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INFORME 4

Redacte un micro texto en el cual exponga la importancia de cada uno de los


elementos que conforman la mejora de la información documentada. Asegúrese de
utilizar las palabras clave:

• Evaluación de la documentación
• Corrección
• Control de cambios
• Versión
• Fecha de emisión
• Divulgación
• Distribución

Desarrollo
 Evaluación de la documentación: Hace referencia a la verificación que se
realiza para validar que los documentos del Sistema cumplen a cabalidad
con todos los requisitos. Una vez se detecta que esta documentación no es
conforme o no cumple con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 y/o del
SGC, es necesario solucionar este hallazgo y adecuar la información
documentada. Esta evaluación es importante pues determina la validez y
actualización de la documentación del SGC.
 Corrección: Implica modificar y/o actualizar el documento de tal forma que
satisfaga las exigencias de las partes interesadas. una corrección no asegura
que la documentación sea adecuada y conforme de manera permanente.
 Control de cambios: Se incluye en "Historial de Cambios" y se registra al
final del documento. Se registra cuáles han sido los cambios realizados frente
a la versión anterior. Este aspecto permite que se mantenga la
documentación vigente, aunque no garantiza que sea real este aspecto.
 Versión: Permite determinar la cantidad de versiones del documento. En
algunas organizaciones este punto va ligado a la fecha de emisión, la cual
valida que es la final. Su control definitivo está incluido en la lista Maestra de
Documentos y Registros que permite identificar las versiones vigentes de los
documentos. Esta versión y la fecha de emisión, son importantes pues
permiten que la organización tenga en uso los documentos vigentes y
marcados los obsoletos.
 Fecha de emisión: Siguiendo con el punto anterior, se requiere modificar la
fecha de emisión de los documentos, lo cual incluye día, mes y año en el cual
se va a incluir la nueva versión del documento al Sistema de Gestión de la
Calidad.
 Divulgación: "Toda mejora documental debe ser divulgada y distribuida a
los procesos, cargos y partes interesadas". Busca dar a conocer los cambios
realizados en la documentación y evitar de esta manera que los miembros
de la empresa hagan el uso de versiones anteriores u obsoletas, las cuales
no se encuentren adecuadas a las necesidades del SGC.
 Distribución: Este punto es de vital importancia pues a través de éste, se da
a conocer el documento final vigente para que el personal que lo requiera
dispongan de la versión vigente y actualizada del mismo.

Presentado por: Johnatan Hernando Espejo Urbina.


Curso: Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad – NTC ISO
9001.