“Año de la lucha contra la corrupción e impunidad”

NOMBRES : Estefany Esmeralda

APELLIDOS : Tavara Rosillo
DOCENTE : Daniel Pardo
CARRERA PROFESIONAL : Secretariado Ejecutivo
CICLO: ll
TEMA : Procesos de la Gestion Documental
CURSO: Trámite Documentario
PLANEACIÓN:

¿Qué es?
Es un proceso administrativo que consiste en analizar las diferentes estrategias y cursos de
acción, teniendo en cuenta una evaluación del entorno organizacional presente y futuro.

Requisitos técnicos
Se refiere a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con
manuales de procesos y procedimientos, compilación de formas o formatos regulados,
manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valor documental,
adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las
diferentes fases del ciclo vital
Requisitos administrativos
Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD)
con todas las funciones administrativas de la entidad
Beneficios de la empresa
Sirve como base para las demás funciones administrativas (organización, coordinación
y control), para organizar recursos, coordinar tareas o actividades, y para controlar y
evaluar resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados).
Como se aplica
Se aplica para anticiparse y prepararse para los cambios que podrían afectar los
objetivos organizacionales
PRODUCCION DOCUMENTAL:

¿Qué es?
Es la generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Beneficios de la empresa
Mayor productividad, ahorro de costes, ahorro de
tiempo, Mejora en los procesos, Preservación a largo
plazo de los documentos electrónicos.
¿Cómo se aplica?
Se Aplica para determinar necesidad de elaboración de
documento hasta establecer forma de envío del
documento (impreso o por Internet) de acuerdo a
parámetros establecidos en el reglamento Interno de
correspondencia y archivo.

GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS

¿Qué es?
Gestión es la acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o
resolver una cosa y el trámite documental se define como un conjunto de procesos
que permiten a las organizaciones tener el control de la ubicación física y status actual
y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de
mejorar sus flujos y diligenciamiento.
Beneficios de la empresa
La gestión de documentos ayuda a tener el control de los documentos que entran y
salen. Ahorro en costes y tiempo, preservación de los documentos, mejora de
procesos, etc.
Como se aplica
Este sistema se utiliza para registrar, organizar y encontrar todos estos documentos de
manera electrónica y sencilla. Los que se encuentran impresos se escanean en este
sistema, mientras que los electrónicos se almacenan en él o se remiten a otro. Un
sistema de gestión de trámite documentario tiene el poder de reunir todos estos
documentos en un solo lugar.
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:

Son todas las operaciones técnicas de

gestión documental, en el que por medio
de una revisión a fondo del documento se
establece su categoría, serie documental,
valorización, a fin de establecer
ordenación y almacenamiento
documental.
Es un proceso que consiste en
Parte de principios y
elaborar instrumentos

¿Qué es?
conceptos bien delimitados,
auxiliares descriptivos que
facilitando la disponibilidad,
permitan conocer, localizar y
accesibilidad y organización
controlar las series
estructural de los documentos
documentales.

Acceder a una información

fiable en el momento en el
La operación archivística
Organización Organización documental que la necesitemos nos
realizada dentro del proceso de
ayudará a tomar decisiones
organización, que consiste en
más eficaces y rentables para
establecer, secuencias naturales
nuestro negocio.

¿Cómo se aplica?

Se aplica a cada serie y consiste en unir

Sus documentos, relacionándolos a
través de una unidad de orden.

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS:
¿Qué es?
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen
en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las
tablas de valoración documental (TVD).
Beneficios de la empresa
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el
control efectivo y ordenado de la documentación, Guardar precaucional o
definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
Como se aplica
Se aplica teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:
¿Qué es?
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro
de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y
valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada
documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las
pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
La conservación total
Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo
tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Eliminación de documentos
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Selección documental
Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
Microfilmación
Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
Digitalización
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera
analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser
leída o interpretada por computador.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:

¿Qué es?
Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo
durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de
garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y
formas para la conservación de la información.
Beneficios de la empresa
Preservar documentos en cualquier formato, asegurando así que dispondremos de
esta información cuando lo deseemos.
Como se aplica
Se aplica a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el
tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La
preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio
correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

VALORACIÓN DOCUMENTAL:
¿Qué es?
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y
secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de
este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.
Beneficios de la empresa
Ayudan a definir los tiempos de permanencia de cada documento, teniendo como
base la importancia administrativa de cada uno para la empresa.
Como se aplica
Se aplica para analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación
parcial o total.