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Molte sono le definizioni del termine “procedura”, da quelle spesso utilizzate nel mondo informatico,

“insieme sequenziale delle azioni e dei percorsi per la soluzione di un problema”, a quelle di stampo più
aziendalistico: “[…] documento che definisce le condizioni e le modalità per l’esecuzione di attività tra loro
correlate (processi), identificando le responsabilità e le interfacce delle funzioni coinvolte. Si differenzia
dalle istruzioni operative per il suo carattere organizzativo e interfunzionale […]”. (UNI EN ISO 9000:2000
punto, 3.4.5). NOTA: Documento da reperire
Qualunque definizione si utilizzi, quello che sempre emerge è l’essenzialità di questo strumento al fine di
descrivere le logiche e/o le regole che stabiliscono come le cose devono essere fatte nell’ambito di un
processo/percorso/attività per raggiungere un determinato fine. Si può, senza dubbio, affermare che in
qualsiasi ambito in cui è richiesto un minimo di organizzazione le procedure esistono e diventano le “fonti”
del modo di agire o di trattare determinate questioni. Non è, invece, chiaro se la procedura sia solo quella
scritta (procedura documentale) o anche quella non formalizzata in un documento.
A supporto della tesi che definisce procedura solo quella caratterizzata dalla forma scritta, di seguito sono
indicati i maggiori benefici derivanti dal formalizzare/documentare una procedura:
 chiarezza e trasparenza del sistema di responsabilità;
 efficienza nel processo di trasmissione delle conoscenze o nel processo di apprendimento dei nuovi
assunti;
 efficacia nell’applicazione delle modalità operative relative.
Inoltre, l’utilizzo di un documento scritto “obbliga” all’analisi e ad un percorso metodologico strutturato e
corretto e quindi permette di evidenziare criticità all’interno del processo.
È indispensabile che una procedura contenga:
 lo scopo (se si ha chiaro quale sia l’output del processo da codificare si riuscirà a costruire una
procedure chiara ed efficace);
 il campo di applicazione;
 la descrizione delle regole di comportamento e dei flussi delle attività;
 l’identificazione di “chi fa”, “cosa”, “come”, “quando”;
 eventuali riferimenti a norme o altri documenti;
 le modalità e le responsabilità di aggiornamento e archiviazione della procedura stessa;
 l’approvazione e la relativa data;
 i destinatari (colori ai quali deve essere comunicata).
Le principali attività per la redazione di una procedura sono essenzialmente:
 rilevazione e comprensione del processo, ad esempio attraverso interviste o “walkthrough”;
 analisi e definizione di eventuali gap rispetto alle best practice o rispetto a requisiti minimi previsti
da norme o altri documenti;
 formalizzazione della procedura “as is” e/o della procedura “to be” (a seguito della gap analysis e
quindi a seguito del ridisegno o “reengineering” del processo).