FUNCIONES DE EXCEL

Celdas, filas, columnas, tablas y funciones. Cinco elementos básicos de una hoja de cálculo, la
herramienta digital más práctica para organizar dinero, objetos o personas. Surgieron en los
años 70 como nuevo tipo de documento electrónico y desde entonces es una ayuda
imprescindible para particulares y empresas de cualquier tamaño.
Microsoft Excel es la aplicación de hojas de cálculo más popular. Hoy en día podemos usarla
desde nuestro escritorio Windows y Mac, desde el navegador web e incluso desde
smartphones y tablets Android o iOS (iPhone, iPad).
Usar una hoja de cálculo es fácil. Lo difícil es aprovechar las funciones, que
permiten automatizar cálculos y que permiten que filas, columnas y celdas interaccionen
entre sí ahorrándonos trabajo.
A continuación vamos a repasar cuales son las funciones de Excel más populares según
Microsoft. Conociéndolas podrás aprovechar mucho másesta herramienta.
Nota previa: en función de la versión de Excel que utilices, es posible que debas usar coma o
punto y coma al separar valores.
SUMA
Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada
celda y añadir el símbolo + en medio.
La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5). En
este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en
medio.
Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en
el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5)para sumar el intervalo B1 a B5 y a
su vez sumarle 5.
Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-),
multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente.
Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10.
SI
Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor
concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado.
El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta
será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.
La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto
excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos
usar los símbolos mayor que y menor que.
BUSCAR
La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor
desde la misma posición en una segunda fila o columna.
Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado;
vector_de_comparación; [vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que estamos
buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de
comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En
el [vector_resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del
valor buscado.
Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2
y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.
BUSCARV
Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función
BUSCARV.
La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos
ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto;
Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).

Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)

D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda.B2:E11 es un
rango o intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3es el número de la columna
donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos
obtener un valor concreto.
COINCIDIR
Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición
de ese elemento en el rango que hemos indicado.
Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)
5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se
refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.
Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor
buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor
menor que es mayor o igual que el valor buscado.
Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que
buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.
ELEGIR
Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles.
En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5.
Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.
FECHA
Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año,
mes y día, por ese orden.
Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el
día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras.
El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos
cambiarlo desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha.
DIAS
La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas.
Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de
valor numérico.
Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles. En
este caso, el resultado será 2342 días.
ENCONTRAR y ENCONTRARB
Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena.
El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.
Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR(texto_buscado;
dentro_del_texto; [núm_inicial]).
En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro
del texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente,
podemos indicar un número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter
concreto.
Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y
necesitas extraer una parte.
 LAS FUNCIONES DE FECHA Y HORA
sirven para marcar o fechar hojas de cálculo, insertando la fecha
y hora actual, o descomponer una fecha para obtener el día de la
semana, mes o año. Además permiten calcular la diferencia entre
en días entre dos fechas.

Las funciones de fecha y hora están divididas en dos grupos:

1. Funciones que calculan el número de días, meses o años
entre dos fechas.
2. Funciones que se pueden utilizar para agregar la fecha,
hora o día de la semana a una hoja de cálculo.
Las funciones de fecha y hora son muy importantes para
desarrollar informes financieros o estadísticos.
Las principales funciones de fecha y hora comúnmente utilizadas en Excel
son: HOY, HORA, DIA, MES, AÑO
El siguiente resumen muestra la lista de cuales son las funciones de fecha y hora predefinidas
en Excel.
FECHA FECHANUMERO DIA
DIAS360 FECHA.MES FIN.MES
HORA MINUTO MES
DIAS.LAB AHORA SEGUNDO
HORA HORANUMERO HOY
DIASEM NUM.DE.SEMANA DIA.LAB
AÑO FRAC.AÑO

A continuación una breve descripción de las funciones de fecha y hora de Excel.

FECHA
Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.
FECHANUMERO
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.
DIA
Convierte un número de serie en un valor de día del mes.
DIAS360
Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.
FECHA.MES
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores
o posteriores a la fecha inicial.
FIN.MES
Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un
número de meses especificado.
HORA
Convierte un número de serie en un valor de hora.
MINUTO
Convierte un número de serie en un valor de minuto.
MES
Convierte un número de serie en un valor de mes.
DIAS.LAB
Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.
AHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.
SEGUNDO
Convierte un número de serie en un valor de segundo.
HORA
Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.
HORANUMERO
Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.
HOY
Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.
DIASEM
Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.
NUM.DE.SEMANA
Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente
a una semana de un año.
DIA.LAB
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número
determinado de días laborables.
AÑO
Convierte un número de serie en un valor de año.
FRAC.AÑO
Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de
fecha_inicial y el de fecha_final.
 LAS FUNCIONES DE BASES DE DATOS
sirven para realizar cálculos en una hoja de cálculos Excel. Es posible realizar operaciones
para obtener el total, promedio, mínimo o máximo, además de contar o sumar el contenido del
campo (columna o fila) de una base de datos en particular, esto
es siempre que y cuando los criterios de verificación se cumplan.

Si te das cuenta, Excel utiliza una versión de funciones para base

de datos que realizan operaciones definidas en las funciones
matemáticas y estadísticas como:
Suma, Min, Max, Promedio y Contar.
Cada una de estas funciones comienza con «DB» que proviene
de base de datos:
DBsuma, DBmin, DBmax, DBPromedio y DBContar.
En otras palabras, las funciones de base de datos en Excel se
utilizan para interrogar, comparar, verificar o calcular los datos
contenidos en una hoja de cálculo.
Las principales funciones de Base de Datos más comúnmente utilizadas en Excel son:
DBPROMEDIO, DBCONTAR, DBMAX, DBMIN, DBSUMA
El siguiente resumen muestra la lista de cuales son las funciones de Base de Datos
predefinidas en Excel.
BDPROMEDIO BDCONTAR BDCONTARA
BDEXTRAER BDMAX BDMIN
BDPRODUCTO BDDESVEST BDDESVESTP
BDSUMA BDVAR BDVARP

A continuación una breve descripción de las funciones de Base de Datos en Excel.

BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.
BDCONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.
BDCONTARA
Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.
BDEXTRAER
Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.
BDMAX
Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
BDMIN
Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
BDPRODUCTO
Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen
los criterios especificados.
BDDESVEST
Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base
de datos.
BDDESVESTP
Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas
de la base de datos.
BDSUMA
Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen
los criterios.
BDVAR
Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos.
BDVARP
Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de
datos.
 FUNCIONES DE TEXTO
Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los
espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te
permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.
Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir del

CARACTER
juego de caracteres establecido en su PC.

Devuelve el número de código del primer carácter del texto del juego de
CODIGO
caracteres usados por su PC.

CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo.

Redondea un número al número especificado de decimales y devuelve el

DECIMAL
resultado como texto con o sin comas.

Devuelve el número especificado de caracteres del final de una cadena de

DERECHA
texto.

Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra cadena

ENCONTRAR
de texto.

Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre
ESPACIOS
palabras.

Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una
EXTRAE
posición y longitud iniciales.

Devuelve el número de caracteres en el cual se encuentra un carácter en

HALLAR
particular o cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha.

Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve

IGUAL
VERDADERO o FALSO.

Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una

IZQUIERDA
cadena de texto.

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

LIMPIAR Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.

MAYUSC Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.

MINUSC Convierte todas las letras de una cadena de texto en minúsculas.

MONEDA Convierte un número en texto usando formato de moneda.

Convierte una cadena de texto en mayúsculas o minúsculas, según

NOMPROPIO corresponda; la primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás
letras en minúscula.

REEMPLAZAR Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.

SUSTITUIR Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.

Comprueba si un valor es texto y devuelve el texto si lo es, o comillas

T
dobles si no lo es.

TEXTO Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.

TEXTOBAHT Convierte un número en texto (baht).

Devuelve el carácter Unicode al que hace referencia el valor numérico

UNICAR
dado.

Devuelve el número (punto de código) que corresponde al primer carácter

UNICODE
del texto.

Convierte un argumento de texto que representa un número en un

VALOR
número.

Convierte texto a número de manera independiente a la configuración

VALOR.NUMERO
regional.
 ¿QUÉ Y CUÁLES SON LAS FUNCIONES LÓGICAS EXCEL?
Las funciones lógicas sirven para realizar la comparación lógica entre valores o referencias de
celdas. Excel tiene varias funciones lógicas que permiten evaluar datos. La mayoría de las
funciones lógicas retornan como resultado VERDADERO o FALSO.

Las funciones lógicas de Excel pueden ser utilizados para realizar operaciones que permitan la
toma de decisiones dentro de una hoja de cálculo.

Por ejemplo la función SI compara dos argumentos, realiza una operación si el resultado es
verdadero y otra operación si el resultado es falso.

Las principales funciones Lógicas comúnmente utilizadas en Excel son: Y, O y SI

El siguiente resumen muestra la lista de cuales son las funciones Lógicas predefinidas en
Excel.

Y FALSO SI
SI.ERROR NO O
VERDADERO

A continuación una breve descripción de las funciones lógicas de Excel.

Y
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

FALSO

Devuelve el valor lógico FALSO.

SI

Especifica una prueba lógica que realizar.

SI.ERROR

Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario,
devuelve el resultado de la fórmula.

NO
Invierte el valor lógico del argumento.

O
Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

VERDADERO

Devuelve el valor lógico VERDADERO.