13/7/2016 Control de Costos y Gastos en las Empresas | Mundo Ejecutivo

Mié, 13 Julio 2016 | Act 13:01 UTC

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Control de Costos y Gastos en las Empresas

Colaborador - Mié, 13/07/2016 - 11:35

Contabilidad Estrategia

ERASTO RODRÍGUEZ SANDOVAL*

Una parte fundamental en el éxito de todos los negocios es el correcto control de todas y cada una de las
erogaciones y cifras que tienen que ver con el resultado de las empresas, entre algunas de estas cifras tenemos
a los costos, no menos importante es controlar de manera eñciente los gastos, en este artículo explicamos
brevemente la diferencia entre ambos, aunque nos enfocaremos a la importancia del control de los costos en
una empresa de manufactura.
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Se exponen en el texto algunas de las diferentes situaciones que se deben tomar en cuenta para tener un
mejor control interno en estos conceptos tan delicados e importantes para todas las organizaciones, el
informe que nos re⁴ejará la cuantiñcación de todos los siguientes rubros es el Estado de Costos de
Producción y Ventas, para ver las demás cuentas de forma más global y completa utilizaremos el Estado de
Resultados.

Así como ejemplos de rubros o cuentas comunes dentro de los diferentes tipos de gastos que se cuantiñcan y
registran en las empresas.

La diferencia entre los costos y gastos radica en que los primeros, tienen que ver directamente con el
producto que se fabrica o comercializa, por dar un pequeño ejemplo, hablemos de una empresa
comercializadora que se dedica a comprar y vender, digamos, sombreros, el costo de dicha empresa será el
importe que se paga para adquirir esos sombreros, sin considerar los pagos que rodean la venta de estos, los
cuales se denominan gastos, estos pueden ser, la renta del local donde se exhiben, la transportación para
llevarlos a la tienda, la publicidad para venderlos, el sueldo de los vendedores, etc.

A la diferencia entre el costo y el precio de venta se le denomina, Utilidad Bruta, normalmente no se deberían
vender los productos por abajo del importe de costo, pero si es el caso, la diferencia será negativa y se le
denomina Pérdida Bruta, en el caso del importe que resulta después de la aplicación de costos, gastos e
impuestos se le denomina Utilidad Neta cuando es positiva y Pérdida Neta cuando es negativa.

En el ejemplo anterior, al ser un producto que así como se compra se vuelve a vender, es relativamente simple
llevar un control de los costos, ya que, si estos llegan a subir, por cualquier situación, lo único que se debe
analizar y hacer, es subir el precio de venta al público para mantener los márgenes de utilidad deseados,
siempre y no menos importante, se debe observar el comportamiento del mercado, ya que si se suben los
precios sin hacer un previo análisis se pueden llegar a perder clientes y entrar en algún tipo de crisis
quedándose con pocas ventas y un inventario sin rotación.

También es importante no perder de vista el aumento en los gastos, ya que estos también determinan la
rentabilidad del negocio, se deben cuidar los volúmenes de venta para que los gastos se diluyan de manera
más equitativa entre la cantidad de productos vendidos, esto es, a mayor volumen de ventas es más probable
que disminuyan los gastos, por dar un ejemplo, el precio de un traslado de sombreros en una camioneta a la
cual le caben dos mil sombreros será el mismo si sólo traslada mil, o la renta del local será la misma no
importando la cantidad de productos que guarde o exhiba.

Caso totalmente diferente es en las empresas que fabrican bienes o productos, ya que, en este caso, a
diferencia de las comercializadoras como el ejemplo anterior, aquí tenemos importes y cifras totalmente
variables a diferentes momentos y muchas de las veces debemos determinar nuestros precios de venta en
costos históricos o estándar, es decir, bajo un cálculo basado en la experiencia de tiempo o de como se ha
comportado el negocio en condiciones y momentos similares.

Comencemos entonces por ver los diferentes factores que afectan el costo en una empresa manufacturera,
para empezar debemos tomar en cuenta que, regularmente, ya se debieron hacer estudios de rentabilidad para
saber si el producto que vamos a realizar es rentable, genera negocio, o si existe el mercado para su
distribución.

En primer lugar tenemos las materias primas, esto es, todos aquellos materiales que intervienen en la
elaboración de un producto, como pueden ser tela, en el caso de fabricación de un vestido, madera si fuesen
muebles, plásticos, metales, etc.

En algunos casos, las empresas tienen necesidad de comprar componentes o productos fabricados a su vez
por otras empresas, a estos productos se les denomina productos semiterminados o subemsambles,

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también se consideran materia prima ya que son un componente que forma parte del producto terminado
ñnal.

Desde aquí empiezan las situaciones de análisis, ya que, el importe que pagaremos por estas materias primas
determinará, en gran medida, el precio de venta del producto terminado, factores como el tipo de cambio, si los
materiales son de importación, mermas en la producción, calidad tanto en los materiales como en la fabricación
y muchos otros factores que se deben revisar, muchas veces la inercia misma de la producción y ventas exigen
calcular este rubro en base a históricos o estándar, es decir, previo a comprar las materias primas, ya se debió
dar al cliente el precio de venta, si el mercado del producto que fabricamos es estable, no debe haber mayores
diferencias, pero los riesgos siempre están latentes, uno muy reciente es el aumento de la paridad cambiaria, ya
que al ser un factor completamente ajeno o externo, es complicado controlar, lo ideal es tomar decisiones y
determinar todas las situaciones antes de iniciar la fabricación del producto.

Otro factor muy importante a considerar en este tipo de empresas es la mano de obra, esto es, el salario de
todas aquellas personas que intervienen directamente en la elaboración de los productos, se incluyen también
las prestaciones, tiempo extra, aguinaldo, vacaciones y todas las cargas sociales que la empresa eroga por cada
trabajador, volviendo al ejemplo, si es una fábrica de ropa, la mano de obra principal es de los costureros, en
una fábrica de muebles, sería el trabajo de los carpinteros, ebanistas, tapiceros, etc.

Las situaciones a controlar en este rubro son, entre otras, la productividad de los trabajadores, es decir, si los
trabajadores no realizan la producción proyectada, se pierde tiempo y el costo tiende a elevarse por cuestiones
de requerimiento de tiempos extra, adicional, si se trabaja con poca calidad se incrementan las mermas o el uso
excesivo de material lo que también provoca aumentos signiñcativos en los costos, las condiciones de trabajo
también son importantes, esto es, si el personal trabaja dentro de un ambiente optimo, la productividad
crecerá, la calidad del producto y la rotación de trabajadores será mínima, con ello también se evitará la
constante capacitación a personal nuevo.

Cabe mencionar que a la suma del costo de las materias primas más el costo de la mano de obra se le
denomina Costo Primo.

El siguiente factor y no menos importante, es la maquinaria, que es, toda la tecnología y maquinaria necesaria
para la elaboración de un producto, siguiendo con los mismos ejemplos y para no perdernos, los costureros
necesitan máquinas de coser, cortadoras de tela, entre otras; los carpinteros necesitan sierras cortadoras,
taladros, etc.

Dicha maquinaria se debe mantener en óptimas condiciones y de ser posible, con lo último en tecnología, esto
con el ñn de que su vida útil sea más larga y mantengan un tiempo productivo constante, adicional, si se van
actualizando tecnológicamente, se tiene la ventaja de generar más producción en menor tiempo y el personal
que utiliza estas tecnologías tiene mejor proyección laboral y se mantiene actualizado en su trabajo.

La forma de integrar un importe de costo a un producto en el rubro de maquinaria se puede realizar de

diferentes maneras, estas dependerán del valor de la misma dividido entre el tiempo de vida útil o entre la
cantidad de productos que se espera fabricar en un espacio de tiempo determinado, así como el importe de
mantenimiento preventivo que pudiera tener, este importe integrado o factor, se agrega al costo primo y
así se acumula este factor al costo total.

El último factor que sirve para determinar el costo de un producto serán los costos o gastos indirectos de
fabricación, estos costos normalmente no se mantienen ñjos y es relativamente complicado determinarlos por
unidad en el producto, algunos ejemplos de ello son, la energía eléctrica, el agua potable, entre otros, decimos
que es complejo su prorrateo por la razón de que, comúnmente, no hay un factor, digamos, cuantiñcable para
su aplicación, dicho de otro modo y a manera de ejemplo, si un carpintero hace diez muebles en el mes,
cuantos watts o cuanta energía eléctrica consumió cada mueble es difícil determinar, por ello, lo más práctico y
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cercano a la realidad es dividir el consumo de energía en un tiempo dado, digamos un mes, entre la cantidad de
productos fabricados durante el mismo periodo de tiempo.

Durante todo este proceso de transformación y para ñnes de una correcta cuantiñcación, la suma de todos los
elementos mencionados en el costo, forman parte de un inventario de producción en proceso.

Una vez que el producto ha sido fabricado completamente y se le han agregado todos los elementos del
costo, tenemos un producto cuyo importe integra el costo total, dicho producto pasa a formar parte de un
almacén de producto terminado, desde el cual se factura y se distribuye a los diferentes clientes.

Con las cuestiones ñscales actuales, una vez que el producto se vende, el costo total antes mencionado se
denomina costo de ventas, es decir, es el total de costos incurridos solo por el producto que se está vendiendo
en un momento determinado, entones tenemos que, si al importe de la venta le restamos el costo de venta de
esos mismos productos, el resultado es la utilidad bruta en un principio mencionada en el ejemplo de la
empresa comercializadora.

Hasta aquí tenemos los factores que integran el costo de un producto en una empresa que manufactura, vimos
algunas áreas de observación para no permitir que estos costos incrementen y se puedan llegar a tener
pérdidas por un mal control o manejo en la producción.

No hay un porcentaje ideal entre la relación de la utilidad bruta contra los ingresos, muchos autores hablan del
40% otros de más o de menos, lo ideal es buscar que el costo, como importe y porcentaje, sea mínimo, eliminar
costos innecesarios, pero siempre buscando la mejor calidad para los clientes y evidentemente buena
rentabilidad y utilidad en el negocio.

En el caso de los gastos, como ya mencionamos, son todas aquellas erogaciones necesarias para la distribución,
venta y administración de los productos y las diferentes áreas del negocio, estos gastos también deben tener
una constante observación y control, ya que muchas veces, es ahí donde las malas planeaciones nos llevan a
tener gastos excesivos o descontrolados que tienden a resultar en números negativos en los estados
ñnancieros.

Los rubros comunes en los reportes de resultados son los siguientes, los gastos de fabricación, en algunas
contabilidades y para no confundirnos, en estos gastos se integran todos aquellos rubros o cuentas que tienen
que ver con la producción sin que necesariamente tengan una participación directa en el proceso productivo, es
decir, un ejemplo claro de esto puede ser, el sueldo de los supervisores de planta, o el sueldo del personal de
mantenimiento, estas personas están trabajando dentro de la planta pero no intervienen directamente en la
fabricación del producto, por esta razón no la podemos considerar como mano de obra.

Los gastos de distribución y venta, como su nombre lo dice, estos gastos son necesarios para la realización de la
venta de los productos, sus cuentas comunes son, los sueldos y las comisiones de los vendedores, los òetes o
transportación para hacer llegar los productos a los clientes, los gastos en publicidad, los viajes o viáticos del
personal de ventas, entre otros.

Los gastos de administración, son todos aquellos gastos necesarios para la organización y control
administrativo de la compañía, es estas cuentas se registran, entre otras, los sueldos del personal
administrativo, los gastos ñjos tales como, renta de local u oñcina, comunicaciones, papelería, energía eléctrica
de oñcinas, etc.
Así como todos aquellos gastos externos necesarios para la óptima administración del negocio, como por
ejemplo, las asesorías externas, como de abogados, contadores, auditores, asesores de tecnología, la
capacitación del personal administrativo, entre otros.

Como se puede observar, el personal encargado en cada una de las áreas debe tener un total compromiso para
la empresa en la que trabaja, esto se debe a que, cada departamento, independientemente de los números que
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se proyecten o reòejen los estados ñnancieros, debe funcionar como una maquinaria a base de engranes que
permiten un desarrollo constante y ascendente, si algún departamento falla o no trabaja con compromiso,
provoca una inestabilidad en los diferentes departamentos, de aquí también se desprende la importancia del
control interno dentro de la organización, lo cual permite una correcta planeación y deñnición de políticas en
los negocios, con ello se puede actuar de manera pronta y oportuna en cualquier situación o incidencia dando
tiempo a correcciones y toma de decisiones inmediatas.

Todo lo anterior es solo una pequeña parte de las múltiples situaciones que se pueden encontrar en el control
de los costos y gastos de las empresas, muchas veces aun teniendo buenas políticas y control interno, llegan
factores externos que hacen que se cambie la decisión y con esto el rumbo de los negocios, siempre será
importante tener al ñnal de cada año, un presupuesto de egresos proyectado en base al comportamiento
histórico y a lo que se espera sucederá en el futuro, si bien es cierto, esto solo está plasmado en papel, nos dará
una idea muy cercana del comportamiento de la empresa y permitirá estar listos sobre cualquier variación en
las cifras de cada uno de los diferentes rubros.

Esperando esta información sea de utilidad y agradeciendo como siempre su amable lectura, les deseo muchas
utilidades, salud en lo personal y a sus empresas.

*Integrante de la Comisión Sector Empresarial del Colegio de Contadores Públicos de México

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