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*LGR-DFN&OHPHQWV-DPHV$GPLQLVWUDFLyQ Parte 1 La vida de un proyecto

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Realizar varias cirugías en una víctima de accidente.

PARA REFORZAR EL APRENDIZAJE
2, [dentifiquecincoproyectos en los
que usted participó durante su
vida.
Realizar la celebración de un centenario.
Reconstruir un pueblo después de un desastre natural.
Ser anfitrión de una cena para veinte parientes.
Diseñar un programa de internado en empresas para estudiantes de segunda
enseñanza.
Construir una casa en un árbol.

Por lo general el logro exitoso del objetivo del proyecto está limitado por cuatro
factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente. Véase la figura 1.1.
El alcance de un proyecto k o n o c i d o también como el alcance del proyecto
o el alcance del trabajo-, es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de
que el cliente quede satisfecho de que las entregas (el producto o los artículos
tangibles a proporcionarle), cumplan con los requisitos o los criterios de acepta-
ción acordados al inicio del proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto pudie-
ra ser todo el trabajo incluido en limpiar el terreno, construir una casa y preparar
los jardines de acuerdo a las especificaciones acordadas entre el contratista y el
comprador. El cliente espera que el alcance del trabajo se realice con calidad. Por
ejemplo, en el proyecto de construir una casa, el cliente espera que la mano de
obra sea de la más alta calidad. Si se termina el alcance del trabajo, pero se dejan
ventanas dificiles de abrir y cerrar, llaves que goteen, o un jardín lleno de rocas,
dará como resultado un cliente descontento.
El costo de un proyecto es la cantidad que ha convenido pagar el cliente por
las entregas aceptables del proyecto. Se basa en un presupuesto que incluye un
estimado de los costos, relacionados con los diversos recursos que se usarán
para realizar el proyecto. Pudiera incluir los sueldos de las personas que trabaja-
rán en el proyecto, los materiales y suministros, el alquiler de equipos o instala-
ciones y los honorarios de los subcontratistas o asesores que realizarán algunas
de las tareas del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto es una boda, las partidas
presupuestadas pueden incluir las flores, el vestido de la novia, el traje de etique-
ta del novio, el proveedor del banquete, el pastel, el alquiler de la limusina, el
fotógrafo, etcétera.
El programa de un proyecto es la relación de tiempos que especifica cuándo
se debe iniciar y terminar cada actividad. Por lo general el objetivo del proyecto,
expresa el tiempo en el cual se tiene que completar el alcance del proyecto en
términos de una fecha específica, acordada entre el cliente y la persona o la orga-
nización que realiza el trabajo. Pudiera ser la fecha en que se llevará a cabo la
celebración del centenario de una ciudad, o la fecha en la que se quiere terminar
el añadir un salón de estar a la casa.
El objetivo de cualquier proyecto es completar el alcance dentro del presu-
puesto para una fecha determinada, a satisfacción del cliente. Para ayudar a ase-
gurar el logro de este objetivo, es importanle desarrollar un plan antes del inicio
del proyecto; éste debe incluir t o h bus tareas de trabajo, los costos relaciona-
dos y los estimados del tiempo necesario para terminarlos. La carencia de este
tipo de plan aumenta el riesgo de fracaso y no cumplir el alcance total del proyec-
,to dentro del presupuesto y a tiempo.
Una vez que se inicia un proyecto pueden ocurrir circunstancias imprevistas
que pongan en peligro el logro del objetivo fijado con relación al alcance, el costo
o el programa.

El costo de algunos de los materiales puede ser más alto de lo estimado origi-
nalmente.
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Capítulo 1 Conceptos de la administración de proyectos

FIGURA 1.1 Factores que restringen el éxito del proyecto

( Alcance ]
o
7'
Costo

\del cliente)

Corlesia de Dynamic Graphics, Inc.

La inclemencia del tiempo puede ocasionar una demora.

Quizá se requiera diseñar de nuevo y hacer modificaciones a una maquinaria
automática y compleja para lograr que cumpla con las especificaciones de des-
empeño.

El reto para el gerente de proyectos es prevenir, y superar este tipo de circuns-

PARA REFORZAR EL
3. Cuáles son los cuatro factores
que limitan el logro del objetivo
de un proyecto?
tancias, con el fin de completar el alcance del proyecto de acuerdo al programa,
dentro del presupuesto y a satisfacción del cliente. La buena planeación y la co-
municación son esenciales para evitar que ocurra un problema y minimizar su
repercusión sobre el logro del objetivo del proyecto si sucede. El gerente del pro-
yecto necesita ser proactivo en la planeación y en la comunicación, y debe propor-
cionar liderazgo a su equipo para lograr el objetivo del mismo.
En definitiva, la responsabilidad del gerente del proyecto es asegurarse de
que el cliente quede satisfecho, más que sólo completar el alcance del proyecto
dentro del presupuesto y a tiempo, o preguntar al cliente si está satisfecho al
final del proyecto. Requiere de una comunicación continua con el cliente para
mantenerlo informado y determinar si las expectativas han cambiado. Ejemplos
de formas de lograr esas comunicaciones son: reuniones programadas periódi-
camente o informes de avance, frecuentes discusiones por teléfono y por correo
electrónico. La satisfacción del cliente significa incluirlo como un socio en el
resultado exitoso del proyecto mediante su participación activa. El gerente de
proyecto tiene que estar consciente del grado de satisfacción del cliente todo el
tiempo. Al mantener una comunicación periódica con él, el gerente del proyecto
le demuestra que está sinceramente preocupado por sus expectativas y evita des-
agradables sorpresas posteriores.