Universidad Mayor, Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca

Guía para la elaboración de proyectos de equipamiento académico

DPEI / UP

Guía para la Elaboración de Proyectos de Equipamiento Académico

La presente guía ha sido elaborada en el marco del RM SEIF-D-SUB (Reglamento Marco del Sistema Estatal
de Inversión y Financiamiento para el Desarrollo del Sistema de la Universidad Boliviana), el cual contempla
dos estudios: El Estudio de Identificación (EI) y el Estudio Técnico, Económico, Social y Ambiental (TESA).

El EI es de aplicación obligatoria para todos los proyectos de inversión pública con un monto menor que un
millón de Bolivianos, y se realiza en el primer momento de análisis de la fase de preinversión.

En el caso de los proyectos de inversión mayores (monto mayor que un millón de Bolivianos), además del EI
será elaborado el estudio TESA.

La información necesaria para la elaboración de ambos estudios será obtenida de fuentes primarias, las
cuales deben citarse con precisión. La entidad ejecutora es responsable de velar por la calidad de la
información.

La presentación formal de los proyectos de equipamiento en el Departamento de Planificación Institucional,

dependiendo del monto solicitado, deberá contemplar:
a) Estudio de Identificación (EI) y Ficha de identificación del proyecto o
b) Estudio Integral Técnico, Económico, Social y Ambiental (TESA) y Ficha de identificación del proyecto.

Estudio de Identificación (EI)

En el EI se define la relación problema-proyecto, a través de un diagnóstico de la situación objetivo, basado
en indicadores de necesidades técnicas y sectoriales, y beneficiarios locales, en el marco de los planes
nacional, departamental y universitario. Incluye un análisis de las alternativas de solución técnicas, entre las
cuales se selecciona la más adecuada desde el punto de vista técnico, económico, social, ambiental y legal.
El EI para un proyecto de equipamiento académico observará el siguiente contenido:

CONTENIDO MÍNIMO
1. Denominación del proyecto
2. Antecedentes
3. Descripción del problema
4. Descripción de la solución del problema
5. Diagnóstico
6. Objetivos
7. Estudio de Mercado (si corresponde)
8. Beneficiarios
9. Tamaño
10. Localización geográfica
11. Situación “sin proyecto”
12. Ingeniería del proyecto
13. Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales
14. El presupuesto del proyecto
15. Ficha ambiental (si corresponde)
16. Evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa
17. Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación académica,
socioeconómica y de sostenibilidad operativa
18. Conclusiones del EI

A continuación, algunas pautas para la formulación de este contenido.

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1. Denominación (nombre) del proyecto

El nombre del proyecto debe expresar tres aspectos esenciales: la acción por efectuar, el objeto o motivo de
la acción, y la localización precisa del proyecto.

Así, el nombre puede ser definido respondiendo a las siguientes preguntas sobre el proyecto:

¿Qué actividad se realizará? Acción

¿A qué o quiénes va dirigido? Objeto
¿Dónde se desarrollará? Localización

Por supuesto, antes de definir el nombre del proyecto, urge el determinar la problemática por solucionar.
Entonces, el nombre del proyecto debe comunicar el valor (resultado) que justifica el proyecto, y ser
redactado de modo claro y preciso, para entender de qué se trata el proyecto.

En suma, el nombre será delimitado y expresado en pocas palabras, reflejando qué se quiere hacer.

Ejemplo:
Equipamiento audiovisual para el gabinete de marketing y publicidad, carrera Ingeniería Comercial, USFX,
Sucre.

Acción: Equipamiento audiovisual

Objeto: Gabinete de marketing y publicidad de la Carrera de Ingeniería Comercial de la USFX
Localización: Sucre

2. Antecedentes

Consiste en una breve descripción del origen de la propuesta: qué factores y quiénes intervinieron en su
elaboración. (Incluye una contextualización general del problema.)

A partir de ello, se enunciará lo que se pretende alcanzar con el proyecto.

3. Descripción del problema

Incluye una breve, clara y concreta conceptualización del problema. (Referencialmente, se entiende por
problema el conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de un objetivo, y que requiere
de una solución.)

4. Descripción de la solución del problema

Brevemente, visualiza la manera concreta en que el proyecto pretende resolver el problema.

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5. Diagnóstico

El diagnóstico permite identificar una necesidad, un problema, o una potencialidad. Puede ser elaborado
respondiendo a las preguntas: ¿Cómo se manifiesta el problema? ¿Por qué se origina? ¿Qué elementos o
circunstancias lo originan? Quién lo origina? ¿Cuándo y dónde se origina? ¿Cuáles son sus efectos?

Para caracterizar el problema, se recomienda la consulta directa con los beneficiarios del proyecto, quienes,
por el hecho de padecerlo conocerán sus características fundamentales. Además, una metodología
participativa en el proceso garantizará la apropiación del proyecto por los grupos destinatarios para asegurar
la sostenibilidad del mismo.

Específicamente, pueden tomarse en cuenta elementos objetivos referenciales como:

- Número de alumnos de la carrera / facultad y su tasa de crecimiento: Indique la cantidad de alumnos de

la carrera o la facultad, y la tasa de crecimiento vegetativo de esta población estudiantil.

- Número de alumnos afectados por el problema: Indique la cantidad de estudiantes de la carrera o la

facultad directamente afectados por el problema.

- Acceso a servicios y equipos: Describa las condiciones de acceso de los estudiantes al uso de equipos,
maquinaria, medios tecnológicos y otros. Además, anotar el estado de éstos (Bueno, Regular o Malo).

- Cobertura: Indique el grado de cobertura (%) del equipo actual. Ejemplo: Una facultad con 200 alumnos,
donde tienen acceso a internet sólo 50 alumnos, presentaría una cobertura del 25%.

- Cantidad: Indique el número de equipos, maquinaria o insumos y medios tecnológicos existentes; el % de

equipos en funcionamiento, el % en mantenimiento, y el % en desuso; asimismo, la cantidad de equipo en
depósito, en calidad de préstamo, y pendiente de entrega.

- Calidad: Señale las características del equipo disponible, así como las condiciones en que se encuentra, su
tiempo de uso, su procedencia, y las condiciones de funcionamiento; la necesidad de mantenimiento o
no, los accesorios, los repuestos, y otros datos relacionados con la calidad del equipamiento. Especificar
la calidad de los equipos (Bueno, Regular o Malo).

El diagnóstico podría ser complementado con aspectos demográficos, económicos, sociales, institucionales y
legales del entorno en que actuará el proyecto.

6. Objetivos

Los objetivos del proyecto definen el cambio que se persigue, así como los medios para conseguirlo. Se
identifican respondiendo a las preguntas:
¿Qué cambio se desea lograr frente al problema?
¿Qué tenemos que hacer?
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Conviene, entonces, distinguir entre objetivo general y objetivos específicos.

6.1. Objetivo General

Expresa el logro deseado frente al problema como un todo. Esto es, el efecto directo, el cambio que se
espera lograr a partir de la ejecución del proyecto. Define la intención de mejorar la situación de un
grupo, en un lugar y un período de tiempo determinados.

Ejemplo:
Potenciar los conocimientos, habilidades y capacidades de los estudiantes de la carrera en el
área del Marketing y la Publicidad.
(Meta: Anualmente, al menos 100 estudiantes de la carrera de Ing.Comercial manejan equipos
audiovisuales potenciando sus conocimientos, habilidades y capacidades.)

6.2. Objetivos específicos

Una vez definido el Objetivo General, ya se pueden formular los Objetivos Específicos, que constituyen
los logros concretos que el proyecto se propone, como los medios para alcanzar su Objetivo General.

Ejemplo:
1. Disponer del equipamiento audiovisual requerido para el Gabinete de Marketing y Publicidad.

7. Estudio de mercado (si corresponde)

Incluye un breve análisis de la oferta y la demanda del bien o el servicio que pretende generar el proyecto.

El análisis de la demanda describe y cuantifica el grupo de personas que requieren de la realización del
proyecto, y que serán sus beneficiarios directos. Esta población debe proyectarse para un número de años,
considerando su tasa de crecimiento, tomando como base el total de la población.

El análisis de la oferta determina la capacidad para brindar los servicios deseados, la actual y la proyectada.

Comprende:
 Un diagnóstico de la situación de la oferta de servicios actual
 La identificación de los recursos físicos y humanos disponibles
 Los estándares de uso de los recursos físicos y humanos
 La determinación de la oferta optimizada, y su proyección.

Luego, un balance oferta-demanda determina la brecha entre el tamaño de la demanda y el de la oferta

optimizada, es decir en qué medida la demanda de un bien o servicio está siendo satisfecha por la oferta.

8. Beneficiarios

Aquí se especifica quiénes2, y cómo, se beneficiarán de los resultados del proyecto.

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Describa los grupos destinatarios y beneficiarios finales, sus necesidades y restricciones, y cómo la propuesta
las abordará.
2
Son beneficiarios del proyecto las personas (naturales o jurídicas) que obtendrán un beneficio directo del proyecto. Más
aún: Puede distinguirse entre ‘Grupos destinatarios’, que son grupos / entidades que se beneficiarán directamente de la
acción en el nivel previsto, y “Beneficiarios finales” aquellos que se beneficiarán de la acción a largo plazo en el nivel de la
sociedad o el sector en su conjunto.

9. Definición de la situación Sin Proyecto (situación base optimizada)

Establece lo que pasaría en el caso de no ejecutarse el proyecto, considerando la mejor utilización de los
recursos disponibles. Es decir, la situación que se lograría utilizando de la mejor manera posible los recursos
disponibles actualmente, sin que se ejecute el proyecto.

Este escenario es de mucha utilidad ya que sirve como un parámetro para determinar el aporte neto del
proyecto.

10. Tamaño

El tamaño puede ser expresado por el número de equipos por implementar o su capacidad de servicio en la
unidad de tiempo, y el número de personas por beneficiar, tanto en el presente como en el futuro, por
ejemplo sobre una base anual.

11. Localización geográfica

Es importante también definir el área o espacio donde se ubicará el proyecto. Esta localización debe hacerse
en un doble nivel: Macrolocalización y microlocalización.

Macrolocalización
Departamento:
Provincia:
Municipio:
Ciudad o localidad:

Microlocalización
Lugar específico donde se ubicará el equipamiento: la facultad / carrera.

12. Ingeniería del Proyecto

Plantea las alternativas de solución técnicas, entre las cuales se selecciona la más adecuada desde los puntos
de vista técnico, académico, económico, social, ambiental y legal, y sobre ella se identifican y estiman los
beneficios y los costos (de Inversión) del proyecto.

13. Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales (plan de ejecución)

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Las especificaciones técnicas definen las normas, las exigencias y los procedimientos que serán aplicados en
los trabajos de fabricación y/o provisión de los equipos. En los términos de referencia, vale la pena incluir una
breve descripción de lo que se requiere, el por qué y el para qué.

Las especificaciones administrativas incluyen la descripción de la estructura organizativa necesaria para la

ejecución del proyecto.

Las especificaciones operacionales abarcan lo siguiente:

a) La definición de las actividades, por cada objetivo específico, requeridas para ejecutar el proyecto.

Se deben pensar y organizar las actividades (tareas sustantivas que deben realizarse, como parte del
proyecto) para generar los resultados previstos. Ellas son establecidas para cada componente.

Para formular precisamente cada actividad, cabe preguntarse:

¿En qué consiste? (Acción)
¿Cuándo? (Plazo: Tiempo de Inicio y Tiempo de Término)
(Quién la ejecutará) (Responsable)
¿Dónde se hará? (Lugar)

Para la ejecución del proyecto, aquí se deben especificar las actividades, y para cada una, programar
de manera cronológica el responsable, la duración y la secuencia, información que se compactará en
el cuadro de Plan de ejecución – Cronograma, según el siguiente formato.

Plan de Ejecución del Proyecto - Cronograma

Mes
Duración Fecha
(según la duración del proyecto)
Objetivo Específico / Responsable
Actividad actividad
(días) Inicio Término 1 2 3 4 5 ...

Objetivo Específico 1

1.1.

1.2.

1.3.

...

Objetivo Específico 2

2.1.

2.2.

2.3.

...

Algunas actividades comunes en los proyectos de equipamiento:

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- Elaboración de los Términos de Referencia

- Licitación de equipos
- Adquisición
- Inventario de equipos
- Instalación
- Capacitación en manejo de los equipos

b) El balance de los recursos necesarios para cada actividad, con una estimación de los flujos financieros
implícitos.

c) El análisis de las posibles dificultades durante la ejecución del proyecto (como el transporte de los
equipos, y otros imprevistos).

d) El recurso humano mínimo requerido para la ejecución y operación del proyecto.

14. El presupuesto del proyecto

El presupuesto de costos del proyecto se elabora con base en la información del punto anterior. Esta
información estará expresada en bolivianos, con la descripción de cada ítem de acuerdo con el clasificador
presupuestario del Ministerio de Hacienda, e indicando la cantidad y el monto requeridos así como la fuente
del financiamiento: Aporte propio (de la Unidad); Recursos solicitados a la Universidad (Recursos Propios de
la Administración Central, como FANCESA; o IDH); y, si existieran, Otras fuentes (Municipio, ONG, etc.).

El presupuesto será presentado según el siguiente formato. Sin embargo, en los ítem cuyo importe no se
deduce en el formato directamente, el presupuesto se explicitará mediante las memorias de cálculo.
Presupuesto Consolidado del Proyecto
(En Bolivianos)

Fuente de financiamiento
Precio
Partida Detalle Cantidad Unidad Total
Unitario Aporte Solicitado a la
Otra
Propio Universidad

...
Total Presupuesto
Porcentaje

15. Ficha ambiental (si corresponde)

Es preciso sustentar el caso en que esta ficha no corresponda. (Explique brevemente, por qué no.)

16. Evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa

Evaluación Académica. Analiza y pondera los siguientes aspectos del proyecto:

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- Pertinencia. Alcance del proyecto para dar respuesta a las necesidades reales de los grupos / sujetos
involucrados, sustentada en la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades /
intereses identificados en él.

- Impacto académico. Alcance del proyecto para cualificar e integrar los procesos esenciales
(formación, investigación e interacción con la comunidad).

- Efectividad. La capacidad operativa, tanto del área administrativa como de la académica, para lograr
el efecto esperado de la ejecución.

- Eficiencia. La capacidad para producir los mejores resultados posibles con los recursos
disponibles, el modo en que se han organizado y asignado los recursos disponibles para implementar
la propuesta.

Evaluación Socioeconómica: Compara los beneficios y los costos atribuibles al proyecto desde el punto de
vista de la sociedad en su conjunto, con el objeto de emitir un juicio sobre la conveniencia de ejecutarlo y su
aporte neto al bienestar de la sociedad.

Sostenibilidad Operativa: Explica de qué manera la Unidad garantizará la operación del proyecto . (Refuerza
el punto un plan de Acceso y Uso para el equipamiento en la fase de operación del proyecto).

17. Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación académica, socioeconómica y de
sostenibilidad operativa

Cuando se evalúa un proyecto de inversión, es complicado tratar de determinar qué puede ocurrir en el
futuro, y cómo se comportarán las distintas variables que forman parte de él. De ahí la necesidad de
construir diferentes escenarios (situaciones), que podrían presentarse durante la ejecución del proyecto y se
relacionan con factores de orden económico, político, social, ambiental y legal que afectarían la evolución del
proyecto poniéndolo en riesgo.

Este análisis permitirá una visión aproximada de lo que podría ocurrir, para tratar de implementar algunas
soluciones establecidas con anterioridad; recuérdese que se habla de variables, algunas fuera del control del
proyecto.

18. Conclusiones del Estudio de Identificación

Se anotarán las conclusiones principales que permitan recomendar una de entre las siguientes
decisiones:
- Abandonar el proyecto
- Postergar el estudio o la ejecución del proyecto
- Reformular el proyecto
- Aprobar el proyecto

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Estudio Integral Técnico, Económico, Social y Ambiental (TESA)

Cuando el proyecto es categorizado como mayor, en complejidad y presupuesto, el Estudio TESA procurará
reducir el margen de incertidumbre una vez que el EI recomendara profundizar el análisis del proyecto.
El Estudio TESA debe concentrarse en profundizar la alternativa seleccionada en el EI como la más
conveniente, y – al igual que el EI - debe ser incremental.
En el Estudio TESA, sobre el contenido del EI se enfatizarán o añadirán los siguientes aspectos:
1) Análisis técnico de la ingeniería del proyecto, que permita determinar los costos de Inversión y los
costos de operación del proyecto, incluyendo:

 Estudio detallado de la alternativa seleccionada (Ingeniería básica y diseño de estructuras), si

corresponde.
 Diseño de las obras auxiliares y complementarias (si corresponde.)
 Cómputos métricos (si corresponde.)
 Precios unitarios.
 Presupuesto de ingeniería (si corresponde.)
 Costos de mantenimiento.
 Programa de ejecución.
 Elaboración de especificaciones técnicas, administrativas y operacionales
2) La Organización para la implementación del proyecto: tipo de Organización, su estructura orgánica -
funcional, el manual de funciones y el manual de procesos y procedimientos. (Si corresponde.)
3) El Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental (EEIA), cuyo alcance está definido en la Ley 1333 y su
Reglamento de Prevención y Control Ambiental (RPCA), según la categorización ambiental del
proyecto obtenida en la etapa anterior. (Si corresponde.)
4) Evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa
5) Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación académica, socioeconómica y de
sostenibilidad operativa
6) Las conclusiones del TESA, recomendando una de entre las siguientes decisiones:
a) Abandonar el proyecto.
b) Postergar la ejecución del proyecto.
c) Reformular el proyecto.
d) Pasar el proyecto a la fase de Inversión para su ejecución

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