en los
centros educativos oficiales.
● Asistente Jurado Departamental de Oposición: Ejecutar el proceso de oposición con el
fin de presentar los expedientes analizados para que se realice la elección de los docentes
que ocuparán las plazas vacantes.
● Subdirector Fortalecimiento a la Comunidad Educativa / Jefe Departamento
Fortalecimiento a la Comunidad Educativa: Asesorar y administrar (planificar,
coordinar, dirigir, controlar y evaluar) las actividades orientadas a fortalecer la
participación comunitaria por medio de los programas y proyectos de apoyo.
● Asistente de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa: Brindar asistencia secretarial
a la Subdirección de Fortalecimiento de la Comunidad Educativa, técnica y
administrativa por medio de la redacción, elaboración y control de documentación que
apoyen el fortalecimiento de la comunidad educativa.
● Jefe Departamento de Organización Escolar / Jefe Sección de Organización Escolar:
Dirigir y evaluar los procesos para la administración de los programas de apoyo; deberá
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INFORME FINAL
orientar las acciones encaminadas a asegurar el buen funcionamiento de los programas de
apoyo en los establecimientos educativos del departamento, y el funcionamiento de las
organizaciones de padres de familia.
● Asistente de Organización Escolar: Brindar asistencia técnica en asuntos secretariales,
así como ejecutar tareas administrativas que permitan apoyar las actividades vinculadas
con el desarrollo y cumplimiento de la organización escolar de los establecimientos
educativos de la Departamental.
● Facilitador de Organización Escolar: Realizar tareas relacionadas con la organización
y conformación de organizaciones de padres de familia en cada uno de los
establecimientos educativos del Departamento.
● Jefe Departamento de Programas de Apoyo / Jefe Sección de Programas de Apoyo:
Planificar, dirigir, ejecutar y monitorear los procesos para la administración de los
programas y proyectos de apoyo a los establecimientos educativos del Departamento que
corresponda.
● Asistente de Programas de Apoyo: Brindar apoyo al departamento de Administración
de los programas de apoyo en la realización de tareas relacionadas y ejecución de
instrumentos técnicos de los programas que se desarrollen para el fortalecimiento del
sistema educativo.
● Facilitador (a) de Programas de Apoyo: Brindar apoyo al departamento de
Administración de los programas de apoyo en la realización de tareas relacionadas y
ejecución de instrumentos técnicos de los programas que se desarrollen para el
fortalecimiento del sistema educativo.

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INFORME FINAL
● Subdirector (a) Técnico Pedagógico / Jefe Departamento Técnico Pedagógico:
Dirigir, coordinar, planificar y organizar, todos los procesos técnicos pedagógicos que
regulan las leyes educativas vigentes ( y si fuera el caso la educación bilingüe
intercultural ) así como los planes y programas implementados por el Ministerio de
Educación, la coordinación de las supervisiones educativas, con el propósito de satisfacer
las necesidades de la comunidad educativa de acuerdo a las características
sociolingüísticas y culturales.
● Asistente de Técnico Pedagógico: Brindar asistencia al departamento Técnico
Pedagógico en la realización de los procesos técnicos pedagógicos que regulan las leyes
educativas vigentes ( y si fuera el caso la educación bilingüe intercultural) así como los
planes y programas implementados por el Ministerio de Educación para satisfacer las
necesidades de la comunidad educativa de acuerdo a las características sociolingüísticas y
culturales.
● Jefe Departamento de Entrega Educativa / Jefe Sección de Entrega Educativa: Le
corresponde dirigir los procesos para la implementación de la entrega de las distintas
modalidades educativas a los establecimientos educativos del Departamento, de todos los
niveles en forma monolingüe y/o bilingüe.
● Asistente de Entrega Educativa: Apoyar a la Unidad de Entrega Educativa, en la
realización de tareas vinculadas con el desarrollo y cumplimiento de los aspectos técnicos
y pedagógicos de la educación bilingüe y monolingüe intercultural, que regulan las leyes
educativas vigentes, de los establecimientos educativos del Departamento, con base en
las condiciones social lingüísticas y culturales de las comunidades.

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INFORME FINAL
● Coordinador (a) de Educación Escolar: Está encargado de participar en el desarrollo e
implementación de programas, efectivos de capacitación del currículo nacional base en
todos los niveles educativos, con el fin de asegurar una educación de calidad y la
implementación de programas efectivos de capacitación que aseguren la disponibilidad
de docentes calificados.
● Asistente de Educación Escolar: Brindar apoyo a la unidad de educación escolar
bilingüe intercultural, en la realización de tareas vinculadas con el desarrollo y
cumplimiento de los aspectos técnicos y pedagógicos de la educación bilingüe y
monolingüe intercultural de los establecimientos educativos de su Departamento, con
base en las condiciones sociolingüísticas y culturales de las comunidades.
● Supervisor (a) Educativo: Debe realizar acciones de asesoría, de orientación, de
seguimiento, de coordinación y evaluación del proceso de enseñanza y del aprendizaje en
el sistema educativo nacional, para coadyuvar a elevar la eficiencia interna y externa.
● Coordinador (a) de los Niveles Inicial y Pre primario: Coordinar, planear, programar,
ejecutar y monitorear las actividades relacionadas con el nivel Pre-primario de la
Dirección Departamental de Educación, que permita promover la actualización y
preparación constante de las y los docentes bilingües y monolingües en servicio y en
formación para desarrollar el currículo en vigencia.
● Coordinador (a) de Nivel Primario: Coordinar, planear, programar, ejecutar, dirigir,
monitorear y evaluar las actividades relacionadas con el nivel Primario de acuerdo a la
población estudiantil bilingüe y monolingüe intercultural en el Departamento.

31
INFORME FINAL
● Coordinador (a) del Ciclo Básico: Coordinar, planificar, programar, ejecutar,
acompañar pedagógicamente y monitorear las actividades relacionadas con el ciclo
Básico de acuerdo a la población estudiantil (bilingüe y monolingüe intercultural) en el
Departamento para asegurar la implementación de la política de calidad educativa.
● Coordinador (a) del Ciclo Diversificado: Planificar, dirigir, ejecutar, acompañar y
evaluar el desarrollo e implementación de procesos técnicos y pedagógicos del ciclo
diversificado, con el fin de asegurar una educación de calidad por medio de programas de
capacitación y acompañamiento para asegurar la implementación de la política de calidad
educativa.
● Coordinador (a) de Formación Docente: Dirigir las actividades para la formulación e
implementación de los programas de formación docente de los diferentes niveles
educativos, así como los procesos de capacitación docente de los establecimientos de su
Departamento.
● Asistente de Formación Docente: Brindar asistencia técnica y administrativa para
asegurar la implementación de los programas de formación docente; así como los
procesos de capacitación docentes bilingües y monolingües de los establecimientos del
Departamento.
● Coordinador (a) de Proyectos Institucionales: Coordinar, verificar y dirigir las
actividades para la formulación e implementación de los proyectos educativos en los
establecimientos del departamento para garantizar su correcta ejecución, de acuerdo a las
características sociolingüísticas y culturales de los niños y niñas del Departamento.

32
INFORME FINAL
● Coordinador (a) de Educación Extra Escolar: Coordinar el desarrollo e
implementación de programas y proyectos de educación extraescolar, que brinden la
oportunidad, el reconocimiento y valoración a las personas para optar a un nivel
académico que contribuya a su desarrollo personal, familiar y comunitario.
● Asistente de Educación Extra Escolar: Asistir a la coordinación de Educación
Extraescolar, en la realización de diferentes tareas técnicas, administrativas, para asegurar
el funcionamiento de los diferentes programas de educación extraescolar.
● Coordinador (a) Educación Especial: Coordinar, supervisar y asesorar la creación y
funcionamiento de servicios, actividades y equipos interdisciplinarios de atención
educativa para la población con necesidades educativas especiales con o sin discapacidad
con modalidades bilingües y monolingües del departamento, que sea posible implementar
en la Dirección Departamental de Educación de Escuintla.
● Asesor (a) Pedagógico Itinerante: Asesorar la inclusión de los niños con necesidades
educativas especiales a escuelas regulares, para asegurar la educación adecuada y el
desarrollo psicobiosocial del niño por medio del trabajo con supervisores, directores,
docentes y padres de familia.
● Jefe Departamento de Aseguramiento de la Calidad Educativa / Jefe Sección de
Aseguramiento de la Calidad Educativa: Se encarga de planificar, organizar, dirigir y
supervisar las actividades del departamento de Aseguramiento de la Calidad de la
Dirección Departamental y asesorar al Director en asuntos relacionados a la aplicación de
aspectos relacionados a su competencia, para estandarizar el servicio y garantizar la
satisfacción del cliente externo e interno.

33
INFORME FINAL
● Asistente de Aseguramiento de la Calidad Educativa: Asistir a la coordinación de la
sección de Aseguramiento de la Calidad en todas las tareas relacionadas al análisis de
documentos que ingresan a la sección y seguimiento de trámites administrativos y llevar
el control de las actividades que se desarrollan en la sección.
● Coordinador (a) Investigación y Evaluación Pedagógica: Debe planificar, organizar y
ejecutar las actividades de investigación y evaluación pedagógica orientadas a fortalecer
el proceso de aseguramiento de la calidad en forma técnica y profesional, tomando como
base los objetivos, políticas y estrategias diseñadas para el efecto.
● Coordinador (a) de Acreditamiento y Certificación: Dirigir las actividades
relacionadas con la implementación de los programas de acreditamiento y certificación
de personas individuales y de instituciones con relación a la calidad de la educación
bilingüe y monolingüe intercultural, así mismo, planificar, organizar, dirigir, emitir y
supervisar las actividades de impresión de títulos y diplomas y de control académico.
● Asistente de Acreditamiento y Certificación: Brindar apoyo en la coordinación de las
actividades relacionadas con la implementación de los programas de acreditamiento y
certificación de personas individuales y de instituciones con relación a la calidad de la
educación bilingüe y monolingüe intercultural.
● Jefe Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección / Jefe Departamento de Asistencia
Pedagógica y Dirección Escolar: Planificar, organizar, dirigir y supervisar las
actividades de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar de la Dirección Departamental
y asesorar al Director en asuntos relacionados a la aplicación de aspectos relacionados

34
INFORME FINAL
con las modalidades de entrega de la educación bilingüe y monolingüe intercultural de su
competencia.
● Asistente de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar: Asistir al coordinador de la
sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar, elaborar y dar seguimiento a
documentos que coadyuven a la correcta aplicación de disposiciones y normas legales en
el área de asistencia pedagógica y dirección escolar.
● Analista de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar: Contribuir con el seguimiento
de actividades de asistencia pedagógica y desarrollo curricular de la educación bilingüe
intercultural y monolingüe intercultural que se desarrolla en el departamento, para
asegurar la calidad educativa.
1.7 Áreas y Municipios de su jurisdicción y número de estudiantes que atienden
1.7.1 Municipios.
La Dirección Departamental de Educación de Escuintla, es la encargada de planificar, dirigir,
coordinar y ejecutar las acciones educativas en cada uno de los municipios que integran el
departamento de Escuintla. El departamento cuenta con catorce municipios, los cuales son:
a. Escuintla.
b.Santa Lucía Cotzumalguapa.
c. La Democracia.
d.Siquinalá.
e. Masagua.
f. Tiquisate.
35
INFORME FINAL
g.La Gomera.
h.Guanagazapa.
i. San José.
j. Iztapa.
k.Palín.
l. San Vicente Pacaya.
m. Sipacate.
n.Nueva Concepción.
1.7.2 Número de estudiantes que son atendidos por la Dirección Departamental de
Escuintla.
La Dirección Departamental de Educación de Escuintla tiene bajo su supervisión 1,929
establecimientos educativos, en los cuales son atendidos 201,150 estudiantes. De este total de
estudiantes, 57 están en Preprimaria Bilingüe, 32,104 en Párvulos, 107,369 en Primaria, 1,063 en
Primaria de Adultos, 40,343 en Básico y 20,214 en Diversificado; estas cifras están registradas
para el mes de agosto de 2018.
Cuadro No. 2
Estudiantes Atendidos en el departamento de Escuintla
Población Estudiantil del Departamento de Escuintla
Población Pre- Primaria

Municipio Párvulos Primaria Básico Diversificado Total
General a primaria De
36
INFORME FINAL
2017** Bilingüe Adultos
Escuintla 165,922 0 7,207 22,703 638 10,460 6,539 47,547
Santa Lucia
Cotzumal- 149,043 0 4,804 17,003 148 5,827 3,754 31,536
guapa
La
28,445 0 1,056 3,384 0 1,539 732 6,711
Democracia
Siquinalá 26,895 0 1,126 3,770 0 1,996 277 7,169
Masagua 50,340 0 2,378 6,897 0 2,558 975 12,808
Tiquisate 62,411 0 2,496 8,477 96 2,483 1,387 14,939
La Gomera 55,593 0 1,898 6,613 0 1,924 786 11,221
Guanaga-
19,337 0 762 3,031 0 929 216 4,938
zapa
San José 55,611 0 2,321 9,159 165 3,368 2,046 17,059
Iztapa 11,922 0 765 2,344 0 848 255 4,212
Palín 72,676 57 2,480 9,530 16 3,404 1,051 16,538
San Vicente
18,859 0 884 2,492 0 1,097 246 4,719
Pacaya
Nueva
63,806 0 3,398 9,725 0 3,273 1,861 18,257
Concepción
37
INFORME FINAL
Sipacate 10,480 0 529 2,241 0 637 89 3,496
Total 791,341 57 32,104 107,369 1,063 40,343 20,214 201,150
Fuente: Dirección Departamental de Educación de Escuintla, agosto de 2018.
** Fuente: Instituto Nacional de Estadística. "Población por Grupo de Edad y Áreas de Salud,
Año 2017"
El Departamento de Escuintla tiene una cobertura educativa de 25% respecto al total de los
pobladores del departamento; quienes son estudiantes en los niveles educativos desde Párvulos a
Diversificado; concentrándose en el Nivel Primario un 53%, y reduciéndose hacia los Niveles
Básico y Diversificado, a un 20% y 10% respectivamente. Es significativa la asistencia, al
Niveles de Párvulos con un 16%.

38
INFORME FINAL
Gráfica No. 1
Total de Estudiantes Atendidos en Escuintla
Por nivel académico
Año 2018
Fuente: Elaboración propia, con datos de la Dirección Departamental de Educación de
Escuintla.
Los niveles de atención a la niñez y la juventud (población entre los 5 y 18 años), se ven
reflejados en la reducción de la atención de nivel Primario hacia los niveles Básico y
Diversificado; esto manifiesta la falta de oportunidad para continuar estudios en la población
escuintleca que puede relacionarse con niveles socioeconómicos.
La pirámide poblacional de educación tiene un descenso de 53% en Nivel Primario a solamente
20% en el Nivel Básico, una caída de más del 100%. Resalta también el poco uso que hace la
población de Escuintla, de la educación Preprimaria, comprendiéndose que los padres no ven
beneficios en ese nivel, donde se desarrollan elementos psicomotrices y de atención para tener
mejores resultados en los niveles superiores.

39
INFORME FINAL
Cuadro No. 3
Estudiantes Atendidos En Centro Educativo
Oficial
Primaria De
Adultos
Escuintla 5,480 17,388 611 3,789 1,697 28,965
Santa Lucia Cotz. 3,923 14,398 134 2,575 207 21,237
La Democracia 911 2,824 588 250 4,573
Siquinalá 984 3,236 351 116 4,687
Masagua 2,303 6,593 862 273 10,031
Tiquisate 2,222 7,436 96 1,020 233 11,007
La Gomera 1,781 6,192 940 63 8,976
Guanagazapa 755 2,924 683 139 4,501
San José 1,925 7,780 165 473 72 10,415
Iztapa 623 2,058 163 40 2,884
Palín 1,878 7,160 1,086 243 10,367
San Vicente Pacaya 863 2,438 530 81 3,912
Nueva Concepción 3,188 8,981 1,570 113 13,852
Sipacate 502 2,190 254 2,946
Total 27,338 91,598 1,006 14,884 3,527 138,353
Fuente: Dirección Departamental de Educación de Escuintla, agosto de 2018

40
INFORME FINAL
La información sobre la cobertura en Centros Educativos muestra que el Sistema Oficial cubre
un 69% de la Población Estudiantil; y relacionado ello con la Población por Municipio del
Departamento de Escuintla; queda evidenciado que, en los municipios con una menor Población
General, las familias acuden al Sistema Oficial para que sus niños/as y jóvenes reciban
educación con énfasis en el Nivel Primario.
El Sistema Oficial cubre un 85% de la Población Estudiantil de Primaria, existen diferencias de
hasta 10% con la cabecera departamental y otros municipios, que tienen una alta Población
General.
Es claro que el nivel de educación Primaria es el más asistido, representa un 66% del total de
Población Estudiantil, lo preocupante es que el Sistema Oficial tiene una “pirámide de cobertura
de educación” con una reducción significativa hacia los niveles más altos, la Población
Estudiantil del nivel Básico es sólo 11% del total de Población Estudiantil en el Sistema Oficial;
y menos aún la población que estudia Diversificado es sólo 3% del total de la Población
Estudiantil que se queda en el Sistema Oficial.
Si se considera a la educación como la base, para que el individuo pueda desarrollarse en un
futuro ámbito laboral y personal; la precariedad de preparación es notoria y la posibilidad de
optar a puestos que requieran especialización es muy baja.
Las familias migran a los jóvenes del Sistema de Educación Oficial a otros (Privado, Por
Cooperativa o Municipal) para cubrir los niveles Básico y Diversificado, pues si se relaciona con
la Población Estudiantil del Departamento, los porcentajes son más bajos: jóvenes de Educación
Básica en el Sistema Oficial representan sólo 2% de la Población General del Departamento de

41
INFORME FINAL
Escuintla, y jóvenes de Educación Diversificada en el Sistema Oficial, un insignificante 1% de la
Población General de Escuintla.
Revisados estos porcentajes, el Sistema Oficial de Educación, tiene una “deuda” con la
Población, y debe buscar mejora en su oferta para los niveles Básicos y Diversificado, para que
las oportunidades de desarrollo, estén relacionadas con capacidades asociadas a Educación, y no
estén condicionadas con la oportunidad de las familias, para pagar un Centro Privado, o depender
de otro Sistema de Educación. La percepción ahora, basada en la tendencia de cobertura, es que
los Niveles Básico y Diversificado Oficial no brindan una buena educación para los individuos.
Cuadro No. 4
Estudiantes atendidos en centro educativo
Por Cooperativa
Municipio Básico Diversificado Total
Escuintla 3,098 386 3,484
Santa Lucia Cotz. 76 76
La Democracia 470 50 520
Siquinalá 798 798
Masagua 920 920
Tiquisate 660 660
La Gomera 653 417 1,070

42
INFORME FINAL
Guanagazapa 72 72
San José 1,277 137 1,414
Iztapa 512 95 607
Palín 467 467
San Vicente Pacaya 476 98 574
Nueva Concepción 1,045 322 1,367
Sipacate 170 170
Total 10,694 1,505 12,199
Un Centro Educativo por Cooperativa, no tiene fines lucrativos y generalmente responde a la
demanda educacional en los diferentes niveles del subsistema de educación escolar. En
Escuintla, únicamente el segmento de la Educación Media es beneficiado por este tipo de
establecimientos, que son jurisdicción del Departamento y la Municipalidad.
Esta modalidad de educación por Cooperativa, atiende a un 6% de la Población Estudiantil, pero
un 29% se concentra en la Cabecera Departamental, luego es relevante en los Municipios de San
José y La Gomera. En el resto de municipios no es un sistema tan importante, incluso hay
municipios, donde no tienen disponible atención para Nivel Diversificado. Aunque el Centro
Educativo por Cooperativa ofrece la oportunidad de estudiar el Nivel Básico y Diversificado,
este último sólo está en algunos municipios, y un 6% de la Población General asiste a un
Establecimiento por Cooperativa para cursar algún grado del Nivel Medio.
43
INFORME FINAL
Cuadro No. 5
Privado
Pre- Primaria
Municipios primaria Párvulos Primaria De Básico Diversificado Total
Bilingüe Adultos
Escuintla 1,676 5,081 27 3,573 4,456 14,813
Santa Lucia
Cotzumal- 881 2,605 14 2,440 3,014 8,954
guapa
La Democracia 105 384 120 64 673
Siquinalá 140 517 528 78 1,263
Masagua 75 304 92 124 595
Tiquisate 274 1,015 803 1,154 3,246
La Gomera 117 421 87 52 677
Guanaga- zapa 7 107 120 77 311
San José 340 1,152 1,618 1,837 4,947
Iztapa 142 286 173 120 721
Palín 57 597 2,353 16 1,851 808 5,682
San Vicente 21 54 91 67 233

44
INFORME FINAL
Pacaya
Nueva
210 744 658 1,413 3,025
Concepción
Sipacate 27 51 213 64 355
Total 57 4,612 15,074 57 12,367 13,328 45,495
Un Centro Educativo Privado no ofrece servicios educativos de manera gratuita, las familias que
optan por este Sistema, pagan cuotas variadas para que sus hijos/as reciban educación.
En Escuintla el 23% del total estudiantes asisten a un Centro Educativo Privado, pero hay que
tomar en cuenta que estos establecimientos privados atienden a una alta cantidad de población
estudiantil en el Nivel Básico y Diversificado, esto tiene relevancia e importancia respecto de los
otros tipos de Centros Educativos.
Un 31% de la Población Estudiantil que cursa Educación Básica en Escuintla, asisten a un
Centro Educativo Privado, y un muy alto 66% de los Estudiantes de Diversificado en Escuintla,
también lo hacen en este tipo de establecimientos privados. Dejando en evidencia la tendencia de
las familias de apartarse de los Centros Educativos Oficiales en estos niveles. Los
Establecimientos Privados son quienes tienen la mayor demanda de estudiantes a Nivel Medio, la
mayoría de familias prefieren confiar la educación de sus jóvenes a la iniciativa privada en vez
del Sistema Estatal.
Pueden influir distintos factores, para que una familia tome la decisión de pagar en la educación
privada, en vez que sus hijos asistan a una entidad pública que ofrece estos servicios de manera
45
INFORME FINAL
gratuita. Estos podrían estar asociados a: percepción o mejores infraestructuras, aptitudes,
preparación y vocación de los maestros que imparten clases, acceso a mejor tecnología y
percepción sobre la calidad de la educación que se brinda; por mencionar algunos motivos que
han generado que las familias tomen esa decisión.
Aunque la población escuintleca prefiere que sus hijos/as, reciban los grados de Nivel Medio en
un Centro Privado, esto les representa un gasto; existen estimados que mencionan que una
familia en Guatemala cubre hasta 56% del costo total de Educación de sus hijos/as.
Si el Sistema Oficial, el Sistema por Cooperativa o el Municipal, tuvieran una mejor oferta para
los Niveles Básicos y Diversificado, muchas familias no estarían condicionadas a tener que pagar
un Centro Privado para que sus hijos tuvieran acceso a educación del Nivel Medio.
Dentro de los niveles educativos del Sistema Privado, es importante resaltar el hecho de que este
sistema es el único que tiene el Nivel Preprimaria Bilingüe. Aunque en este nivel la cantidad de
estudiantes es muy baja, resulta interesante el hecho de que algunas personas buscan que sus
hijos desde tempranas edades, tengan cobertura de otro idioma, especialmente el inglés.
Cuadro No. 6
Municipal
Escuintla 51 234 285
Santa Lucia Cotz. 736 533 1,269

46
INFORME FINAL
La Democracia 40 176 361 368 945
Siquinalá 2 17 319 83 421
Masagua 684 578 1,262
Tiquisate 26 26
La Gomera 244 254 498
Guanagazapa 54 54
San José 56 227 283
Palín 5 17 22
Nueva Concepción 13 13
Sipacate 25 25
Total 154 697 2,398 1,854 5,103
En los municipios de Escuintla, excluyendo a los municipios de Iztapa y San Vicente Pacaya, las
Municipalidades tienen a su cargo establecimientos que dan el servicio de educación, a un
segmento de la Población Estudiantil; pero estos Centros Educativos únicamente atienden 3%,
un valor claramente bajo. Tanto en el municipio de La Democracia como en Siquinalá, las
Municipalidades ofrecen educación para el Nivel Párvulos, Primaria y el Nivel Medio.
La Democracia es el municipio que mayor servicio ofrece a sus pobladores, atendiendo un 3%
del total de la Población General de este municipio.

47
INFORME FINAL
En el Sistema Municipal hay una tendencia distinta comparada con los demás centros, puesto
que el Nivel que tiene mayor cobertura es el Básico, con un 47% de los estudiantes que asistente
a un Centro Educativo Municipal.
1.8 PRESUPUESTO
El Congreso de la República de Guatemala aprobó un Presupuesto Nacional para 2018 de
Q.76,989,451,000.00 en Acuerdo Gubernativo No. 300-2017, 2017 (Ministerio de Finanzas
Públicas, 2017, P.1); de la cifra anterior fueron asignados Q.13,937,205,078.00 al Ministerio de
Educación. Lo cual representa un 18%, que no alcanza la recomendación regional, pues
Guatemala aún ocupa el último lugar en Gasto Público en Educación en la Región de
Centroamérica.
Del Presupuesto del Ministerio de Educación, se asignaron Q 515,042,742.00 a la Dirección
Departamental de Educación de Escuintla; lo cual constituye el 4%, para un departamento que
representa un estimado de 6% de la Población Nacional; por lo que la asignación no es lineal con
la población a atender.
Debe recordarse, que el Sistema Oficial cubre el 69% de la Población Estudiantil de Escuintla y
de esa cifra la atención se concentra en un 85% en el Nivel Primario; y cubriendo solamente un
30% de la Población Estudiantil de Escuintla que cursa el Nivel Medio (Nivel Básico y Nivel
Diversificado).
Las Autoridades de Educación del Departamento deberían revisar esa tendencia, diagnosticando
cuáles son los factores que influyen en que las familias tomen esa decisión y relacionarlo con el
48
INFORME FINAL
Presupuesto Asignado anualmente, para reorientar el gasto permitir que la percepción de calidad
de educación cambie en el corto y mediano plazo.
Cuadro No. 7
Presupuesto de ingresos y egresos
Cifras expresadas en quetzales
%
Renglón Descripción Asignado Modificaciones Vigente
Total
01- Actividades Centrales 9,479,082.00 -390,272.46 9,088,809.54 2%
Actividades Comunes a
los Programas de
03- 3,024,810.00 793,773.00 3,818,583.00 1%
Preprimaria y Primaria
(Prg. 11 Y 12)
Actividades Comunes a
los Programas de
05- Preprimaria, Primaria, 7,779,843.00 5,773.00 7,785,616.00 1%
Básico y Diversificado
(Prg. 11, 12, 13 y 14)
Educación Escolar de
11- 80,137,502.00 -424,989.00 79,712,513.00 15%
Preprimaria
12- Educación Escolar de 320,406,337.00 883,777.00 321,290,114.00 61%

49
INFORME FINAL
Primaria
Educación Escolar
13- 35,896,667.00 310,824.00 36,207,491.00 7%
Básica
Educación Escolar
14- 12,854,524.00 1,870.00 12,856,394.00 2%
Diversificada
Apoyo para el Consumo

20- 31,165,741.00 4,876,611.00 36,042,352.00 7%
Adecuado de Alimentos
Atención por Desastres
94- Naturales y 0.00 6,171,937.00 6,171,937.00 1%
Calamidades Públicas
Partidas No Asignables
99- 12,050,676.00 0.00 12,050,676.00 2%
a Programas
Total 515,042,742.00 12,229,303.54 527,272,045.54 100%
Fuente: Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, “Reportes para Ley de Acceso a la
Información Pública - Art. 10 Numeral 7, Presupuesto de ingresos y egresos”
En este cuadro se aprecia que la Educación Escolar en su conjunto abarca casi todo el
Presupuesto, constituyendo un 92% del mismo. El renglón de Educación Escolar de Primaria
representa un 61% del total del Presupuesto, lo cual está asociado al requerimiento que el
Sistema Oficial tiene de estudiantes en ese Nivel; del resto de rubros se destaca la Educación
Escolar de Preprimaria con un 15%.

50
INFORME FINAL
La Educación Escolar Básica tiene una asignación de 7% y la Diversificada un más bajo 2%, lo
cual en este momento impediría estrategias de ampliación de cobertura en el corto y mediano
plazo, con recurso respaldando las mismas.
Pueden buscarse alternativas donde rubros que demandan inversión como infraestructura sean
cubiertos con opciones de establecimientos compartidos con el Nivel Primario, personal que
pueda ser asignado y pagado con fuentes externas de cooperación con las familias,
Municipalidades, Organizaciones No Gubernamentales y otros.
La modificación de aumento al Presupuesto que se dio en el rubro de Atención por Desastres y
Calamidades Públicas, surge en respuesta a la emergencia de la Erupción del Volcán de Fuego en
el mes de junio de 2018, la cual afectó al Departamento de Escuintla.
En este renglón se asignaron seis millones ciento setenta y unos mil novecientos treinta y siete
quetzales (Q6,171,937.00), que representaron un 1% del total del Presupuesto asignado a la
Dirección Departamental de Educación de Escuintla.
Cuadro No. 8
Modificaciones al Presupuesto Asignado
2014 al 2018
% de Aumento
Año Asignado Modificaciones Vigente
Presupuesto
51
INFORME FINAL
Asignado
2014 344,681,690.00 93,185,959.92 437,867,649.92 -----
2015 452,983,187.00 32,183,475.05 485,166,662.05 31%
2016 501,158,724.00 1,868.00 501,160,592.00 11%
2017 515,042,742.00 6,591,322.00 521,634,064.00 3%
2018 515,042,742.00 12,229,303.54 527,272,045.54 0%
Información Pública - Art. 10 Numeral 7, Presupuesto de ingresos y egresos”
Durante los últimos cinco años los ingresos asignados a la Dirección Departamental de
Educación de Escuintla han incrementado un 49%, lo cual representa una cantidad nominal alta,
para cubrir las necesidades de educación que existen en el Departamento.
No hay certeza de que diversos programas de apoyo y fortalecimiento a la educación hayan sido
desarrollados por el tema de financiamiento; y la proyección para períodos posteriores deberá ser
sujeto a una revisión de la eficiencia de la atención actual; buscando que estos proyectos
educativos sean implementados, para beneficiar tanto a la Población Estudiantil como a la
Población en general, con énfasis en el Nivel Medio donde se nota la falta de aporte del Sistema
Oficial.
El mayor incremento presupuestario para la Dirección se dio entre el año 2014 y el 2015, el cual
fue de un 31%. Luego las asignaciones presupuestarias tuvieron leves aumentos, siendo estas de
un 11% y 3% entre los años 2015, 2016 y 2017 respectivamente. Para el año 2018 no existió
52
INFORME FINAL
ningún aumento en comparación con el año 2017, ambos períodos tienen el mismo presupuesto
asignado, varían únicamente las modificaciones que se dieron en cada año. Esto se da como
consecuencia que en Noviembre del 2017, el Organismo Ejecutivo no aprobó el Presupuesto del
2018; al no aprobar el Presupuesto del 2018, se estableció que se asignarían los mismos valores
que el año anterior.
1.9 ASPECTOS FINANCIEROS Y DE GESTIÓN
De acuerdo al Ministerio de Educación, se tienen preparadas estrategias proyectadas desde el año
2016 al 2020 para la atención de infraestructura Escolar en los niveles Pre-primario, Primario y
Medio. Así mismo se tiene una estrategia de Mejoramiento de la Calidad Educativa, que indica
los medios a emplear para lograr este objetivo, que está prevista del año 2017 al 2019.
Las cuales van a ser beneficiosas para la educación en el país. El Ministerio de Educación estaría
ampliando la cobertura en la Educación Primaria, priorizando aquellos programas y proyectos a
través de los cuales proporcionará a la población los servicios educativos. (Ministerio de
Educación, 2018) En base a la pirámide poblacional de educación, para el Departamento de
Escuintla, la recomendación debería ser trabajar en los Niveles Básico y Diversificado, en
conjunto con la Sociedad en General, para mejorar el nivel de oportunidad de la juventud. Y
enfocar el presupuesto para la obtención de ese objetivo, que se refleje en mejora de la calidad de
vida y oportunidades de trabajo a futuro.
Cuadro No. 9
Ejecución Presupuestaria por Renglón

53
INFORME FINAL
Renglón Enero a Junio %
011- Personal Permanente 316,413,300.88 37.32
Complemento Personal al Salario del Personal

012- 339,150.00 0.04
Permanente
013- Complemento por Antigüedad al Personal Permanente 50,994.50 0.01
Complemento por Calidad Profesional al Personal

014- 258,782.67 0.03
Permanente
015- Complementos Específicos al Personal Permanente 8,997,783.94 1.06
017- Derechos Escalafonarios 256,453,361.47 30.25
021- Personal Supernumerario 62,405,855.02 7.36
022- Personal por Contrato 6,963,557.69 0.82
023- Interinatos por Licencia y Becas 769,679.65 0.09
Complemento por Calidad Profesional Al Personal

026- 5,737.50 0.00
Temporal
027- Complementos Específicos al Personal Temporal 7,996,199.79 0.94
031- Jornales 1,827,892.20 0.22
033- Complementos Específicos al Personal por Jornal 929,927.59 0.11
071- Aguinaldo 82,889,209.47 9.78
072- Bonificación Anual (Bono 14) 853,147.41 0.10
073- Bono Vacacional 34,121.62 0.00

54
INFORME FINAL
111- Energía Eléctrica 2,143,593.23 0.25
262- Combustibles y Lubricantes 330,600.00 0.04
322- Mobiliario Y Equipo de Oficina 0.00 0.00
328- Equipo de Cómputo 195,913.06 0.02
431- Transferencias A Instituciones de Enseñanza 18,323,571.70 2.16
435- Transferencias a Otras Instituciones Sin Fines de Lucro 78,222,495.00 9.23
Total Q 847,843,281.74 100
Información Pública - Art. 10 Numeral 8, Información mensual de ejecución presupuestaria por
renglón”
Este cuadro muestra la Ejecución Presupuestaria por distintos renglones, siendo los más
relevantes el Personal Permanente con un 37% y un 30% del reglón de Derechos Escalafonarios.
Dichos renglones constituyen parte de los gastos generados por el pago de salarios al personal
presupuestado, gastos que en su totalidad representan un total de 77% del Presupuesto; siendo
estos los más amplios y los que conforman los Recursos Humanos de la Dirección.
Del resto de renglones cabe resaltar que el valor del Mobiliario y Equipo de Oficina no
representa gasto alguno; por lo que resulta no ser una erogación representativa en comparación
con los renglones ya mencionados. Sin embargo, para el buen funcionamiento de la Dirección
Departamental es necesario contar con el equipo adecuado que permita atender a la población
que requiere de servicios educativos.

55
INFORME FINAL
Cuadro No. 10
Ejecución de Gastos
Atención por Desastres Naturales y Calamidades Públicas
Presupuesto Pre
Compro- Saldo Saldo
Inicial por Compro- Devengado Pagado
metido Presupuesto Disponible
Traspasos metido
6,171,937.00 14,670.80 4,999,836.10 4,999,836.10 4,999,836.10 1,157,430.10 1,157,430.10
Fuente: Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, “Consulta del Presupuesto de Gastos
Por Entidad – Programa, Ministerio de Educación, Dirección Departamental de Educación de
Escuintla”
El Estado de Calamidad decretado por el Presidente de la República, tiene por objeto mitigar los
daños ocasionados, restablecer la infraestructura, servicios esenciales y evitar mayores
consecuencias, esto debido a la Erupción del Volcán de Fuego que dejó varios daños materiales y
pérdidas humanas.
Se asignaron Q4,999,836.10 a la Dirección Departamental de Escuintla, para poder cubrir con
los diferentes gastos y ayudar a las diferentes familias afectadas por el desastre natural. Para el
mes de Agosto, aún se ejecutó en su totalidad el Presupuesto Asignado, quedando disponible un
19% del total del Presupuesto.

56
INFORME FINAL
Cuadro No. 11
Ejecución Financiera
Estado de Calamidad Pública, Erupción del Volcán de Fuego (DG 1-2018)
%
Renglón Descripción Modificado Vigente Devengado
Ejecución
Mantenimiento y Reparación
171 1,000,000.00 1,000,000.00 0.00 0
de Edificios
211 Alimentos para Personas 270,000.00 270,000.00 269,995.86 100
231 Hilados y Telas 450.00 450.00 449.40 100
241 Papel de Escritorio 36,819.00 36,819.00 19,427.75 53
Papeles Comerciales,
242 505.00 505.00 469.00 93
Cartulinas, Cartones y Otros
244 Productos de Artes Gráficas 12,000.00 12,000.00 11,904.00 99
262 Combustibles y Lubricantes 4,000.00 4,000.00 0.00 0
Productos Plásticos, Nylon,

268 13,000.00 13,000.00 12,513.60 96
Vinil y P.V.C.
291 Útiles De Oficina 63,224.00 63,224.00 18,882.87 30
293 Útiles Educacionales y 42,045.00 42,045.00 35,355.12 84

57
INFORME FINAL
Culturales
Útiles Deportivos y
294 75,000.00 75,000.00 37,420.00 50
Recreativos
296 Útiles de Cocina y Comedor 21,675.00 21,675.00 2,712.50 13
Otros Materiales y
299 15,000.00 15,000.00 6,250.00 42
Suministros
Mobiliario y Equipo de
322 3,500.00 3,500.00 0.00 0
Oficina
Equipo Educacional,
324 274,319.00 274,319.00 259,456.00 95
Cultural y Recreativo
329 Otras Maquinarias y Equipos 4,340,400.00 4,340,400.00 4,325,000.00 99
Total 6,171,937.00 6,171,937.00 4,999,836.10 81.01
Fuente: Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, “Informes de Gestión y Rendición
de Cuentas, IGRC01 - Ejecución Financiera”
Derivado de los daños y pérdidas que se generaron por la Erupción del Volcán de Fuego en Junio
de 2018, que afectó a gran parte del Departamento de Escuintla, fue necesario emplear recursos
para mitigar los daños que se generaron durante el siniestro. El renglón al que mayor presupuesto
se le asignó fue Otras Maquinarias y Equipos, que constituye un 70% del total del Presupuesto
Asignado.
58
INFORME FINAL
La Dirección Departamental de Educación de Escuintla se vio afectada por la calamidad, sobre
todo en lo que respecta a los establecimientos educativos. Algunos Centros Educativos, los más
cercanos al volcán de Fuego, tuvieron daños estructurales muy graves, y se estableció su cierre
permanente; por lo tanto, fue necesario buscar otras áreas donde brindar el servicio educativo.
Otros establecimientos sufrieron daños menores, por lo que pudieron continuar brindando el
servicio con normalidad. Para sufragar los gastos que se originaron en la reparación de algunos
establecimientos, se asignó un 16% del Presupuesto al renglón de Mantenimiento y Reparación
de Edificios.
1.10 LEYES, REGLAMENTOS NORMATIVOS Y OTROS APLICABLES
Las leyes, normativas y reglamentos que están relacionados a la Dirección Departamental de
Educación de Escuintla, en cuanto a su actuación y el respaldo de sus funciones, se detallan a
continuación.
1.10.1 Constitución Política de la República de Guatemala.
La Constitución Política de la República de Guatemala es la Ley suprema en la cual se rige todo
el Estado y sus demás leyes. Algunos de los artículos que hablan sobre la educación en
Guatemala, son:
Artículo 71. Derecho a la educación. “Se garantiza la libertad de enseñanza y de criterio docente.
Es obligación del Estado proporcionar y facilitar educación a sus habitantes sin discriminación
alguna. Se declara de utilidad y necesidad públicas la fundación y mantenimiento de centros

59
INFORME FINAL
educativos culturales y museos.” (Constitución Política de la República de Guatemala, 1993,
P.14)
Artículo 72. Fines de la educación. La educación tiene como fin primordial el desarrollo integral
de la persona humana, el conocimiento de la realidad y cultura nacional y universal. Se declaran
de interés nacional la educación, la instrucción, formación social y la enseñanza sistemática de la
Constitución de la República y de los derechos humanos. (Constitución Política de la República
de Guatemala, 1993, P.14)
Artículo 74. Educación obligatoria. Los habitantes tienen el derecho y la obligación de recibir la
educación inicial, preprimaria, primaria y básica, dentro de los límites de edad que fije la ley. La
educación impartida por el Estado es gratuita. El Estado proveerá y promoverá becas y créditos
educativos. (Constitución Política de la República de Guatemala, 1993, P.14)
1.10.2 Decreto No. 63-94, Ley del Orgánica del Organismo Ejecutivo, del Congreso de la
República de Guatemala.
Le corresponde lo relativo a la aplicación del régimen jurídico concerniente a los servicios
escolares y extraescolares para la educación de los guatemaltecos.
Además, el Presidente de la República debe velar porque la administración pública se desarrolle
en armonía con los principios que la orienten, y porque el régimen jurídico-administrativo del
Estado propicie la eficiencia y eficacia.
El Organismo Ejecutivo tendrá al Ministerio de Educación para el despacho de sus negocios,
servicios escolares y extraescolares para la educación de los guatemaltecos.

60
INFORME FINAL
1.10.3 Decreto No. 12-91, Ley de Educación Nacional, del Congreso de la República de
Guatemala.
Tiene por objetivo normar el sistema educativo en Guatemala y todas sus vertientes. La
educación en Guatemala se fundamenta en los siguientes principios:
a. Es un derecho inherente a la persona humana o una obligación del Estado.
b. En el respeto a la dignidad a la persona humana y el cumplimiento efectivo de los
Derechos humanos.
c. Tiene al educando como centro y sujeto de proceso educativo.
d. Está orientada al desarrollo y perfeccionamiento integral del ser humano a través de un
proceso permanente, gradual y progresivo.
e. Se define y se realiza en un entorno multiétnico, multilingüe, y pluricultural en función
de las comunidades que la conforman.
f. Es un proceso científico, humanístico, dinámico, participativo y transformativo.
(Congreso de la República de Guatemala, 1991, P.2)
1.10.4 Acuerdo Gubernativo 13-77, Reglamento de la Ley de Educación Nacional, del
Organismo Ejecutivo.
Desarrolla los contenidos y aspectos de la Ley de Educación Nacional, que es el Decreto 12-91
del Congreso de la República. En el cual se describe con detalle las entidades que están a cargo
de las actividades para cumplir con la Ley de Educación Nacional y los principios y fines de la
Educación.
61
INFORME FINAL
Así también se describen temas del Sector de Educación, Ciencia y Cultura, comprende los
Subsectores de Educación (Escolar y Extraescolar), Cultura, Ciencia y Tecnología.
La comisión Nacional de Educación, Ciencia y Cultura, orienta, coordina y evalúa la ejecución
del plan Nacional de Desarrollo en el Sector correspondiente.
Se integra por el Ministro de Educación quién la preside, El Ministro de Agricultura, el Ministro
de Trabajo, entre otros y el Secretario General del consejo Nacional de Planificación Económica.
1.10.5 Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, del Congreso de la República de
Guatemala.
Regula la formulación, programación, organización, coordinación, ejecución, liquidación y
control de los ingresos y egresos de las Entidades de Gobierno, bajo principios de legalidad,
economía, eficacia y eficiencia y equidad para asegurar la gestión, cumplimiento y evaluación de
los programas de las dependencias.
1.10.6 Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, del
Congreso de la República de Guatemala.
La Contraloría General de Cuentas debe normar lo relativo a las actividades técnicas que ejercen
las unidades de auditoría interna para el Ministerio de Educación.
Además, para ejercer el control externo posterior o concurrente, deberá diseñar e implementar un
Sistema de Auditoría Gubernamental que, con un enfoque de auditoría integral, examine y

62
INFORME FINAL
evalúe las actividades administrativas financieras y de gestión a la dependencia objeto de
estudio, cuyos alcances, normas y procedimientos se establecerán en el reglamento de esta Ley.
1.10.7 Decreto No. 57-92, Ley De Contrataciones Del Estado, del Congreso de la República
de Guatemala.
Artículo 1. Objeto de la ley y ámbito de aplicación. Esta Ley tiene por objeto normar las
compras, ventas, contrataciones, arrendamientos o cualquier otra modalidad de adquisición
pública. (Congreso de la República de Guatemala, 1992, P.1)
La Dirección Departamental de Educación de Escuintla, como ente público deberá cumplir lo
establecido en esta Ley, su reglamento y a los procedimientos establecidos por la Dirección
General de Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
1.10.8 Decreto No. 1748, Ley del Servicio Civil, del Congreso de la República de
Guatemala.
Artículo 85. Magisterio Nacional. Las relaciones de los miembros del Magisterio Nacional con el
Estado, en los puestos cubiertos por el Decreto número 1485, se seguirán rigiendo
exclusivamente por el mencionado Decreto, que se considera una ley complementaria a la Ley de
Servicio Civil, y solamente en forma supletoria, se aplicará la presente ley. (Congreso de la
República de Guatemala, 1998, P.1)

63
INFORME FINAL
1.10.9 Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de
Cuentas.
Las Normas Generales de Control Interno, “Son el elemento básico que fija los criterios técnicos
y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos para el control,
registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público. Constituyen un medio técnico para fortalecer y estandarizar la
estructura y ambiente de control interno institucional.” (Contraloría General de Cuentas, 2006, P.
3)
Todos los entes públicos están obligados a cumplir las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental.
INFORME FINAL
CAPÍTULO II
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO, EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE ESCUINTLA
La Dirección Departamental De Educación de Escuintla está conformada por varias
unidades Administrativas, Financieras y de Recursos Humanos, estas ayudan al
funcionamiento eficiente de la misma. La estructura funcional y organizacional tipo B,
“tienen como objetivo esencial planificar, dirigir, coordinar y ejecutar las acciones
educativas en el departamento de Escuintla.” (Ministerio de Educación, 2010, P.2)
Cada una de estas unidades deberá cumplir con las funciones asignadas conforme lo
establece el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones
Departamentales de Educación.
Las funciones de puestos, son orientadas a las tareas que debe cumplir cada funcionario,
para lograr los objetivos en los diferentes planes y programas de trabajo.
2.1 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN
2.1.1 Definición.
La Dirección Departamental es donde se coordina la ejecución de las políticas y
estrategias educativas nacionales, se programan los recursos financieros, materiales y
humanos necesarios para el cumplimiento de los planes y programas educativos
departamentales.
65
INFORME FINAL
También se encarga de evaluar la calidad de la Educación, programar y ejecutar acciones
de capacitación personal bajo su jurisdicción, autorizar el anteproyecto de presupuesto de
egresos, de conformidad con las políticas, normas y lineamientos dictados por el
Despacho Ministerial.
2.1.2 Funciones.
Conjunto de actividades y operaciones que debe realizar la Dirección Departamental para
que toda la entidad tenga el funcionamiento adecuado. (Ministerio de Educación, 2010,
P.3)
a. Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el
ámbito departamental correspondiente, adaptándolas a las características y
necesidades de su jurisdicción.
b. Planificar las acciones educativas en el ámbito de su jurisdicción, en función de la
identificación de necesidades locales.
c. Programar los recursos financieros, materiales y humanos necesarios para el
cumplimiento de los planes y programas educativos departamentales.
d. Programar la construcción, mantenimiento y reparación de infraestructura física
educativa y velar por su adecuada ejecución.
e. Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades educativas
que funcionan en su jurisdicción, buscando la ampliación de la cobertura
educativa, el mejoramiento de la calidad de la Educación y la eficiencia
administrativa.
66
INFORME FINAL
f. Llevar a cabo las acciones que les correspondan en la adquisición y entrega de los
bienes objeto de los programas de apoyo establecidos por el Ministerio de
Educación.
g. Ejecutar o coordinar la ejecución de las acciones de adecuación, desarrollo y
evaluación curricular de conformidad con las políticas educativas nacionales
vigentes y según las características y necesidades locales.
h. Evaluar la calidad de la Educación y rendimiento escolar en el departamento
correspondiente.
i. Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de otro bajo
su jurisdicción.
j. Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas
departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel
regional o nacional.
k. Efectuar o supervisar la ejecución de acciones de evaluación institucional para
fortalecer la gestión técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito
departamental.
l. Formular el anteproyecto de presupuesto de egresos, de conformidad con las
políticas, normas y lineamientos dictados por el Despacho Ministerial; asimismo,
ejecutar y evaluar la ejecución de los recursos financieros asignados a la
Dirección, verificando la correcta utilización de los mismos, de conformidad con
la Ley y las políticas, normas y lineamientos dictados para el efecto.

67
INFORME FINAL
m. Designar a personal interino, aprobar la concesión de licencias, traslados y
permutas, aplicar los procedimientos legales del régimen disciplinario y otras
acciones de personal, cuando corresponda de conformidad con la ley.
n. Ejecutar y verificar el cumplimiento de acciones de administración escolar
relacionadas con horarios y calendarios escolares, uso de instalaciones y edificios
educativos, cumplimiento de disposiciones disciplinarias, cumplimiento de
jornadas de trabajo y todas aquellas funciones que correspondan a la adecuada
prestación de los servicios.
o. Autorizar el funcionamiento de establecimientos educativos privados en su
jurisdicción, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y supervisar su
funcionamiento y calidad de la educación que imparten.
p. Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su
Departamento y elaborar los informes correspondientes.
q. Facilitar y expeditar la autorización y firma de títulos y diplomas correspondientes
a las carreras del Ciclo de Educación Diversificada.
r. Efectuar las acciones de supervisión educativa de los diversos programas y
modalidades en su jurisdicción.
s. Llevar a cabo el proceso de recolección, procesamiento y análisis de información
educativa a nivel departamental y generar los indicadores educativos
correspondientes para orientar la toma de decisiones.

68
INFORME FINAL
t. Apoyar la realización de estudios para efectos de cooperación técnica y financiera
nacional e internacional y la ejecución de programas y proyectos con
financiamiento externo, de acuerdo a las políticas educativas vigentes.
u. Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su
jurisdicción, promoviendo la participación en los mismos de organizaciones
gubernamentales y no gubernamentales.
v. Coordinar acciones con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales
para la realización de proyectos y programas educativos en su jurisdicción.
w. Programar, organizar, ejecutar o coordinar la ejecución y supervisión de
programas de educación bilingüe intercultural.
2.1.3 Procedimientos
El Director Departamental en la entrevista efectuada proporcionó la información
relacionada con las funciones que cumple, las respuestas se han comparado con las
funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Dirección Departamental de
Educación para analizar las posibles áreas de mejora en la Dirección.
2.1.3.1 Procedimiento para resolver las quejas emitidas.
El proceso inicia con la recepción de la queja escrita o verbal en la unidad de Atención al
Público, esta sección la analiza y depende de cuál sea la queja, se le asignará a la unidad
que corresponda, por ejemplo, lo relacionado a centros educativos privados y cuotas de

69
INFORME FINAL
los mismos, se le asigna a la unidad Técnico Pedagógico, si la queja es relacionada al
abuso de recursos humanos o pagos pendientes a los maestros, se le asigna a la Sección
Administrativa quien es la responsable de darle seguimiento para poder resolver la
denuncia, luego se hace una programación de visitas para que el Director pueda atender
algunas de ellas.
2.1.3.2 Cumplimento del calendario escolar.
Se verifica a través de la supervisión, se realiza un monitoreo realizado por los
supervisores distritales quienes son los encargados de dar el acompañamiento a las visitas,
las mismas se realizan con base en la programación realizada, la cual tiene como meta
visitar por lo menos ocho escuelas al mes para verificar el cumplimiento de la base sobre
los ciento ochenta días efectivos de clase.
2.1.3.3 Evaluación de la calidad de educación y rendimiento escolar.
Se evalúa a través de los monitores realizados por la subdirección en conjunto con los
supervisores para verificar la calidad de Educación, tal es el caso de las estrategias de
primer grado que consiste en evaluar el rendimiento de los alumnos de primer grado y las
áreas de oportunidad para que no haya deserción escolar.
2.1.3.4 Emergencias que requieren la intervención personal del Director.
La función general del Director General además de coordinar, dirigir, planificar, orientar
es representar a la Dirección y resolver cualquier problema de índole académico o
cualquier tipo de problema que requiere su intervención directa, cuando existe una
70
INFORME FINAL
denuncia que sea de alta importancia tiene que ser atendida personalmente por el
Director.
2.1.1 Unidad Jurídica
2.1.1.1 Descripción.
Se encarga de proporcionar servicios de asesoría legal y jurídica, en asuntos relacionados
al campo de la Educación.
2.1.1.2 Funciones.
La unidad Jurídica se encarga de dar asesoría legal y jurídica a la Dirección
Departamental, apoyando en distintas tareas y funciones legales para su funcionamiento.
a. “Prestar la asesoría legal a las consultas que plantee el Director Departamental.
b. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto o
tareas de carácter eventual que no entorpezcan el cumplimiento del propósito
principal del puesto y para las cuales la persona posea la competencia y cumpla
con los requisitos legales.
c. Realizar memoriales, oficios, providencias y demás documentos que se deriven de
expedientes que deban ser resueltos por la dirección departamental.
d. Elaborar y revisar instrumentos de carácter legal derivados de la aplicación de los
diversos programas, políticas de uso dentro de la institución.
e. Atender a los usuarios tanto internos como externos, en la evaluación de consultas
jurídicas.
71
INFORME FINAL
f. Legalizar documentos que sean requeridos y que correspondan a procesos propios
de la Dirección Departamental.
g. Prestar atención, solución y seguimiento de las quejas y denuncias provenientes de
los diferentes establecimientos educativos.
h. Informar y asesorar en materia legal al personal de la dirección departamental en
situaciones inherentes a sus funciones.
i. Resolver las consultas y asuntos legales que le requiera el Director Departamental.
j. Interpretar la legislación nacional vigente, con el objetivo de proponer soluciones
mediante la correcta aplicación de la ley.”( Ministerio de Educación, 2010, P.37)
2.1.1.3 Procedimientos.
La unidad Jurídica se encarga de velar por el cumplimiento de procesos y procedimientos
legales y jurídicos de las áreas tanto administrativas como las de materia educativa,
realizando distintas funciones que son la base para el correcto manejo de los recursos a su
cargo.
2.1.1.3.1 Gestión de consultas de usuarios internos y externos.
El usuario debe de realizar un oficio dirigido al asesor jurídico para que pueda dictaminar
en relación a la consulta planteada, el oficio tiene la finalidad de documentar la consulta.
2.1.1.3.2 Documentación elaborada para asuntos legales y jurídicos.
El asesor jurídico realiza:
a. Dictámenes
b. Informes
72
INFORME FINAL
c. Denuncias (dirigidas al Ministerio Público o inspección de trabajo)
d. Memoriales
e. Providencias
f. Oficios (utilizados para asuntos administrativos)
2.1.1.3.3 Cambios en leyes y normativas.
El asesor jurídico al informarse que se encuentra vigente una nueva ley o normativa
ingresa a la página virtual CENADOJ (Centro Nacional de Análisis y Documentación
Judicial, y de esta manera obtiene información acerca de temas educativos, también en
ella se cuenta con información referente a los siguientes documentos en materia
educativa:
a. Acuerdos
b. Leyes Constitucionales
c. Leyes Ordinarias
d. Leyes y Tratados Internacionales
2.1.2 Unidad de Auditoría Interna
Se encarga de evaluar el ambiente y estructura de Control Interno, en todos los niveles y
operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismos. La Contraloría

73
INFORME FINAL
General de Cuentas, evaluará las acciones de la Unidad de Auditoría Interna, así como el
Control Interno institucional, para garantizar la sostenibilidad de los sistemas y solidez de
los controles internos. (Nicolas, 2018)
2.1.2.2 Funciones.
El Auditor Interno se encarga de verificar que los procesos se realicen acorde a las
normas y funciones de cada unidad, lo realizará conforme a las funciones del Manual de
Auditoría interna que se presentan a continuación:
a. “Practicar Auditorías, con base al Plan Anual de Auditorías y de Acuerdo a las
prioridades del caso.
b. Observar las normas Técnicas de Auditoría y otras disposiciones dictadas por la
Contraloría General de Cuentas y Normas de Auditoría Interna Generalmente
Aceptadas en cuanto fueren Aplicables, en cualquier unidad financiera,
administrativa u operativa del Ministerio de Educación.
c. Comunicar por escrito resultados de cada Auditoría o estudio especial de
Auditoría que se lleva a cabo, por medio de informes.
d. Verificar que los funcionarios responsables de las áreas administrativas hayan
tomado las medidas pertinentes para poner en práctica y mantener las
recomendaciones que contienen los informes de la Auditoría Interna o de la
Contraloría General de Cuentas. Informar a las autoridades superiores de cualquier
omisión que se compruebe al respecto.

74
INFORME FINAL
e. Practicar pruebas sustantivas y de cumplimiento en operaciones administrativas,
financieras y de gestión.
f. Elaborar programas, guías y procedimientos de auditoría aplicables a los trabajos
asignados.
g. Practicar arqueos sorpresivos de fondos, Caja, Bancos y Valores.
h. exámenes de Auditoría de acuerdo al Plan Anual de Auditorías.
i. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto o
j. Asesorar al Director Departamental en todo lo que corresponde al adecuado
cumplimiento e implementación de las Normas de Control Interno Gubernamental
y leyes de la materia.
k. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto o
con los requisitos legales”.(Ministerio de Educación, 2010, P.43)
2.1.2.3 Procedimientos
2.1.2.3.1 Plan Anual de Auditoría.

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INFORME FINAL
La unidad de Auditoría Interna presenta un Plan Anual de Auditoría, a principio de cada
año, en el mes de Enero, la Dirección de Auditoría Interna lo presenta a la Contraloría
General de Cuentas.
2.1.2.3.2 Controles Internos.
El Auditor Interno elabora Controles Internos, a solicitud y requerimiento de alguna
unidad en específico como asesoramiento a la misma, para que puedan realizar de manera
eficiente cada una de sus funciones.
2.1.2.3.3 Informes sobre deficiencias en Dirección Departamental.
Se informa de cualquier hallazgo o algo relevante por medio de informes al Ministerio de
Educación, la periodicidad de los informes depende de los nombramientos realizados al
auditor que son dos o tres al año, con los cuales se tomarán las decisiones pertinentes.
2.1.3 Unidad de Informática.
Esta unidad es la encargada de atender las necesidades de cómputo, tales como la asesoría
en el manejo de software, servicio de Internet y mantenimiento del equipo de cómputo
instalado.
2.1.3.2 Funciones.
El Manual de Funciones, Organización y Puestos describe las funciones que son
asignados a la unidad de Informática, entre ellas se menciona las siguientes:
a. Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las labores de Informática.

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INFORME FINAL
b. La unidad de informática actúa como medio de comunicación entre la
Departamental y la Unidad de informática de la Planta Central del Ministerio de
Educación.
c. Limpiar la base de datos de estadísticas generadas.
d. Coordinar las actividades relacionadas con escaneo, procesamiento y verificación
de distintas boletas.
e. Coordinar y realizar soportes solicitados por los usuarios y por la Unidad de
Informática de la Planta Central.
f. Realizar detecciones internas de necesidades de capacitaciones en computación,
para el personal.
g. Promover y orientar en el uso de los sistemas de consultas e información creados
por la unidad de informática en la Planta Central.
h. Proveer información específica que le sea solicitada y que no aparece en los
sistemas de información creados por la unidad de informática de la Planta Central.
i. Coordinar y realizar la detección de necesidades de equipo de cómputo.
j. Coordinar y aplicar las políticas de red y uso de sistemas definidos por la Unidad
de Informática de la Planta Central.
k. Coordinar y realizar soportes solicitados por los usuarios.
l. Detección de necesidades de automatización de procesos.
m. Coordinar y monitorear que los sistemas de computación y red de datos, estén
funcionando para todas las estaciones de trabajo.

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INFORME FINAL
n. Elaborar planes de trabajo y presentar informes de avances al jefe inmediato
superior.
o. Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual y darle el adecuado
seguimiento al mismo.
p. Apoyar en la elaboración del anuario estadístico del departamento. (Ministerio de
Educación, 2010, P. 8)
El departamento de Informática se encarga del buen uso y funcionamiento de los sistemas
e implementación de políticas y herramientas para llevar a cabo sus funciones.
2.1.3.3.1 Actualización de programas.
Las actualizaciones realizadas a los programas de computación se adaptan a cada unidad
según el software que requieren para su desempeño. Los seguimientos que se le otorgan
posteriormente a las actualizaciones del sistema se implementan en dichos programas
para ayudar a mejorar su ejecución.
2.1.3.3.2 Autorización de acceso a distintas aplicaciones.
Se otorgan los accesos y permisos a sistemas, aplicaciones o sitios virtuales, previo
consentimiento de la Dirección Departamental.
2.1.3.3.3 Protección de ataques cibernéticos.
Se realizan procedimientos para contrarrestar ataques cibernéticos que pongan a la red en
peligro o la seguridad del sistema sin la protección adecuada de los servidores.
2.1.3.3.4 Equipo de cómputo.

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INFORME FINAL
Se realiza mantenimiento una vez por semestre para mantener el equipo de cómputo en
buen estado y así cumplir con el buen funcionamiento del mismo.
2.1.3.4 Limitaciones en el alcance.
No fue posible evaluar de forma técnica los sistemas informáticos para comprobar que
funcionen adecuadamente en cada equipo de la Dirección Departamental, debido a que
los programas, sistemas y aplicaciones están instalados con autorizaciones específicas y
no se obtuvo el acceso para la comprobación técnica.
2.2 SECCIÓN FINANCIERA
2.2.1 Unidad de Análisis Documental.
Efectuar el análisis contable, administrativo y financiero de todos los documentos que
ingresen a la Unidad de Análisis Documental de la Sección Financiera utilizando los
Principios Generalmente Aceptados y leyes aplicables a la materia con el fin de garantizar
el cumplimiento que estas establecen, con el objetivo de agilizar y mantener en orden los
registros contables.
2.2.1.2 Funciones.
La Unidad de Análisis Documental de la Sección Financiera de la Dirección
Departamental de Educación de Escuintla tiene a su cargo las siguientes funciones:
a. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones asignadas a dicho
Departamento o Subdirección.
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INFORME FINAL
b. Gestionar la cuenta dancia ante la Contraloría General de Cuentas.
c. Colaborar y asesorar a la Dirección Departamental en la apertura y liquidación del
presupuesto de la misma.
d. Asesorar en materia contable a las autoridades y personal de la Dirección
Departamental.
e. Recibir, analizar y marginar expedientes para que se revise la documentación de
soporte (solicitud de pedido, orden de compra, cuadro sumario de ofertas, factura
original, constancia de ingreso a almacén, a inventarios, actas, etc.) Que este
legalmente establecido en las Normas de Control Interno.
f. Registrar las operaciones en las etapas que le corresponda en el Sistema de
Gestión y en el Sistema de Contabilidad Integrada.
g. Verificar que las operaciones registradas en la caja fiscal cumplan con los
lineamientos y normas establecidos por la Contraloría General de Cuentas, y
supervisar que exista la documentación de soporte por cada una previo a su firma.
h. Supervisar la elaboración de las órdenes de pago, previo a su traslado a la unidad
de Operaciones de Caja, adjuntando la documentación de soporte mínima para su
pago.
i. Supervisar y aprobar las conciliaciones de las cuentas bancarias que se encuentran
autorizadas en la Dirección Departamental.
j. Verificar que los registros y controles de reintegros del personal en concepto de
sueldos y salarios se ejecuten de acuerdo con la información proporcionada por la
Sección de Recursos Humanos.

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INFORME FINAL
k. Revisar los formularios de viáticos (anticipo, constancia y liquidación) al personal
de la Dirección Departamental que realice una comisión oficial, previa a su pago.
l. Realizar trámites para la autorización de formatos y documentos de la Unidad
Contable ante la Contraloría General de Cuentas de la Nación y otras
dependencias.
m. Archivar, custodiar y resguardar los documentos y formas de las diferentes
operaciones administrativas, contables y financieras ejecutadas en la Dirección
Departamental.
n. Asegurar el cumplimiento establecido en normas vigentes relacionadas con la
función de Contabilidad.
o. Velar por la implementación de nuevos controles internos que garanticen el
funcionamiento adecuado de la Unidad ejecutora.
p. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto, o
La Unidad de Análisis Documental realiza los siguientes procedimientos.
2.2.1.3.1 Pago proveedores.
Dentro de este proceso se encuentra el pago de arrendamientos, subsidios, servicios
básicos, materiales y suministros, compra de bienes intangibles entre otros. Se recibe de

81
INFORME FINAL
la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones un expediente en el cual se solicita la
compra y/o contratación de un bien o servicio, el cual debe de estar debidamente
justificado y autorizado por el jefe inmediato de la persona que solicita; se procede a
verificar la disponibilidad presupuestaria del renglón al cual corresponda, si éste llena los
requisitos establecidos se transfiere a Unidad de Adquisiciones y Contrataciones y se
recibe el servicio a través de un certificado control de calidad para el pago ya sea por
medio de Fondo Rotativo o por medio de Comprobante Único de Registro CUR.
2.2.1.3.2 Uso de vehículo.
Cada vehículo registrado en la Dirección Departamental de Educación es asignado por
medio de una tarjeta de responsabilidad a un Servidor Público en específico.
Cuando los vehículos son utilizados, la persona a cargo del automotor debe de llenar una
bitácora, que es un formulario en el cual se detallan los kilómetros recorridos ya que de
acuerdo a la distancia recorrida se les proporciona combustible.
El combustible es entregado por medio de vales, luego este es registrado en el libro de
control de combustibles, el cual es autorizado por la Contraloría General de Cuentas, por
medio del cual se detalla el número de vale utilizado, la cantidad consignada en el vale, el
nombre de la persona a la que se le proporciona el vale, así mismo también se detalla la
fecha en la que se dio el vale y las placas del automotor.
2.2.1.3.3 Análisis y aprobación de expedientes de pago de salarios.
La Unidad de Análisis Documental recibe de parte de la Sección de Recursos Humanos,
la planilla de salarios generada por GUATENOMINAS, la cual procede a verificar y

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INFORME FINAL
posteriormente aprobar el acreditamiento de los salarios por medio de un Comprobante
Único de Registro.
2.2.1.3.4 Análisis de fondo rotativo y realización de caja fiscal.
La Unidad de Análisis Documental, recibe de la Unidad de Operaciones de Caja el Fondo
Rotativo unificado para su análisis y aprobación, luego proceden a realizar el llenado de
Formulario 63 “A” y su respectivo registro en los libros de cuentas corrientes, solicita los
documentos de abono que integran la Caja Fiscal, suma, cuadra y confronta la cantidad de
el Fondo Rotativo con el de la Caja Fiscal para solicitar el reintegro.
2.2.1.3.5 Análisis de formulario de viáticos para pago.
La Unidad de Análisis Documental, recibe de la Unidad de Operaciones de Caja los
formularios de Viático Anticipo, Viático Constancia y Viático Liquidación, al igual que la
documentación que respaldan la comisión, para su análisis y autorización de pago,
revisando los datos de las facturas, como lo son Número de Identificación tributario –
NIT-, que la factura esté a nombre de la Dirección Departamental de Educación de
Escuintla, que coincida la cantidad consignada tanto en letras como en números, y que la
cantidad sea la correspondiente y no supere el monto establecido por parte de la Unidad.
2.2.2 Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario
2.2.2.1 Definición
La Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario es la encargada de coordinar y
supervisar las acciones relacionadas al presupuesto anual, distribuyéndolo en las

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INFORME FINAL
diferentes unidades y programas de la Dirección Departamental de Educación de
Escuintla. (Ministerio de finanzas, 2018, P.1)
2.2.2.2 Funciones
Conjunto de procesos y actividades que deben realizarse en la Unidad para que la
distribución y ejecución del presupuesto sea adecuada. (Ministerio de Educación, 2010, P.
4-5)
a. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones asignadas a la sección.
b. Analizar y verificar la asignación presupuestaria en los diferentes programas y
renglones para la ejecución presupuestaria.
c. Revisar la documentación de soporte, previo a aprobación del cur correspondiente
–compromiso, devengado, reversión, devolución, regularización- de becas y
bolsas de estudio, institutos por cooperativa, renglón 021, arrendamiento de
locales, otros renglones.
d. Formular el anteproyecto del presupuesto a nivel analítico con base al plan
operativo anual y su vinculación con el presupuesto.
e. Llevar el control y registro del período presupuestario que corresponda a través
del Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN WEB- y los procesos vigentes
establecidos.
f. Coordinar y supervisar las modificaciones presupuestarias derivadas de
variaciones entre el plan operativo anual y el presupuesto analítico de la Dirección
Departamental que corresponda y llevar el respectivo control de los mismos con

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INFORME FINAL
su resolución de respaldo legal, autorizada por la Dirección Administrativa
Financiera.
g. Registrar, controlar, y realizar el seguimiento y evaluación de la programación
financiera de la ejecución presupuestaria de la Dirección Departamental de
Educación.
h. Controlar el eficiente registro de las operaciones de ejecución y modificaciones
presupuestarias, recomendar el mejoramiento de los procedimientos de calidad e
implementar los mecanismos de control interno que garanticen una correcta
ejecución presupuestaria.
i. Aprobar las rendiciones del fondo rotativo interno específico para programas de
apoyo, bolsas de estudio, becas de alimentación y programa de gratuidad.
j. Aplicar leyes, acuerdos, resoluciones, reglamentos y otras que amparen los
procesos presupuestarios.
k. Observar y aplicar el calendario de operaciones para el ejercicio fiscal
correspondiente, tomando en cuenta que lo que se establece en el mismo es la
fecha límite para la última operación.
l. Asesorar a las autoridades de la Dirección Departamental en temas relacionados
con presupuesto y finanzas.
m. Presentar ante el jefe o coordinador de la sección financiera los informes
financieros y presupuestarios relacionados con el avance y problemas en la
ejecución presupuestaria.
85
INFORME FINAL
n. Elaborar memoria de labores y actualización del manual de funciones de las
acciones de registro y seguimiento presupuestario, tomando en cuenta para ello:
datos estadísticos, fotografías, gráficas y descripción de actividades relevantes,
para consolidarse con la sección financiera y su traslado a planificación.
o. Consolidar el anteproyecto de presupuesto para la presentación ante la
coordinación de la sección financiera, utilizando en su estructura las técnicas de
presupuesto por programas.
Se entrevistó al Coordinador de la Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario, se
efectuaron preguntas sobre sus funciones y los procesos que realiza, las respuestas se han
comparado con las funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Dirección
Departamental de Educación para analizar las posibles áreas de mejora.
2.2.2.3.1 Frecuencia del análisis y verificación a la asignación presupuestaria en los
diferentes programas y renglones para la ejecución presupuestaria.
Las verificaciones se realizan al final de cada mes, para dichas verificaciones se envía un
reporte a todas las unidades con el Estado de Ejecución Presupuestaria. La asignación
presupuestaria también se analiza y verifica cuando alguna unidad lo solicita según el
avance de los diferentes proyectos que planifiquen.
2.2.2.3.2 Registro del seguimiento y evaluación de la programación financiera de la
ejecución presupuestaria
86
INFORME FINAL
La Unidad de Registro y Seguimiento presupuestario realiza al final de cada mes un
reporte del Estado de Ejecución Presupuestaria según la calendarización que envía el
Ministerio de Educación, posteriormente lo envía a las diferentes unidades de la
Dirección Departamental de Educación.
2.2.2.3.3 Proceso de solicitud de modificación presupuestaria.
Las modificaciones presupuestarias son solicitadas por la Dirección Departamental al
Ministerio de Educación, quien revisa y analiza las solicitudes de las modificaciones
presupuestarias, de ser aceptadas, el Ministerio de Educación indica cuáles serán los
renglones afectados con dichas modificaciones. Cuando se recibe la aprobación de la
modificación, la Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario notificará a la unidad
o programa que haya solicitado la modificación para solicitar la nueva cuota financiera.
2.2.2.3.4 Período en que se realiza la conciliación del Estado de Ejecución
Presupuestaria por programa y la forma de realizarla.
La conciliación del Estado de Ejecución Presupuestaria por programa se realiza mensual,
se verifica lo ejecutado por cada programa y se analiza el saldo pre comprometido.
2.2.2.3.5 Elaboración del anteproyecto del presupuesto anual.
La elaboración del anteproyecto presupuestario anual se realiza la última semana de Junio
de cada año, en el cual participa el Director Departamental, los encargados de cada
programa, el Coordinador de la Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario, el
Coordinador de la Sección Financiera y el Jefe Administrativo Financiero.

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INFORME FINAL
2.2.2.3.6 Informes de Tesorería y Finanzas sobre los ingresos y egresos extraordinarios
que pueden surgir en la elaboración del presupuesto.
En caso de recibir una ampliación o reducción del presupuesto, el Ministerio de
Educación es quien se encarga de elaborar los oficios en donde se solicita la devolución
de fondos de determinado programa, en caso de recibir una donación monetaria a nivel
ministerial, el Ministerio de Educación es quien asigna la ampliación y designa el
programa en el cual se va a utilizar.
2.2.3 Unidad de Operaciones de Caja.
La Unidad de Operaciones de Caja es la encargada de planificar, organizar, administrar,
custodiar, dirigir y controlar el fondo rotativo interno y demás fondos asignados a la
Dirección Departamental, velando porque las operaciones cumplan con todos los
lineamientos, normas y leyes aplicables; y un adecuado flujo de información y el
resguardo de los documentos.
Además, se encarga de gestionar operaciones bancarias y operaciones monetarias
verificando la disponibilidad de fondos para el cumplimiento de los pagos.
2.2.3.2 Funciones.
Operaciones de Caja se encarga de hacer efectivos todos los pagos de los programas de
apoyo y de servicios básicos. (Manual de Funciones, Organización y Puestos de las
Direcciones Departamentales de Educación, 2018)

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INFORME FINAL
a. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones y el personal asignados a la
Unidad de Operaciones de Caja, de acuerdo a los lineamientos, normas y leyes
aplicables.
b. Asesorar y supervisar a las unidades ejecutoras en la elaboración de la
programación y eventual reprogramación de la ejecución presupuestaria
(ampliación, reducción) anual, trimestral y mensual, en base al presupuesto
aprobado y el plan operativo anual.
c. Asesorar en temas de Operaciones de Caja a las autoridades superiores de la
Dirección.
d. Custodiar y resguardar los cheques y documentos de legítimo abono, así como las
formas autorizadas por autoridad competente, para su uso en Operaciones de Caja.
e. Administrar la apertura y cierre de las cuentas bancarias de la Dirección.
f. Solicitar la constitución de fondo rotativo y caja chica, para uso de la Dirección.
g. Elaborar y autorizar los cheques para pago a proveedores y otros beneficiarios.
h. Coordinar y supervisar el pago oportuno de bienes y servicios, viáticos solicitados,
y demás gastos de la Dirección, a través de los fondos para el efecto establecidos.
i. Registrar las operaciones realizadas en la caja fiscal y el sicoin web, de
conformidad con la documentación de soporte.
j. Operar los libros de control de bancos y cuentas corrientes de los fondos rotativos
internos de la Dirección.
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INFORME FINAL
k. Realizar arqueos de valores de los fondos asignados a la Dirección.
l. Preparar la rendición de cuentas y posterior liquidación de los fondos rotativos de
la Dirección, y dar seguimiento a la gestión de reintegro.
m. Registrar las rendiciones de fondo rotativo interno, fondo rotativo interno
específico para programas de apoyo, bolsas de estudio y becas de alimentación,
programa de gratuidad.
n. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto, o
con los requisitos legales. (20, P. 4-5)
Los procedimientos utilizados en la Unidad de Operaciones de Caja son los siguientes:
2.2.3.3.1 Fondo rotativo.
El procedimiento utilizado para el reintegro del fondo rotativo para lo cual la encargada
indicó que tiene fecha límite para liquidar (fin de mes), pero antes ella debe realizar un
procedimiento llamado “cuota regularización” que sirve para poder rendir un gasto
pagado por medio del fondo rotativo, con dos meses de anticipación. Realizado el
procedimiento se Ingresan los datos de facturación al sistema quedando registradas, la
solicita, una segunda persona la consolida y una tercera persona la aprueba asignando
dentro del cupo. Indicó que a principios del siguiente mes mandan la notificación que ya
90
INFORME FINAL
se puede solicitar el reintegro de ese gasto para mantener el saldo, para solicitarlo ella usa
la forma 63-A.
Cada año constituyen el fondo básico con Q. 50,000.00 y el de servicios básicos con Q.
75,000.00
a. Autorización de los egresos: Se realizan por medio de cheque, el procedimiento
siguiente: Primero la licenciada encargada elabora el cheque físico, lo traslada a la
Unidad de Análisis Documental donde se le dará el visto bueno y trasladándolo a
la licenciada encargada del Departamento financiero quien es la primera firma
autorizada y al Director de la Departamental que es la segunda firma Autorizada.
Existen tres firmas autorizadas en el banco, generalmente la tercera se utiliza en
casos de emergencia.
b. Controles internos para el manejo de los fondos: como parte del control interno se
realiza la revisión de la documentación utilizada como soporte de egresos, los
documentos obligatorios a presentar son las facturas físicas o comprobantes de
pago respectivas de los servicios básicos o de las compras, en el caso de los
viáticos el formulario de viáticos.
2.2.3.3.2 Pagos.
El proceso para pagos, comienza con la previa revisión de documentos realizado por la
Unidad de Análisis Documental, para poder procesar la emisión del cheque, luego se
buscan dos firmas autorizadas, las cuales tienen que ser del Director y la de la encargada
91
INFORME FINAL
del Departamento Financiero. Estos cheques generalmente son para pago de proveedores
por casos emergentes. Los viáticos se pagan como reintegro llenando una solicitud con
soporte de gastos la cual también revisa Análisis Documental, ya autorizado se procede a
pagarlo.
2.2.3.3.3 Registros contables.
Los registros contables de del libro Bancos se realizan en hojas movibles autorizadas por
la Contraloría General de Cuentas, diaria o semanalmente dependiendo del movimiento
que se tenga en la Unidad de Operaciones de Caja en relación a la emisión de cheques. El
registro de la cuenta corriente de los fondos rotativos internos de la Departamental se va
realizando de manera automática en el Sistema de SICOIN WEB al momento de la
emisión del cheque.
2.2.3.3.4 Control interno.
En la Unidad de Operaciones de Caja se aplican mensualmente procedimientos de
control, realizados por la Unidad de Auditoría Interna. Los arqueos se realizan
mensualmente. Lo realiza el encargado de la Unidad de Auditoría Interna. Aparte de los
arqueos mensuales indicó que sí les hacen arqueos sorpresivos.
2.2.3.3.5 Asesoría a las unidades ejecutoras del presupuesto.
En la Unidad de Operaciones de Caja explicó que ella no interviene en la elaboración de
la programación del presupuesto para lo único que le es necesaria dicha información es
para conocer el monto que se le asignará el año siguiente, tampoco brinda informe o
solicitud de la reducción o ampliación del fondo rotativo que ella maneja.

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INFORME FINAL
2.3 SECCIÓN ADMINISTRATIVA
2.3.1 Unidad de Adquisiciones.
La Unidad de Adquisiciones se encarga de realizar el proceso de gestión de compra de
productos o servicios solicitados, necesarios para la satisfacción de los requerimientos de
las distintas secciones de la Dirección Departamental de Educación, mismos que son
utilizados para realizar sus actividades de manera eficiente.
2.3.1.2 Función.
Para el correcto desarrollo de esta unidad se detallan las siguientes funciones:
(Ministerio de Educación, 2010, P. 5)
a. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades asignadas a la Unidad
de Adquisiciones a su cargo, así como asignarle tareas a los puestos de trabajo
que la integran.
b. Participar en la elaboración del Plan Anual de Compras, conjuntamente con
otras unidades administrativas de la Dirección Departamental de Educación.
c. Mantener el abastecimiento de los insumos, bienes y servicios en los niveles
óptimos, de acuerdo al Plan Anual de Compras, ejecutando de forma
cuatrimestral y atendiendo las necesidades de las diferentes unidades
administrativas.
d. Controlar los procesos de negociaciones varias de acuerdo a la normativa legal
vigente.
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INFORME FINAL
e. Ingresar datos al Sistema de Gestión y el Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
f. Supervisar y solicitar las cotizaciones necesarias a los proveedores, para la
adquisición de bienes y servicios, valorando el precio, la calidad y los servicios
que convengan a la Dirección Departamental de Educación.
g. Clasificar y establecer en base a calidad de productos, precios y servicios
adicionales. Un catálogo de proveedores de los productos que ofrece el
mercado y que deberá ser analizado y evaluado por las autoridades superiores
de dicha entidad.
h. Llevar un archivo físico y electrónico de los contratos abiertos, aprobados, así
como revisar permanentemente en la página web del Ministerio de Finanzas
Públicas el estado de los contratos restantes.
i. Recibir, revisar, procesar y ejecutar las compras y contrataciones de bienes o
servicios que solicitan las diferentes unidades administrativas de la entidad,
cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento.
La Licenciada Karin Arriola es la Coordinadora de la Unidad de Adquisiciones y es
quien realiza los siguientes procedimientos, según información adquirida de las
entrevistas realizadas a su persona.
2.3.1.3.1 Verificar y crear código de insumo.

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INFORME FINAL
Cada artículo posee un código de insumo, el cual se debe verificar al momento de
adquirirlo. Para ello se ingresa al Sistema de Gestión para verificar que el código de
insumo de los bienes, suministros y servicios a contratar se encuentre creado, caso
contrario deberá solicitar su creación.
2.3.1.3.2 Identificar modalidades de compra.
Con base en el monto establecido en el Formulario ADQ-FOR-01 “Requerimiento” se
determina la modalidad de compra, la cual puede ser una de las siguientes:
a. Compras por baja cuantía:
Son aquellas cuyo monto es menor a veinticinco mil quetzales exactos
(Q.25,000.00), aunque si la compra es de veinte mil quetzales (Q.20,000.00)
la encargada de la unidad prefiere hacer siempre la cotización por medio de
Guate Compras. Si las compras son menores a las mencionadas, se contacta
con proveedores conocidos. No obstante, se dificulta cuando la Sección
Financiera no tiene la cuota presupuestada para la compra, lo que provoca su
atraso.
b. Compra Directa
Se imprime el requerimiento firmado por el solicitante y el Director.
También debe llevar el visado; el cual es una garantía que el Estado puede
95
INFORME FINAL
costear la compra. Estas son compras por montos que sobrepasan los
veinticinco mil quetzales con un centavo (Q.25,000.01) y menor a noventa mil
quetzales (Q.90,000.00). El renglón 298, de accesorios y repuestos, no lleva
código de insumo porque son cientos de accesorios que puede haber y no es
factible que existan varios códigos de insumos. En esta modalidad de compra
se está obligado a hacer la cotización en el Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y es así como en la dirección se
maneja.
c. Compra por Contrato Abierto
Las compras por contrato abierto son aquellas que ascienden los noventa mil
quetzales con un centavo (Q.90,000.01) hasta novecientos mil quetzales (Q,
900,000.00). La Licenciada Arriola realiza la cotización, la cual tarda de dos a
tres meses, puesto que necesita autorización del Ministerio de Educación.
En situaciones como la ocurrida en el Departamento de Escuintla en junio
debido al volcán de Fuego, la modalidad de compra utilizada es la Compra por
excepción, la cual agiliza el proceso de compra, siempre las Direcciones
Departamentales tienen como norma publicar con cuarenta y ocho horas de
anticipación, lo que se requiere para que el proveedor pueda preparar la oferta.
2.3.2 Unidad de Servicios Generales.
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INFORME FINAL
La Unidad de Servicios Generales es la encargada de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de control de tarjetas de vehículos, uso adecuado de vehículos,
elaboración de Plan Anual de Mantenimiento Correctivo, control y registro de vales de
combustible. El registro y adquisición de bienes, el mantenimiento de las instalaciones y
las acciones administrativas que permitan la optimización de los recursos materiales y
financieros asignados.
2.3.2.2 Funciones.
La Unidad de Servicios Generales, es encargada de ejercer varias funciones las cuales
deben cumplirse por el Coordinador de la unidad, las que se encuentran establecidas son
las siguientes:
a. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades asignadas a la unidad bajo
su cargo, así como asignar tareas a los puestos que le integran.
b. Llevar el control actualizado de tarjetas de los vehículos.
c. Coordinar y supervisar el uso adecuado de los vehículos de transporte, así como el
mantenimiento Preventivo y correctivo.
d. Elaborar el plan anual de mantenimiento preventivo, así como los procedimientos
para el Mantenimiento correctivo del equipo, vehículos e infraestructura.
e. Supervisar el funcionamiento de los servicios básicos de la Dirección
Departamental de Educación, agua, energía eléctrica y teléfono.
f. Supervisar que los trabajos de limpieza y jardinería se efectúen eficientemente.
g. Atender las solicitudes de traslado de bienes y equipos de una a otra localidad.

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INFORME FINAL
h. Designar al personal responsable del traslado de correspondencia tanto interno
como externamente.
i. Llevar control y registro de los vales de combustible para uso de los vehículos
oficiales de los diferentes.
j. Coordinar comisiones.
k. Efectuar presupuestos por adquisición de repuestos, equipo, insumo y otros para
llevar a cabo un Mantenimiento correctivo. (Ministerio de Educación, 2010, P.10)
El jefe de Administración Financiera, Licenciado Carlos Paiz, relato los siguientes
procedimientos que se realizan en la Unidad de Servicios Generales, según información
obtenida de cuestionamientos realizados.
2.3.2.3.1 Presupuesto por adquisiciones.
El proceso para el desembolso es anual en el cual se contemplan los gastos en
combustibles, material de limpieza, reparación de equipo fotocopiadora, planta telefónica,
reparación de vehículos, también indicó que las funciones de la Unidad de Servicios
Generales están el mantenimiento de los equipos y comisiones de vehículos.
2.3.2.3.2 Pago a proveedores.
Proceso que se realiza para efectuar pagos a proveedores:
a. Se solicita requerimientos para gastos;

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INFORME FINAL
b. Se traslada el requerimiento a la unidad Financiera, para confirmar si existe
presupuesto;
c. Si existe presupuesto se transfiere a la unidad de adquisiciones y contrataciones,
quien contrata el bien o servicio; y
d. Se recibe el servicio a través de un certificado control de calidad, para efectuar el
pago.
2.3.2.3.3 Consumo de combustible para vehículos.
Cada comisión que utiliza el vehículo cuenta con una bitácora del consumo de
combustible, está se registra a través de un libro autorizado por la Contraloría General de
Cuentas.
2.3.2.3.4 Mantenimiento correctivo de vehículos.
Se lleva un control de mantenimiento de los vehículos como cambio de aceite, filtros,
candelas de precalentamiento, revisión de frenos, sistema electrónico.
2.3.2.3.5 Uso adecuado de vehículos.
Se elabora una solicitud para utilizar el vehículo y si hay disponibilidad de utilizarlo se
asigna.
2.3.2.4 Limitación en el alcance.
Al momento de realizar la visita a la Dirección Departamental de Educación de Escuintla
para entrevistar al coordinador de Servicios Generales no se obtuvo la información
requerida debido a que el encargado de la unidad no se encontraba en su puesto de
trabajo.
99
INFORME FINAL
2.3.3 Unidad de Almacén.
La Unidad de Almacén es el responsable del manejo, custodia, registro y control de los
materiales y suministros que son adquiridos por la Dirección Departamental.
2.3.3.2 Funciones.
Las gestiones que deben efectuarse en la unidad de Almacén para el funcionamiento y
manejo de las actividades son los siguientes.
a. Planificar y programar la adquisición de materiales y suministros para su buen
funcionamiento. En un expediente debe indicar la fecha tentativa en que se
ingresará el producto, para que el encargado de Almacén se prepare para la
recepción.
b. Recibir del proveedor los bienes y suministros correspondientes, así como la
factura y recibo de caja (cuando lo indique la factura).
c. Abastecer de materiales y suministros a las demás Unidades Administrativas para
su funcionamiento.
d. Velar que los insumos almacenados se mantengan dentro de los rangos máximos y
mínimos, de acuerdo con las necesidades de cada una de las Unidades
Administrativas.
100
INFORME FINAL
2.3.3.3 Funciones del Coordinador de la Unidad de Almacén.
El Coordinador de Almacén es la persona que está a cargo de la Unidad y como
encargado, debe cumplir con las siguientes actividades:
a. Recibir materiales, suministros, y bienes adquiridos, verificando que la factura y
requisición de compra coincidan con las características solicitadas.
b. Efectuar el registro y actualización de los ingresos y salidas de los materiales y
suministros adquiridos en las hojas de tarjetas de Kárdex autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas de la Nación.
c. Coordinar todo lo relacionado con el despacho de materiales y suministros hacia
las diferentes Unidades Administrativas de la Dirección y otras que se relaciones
con Unidades del Ministerio de Educación.
d. Efectúa las solicitudes de materiales y/o suministros para el reabastecimiento
oportuno.
e. Recibir, clasificar, estibar, ordenar y resguardar las existencias físicas (insumos,
equipos, perecederos, etc.) Dentro de la Unidad de Almacén.
f. Establecer el control y verificar existencias físicas de materiales y/o suministros que
regularmente son utilizados, elabora reporte de existencia de materiales.
g. Programar el levantamiento de inventarios físicos y/o electrónicos de las
existencias en bodega de existencia de materiales y/o suministros.
h. Establecer el control y verificación de existencias físicas de materiales y/o
suministros que regularmente son utilizados.

101
INFORME FINAL
i. Elaborar el documento de constancia de ingreso de materiales y/o suministros.
j. Operar existencias en el libro de control de formas.
k. Custodiar y resguardar los documentos y formas autorizados por autoridad
competente para el uso de la Unidad de Almacén, velando por su existencia
permanente.
l. Velar porque los procesos de trabajo que se ejecutan en el Almacén, cumplan con
las normas legales generalmente aceptadas y las que internamente establezca el
Ministerio de Educación.
m. Efectuar el registro y actualización de los ingresos y salidas de los materiales y
suministros enviados, donados o adquiridos con presupuesto propio a través de
tarjetas de Kárdex autorizadas.
n. Elabora las constancias de ingreso a Almacén e inventarios, los que forman parte de
la documentación de soporte de los expedientes y otros registros según el bien.
o. Participa en reuniones de trabajo cuando se ha requerido, presentando los reportes
que sean solicitados.
p. Traslada el expediente completo a la Unidad de análisis documental, para el
proceso de pago.
q. Efectúa las solicitudes de compras para el reabastecimiento oportuno de materiales
e insumos.
r. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto o

102
INFORME FINAL
con los requisitos legales. (Ministerio de Educación, 2010, P. 121-122)
Los siguientes procedimientos son los descritos por el encargado de la Unidad de
Almacén, el Licenciado Hermenegildo Ramírez Carrillo.
2.3.3.4.1 Registro del ingreso de materiales y suministros.
Todo lo que ingresa al Almacén se registra por medio de las Tarjetas de Kárdex,
utilizando el método PEPS (Primeras Entradas y Primeras Salidas) para el control de sus
inventarios.
2.3.3.4.2 Documentos de requerimiento de materiales y suministros.
Para hacer entrega de los materiales a los centros educativos o unidades solicitantes se
hace uso de un documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas, Formulario
para Despacho de Almacén, código ALM-FOR-02.
2.3.3.4.3 Despacho de Almacén.
Se inicia cuando el colaborador solicita un formulario de despacho de Almacén. Después
se registra en el libro de control de formularios de despacho, autorizado por la Contraloría
General de Cuentas. Luego el solicitante devuelve a la Unidad de Almacén el formulario
con las especificaciones de los materiales requeridos debidamente firmado y sellado. Y
por último el encargado de Almacén verifica las existencias y procede al despacho.
2.3.3.4.4 Espacio para resguardo de materiales y suministros.

103
INFORME FINAL
Cuando el espacio es insuficiente para el resguardo de los materiales se hace uso de una
bodega externa ubicada en el centro de la ciudad para guardar producto a granel.
2.3.3.4.5 Productos perecederos.
Cuando existen productos perecederos deben ser identificados y separar cada producto
según fecha de caducidad.
2.3.3.4.6 Inventarios en la Unidad de Almacén.
Los inventarios en el Almacén se realizan de forma mensual por el encargado de
Almacén. No se realizan inventarios sorpresivos. Debe utilizarse el conteo físico y
conciliar el mismo con las Tarjetas de Kárdex, para verificar el control del producto con
las Kárdex y con ello asegurar que los registros se encuentren actualizados.
2.3.3.4.7 Faltantes entre el reporte y el inventario físico.
En caso de existir faltantes entre el reporte y el inventario físico se solicita de forma
escrita a la Sección Administrativa encargada del Almacén que reponga el material o
suministro faltante con base en las especificaciones y valor del producto. Este ingreso
debe ser físico y no debe ingresarse con el formulario “Constancia de Ingreso a Almacén”
para no alterar de nuevo el inventario.
2.3.4 Unidad de Inventarios.
La Unidad de Inventarios se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar el
inventario de bienes muebles, mobiliario y equipo, herramientas diversas y suministros

104
INFORME FINAL
por medio de conocimientos y procedimientos contables, legales, así como también del
uso de la tecnología al alcance, para asegurar el resguardo de los bienes valores de la
Dirección.
2.3.4.2 Funciones.
Con el fin de garantizar el adecuado manejo y control de los bienes, mobiliarios y equipo,
y suministros de la dirección, así como las responsabilidades de los funcionarios a cargo,
el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de
Educación de fecha de aprobación, mayo 2011 establece las funciones de la Unidad de
Inventarios detalladas a continuación:
a. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones asignadas a la Unidad de
Inventarios, así como asignar tareas al auxiliar de Inventarios.
b. Elaborar las adiciones a los inventarios de los bienes adquiridos.
c. Elaborar certificaciones de adición a inventario correspondientes para su entrega a
contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
d. Ingresar y registrar información relacionada con los activos fijos al sistema
Sicoin-web.
e. Supervisar y velar porque se cumplan las disposiciones legales en materia de
inventarios y activos fijos.
f. Elaborar informes mensuales de altas y bajas que se originen en los inventarios
para su presentación a la Sección Financiera.

105
INFORME FINAL
g. Programar y realizar el levantamiento de inventarios físicos de los bienes de la
Dirección Departamental y la verificación de bienes asignados según tarjetas de
responsabilidad.
h. Asignar códigos a los bienes inventariables.
i. Llevar el control de las tarjetas de responsabilidad, asignando y dando de baja los
bienes a partir de que los colaboradores ingresan hasta que se retiran del
Ministerio de Educación.
j. Elaborar certificaciones de inventario, para adjuntar a las adquisiciones
suministros.
k. Capacitar a directores de los centros educativos públicos en materia de
inventarios.
l. Tramitar ante el Ministerio de Finanzas Públicas la emisión de calcomanías y
placas de vehículos oficiales.
m. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto, o
con los requisitos.
El Licenciado Francisco Pineda es el coordinador de la Unidad de Inventarios y es quien
realiza los siguientes procedimientos, según información obtenida de narrativas realizadas
a su persona.
106
INFORME FINAL
2.3.4.3.1 Toma física de inventarios.
Con la debida anticipación y de acuerdo con el volumen de bienes, cada jefe de oficina
bajo su responsabilidad deberá disponer de la verificación física del inventario, a efecto
de que esté terminado el 31 de diciembre de cada año, asentándolo enseguida en el libro
destinado para el efecto, debiéndose tomar en cuenta adquisiciones y bajas registrada
durante el ejercicio, para su correcta actualización, para cumplimiento de esto el
responsable realiza las tomas físicas desde junio, julio y agosto, informando por correo
que se realizará toma física para que los colaboradores preparen los bienes que les
aparece en su tarjeta de responsabilidad. Durante el mes de enero de cada año, sin excusa
ni pretexto alguno, enviaran una copia certificada del inventario de bienes, directamente
al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado.
2.3.4.3.2 Adiciones al inventario.
Se debe realizar en la fecha precisa en que se lleva la adquisición, toda adición que se
haga en el inventario, deberá darse aviso inmediatamente al Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, indicando si la adquisición fue
por donación de alguna entidad, si se compró con cargo a las asignaciones
presupuestarias, o si fue por medio de fondo rotativo.
2.3.4.3.3 Tarjetas de responsabilidad.
Se abren tarjetas de responsabilidad individuales con el objeto de determinar en cualquier
momento lo útiles a carga de cada empleado, en los cuales se registran detalladamente y

107
INFORME FINAL
con los mismos datos que figuran en el inventario, lo bienes por los cuales responde cada
funcionario o empleado público, es importante indicar que todos los bienes se enumeran
correlativamente para mayor facilidad en su identificación, cuándo el empleado se retira
de su cargo deberá entregar todos los bienes que figura en su tarjeta de responsabilidad y
se le entregará una solvencia de inventarios.
2.3.5 Unidad de Atención al Público.
Unidad que atiende y resuelve reclamos y sugerencias del Público. Se designa con el
concepto de Atención al Público a aquel servicio que presta y proporciona la entidad a las
personas para comunicarse directamente con ellos.
2.3.5.2 Funciones.
Consiste en asistir a profesionales o autoridades superiores en la realización de estudios e
investigaciones relacionadas con la organización y funcionamiento de la Unidad de
Atención al Público, así como la resolución de problemas y situaciones inclinadas a
introducir mejoras en sus métodos y procedimientos. (Manual de Funciones,
Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación, 2018)
a. Verificar, ordenar y clasificar la recepción de documentos de la correspondencia
que ingresa a la Dirección Departamental de Educación.
b. Atender personalmente y telefónicamente al público que requiere información de
las diferentes Unidades Administrativas.

108
INFORME FINAL
c. Orientar al público con respecto a los procesos que se realizan en la Dirección
Departamental.
d. Distribuir la correspondencia que ingresa del Sistema interno de Administración
de Documentos, así como la que egresa, hacia los lugares de destino.
e. Facilitar las boletas de satisfacción del usuario y velar por correcto llenado de las
mismas por parte del público visitante, asimismo realizar entrevistas para medir la
satisfacción de los servicios prestados. Así como interpretar los resultados de la
estadística del llenado de las boletas de satisfacción del usuario para su entrega a
las autoridades de la Dirección Departamental.
f. Mantener actualizado el directorio del personal en el sistema de gestión en el
control de documento, que se manejan a diario.
g. Revisar cada requisito para trámite de primera cédula y reposición de cédula
docente, de todos los docentes que requieran tramitarla, así también como la
entrega al final del día de todos los expedientes recibidos.
h. Llevar registro y generar informe de las visitas.
i. Atender solicitudes de llamadas telefónicas oficiales, así como las llamadas
telefónicas entrantes en la planta telefónica.
j. Direccionar y acompañar al Público dentro de las instalaciones de la Dirección
Departamental de Educación, para la gestión del trámite solicitado.
k. Registrar la documentación trasladada con gestión en el control de documento,
que se manejan a diario.

109
INFORME FINAL
l. Recepción de libros de caja, bancos finanzas y otros.
m. Verificar, hacer y entregar todas las cartas para apertura de cuentas bancarias a los
docentes de primer ingreso al Ministerio de Educación.
n. Coordinar el traslado de información, convocatorias y documentos varios a la
franja de supervisión.
o. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto, o
con los requisitos legales. (Ministerio de Educación, 2010, P. 4, 5)
Los procedimientos utilizados en la Unidad de Atención al Público son los siguientes:
2.3.5.3.1 Manejo de quejas.
La Unidad de Atención al Público se encarga de atender a las personas que visitan la
Dirección Departamental por algún problema en específico, se encarga de la recepción y
traslado de las quejas o reclamos hechos por los visitantes a la Unidad de la Dirección
Departamental apta para dar resolución a dicho reclamo buscando la manera de dar la
resolución más eficaz a los visitantes.
2.3.5.3.2 Pruebas de desempeño.
La encargada de la Unidad de Atención al Público comentó que para determinar la
efectividad y autoevaluar la unidad cada año en el mes de octubre, se les hace una prueba
110
INFORME FINAL
de desempeño con la cual la entidad puede medir o ver la capacidad de la persona
encargada de la unidad para resolver los problemas habituales de la misma.
2.3.5.3.3 Evaluación de la atención al público.
Para determinar la eficiencia y efectividad con la que se atiende al público en general, no
se practica ningún tipo de encuesta en donde se les evalué la atención brindada.
2.4 SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
2.4.1 Unidad de Recursos Humanos.
La Unidad de Recursos Humanos debe de velar por que los empleados tengan una
formación adecuada, ambiente, espacio y seguridad laboral, para desarrollar las
actividades asignadas de forma eficiente. Se encarga de la selección, contratación,
formación y el empleo de las personas que son necesarias para conseguir que una
institución cumpla con los objetivos fijados.
2.4.1.2 Funciones.
Para que se puedan cumplir los objetivos previstos por toda la institución es importante
que la unidad de Recursos Humanos atienda lo siguiente:
a. Organización y planificación del personal: Diseña los puestos de trabajo, define
funciones y responsabilidades.
111
INFORME FINAL
b. Formación: Debe facilitar la formación para la tarea específica que se realiza
dentro de la institución, en función de sus objetivos y planes.
c. Evaluación del desempeño y control del personal: Comprueba el cumplimiento de
los objetivos propuestos por la institución.
d. Clima y satisfacción laboral: Detecta posibles descontentos de los trabajadores e
implementa medidas correctivas, para que el empleado se sienta cómodo y
satisfecho.
e. Relaciones laborales: Promueve la comunicación entre la Institución y sus
empleados.
f. Administración del personal: Gestiona actualización de los datos de los
colaboradores, selección y formalización de contratos, trámites de nóminas,
control de derechos y deberes del trabajador.
g. Procesos disciplinarios: Gestiona los despidos, sanciones disciplinarias, acciones
correctivas, planes de estímulo y reconocimiento.
h. Prevención de riesgos laborales: Verifica las condiciones de trabajo y los riesgos
que pueden ocurrir, implementa medidas de prevención y de protección, con el fin
de cuidar la salud de los empleados.
En dos entrevistas con el Coordinador de Gestión y Desarrollo del personal y la
Coordinadora de Recursos Humanos, narraron los siguientes procesos:
2.4.1.3.1 Actualización de los registros del personal activo.

112
INFORME FINAL
Se realizan actualizaciones periódicas de los registros de los empleados activos de la
institución para llevar un correcto control del personal. (Chávez, Práctica Profesional de
Auditoría, 2018)
2.4.1.3.2 Evaluaciones de desempeño del personal.
La institución realiza evaluaciones de desempeño del personal de forma anual y en el
sistema para verificar que el personal activo tenga las capacidades necesarias para el
puesto que ocupa.
2.4.1.3.3 Inducción al personal de nuevo ingreso.
Se coordina la inducción de los empleados de nuevo ingreso para que puedan observar,
consultar dudas y realizar pruebas respecto a las atribuciones referentes a su puesto, esta
se realiza una sola vez durante el primer día de trabajo; dichos procedimientos se realizan
para el desarrollo del personal de la institución.
2.4.1.3.4 Simulacros de emergencia.
El último simulacro impartido por Planificación Educativa de Infraestructura fue
realizado hace aproximadamente dos años, se ejecutó de forma individual con cronómetro
en mano para verificar cuánto tiempo se hacen recorriendo los colaboradores desde su
lugar de trabajo hasta el punto de reunión, y así planificar en las acciones a tomar en caso
de un desastre natural.
2.4.2 Unidad de Reclutamiento y Selección de personal.

113
INFORME FINAL
Esta Unidad, es la encargada de los procedimientos técnicos y administrativos respecto a
la inclusión de nuevo personal necesario para el buen desempeño de la Dirección
2.4.2.2 Funciones.
Las funciones a cargo de la Unidad de Reclutamiento y Selección del personal son:
a. Coordinar con la Dirección General de Recursos Humanos los parámetros de
selección de personal docente y administrativo.
b. Distribuir los expedientes de propuestas de nivel medio y administrativo a los
analistas de reclutamiento y selección para su respectivo estudio.
c. Capacitar y asesorar a los analistas de expedientes en la elaboración de propuestas
de los niveles de preprimaria y primaria.
d. Verificar expedientes a fin de garantizar la calidad en el proceso de análisis y la
asignación idónea del recurso humano de acuerdo a los requisitos establecidos.
e. Verificar la información ingresada al sistema previo a remitir los expedientes a la
dirección de recursos humanos.
f. Solicitar la corrección o cambios de especialidad en los puestos de la Unidad
Financiera y Administrativa a la Dirección de Recursos Humanos.
g. Asesorar en el análisis de los expedientes que se conforman para traslados
presupuestarios, cambio de especialidad, corrección de códigos, corrección de
ubicación geográfica de los establecimientos del departamento.

114
INFORME FINAL
h. Gestionar las convocatorias para ocupar las vacantes (desde su publicación hasta
la recepción y análisis de expedientes)
i. Realizar el análisis curricular del expediente de los precandidatos a ocupar puestos
dentro de la Dirección Departamental, a fin de garantizar la calidad en el proceso
de análisis y la asignación idónea del recurso humano de acuerdo con los
requisitos establecidos.
j. Generar nóminas para gestionar pago mensual del personal docente, extender
constancias de trabajo, recepción solicitud de licencias y elaboración de
autorización de licencias para renglón 021.
k. Actualizar la base de datos de docentes y actualizar la base de datos de directores
en el sistema de gratuidad. (Ministerio de Educación, 2010, P. 10, 11)
El jefe de Reclutamiento y Selección de personal, Licenciada Gloria Alvarado, indicó los
siguientes procedimientos que se realizan:
2.4.2.3.1. Sistema Integral de Recursos Humanos (SIRH)
Realizar ofertas de trabajo por medio del Sistema Integral Recursos Humanos, darle
seguimiento a los avances del proceso de contratación de los puestos a los que han
aplicado.
2.4.2.3.2. Convocatorias de Puestos

115
INFORME FINAL
Realizar convocatorias internamente y de no cubrir el puesto realizar convocatoria
externa.
2.4.2.3.3. Estrategia para cubrir puestos
Reestructurar los perfiles de puesto, considerar la especialidad que requiera el puesto para
poder cubrir con el personal que sea apto para desempeñar el puesto y alcázar las
expectativas.
2.4.2.3.4. Estrategia de Trabajo
Planificar, coordinar e implementar con las áreas internas la distribución del trabajo que
se debe de cumplir con sus formalidades requeridas.
2.4.2.3.5. Notificación al Ministerio de Educación
Enviar solicitudes de autorización de puestos con su respectivo detalle al Ministerio de
Educación, y esperar respuesta de autorización.
2.4.2.3.6. Notificación de Trabajo y Puestos Necesarios
Realizar la solicitud escrita y por correo electrónico en orden de prioridad de puestos, al
Director Administrativo Financiero y Director de Recursos Humanos del Ministerio de
Educación.
INFORME FINAL
CAPÍTULO III
HALLAZGOS DETECTADOS EN LAS SECCIONES FINANCIERAS,
ADMINISTRATIVAS Y RECURSOS HUMANOS
Este capítulo se enfatizará en los hallazgos encontrados en las diferentes Unidades de las
Secciones de la Dirección Departamental de Educación de Escuintla. El cual constituirá
de condición, criterio, causa, efecto y recomendaciones fundamentadas debidamente
según Normas Generales de Control Interno y Manual de Funciones, Organización de
Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación.
3.1 DIRECCIÓN
3.1.1 Unidad de Dirección Departamental.
Hallazgo No. 1
Falta de programación de capacitaciones periódicas.
Condición.
Se determinó por medio de cuestionarios y narrativas que no existe programación anual
de capacitaciones o talleres para el personal administrativo y financiero, la Dirección no
contempló capacitaciones en el cronograma de actividades del período 2018.
Criterio.
El Acuerdo Ministerial No 2409-2010 del Ministerio de Educación, Reglamento Interno
de las Direcciones Departamentales de Educación, en el artículo 6 literal i, Funciones
Específicas de la Dirección, establece: "Programar y ejecutar acciones de capacitación del
personal docente y de otro bajo su jurisdicción".

117
INFORME FINAL
Causa.
No existe análisis y coordinación para la programación de capacitaciones, la Dirección no
tiene designado un rubro en el presupuesto para la realización de capacitaciones, falta de
tiempo para la programación y realización de talleres o capacitaciones derivado en
primer lugar por la huelga de maestros en el mes de febrero, en segundo lugar por la
catástrofe del Volcán de Fuego en el mes de junio, eventos a los cuales se las ha dado
prioridad y que ha generado la realización de actividades no contempladas al inicio del
periodo.
Efecto.
Genera un inadecuado desempeño en las funciones de las secciones y unidades
administrativas y financieras, errores al ejecutar un programa, desconocimiento de
actualizaciones de herramientas, programas o procedimientos para desempeñar
determinada función, incumplimiento de objetivos de la Dirección Departamental de
Educación de Escuintla.
Recomendación.
El Director debe establecer una programación coordinada con la Sección de Recursos
Humanos que incluya la calendarización de capacitaciones y talleres para el personal de
las secciones o unidades administrativas y financieras, asignar un rubro en el presupuesto
para la realización de capacitaciones o talleres, considerar las instituciones que
promueven capacitaciones para servidores públicos de forma gratuita, como por ejemplo:
118
INFORME FINAL
· El Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-
· Ministerio de Finanzas Públicas –MINFIN-
· Ministerio de Trabajo y Prevención Social –MINTRAB-
· Ministerio de Desarrollo Social –MIDES-
· Cruz Roja Guatemalteca
· Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED--
Hallazgo No. 2
Falta de gestión de presupuesto para plazas congeladas.
Condición.
Se identificó por medio de cuestionarios y narrativas que existe un inadecuado
seguimiento y gestión al presupuesto destinado para las plazas congeladas, se observó que
las secciones Administrativa y Financiera no cuentan con todas las personas que establece
en el Manual de Funciones, organización y puestos, derivado a la falta de presupuesto
para realizar las nuevas contrataciones.
Criterio.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en su clasificación de Normas
Aplicables a la Administración de Personal, inciso 3.1 establece que "La máxima
autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas que le permitan determinar la
cantidad de puestos de trabajo necesarios. La cantidad de puestos de trabajo necesarios se
determina en función del Plan Operativo Anual -POA- como base para la formulación de
su presupuesto."
119
INFORME FINAL
Causa.
La falta de gestión y solicitud del aumento presupuestario por parte de la Dirección al
Ministerio de Educación, para poder reactivar las plazas congeladas en las diferentes
secciones y unidades que la integran, las cuales son de vital importancia para el correcto
funcionamiento de la institución.
Efecto.
Sobrecarga de trabajo en una sola persona, quien al ser la única que realiza el trabajo y lo
revisa pierde objetividad, existe la posibilidad de cometer errores sin ser detectados, que
afectan posteriormente los objetivos y al funcionamiento de la Dirección Departamental.
Recomendación.
Se recomienda al Director realizar un análisis en la planificación presupuestaria para
determinar prioridades en cada uno de los renglones dejando techo para poder reactivar
las plazas faltantes o gestionar la solicitud de un aumento en el techo presupuestario.
3.1.2. Jurídico.
Hallazgo No. 3
Resguardo Inadecuado del Archivo.
Condición.
Se determinó que él asesor jurídico no lleva un adecuado control y resguardo de los
documentos como son las denuncias, oficios, providencias, informes y dictámenes, que
constituye documentación legal de importancia.

120
INFORME FINAL
Criterio.
El Artículo 37 de la Ley Nacional de Archivos, en sus incisos (f) y (g), en el cual se
describe que son causa de sanción administrativa de los servidores públicos por
incumplimiento de: inciso (f) poner en riesgo la integridad y correcta conservación de
documentos públicos e inciso (g) actuar con negligencia en la adopción de medidas de
índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de
los archivos.
Causa.
Debido a que la persona responsable de los documentos legales a cargo del departamento
jurídico carece de un archivo adecuado y seguro para el resguardo de la documentación.
Efecto.
El no tener un adecuado control y resguardo de la documentación del archivo puede
presentar el riesgo de daño, alteración o extravío de los oficios, providencias, informes,
dictámenes y denuncias entre otra documentación legal de relevancia e importancia.
Recomendación.
El Director Departamental debe girar instrucciones por escrito al Coordinador de la
Unidad de Seguimiento Presupuestario para incluir en el presupuesto la compra de
mobiliario adecuado, para mejorar el resguardo de la documentación legal si se cuenta
con presupuesto para la compra, así tener un mejor control del archivo que es de vital
importancia en el Unidad y también para el asesor jurídico.

121
INFORME FINAL
3.1.3 Unidad Auditoria Interna.
Hallazgo No. 4
Falta de evaluaciones a la estructura del Control Interno.
Condición.
Se determinó por medio de cuestionarios y narrativas que el Auditor Interno no realiza
planificaciones y evaluaciones permanentes a la estructura del Control Interno.
Criterio.
El Manual de Funciones, Organización y Puestos de la Direcciones Departamentales de
Educación, literal “e” establece: “Evaluar permanentemente la Estructura de Control
Interno de las Direcciones Departamentales de Educación”.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en cumplimiento del numeral
1.7 Evaluación de Control Interno: “El ambiente y estructura de control interno debe ser
evaluado de manera continua. En el contexto institucional le corresponde a la Unidad de
Auditoría Interna – UDAI-evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control
interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de
los mismos. La Contraloría General de Cuentas, evaluará las acciones de la Unidad de
Auditoría Interna –UDAI-, así como el control interno institucional, para garantizar la
sostenibilidad de los sistemas y solidez de los controles internos”.

122
INFORME FINAL
Causa.
Esta situación se presenta debido a que la persona a cargo de la Unidad dedica mayor
tiempo a trabajar nombramientos designados por la Dirección Central de Auditoría
Interna del Ministerio de Educación.
Efecto.
Desconocimiento de información oportuna, precisa y puntual, para identificar posibles
áreas críticas, definir la naturaleza, oportunidad y alcance a través de evaluar la eficiencia
del Control Interno sobre procesos y operaciones que se realizan a diario por cada una de
las unidades dentro de la Dirección Departamental.
Recomendación.
El Auditor Interno debe planificar y organizarse para poder realizar la Evaluación a la
Estructura de Control Interno, para que opere con la mayor eficiencia y eficacia posible y
así poder dar recomendaciones preventivas para mejorar el desempeño en las Unidades y
Secciones de la Dirección Departamental.
Hallazgo No. 5
Desconocimiento del Plan Anual de Auditoría.
Condición.
Se determinó por medio de cuestionarios y narrativas que el auditor interno no tiene
acceso, ni conocimiento del Plan Anual de Auditoría, para la práctica de auditorías a la

123
INFORME FINAL
Dirección Departamental para que opere y funcione con la mayor eficacia y eficiencia
posible.
Criterio.
El Manual de Funciones, Organización y Puesto de las Direcciones Departamentales de
Educación, indica en sus funciones principales en el numeral 1: “Practicar Auditorías, con
base al Plan Anual de Auditorías y de acuerdo con las prioridades del caso, cuando medie
petición de las máximas autoridades del Ministerio de Educación o de la Contraloría
General de Cuentas.”
El Acuerdo A-51-2009 en el artículo 1 establece: “La presentación de los Planes Anuales
de Auditoría, se oficializa la presentación en forma electrónica, por medio del Sistema de
Auditoría Gubernamental SAG UDAI de los planes anuales de auditoría de las Unidades
de Auditoría del Sector Público Gubernamental, en cumplimiento del numeral 2.1 Plan
Anual de Auditoría, de las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, que deben ser
presentados a más tardar el 15 de enero de cada año a la Contraloría General de Cuentas.”
Causa.
No tiene acceso al Plan Anual de Auditoría electrónico presentado en el Sistema de
Auditoría Gubernamental SAG UDAI para las prácticas de Auditoría.
Efecto.
No se cumple con las labores que se realizan en el Plan Anual de Auditoría Interna, con la
estrategia global de Auditoría y objetivos de la entidad, por lo cual no se verifican
proceso y funcionamiento de las unidades Financieras y Administrativas las cuales se

124
INFORME FINAL
deben evaluar periódicamente para poder comprender su entorno y ver formas de mejora
por medio de informes de Auditoría Interna.
Recomendación.
El Director debe notificar por escrito a la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de
Educación y solicitar un acceso o copia del Plan Anual de Auditoría para el Auditor
Interno para que realice correctamente sus funciones, prácticas de Auditorías, informes y
hacer recomendaciones a las unidades que necesiten mejorar sus procesos y operaciones.
Hallazgo No. 6
Falta de arqueos sorpresivos de fondos rotativos.
Condición.
Se determinó que el Auditor Interno no realiza con la frecuencia establecida arqueos a los
fondos rotativos, realiza dos arqueos de forma anual.
Criterio.
El Manual de Funciones, Organización y Puesto de las Direcciones Departamentales de
Educación, indica en su numeral 7; practicar arqueos sorpresivos de fondos, caja, bancos
y valores con frecuencia mensual por parte del Auditor Interno de la Dirección
Departamental.
Causa.
La falta de arqueos sorpresivos se debe a que el Auditor Interno se enfoca en los
nombramientos que le son asignados, ocupando una cantidad considerable del tiempo en
la resolución de los mismos.

125
INFORME FINAL
Efecto.
Deficiencia en la supervisión y control de los fondos que son asignados y ejecutados por
cada una de las Unidades de la Dirección lo que no permite llevar un Control Interno
eficiente y adecuado sobre los fondos rotativos.
Recomendación.
Se recomienda al Auditor Interno realizar sus funciones según lo establece el Manual de
Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación,
estableciendo el procedimiento dentro del Plan Anual de Auditoría.
3.1.4 Unidad Informática.
Hallazgo No. 7
Falta de atención a necesidades de Informática.
Condición.
Se detectó una deficiencia en los procesos de la unidad de Almacén, puesto que no existe
un programa de computación que automatice el registro y control de Kardex. Además, en
la unidad de Auditoría interna no se realizó una inducción para el manejo de equipo de
cómputo nuevo instalado.
Criterio.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 3 del Acuerdo Gubernativo No. 2409-2010 de
la fecha 11 de noviembre de 2010, en el inciso f, se establece: "Realizar detecciones
internas de necesidades de capacitaciones en computación, para el personal de la

126
INFORME FINAL
Dirección Departamental de Educación." Y conforme al inciso i, se específica:
"Detección de necesidades de automatización de procesos que se realizan en la Dirección
Departamental de Educación."
Causa.
La falta de procedimientos enfocados a la detección de necesidades respecto a la
capacitación para el manejo de programas de computación y la creación de programas que
automaticen los registros.
Efecto.
Provoca desaprovechamiento de los recursos tecnológicos, ineficiencia en los procesos
realizados a través de herramientas informáticas y atrasos considerables en el desempeño
de las funciones de algunos empleados.
Recomendación.
Unidad de Informática, para que se incorporen procedimientos que permitan hacer una
detección de las necesidades de automatización de procesos y de capacitación respecto al
manejo del equipo de cómputo.
3.2 SECCIÓN FINANCIERA
3.2.1 Unidad Análisis Documental.

127
INFORME FINAL
Hallazgo No.8
Falta de cumplimiento en el proceso de autorización y liquidación de viáticos para
servidores públicos.
Condición.
Se determinó que en la Sección Financiera de la Dirección Departamental de Educación
De Escuintla en la Unidad de Análisis Departamental no se cumple de manera correcta el
proceso para la autorización de viáticos dentro de la Institución, ya que no se llena el
formulario V-A viático anticipo, ni se entrega la cantidad asignada para la comisión al
servidor público antes de la comisión.
Criterio.
El Acuerdo Gubernativo 106-2016, de fecha 30 de mayo de 2016, emitido por el
Ministerio de Finanzas Públicas “REGLAMENTO GENERAL DE VIÁTICOS Y
GASTOS CONEXOS”, en su artículo 4 Autorización y Prohibiciones en su inciso “D”
establece: “no se admitirá el trámite de autorización de comisiones o viáticos en forma
retroactiva o cuando la actividad ya se haya iniciado”; y en su artículo 6, Anticipo de
Gastos De Viáticos Al Servidor Público; establece: “que a la persona nombrada para el
desempeño de una comisión oficial, mediante firma del formulario V-A viático anticipo,
se le entregarán los fondos asignados para la comisión”. Al igual que en el instructivo
interno emitido por el Ministerio de Educación, para el otorgamiento de viáticos establece
que el primer paso para el otorgamiento de viáticos es: “Recibir el formulario Viáticos
Anticipo (V-A), el cual debe cumplir con los requisitos siguientes: 1. Que contenga la
información respectiva de acuerdo a la Guía FIN-GUI-01 “Llenado de formularios de

128
INFORME FINAL
viáticos”. 2. Este formulario debe presentarse con un (1) día hábil de anticipación a la
comisión, con excepción de las comisiones emergentes.”
Causa.
Falta de organización en la Unidad de Análisis Documental de la Sección Financiera.
Falta de supervisión por parte de la coordinadora de la Unidad, para que se lleven de
manera correcta y oportuna los procesos señalados. Falta de seguimiento del encargado de
viáticos.
Efecto.
Desacato de lo establecido en el Manual Interno de la Institución. Las personas tienen que
costear sus viáticos con sus propios recursos. Se puede dar una cancelación en el reintegro
de viáticos por falta de presupuesto en los renglones, causando que el servidor público
haya costeado la comisión con sus propios recursos.
Recomendación.
El Director Departamental debe girar instrucciones por escrito al coordinador de la
Unidad de Análisis Documental de la Sección Financiera, para que se apegue a los
criterios establecidos por la ley, para la correcta autorización, asignación y liquidación de
viáticos para servidores públicos en el interior.
3.2.2 Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario.
Hallazgo No. 9
Falta de resguardo de archivo presupuestario.

129
INFORME FINAL
Condición.
Se determinó que la unidad no cumple con un adecuado resguardo de los documentos
como modificaciones presupuestarias, solicitud de cuotas trimestrales, entre otros
documentos. Estos documentos se encuentran en un archivo físico, sin llave y son la única
copia que posee la unidad de las transacciones realizadas, derivado a que no cuentan con
copia de seguridad (backup) física o digital, la información es vulnerable al extravió o
deterioro y los archivos no cuentan con medidas de seguridad para la conservación y
protección de la información.
Criterio.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en su clasificación de Normas
de Aplicación General, inciso 1.11, establece que "Para la adecuada conservación del
archivo deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos,
manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas; independientemente
del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos".
Causa.
Falta de presupuesto para la adquisición de tecnología y mobiliario que cumpla con las
condiciones mínimas para el resguardo y conservación segura de la documentación
utilizada en la Unidad.
Efecto.
La falta de un archivo que resguarde la información, ocasiona retraso en las funciones del
personal derivado a la búsqueda de documentos a utilizar. Esto también puede ocasionar

130
INFORME FINAL
que la información pueda ser extraída o llegué a personas erróneas, puede originar la
pérdida de documentos importantes para soporte de transacciones realizadas.
Recomendación.
El Director Departamental debe girar instrucciones por escrito al coordinador de la
Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario para que verifique que exista un
resguardo adecuado de la información, se recomienda asignarle un rubro en el
presupuesto para la adquisición de mobiliario y equipo que resguarde la documentación a
través de archivos con llave y crear un resguardo digital de la documentación, con la
finalidad de que en caso de pérdida o deterioro de la documentación, se cuente con una
copia de seguridad (Backup) y las transacciones no queden sin documentación de soporte.
3.2.3 Unidad Operaciones de Caja.
Hallazgo No. 10
Incumplimiento a la función de brindar asesoría a unidades ejecutoras de
presupuesto.
Condición.
Se determinó que la encargada de la Unidad de Operaciones de Caja no cumple la función
de asesoría a las unidades ejecutoras del presupuesto, con la supervisión, elaboración,
programación y reprogramación del presupuesto aprobado y el plan operativo anual.
Criterio.
Según lo establecido por el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las
Direcciones Departamentales de Educación en el numeral 2 página 96, “Asesorar y

131
INFORME FINAL
supervisar a las unidades ejecutoras en la elaboración de la programación y eventual
reprogramación de la ejecución presupuestaria (ampliación, reducción) anual, trimestral y
mensual, en base al presupuesto aprobado y el plan operativo anual (numeral 5 página
32)”. El Plan Operativo anual indica que el Ministerio de Educación y las 25 Direcciones
Departamentales de Educación realicen una gestión eficiente y desconcentrada en el uso
del presupuesto y recursos disponibles para lograr el fortalecimiento de sus capacidades
financieras y administrativas.
Causa.
Desconocimiento por parte de la persona encargada de la Unidad de Operaciones de Caja
sobre las atribuciones y actividades detalladas en el Manual de Funciones, Organización y
Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación.
Efecto.
Falta de cumplimiento de las atribuciones detalladas en el manual de funciones,
organización y puestos de las direcciones departamentales.
Que la unidad encargada de la elaboración del presupuesto no cuente con la información
necesaria de la Unidad de Operaciones de Caja, lo que perjudica al cumplimiento de
objetivos del plan operativo anual del Ministerio de Educación en el uso eficiente del
presupuesto con el fin de lograr una gestión transparente y la efectiva desconcentración
administrativa y financiera de las Direcciones Departamentales.
Recomendación.
Unidad de Operaciones de Caja indicando que se deben cumplir las funciones descritas en
132
INFORME FINAL
el Reglamento Interno de la Dirección Departamental de Escuintla y por consiguiente lo
que describe el manual de funciones, organización y puestos de las direcciones
departamentales sobre las actividades que debe ejecutar la persona encargada de la
Unidad de Operaciones de Caja.
3.3 SECCIÓN ADMINISTRATIVA
3.3.1 Unidad Servicios Generales.
Hallazgo No. 11
Incumplimiento de funciones.
Condición.
Se determinó que el Coordinador de la Unidad de Servicios Generales no cumple con las
funciones establecidas en el Manual de Funciones, Organización y Puestos, dentro de las
funciones incumplidas se encuentra llevar el control actualizado de tarjetas de los
vehículos, así como llevar control y registro de los vales de combustible para uso de los
vehículos oficiales de los diferentes programas de la Dirección Departamental de
Educación de Escuintla, esto se pudo evidenciar al momento de solicitar información de
los procesos específicos que se deben de seguir, como el control de tarjetas de los
vehículos, registro de los vales de combustibles que respalden el consumo del mismo, el
desconocimiento del inventario de vehículos y motocicletas que se encuentra bajo la

133
INFORME FINAL
responsabilidad de la Unidad, el desconocimiento de los vehículos que se han dado de
baja, debido a que dichas actividades las están realizando otras Unidades de la Dirección
Criterio.
De conformidad con el Manual de Funciones, Organización y Puestos especifica cuáles
son las principales funciones del Coordinador de Servicios Generales, y las que incumplió
son las siguientes:
a. Llevar el control, actualizado de tarjetas de los vehículos ubicados en la
Dirección Departamental de Educación.
b. Llevar control y registro de los vales de combustible para uso de los vehículos
oficiales de los diferentes programas de la Dirección Departamental de
Educación.
Causa.
El desconocimiento de las funciones principales del Coordinador de Servicios Generales
detalladas en el Manual de Funciones, Organización y Puestos y por la falta de personal el
encargado tiene sobrecarga de trabajo. Que sean sus funciones específicas.
Efecto.
Según indicó el Coordinador de la Unidad de Servicios Generales, las funciones como
control y registro de los vales de combustibles, fue asignada a la unidad de Almacén y el
control actualizado de tarjetas de vehículos y la baja de Activos

134
INFORME FINAL
Fijos fue asignada a la Unidad de Inventarios por instrucciones recibidas por el Director
Departamental.
Ocasionando descontrol en las actividades, el incumplimiento de las funciones
establecidas genera un sobrecargo en otras Unidades que conforman la Dirección
Departamental de Escuintla.
Recomendación.
Unidad de Servicios Generales para que cumpla con las funciones específicas según lo
establecido en el Manual de Funciones, Organización y Puestos.
Limitación en el Alcance.
Asimismo, se debe mencionar que el día que se tenía planificada la entrevista, el
Coordinador de Servicios Generales no se encontraba en su puesto de trabajo debido a
que se encontraba en una comisión de la cual no se tuvo a la vista el nombramiento
respectivo.
Hallazgo No. 12
Espacio inapropiado en las unidades de trabajo.
Condición.
Se determinó que en las Unidades de la Dirección Departamental de Educación de
Escuintla existe hacinamiento, y no cumple de manera eficiente con el mantenimiento
correctivo a la infraestructura. El espacio de trabajo de cada Unidad es insuficiente e
inadecuado, en cuanto a la infraestructura no cumple las condiciones adecuadas. Existe

135
INFORME FINAL
una desorganización de espacios y exceso de documentación y objetos en los alrededores
las Unidades que integran la Dirección Departamental.
Criterio.
De conformidad con El acuerdo gubernativo 229-2014, indica que el patrono debe
proteger la vida, la salud y la integridad de sus trabajadores, en su artículo 15 se establece
que los locales de trabajo deben reunir las condiciones mínimas necesarias en cuanto al
área y volumen: garantizando el libre desplazamiento del trabajador evitando el
hacinamiento, de acuerdo con el clima, las necesidades de la industria y el número de
trabajadores que laboren en ellas, sin tomar en cuenta el espacio ocupado por la
maquinaria, instalaciones fijas y los destinados al almacenamiento de materiales.
Causa.
La carencia de políticas internas que regulen la organización, el archivo de documentos, y
la utilización de los espacios físicos de manera adecuada, así como la falta de control y el
desconocimiento de las responsabilidades que cada colaborador de la Unidad debe de
cumplir respecto al uso correcto y adecuado de la infraestructura.
La Falta de presupuesto destinado específicamente para un programa de remodelación de
la infraestructura, que permita a las Unidades de la Dirección una ampliación en los
espacios de trabajo.
Efecto.
136
INFORME FINAL
El personal de las diferentes Unidades no cuenta con un ambiente y espacio correcto de
trabajo, que permita realizar su trabajo de manera cómoda, eficiente y efectiva. La Unidad
se encuentra saturada, y no se dispone de espacios libres que permitan organizar de
manera correcta los espacios físicos que conforman la Dirección Departamental de
Educación.
Recomendación.
Unidad de Servicios Generales para implementar políticas que permitan el
aprovechamiento físico y la organización de los espacios reducidos. Esto generará un
mayor aprovechamiento en los espacios de las Unidades que conforman la Dirección
Realizar una redistribución de los espacios físicos, ubicando el mobiliario en posiciones
estratégicas y eliminar de los alrededores de cada Unidad de trabajo mobiliario, objetos y
documentación que ya no es de utilidad para las actividades que desarrollan diariamente,
adicional a esto se puede evaluar la posibilidad de trasladar por completo el área de
Archivo, y utilizar estos espacios para mejorar la distribución física actual con que cuenta
cada una de las diferentes Unidades que conforman la Dirección Departamental.
Para poder realizar mejoras considerables en la infraestructura de las diferentes Unidades,
es importante que dentro de la Programación Presupuestaria se considere incluir un
Programa Anual directamente relacionado con la infraestructura, este plan permitirá
realizar ampliaciones y remodelaciones en las diferentes Unidades.
3.3.2 Unidad Almacén.

137
INFORME FINAL
Hallazgo No.13
Inadecuada segregación de funciones.
Condición.
Mediante la evaluación de Control Interno efectuada en la Unidad de Almacén, por medio
de cuestionarios, se determinó que no existe segregación de funciones para la realización
del trabajo del Almacén, siendo el Coordinador de la Unidad, el único encargado de
ejecutar todas las funciones de la misma, lo que provoca sobrecargo de funciones y
responsabilidades. Además, dicho encargado tiene a su cargo funciones de la Unidad de
Servicios Generales, tal como llevar el control de los vales de combustibles que
consumen los vehículos de la Dirección.
Criterio.
El acuerdo No 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control
Interno Gubernamental, Norma 1.5 Separación de Funciones, establece: “Es
responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar
cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores. Una
adecuada separación de funciones garantiza independencia entre los procesos de:
autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de
las operaciones. La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad
administrativa o persona ejerza el control total de una operación.”
Causa.
138
INFORME FINAL
La inadecuada segregación de funciones es ocasionada por la falta de personal y
Presupuesto de la Dirección, ya que el mismo no es suficiente para gestionar la
contratación de un nuevo colaborador para asistente del Almacén, que es necesario para
que cada persona de dicha Unidad, (según el Manual de Puestos y Funciones, deberían ser
dos), realice sus respectivas actividades.
Efecto.
Las funciones que se realizan en la Unidad de Almacén las ejecuta únicamente el
coordinador debido a falta de un asistente. El coordinador se encarga de sus funciones y
las que debería realizar el asistente de la Unidad, como consecuencia, las tareas se
acumulan y los registros de las operaciones se retrasan.
Recomendación.
Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario para realizar las gestiones financieras, a
efecto de contratar un asistente de la Unidad de Almacén, para cubrir las múltiples
funciones que se deben realizar.

139
INFORME FINAL
Hallazgo No.14
Vulnerabilidad en el registro de la información.
Condición.
Se comprobó que el encargado de la Unidad de Almacén registra los ingresos y egresos
de materiales y suministros mediante tarjetas de Kardex, las cuales son transcritas
manualmente. Además, se observó que, en los documentos, presentados por el encargado
de la Unidad, contenían alteraciones al momento de registrar la información lo que no
permite medir precisión los cálculos.
Criterio.
El Acuerdo No 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control
Interno Gubernamental, Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables, establece:
“Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir
aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el
seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables.
Además, la Norma 5.8 Análisis de la Información Presentada, del Acuerdo mencionado
anteriormente, establece: “Las unidades especializadas de cada ente público son las
responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada,
así como la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que
garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente sean confiables, para
la toma de decisiones a nivel gerencial.”
Causa.
140
INFORME FINAL
El registro manual de las tarjetas de Kardex se debe a la falta de un sistema de cómputo
actualizado donde puedan registrarse las operaciones de ingresos y egresos de materiales
y suministros.
Efecto.
Existe un alto riesgo al registrar la información manualmente ya que la misma puede ser
modificada, alterada y que no sea exacta, lo que genera que la información no sea
confiable para la toma de decisiones, en comparación con la información que se tenga de
manera impresa, la cual no podría alterarse, obteniendo así cálculos precisos y correctos.
Recomendación.
Unidad de Almacén para crear registros electrónicos eficientes, llevando un mejor control
en las operaciones de entradas y salidas de materiales y suministros en las Tarjetas de
Kardex, logrando así, que la comunicación de la información sea lo más segura y
confiable.
3.3.3 Unidad Inventario.
Hallazgo No. 15
Inadecuado resguardo de documentación.
Condición.
141
INFORME FINAL
Se determinó que la documentación que soporta los movimientos de inventarios, es
vulnerable y está expuesta a que cualquier colaborador de la Dirección pueda sustraer y
manipular los documentos ya que se encuentra en un estante sin ningún tipo de gaveta ni
candado.
Criterio.
Según las Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitido por la
Contraloría General de Cuentas en su numeral 1.11, indica que para la adecuada
conservación de los documentos de inventarios deben adoptarse medidas de salvaguarda
contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las
leyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por
medios manuales o electrónicos.
Causa.
Falta de espacio físico y de un archivo con llave para el resguardo de leitz que contienen
tarjetas de responsabilidad, resoluciones, oficios y demás documentación que respalde las
actividades y la ejecución de las funciones de la Unidad de Inventarios.
Efecto.
Que los documentos importantes que sustentan las operaciones de la Unidad de
Inventarios se extravíen o sean manipulados por personal no autorizado, dado que el
Coordinador de inventarios cómo se indica en una de sus funciones deba hacer visitas
fuera de la Dirección a Centros Educativos por lo cual la documentación el leitz queda a
disposición de otras personas.
Recomendación.
142
INFORME FINAL
Unidad de Inventarios para implementar medidas de salvaguardas cómo la utilización de
un archivo con llave para resguardar la documentación que se encuentra en los leitz sea
archivada de forma digital.
Hallazgo No. 16
Inadecuada toma física de inventario.
Condición.
Se determinó que la toma física de inventarios no se realiza de forma sorpresiva, debido a
que se notifica al empleado previamente y se le envía la tarjeta de responsabilidad para
que revisen si tiene los bienes que se van a inventariar, por medio de correo electrónico o
llamada telefónica se indica la fecha y hora, que el coordinador de inventarios llegará a
verificar la existencia física de los bienes que se detallan en la tarjeta responsabilidad
Criterio.
El decreto no. 89-2002 de la Ley de Propiedad y Responsabilidad de funcionarios y
empleados públicos. Artículo. No. 18 Prohibición de los funcionarios públicos, señala la
prohibición de bienes públicos para beneficio personal o de terceros.
En las normas generales de control interno de la Contraloría General de cuentas en su
numeral 1.10 que se refiere a Manuales de funciones y procedimientos, indica la
autoridad máxima de cada ente público debe promover manuales de procedimientos para
cada puesto y proceso relativo a la actividad de la entidad.
Causa.
143
INFORME FINAL
El personal insuficiente en la Unidad de Inventarios, para disminuir el tiempo en la toma
física de inventario, se solicita con anticipación al empleado que tenga preparado los
artículos a su cargo según el orden de la tarjeta de responsabilidad; la falta de
implementación y/o actualización de los procedimientos de control interno.
Efecto.
Uso de los bienes de la Dirección para fines diferentes a los establecidos en las normas y
leyes aplicables a los funcionarios públicos; riesgo de sustracción o inadecuado uso del
inventario.
Recomendación.
Unidad de Inventarios para que la verificación de las existencias física de inventario sea
de forma sorpresiva y gestionar la asignación de un auxiliar de inventarios, para
determinar el uso adecuado y la existencia de física de los bienes de manera efectiva.
3.3.4 Unidad Atención al Público.
Hallazgo No. 17
Incumplimiento en la función de aplicar evaluaciones de satisfacción al usuario.
Condición.
Se determinó que la Unidad carece de pruebas objetivas como encuestas dirigidas al
Público en General que determinen que se está brindando un servicio adecuado a las
personas que llegan a emitir sus quejas o reclamos.
Criterio.
144
INFORME FINAL
Según lo establecido en el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las
Direcciones Departamentales de Educación en el numeral 5 página 126, “Facilitar las
boletas de satisfacción del usuario y velar por correcto llenado de las mismas por parte del
público visitante, asimismo realizar entrevistas para medir la satisfacción de los servicios
prestados. Así como interpretar los resultados de la estadística del llenado de las boletas
de satisfacción del usuario para su entrega a las autoridades de la Dirección
Departamental”, la entidad incumple al no realizar evaluaciones periódicas de satisfacción
al usuario, como herramienta de mejora de la calidad de servicios brindados.
Causa.
Falta de iniciativa por parte de la Dirección Departamental al no realizar las encuestas
respectivas por medio de boletas de satisfacción de servicios brindados, y entrevistas
directas como método de evaluación y mejoramiento de atención.
Efecto.
No se puede comprobar la calidad del servicio brindado al público ya que no se facilitan
las boletas de satisfacción al usuario, ni realizan entrevistas a los ciudadanos para conocer
su opinión acerca del servicio.
El encargado de la Unidad de Atención al Público no traslada informe a las autoridades,
sobre el análisis de resultados en evaluaciones por lo tanto la entidad desconoce el grado
de satisfacción que está brindando a las personas en cuanto a sus servicios.
Recomendación.
Unidad de Atención al público para que la persona encargada de la Unidad realice las
145
INFORME FINAL
actividades establecidas en el manual de funciones, organización y puestos de las
Direcciones Departamentales, específicamente la evaluación sobre satisfacción del
usuario en cuanto a los servicios brindados en la entidad, para poder conocer cómo es la
atención que reciben las personas que se presentan a diario y así mejorar el servicio
brindado y el buen manejo de quejas.
3.4. SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
3.4.1 Unidad de Recursos Humanos.
Hallazgo No. 18
Falta de Capacitación al Personal Administrativo y Financiero.
Condición.
Al realizar la evaluación de Control Interno se determinó que el personal de las unidades
de Informática, Atención al Público, Operaciones de Caja, Almacén y Jurídico no han
recibido capacitaciones constantes, la Unidad de Recursos Humanos no cumple con el
programa anual para formación del personal Administrativo y Financiero.
Criterio.
El Manual de Funciones, Organización y Puestos, en el numeral 4.12, inciso k, establece
que es función de la unidad de Recursos Humanos, “coordinar las capacitaciones para el
personal administrativo, así como programas de incentivos y beneficios para el personal
administrativo”.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental numeral 3.4 el cual hace
referencia a la inducción del personal de nuevo ingreso y promocionado “Cada ente

146
INFORME FINAL
público deberá diseñar un programa de inducción para el personal de nuevo ingreso, así
como para aquel que ha sido promocionado a otra categoría. Este programa deberá
comprender el conocimiento sobre la institución para la que laborará, así como sus
atribuciones y los derechos como servidor público, además de las obligaciones que debe
cumplir conforme a la legislación aplicable.” Y numeral 3.5 que habla sobre las
capacitaciones al personal, “Toda unidad administrativa responsable de la capacitación
institucional de su personal, debe diseñar el programa anual de capacitación, de acuerdo a
sus necesidades y considerando el Plan de Capacitación Continua, elaborado por los
órganos rectores del Sistema Integrado.”
Causa.
La Falta de presupuesto y la aprobación del Programa Anual para Formación del Personal
Administrativo y Financiero por la Dirección, inadecuada coordinación para crear
actividades en donde implique a todos los empleados, para verificar si el personal necesita
capacitación y adiestramiento para mejorar sus habilidades laborales.
Efecto.
Incumplimiento de las normas, para el desarrollo del personal que garantice el potencial y
productividad de cada empleado, lo cual genera poca eficacia en las actividades
planificadas, desarrollo inadecuado de las mismas por no tener una enseñanza constante
para el área de trabajo que desempeñan, implicando el aumento de los esfuerzos y
recursos físicos ocasionando que no se cumplan los objetivos de la institución.

147
INFORME FINAL
Recomendación.
El Director Departamental debe girar instrucciones por escrito al Jefe de la Sección de
Recursos Humanos para la aprobación del programa de capacitaciones anual para el
desarrollo y desempeño del trabajo del personal, así mismo, impartir capacitaciones a
través del Instituto Nacional de Administración Pública, aprovechando la plataforma
virtual, esto debido a que la entidad no cuenta con el presupuesto suficiente y el instituto
tiene como función, brindar capacitaciones a las entidades públicas no generando costo
alguno.
Hallazgo No. 19
Falta de salud y seguridad ocupacional.
Condición.
Se determinó que Recursos Humanos no cumple con la función de cuidar la integridad y
bienestar de los empleados, no se tiene conocimiento sobre la Salud y Seguridad
Ocupacional. Las señales de evacuación que hay actualmente en la institución no cuentan
con una correcta ubicación, así mismo no existe ningún extintor. Los espacios necesarios
para salir de las instalaciones en caso de emergencia son muy reducidos y en el punto de
reunión II existe cableado eléctrico mal instalado y expuesto, lo cual pone en riesgo al
personal.
Criterio.
El Acuerdo Gubernativo No. 229-2014 Reglamento de Salud y Seguridad Ocupacional,
aprobado en julio de 2014, indica en los siguientes artículos:

148
INFORME FINAL
Artículo 4. Todo patrono o su representante, intermediario o contratista debe adoptar y
poner en práctica en los lugares de trabajo, las medidas SSO para proteger la vida, la
salud y la integridad de sus trabajadores, especialmente en lo relativo:
A las operaciones y procesos de trabajo.
Al suministro, uso y mantenimiento de los equipos de protección personal.
A las edificaciones, instalaciones y condiciones ambientales.
A la colocación y mantenimiento de resguardos, protecciones y sistemas de emergencia a
máquinas, equipos e instalaciones.
Artículo 10. Todo lugar de trabajo debe contar con una organización de Salud y
Seguridad Ocupacional. Estas organizaciones se constituyen en Comités de Salud y
Seguridad Ocupacional, integrados con igual número de representantes de los
trabajadores y del patrono, inspectores de seguridad o comisiones especiales. Las
atribuciones y actividades de estas organizaciones deben ser desarrolladas en el
reglamento interior de trabajo correspondiente.
Artículo 30. Las puertas y salidas de los centros de trabajo, cuyo acceso será visible o
debidamente señalizado e iluminado, deben ser suficientes en número y anchura y de
abrir hacia fuera para que todos los trabajadores puedan abandonar las instalaciones con
rapidez y seguridad. Ninguna puerta debe colocar en forma tal que se abra directamente a
una escalera, sin tener el descanso correspondiente. Iguales condiciones reunirán las
puertas de comunicación internas.
Artículo 107. Las señales de seguridad deben implementarse en todo centro de trabajo, de
manera tal que:

149
INFORME FINAL
Los locales en que se produzcan o empleen sustancias fácilmente combustibles e
inflamables y estén expuestos a incendios súbitos o de rápida propagación, se construirán
a conveniente distancia entre sí y aislado a los restantes centros de trabajo.
Cuando no sea posible la separación entre locales, se debe aislar con paredes resistentes
de concreto y ladrillo con muros rellenos de tierra o materiales incombustibles sin
aberturas.
Si el principal riesgo de incendios se deriva de una posible explosión, de materiales
explosivos determinados en la norma NFPA 704, entre uno y otros locales se colocarán
muros de tierra de un metro de anchura en la cúspide y con la pendiente natural de reposo
hacia la base de altura superior de un metro a la de los locales que separe.
Siempre que sea posible, los locales de trabajo muy expuestos a incendios deben
orientarse, evitando su posición en dirección a los vientos dominantes o los más violentos.
Causa.
Falta de conocimiento sobre el Acuerdo Gubernativo de Salud y Seguridad Ocupacional
para la prevención de desastres e implementación de procedimientos adecuados al
momento de que ocurra algún accidente o desastre natural; la falta de presupuesto es una
de las principales causas por las cuales no se cuentan con extintores y equipo necesario
para cubrir una emergencia.
Efecto.
Se pone en riesgo la integridad física del personal de la institución en caso de ocurrir
accidentes o desastres naturales, por incumplimiento con las condiciones que establece el
Acuerdo sobre Salud y Seguridad Ocupacional. La poca visibilidad e interpretación de las

150
INFORME FINAL
señales de evacuación, no tener el espacio adecuado, y no contar con extintores, para
controlar un incendio, pone en riesgo a todo el personal.
Recomendación.
El Director Departamental debe girar instrucciones por escrito al Jefe de la Sección de
Recursos Humanos para impartir capacitaciones de primeros auxilios sin costo, a través
de la cruz roja o bomberos, así poder organizarse entre los empleados para crear Comités
de Salud y Seguridad Ocupacional y brigadas de apoyo, en caso de suscitarse una
emergencia, que establezcan un punto de reunión adecuado, señales de emergencia más
visibles, que se implemente un extintor por sección y se brinden capacitaciones del
funcionamiento y manejo de dicho objeto.
3.4.2 Unidad de Reclutamiento y Selección de Personal.
Hallazgo No. 20
Falta de Personal en distintas secciones y unidades.
Condición.
Se determinó que se carece de Recurso Humano, en catorce distintos puestos de trabajo
vitales para el pleno desempeño de sus operaciones, las secciones Financiera y
Administrativa se han encargado de segregar las actividades laborales en el personal que
actualmente está activo para poder alcanzar su objetivo.
Criterio.
Según las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en su Inciso 3.3
Selección y Contratación se indica que: " La máxima autoridad de cada ente público, debe
151
INFORME FINAL
dictar las políticas para la selección y contratación de personal, teniendo en cuenta los
requisitos legales y normativas aplicables"
Y de acuerdo a lo establecido en el artículo 6 del Acuerdo Gubernativo No. 2409-2010 de
la fecha 11 de noviembre de 2010, en el inciso m, establece: "Designar a personal
interino, aprobar la concesión de licencias, traslados y permutas, aplicar los
procedimientos legales del régimen disciplinario y otras acciones de personal, cuando
corresponda de conformidad con la ley. "
Causa.
Debido a la falta de presupuesto por parte del Ministerio de Educación Central, para
contratación del personal faltante, se han congelado algunas plazas que son de vital
importancia para el buen funcionamiento de la Dirección.
Efecto.
Ha provocado el sobrecargo de tareas en los puestos existentes, en donde algunos
servidores públicos exponen que sufren algunas enfermedades como el estrés, debido a la
sobrecarga laboral a la que se exponen por la falta de plazas de trabajo y una inadecuada
segregación de funciones.
Recomendación.
El Director Departamental debe solicitar en forma escrita al Ministerio de Educación
Central que se pueda aumentar el presupuesto para el Reclutamiento de personal
Administrativo que necesita la Dirección Departamental.

152
INFORME FINAL
Cuadro No. 12
Puestos de trabajo vacantes
Dirección Departamental de Educación, Escuintla
Año 2018
No. de Unidad Puesto
Puestos
SECCIÓN FINANCIERA
1 Financiera Asistente Financiero
1 Presupuesto Asistente de registro y seguimiento
Presupuestario
153
INFORME FINAL
SECCIÓN ADMINISTRATIVA
1 Determinación de la demanda Coordinador de Determinación de la
educativa Demanda Educativa
1 Determinación de la demanda Asistente de Determinación de la
educativa Demanda Educativa
1 Recursos Humanos Analista de Reclutamiento y Selección
de Personal
1 Organización Escolar Jefe de Organización Escolar
1 Formación Docente Coordinador de Formación Docente
2 Informática Técnicos de Informática
1 Asesoría Jurídica Asistente de Asesoría Jurídica
1 Planificación Educativa Asistente de planificación Educativa
1 Educación Extraescolar Coordinador de Educación Extra
Escolar
1 Inventarios Asistente de Inventarios
1 Almacén Asistente de Almacén

154
INFORME FINAL
1 Servicios Generales Piloto
Fuente: Investigación de campo grupo #12, segundo semestre 2018.
El cuadro anterior describe los puestos vacantes que presenta la Dirección Departamental
según la Unidad de Reclutamiento y Selección de Personal. Se presentan los puestos
relacionados con la unidad a la que pertenecen y la Sección que los divide, se observa que
existen más puestos sin personal en la Sección Administrativa.
Gráfica No. 2
Falta de personal por secciones
Año 2018

155
INFORME FINAL
La gráfica anterior compara los puestos de trabajo que no cuentan con recurso humano,
dividida según la sección Administrativa y Financiera. Se puede observar que existen
doce puestos de trabajo administrativos que no cuentan con personal representando un
86% en su falta de personal, siendo más elevado el número de puestos de trabajo
administrativos que el número de puestos de trabajo financieros, los cuales son
únicamente dos, representado en un 14% por la falta de personal. Esto representa una
debilidad clara en las funciones y procedimientos administrativos realizados en la
3.5 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Cuadro No. 13
Evaluación de Riesgos de Control Interno
Año 2018
valoración del riesgo
COMPONENTE Evaluación
del riesgo Mínimo Moderado Máximo %
Ambiente de 30
control 26 52 78 39.47
156
INFORME FINAL
Evaluación de 10
riesgos 10 20 30 13.17
Actividades de 24
control 23 46 69 31.58
Información y 6
comunicación 6 12 18 7.89
Monitoreo 6 8 16 24 7.89
Análisis de Control Interno.
Referente a la evaluación del Ambiente de Control, se determinó que es Moderado en
relación a los procedimientos efectuados a las actividades administrativas en el cual la
entidad tiene un código de conducta o política equivalente que se comunica y monitorea,
la máxima autoridad o encargado corrige oportunamente las deficiencias de control
interno identificadas, quienes están a cargo de la entidad tienen suficiente conocimiento,
experiencia y tiempo para ejecutar su función eficazmente, así mismo posee normas y
procedimientos adecuados para contratar, capacitar, motivar, evaluar, promover y
remunerar la relación laboral con el personal. Sin embargo, la entidad no tiene otros
procesos establecidos para manejar las quejas sobre asuntos de contabilidad, auditoría, TI,
o control interno, por lo tanto, el riesgo de control es moderado.
Análisis de Evaluación de Riesgos.

157
INFORME FINAL
Referente a la Evaluación de Riesgos se determinó que posee una Alta Seguridad de
Control en los procedimientos relacionados al control de las actividades administrativas y
la detección de riesgos que tiene impacto en la información financiera y presupuestaria, el
cual se ha establecido un proceso de evaluación de riesgo, que incluye estimar la
posibilidad de que estos ocurran, la identificación y evaluación de los riesgos de fraude y
evitar que se emita información errónea, así mismo existen procedimientos establecidos
para identificar transacciones que tienen impactos relevantes.
Análisis de Monitoreo.
Referente al Monitoreo de determinó que posee una Alta Seguridad de Control, el cual se
ejecuta oportunamente los procedimientos de monitoreo y la Administración responde
oportuna y apropiadamente a las recomendaciones sobre control interno hechas por los
auditores internos y externos en relación a la corrección de errores en los estados
presupuestarios y financieros. Así mismo tiene autoridad el Órgano de Control
Institucional (OCI) para examinar todos los aspectos de las operaciones de la entidad,
incluyendo aquellas supervisadas por la alta dirección y dedica suficiente tiempo y
atención a evaluar el diseño y operación del control interno asociado a la generación de
información presupuestaria y financiera.
Análisis de Actividades de Control.
Referente a las Actividades de Control Interno, se determinó que posee una Seguridad de
Control Moderada, el cual quienes están a cargo de la entidad supervisan y monitorean el
proceso de evaluación de riesgo y las acciones de la administración para tratar los riesgos
significativos identificados que tienen impacto, también el plan estratégico es revisado y

158
INFORME FINAL
aprobado por la máxima autoridad, tienen controles físicos adecuados y cuentan con
sistemas de planeación y de reporte, establecen adecuadamente los planes de la
Administración y los resultados del desempeño y los objetivos de las operaciones son
establecidos, comunicados y monitoreados en toda la entidad. Así mismo existen políticas
y procedimientos adecuados establecidos para desarrollar y modificar los sistemas y
controles contables. Sin embargo la información crítica computarizada no es replicada
diariamente y almacenada fuera del lugar (Backup).
Análisis de Información y Comunicación.
De acuerdo a la evaluación del ambiente de Información y Comunicación, se detectó que
cuentan con una seguridad alta relacionada al traslado y comunicación de la información,
ya que mantiene las descripciones de trabajo por escrito y manuales que describen las
funciones que realiza el personal, la alta dirección está a cargo de la administración de
proyectos de sistemas informáticos, existen responsabilidades definidas en los procesos
que realizan los encargados de documentar, implantar y aprobar cambios en los
programas, los sistemas de información muestran informes confiables en base a la
evaluación que ellos realizan.

INFORME FINAL
CAPÍTULO IV
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES 2016, EFECTUADAS A LA
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE ESCUINTLA
En este capítulo se analizará e interpretará el resultado de las recomendaciones sugeridas
a los hallazgos detectados en el proceso de Auditoría realizado en el año 2016, las cuales
se clasificarán como cumplidas, no cumplidas y parcialmente cumplidas, determinando el
seguimiento brindado por la entidad al desarrollo de las mismas.
4.1. ANTECEDENTES ESTUDIO (2016)
En el año 2016 se realizó un estudio por parte del Programa de Prácticas Estudiantiles en
la Comunidad PROPEC, se designó a un grupo de Estudiantes de la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala de octavo semestre de la
carrera de Contaduría Pública y Auditoría, para una Evaluación de Control Interno en la
Dirección Departamental de Educación de Escuintla, desde el punto de vista de la
Auditoria Operacional.
Al concluir la evaluación se detectaron deficiencias en el Control Interno los cuales
fueron documentados en papeles de trabajo, en los que se detallaba la situación de la
entidad de la siguiente manera:
a. Equipo de informática nuevo sin instalar por lo que no se cumplía el propósito por
el que fue adquirido

160
INFORME FINAL
b. La falta de personal en áreas Administrativas y Financieras, evidenciaba una
deficiencia en la segregación de funciones ocasionando que las responsabilidades
y obligaciones se concentren en una solo persona.
c. Falta de cumplimiento en la política de Educación Bilingüe Multicultural.
d. Desconocimiento del personal del Manual de Funciones correspondientes al
puesto que desempeñaban.
e. Deficiencia en el resguardo de información, en la unidad de Finanzas el archivo no
tenía puerta de seguridad por lo que la información contenida en dicho archivo no
estaba completamente segura.
f. No había restricción en cuanto al uso de páginas de internet.
g. Mal acondicionamiento del Mobiliario el cual reducía el área de trabajo.
h. Motocicleta sin póliza de seguro.
i. El libro de requisiciones se encontraba desactualizado sin secuencia cronológica.
j. Falta de capacitación del personal.
Conforme la información recopilada se realizó un informe gerencial en el que se
revelaban las oportunidades de mejora de la entidad, así como sus respectivas
recomendaciones que ayudarán en la corrección y mejoramiento de las operaciones, por
lo que se le dió seguimiento a dichas recomendaciones durante la evaluación de Control
Interno en el 2016.
161
INFORME FINAL
4.2. OBJETIVO GENERAL
Dar seguimiento a las recomendaciones efectuadas a la Dirección Departamental de
Educación de Escuintla en el año 2016, con el fin de verificar si se implementaron las
estrategias, procedimientos y políticas sugeridas.
4.3. ALCANCE
Se realizará el Seguimiento a las Recomendaciones del periódo 2016 en las unidades
Administrativas y Financieras de la Dirección Departamental de Educación de Escuintla,
atendiendo las siguientes unidades: Auditoria Interna, Jurídica, Informática, Recursos
Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Servicios Generales, Almacén,
Análisis Documental y las sugeridas a la Dirección Departamental.
Esto se realizará mediante entrevistas y cuestionarios para recabar información suficiente
y adecuada para comprobar el cumplimiento o no de cada una de las recomendaciones
sugeridas a la Entidad a evaluada.
4.4. DETALLE DE RECOMENDACIONES 2016
4.4.1 Hallazgo 1: Falta de Cumplimiento a Política de Educación Bilingüe
Multicultural e Intercultural.
Se recomendó a la Directora Departamental, que debe informar por escrito a la sede
central del Ministerio de Educación la importancia de cumplir con la Política Bilingüe

162
INFORME FINAL
Multicultural e Intercultural, para garantizar el desarrollo educativo del Departamento de
Escuintla.
4.4.2 Hallazgo 2: Falta de un Asistente Jurídico.
Se recomendó a la Directora Departamental, que debe girar instrucciones por escrito al
jefe de Recursos Humanos, para que gestione la contratación del Asistente jurídico ante el
Ministerio de Educación, Verificando si existe presupuesto para dicha plaza.
4.4.3 Hallazgo 3: Encargado de Auditoría Interna no Cumple con el Perfil del
Puesto.
jefe de Recursos Humanos, para que se contrate a la persona que llene el perfil, según el
Manual de Funciones, Organización y puesto de la dirección Departamental de
Educación, como lo indican las Normas de la Contraloría General de Cuentas, verificando
si existe presupuesto para la plaza o incluirlo en el presupuesto 2017.
4.4.4 Hallazgo 4: Equipo de Informática Nuevo sin Instalar.
Coordinador del Departamento de Informática, para que instale el servidor nuevo de
manera inmediata.
163
INFORME FINAL
4.4.5 Hallazgo 5: Desconocimiento de las Funciones del Personal de la Unidad
Informática de Acuerdo con el Manual de Funciones.
jefe de Recursos Humanos encargado de capacitar y trasladar el Manual de Funciones al
personal que labora en la Unidad de Informática, para que cumplan con sus funciones y
objetivos para lo cual fueron contratados.
4.4.6 Hallazgo 6: Falta de Restricción de Páginas de Internet.
Se recomendó a la Directora Departamental, que debe girar instrucciones por escrito, al
Coordinador de Informática para que implemente las herramientas y políticas que ayuden
a controlar restringir o bloquear el uso indebido de páginas de internet en horarios de
trabajo.
4.4.7 Hallazgo 7: Resguardo de Documentos sin Medidas de Seguridad.
jefe de la Sección Financiera para la colocación de una puerta en el área de archivo
ubicado en la Unidad de Análisis Documental, para garantizar el adecuado resguardo de
los documentos, previo determinar si existe presupuesto.

164
INFORME FINAL
4.4.8 Hallazgo 8: Espacio Limitado en el Área de Trabajo.
Se recomendó a la Directora Departamental, que debe solicitar por escrito al coordinador
de Servicios Generales la reestructuración del área física donde se encuentra la Unidad de
Análisis Documental.
4.4.9 Hallazgo 9: Falta de Seguro de Vehículos.
Se recomendó a la Directora Departamental, que debe solicitar por escrito al jefe de la
Sección Financiera, para que sea incluida la póliza de seguros de vehículos de la
motocicleta y permita con ella la recuperación de la inversión por pérdida o daño.
4.4.10 Hallazgo 10: Libro de Requisiciones Desactualizado.
Jefe de Departamento Administrativo, para que supervise al Coordinador de Almacén, a
efecto de implementar controles cronológicos y establecer mecanismos en el manejo de
formas oficiales para evitar que el problema persista y llevar al día el Libro de
correlativos de las requisiciones autorizadas por el Departamento de Formas y Talonarios
de la Contraloría General de Cuentas.
4.4.11 Hallazgo 11: Falta de Capacitación del Personal.

165
INFORME FINAL
Se recomendó a la Directora Departamental, que gire instrucciones por escrito a los
Coordinadores y jefes de las diferentes Unidades, para que soliciten capacitación al
personal de su departamento que permita adquirir los conocimientos necesarios para
realizar sus funciones.
4.4.12 Hallazgo 12: Falta de Personal.
Se recomendó a la Directora Departamental, que gire instrucciones por escrito al jefe de
la Sección de Recursos Humanos, para que se contemplen las plazas dentro del
Presupuesto del año 2017 de la Dirección Departamental y proceder a la convocatoria
para los candidatos que llenen los requisitos necesarios.
4.5 RESULTADOS
Conforme a evaluación realizada a las recomendaciones sugeridas en el año 2016 a la
Dirección Departamental de Educación de Escuintla se determinan distintas categorías de
resultados, las cuales se clasifican en recomendaciones: cumplidas, no cumplidas,
parcialmente cumplidas y no aplicables.
Las recomendaciones cumplidas corresponden a aquellas en las cuales se fundamentó que
efectivamente la Departamental puso en práctica por completo la sugerencia, las
recomendaciones no cumplidas corresponde a aquellas en las que la entidad no corrigió
las deficiencias encontradas en el momento de la evaluación. Las recomendaciones
parcialmente cumplidas son aquellas en las que su corrección no se completó y finalmente

166
INFORME FINAL
las recomendaciones no aplicables, corresponde a aquellas en las que su fundamento no
era concreto al momento de sugerir la corrección.
4.5.1 Recomendaciones Cumplidas.
4.5.1.1 Hallazgo 4: Equipo de Informática Nuevo sin instalar
Durante el año 2017 la unidad de Informática tenía como objetivo la implementación de
un nuevo Servidor para uso exclusivo del local y para el presente año 2018 el encargado
de Informática el Ingeniero Miguel Marín explicaba que se logró la incorporación de
dicho servidor con capacidad de vitalización de 64 gigabyte de RAM y cuenta con 8
núcleos. Se comprobó por medio de observación física la existencia del servidor y se
cuenta con evidencia fotográfica que muestra la correcta instalación y funcionamiento
dentro de la unidad de Informática. Se determinó que la recomendación proporcionada en
el 2016 se cumplió con base a las evidencias encontradas.
4.5.1.2 Hallazgo 5: Desconocimiento de las funciones del personal de la Unidad de
Informática de acuerdo con el Manual de Funciones
Derivado de la entrevista con el Ingeniero Miguel Marín, se comprobó que posee
conocimiento de los procesos asignados a la Unidad de Informática, según el Manual de
Funciones, Organización y Puestos que la Unidad de Recursos Humanos le ha trasladado
para realizar las actividades asignadas dentro de la Dirección Departamental. El Jefe de la
Unidad de Informática confirmó que sí les fue trasladado el Manual de Funciones a él y al

167
INFORME FINAL
resto de personal en la Unidad de Informática, con el objetivo de desempeñar las
actividades eficientemente, cumplir con los lineamientos establecidos en el Manual y
alcanzar el objetivo de la Dirección Departamental.
4.5.1.3 Hallazgo 6: Falta de Restricción de páginas de Internet
Se determinó mediante la inspección del formulario DES-FOR-06 proporcionado por el
Ingeniero Miguel Marín, que se han establecido herramientas y políticas que restringen el
uso de internet. Esta política aplicada depende de las funciones de cada empleado, y solo
se le permite el acceso a ciertas páginas de internet que son necesarias para la realización
de trabajo.
Las páginas de internet se habilitan a cada empleado según el Manual de Funciones,
Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación en donde
especifica que sitios de internet deben de tener acceso y las limitaciones necesarias.
4.5.2 Recomendaciones no Cumplidas.
4.5.2.1 Hallazgo 1 Falta de Cumplimiento a la Política de Educación Bilingüe
Multicultural e Intercultural
La información proporcionada por la coordinadora de la Sección Técnico Pedagógico es
la siguiente:
La Departamental de Educación Escuintla no tienen educación bilingüe, la auditoría
realizada en el año 2016, recomendó el cumplimiento de la política educación bilingüe
para las escuelas del área geográfica, ninguna está clasificada como bilingüe. Con
168
INFORME FINAL
respecto al programa del L2 se está capacitando al personal docente a través de la
academia de lenguas mayas, para que la enseñanza en los establecimientos educativos les
proporcione a los y las estudiantes conocimiento en el lenguaje maya, costumbres y
tradiciones; fomentando el crecimiento del desarrollo de la interculturalidad.
Esta política no fue cumplida, por la razón que en el presente año se está haciendo la
caracterización de algunos establecimientos en el Municipio de Palín para que sean
catalogados como bilingües, en el Acuerdo de Generalización de la Educación Bilingüe,
Intercultural, acuerdo Gubernativo 22-2004 en el artículo 1 “se establece la obligatoriedad
de bilingüismo en idiomas nacionales como política lingüística nacional, la cual tendrá
aplicación para todos los y las estudiantes de los sectores públicos y privados, el primer
idioma para el aprendizaje es el materno de cada persona, el segundo idioma es otro
nacional y el tercer idioma debe ser extranjero.”
4.5.2.2 Hallazgo 2: Falta de un Asistente Jurídico.
La Dirección Departamental de Escuintla, no cumplió con la recomendación brindada en
el año 2016 respecto a la contratación del Asistente Jurídico, esta debía ser gestionada por
el Director girando instrucciones a la unidad de Recursos Humanos para contratar a un
asistente jurídico tomando en cuenta la capacidad presupuestaría de la Dirección; según el
Manual de Funciones, organización y puestos de las Direcciones Departamentales de
Educación se debe contar con dicho puesto en la unidad Jurídica y actualmente se pudo
confirmar que solamente se cuenta con un Asesor Jurídico

169
INFORME FINAL
4.5.2.3 Hallazgo 3: El Encargado de Auditoría Interna no Cumple con el Perfil del
Puesto.
La Dirección Departamental de Escuintla, no cumplió la recomendación brindada en el
año 2016, la cual consiste en la contratación de una persona que cumpla con el perfil que
detalla el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones
Departamentales de Educación, ya que el encargado de la Unidad de Auditoría Interna
sigue siendo el Licenciado Profesional en Economía, por tal motivo desconoce los
procesos y procedimientos de Control Interno que un Contador Público y Auditor debería
aplicar, por lo tanto debe apoyarse en los controles elaborados en otras áreas, lo cual
afecta la funcionalidad Interna de la Dirección Departamental.
4.5.2.4 Hallazgo 7: Resguardo de Documentos sin Medidas de Seguridad
En base en el cuestionario realizado al coordinador de la Unidad de Seguimiento
Presupuestario, se determinó y se observó en la visita de campo que la Dirección
Departamental no cumplió con la recomendación, debido a que el archivo ubicado en la
Unidad de Análisis no tiene puerta de seguridad para acceder a los documentos o cámara
de vigilancia que los resguarde de una manera segura, dejando expuesta la documentación
y no cuentan con una copia de la información que se encuentra en este archivo, la
información se podría perder en su totalidad al ser extraída por personas ajenas a la
unidad y las operaciones realizadas quedarían sin documentación que las respalde.
La recomendación fue tomada en cuenta por la Unidad de Seguimiento Presupuestario,
gestionando un rubro en el ante proyecto presupuestario para la compra de mobiliario y

170
INFORME FINAL
puerta para el archivo, fue aprobada en el presupuesto, pero por reasignación realizada
por el Ministerio de Educación este rubro se disminuyó en su totalidad y no se logró
adquirir mobiliario y equipo que resguardará la documentación de una manera segura. No
se cumplió con la recomendación.
3.5.4.5 Hallazgo 9 Falta de Seguro para Vehículos.
En seguimiento a las recomendaciones realizadas a la Dirección Departamental de
Educación de Escuintla en el año 2016, se consideró la falta de seguro a vehículos,
específicamente para un vehículo tipo motocicleta el cual se encontraba bajo el resguardo
de la unidad de Servicios Generales.
En la primera visita efectuada a la Dirección Departamental de Educación de Escuintla, se
realizó el proceso de cuestionamiento y entrevista al Coordinador de la unidad de
Servicios Generales, para comprobar si se le dio seguimiento a las recomendaciones
efectuadas en el año 2016, acerca de la falta de póliza de seguro de vehículos
específicamente de una motocicleta, en cuanto a las respuestas obtenidas del Coordinador,
indicó que dicha recomendación no correspondía, debido a que la unidad no tenía
asignada dicha motocicleta y que la misma había sido dada de baja de los activos
resguardados por la unidad.
Se procedió con la investigación para efectos de determinar si dicha información era
correcta y validar si el vehículo tipo motocicleta, ya no formaba parte de los activos de la
unidad como había indicado el coordinador. Mediante el sistema SICOIN WEB se pudo
obtener un desplegado y una integración de vehículos asignados actualmente a la unidad,
en esta integración de vehículos se pudo establecer que dentro de los activos fijos la
171
INFORME FINAL
unidad de servicios generales tiene a su cargo 34 motocicletas, y que la misma no ha sido
dado de baja de los activos, como lo había indicado anteriormente el coordinador de la
unidad de Servicios Generales.
Para poder aclarar esta situación mediante correos electrónicos se obtuvo comunicación
con el coordinador de esta área, y se le comunicó que dentro de sistema SICOIN WEB la
unidad continuaba mostrando vehículos tipo motocicleta como responsabilidad de la
unidad y que no se había cumplido con el proceso de baja de activos que establece el
Ministerio de Finanzas Públicas. El coordinador de la unidad indicó que desconocía si
dicho proceso se había realizado ya que él no era el encargado de la baja de activos fijos y
que en ningún momento se le había notificado sobre la situación de la motocicleta.
En base a nuestro análisis y a la carencia de documentación por parte de la unidad de
Servicios Generales podemos concluir que la recomendación establecida en el año 2016,
continúa sin ser aplicada, ya que dentro del inventario actual de SICOIN WEB el vehículo
tipo motocicleta continua como parte de los activos que la unidad, por lo que se debería
de contar con una póliza de seguros que garantice que el activo está resguardado ante
peligros como robos, daños, y responsabilidad civil en caso de que se presentara algún
incidente que involucre a la motocicleta.
4.5.2.6 Hallazgo 10: Libro de Requisiciones Desactualizado.
Se comprobó por medio del método de cuestionario, que no se cumplió con la
recomendación a la Unidad de Almacén. Se verificó que el libro de Control de
Requisiciones se encuentra desactualizado. La razón por la cual no se ha cumplido esta
recomendación radica en que el Licenciado Hermenegildo Ramírez, Coordinador de la

172
INFORME FINAL
Unidad de Almacén, no posee el tiempo suficiente para estar al tanto de la actualización
de dicho libro, y además de no contar con un asistente quien le podría proporcionar ayuda
en dicha tarea, tiene sobrecarga de labores, lo cual es lo que limita su tiempo.
4.5.2.7 Hallazgo 11: Capacitación al Personal
Se determinó, por medio de entrevistas y cuestionarios, en la evaluación de control
interno, realizada en el año 2018, que la Dirección no cumplió con la recomendación
emitida en 2016.
Los Coordinadores y Jefes de las distintas unidades, no solicitan la capacitación necesaria
para su personal, debido a que no cuentan con un plan anual de capacitación para mejorar
procesos, en donde se actualice de manera periódica a los empleados en temas de las
distintas unidades, para la eficiencia y eficacia de las operaciones.
4.5.2.8 Hallazgo 8: Espacio Limitado en el Área de Trabajo.
Durante la visita realizada a la Dirección Departamental de Escuintla, se observó que la
Dirección General, no dio seguimiento a las recomendaciones realizadas según la
Auditoría efectuada en el año 2016, así mismo se realizaron algunas modificaciones al
área física del archivo utilizado por la Unidad de Análisis Documental, sin embargo, el
personal aún no cuenta con la privacidad necesaria para realizar sus actividades laborales.
4.5.3 Recomendaciones Parcialmente Cumplidas.

173
INFORME FINAL
4.5.3.1 Hallazgo 12: Falta de Personal.
La recomendación indicada en el 2016 a la Dirección sobre la falta de personal, fue
parcialmente cumplida. Por medio de la visita realizada en 2018, se verificó a través de la
técnica de entrevista que, de las plazas vacantes, en el periodo 2016, actualmente está
ocupada la de Coordinador de Gestión y Desarrollo de Personal, las demás plazas, de
Piloto Administrativo, Guardia de Seguridad, Analista de Reclutamiento, Selección de
Personal, se encuentran congeladas, esto debido a la falta de presupuesto que existe en la
institución. Dentro del presupuesto asignado a la institución ya no existe un rubro
asignado para esas plazas, por lo que, es difícil que exista la adecuada implementación y
aplicación de controles para los puestos pendientes de ocupar, para así cumplir las
actividades asignadas a cada puesto de trabajo.
4.6 CUADRO Y GRÁFICA DE ANÁLISIS
Del resultado de las pruebas de cumplimiento aplicadas como cuestionario y narrativas de
Control Interno, se obtuvo información sobre las oportunidades de mejora alcanzadas en
el proceso de aplicación de las recomendaciones sugeridas a los procedimientos de
Control Interno en el año 2016, los cuales se analizan en el cuadro y gráfica que se
muestran a continuación.
174
INFORME FINAL
GRÁFICA 3
Resultado De Las Recomendaciones 2016
Dirección Departamental De Educación, Escuintla
Cifras Porcentuales
Año 2018
175
INFORME FINAL
Fuente: Investigación de campo grupo 12, segundo semestre 2018
Análisis: Se comprobó que, de las 12 recomendaciones sugeridas a la Dirección
Departamental de Educación de Escuintla en el año 2016, 3 que representa el 25% de
ellas se cumplieron, 7 que representa el 58% no se cumplieron, 2 que representa el 17%
fueron parcialmente cumplidas.
Estos resultados denotan que la Dirección Departamental de Educación de Escuintla no
aplicó a sus procesos la mayor parte de recomendaciones que fueron sugeridas en la
evaluación del año 2016, por ello es necesario el seguimiento correspondiente por parte
de las Auditorías posteriores para conocer las correcciones que la Administración de
dicha institución efectúa con el objetivo de mejorar el Control Interno de la entidad.
BIBLIOGRAFÍA
176
INFORME FINAL
1. MINEDUC. (31 de mayo de 2011). Manual de Funciones, Organización y
Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación, Acuerdo
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INFORME FINAL
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INFORME FINAL
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10. Ministerio de Educación. (2018) “Estrategias”. Última Actualización el 08 de
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180
INFORME FINAL
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15. Congreso de la República de Guatemala. (1997). Decreto No. 101-97. “Ley
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http://www.contraloria.gob.gt/wp-content/uploads/2018/02/8-LEY-ORGANICA-
DEL-PRESUPUESTO-DECRETO-DEL-CONGRESO-101-97.pdf
16. Congreso de la República de Guatemala. (2002). Decreto No. 31-2002. “Ley
Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.” Recuperado Septiembre de
2018, de: http://www.contraloria.gob.gt/wp-content/uploads/2018/02/2-LEY-
ORGANICA-DE-LA-CONTRALORIA-GENERAL-DE-CUENTAS-Reformado-
31-2002.pdf
17. Congreso de la República de Guatemala. (1992). Decreto No. 57-9. “Ley De
Contrataciones Del Estado” Recuperado Septiembre de 2018, de:
http://www.minfin.gob.gt/images/archivos/leyes/tesoreria/Decretos/DECRETO%2
0DEL%20CONGRESO%2057-92.pdf
18. Congreso de la República de Guatemala. Decreto No. 1748. “Ley del Servicio
Civil” Recuperado Septiembre de 2018, de:
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NSEC-2016.pdf
181
INFORME FINAL
19. Contraloría General de Cuentas. (junio de 2006). “Normas Generales De Control
Interno Gubernamental”. Recuperado Septiembre de 2018, de:
http://www.contraloria.gob.gt/wp-content/uploads/2018/02/NORMAS-
GENERALES-DE-CONTROL-INTERNO-GUBERNAMENTAL.pdf
20. MINEDUC. (11 de noviembre de 2010). Reglamento Interno de las Direcciones
Departamentales de Educación, Acuerdo Ministerial No. 2409-2010, Art. 7.
Recuperado Septiembre de 2018, de:
http://infopublica.mineduc.gob.gt/mineduc/images/d/d8/DIDEFI_DIDEDUC_INC
ISO1B_2011_VERSION1.pdf
21. MINFIN. (18 de MARZO de 2018). Normas Generales para la Ejecución
Presupuestaria y Financiera correspondiente al Ejercicio 2018, Resolución
No.001-2018. Recuperado Septiembre de 2018, de: .
http://www.minfin.gob.gt/images/downloads/leyes_presupuesto/presupuesto_circu
lares/2018/circular1_280218.pdf

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INFORME FINAL

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE ESCUINTLA ....................... 2

1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS Y LEGALES DE LA CREACIÓN DE LA

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE ESCUINTLA.................... 2

1.2 FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE

1.3 POLÍTICAS ............................................................................................................... 7

1.4 MISIÓN ...................................................................................................................... 8

1.5 VISIÓN ...................................................................................................................... 8

1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..................................................................... 9

1.6.1 Puestos y funciones. .......................................................................................... 11

1.6.1.1 Funciones según la Estructura Organizacional. .......................................... 11

1.6.1.1.1 Planificación Educativa. ....................................................................... 12

1.6.1.2 Departamento de Administración Financiera. ............................................ 12

1.6.1.2.1 Sección Financiera. .............................................................................. 13

1.6.1.2.2 Sección Administrativa. ....................................................................... 13

1.6.1.2.3 Sección de Recursos Humanos. ........................................................... 14

1.6.1.3 Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa. .................. 15

1.6.1.4 Departamento Técnico-pedagógico. ........................................................... 16

1.6.1.4.1 Entrega Educativa. ............................................................................... 16

1.6.1.4.2 Aseguramiento de la Calidad. .............................................................. 17

1.6.1.4.3 Asistencia Pedagógica y Dirección escolar. ......................................... 17

1.6.1.5 Puestos. ....................................................................................................... 18

1.7 ÁREAS Y MUNICIPIOS DE SU JURISDICCIÓN Y NÚMERO DE ESTUDIANTES

QUE ATIENDEN .......................................................................................................... 34

1.7.1 Municipios. ........................................................................................................ 34

1.8 PRESUPUESTO ...................................................................................................... 47

1.9 ASPECTOS FINANCIEROS Y DE GESTIÓN ...................................................... 52

1.10 LEYES, REGLAMENTOS NORMATIVOS Y OTROS APLICABLES ............. 58

1.10.1 Constitución Política de la República de Guatemala....................................... 58

República de Guatemala. ............................................................................................ 59

1.10.4 Acuerdo Gubernativo 13-77, Reglamento de la Ley de Educación Nacional, del

Organismo Ejecutivo. ................................................................................................. 60

Congreso de la República de Guatemala. ................................................................... 61

1.10.9 Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO, EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y

FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE

2.1 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN ......................................... 64

2.1.1 Definición. ......................................................................................................... 64

2.1.2 Funciones. .......................................................................................................... 65

2.1.3 Procedimientos .................................................................................................. 68

2.1.3.1 Procedimiento para resolver las quejas emitidas. ....................................... 68

2.1.3.2 Cumplimento del calendario escolar. .......................................................... 69

2.1.3.3 Evaluación de la calidad de educación y rendimiento escolar. ................... 69

2.1.3.4 Emergencias que requieren la intervención personal del Director. ............ 69

2.1.1 Unidad Jurídica .................................................................................................. 70

2.1.1.1 Descripción. ................................................................................................ 70

2.1.1.2 Funciones. ................................................................................................... 70

2.1.1.3 Procedimientos. ........................................................................................... 71

2.1.1.3.1 Gestión de consultas de usuarios internos y externos. ......................... 71

2.1.1.3.2 Documentación elaborada para asuntos legales y jurídicos. ................ 71

2.1.1.3.3 Cambios en leyes y normativas. ........................................................... 72

2.1.2 Unidad de Auditoría Interna .............................................................................. 72

2.1.2.1 Descripción. ................................................................................................ 72

2.1.2.2 Funciones. ................................................................................................... 73

2.1.2.3 Procedimientos ............................................................................................ 74

2.1.2.3.1 Plan Anual de Auditoría. ...................................................................... 74

2.1.2.3.2 Controles Internos. ............................................................................... 75

2.1.2.3.3 Informes sobre deficiencias en Dirección Departamental.................... 75

2.1.3 Unidad de Informática. ...................................................................................... 75

2.1.3.1 Descripción. ................................................................................................ 75

2.1.3.2 Funciones. ................................................................................................... 75

2.1.3.3 Procedimientos. ........................................................................................... 77

2.1.3.3.1 Actualización de programas. ................................................................ 77