Proceso/ Clasificación

Nombre del Riesgo Causas

Subproceso del Riesgo

Lineamientos poco claros o ausencia de los mismos

Direccionamiento Planeación inoportuna de cada Estratégicos

Estratégico vigencia. Cambios no planificados en la formulación de la planeación
Estratégico vigencia.

Requerimientos y ajuste de la Herramienta SGI inoportunos

Desconocimiento de los requisitos técnicos requeridos para la

actualización o formulación de las políticas públicas

Procesos institucionales desarticulados

Politica en Función Incumplimiento Técnico Cumplimiento
Pública
 Insuficiente capacidad de gestión para su ejecución

Carencia de autocontrol por parte de empleados y

contratistas a cargo de las consultas asignadas

Atención extemporánea o Los coordinadores de grupos internos de trabajo y jefes de

Cumplimiento área no se hacen cargo del monitoreo oportuno de
imprecisa a los grupos de valor
respuestas a consultas

Acción Integral en la
Administración Pública
Nacional y Territorial
 imprecisa a los grupos de valor

Control insuficiente de las alertas (semáforo del SGD, tablero

de control interno, llamados de atención por el jefe o
coordinador) por parte de los profesionales responsables de
la emisión de conceptos técnicos o jurídicos
Acción Integral en la
Administración Pública
Nacional y Territorial

actuación indebida de los profesionales a cargo

Intervención en los procesos

meritocráticos en favor de Corrupción Alteración de los resultados a favor de terceros
terceros.

Filtración de información confidencial por parte de terceros

 Influencia de Terceros para vinculación en Función Pública.

Direccionamiento de vinculación Corrupción

en favor de un tercero.

Intereses personales para favorecer a un tercero

Mal uso de los derechos otorgados como usuario o como

Gestión Talento Humano administrador

Poca disponibilidad para respaldo de la información

gestionada por el Grupo de Gestión Humana
Pérdida de información. Información

Vulnerabilidad en el sistema de información SIGEP

 Falta de aplicación o inexistencia de controles asociados al
proceso

Destinación de recursos públicos

de forma indebida en favor de un Corrupción
tercero

Ataques informáticos
Gestión de Recursos

Desconocimiento o inadecuada aplicación de la normativa

vigente, de lineamientos y procedimientos

Abuso de poder

Direccionamiento de
contratación en favor de un Corrupción
tercero.
 Direccionamiento de Inadecuada aplicación de la normatividad vigente, manual de
contratación en favor de un Corrupción contratación y procedimientos asociados.
tercero.

Tráfico de influencias.

Caída plataforma - Ventanas de mantenimientos no

acordados (institucionales) - Ventanas de mantenimiento
planificadas

Indisponibilidad de los servicios Plan de Fallas de telecomunicaciones, internet, voz y datos - Falta de
de Información Continuidad interoperabilidad (interna y externa)

Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones
 Cambio de proveedor del servicio

Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones

Manipulación inadecuada

Plan de Documentación insuficiente de los sistemas de información

Perdida de Información misionales y portales
Continuidad

Inoportunidad en la notificación o solicitud para activar e

inactivar usuarios que se vinculan, retiran, trasladan o
presentan ausencias temporales por situaciones
administrativas
 Falta de explicación del lenguaje técnico, siglas y normativa
utilizados en la generación de información institucional, que
impiden su entendimiento por parte de los grupos de valor.

Información institucional poco

clara, inoportuna y/o Información Falta de centralización y ausencia de un inventario
inconsistente actualizado y organizado de la información institucional.

Seguimiento y Evaluación
Seguimiento y Evaluación

Ausencia de lineamientos precisos para la gestión de la

información institucional.

* Cambio de orientación plataforma estratégica por nuevo

gobierno

* Cambio de prioridades en la planeación estratégica que

Incumplimiento en las metas y desconozca los compromisos ya adquiridos
Estratégico
compromisos institucionales
Incumplimiento en las metas y Estratégico
compromisos institucionales

* Dificultad en la identificación de los requisitos aplicables de

Participación Ciudadana, rendición de cuentas y Trámites
 Riesgo Inherente

Probabilidad

Impacto
Consecuencias

Nivel
Retrasos en las metas y compromisos institucionales

4 4 Extremo
Desgaste administrativo y reprocesos
Incumplimiento normativo

Políticas Públicas inadecuadas

Escasa pertinencia en las Políticas formuladas

4 3 Alto
 Políticas no acordes con los necesidades para los grupos de
valor

*Efectos legales hacia la entidad por parte de los grupos de

valor, por brindar información equívoca o extemporánea.

*Demora en las respuestas o entrega de los productos y

servicios.
*Reprocesos institucionales 5 4 Extremo
*Perdida de credibilidad institucional
*Insatisfacción de los grupos de valor

Pérdida de credibilidad en la entidad Apertura de procesos

administrativos y disciplinarios a servidores públicos
involucrados

Apertura de procesos administrativos y disciplinarios a 3 20 Extremo

servidores públicos involucrados

Pérdida de credibilidad en la entidad Apertura de procesos

administrativos y disciplinarios a servidores públicos
involucrados
Demandas a Función Pública

1 10 Alto

Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales

Pérdida de la confidencialidad

Perdida de información
2 4 Alto

Demandas y sanciones
Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales.

2 10 Alto

Detrimento patrimonial.

Incumplimiento de objetivos y metas institucionales

Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales.

2 10 Alto
Detrimento patrimonial. 2 10 Alto

Incumplimiento de objetivos y metas institucionales

Quejas y/o reclamos por parte de los grupos de valor

Afectación de la reputación y/o imagen de la entidad 5 5 Extremo

Afectación en la continuidad del servicio

Pérdida de la memoria institucional

Pérdida de la memoria institucional 5 5 Extremo

Quejas y/o reclamos por parte de los grupos de valor

Perdida de credibilidad y de interés en la consulta de la
información institucional.

Grupos de valor insatisfechos e incumplimientos legales. 4 3 Alto

Reprocesos en la gestión institucional y toma de decisiones
sin evidencias confiables.

* Desgaste administrativo y reprocesos

* Sanciones de Entes de Control

3 4 Extremo
 3 4 Extremo

Retrasos e incumplimientos legales

 Mapa de Riesgos I
Versión 5 - Ener

Riesgo Residual

Opción

Probabilidad

Impacto
Control Existente de

Nivel
manejo

El profesional asignado por la Oficina Asesora de Planeación, cuando se requiera,

utiliza metodologías participativas para la construcción de la planeación.
Se evidencia en: actas de reunión interna.

La Oficina Asesora de Planeación, anualmente, a través de la herramienta de

seguimiento a la planeación, establece roles para las solicitudes y aprobación de las 4 4 Extremo Evitar
modificaciones al plan de acción, con el fin de que las que afectan los productos
aprobados por la alta dirección sean revisadas por las Dirección General.
Se evidencia en: Presentación Manual Operativo SGI y herramienta.
El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, cuando se requiera,
realiza pruebas a los requerimientos de la herramienta solicitados con el fin de validar
los ajustes y evitar inconvenientes en la herramienta.
Se evidencia en: comunicados oficiales (correos electrónicos).

Subdirección en conjunto con la Oficina de Planeación realiza cada vez que se requiera
capacitaciones a los gerentes de proyecto sobre los requisitos técnicos
correspondientes, mediante la realización de sesiones de capacitación presenciales o
virtuales. Puede presentarse inasistencia de los gerentes de proyecto a las
capacitaciones, para lo cual deben programarse sesiones extraordinarias una vez
acordada la agenda con las personas que no hayan podido asistir. La oficina asesora de
planeación como secretaria tecnica, custodia las actas de las capacitaciones realizadas.

Subdirección bimestralmente en el Comite Institucional de Gestión y Desempeño

realiza una verificación, ajuste validación del plan de acción de la entidad con el fin de
asegurar que las actividades se encuentren articuladas entre sí y con los objetivos de
la política institucional, mediante la inspección directa del plan de acción propuesto
por la oficina asesora de Planeación y de la realización de reuniones con las
Direcciones técnicas. Puede presentarse incumplimiento en los tiempos de ejecución
de este control debido a ausencia de acuerdos entre las direcciones técnicas o a la
definición de nuevos lineamientos a nivel nacional, sectorial o institucional. 4 3 Alto Evitar
Subdirección custodia las actas de las reuniones realizadas con las Direcciones
Técnicas y con la oficina asesora de Planeación.
Subdirección semanalmente realiza seguimiento a las actividades planeadas por las
direcciones técnicas con el fin de propender por su cumplimiento, mediante la
realización de reuniones presenciales y/o de la revisión digital de los productos, con el
fin de identificar posibles incidencias, retrasos u oportunidades de mejora con la
anticipación suficiente para diseñar cursos de acción que permitan dar cumplimiento a
las actividades según el cronograma establecido. Puede darse incumplimiento a las
reuniones o envío inoportuno de los avances en los productos. Subdirección custodia
las actas de las reuniones realizadas con las Direcciones Técnicas y en los correos
enviados por la Subdirección se encuentra la evidencia de los comentarios y ajustes
solicitados sobre los avances de los productos.

El servidor designado de cada dirección técnica semanalmente, con el fin de

monitorear el cumplimiento de respuesta por parte de cada una de las direcciones
adelanta seguimiento a las PQRSD. En el caso de encontrar PQRSD vencidas se debe
informar al Director Técnico de la dependencia responsable y como evidencia se tiene
el SGD y toda la traza del mismo.

El jefe de la dependencia o coordinador designado en cada dirección técnica cada vez

que se requiera con el fin de comprobar la calidad del contenido (metodología,
normatividad vigente, y redacción revisa a diario el o los borradores de los 5 4 Extremo Evitar
documentos elaborados por los profesionales que dan respuesta a las diferentes
peticiones, no puede existir excepciones y como evidencia se tiene correos o yaksa
El servidor designado por el jefe de la dependencia (de cada dirección técnica)
semanalmente, con el fin de agilizar el desarrollo de las respuestas por parte de los
profesionales responsables, envía el reporte de las PQRSD próximas a vencer (en
amarillo y naranja) con copia al jefe de la dependencia . No existen excepciones y
como evidencia se tiene correos electrónicos p actas de reunión

El coordinador del grupo de apoyo a la gestión meritocrática cada vez que se lleva a
cabo un proceso , con el fin de llevar a cabo un proceso transparente, socializa los
lineamientos establecidos en el procedimiento de la entidad a su equipo en el caso de
omitir alguna información la informa a través de correo electrónico de manera
inmediata, como evidencia se cuenta con correos electrónicos y actas de reunión.

El coordinador del grupo de apoyo a la gestión meritocrática mensualmente o cada

vez que se requiera con el fin de evitar alteración en los resultados define el plan de
trabajo para la atención de los procesos meritocráticos y la distribución aleatoria de 1 20 Alto Evitar
las diferentes acciones de acuerdo al perfil de su equipo de trabajo no da lugar para
desviaciones, como evidencia se cuenta correos electrónicos actas de reunión y plan
de trabajo.

El coordinador del grupo de apoyo a la gestión meritocrática mensualmente, con el fin

de evitar filtraciones de información relacionada a los procesos meritocráticos que
adelanta la entidad, hace seguimiento a las acciones realizadas por los profesionales a
su cargo y define plan de trabajo alterno para cada uno de ellos, no da lugar para
desviaciones, y como evidencias se tiene correos y actas de reunión.
El profesional de vinculación cada vez que se vaya a cubrir una vacante aplica el
procedimiento establecido para vinculación de personal llevando a cabo el análisis de
requisitos diligenciando el formato Análisis de cumplimiento de requisitos mínimos,
con el fin de cumplir con el procedimiento establecido. Se conserva el formato
diligenciado.

1 10 Alto Evitar

La coordinadora del Grupo de Gestión Humana cada vez que se vaya a cubrir una
vacante solicita a través de correo electrónico las pruebas al Grupo de Gestión
Meritocratica la aplicación de las mismas, una vez adelantado el cumplimiento de
requisitos, con el fin de cumplir con el procedimiento establecido. Como evidencia se
conservan los correos electrónicos.

La responsable del manejo del sistema de gestión documental cada vez que se
requiera genera solicitud de permisos restrictivos a gestión documental, con el fin de
mantener la confidencialidad de la información. Como evidencia se conservan los
correos electrónicos.

La responsable del manejo del sistema de gestión documental mensualmente

almacena en un dispositivo externo (disco duro) la información crítica de gestión
humana, con el fin de asegurar respaldo de la información gestionada.
1 4 Alto Evitar

La coordinadora del Grupo de Gestión Humana y el profesional asignado para manejar

el SIGEP, revisan mensualmente las consultas que genera el sistema para verificar la
información que se encuentra cargada en el mismo. En caso de presentar diferencias,
la dependencia remite correo electrónico al coordinador del SIGEP para su revisión y
posterior modificación, si es necesario. Como evidencia se conservan los correos
electrónicos.
C: El profesional responsable del proceso de selección del contratista cada vez que se
requiera, dependiendo de las etapas del proceso contractual ingresa a la plataforma
de SECOP II, con el fin de verificar la actividad de los proponentes y publicar las
evaluaciones, respuestas a observaciones, subsanación de ofertas, resolución de
adjudicación o de declaratoria de desierta y el contrato respectivo. Así como las
modificaciones que se la van hacer al contrato.
F: El profesional asignado a cada uno de los productos diariamente realiza
verificaciones de la información que se genera a través del sistema de información
financiera, con el fin de verificar la consistencia de las transacciones. En caso de
presentarse inconsistencias se levanta un acta y se retroalimenta con los servidores
involucrados. Se deja consignado bajo listas de chequeo, actas de reunión y correos
electrónicos.
A: Los responsables del área en cada uno de los procesos contractuales ajustado a la
programación establecida en el Plan Anual de Adquisiciones implementa los formatos
establecidos en los procedimientos para la contratación de bienes y servicios que 1 10 Alto Evitar
requiere la entidad. Copia de los formatos y documentación soporte para la
contratación queda archivada en Yaksa.

El líder de cada subproceso periódicamente recuerda al grupo las medidas de

seguridad informática establecidas por la Entidad, con el fin de prevenir acceso de
información de personas no autorizadas, se evidencia en actas de reunión y correos
electrónicos.

El líder del subproceso en caso de presentarse inconsistencias retroalimenta a los

servidores involucrados dejando constancia en actas de reunión y correos electrónicos
subsanando el error.

El líder del subproceso de gestión contractual cada vez que se inicie un proceso
contractual aplica la normatividad, con el fin de verificar los requisitos de la modalidad
de contratación, las excepciones se encuentran contenidas en la normatividad
establecida, la evidencia se encuentra en los estudios previos del contrato.

1 10 Alto Evitar
El líder del subproceso de gestión contractual cada vez que se inicie un proceso
contractual aplica la normatividad, con el fin de verificar los requisitos de la modalidad
de contratación, las excepciones se encuentran contenidas en la normatividad 1 10 Alto Evitar
establecida, la evidencia se encuentra en los estudios previos del contrato.

El líder del subproceso de gestión contractual cada vez que se inicie un proceso
contractual aplica la normatividad, con el fin de verificar los requisitos de la modalidad
de contratación, las excepciones se encuentran contenidas en la normatividad
establecida, la evidencia se encuentra en los estudios previos del contrato.

Los profesionales designados de la infraestructura tecnológica, cada vez que se

requiera, con el fin de gestionar opotunamente los espacios de mantenimiento de los
servicios de información, efectúan concertación de las ventanas de mantenimiento
entre el líder funcional y técnico según la necesidad especifica de cada servicio de
información . Se evidencia a través de mesa de servicio ProactivaNET en el módulo de
control de cambios y correo electrónico de notificación al usuario

El lider de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cada vez

que se requiera, con el fin de contrarestar la indisponibilidad de los servicios de
información ejecuta el plan de contingencia de telecomunicaciones, internet, voz y
datos, así mismo en cuanto a las fallas en la interoperabilidad ejecuta el plan de 5 5 Extremo Evitar
contingencia de los servicios de información . Se evidencia a través de mesa de
servicio ProactivaNET, (planificación y actualización del módulo de control de cambios)
y correo electrónico de notificación al usuario.
El lider funcional y técnico de la Oficina de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, cada vez que se requiera, con el fin de contar con un esquema de
trabajo detallado de las actividades, responsables y fechas, define el plan de migración
de los servicios de información . Se evidencia a través de mesa de servicio
ProactivaNET (Planificación y ejecución a través del módulo de control de cambios),
reporte de resultados, actas y correo electrónico de notificación al usuario.

El lider de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cada vez

que se requiera, con el fin de evitar la manipulación inadecuada en los servicios de
información, ejecuta las acciones de la política de control de acceso fisico al centro de
datos y lineamientos de la administración y gestión de usuarios por cada servicio de
información (sistema de información, aplicativos y portales) . Como evidencia se tiene
el registro de las solicitudes de acceso al centro de datos y el manual de políticas de
seguridad de la información.

El lider de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cada vez

que se requiera, con el fin de contar con la documentación técnica que permita
recuperarlos en caso de falla, actualizan e incorporan en Proactivanet los planes de 3 5 Extremo Evitar
contingencia de los sistemas de información misionales y portales , como evidencia se
encuentran los planes de contingencia en Proactivanet.

El lider de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o la

dependencia a cargo de la administración de los usuarios de red, cada vez que se
solicite, con fin el garantizar la restricción de acceso a los servicios de red,
comunicaciones y complementarios a los servicios públicos y contratistas que prestan
sus servicios en el departamento, gestiona la activación o inactivación de los usuarios
relacionados en la solicitud hecha en ProactivaNET , como evidencia se tiene el
registro del caso en ProactivaNET.
La Oficina Asesora de Planeación, cuando genera los diferentes informes de gestión
incluye un glosario de siglas, adicional, se recibe apoyo de la Dirección de Gestión del
Conocimiento para revisión de la redacción y lenguaje utilizado con el fin de generar
información clara.

Evidencias: Informes de Gestión y Memorias al Congreso.

La Oficina Asesora de Planeación, cuando genera los diferentes informes de gestión,

elabora un cronograma de actividades donde se incluyen los tiempos de entrega de
datos y revisión con el fin de cumplir con los tiempos establecidos para la generación,
publicación y entrega de los informes.

La Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones, cuando se genera información estadística por parte de las 4 3 Alto Evitar
dependencias responsables, consolida y actualiza en el Sistema de Información
Estadística (SIE) la información generada con el propósito de centralizar, organizar y
promover información institucional oportuna y consistente.

Evidencias: comunicados oficiales (correos electrónicos) y/o cronogramas, Fichas de

Caracterización Sectoriales y Territoriales.
La Oficina Asesora de Planeación, cuando se requiere, diseña propuesta de estructura
y metodología para el informe al congreso y el informe de empalme con el fin de dar
respuesta a los requerimientos y prioridades de la entidad.

La Oficina Asesora de Planeación, cuando se genera información estadística por parte

de las dependencias responsables, genera formatos estandarizados para consolidar la
información en el Sistema de Información Estadística (SIE) y verifica su correcto
diligenciamiento.

Evidencias: actas de reunión interna, comunicados oficiales (correos electrónicos) y/o

presentaciones, formatos estandarizados diligenciados.

La Oficina Asesora de Planeación, cuando se requiera, revisa la plataforma estratégica

de la entidad con el fin de ajustar y/o replantear (si se requiere) la misma acorde con
el contexto país.

Se evidencia en: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos

electrónicos).

La Oficina Asesora de Planeación, cuando se requiera, presenta información del

seguimiento a la planeación, compromisos adquiridos y proyectos de inversión con el
fin de apoyar la toma de decisiones para la planeación institucional.
2 4 Alto Evitar
Se evidencia en: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos
electrónicos).
 2 4 Alto Evitar

La Oficina Asesora de Planeación mensualmente hace seguimiento al plan

anticorrupción y semestralmente a los compromisos de los CONPES en los cuales la
entidad participa, con el fin de generar alertas en el cumplimiento de los compromisos
institucionales.

Se evidencia en: actas de reunión interna, comunicados oficiales (correos

electrónicos) y/o herramienta SGI y SISCONPES.
Mapa de Riesgos Institucional
Versión 5 - Enero de 2019

Peso de
Periodo Fecha de
Acciones Preventivas la
Seguimiento Inicio
Acción

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, entregará a las

dependencias, los insumos de la planeación, entre ello el estado de las metas
institucionales , con el fin de revisar, por parte de las dependencias, el insumo para la 34% 2019-02-01
formulación de la planeación.
Evidencias: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos electrónicos)

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, actualizará el manual

operativo del SGI - modulo planeación, con el fin de documentar el paso a paso de la Mensual
formulación en la herramienta.. 33% 2019-02-01
Evidencias: Manual operativo actualizado en la intranet y/o comunicados oficiales
(correos electrónicos)
El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, entregará a las
dependencias, los insumos de la planeación, entre ello el contexto interno y externo ,
con el fin de revisar, por parte de las dependencias, el insumo para la formulación de 33% 2019-02-01
la planeación.
Evidencias: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos electrónicos)

Subdirección en conjunto con la Oficina de Planeación realizará cada vez que se

requiera capacitaciones a los gerentes de proyecto sobre los requisitos técnicos 33% 2019-02-01
correspondientes, mediante la realización de sesiones de capacitación presenciales o
virtuales.

Subdirección bimestralmente en el Comite Institucional de Gestión y Desempeño

realizará una verificación, ajuste validación del plan de acción de la entidad con el fin
de asegurar que las actividades se encuentren articuladas entre sí y con los objetivos 33% 2019-02-01
de la política institucional, mediante la inspección directa del plan de acción propuesto
por la oficina asesora de Planeación y de la realización de reuniones con las
Direcciones técnicas. Mensual
Subdirección semanalmente realizará seguimiento a las actividades planeadas por las
direcciones técnicas con el fin de propender por su cumplimiento, mediante la
realización de reuniones presenciales y/o de la revisión digital de los productos, con el 33% 2019-02-01
fin de identificar posibles incidencias, retrasos u oportunidades de mejora con la
anticipación suficiente para diseñar cursos de acción que permitan dar cumplimiento a
las actividades según el cronograma establecido.

El director de la DDO como líder del proceso de acción integral, realizará seguimiento
mensual o cada vez que se requiera, a la atención oportuna de las PQRSD de las
Direcciones Técnicas vinculadas al proceso, con el fin de solicitar al Grupo de Control 33% 2019-02-01
Interno Disciplinario la apertura de investigación preliminar, si se considera pertinente,
en contra del servidor que figura como responsable de dar respuesta al Grupo de Valor
y que haya incumplido los términos señalados en la Ley.

El jefe de dependencia o coordinador designado (A&G o A&P) mensualmente, con el

fin de garantizar la calidad de las respuestas, a través de espacios de retroalimentación
en los que se difunda actualización normativa y se den a conocer casos emblemáticos Mensual
34% 2019-02-01
que dan origen a conceptos tipo. Realiza mesas de trabajo mensuales con su equipo .
No da lugar a desviaciones, Como evidencia se dejan correos electrónicos y actas de
reunión.
El Coordinador de A&G o A&P, realizará un monitoreo semanal a los profesionales que
de manera recurrente tengan PQRSD próximas a vencer (amarillo, naranja), con el fin 33% 2019-02-01
de hacerles un llamado de atención y prevenir la materialización del riesgo. Correo
electrónico basado en el SGD.

El coordinador del grupo de gestión meritocrática, mensualmente o cuando se

requiera, con el fin de mantener evitar acciones indebidas monitorea las acciones de
los profesionales encargados de aplicar las pruebas, en el caso de evidenciar 33% 2019-02-01
irregularidades se debe reportar el caso al grupo interno de procesos disciplinarios y
como evidencias se tienen actas de reunión.

El profesional asignado cada vez que se requiera, con el fin de llevar a cabo un proceso
transparente, realiza acta de cierre y apertura de las tulas que contienen las pruebas a
desarrollar, no se puede dar continuidad al proceso si estas tulas y en caso de omisión 34% Mensual 2019-02-01
se debe reportar al grupo de procesos disciplinario, como evidencias se tienen las
actas de cierre y apertura.

El coordinador del grupo de gestión meritocrática, mensualmente o cuando se

requiera, con el fin de evitar acciones indebidas, monitorea las acciones de los
profesionales encargados de aplicar las pruebas, en el caso de evidenciar 33% 2019-02-01
irregularidades se debe reportar el caso al grupo interno de procesos disciplinarios y
como evidencias se tienen actas de reunión.
El profesional de vinculación aplica el procedimiento de vinculación y permanencia
cada vez que se vaya a cubrir una vacante, diligencia el formato Análisis de 50 2019-02-01
cumplimiento de requisitos mínimos, para verificar requisitos de estudios y
experiencia según manual de funciones.

Mensual

La coordinadora del Grupo de Gestión Humana cada vez que se vaya a cubrir una
vacante solicitara las pruebas de meritocracia, para evaluar los conocimientos 50 2019-02-01
técnicos, disposición del candidato y experiencia relacionada. Como evidencia se
conserva correo electrónico.

La responsable del manejo del Sistema de Gestión Documental cada vez que se
requiera solicitara apoyo para digitalizar documentos de las Historias Laborales para 33 2019-02-01
organizar y asegurar la información de estas. Como evidencia se conservan correos
electrónicos.

La responsable del manejo del Sistema de Gestión Documental trimestralmente

solicitara a la Oficina de Tecnologías de la información un backup de la información 33 2019-02-01
gestionada por parte del Grupo de Gestión Humana. Como evidencia se conservan
correos electrónicos. Mensual

El profesional designado revisa el SIGEP mensualmente las consultas que genere el

sistema con el propósito de detectar si se requieren hacer modificaciones. En caso de 34 2019-02-01
requerir modificaciones, se remitirá correo electrónico a la DEP. Como evidencia se
conservan correos electrónicos.
El profesional asignado cada seis meses verificará físicamente la existencia de los
bienes devolutivos de la entidad para actualizar el inventario y tomando las medidas 20% Mensual 2019-02-01
administrativas y legales necesarias, evidencia aplicativo para manejo de inventario, y
reportes.

El profesional asignado cada vez que se requiera actualiza al personal en los temas
relacionados al uso o destinación indebida de recursos públicos. Como evidencia se 40% 2019-02-01
conservan actas de reunión.

El coordinador de cada grupo cada dos meses realiza seguimiento a la ejecución

actividades de cada subproceso evidenciado en actas de reunión o correo 40% 2019-02-01
electrónico.

El coordinador del grupo de gestión contractual cada vez que se requiera invitara a la
Oficina de Control Interno, con el fin de hacer presencia en las diferentes etapas de la 40% 2019-02-01
contratación para fortalecer el seguimiento a la gestión. Como evidencia se conservan
correos electrónicos. Mensual
 Mensual

El profesional asignado cada vez que se requiera actualiza al personal en los temas
relacionados al uso o destinación indebida de recursos públicos. Como evidencia se 40% 2019-02-01
conservan actas de reunión.

El coordinador de cada grupo cada dos meses realiza seguimiento a la ejecución

actividades de cada subproceso evidenciado en actas de reunión o correos 20% 2019-02-01
electrónicos.

El Coordinador de la Oficina de Tecnologìas de la Infomaciòn y las Comunicaciones,

cada vez que se presente una actualización o cambio de plataforma, con el fin de
minimizar las quejas por parte de los usuarios, informará oportunamente de las 33% 2019-02-01
ventanas de mantenimiento al líder técnico . Como evidencia se tienen los correos
electrónicos, actas o Proactivanet..

El profesional encargado, cada vez que se requiere, con el fin de mantener la

disponibilidad de los servicios, actualizará y socializará los planes de contingencia . 34% Mensual 2019-02-01
Como evidencia se tienen los planes de contingencia, actas y correos de socialización
El profesional encargado de los servicios, cada vez que se presente un cambio de
proveedor, con el fin de minimizar los tiempos de indisponibilidad del servicio, definirá
un plan de migración de la información en donde se estableceran los tiempos 33% 2019-02-01
requeridos para la puesta en funcionamiento de los sevicios prestados por el nuevo
proveedor . Como evidencia se tienen los correos electrónicos.

El lider funcional o el grupo de valor beneficiario de cada sistema de información ,

solicita a través de mesa de servicio (ProactivaNet) la activación, inactivación o
modificación del estado de la cuenta de usuario asociada al sistema de información, 33% 2019-02-01
aplicativo o portal correspondiente; actividad que será atendida y resuelta por el
responsable de la administración técnica del servicio de información en la OTIC . Como
evidencia se tienen las solicitudes registradas en ProactivaNet.

El líder técnico, se encargará cada vez que se requiera, actualizar y socializar los planes
de contingencia de los sistemas de información misionales y portales . Como evidencia 34% Mensual 2019-02-01
se tienen los documentos actualizados. en Proactivanet.

El líder de cada grupo, cada vez que se requiera, debe solicitar a través de la mesa de
servicio (ProactivaNet) la activación, inactivación o modificación del estado de la
cuenta de usuario institucional, actividad que será resuelta y/o escalada por el 33% 2019-02-01
responsable de del GTH y GGC a la OTIC . Como evidencia se tienen las solicitudes
registradas en ProactivaNet.
El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, realizara una encuesta
de percepción frente a los motivos para no consultar un informe de gestión , con el fin
de identificar mejoramientos para la presentación de informes.

Evidencias: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos electrónicos)

2019-02-01
El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, cada vez que se
requiera, actualizará conjuntamente con las dependencias responsables, los
metadatos de las operaciones estadísitcas y conjuntos de datos, con el fin de
promover su entendimiento por parte de los grupos de valor.

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, realizara seguimiento al

cronograma de elaboración de informes , con el fin de cumplir con los plazos
establecidos para su elaboración, publicación y/o entrega.

Evidencias: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos electrónicos).

Mensual 2019-02-01
El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, cuando se genera
información estadística por parte de las dependencias responsables, y en trabajo
conjunto con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
consolidará y actualizará en el Sistema de Información Estadísitca (SIE) la información
generada con el propósito de centralizar, organizar y promover información
institucional oportuna y consistente.
El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, realizara actualización y
seguimiento a las propuestas de estructura de los informes con el fin de garantizar su
cumplimiento.

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, el primer semestre de

2018, socializará con las diferentes dependencias de Función Pública el protocolo para
la gestión de información estadísitca que ha elaborado conjuntamente con la Dirección 2019-02-01
de Gestión del Conocimiento y la Oficina de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo con el

cronograma establecido, liderará la implementación del protocolo para la gestión de la
información estadística por parte de las diferentes dependencias de Función Pública.

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, garantizara la alineación

de la planeación con los objetivos institucionales vigentes , con el fin garantizar la
articulación de la planeación con la misionalidad de la entidad. 34% 2019-02-01

Evidencias: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos electrónicos)

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, realizara los

requerimientos a la Oficina de tecnologías de la información, para ajustar el módulo
de modificaciones, dejando constancia de los cambios que afectan los compromisos ya 33% 2019-02-01
adquiridos, con el fin de articular los planes y metas institucionales. Mensual
Evidencias: historial de modificaciones del SGI.
 Mensual

El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación, adelantara

mensualmente, la identificación y monitoreo al reporte y cumplimiento de las
obligaciones en los temas de participación ciudadana, trámites y rendición de cuentas. 33% 2019-02-01

Evidencias: actas de reunión interna y/o comunicados oficiales (correos electrónicos)

 Fecha de Acción de contingencia ante posible
terminación materialización

2019-12-30

1. Informar a la Ciudadanía y Entes de Control los retrasos en

la planeación.

2. Establecer plan de choque para reducir los tiempos de

2019-12-30 resajo de la planeación.

3. Acortar los tiempos de ejecución para no comprometer las

metas de la vigencia.
 resajo de la planeación.

3. Acortar los tiempos de ejecución para no comprometer las

metas de la vigencia.

2019-12-30

2019-12-30

1. identificar la causa del incumplimiento Técnico y definir

acciones.

2019-12-30
2. Definir plan de trabajo para su implementación y socializar
a los responsables

3. Segumiento y verificación de la efectividad de las acciones

implementadas.
 3. Segumiento y verificación de la efectividad de las acciones
implementadas.

2019-12-30

2019-12-30

1. Solicitar Inicio Proceso disciplinario según procedimientos

internos

2019-12-30 2. Acordar Plan de mejoramiento

 2. Acordar Plan de mejoramiento

2019-12-30

2019-12-31

1. Informar a la Dirección General para determinar las

acciones correspondientes en cuanto al proceso que se lleva
a cabo.

2019-12-31 2. Información de las actuaciones del servidor involucrado

con las instancias correspondientes dentro de la Entidad.

3. Definir Plan de Acción y de Mejora que no afecte la

integridad de la Entidad.

2019-12-31
2019-12-31

1. Diseñar e implementar un plan de mejoramiento.

2. Proceder según normatividad: investigación disciplinaria,

desvinculación del Servidor Público que no cumple con lo
establecido.

2019-12-31

2019-12-30

2019-12-30 1. Realizar backup de la información del Grupo de Gestión

Humana.

2. Efectuar base de datos en la nube con la información

pertinente del departamento.

2019-12-30
2019-12-31

1. Recurrir a instancias internas para buscar soluciones

inmediatas

2. Recurrir a instancias superiores de decisión o externas

para la búsqueda de soluciones.

3. Implementar acciones correctivas inmediatas.

2019-12-31

2019-12-31

2019-12-31

1. Recurrir a instancias internas para buscar soluciones

inmediatas

2. Recurrir a instancias superiores de decisión o externas

para la búsqueda de soluciones.
 1. Recurrir a instancias internas para buscar soluciones
inmediatas
2019-12-31 2. Recurrir a instancias superiores de decisión o externas
para la búsqueda de soluciones.
3. Implementar acciones correctivas inmediatas.

2019-12-31

2019-12-30

1. Informar oportunamente a los grupos de valor afectados

de la indisponibilidad de los servicios.

2. Hacer cumplir los ANS para minimizar los tiempos de

2019-12-30 respuesta ante posibles fallas del servicio.

3. Realizar planes de migración y diagnóstico de los tiempos

requeridos para los camibos de proveedor
 3. Realizar planes de migración y diagnóstico de los tiempos
requeridos para los camibos de proveedor

2019-12-30

2019-12-30

1. Capacitaciones al personal encargado para evitar un

inadecuado uso de los sistemas que conlleve a la pérdida de
información.

2019-12-30 2. Contar con documentación actualizada en cuanto al uso de

los sistemas de información.

3. Aplicación de las políticas de acceso a los sistemas

definidos para la entidad.

2019-12-30
2019-12-30

1. Enviar comunicado a las partes interesadas informando la

corrección de la información

2. Recuperar el informe publicado en los diferentes portales o

2019-12-30 sistemas, asegurando que todos sean recogidos

3. Realizar la corrección inmediata a la información, revisar y

publicar nuevamente.
2019-12-30

2019-12-30

1. Realizar un análisis de la situación y posibles daños de las

desviaciones presentadas.
2019-12-30
2. Informar a todas las partes interesadas las desviaciones
presentadas
 2. Informar a todas las partes interesadas las desviaciones
presentadas

2019-12-30