Procedimiento de Control de Proceso123

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD.
INGENIERÍA INDUSTRIAL
REVISA: JOSE ANTONIO GARAY DIAZ.
MANUAL DE PROCEDIMINETOS DE LOS

PROCESOS DE LA EMPRESA.
MAQUINADOS INDUSTRIALES Y MINEROS (MAQUIM)

GRUPO: 9.3
UNIDAD 3
ANDREA BAÑUELOZ LOZANO. 1160288

MISAEL ALEJANDRO FLORES DE LA CRUZ. 1160330
JESUS ALEJANDRA GONZALEZ TAPIA. 2170005
JOSUE HERNANDEZ AGUIRRE. 1160361
FLLO, ZAC. 10 DE JUNIO DE 2019
Elaborado por: Josue Hernandez Revisado por: Coordinador Aprobado por:

Aguirre SGC
Fecha de emisión. Revisión.
MANUAL DE CALIDAD DE
MAQUINADOS 15/Agosto/2019 1
INDUSTRIALES Y MINEROS clave PAGINA
(MAQUIM). MIM-MGC-01 2
Índice
Introducción ................................................................................................................................................6
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA NORMA
ISO 9001:2008 .............................................................................................................................................7
objetivo y ámbito de aplicación ......................................................................................................7
ALCANCE ................................................................................................................................................7
Definiciones ........................................................................................................................................7
Generalidades .....................................................................................................................................7
Análisis Anual Programado del SGC .............................................................................................8
Procedimiento de control de las acciones correctivas y preventivas PARA LA NORMA ISO
9001:2008................................................................................................................................................... 10
Objetivo .............................................................................................................................................. 10
ALCANCE .......................................................................................................................................... 10
Definiciones ...................................................................................................................................... 10
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ................................................................ 10
PROCEDIMIENTO GENERAL DE LA REVISIÓN DEL CONTRATO PARA LA NORMA ISO
9001:2008................................................................................................................................................... 13
Objetivo .............................................................................................................................................. 13
Alcance .............................................................................................................................................. 13
Bases de partida, referencias y definiciones.............................................................................. 13
Referencias ....................................................................................................................................... 13
Definiciones ...................................................................................................................................... 13
Responsabilidades. ......................................................................................................................... 13
Contenido. ......................................................................................................................................... 14
Identificación. ................................................................................................................................... 14
Necesidades ...................................................................................................................................... 14
Capacidad y Voluntad ..................................................................................................................... 15
Oferta/ Pedido ................................................................................................................................... 15
Confirmación..................................................................................................................................... 15
Registro de Datos ............................................................................................................................ 15
Modificaciones del Contrato .......................................................................................................... 16
Elaboración de las Tarifas .............................................................................................................. 16
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTO PARA LA NORMA ISO 9001:2008 .. 17
Objetivo .............................................................................................................................................. 17
Elaborado por: Coordinadora SGC Revisado por: Coordinador Aprobado por:
/Jefa Unidad de Control SGC
Página 2
ALCANCE .......................................................................................................................................... 17
Políticas de operación..................................................................................................................... 17
Descripción del procedimiento ..................................................................................................... 19
Documentos de referencia ............................................................................................................. 20
Registros............................................................................................................................................ 20
Glosario .............................................................................................................................................. 21
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD PARA LA NORMA ISO
9001:2008. ................................................................................................................................................. 22
Objetivo y campo de aplicación .................................................................................................... 22
Referencias ....................................................................................................................................... 22
Antecedentes y definiciones.......................................................................................................... 22
Identificación y emisión. ................................................................................................................. 23
Archivo ............................................................................................................................................... 24
Tiempo de conservación y destino final ...................................................................................... 24
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION Y SELECCION DE PROVEEDORES PARA LA
NORMA ISO 9001:2008. .......................................................................................................................... 25
Objetivo .............................................................................................................................................. 25
ALCANCE .......................................................................................................................................... 25
Responsable ..................................................................................................................................... 25
Definiciones ...................................................................................................................................... 25
Políticas ............................................................................................................................................. 25
Descripción de las actividades...................................................................................................... 25
CRITERIOS PARA LA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES................................................. 27
ESCALA PARA RE-EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR ...................................................................... 27
Documentos de referencia ............................................................................................................. 28
Registros............................................................................................................................................ 28
EVALUACION INICIAL DEL PROVEEDOR........................................................................................... 28
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTROS DE NO CONFORMIDADES PARA LA NORMA
ISO 9001:2008. .......................................................................................................................................... 29
Objetivo y campo de aplicación .................................................................................................... 29
Referencias ....................................................................................................................................... 29
Antecedentes y definiciones.......................................................................................................... 29
Página 3
Identificación y registro de la no conformidad. } ....................................................................... 31

Evaluación, tratamiento y seguimiento de una no conformidad. ........................................... 32
Registros. .......................................................................................................................................... 33
PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS PARA LA NORMA ISO 9001:2008. ................... 34
Objetivo y campo de aplicación. ................................................................................................... 34
ALCANCE .......................................................................................................................................... 34
Definiciones: ..................................................................................................................................... 34
Documentos de referencia. ............................................................................................................ 36
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PROCESO PARA LA NORMA ISO 9001:2008. .................. 37
Objetivo .............................................................................................................................................. 37
Características de un proceso....................................................................................................... 37
RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 37
ACTIVIDADES ................................................................................................................................... 38
REVISIÓN DE PROCESOS .............................................................................................................. 39
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNA Y EXTERNAS PARA LA NORMA ISO 9001:2008.
..................................................................................................................................................................... 40
OBJETIVO .......................................................................................................................................... 40
ALCANCE .......................................................................................................................................... 40
RESPONSABLE ................................................................................................................................ 40
DEFINICIONES .................................................................................................................................. 40
POLITICAS ......................................................................................................................................... 42
DESARROLLO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN ............................................. 42
DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................................................ 44
REGISTROS....................................................................................................................................... 44
PROCEDIMIENTO DE FORMACIÓN O CAPACITACIÓN PARA LA NORMA ISO 9001:2008. ...... 45
Definiciones ...................................................................................................................................... 45
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN Y ENSAYO PARA LA NORMA ISO 9001:2008. ................... 48
Objetivo .............................................................................................................................................. 48
ALCANCE .......................................................................................................................................... 48
RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................... 48
Jefe de Almacén ....................................................................................................................................... 48
Director de Calidad .................................................................................................................................. 49
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................ 49

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Recepción de la mercancía .................................................................................................................... 49

Control de Calidad ........................................................................................................................... 51
Higiene y seguridad ......................................................................................................................... 51
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD PARA LA NORMA ISO 9001:2008. 52
objetivo .............................................................................................................................................. 52
ALCANCE .......................................................................................................................................... 52
RESPONSABILIDADES. .................................................................................................................. 52
DESARROLLO. ................................................................................................................................. 52
Anexos ................................................................................................................................................... 54
Anexo 1(informe de inspección) ................................................................................................... 54
Anexo 2 (no conformidad) .............................................................................................................. 55
Anexo 3 .............................................................................................................................................. 56
Anexo 4 .............................................................................................................................................. 57
Anexo 5-INFORME DE NO CONFORMIDAD (FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE NO
CONFORMIDADES DE AUDITORÍAS). ......................................................................................... 58
Anexo 6 Informe de auditoria......................................................................................................... 59
Anexo 7 Informe de auditoria......................................................................................................... 61
Anexo 8- Generalidades del programa ........................................................................................ 62
Anexo 9 Modificaciones.................................................................................................................. 63
Anexo 10 ............................................................................................................................................ 65
Anexo 11- Orden de producción ................................................................................................... 66
Bibliografía ................................................................................................................................................ 67

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Introducción
El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y
específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de la
empresa MAQUIM
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los

procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo
administrativo de la empresa y dando cumplimiento con ello a las metas propuestas.
Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se
presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida,
en la estructura orgánica de la empresa MAQUIM, o bien en algún otro aspecto que influya
en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

Página 6
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD PARA LA NORMA ISO 9001:2008
objetivo y ámbito de aplicación
Establecer los criterios y requisitos para la revisión por parte de la Alta Dirección, con la
finalidad de determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) cumple con los
requisitos de la norma ISO 9001:2008 y el marco regulatorio aplicable en su versión actual.
Así mismo, asegurar la trazabilidad, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del SGC
de la empresa MAQUIM a través de pautas a seguir para la revisión de las acciones
determinadas
ALCANCE
Este procedimiento se aplica al efectuar la revisión al Sistema de Gestión de la Calidad de
la Subsecretaría del Trabajo integrado por los procesos, procedimientos y sistemas de
gestión definidos en el alcance del sistema. Este procedimiento aplica a la totalidad de
elementos considerados en el Sistema de Gestión de la Calidad, como son los resultados
de las auditorías, el desempeño de los procesos, percepción de los clientes.
Definiciones
Objetivo de la calidad: la organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema
de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad,
los resultados de la auditoria, el análisis de datos las acciones correctivas y preventivas y la
revisión por la dirección.
Generalidades
La frecuencia para la realización de las reuniones de revisión del Sistema de Gestión de la
Calidad es anual y posterior a la realización de un ciclo de auditoría interna de calidad. La
reunión de revisión la presidirá el Jefe del Departamento de prácticas y se desarrollará con
la participación de los miembros del Comité de Calidad del Centro de Conciliación y los
invitados que se consideren pertinentes. La siguiente es la información que se analiza en
esta reunión:
 Informe del cumplimiento al Plan de Acción de la Vigencia

 Informe de resultados de las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad
anteriores.
 Resultados del último ciclo de auditoría interna de calidad, (Informes de Auditoría
Interna de Calidad).
 Informe de retroalimentación de los usuarios (Sugerencias, encuestas, entre otros).
 Informe de desempeño de los procesos y conformidad de los servicios.
 Estado de acciones correctivas y preventivas (Se evalúa la eficacia de las acciones).
 Análisis de los cambios que afectan la calidad del Sistema de Gestión de la Calidad.

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 Propuestas o sugerencias de mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad por

parte de los usuarios o de los Servidores Públicos del Centro.
 Revisión de la política y objetivos de calidad (Su contenido y cumplimiento) por medio
del plan de acción.
 Revisión de los recursos asignados en el período, para el cumplimiento de los
objetivos de calidad.
La responsabilidad de la recolección de la información para la reunión, está a cargo de los
responsables de proceso y del representante de calidad.
Análisis Anual Programado del SGC
El sistema de gestión de calidad de Perfil acero es analizado globalmente una vez al año
durante una reunión a la que asiste Gerencia, el representante de Gerencia, el responsable
de Gestión de Calidad y los responsables de cada una de las áreas o departamentos
implicados en el sistema.
Durante esta reunión se analizan por un lado los aspectos globales del sistema tales como
la política y objetivos de calidad, cambios en la organización que puedan afectar al sistema,
etc. Por otro lado, se realiza el seguimiento de cada uno de los procesos del sistema a fin
de tomar las acciones necesarias para la mejora continua de los mismos.
La fecha de celebración de estas revisiones anuales programadas será posterior a la

ejecución de las auditorías internas y será fijada en la planificación del sistema de gestión
de calidad.
Los datos de entrada para estas revisiones contemplan al menos los siguientes puntos:
 Política de Calidad
 Objetivos de Calidad

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Planificación de la revisión de la dirección

Encargado/a Procedimiento Coordinador de la Representante de la Dirección
Calidad
Inicio
Elaboración de propuesta de Evaluación de

Planificación de Revisión por propuesta
la Dirección
Envío propuesto a Requiere Evaluación de propuesta

Coordinador de la Calidad modificaciones No de Plan
Correo electrónico
Si Requiere
modificaciones
Realiza modificaciones a
si
propuesta de planificación
Validación de la
Elabora Planificación con las Recepción de la Planificación planificación
modificaciones sugeridas modificada
Planificación de Revisión
por la Dirección
Recepción de la
Planificación aprobada
Realización de la Revisión
por la Dirección de acuerdo
a lo planificado
FIN

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Procedimiento de control de las acciones correctivas y

preventivas PARA LA NORMA ISO 9001:2008
Objetivo
Generar las acciones de mejoramiento (acciones correctivas, preventivas o de optimización)
por medio de la definición de actividades, responsables y controles requeridos para la
identificación, análisis y cierre de las acciones, eliminar o mitigar las causas de las no
conformidades reales o potenciales, con el fin de prevenir que estas situaciones se presenten
o se vuelvan a presentar para mejorar los estándares de calidad en el MAQUIM.
ALCANCE
Desde la identificación, análisis, determinación de causas, evaluación, la implementación del
plan de acción o mejoramiento y el seguimiento de las no conformidades reales o potenciales
hasta la revisión de la eficacia de las acciones tomadas para evitar su ocurrencia o repetición
en pro de la mejora continua.
Definiciones
Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva
a ocurrir. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.2
Acción de mejora o Acción de mejoramiento: Acción correctiva, preventiva o de
optimización que se identifica y controla, para lograr mejoras en el desempeño de la
organización del Sistema de Gestión Integrado de forma coherente con la política.
Acción de optimización: Acción continua que busca la mejor manera de realizar una
actividad, emprendida para incrementar la eficacia, eficiencia y/o efectividad de los procesos
y la satisfacción de los usuarios y otras partes interesadas.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados
planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
MAQUIM reacciona y hace frente a las consecuencias ante la presencia de no

conformidades reales o potenciales y las oportunidades de mejora, realizando las actividades
presentadas a continuación.
Página 10
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Detectar una no conformidad real o potencial o una
oportunidad de mejora teniendo en cuenta las
siguientes fuentes:
• Accidente de trabajo: Cuando por las actividades

propias de la labor ocurra un accidente de trabajo,
se realiza la investigación del accidente de trabajo,
en donde se toman acciones correctivas,
preventivas o de mejora.
Auditoría Externa: Cuando se identifica en una

auditoría de los entes certificadores, acreditadores,
evaluadores o de control externos.
Auditoría Interna: Cuando se identifica en el ciclo

de auditorías internas programado por la Oficina de
Control Interno.
• Autocontrol: Cuando se identifica en el desarrollo
de sus funciones. Servidor Público
Identificar la no
• Evaluación Estándares Mínimos de Calidad en Auditor Interno
conformidad real o
Seguridad y Salud en el Trabajo: Cuando se
potencial o la
requieran establecer acciones que permitan la Auditor Externo
oportunidad de mejora
mejora continua y la optimización del SG-SST.
Otras Entidades Externas
• Inspección Ambiental: Cuando se deriva de los
resultados de las inspecciones ambientales
realizadas en las diferentes sedes del MAQUIM.
• Inspección de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Cuando se deriva de alguna de las diferentes
inspecciones que se realizan en MAQUIM.
• Medición de la Satisfacción: Cuando se deriva de

los resultados de la medición de satisfacción del
cliente externo e interno.
• PQRDS: Cuando se deriva de un derecho de

petición, tutela, queja, reclamo, denuncia o
sugerencia.
• Producto, Servicio o Salida No Conforme: Cuando

se supera la frecuencia de presentación permitida
Página 11
para el producto o servicio no conforme según lo

especificado en la Tipificación.
• Recomendaciones emitidas por parte de la

administradora de riesgos laborales: Cuando la
ARL realiza observaciones que a criterio de los
responsables del Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo da origen a una acción de mejoramiento.
• Revisión por Dirección: Cuando se identifica y

documenta en el acta de revisión por dirección.
• Riesgo: Cuando el hallazgo es identificado en

alguna de las matrices de riesgos del MAQUIM.
Seguimiento y Control a la Gestión Institucional:

Cuando se identifica durante los seguimientos
programados que realiza la Oficina de Control
Interno a las diferentes dependencias y procesos
Tendencia de Indicadores: Cuando se identifica en

el análisis de los resultados de los indicadores o en
el cumplimiento de las actividades del
procedimiento Gestión de Indicadores
Institucionales.
• Trabajo de Ensayo No Conforme: Cuando se

incumplen los procedimientos establecidos por los
laboratorios o los requisitos acordados con el
cliente en relación a las actividades, los procesos
analíticos, el informe de análisis y de acuerdo con
el procedimiento de los Laboratorios PO06-SS-
LABSP001 Control de trabajo de ensayo no
conforme se determine generar una acción
correctiva.
• Tenga en cuenta que las siguientes situaciones dan
origen inmediato a una no conformidad real, sin
perjuicio de las demás fuentes detectoras de no
conformidades reales o potenciales:
Alcanzar un valor mayor al número máximo de

productos no conformes permitidos en un periodo
de tiempo de acuerdo a lo establecido en el
Procedimiento Control de Salidas No Conformes -

Página 12
PROCEDIMIENTO GENERAL DE LA REVISIÓN DEL CONTRATO

PARA LA NORMA ISO 9001:2008
Objetivo
El objetivo del procedimiento es definir el proceso de revisión de un contrato que se realiza
en MAQUIM para asegurar que:
 Los requisitos están definidos y documentados adecuadamente.

 Se ha resuelto cualquier diferencia que haya entre los requisitos del contrato o del
pedido y la oferta.
 MAQUIM tiene capacidad para cumplir los requisitos del contrato.
Alcance
Será de aplicación a todos los pedidos o propuestas de pedido de Venta de piezas solicitados
a la empresa MAQUIM.
Bases de partida, referencias y definiciones
Bases de partida
Norma EN-ISO 9001:2000 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”

Manual de Calidad de MAQUIM.
Referencias
Los formatos se indican en el archivo.
Procedimiento General Identificación y Trazabilidad.
Definiciones
Pedido: Requisitos acordados entre MAQUIM y un cliente cuya información se transmite por
cualquier medio.
Oferta: Presupuesto Técnico-Económico elaborado por MAQUIM como respuesta a una
solicitud de un posible pedido que efectúa un cliente
Responsabilidades.
Las responsabilidades específicas quedan definidas en el apartado de CONTENIDO de este
procedimiento.
El Responsable de Clientes será el responsable de hacer cumplir el procedimiento.

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Contenido.
Recepción de pedido
Los pedidos pueden llegar a la empresa por cualquier vía de comunicación.

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial son los encargados
de la recepción de solicitudes de venta de piezas.
Las solicitudes de venta de piezas se anotarán en el registro Pedido Clientes, rellenando
los campos identificativos.
No será necesario realizar registro de Pedido de Cliente siempre que el pedido sea directo
por “ventanilla”, ya que se procederá a la confección del Albarán Informático
correspondiente.
Identificación.
El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de

identificar la empresa y la persona que solicita el servicio o producto, comprobando por
Ordenador si ya tiene ficha abierta o no, y dependiendo del criterio del Responsable de
Departamento de Clientes se le solicitará la entrega de Fianza o no, de acuerdo con la Tarifa
de Fianzas.
Cuando el cliente sea nuevo y se considere necesario el Departamento de Atención al

Cliente o Departamento Comercial son los responsables de la toma de datos los cuales se
registrarán en la Ficha apertura Cliente. A continuación, el Responsable de Clientes,
Responsable Financiero o Gerente procede a pedir informes y según el resultado de estos
se asignará un crédito, quedando constancia mediante la firma en el registro de toma de
datos Ficha apertura Cliente de uno de éstos, y según el análisis el Departamento Comercial
negociará con el cliente y facilitará oferta, tarifa y condiciones siempre que se considere
oportuno. En caso de ser aceptado como cliente el Departamento de Atención al Cliente
confeccionará la correspondiente Ficha Cliente informática en el programa informático
basándose en la toma de datos del registro Ficha Apertura Cliente. Si no fuera necesario se
confeccionará la Ficha Cliente informática directamente.
Necesidades
El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial se informa de cuales

son las necesidades del cliente, Tipo de servicio (Tipo de pieza, accesorio)] y el Tiempo
(Para cuando necesita el servicio o producto).

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Capacidad y Voluntad
DEPART.
ATT CLIENTE
RECOGIDA
SIGUE
SOLICITUD CAPACIDAD / PROCESO
CONSULTA AL COMPROBACION
CLIENTE POR VOLUNTAD
DEPART. DE
PRODUCCION SI
DEPART. LO SOLICITADO
COMERCIAL NO
FIN
Cuando es una venta de un automóvil el Departamento de Atención al Cliente o

Departamento Comercial accede al programa informático y se busca el producto por
descripción comprobando así los stocks.
Oferta/ Pedido
facilitar, si el cliente le solicita oferta verbal o por escrito según el formato informático, una
Oferta de Precios bien de acuerdo con las tarifas de precios en el sistema informático, bien
con precios mejorados aprobados por los responsables de dichos departamentos, ya tenga
ficha abierta como cliente, o no. A dicha oferta se le podrá adjuntar si fuese necesario
documentación técnica del producto.

registrar y controlar en el registro Control de Distribución de Tarifas, las tarifas entregadas
por éstos.
Confirmación
Si el Cliente no acepta la oferta, finaliza el proceso y si la acepta el Departamento de Atención
al Cliente o Departamento Comercial cumplimentará el registro Pedido Cliente. A
continuación, firmará la persona que ha recepcionado el Pedido.
Registro de Datos
El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de la
entrega del Pedido Cliente Original al Departamento de Producción para que continúe el
proceso; y la copia de dicho pedido quedará registrada en el talonario.

Página 15
Modificaciones del Contrato

Si existieran modificaciones del Pedido Cliente tanto por parte del Cliente como por parte de
MAQUIM se recogerá la posibilidad de cumplir las nuevas exigencias en un nuevo Pedido
Cliente que anulará al viejo; y en caso de acuerdo por ambas partes se notificará al
Departamento de Producción entregando el nuevo pedido modificado que sustituirá al
anterior. Si no hay acuerdo o no se puede cumplir por alguna de las partes se anula el pedido
informando al Departamento de Producción de dicho cambio para que entregue el Pedido
original anulado al Departamento de Atención al Cliente indicando la mención de “ANULADO
o NULO”.
Elaboración de las Tarifas

La necesidad de revisión de tarifas será establecida por el Gerente y surgirá como
consecuencia de la tendencia del mercado.
Existirán tarifas de alquiler, venta, fianzas dentro del programa informático. En las tarifas se
identificará el año.
Las tarifas estarán controladas a nivel informático, pudiéndose listar según formatos
identificados
El Gerente establecerá y revisará como mínimo una vez al año los descuentos aplicados a
distintos clientes y valorará la posibilidad de hacer alguna modificación. En el caso de hacer
alguna modificación el Departamento de Atención al Cliente informará al Cliente verbalmente
y de forma escrita (en la factura) y a continuación el Responsable del Departamento de
Clientes modificará la Ficha del Cliente Informática los nuevos descuentos a aplicar.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTO PARA

LA NORMA ISO 9001:2008
Objetivo
Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión de
la Calidad.
ALCANCE
Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
MAQUIM.
Políticas de operación
“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original” que se
encuentran resguardados por el RD del instituto para SGC, y por el Director de Programas
de Innovación y Calidad, esta leyenda la llevaran todos los documentos al momento de ser
impresos.
El Controlador de Documentos notifica a través del Portal del SGC para los cambios y
correcciones que se hagan a los Documentos Controlados e informa a las/os responsables
de los procesos y/o aspectos ambientales.
Los procedimientos del proceso de calidad del SGC de la empresa, también aplicarán para
el sistema de gestión ambiental, a excepción de los procedimientos de producto no
conforme, encuestas de servicio, quejas y sugerencias; y evaluación al trabajador que solo
aplican al sistema de gestión de calidad.
Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos
del SGC que se encuentren a disposición en el portal de la empresa, tanto para consulta
como para impresión.
Las firmas autógrafas se conservan en los documentos originales en resguardo por el
controlador de documentos del instituto para el SGC, y por el Director de Programas de
Innovación y Calidad de DGEST para el SGA; por lo que las versiones vigentes en el portal
no cuentan con las firmas correspondientes.
Los documentos de origen externo del SGC son identificados por su nombre y fecha de
emisión, para asegurar su control el(la) subdirector(a) responsable del proceso
correspondiente le comunicará los cambios de la vigencia. En el caso del SGA el Director de
Programas de Innovación y Calidad de DGEST será el responsable de mantener esta
información actualizada.
Es responsabilidad del Controlador de Documentos de la empresa actualizar la lista maestra
de documentos controlados para el SGC, En el caso del SGA el Director de Programas de
Innovación y Calidad de DGEST será el responsable de mantener esta información
actualizada.

Página 17

Página 18
Descripción del procedimiento

Secuencia de Actividad Responsable
etapas
1. Elabora / Revisa 1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento,

Documento. define el nombre con el que se dará a conocer el
documento. El nombre deberá hacer referencia a la
actividad propia a realizar. En caso de revisión del
documento, emite la nueva versión y la envía al RD. Elaborador de
documento.(Dueño
1.2 Elabora documento.
natural del proceso o
1.3 Asigna código y número de revisión al documento, actividad)
fecha de revisión.
2. Revisa 2.1 Revisa que el documento cumpla con las

Documento. especificaciones aplicables.
2.2 Los documentos del SGC deberán ser revisados por el
subdirector correspondiente al proceso y autorizado RD
por el director. En el caso de los documentos del SGA
los documentos serán revisados por el Director de
Innovación de Programas de Calidad y autorizados por
el Gerente General en el caso del manual y por el
Coordinador de Aseguranza de Calidad para los
procedimientos.
SI es correcto pasa a la etapa 3.
NO es correcto regresa a la etapa 1.
3. Firma de 3.1. Firma documento en el campo correspondiente de Responsable de
revisado revisado revisar
4.-Autoriza 4.1 Autoriza documento y firma en el campo Responsable de
documentos correspondiente autorizar
5. Identifica 5.1El Controlador de Documentos recibe la Controlador de
Cambios y documentación revisada y autorizada verifica cambios
Documentos
Número de y número de revisión.
Revisión. 5.2 En caso de identificar algunas inconsistencias en los
documentos en cuanto a códigos, número de revisión,
denominaciones, fechas de elaboración, revisión y
autorizaciones debe notificar al RD para su aclaración.

Página 19
6.Publica 6.1 Da de alta en el portal los documentos actualizados Controlador de

documentación una vez autorizados y los registra en la lista maestra
Documentos
de documentos y los formatos en la lista para control
de registros de calidad.
6.2Difunde a través del portal la disponibilidad de la
documentación.
Secuencia de Actividad Responsable
etapas
7. Consulta y 7.1. El cliente consultara en el portal la documentación del Cliente

aplica Sistema de Gestión de
documentación Calidad para su aplicación.
publicada en el
portal
Documentos de referencia
DOCUMENTO
Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Fundamento y Vocabulario. ISO 9000:2005

COPANT/ISO 9000-2005 NMX-CC-9000-IMNC-2005.
Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO 9001-2008
NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Registros
Registros Tiempo de Responsable de Código de registro
Retención conservarlo
Lista Maestra de Documentos Hasta la Controlador de

Internos Controlados SGC siguiente documentos
modificación.
Lista de Documentos de Origen Hasta la Controlador de
Externo SGC siguiente documentos
modificación
Lista Maestra de Documentos Hasta la Controlador de

Internos Controlados SGA siguiente documentos
modificación.
Lista de Documentos de Origen Hasta la Controlador de
Externo SGA siguiente documentos
modificación

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Glosario
Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente
información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por MAQUIM.
Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las
actividades yfunciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de
manera interna en la empresa Ej.: Ley Federal del Trabajo.
Documento Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la Calidad.
Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran

relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la
Calidad.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS REGISTROS DE

CALIDAD PARA LA NORMA ISO 9001:2008.
Objetivo y campo de aplicación

El presente procedimiento tiene por objetivo establecer el proceso a seguir por el SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LA EMPRESA MAQUIM para la identificación, el almacenamiento,
la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros de
calidad de dicho sistema.
Referencias
Para la elaboración de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia:
 La Norma ISO-9001:2015: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”.
 Los Procedimientos del Manual de Procedimientos Documentados.
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican, en lo que proceda, los
fundamentos, los términos y las definiciones incluidos en la Norma:
 Norma ISO-9000:2015: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario”

Antecedentes y definiciones
Los registros son un tipo especial de documento que proporcionan evidencia de la
conformidad con los requisitos especificados, así como la operación eficaz.
En este procedimiento se toman en cuenta los siguientes criterios generales y definiciones:
 Registros de calidad: Formato o impreso cumplimentado como resultado de la

realización de una tarea del sistema.
 Identificación: Los registros deben ser fácilmente identificables. La identificación debe

realizarse en dos niveles. En un primer nivel son identificados por el formato empleado
para su cumplimentación y, después, en un segundo nivel, se debe diferenciar por un
campo identificador presente en el propio formato: la fecha de cumplimentación, el
número, el nombre de la persona, etc.
 Almacenamiento: Es necesario determinar cuál es la forma de almacenamiento y

dónde se realiza el archivo de los registros para poder después encontrarlos fácilmente.

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 Protección: Lugar adecuado para la conservación de registros. Es necesario

determinar los niveles de protección de los registros para así evitar cambios en la
información que contienen, por ejemplo, protección con contraseña o existencia de
archivos con acceso restringido. Un aspecto fundamental es la realización de copias
de seguridad de los registros digitales de la organización.
 Recuperación: Es necesario determinar la metodología para acceder y encontrar

registros de actividades anteriores.
 Retención: Es necesario determinar el tiempo de conservación de los registros.
 Disposición de los registros: Es necesario determinar cómo se efectuará la

eliminación de los registros o dónde se archivarán de forma indefinida, si así se ha
establecido.
Responsabilidades.
Con carácter general se establece el siguiente sistema de responsabilidades básicas:
1. Los registros forman parte de la documentación de los procesos y del sistema de gestión
de la calidad, por lo que su identificación y aprobación se somete al sistema de
responsabilidades que sobre la documentación se establece en el Procedimiento
Documentado.
2. Las responsabilidades sobre los registros de los procesos del sistema corresponden a
las respectivas Unidades con responsabilidades en su gestión, de acuerdo con la
identificación que se realiza en la documentación del proceso.
Identificación y emisión.
1. Los registros generados con cada proceso están individualizados mediante un código,
seguido de la denominación del registro y la Unidad o Unidades responsables del control
del mismo, permitiendo que sean fácilmente reconocibles e identificables.
2. Los registros se cumplimentan por las personas y en los formatos establecidos en los
documentos del SIGC-SUA correspondientes.
3. El registro conlleva la cumplimentación de forma legible de los datos, permitiendo que la

información registrada sea una evidencia objetiva que demuestre el cumplimiento y la

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conformidad con los requerimientos específicos del sistema de gestión de la calidad

sirviendo, además, de instrumento para valorar su eficacia.
Archivo
1. Los registros se almacenan de acuerdo a las necesidades por: códigos, nombres, fechas,
modelos, responsables. Estos registros se recogen según su elaboración (diaria,
semanal, mensual, anual).
2. Lo registros se archivan en carpetas o archivadores y en sitios adecuados que evitan su

deterioro, daño, pérdida y garanticen su fácil acceso. De igual modo, los registros pueden
almacenarse en soporte informático u otros medios electrónicos, que garanticen una
seguridad y reproducibilidad equivalente.
3. Los registros deberán ser almacenados de una manera ordenada, de modo que sean
fácilmente recuperables.
4. El personal de la empresa MAQUIM tiene acceso a los archivos de los registros de la
calidad relativos a su actividad, siempre y cuando se justifique la necesidad del acceso.
5. Los registros de la calidad podrán estar a disposición del cliente / usuario / grupos de
interés para su evaluación en los términos que autorice la empresa MAQUIM.
Tiempo de conservación y destino final
1. Con carácter general los registros de calidad se conservarán durante tres años a partir
de la fecha de emisión, salvo que se establezca un determinado periodo de conservación
por:
 Especificación en el “Control de Registros”.
 Especificación en legislación aplicable.
 Especificación en criterios adoptados por la empresa MAQUIM.
2. Transcurrido el periodo de archivo obligatorio se procederá a dar destino final a los

registros de la calidad, que podrá comprender:
 La destrucción o eliminación física del registro.
 Su archivo permanente.
 Su conservación según el tiempo establecido por obligaciones contractuales o por

la legislación vigente.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION Y SELECCION DE

PROVEEDORES PARA LA NORMA ISO 9001:2008.
Objetivo
Establecer la metodología para llevar a cabo la evaluación de los proveedores de bienes y
servicios de la empresa.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para la evaluación de los proveedores de bienes y servicios que
se consideran críticos para la empresa; su selección, reevaluación e identificación de
necesidades de mejoramiento.
Responsable
El Jefe de Compras es el responsable de directo de cumplir y hacer cumplir este
procedimiento.
Definiciones
Proveedores Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen
gran impacto en la prestación del servicio. La falta, omisión o retraso del proveedor, interfiere
en los procesos afectando directamente la calidad.
Proveedores No Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no
tienen gran impacto en la realización del servicio. La falta, omisión o retraso del proveedor
no tiene relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la
Institución.
Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de
aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor.
Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un
proveedor para hacer seguimiento a su desempeño y determinar su permanencia como
proveedor de la institución.
Políticas
Se realizará evaluación a los proveedores de bienes y servicios que se consideren críticos
para la institución.
Sólo se comprará a los proveedores incluidos en el listado de proveedores, excepto en el
caso de las compras urgentes de las que se habla en el “Procedimiento de Compras”.
Descripción de las actividades
Registro de Proveedores: Teniendo en cuenta los bienes y servicios que es necesario

adquirir, el Jefe de Compras anuncia a través de la página web de la empresa o por cualquier
otro medio de difusión, una convocatoria nacional o invitación publica a las personas
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naturales o jurídicas que aspiren a ser proveedores de la empresa, invitándolos a inscribirse

diligenciando el formato “Registro de nuevos proveedores”.
Evaluación Inicial: Toda persona natural o jurídica que aspire a ser proveedor de la
empresa, será sometida a una evaluación inicial, la cual es realizada por el Jefe de Compras
teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Precio: Disponibilidad para la entrega de listas de precio actualizada.
Cumplimiento: Evalúa la disponibilidad de despacho permanente, las garantías ofrecidas y

las políticas de pago.
Servicio: Evalúa los plazos de entrega de los bienes y servicios, descuentos por pronto
pago, certificación de calidad y servicio de entrega a domicilio.
En el formato “Registro de nuevos proveedores”, se realiza la evaluación inicial asignando

uno de los tres posibles valores del aspecto en verificación de la siguiente manera:
1: No cumple
3: Algunas veces cumple
5: Si cumple
El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado definitivo de la

evaluación del proveedor. En la siguiente tabla se presentan los rangos en los que se ubica
la evaluación y se determina la decisión de aceptar, condicionar o rechazar al proveedor.
Listado de Proveedores: El Jefe de compras incluye en el “Listado de proveedores” los
proveedores Aprobados y los Condicionados. Los proveedores que resulten
“Condicionados”, se mantendrán en el listado de proveedores siempre y cuando obtengan
una calificación mayor o igual a 80% en la primera reevaluación de proveedores.
Selección de proveedores: La selección del proveedor se realiza teniendo en cuenta los
criterios de precio, cumplimiento y servicios ofrecidas por el proveedor.
Para compras de bienes y servicios, el Jefe de compras selecciona el proveedor.
Reevaluación de proveedores: Cada seis meses el jefe de compras, realiza la reevaluación

de los proveedores utilizando el formato de “Reevaluación de proveedores” teniendo en
cuenta los siguientes criterios:

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CRITERIOS PARA LA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Calidad del Producto: Cumplimiento con las especificaciones técnicas y de funcionalidad requeridas.
Tiempos de entrega: La entrega se realizó en los tiempos pactados en la orden de compra
Cumplimiento en cantidad: Entregó total de las cantidades solicitadas
Precio: Los precios fueron competitivos durante el período de evaluación
Atención post-venta: Respuesta oportuna a los requerimientos o quejas realizados. Las garantías
fueron atendidas satisfactoriamente.
En el formato para “Seguimiento a proveedores” se registran los datos de la calificación

obtenida por cada proveedor, en cada despacho, asignando una calificación de Uno (1)
a Cinco (5). Dónde:
1: Deficiente
2: Regular
3: Bueno
4: Muy bueno
5: Excelente
El promedio de las calificaciones obtenidas por el proveedor en cada criterio, se trasladan
al formato “Reevaluación de proveedores” donde se multiplica por un factor de
ponderación, para obtener una calificación final. El porcentaje total de calificación
obtenido se ubicará en uno de los siguientes rangos, para establecer el estado del
proveedor calificado.
ESCALA PARA RE-EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

Rango Estado
Mayor o igual a 80% Aprobado
Entre 60% y 79% Condicionado
Menor a 60% Rechazado
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El jefe de compras a través de una comunicación escrita, informa al proveedor el

resultado de la evaluación y su calificación. Así:
• Proveedores con calificación mayor o igual a 80%. Se extiende felicitación y se les invita
a seguir manteniendo el nivel de excelencia.
• Proveedores con calificación entre 60% y 79%. Se les informa sobre la necesidad de
mejoramiento en el factor específico. Si esta calificación persiste durante tres
evaluaciones consecutivas, el proveedor es retirado del listado de proveedores.
• Proveedores con calificación igual o inferior al 60%. Se les informa que no pueden
continuar siendo proveedores de la empresa.
Documentos de referencia
• Procedimiento de Compras
Registros
• Registro de nuevos proveedores
• Seguimiento a proveedores
• Reevaluación de proveedores
• Matriz comparativa de cotizaciones
• Listado de Proveedores
EVALUACION INICIAL DEL PROVEEDOR

ESCALA DE EVALUACIÓN ANÁLISIS DE RESULTADOS
PUNTAJE DESCRIPCIÓN RANGO DECISIÓN
No cumple con el requisito Solicitud

1 1 - 12
Rechazada
Parcialmente cumple con el Solicitud
3 13 - 24
requisito condicionada
Solicitud
5 Cumple con el requisito 25 - 40
Aprobada

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTROS DE NO

CONFORMIDADES PARA LA NORMA ISO 9001:2008.
Objetivo y campo de aplicación
El procedimiento documentado tiene por objeto establecer el proceso a seguir por el

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LA
EMPRESA MAQUIM para el control de las No conformidades incluyendo la identificación y
tratamiento de los productos y servicios no conformes.
La misión del procedimiento de “Control y Tratamiento de No Conformidades” es la de definir

el sistema de control y responsabilidades para realizar el seguimiento de la conformidad de
los requisitos de los producto y servicios prestados por las Unidades con responsabilidad en
los procesos, a efectos de identificar los que no sean conformes con los requisitos y realizar
el tratamiento adecuado.
Referencias
Para la elaboración de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia:

 La Norma UNE-EN-ISO-9001:2015: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”.
 El Manual de Procesos.
 Los Procedimientos del Manual de Procedimientos Documentados.
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican, en lo que proceda, los
fundamentos, los términos y las definiciones incluidos en la Norma:
 Norma ISO-9000:2015: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario”.

 La guía de elaboración de planes de acciones correctivas. AENOR.
Antecedentes y definiciones
El término “no conformidad” describe cualquier incidencia o situación que se produce

cuando, en la realización de una actividad, se obtiene un resultado que incumple un requisito.
El término requisito puede hacer referencia a una necesidad, expectativa, especificidad u
obligación que venga determinada por los usuarios y otros grupos de interés, por la

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legislación aplicable o por lo establecido por la empresa MAQUIM, respecto a la prestación

de servicios, a la realización del producto o al sistema de gestión de la calidad.
Otros términos incluidos en este Procedimiento han de entenderse de acuerdo con las
definiciones que los acompañan y, en su defecto, por las definiciones establecidas en la
Norma ISO-9000:2015: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario”.
Responsabilidades.
El Manual de Calidad establece el siguiente sistema básico de responsabilidades y

participación:
 Identificación, control y tratamiento de no conformidades de los procesos

claves: es responsabilidad de todos los participantes en el sistema de gestión de la
calidad, correspondiendo al Gerente la máxima responsabilidad en cuanto
Responsable de los procesos claves.
 Identificación, control y tratamiento de no conformidades del sistema de gestión

de la calidad: si bien es responsabilidad de todos los participantes en el sistema de
gestión de la calidad, corresponde a la Coordinación Técnica del Servicio de
Planificación y Evaluación el seguimiento continuo y al Responsable de Calidad la
máxima responsabilidad.
CONTROL Y TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES.
El control de no conformidades reales o potenciales consta de las siguientes fases:
1) Detección de la no conformidad.
2) Identificación y registro de la no conformidad.
3) Evaluación, tratamiento y seguimiento de una no conformidad.
DETECCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD.
1. Las no conformidades pueden detectarse en cualquier fase o actividad de la gestión del

proceso y de la prestación de servicios según el alcance. Si bien, con carácter general
se detectarán en algunas de las siguientes actividades:
 En la gestión interna de las actividades de los procesos.

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 En los mecanismos de control que se especifiquen en la documentación de los

procesos y, en especial, los referidos a los objetivos de indicadores previamente
establecidos.
 En la gestión de riesgos y oportunidades
 En la verificación sobre el cumplimiento de los requisitos legales y otros específicos
que sean de aplicación a los procesos.
 En la prestación directa de los servicios o realización del producto.
 En el análisis anual del seguimiento de los procesos.
 En el análisis de las quejas o reclamaciones de los usuarios y otros grupos de interés
u otros mecanismos de retroalimentación.
 En el análisis de los programas de auditorías.
 En el análisis y revisiones del sistema por la Gerencia.
En el SIGC-SUA y a efectos de este procedimiento documentado se distinguen entre:
a) No conformidades internas. Referidas a las detectadas por las Unidades/Equipos

de Procesos.
b) No conformidades de auditorías internas. Referidas a las detectadas en las
actividades de auditoría interna, según el Procedimiento Documentado PD03
“Auditorías Internas”.
c) No conformidades de auditorías externas. Referidas a las detectadas en las
actividades de auditoría de certificación o de seguimiento del sistema.
Identificación y registro de la no conformidad. }

1. Detectado el incumplimiento de un requisito se procederá al cumplimentar la ficha de
identificación de una no conformidad, distinguiéndose entre no conformidades reales o
potenciales.
2. La ficha de identificación de una no conformidad contendrá, al menos, la siguiente

información:
a) Código y fecha de la identificación.

b) Código y nombre del proceso/s afectado/s.
c) Procedencia. En las no conformidades internas estará referida a la fuente externa
o la iniciativa interna. En las no conformidades de auditoría estará referida al
código de la auditoría y a la fecha del correspondiente informe.

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d) Descripción de la no conformidad e indicación de las evidencias en las que se

fundamenta. En el caso de las no conformidades internas se ajustará a los
términos contenidos en los informes de auditoría.
e) Causa o motivo que origina la no conformidad.
f) Indicación de la procedencia o justificación de la no procedencia de acciones
correctivas o preventivas, según la naturaleza de la no conformidad.
g) Identificación y firma del auditor que identifica la no conformidad y el responsable
de la Unidad o Equipo de Proceso dependiendo del proceso afectados, en el
supuesto de no conformidades de auditoría internas.
3. Le corresponde al responsable de la Unidad, según el proceso de que se trate,

cumplimentar la ficha de identificación de una no conformidad interna. En los supuestos
que la no conformidad afecte a varios procesos corresponderá a los responsables de las
Unidades afectadas. En ambos casos, la ficha de identificación será remitida a la
Coordinación Técnica.
4. La responsabilidad de cumplimentar la ficha de identificación de una no conformidad de

auditoría es de la Coordinación Técnica que la remitirá, según el alcance, al responsable
de la Unidad y al representante del Equipo de Proceso.
5. Cuando la no conformidad provenga de la queja o reclamación de un cliente/usuario/otro

grupo de interés, se actuará, además, según lo definido en el Proceso Estratégico PE02
“Retroalimentación de los Grupos de Interés”, sin perjuicio del tratamiento administrativo
que corresponda de acuerdo con la legislación aplicable.
Evaluación, tratamiento y seguimiento de una no conformidad.

1. Tras la identificación de una no conformidad se procederá a su análisis y, en función del
alcance del incumplimiento de los requisitos, se adoptarán las decisiones y acciones que
correspondan de acuerdo con el sistema de participación y responsabilidades del SIGC-
SUA y este Procedimiento Documentado.
2. Con carácter general se establecen, según proceda, las siguientes actuaciones:
a) Identificación de las acciones para eliminar la no conformidad detectada, tanto de

las correcciones inmediatas como de las que eliminen las causas de la no
conformidad.
b) Autorizar su uso, liberación o aceptación de un servicio o producto no conforme
por concesión del responsable de la Unidad con autorización de la Gerencia y, en

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caso de ser necesario, por aceptación por el cliente/usuario/parte interesada,

debiendo quedar registrada.
c) Adoptar acciones para impedir la prestación de un servicio o producto para un uso
o aplicación originalmente no previsto.
d) Verificando por el responsable de la Unidad que las acciones aplicadas permiten
la prestación de servicios o productos que cumplen con los requisitos
especificados para los mismos
3. Las acciones correctivas que se adopten se someterán a un seguimiento de verificación

de acuerdo con lo establecido en los Procedimiento Documentados “Auditorías Internas”
y este Procedimiento Documentado.
4. El Comité de Calidad conocerá y, en su caso, valorará la evaluación, tratamiento y

seguimiento de las no conformidades, y formará parte de los datos que se incorporarán
en los informes de seguimiento de procesos y los informes finales agrupados que se
remiten al Consejo de Dirección a efectos de su consideración en el proceso de Revisión
y Mejora del SIGC, tal como se establece en los procesos estratégicos del sistema.
Registros.
1. Los responsables de las Unidades deberán disponer y controlar los registros de las fichas
de identificación de no conformidades y demás registros que se estimen convenientes en
este procedimiento, sin perjuicio de que la Coordinación Técnica lleve el control formal
de los registros del procedimiento.
2. Los formatos de los registros de este Procedimiento Documentado serán los que se
incluyan en el Anexo o sus modificaciones que realice la Coordinación Técnica. En
cualquier caso, le corresponde a ésta diseñar los formatos que se consideren adecuados,
respetando la estructura o contenidos mínimos que se establecen en este procedimiento,
así como su comunicación, explicación y asistencia técnica para su cumplimentación por
las Unidades y Equipos de Procesos.
3. El sistema de codificación de las fichas de identificación de una no conformidad interna

incluirá la siguiente expresión:
4. El sistema de codificación de las fichas de identificación de una no conformidad de
auditoría incluirá la identificación del informe de auditoría de procedencia y un orden
numérico secuencial iniciado en “01” para el correspondiente informe.
5. Los registros generados con el Procedimiento Documentado Control y Tratamiento de No
Conformidades son los indicados en la siguiente tabla.

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PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS PARA LA

NORMA ISO 9001:2008.
Objetivo y campo de aplicación.

Definir las actividades del proceso administrativo en lo pertinente al procedimiento
Gestión de Compras y relacionado con la planeación, racionalización, gestión y
ejecución presupuestal en la compra de los bienes y servicios requeridos por la
Oficina de Registro, para garantizar la efectiva prestación servicio público registral.
El procedimiento Gestión de Compras se desarrolla en la Oficina de Registro de
Instrumentos Públicos, en lo atinente a temas a temas relacionados con la
adquisición de bienes y servicios. Los clientes internos del procedimiento son los
procesos y funcionarios de la Oficina; la Secretaría General, el Grupo de Servicios
Generales y la Dirección Financiera de la Superintendencia. Además, tiene como
clientes externos a los ciudadanos que tengan interés en ser proveedores de bienes
y servicios a la Oficina de Registro.
ALCANCE:
Inicia: Identificación de las necesidades de bienes y servicios en la ORIP.
¿Qué hace?: Solicitud de cotizaciones para realizar los estudios previos, y solicitar
a la SNR el CDP, solicitud a proveedores de las ofertas de los elementos que
requiere la Entidad, selección del proveedor o contratista, elaboración órdenes de
compra o servicios, órdenes de pago y giro del contrato.
Termina: Con la compra y entrega a satisfacción de los bienes y servicios.
2. RESPONSABLES:
2.1. Responsable estratégico: Coordinadores Grupo Servicios Generales y
Presupuesto SNR, Registrador de Instrumentos Públicos
2.2. Responsable operativo: Coordinador Grupo Administrativo.

Definiciones:
Contrato: Acuerdo de voluntades sujeto a una reglamentación jurídica para la
satisfacción de las necesidades de la administración pública, tendientes a alcanzar
los fines del Estado.
Bienes y Servicios: Son aquellas cosas tangibles e intangibles, de valor económico
que reportan beneficio a quienes las poseen o usufructúan y que permiten la vida
Elaborado por: Coordinadora SGC Revisado por: Coordinadora Aprobado por:
en la comunidad. Serán bienes cuando son susceptibles de apropiación, sea

privada ó pública y servicios cuando su utilidad radica exclusivamente en su
consumo.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): El certificado de disponibilidad

presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite
dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación
para la asunción de un compromiso.
Certificado de Registro Presupuestal (CRP): Es el registro definitivo de un gasto
que expide el jefe de presupuesto de una entidad pública, el cual garantiza que los
recursos del presupuesto solo se utilizarán para el fin especificado en dicho
registro.
Orden de Pago: Documento de registro donde se autoriza el pago de un bien o
servicio adquirido legalmente en un proceso de compra.
Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas

para el control del procedimiento y elaborar, revisar y ejecutar programa de
compra mensual.
Histogramas: para mostrar comportamientos de las necesidades de la Oficina.
Hojas de cálculo: para establecer control en la ejecución del presupuesto

asignado.
PHVA
Planear: Planear la adquisición oportuna de bienes y servicios para la Oficina de

Registro, mediante la realización de relación de necesidades de la Oficina al inicio
de la vigencia.
Hacer: Solicitud de cotizaciones para realizar los estudios previos, y solicitar a la

SNR el CDP, solicitud a proveedores de las ofertas de los elementos que requiere
la Entidad, selección del proveedor o contratista, elaboración órdenes de compra o
servicios, órdenes de pago y giro del contrato.
Verificar: el cumplimiento de las normas de contratación y la efectiva entrega de
los bienes y servicios contratados.
Actuar: Realizar mejoras al procedimiento de gestión de adquisición de bienes y
servicios.

Documentos de referencia.
Documentos asociados:
 Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad.
 Manual de calidad.
 Política de calidad.
 Plan para el logro de objetivos de calidad.
 Mapa de riesgos de los procesos.  Instructivo del aplicativo Folio magnético.
ASPECTO ESCALA CALIFICACIÓN

1. ¿El proveedor cuenta con un sistema Cumple 100
de calidad certificado? Cumple parcialmente 50
No cumple 0
2. ¿El proveedor que presta el servicio de calibración de Cumple 100
equipos e instrumentos se encuentra acreditado? Cumple parcialmente 50
No cumple 0
3. Oportunidad de entrega del producto o servicio Cumple 100
Cumple parcialmente 60
No cumple 0
4. Garantía ofrecida sobre el producto o servicio Cumple 100
No cumple 0
5. Soporte técnico ofrecido Cumple 100
No cumple 0
6. Disponibilidad inmediata del producto o servicio Cumple 100
No cumple 0
7. El tiempo de respuesta (información, cotizaciones, Cumple 100
atención al cliente en general) es el requerido por el Cumple parcialmente 60
laboratorio No cumple 0

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PROCESO PARA LA

Objetivo
El objetivo de este procedimiento es describir el modo en que se asegura la correcta
definición, medición y eficacia de los procesos del sistema de gestión de calidad de
MAQUIM, que mayor influencia tienen sobre la calidad de los servicios ofrecidos al
cliente.
Alcance: A todos los procesos definidos dentro del alcance del SGC.
CONSIDERANDOS PREVIOS.
Proceso: Conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un

número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un
objetivo previamente identificado. Sucesión e interrelación de pasos, tareas y
decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre sí para transformar un insumo
en un producto o servicio.
Características de un proceso:
- Definible: Los procesos deben estar documentados, y sus requerimientos y
mediciones deben ser establecidos.
- Repetible: Los procesos son secuencias de actividades recurrentes. Deben ser
comunicados, entendidos y ejecutados consistentemente.
- Predecible: Los procesos deben lograr un nivel de estabilidad tal que se asegure
que sus actividades se ejecutan consistentemente y producen los resultados
deseados.
- Medible: Los procesos deben tener mediciones que aseguren la calidad de cada
tarea individual, así como la calidad del resultado final. Control de procesos: El
control significa la medición de los resultados de la acción vs la planificación.
RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Jefe de Unidad de Control gestionar el área de control de
procesos, a través de las mediciones de cada proceso, elaborando reportes
trimestrales al Secretario General, además de velar por el cumplimiento de la
entrega de información de los responsables de cada proceso de MAQUIM.

Es responsabilidad de los Directores de Área, Jefes y/o responsables de procesos,

emitir y hacer llegar mensualmente al Jefe de Unidad de Control, los monitoreos de
sus procesos de acuerdo a lo establecido.
ACTIVIDADES
DE DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
El sistema de gestión de calidad de MAQUIM abarca todos los procesos definidos

en su alcance y plasmados en el DOC – 4 Mapa de Procesos.
6.1.2 Para aquellos procesos y actividades que pueden influir en mayor o menor
grado en la calidad de los servicios que MAQUIM. ofrece a sus clientes, durante las
revisiones del Sistema de Gestión de Calidad estudia los cambios del mismo y la
posibilidad de implementar mejoras continuas.
CONTROL DE LOS PROCESOS
MAQUIM establece y adopta en función de la importancia de cada proceso sobre la

calidad final, los métodos de control de cada uno de estos procesos a fin de verificar
la eficacia de los mismos.
Los métodos de control se basan en indicadores, que definidos en base a la

factibilidad se escogen teniendo en cuenta la facilidad de recopilación de datos, de
análisis y mínima repercusión en las actividades diarias.
En función de los resultados de estos indicadores y durante los reportes mensuales,
se establecen correcciones y acciones correctivas o, en definitiva, acciones de
mejora que permitan optimizar los procesos.
Así mismo se pueden identificar riesgos y/u oportunidades, los cuales se plasman
en el DOC – 6 Gestión de riesgos y Oportunidades, a objeto de valorizarlo
generando las medidas preventivas necesarias, el plazo de implementación t
responsable de llevarlas a cabo.
Adicionalmente CMQ establece que para algunos procesos no se definan

indicadores concretos. A pesar de ello, todos los procesos del SGC son objeto del
análisis de las incidencias registradas y de las propuestas de mejora aportadas por
los colaboradores, por lo que el control de estos procesos queda del mismo modo
asegurado.

REVISIÓN DE PROCESOS
Todos los procesos que forman el sistema de gestión de calidad (los identificados
en el DOC – 4 Mapa de Procesos) deben estar sometidos a un control continuo a
través del análisis de los reportes mensuales entregados por los dueños de
procesos a JUC, quien, en base a las desviaciones, incidencias, estudio de acciones
de mejora, auditorías internas y externas y a través de las reuniones de
coordinación, revisiones del Sistema de Gestión de Calidad, etc., reportará
trimestralmente al Secretario General.
El análisis de las desviaciones, incidencias relacionadas con cada proceso permite
decidir las acciones correctivas y/o medidas preventivas a tomar en cada caso. Para
evitar que estas incidencias vuelvan a ocurrir, se realizan análisis de las mismas y
se determinan acciones correctivas y de mejora.
Las auditorías, tanto internas como externas, verifican el cumplimento de los

requisitos del sistema y descubren posibles desviaciones a subsanar. Por otro lado,
en las revisiones del sistema de gestión de calidad se analizan todos los elementos
anteriores y se aprueban acciones de mejora que eviten que se vuelvan a repetir
las desviaciones y/o minimización de riesgos identificados. 6.4.4 Asimismo, se
verifican aspectos globales del sistema (política, objetivos de calidad, gestión de
riesgos, etc.) para asegurar un sistema de Gestión de la Calidad en permanente
mejora
Adicionalmente MAQUIM establece que para algunos procesos no se definan
indicadores concretos. A pesar de ello, todos los procesos del SGC son objeto del
análisis de las incidencias registradas y de las propuestas de mejora aportadas por
los colaboradores, por lo que el control de estos procesos queda del mismo modo
asegurado.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNA Y

EXTERNAS PARA LA NORMA ISO 9001:2008.
OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo determinar la conformidad y eficacia del
Sistema de Gestión de la Calidad a partir de criterios y lineamientos para la
programación, planificación, preparación, ejecución y registro de las auditorías
internas de calidad, generar los informes necesarios con el fin de verificar si se
cumplen las disposiciones preestablecidas con respecto a la norma ISO 9001, si
ésta se aplica en forma eficaz y si es apta para alcanzar los objetivos de la
institución.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
de MAQUIM.
RESPONSABLE
El Coordinador de Gestión de Calidad de la institución es responsable de cumplir,
hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento.
NOTA: Las auditorías internas pueden ser contratadas externamente. En estos
casos, deben cumplir con todos los requisitos especificados en este procedimiento.
Los Auditores internos de Calidad son los responsables de la preparación, ejecución

y registro de las auditorías internas de Calidad.
DEFINICIONES
Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen,
acompañada cuando sea adecuado, por medición, ensayo/prueba u otros medios.
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensión o grado en que se cumplen los criterios de auditoria. Las auditorías
internas pueden construir la base para la auto declaración de conformidad de la
institución.
Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Un
programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar,
organizar y llevar a cabo auditorías.

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a
la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden
indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades
de mejora.
Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la
auditoría.
Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. El cliente

de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga
derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría.
Auditado: Organización que es auditada
Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar

a cabo una auditoría. Los atributos personales pertinentes a un auditor se describen
en la Norma ISO 19011.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo
si es necesario de expertos técnicos. Un auditor del equipo auditor se designa como
auditor líder del mismo (generalmente como auditor jefe del equipo). El equipo
auditor puede incluir auditores en formación (y, cuando sea preciso, expertos
técnicos. Los observadores pueden acompañar al equipo auditor, pero no actúan
como parte del mismo.
Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al

equipo auditor (Con respecto a la materia que se vaya a auditar).
Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.
Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la

auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de

la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo

cubierto.
POLITICAS
Se pueden realizar auditorías adicionales a las programadas por solicitud de la
Rectora. Las auditorias se programan preferiblemente empezando por los procesos
cuyos resultados sean deficientes o en los que hayan presentado el mayor número
de no conformidades o haya un cambio en el proceso, teniendo en cuenta los
resultados de las auditorias anteriores.
Los auditores no deben auditar su propio trabajo, cumpliendo así el principio de
independencia.
Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento se tramitan y
administran de acuerdo con el “Procedimiento para el trámite de correspondencia
interna y externa”
DESARROLLO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN
PROGRAMACIÓN: El Coordinador de Gestión de Calidad prepara anualmente el
“Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad” con un
mínimo de una (1) auditoría tanto para los procesos estratégicos como para los de
apoyo; dando prioridad a los que hayan reportado mayor número de no
conformidades en auditorías previas.
Adicionalmente, se pueden programar otras auditorías, con base en los análisis de

las no conformidades detectadas en un proceso, un producto o servicio; la no
obtención de algún objetivo de la institución propuesto o la solicitud formal del
Responsable de un proceso.
Para cada auditoría el Coordinador de Gestión de Calidad define, de común acuerdo
con el Cliente de la auditoría, el objetivo y el alcance de la auditoría y los criterios
de auditoría; selecciona el Equipo Auditor, asegurándose que sus miembros sean
independientes de los procesos a auditar y designa el Auditor Líder con base en la
experiencia y el conocimiento del proceso a auditar. Así mismo, envía copia del
“Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad” a los
Responsables de los procesos y a los Auditores al momento de su emisión,
notificándoles posteriormente cualquier cambio o inclusión adicional.
PLANIFICACIÓN: Durante la etapa de planificación el Coordinador de Gestión de
la Calidad coordina con el Equipo de Auditores para que se elabore el “Plan y reporte
de auditoría Interna”, donde se establecen entre otros: Objetivo, alcance, criterios,

así como la agenda detallada con fechas, hora, empleado a entrevistar y lugar de la
auditoria, lo cual se envía al responsable del proceso a auditar para su debida
aprobación, con copia al Representante de la Dirección. Lo anterior se debe realizar
una semana antes, como mínimo, a la fecha de inicio programada de la auditoria.
Elaborar lista de verificación: El equipo auditor revisa la documentación y elabora
la lista de verificación en el formato “Lista de Verificación para Auditorías Internas”,
usada como guía durante su ejecución y para dejar registro de la conformidad de
los aspectos auditados.
EJECUCIÓN: Durante la ejecución de la auditoría interna se deben desarrollar las
siguientes actividades:
Reunión de apertura: Entre el Equipo Auditor y los Responsables de los procesos
a auditar, para dar inicio a la auditoría y reconfirmar el plan o ajustarlo en caso de
ser necesario, por imprevistos de última hora.
Entrevistas: Al responsable del proceso que se está auditando y a los responsables

de las diferentes actividades del proceso; asimismo, se realiza observación directa
cuando se considere necesario.
Recolección de Evidencias: Revisión y análisis de los documentos y registros del
Sistema de Gestión de la Calidad aplicables a los procesos, con el fin de recolectar
evidencias.
Reunión de cierre: Se realiza entre el equipo auditor y los responsables de proceso.
En esta reunión se indican los aspectos favorables y aspectos por mejorar en los
procesos, también se informan los hallazgos de la auditoría y se confirman las no
conformidades, si las hay. Las no conformidades se reportan en el formato “Solicitud
de Acción Correctiva, Preventiva o de Mejora” de acuerdo a lo establecido en el
“Procedimiento para el manejo de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora”.
Informe: El Auditor Líder elabora el “Informe de auditoría interna” donde se
formalizan las conclusiones de la auditoría, y lo entrega al Coordinador de Gestión
de Calidad junto con el “Plan y reporte de auditoría interna”, la “Lista de verificación
para auditorías internas” y la “Solicitud de Acción Correctiva, Preventiva o de
Mejora”, si las hay.
El coordinador de gestión de calidad en conjunto con el Representante de la Alta
Dirección del SGC y responsables de proceso, analizan las no conformidades, si las
hay, para la definición e implementación, sin demora injustificada, de las respectivas

correcciones y acciones correctivas, según lo establecido en el “Procedimiento para

el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora”.
SEGUIMIENTO: El Coordinador de Gestión de Calidad realiza seguimiento a las
Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora que se hayan identificado en la
auditoria interna, hasta el cierre de las mismas.
EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA: Los
Responsables de Proceso, una vez hayan revisado los informes de auditoría,
aplican el formato “Evaluación de Auditoria Interna” con el propósito de evaluar la
ejecución de la Auditoria Interna a través de la valoración de las actividades que
realiza el equipo auditor.
DOCUMENTOS APLICABLES
 Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y externa
 Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

REGISTROS
 Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad
 Plan y reporte de auditoría interna
 Lista de verificación para auditorías internas
 Reporte de auditoria interna
 Reporte y tratamiento de producto o servicio no conforme (PSNC)
 Informe de auditoría interna
 Evaluación de Auditoria Interna Elaborado

PROCEDIMIENTO DE FORMACIÓN O CAPACITACIÓN

PARA LA NORMA ISO 9001:2008.
Objetivo
El objeto de este procedimiento es asegurar que el personal cuyas actividades

afectan a la calidad del producto sea suficientemente competente, consciente de la
importancia de sus actividades y de cómo contribuye al logro de los objetivos de
calidad.
Definiciones
Acción Formativa: En este documento se entiende por acción formativa toda aquella
que sirva para aumentar el grado de capacitación de una persona en cuanto a
educación, formación, habilidades o experiencia, ya sea mediante cursos, charlas
informativas, prácticas, etc.
Modo de Actuar Durante el proceso completo se recorren las siguientes etapas:
1.- Se determinan los requisitos de cada puesto de trabajo, en cuanto a educación,

formación, habilidades y experiencia necesarias. Esta información es recogida en
las correspondientes “Fichas del Puesto de Trabajo” (Ver Anexo 4).
Existe una de estas fichas por cada una de las actividades que influyen en la calidad
del producto, encabezadas por una “Lista de Puestos de Trabajo” (Ver Anexo 3)
donde se indica qué personas desempeñan cada actividad.
2.- Evaluación del grado de educación, formación, habilidades y experiencia del
personal. Esta información queda reflejada en las correspondientes “Fichas de
Personal” (Ver Anexo 2). Existe una de estas fichas por cada uno de los empleados
de la empresa, estando todos ellos recogidos en una “Lista de Personal” (Ver Anexo
1).
3.- Comparación de la información recabada en los dos puntos anteriores para
encontrar deficiencias entre los requisitos especificados para cada puesto de trabajo
y el nivel de competencia que realmente poseen los trabajadores. Para facilitar esta
tarea puede utilizarse una matriz en la que se relacionan puestos de trabajo y
personal (Ver Anexo 5). Además de la información de las fichas, a la hora de
identificar las necesidades de formación se deben tener en cuenta la información
obtenida del análisis de las incidencias, no conformidades y sugerencias, pues estos
pueden reflejar deficiencias en cuanto a la formación del personal.

4.- Búsqueda de fuentes de formación e información para cubrir las necesidades

formativas encontradas tras la comparación anterior. Cuando sea posible y se
encuentre ninguna alternativa mejor, las actividades formativas serán impartidas por
personal de la misma empresa, siempre y cuando se verifique que posee el nivel
suficiente para ello.
5.- Tras esto, el Responsable de Formación planifica y organiza las acciones que
estima pertinentes para satisfacer las necesidades identificadas y las detalla en el
“Plan de Formación” (Ver Anexo 6), que será presentado en la Revisión del Sistema
(Ver MDP-Revisión del Sistema) para su aprobación.
4.- Situaciones Excepcionales
Para las actividades de carácter voluntario (aquellas que a pesar de no pertenecer
al Plan de Formación son de interés personal para los trabajadores), no se realizará
ningún tipo de evaluación o control, aunque es recomendable actualizar las fichas
del personal y, si es posible, archivar copia de los correspondientes diplomas o
certificados de asistencia.
5.- No Conformidades
Los fallos reiterados en cualquier actividad que afecte a la calidad del producto
ofrecido a los clientes, cuyo origen pudiera haber sido evitado con la formación
apropiada, no habiendo sido esta detectada en su momento, así como el
incumplimiento de cualquiera de los puntos detallados en este documento,
supondrán una No Conformidad del Proceso de Formación (Ver MDP-Gestión de
No Conformidades). El listado de Incidencias puede ser útil en este sentido.
6.- Responsabilidades
A no ser que se indique lo contrario, es el Responsable de Formación quien debe

cumplir con los puntos indicados en este procedimiento, a saber:
 Determinar los requisitos de cada puesto de trabajo, teniendo en cuenta los

resultados del MDP-Análisis de Datos (incidencias, no conformidades,
sugerencias del personal, etc.).
 Mantener actualizadas las Fichas de Personal.
 Identificar las necesidades formativas.
 Búsqueda y selección de acciones formativas.
 Sugerir un Plan de Formación.
 Informar al personal sobre estas actividades. Ver MDP-Comunicación Interna

 Recoger y tener en cuenta las sugerencias del personal, respecto a la

formación.
 Evaluar y documentar los resultados obtenidos tras estas actividades.
 Documentar en este mismo procedimiento, conforme surja la necesidad, la
metodología utilizada para evaluar la eficacia de las acciones adoptadas. Ver
MDP-Gestión de Documentos.
 Realizar un informe del Plan de Formación ejecutado para la Revisión del
Sistema.
7.- Registros y Archivos Requeridos

El responsable de formación mantiene un archivo donde guarda toda la información,
fichas y planes detallados en este procedimiento, a saber: REGISTRO-FORMA-01,
02, 03, 04, 05 y 06 además de la información recabada de la búsqueda de fuentes
de información, no conformidades detectadas durante el proceso y acciones
correctoras, correctivas y preventivas, así como informes de su seguimiento.

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN Y ENSAYO PARA LA

Objetivo
Este procedimiento establece el sistema que se utiliza en Magdalenas Lenas S.A.
para identificar, preparar e inspeccionar todos los procesos y cada una de las
operaciones que se llevan a cabo, y así asegurar que se realizan de forma
controlada.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los procesos que influyen y afectan a la
Calidad en cada una de sus fases.
DOCUMENTACION UTILIZADA
- Norma ISO 9001:2000.

- Manual de Calidad
RESPONSABILIDADES
Jefe de Almacén
Es el responsable de la recepción y ubicación de la mercancía entrante y saliente.

En la recepción de la mercancía entrante es el responsable de darle una ubicación,
de pasar a producción la materia solicitada, así como la de controlar todos los bultos
que se encuentran en el almacén. En cuanto a la mercancía saliente (productos
terminados y envasados) es el encargado de gestionar el almacén debidamente
ubicado, siguiendo un orden de salida en cuanto al número de lote o fabricación.
También será el encargado de avisar al departamento de Calidad para que éste
realice el control de recepción de la mercancía entrante y la de control final de la
mercancía saliente.
Jefe de Producción
Es el responsable de fabricar todos aquellos pedidos de los clientes y planificar la

ocupación de cada máquina que se requiera en cada proceso También es el
responsable de asignar a sus operarios las tareas a realizar en el proceso de
fabricación. Estará pendiente de que la maquinaria esté en condiciones óptimas así
como que los utillajes empleados y la materia suministrada por almacén sea la

correcta para la fabricación del producto. Será el único responsable de que se

cumplan los plazos de fabricación, así como la de cumplir los requisitos que se le
exigen en los planos, procedimientos y planes que afecten a cada proceso y/o
fabricación.
Director de Calidad
Es el responsable de revisar, verificar, controlar y aprobar que los procesos de

fabricación aseguren que se cumplen con los requisitos que se exigen en cuanto a
normas, planes, reglamentos, así como especificaciones del cliente.
Es el responsable de elaborar la documentación necesaria asi como los ensayos e

inspecciones a llevar a cabo en el proceso de fabricación. Para ello realizará un plan
de vigilancia que le servirá para supervisar todos los procesos y operaciones que
intervienen.
También es el responsable de aceptar, utilizar y proporcionar todos los medios

técnicos de ensayo y medida que sean necesarios. Es el responsable de realizar
los controles de inspección y ensayo y así cumplir con los objetivos que se han
establecido previamente.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de la mercancía
Una vez que el director comercial y compras hayan realizado su pedido de materia
prima, la mercancía es recepcionada por almacén.
Éste deberá avisar a Calidad para que realice los controles necesarios y verificar
que las mercancías cumplen los requisitos.
Una vez que se haya verificado y aprobado por el Departamento de Calidad, éste
dará el visto bueno y lo identificará con una tarjeta que resume las características
del producto según pedido, con una etiqueta verde que pondrá ACEPTADO y la
fecha y el número de informe que corresponda. En caso de que la mercancía no
sea aprobada por Calidad, se pondrá la misma etiqueta, pero con una etiqueta de
color rojo que pondrá RECHAZADO, por lo que se tomarán las medidas recesarías
mediante una reclamación al proveedor, y el envío de éste de las acciones que
tomaría en el caso del rechazo de su mercancía. Si la mercancía ha sido aprobada,
el responsable de almacén la ubicará en el lugar del almacén que esté destinado
para las materias primas.

Fabricación del producto
Una vez que el cliente haya realizado su pedido y el jefe de producción haya
comprobado que la mercancía que se va a utilizar para la elaboración de las
magdalenas, ha llegado y ha sido aprobada por calidad, éste realizará una Orden
de fabricación. Para ello solicitará al jefe de almacén las materias y componentes
necesarias para empezar la fabricación. Tanto el jefe de producción como el jefe de
almacén firmarán un parte de salida de materia para dar validez a la entrega de esa
mercancía a Fábrica, y comenzar la fabricación.
El jefe de almacén cumplirá con la rotación de materias según el número de lote.

El jefe de fabricación habrá comprobado que la maquinaria cumple con el sistema
de mantenimiento preventivo de cada uno de los medios mediante el procedimiento
de Mantenimiento de Maquina y utillaje
En el documento de la Orden de fabricación se le asignará un número que consta
de seis números separados de dos en dos barras; los dos primero constan al orden
del número normal, los dos siguientes al mes y los dos últimos al año. También
aparecerá la materia prima que utiliza con su correspondiente número de lote, así
como la cantidad de magdalenas que se van a fabricar para esta orden de
fabricación.
Previamente el jefe de fabricación habrá realizado un Plan de Fabricación para cada
una de la maquinaria que se piensa que va a utilizar. Esta orden se introducirá junto
con el parte de salida de material a un expediente que consta de Pauta de Control,
Hoja de proceso, Plano, Plan de vigilancia y Plano de Montaje.
El departamento de Calidad será el único responsable de autorizar el empiece de la

fabricación una vez montada la maquinaría necesaria y las sustancias están
preparadas para el proceso industrial.
Una vez validada esas primeras muestras, se comenzará la fabricación en serie. Si

no resultara aprobada esas primeras muestras se realizará una no conformidad
según el procedimiento de No Conformidades; por lo tanto, el jefe de fabricación
tomaría las acciones oportunas modificando el proceso y/o la maquinaría y volver a
empezar otra vez con el proceso ya mencionado.

El departamento de calidad está obligado a hacer un control de calidad cada 4 horas

por proceso comprobando que se cumplen con los requisitos que se destinan a cada
producto.
Si se produjera cualquier incidencia durante el proceso existe una Hoja de

Incidencias donde se reflejará la incidencia producida. A su vez el departamento de
Calidad abrirá una no conformidad y hasta que no se haya subsanado la incidencia
no se procederá a su puesta en marcha.
Una vez Aprobado por el departamento de Calidad ese lote se procederá a su
embalado y el Almacén procederá a establecer una ubicación en el apartado de
productos terminados.
Control de Calidad
Los controles que realiza el departamento de Calidad se realizarán mediante
autocontroles, controles volantes e inspección final del producto.
Se realizarán auditoras de proceso periódicamente según lo establecido en el

Procedimiento de Auditorías Internas (MP XXX).
Higiene y seguridad
Las instalaciones de MAQUIM estarán en orden, y manteniendo una limpieza total

y de forma continuada.
Actualmente, la limpieza corre a cargo de una empresa subcontratada.
El departamento de Calidad verificará que se está llevando a cabo mediante

auditorias de limpieza periódicas.
Se utilizarán cámaras aislantes cuando el proceso de fabricación requiera que el
alimento esté en contacto con el ambiente exterior.

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

PARA LA NORMA ISO 9001:2008.
objetivo
Este procedimiento tiene como objetivo establecer la identificación y trazabilidad de
cada uno de los productos de MAQUIM, así como de sus respectivos componentes,
desde la recepción de éstos hasta la finalización del producto, pasando por su
fabricación y su expedición.
ALCANCE.
Este procedimiento se aplica desde la recepción de materiales, su almacenamiento,

el proceso de fabricación, su expedición y su transporte.
RESPONSABILIDADES.
Los responsables de que este procedimiento se lleve a cabo son:
- Responsable de Calidad. El Responsable de Calidad es el encargado de elaborar
el procedimiento y de enseñárselo al resto de responsables implicados en éste para
una correcta implantación y funcionamiento.
- Responsable de Compras-Almacén. El Responsable de Compras-Almacén es el

encargado de inspeccionar los materiales y piezas comprados y de su identificación
y almacenamiento.
- Responsable de Fabricación. El Responsable de Fabricación es el encargado de

que la identificación de las piezas y materiales se respete durante los procesos de
fabricación, así como de identificar los productos una vez terminados.
DESARROLLO.
RECEPCIÓN DE MATERIALES Y PIEZAS. El Responsable de Compras-Almacén
inspecciona las compras de materiales y piezas realizadas.
REFERENCIA TRABAJOS. En el procedimiento se ha indicado la codificación de

los trabajos que realiza SL de la siguiente manera:
REFERENCIA ÁREAS DE FABRICACIÓN. Las áreas de fabricación se identifican
de manera que se conozca la trazabilidad o ruta de fabricación que ha tenido un
conjunto. La codificación es la siguiente:
01: MECANIZADO. Área de fabricación destinada al torneado de conductos
hidráulicos, fresado de piezas, etc.
02: SOLDADURA. Área destinada a soldar piezas para la formación de conjuntos,

es decir, piezas conformada por la unión de otras.
INSPECCIÓN FINAL PRODUCTOS SL. Para finalizar se realiza una inspección final
de post-producción antes de embalar las partes del producto, esta tarea la realiza
el Responsable de Fabricación, junto al Responsable de Compras-Almacén. Dicha
inspección se registra cumplimentando el formato FORM INSPECCIÓN FINAL.
EXPEDICIÓN. Una vez finalizado el proceso de fabricación y su validación, se
procede a embalar el producto por bloques, en cada bloque viene una hoja
denominada control de expediciones en la cual viene una relación de las piezas que
se encuentran en cada uno de ellos, indicándose por supuesto en cada uno de ellos
al producto que pertenece, y a la referencia del pedido, de esto se encarga el Jefe
de Equipo de Expediciones, que coloca las etiquetas. El control de expediciones se
realiza cumplimentando el formato.

Anexos
Anexo 1(informe de inspección)
Informe de calidad Fecha de emisión:
N° de documento:
INFORME DIMENSIONAL
Cliente: Inspector: Jefe de control:
Denominación: Código de producto: Muestra:
CONTROL
N° Orden Medida Resultado y observación

Anexo 2 (no conformidad)
INFORME DE NO Fecha de emisión:

N° de documento:
CONFORMIDAD
ACCIÓN CORRECTORA
INFORME Denominación Cantidad:
No conformidad en recepción No conformidad en proceso No conformidad en prod.

Terminado:
Proveedor: Hora:
Fecha:
Fecha de recibido: Fecha:
Detalle no conformidad: Acción correctora:
Acción inmediata
Análisis de la causa Verificación de la acción
Emisor de informe: Responsable de la acción inmediata: Responsable de la Responsable de

acción correctora: cierre de informa

Anexo 3
VERSIÓN: 1
FORMATO CONTROL DE ACCIÓN CORRECTIVA, PREVENTIVA Y
CÓDIGO: FOR-CP-002
MEJORA.
PÁGINA: 1 DE 3
Acción Acción
Día Mes Año Tipo de Acción de Consecutivo Acción
Fecha Solicitud Correctiv Preventiv
Acción Mejora
a a
Nombre y Cargo de quien reporta(n) Proceso(s) Involucrado(s)
Fuente que origina la Acción Correctiva, Preventiva o de Mejora (Marcar con una X )
Acciones
Producto Indicadores Incumplimi Quejas, Encuesta
propuestas Revisión
Auditoria Interna de Auditoria Mapa de y/o servicio de Gestión ento de reclamos o de
en reunión, por la Otras fuentes cual?:
Calidad o de Gestión Externa Riesgos no del documento Sugerencia Satisfacció
comité, dirección
conforme procesos s del SIG s n
consejos
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U OPORTUNIDAD DE MEJORA
ANÁLISIS DE LA CAUSA (Causa o causas por la que se presento la no conformidad real, o se detecta una no conformidad potencial u oportunidad de mejora)
CLASIFICACION DE LAS CAUSAS
No. CAUSA SUB CAUSA (POR QUE?) ULTRA CAUSA (POR QUE?)
(clasifique por cada causa)
Falta medición o
control
Incumplimiento de un
1
método o
procedimiento
Método inexistente
Planeación inadecuada
Falta de recursos
2 económicos
Falta de recursos
técnicos o tecnológicos
Falta de recursos físicos
(instalaciones)
Falta de insumos o
3
suministros
Falta de talento
humano
Falta de entrenamiento
Dificultades en el clima
4 Org.
Dificultades en la
gobernabilidad
PLAN DE ACCIÓN (Escribir las acciones que permitirán eliminar las causas reales o potenciales o desarrollar la oportunidad de mejora )
No. ACCIONES RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Anexo 4
FICHA NO CONFORMIDADES/ACCIONES CORRECTIVAS. INTERNAS.
INFORME DE NO CONFORMIDADES / R.[PD 04]-01

ACCIONES CORRECTIVAS.
INTERNA DE PROCESOS
IDENTIFICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
código: FECHA:
código/nombre proceso/s:
procedencia: Queja/ reclamación /sugerencia/Otra. Externa Equipo de proceso/participante
Nombre y puesto de la persona (si procede):
DESCRIPCIÓN:
Evidencia:
CAUSA:
Procede acciones correctivas: SÍ NO
Justificación, en su caso, de la no procedencia de acciones:

Anexo 5-INFORME DE NO CONFORMIDAD (FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE

NO CONFORMIDADES DE AUDITORÍAS).
INFORME DE NO CONFORMIDAD
R.[PD 04]-01
PROCEDENTE DE: N° No Conformidad:
Fecha:
IDENTIFICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
PROCESO/S:
DESCRIPCIÓN:
Evidencias:
CAUSA:
DETECTADA POR: FIRMA RESPONSABLE PROCESO AUDITADO:
Auditor Jefe: Nombre:

La firma procede en caso de no conformidades identificadas en
auditorías o seguimientos realizados por auditores internos.
observación:

Anexo 6 Informe de auditoria
INFORME DE AUDITORIA
Código: AMQ19-
Version: 01 01 Fecha:
Lider de equipo auditor:

Auditores:
Proceso a auditar:
Objetivo de la auuditoria:
Alcance de la auditoria:
Criterios de la auditoria:
Observaciones:

Agenda
Fecha Actividad Responsables Lugar

Anexo 7 Informe de auditoria

Maquim Maquinados Industriales y mineros Código
Programa de Auditoría Versión
Emisión
Objetivo de Año
Procedimiento
Programa
N Proceso Depende Objetivo Alncance Fecha Inicial Fecha Final Criterio Recursos Equipo
ncia auditor
Firma de quién Firma de quién
elaboró Aprobó
Cargo Cargo

Anexo 8- Generalidades del programa
Generalidades del programa.
No. De auditorías.
Programa No. Duración:
Objetivos:
Alcance:
Tipo de
Según su forma. Según su alcance.
auditorías:
Únicas. Internas de primera parte.

Combinadas. Externas o de segunda parte.
Conjuntas. Externas de certificación o de tercera parte.

Anexo 9 Modificaciones
Registro de modificaciones.
Versión Fecha Ítem modificado Descripción
Definición
Alcance
Desarrollo
Generalidades

Elaboro: Reviso Aprobó
Firma Firma Firma

Fecha Fecha Fecha

Anexo 10
Versión
Maquim Maquinados industriales y mineros #0
Junio de
Departamento de maquinado
2019
Para el proceso asignado preparar el plan de auditoria integrada según las cláusulas de las
normas ISO 9001 e ISO 14001
asignadas. Registrar la información en el
formato entregado.
PLAN DE AUDITORIA INTERNA

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Auditoría Proceso/Alcance Planificación SGI
Criterio de la
Fecha de la auditoría
auditoría ISO 1401:2004
Duración Personal a entrevistar
Auditor(es) Líder
Horas Auxiliar
Requisit
Actividad Auditor(es) Auditados os
Presentación de auditores Auditor lider:
Reunión de apertura
Revisión documental
Observación de registro
fotográfico
Entrevista con el personal
Break
Elaboración de informes y
retroalimentación
Evaluación final y reunión

Anexo 11- Orden de producción
Orden de producción
Expedida el____ de ___________ de 20____ Fecha prevista de terminación: / /
Para la elaboración de___________________________
Unidades_____________ __________________________________
Encargado de producción
Materiales
Clase Cantidades Fechas Firma de encargado del
Presupuesto Retirado Devuelto almacén
Productos terminados entregados Datos de contabilidad

Tipo Cantidad Fechas Firma del Hoja de
responsable costos N°
Resumen
Materiales
Mano de obra
Costos Indirectos
Costos de
Producción
Unidades
producidas
Costo unitario

Bibliografía
Alicia. (20 de Octubre de 2017). Procedmiento de Revision por la Alta Direccion . Obtenido de
http://www.iso9001calidad.com/wp-content/uploads/024-procedimiento-revision-
planificacion-sistema-gestion-calidad.pdf.
garcia, J. p. (22 de Agosto de 2018). Procedimiento de revison de sistema de gestion de la calidad .

Obtenido de www.invimia.gov:
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/269942/5PRevisionporDireccionrev00
.pdf
Hernandez, L. R. (18 de Agosto de 2018). Procedimiento de proceso de Gestion de la calidad.

Obtenido de sistemas de gestion de calidad:
http://portal.udea.edu.co/wps/wcm/connect/udea/ce88cbd3-060f-43b7-84af-
35e3df3a8d11/p-3114-006v01revisiondireccion.pdf?MOD=AJPERES&CVID=kU7E-54
Merentes, E. (30 de Noviembre de 2016). Procedimientos de formacion . Obtenido de

www.iso9001calidad.com: http://www.iso9001calidad.com/wp-content/uploads/040-
procedimiento-formacion.pdf
Montes, A. (12 de Julio de 2017). Auditorias de trazabilidad . Obtenido de www.procedimientos de

control.com:
http://bibing.us.es/proyectos/abreproy/5288/fichero/PROCEDIMIENTOS%252FSL+PROC+
10+IDENTIFICACI%C3%93N+Y+TRAZABILIDAD.pdf
Fecha de
Modificación Responsable Firma
modificación


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REVISA: JOSE ANTONIO GARAY DIAZ.

MANUAL DE PROCEDIMINETOS DE LOS

MAQUINADOS INDUSTRIALES Y MINEROS (MAQUIM)

ANDREA BAÑUELOZ LOZANO. 1160288

FLLO, ZAC. 10 DE JUNIO DE 2019

Elaborado por: Josue Hernandez Revisado por: Coordinador Aprobado por:

Identificación y registro de la no conformidad. } ....................................................................... 31

Elaborado por: Coordinadora SGC Revisado por: Coordinador Aprobado por:

Recepción de la mercancía .................................................................................................................... 49

Elaborado por: Coordinadora SGC Revisado por: Coordinador Aprobado por:

Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los

Elaborado por: Coordinadora SGC Revisado por: Coordinador Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

 Informe del cumplimiento al Plan de Acción de la Vigencia

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 Propuestas o sugerencias de mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad por

La fecha de celebración de estas revisiones anuales programadas será posterior a la

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Planificación de la revisión de la dirección

Elaboración de propuesta de Evaluación de

Envío propuesto a Requiere Evaluación de propuesta

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Procedimiento de control de las acciones correctivas y

MAQUIM reacciona y hace frente a las consecuencias ante la presencia de no

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

• Accidente de trabajo: Cuando por las actividades

Auditoría Externa: Cuando se identifica en una

Auditoría Interna: Cuando se identifica en el ciclo

• Inspección de Seguridad y Salud en el Trabajo:

• Medición de la Satisfacción: Cuando se deriva de

• PQRDS: Cuando se deriva de un derecho de

• Producto, Servicio o Salida No Conforme: Cuando

para el producto o servicio no conforme según lo

• Recomendaciones emitidas por parte de la

• Revisión por Dirección: Cuando se identifica y

• Riesgo: Cuando el hallazgo es identificado en

Seguimiento y Control a la Gestión Institucional:

Tendencia de Indicadores: Cuando se identifica en

• Trabajo de Ensayo No Conforme: Cuando se

Alcanzar un valor mayor al número máximo de

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PROCEDIMIENTO GENERAL DE LA REVISIÓN DEL CONTRATO

 Los requisitos están definidos y documentados adecuadamente.

Norma EN-ISO 9001:2000 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”

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Los pedidos pueden llegar a la empresa por cualquier vía de comunicación.

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de

Cuando el cliente sea nuevo y se considere necesario el Departamento de Atención al

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial se informa de cuales

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Cuando es una venta de un automóvil el Departamento de Atención al Cliente o

El Departamento de Atención al Cliente o Departamento Comercial es el responsable de

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Modificaciones del Contrato

Elaboración de las Tarifas

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTO PARA

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Descripción del procedimiento

1. Elabora / Revisa 1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento,

2. Revisa 2.1 Revisa que el documento cumpla con las

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