Actividad Caso AA2

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de

caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento).
1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar
la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen
la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya
se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados
para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada o montar los procedimientos operativos?
Rta: empezaría por diseñar el procedimiento de control de la información.
 2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.
Rta: Concierne al proceso estratégico particularmente al Sistema de Gestión de la Calidad
ya que la norma ISO 9001 nos indica llevar este control.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la
empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC).
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Efectuar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma.

3) Los coordinadores de proceso son los responsables directos de la validación y

apropiación.

4) Los cambios o modificaciones mínimos realizados a los documentos no generan

cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios
del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.
NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento
mencionado en el punto anterior.

Solución del punto 1

 2. INFORME
Con la intención de emplear y transferir el conocimiento desarrollado, desarrolle un informe
luego de indagar sobre las actividades de diseño y patronaje, el cual realizan las empresas
de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos
por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y
patronaje”.
Hay que resaltar que éste va encaminado al personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
Solución del punto 2

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la

documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación

de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger
la información
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido
sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle.
 Documento Asociado

Políticas

Mapa de procesos

Procedimientos – Instructivos

Protocolos – Programas

Formatos

Fichas Técnicas – Guías

Manuales y Matrices

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

Se realizara el diseño y diligenciamiento digital de los formatos, existirá casos que se

requiera la impresión de estos. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso
envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su
correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
  No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena
4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras.

 Procesamiento y análisis de información.

 Almacenamiento y distribución.

 Exámenes realizados.

 Calibración de equipos.

 Abastecimiento y vigencia de los insumos.

 Control de calidad.

 No conformidades.

 Acciones correctivas.
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

 1. REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

STG-FM-01 Listado maestro de documentos
STG-FM-02 Listado maestro de registros
STG-FM-03 Listado distribución de documentos

Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso que
dice: Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso AA2 e Informe
AA2. Por favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la plataforma.

Elaborado: Johnatan Hernando Espejo Urbina

Curso: Documentación de un Sistema de Gestión de Calidad – NTC ISO 9001