CUADERNO DE PROTOCOLOS DE OPERACION D&A

1. PROTOCOLO DE VENTA AL DETALLE

a. Saludar al cliente y llamarlo por su nombre: “Hola Sr.(a) Nombre del cliente”. ,
muy buen día ¿cómo está el día de hoy?.
(evitar sobrenombres y faltarle al respeto).
b. Observar los faltantes del cliente y ofrecer sugerencias de compra.
c. Levantar pedido en cuaderno/sistema ERP.
d. Hacer la cuenta del pedido y garantizar que este correcto el total a cobrar.
e. Hacer nota/ticket si el cliente lo requiere.
f. Entregar mercancía y verificar que este completa.
g. Cobrar nota/ticket (verificar dinero completo, billetes, cambio completo).

2. PROTOCOLO DE COMPRA DE MERCANCIAS

a. Definir día de visita a proveedores (preferentemente fin de semana para evitar el
trafico intenso de la ciudad).
b. Levantar pedido 1 día antes de realizar las compras para ahorrar tiempo.
c. Contar y separar el dinero que se requiere para pagar las compras.
d. Visitar proveedores a discreción y de manera rápida.
e. Organizar y acomodar por orden de llegada la mercancía que ingresa a D&A.

3. PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL CLIENTE

a.

4. PROTOCOLO DE SALIDA A RUTA

a. Completar stock de medicamento
b. Completar laterales motocicleta
c. Consultar pedidos pendientes y prepararlos
d. Cargar motocicleta completa
e. Organizar: Chaleco, casco, guantes, mangas, calculadora, cuaderno, notas, pluma,
ropa de trabajo, fondo de efectivo, llaves, cartera
f. Cada cosa debe estar en su lugar para ahorrar tiempo

5. PROTOCOLO DE CONTABILIDAD
a. Archivo exclusivo director general
b. Registrar todos los días la información de entradas y salidas de efectivo en D&A.
c. Crear un respaldo mensual de este archivo.
d. Continuar con los formatos de contabilidad ya establecidos.

6. PROTOCOLO DE PROSPECCION AL CLIENTE

a. Identificar clientes potenciales dentro de la ruta ya establecida.
b. Ingresar al establecimiento, saludar de manera formal y ofrecer el servicio de
distribución de
7. PROTOCOLO DE CONTRATACION DE PERSONAL
a. Crear el perfil para el puesto de trabajo.
b. Assessment
c. Seleccionar a la persona que cubra los requisitos para el puesto de trabajo.
d. integrarlo al equipo de trabajo e indicarle sus funciones en base a los protocolos.

8. PROTOCOLO DE MANTENIMIENTO y LIMPIEZA DE VEHICULOS

a. Lavar vehículo 1 vez por semana.
b. Lubricar piezas de impacto después de cada lavada (palancas de freno, chicotes,
clutch, bujes, baleros).
c. Revisar la presión de aire en la llantas delantera y trasera (Delantera a 32 psi /
trasera a 40 psi).
d. detectar piezas que necesiten reemplazo para programar su compra y su cambio.

9. PROTOCOLO DE COMPRAS DE EQUIPO / INSUMOS

a. Detectar el insumo faltante / refacción / elemento de trabajo.
b. Informar al departamento de compras del faltante.
c. Evaluar el deadline y si este es básico o no, para seguir operando con normalidad.
d. En caso de detectar un básico, evaluar el costo, fecha límite de reposición, evaluar
si existen fondos suficientes que no comprometan el flujo de caja o la operación.
e. Si no es elemento básico para operar, detectar su fecha límite y programar la
compra para el mes continuo.
f. Considerar la fecha y recorrido más idóneo para realizar la compra, y así
aprovechar el tiempo y los recursos de la empresa.
g. Solicitar factura de absolutamente todo lo que se compre.
h. Registrar la compra en la bitácora de gastos/contabilidad.

10. PROTOCOLO DE ACTUALIZACION DE COSTOS Y LISTAS DE PRECIOS

a. Actualizar en base a las facturas/tickets y respectivamente en el siguiente orden
los archivos llamados COMPRAS D&A, PORCENTAJES D&A, PRECIOS D&A todos
los días 10 y 25 de cada mes.
b. En dicho archivo se debe crear primero una copia del mes anterior, actualizar el
nombre de la pestaña por el mes en curso y ahí hacer las nuevas modificaciones
para llevar un registro mes a mes y evitar rehacer el trabajo.
c. Actualizar por orden primero el archivo COMPRAS D&A, PORCENTAJES D&A,
PRECIOS D&A.
d. Si se requiere agregar/eliminar un producto nuevo a la gama de productos, deberá
hacerse en el archivo COMPRAS D&A, ahí mismo reordenar la lista de productos
de la A - Z, ya que con este archivo se copia y se pega en el resto de los archivos
para evitar repetir el proceso, los errores y consumir tiempo innecesario.
e. Una vez actualizadas las listas, respaldar la información en una memoria externa
exclusiva para D&A y enviar los archivos por correo a Roykar93@gmail.com

11. PROTOCOLO DE LA PROPUESTA DE VALOR