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Request for Proposal

Proyecto de Consolidación Financiera

CONCORDE II

Request for Proposal Proyecto de Consolidación Financiera CONCORDE II Julio 2013 Ver 1.0

Julio 2013

Ver 1.0

Índice

Índice 1 Introducción 3 1.1 P ROPÓSITO DE LA L ICITACIÓN 3 1.2 D ESCRIPCIÓN DEL

1 Introducción

3

1.1 PROPÓSITO DE LA LICITACIÓN

3

1.2 DESCRIPCIÓN DEL CLIENTE

3

1.3 SOLUCIÓN ACTUAL

3

1.4 OBJETIVOS GENERALES

4

2 Alcance de las Bases

6

2.1

CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN

6

2.2

CONDICIONES DE ADJUDICACIÓN

6

2.3

PROCESO Y PLAZOS ASOCIADOS

7

2.4

PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS

7

2.4.1 Antecedentes del proveedor

8

2.4.2 Experiencia del proveedor

8

2.4.3 Propuesta Técnica

9

2.5

CONSIDERACIONES GENERALES

10

2.5.1 Situaciones no

previstas

10

2.5.2 Interpretación de las bases y modificación de plazos

10

2.5.3 Conocimiento y aceptación de bases

10

2.5.4 Gastos y desembolsos

10

2.5.5 Confidencialidad y Exclusividad

11

2.6

PROCESO DE LICITACIÓN

11

2.6.1 Obtención de

Bases

11

2.6.2 Recepción de

las propuestas

11

2.6.3 Visita a proponentes y clientes actuales

11

2.6.4 Criterios de selección

12

2.6.5 Adjudicación y notificación

13

2.6.6 Propiedad intelectual

13

3 Descripción de Requerimientos

3.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

14

14

3.1.1 IFRS

14

3.1.2 Detalle Eliminaciones

14

3.1.3 Moneda

15

3.1.4 Formularios

15

3.1.5 Presupuesto

15

3.1.6 Sistema

15

3.2 REQUERIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO

16

3.2.1 Cierre Mensual

16

3.2.2 Sistema

16

3.3 REQUERIMIENTOS

DE

INTEGRACIÓN DE DATOS

17

3.4 REQUERIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ROLES Y PERFILES

17

3.4.1 Mantenimiento Roles y Perfiles

3.5 REQUERIMIENTOS DE REPORTING

3.5.1 Reportes Legales y de Gestión

3.6 REQUERIMIENTOS DE COMPATIBILIDAD

3.6.1

Sistema

4 Anexo I: Reportes IFRS

17

18

18

18

18

19

5 Anexo II: Plan de Cuentas

5 Anexo II: Plan de Cuentas 20 5.1 T IPO DE T RASPASO 20 5.2 D

20

5.1 TIPO DE TRASPASO

20

5.2 DOCUMENTO MAPEO CUENTAS SAP HFM ACTUAL

20

6 Anexo III: Integración Actual SAP - HFM

21

7 Anexo IV: Solución Actual HFM

24

7.1 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROYECTO CONCORDE I

24

7.2 USUARIOS

HFM

24

7.3 ESTRUCTURA HFM

24

7.4 ARQUITECTURA ACTUAL PLATAFORMA HYPERION

26

1

Introducción

1 Introducción 1.1 Propósito de la Licitación El propósito de esta licitación es implementar una solución

1.1 Propósito de la Licitación

El propósito de esta licitación es implementar una solución que permita realizar la consolidación de los Estados Financieros (Resultado, Balance y Flujo de Efectivo) del Grupo Ultramar.

1.2 Descripción del cliente

Grupo Ultramar es el especialista latinoamericano en embarques, puertos, transporte y logística.

Con presencia en los principales puertos de América Latina, el Grupo Ultramar a través de 34 empresas y diversas alianzas estratégicas, presta un servicio integral a toda la cadena logística.

Con más de 55 años de experiencia, el Grupo Ultramar cuenta con profundos conocimientos

en

los negocios navieros, portuarios, agenciamientos y transportes marítimos, entregándoles

un

servicio de máxima calidad.

La

innovación y creación de nuevos productos para los servicios logísticos y soluciones de

transporte han sido claves para el Grupo Ultramar ya que, lo han posicionado como una compañía líder a nivel mundial.

Los valores en que se sustenta nuestra compañía son:

Excelencia: Altos estándares de comportamiento.

Integridad: Atención a los detalles, profesionalismo y responsabilidad.

Pasión: Vitalidad y alegría en la búsqueda de soluciones innovadoras para nuestros clientes.

1.3 Solución Actual

Dentro de las funciones de Servicios Ultracorp está la de realizar la consolidacion financiera del grupo Ultramar. En esta línea, en el año 2010, se implementó HFM (Hyperion Financial Management) en el proyecto CONCORDE Fase I lo que permitió pasar de consolidar en Excel

a consolidar en HFM, disminuyendo considerablemente los riesgos asociados a las imputaciones manuales.

Durante el año 2011 se internacionalizó el sistema a varios países dentro de la región.

HFM además mejoró considerablemente la gestión al permitir actualizaciones en los directorios de forma directa,

HFM además mejoró considerablemente la gestión al permitir actualizaciones en los directorios de forma directa, disminuyendo el riesgo de errores manuales y entregando un mayor tiempo al análisis.

1.4 Objetivos Generales

La motivación de hacer el proyecto CONCORDE II, es construir una nueva solución de consolidación financiera en la herramienta SAP BPC adaptada a la nueva realidad financiera del Grupo Ultramar, lo cual implica que opere integrado con el ERP SAP y bajo el estándar IFRS. Dentro de los cambios más relevantes se considera incorporar al actual Plan de Cuentas que corresponde al utilizado por el Sistema Contable Ultragestión diseñado acorde a principios contables chilenos, el plan de cuentas actual vigente en SAP.

Otras mejoras se harán para facilitar el uso y calidad de la solución de conslidación, las que se traducirán en beneficios para las áreas de Contabilidad, Control de Gestión y administradores del proceso de consolidación.

Las principales razones por las cuales se debe realizar este proyecto son las siguientes:

Integración de Datos

o

Reducir los errores en la carga actual, lo que perjudica los tiempos de cierre.

o

La carga no respeta a los períodos cerrados haciendo que la información pueda dejar de ser fidedigna.

Potenciar el uso de la solución

o

Solo existe un cierre mensual, lo que dificulta mantener el control.

o

Obtener la mayor cantidad de notas para los estados financieros auditados en forma automática.

o

Servir como herramienta de control de gestión a nivel consolidado y en el proceso de consolidación de presupuestos.

o

Elaborar reportes que complementen el detalle de las eliminaciones de consolidación que actualmente no se muestra de forma correcta.

Se necesita adoptar norma IFRS

o

La solución actualconsolida en norma Chilean GAAP, y se debe migrar a IFRS.

o

El plan de cuentas actual está basado en principios contables chilenos, debiendo ahora migrar a IFRS.

Los objetivos principales de este proyecto son:

Reducir los tiempos de cierre.

Adaptarse a la norma IFRS.

Obtener la mayor cantidad de notas posibles a los estados financieros.

Servir a la gestión a nivel consolidado.

El proyecto afecta a los siguientes:

a nivel consolidado. El proyecto afecta a los siguientes:  Este proyecto afecta al todo el

Este proyecto afecta al todo el Grupo Ultramar

Las áreas de Contabilidad y Control de Gestión se verán beneficiadas.

El proceso al que apunta el proyecto es la consolidación Financiera del grupo.

El proyecto CONCORDE II está alineado con las siguientes estrategias:

Traspasar el Know How y las mejores prácticas de consolidación a empresas del grupo.

Contar con las mejores capacidades de inteligencia de negocios, control de gestión:

Mejora considerablemente el control de gestión.

El beneficio primario de este proyecto es:

Mejorar tiempos de cierres y lograr la adaptación del plan de cuentas a las normas IFRS, además de obtener un mayor nivel de detalle en la conectividad con SAP.

2 Alcance de las Bases 2.1 Condiciones de participación Podrán participar en esta Licitación y

2 Alcance de las Bases

2.1 Condiciones de participación

Podrán participar en esta Licitación y presentar Ofertas, toda persona jurídica que haya recibido estas Bases de Licitación previa entrega del Acuerdo de Confidencialidad (NDA) firmado. Al momento de presentación de la oferta, el proponente habrá analizado la factibilidad técnica del proyecto, a fin de haber realizado todas las indicaciones pertinentes no contempladas en las Bases de Licitación que pudieran entorpecer, dificultar o impedir la ejecución del proyecto. Los costos y gastos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el proponente, serán de su cargo, no dándose origen a reembolso ni indemnización alguna en caso de rechazarse o no adjudicarse la oferta.

2.2 Condiciones de adjudicación

Estas bases rigen el llamado a Licitación, la adjudicación y todo el proceso conducente a su perfeccionamiento hasta la firma del contrato. El grupo Ultramar se reserva el derecho de aceptación total, parcial o rechazo de las propuestas recibidas. Asimismo, la definición y aplicación de los criterios de evaluación son privativos de Ultramar, no encontrándose obligado a elegir en función de un criterio específico. La decisión que Ultramar adopte en los aspectos indicados así como en todo lo demás relativo a este “Requerimiento de Propuesta” y su contenido, será de exclusiva incumbencia y potestad de Ultramar. Tales decisiones no serán impugnables ni recurribles en instancia alguna, y no habrá derecho de los proveedores a reclamo alguno por el contenido ni el alcance de las mismas. Ultramar se reserva el derecho de no seleccionar ninguna de las opciones de software propuestas por los proveedores, sin que esto habilite a los mismos para realizar ningún reclamo.

2.3 Proceso y Plazos asociados La planificación y fechas consideradas para los hitos más relevantes

2.3 Proceso y Plazos asociados

La planificación y fechas consideradas para los hitos más relevantes del proceso, se indican en el siguiente cronograma:

ACTIVIDAD

FECHA

Entrega de RFP vía email

12/07/2013

Recepción de propuestas

26/07/2013 hasta las 18:00 hrs.

Ronda de presentaciones

29/07/2013 al 02/08/2013

Fecha estimada de adjudicación

06/08/2013

Fecha estimada de inicio de proyecto

19/08/2013

Se requiere que todas las entregas se realicen de forma electrónica. Del conjunto de propuestas recibidas se realizará una preselección de ofertas, la cual se comunicará por vía escrita a los oferentes.

2.4 Presentación de las propuestas

La propuesta formal de cada proveedor se compone de cinco entregables principales:

I. Antecedentes del Proveedor

II. Experiencia del proveedor

III. Propuesta Técnica

IV. Equipo del proyecto

1. Descripción del equipo

2. Cantidad de personas

3. Curriculum y Experiencia de cada persona en proyectos de consolidación en BPC.

4. Curriculum y Experiencia de Backup del líder de equipo en proyectos de consolidación en BPC

5. Porcentaje de tiempo dedicado al proyecto

V. Propuesta Económica

1. Costos de implementación

2. Costos de licencias

3. Costos de Soporte

4. Costos de integración con otros actores

2.4.1 Antecedentes del proveedor  Presentación del Proponente: Razón Social y RUT, dirección, teléfono/fax,

2.4.1 Antecedentes del proveedor

Presentación del Proponente: Razón Social y RUT, dirección, teléfono/fax, página Web, propiedad de la empresa, escrituras de constitución legal, país de origen, antigüedad en el mercado, número de empleados, número de profesionales y estructura organizacional, certificaciones de la empresa, cantidad de productos y servicios comercializados.

Gerente General del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de E- mail, número de teléfono y fax.

Representante Legal del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de E-mail, número de teléfono y fax.

Contacto Comercial del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de E-mail, número de teléfono y fax.

Contacto Técnico del PROPONENTE, incluyendo nombre, dirección, filial, dirección de E- mail, número de teléfono y fax.

Además deberá presentar una breve descripción de:

o

Proyectos similares realizados en Chile o en el Extranjero.

o

Principales clientes de los productos ofertados.

2.4.2 Experiencia del proveedor

Información de su Experiencia

Evolución de Ventas en los últimos 3 años.

Relación de Clientes a nivel Mundial.

Relación de Clientes a nivel Regional.

Debe proveer una lista de referencias disponibles de clientes actuales que bajo contrato posean la solución similar. Incluir la siguiente información:

o

Nombre.

o

Dirección.

o

Nombre del Contacto y número de Teléfono.

o

Tiempo que la Solución está en producción.

La versión actual de la solución.

Documentación que acredite su participación en el mercado, con una antigüedad máxima de 3 años.

Liste las certificaciones internacionales con que cuenta la empresa, y cuándo han sido obtenida estas.

Información de la Solución propuesta

Participación en el mercado Regional y Mundial.

 Clientes a nivel mundial con la Solución propuesta.  Clientes a nivel Regional con

Clientes a nivel mundial con la Solución propuesta.

Clientes a nivel Regional con la Solución propuesta.

Tiempo de Vigencia de la Solución propuesta.

Los proponentes deben indicar proyectos de éxito llevados a cabo con la tecnología propuesta en los dos últimos años, tanto en Chile como en el Extranjero; referencias y contactos, en que se indique nombre, cargo, empresa, teléfono y correo electrónico. De la misma forma deberán indicar claramente la fecha de liberación de la tecnología propuesta, para el caso de tecnologías con plazos de liberación menores a 2 años.

Este punto será válido tanto para el PROPONENTE como para sus aliados y Partners.

2.4.3 Propuesta Técnica

La propuesta técnica debe contar al menos con lo siguiente:

Resumen Ejecutivo de la propuesta.

Visión General de la Solución

o

Forma de abordar el proyecto

o

Alcance de la solución propuesta

o

Factores críticos de éxito

Solución Tecnológica Propuesta

o

Arquitectura de la solución propuesta

o

Metodología de Implantación

o

Dimensionamiento estimado y costos de Hardware/Software Básico para implementar solución Propuesta, basado en los requerimientos detallados.

Implementación Requerimientos Funcionales

Implementación de Arquitectura Tecnológica

Mantención y Soporte

o

Propuesta de contrato de mantención y soporte de las licencias ofertadas

o

Propuesta de soporte inicial de la aplicación primeros 12 meses

o

Propuesta de contrato para la mantención y soporte evolutivo de la(s) aplicación(es) cubiertas por la solución

Antecedentes adicionales que el proveedor estime conveniente declarar para la solución propuesta.

Especificación de Garantía del Sistema

Plazo y Plan de trabajo detallado (Carta Gantt) considerando al menos las siguientes actividades:

o

Análisis y Planificación

o

Diseño

o

Implementación

o

Integración

o

Testing

o

Puesta en marcha

o

Entrenamiento de Usuarios

o Puesta en marcha o Entrenamiento de Usuarios  Plan de capacitación funcional y técnica (Plan

Plan de capacitación funcional y técnica (Plan transferencia tecnológica)

Presentación con resumen ejecutivo de la propuesta.

Con el fin de realizar un proceso controlado y otorgar iguales oportunidades a todos los proveedores, las reglas antes descritas deberán ser cumplidas sin excepción.

2.5 Consideraciones Generales

2.5.1 Situaciones no previstas

Toda situación no prevista en estas bases será resuelta por Ultramar, siendo su decisión obligatoria para todos los proponentes, inapelable y sin derecho a reclamo alguno.

2.5.2 Interpretación de las bases y modificación de plazos

Ultramar tendrá el derecho de interpretar las Bases y resolver en todos los aspectos materia de esta licitación. En todas estas situaciones se comunicarán las decisiones adoptadas por Ultramar a todos los proponentes, a través de e-mail, a las direcciones de correo informadas por cada proponente. Ultramar podrá modificar antes de la recepción de las ofertas, los requerimientos técnicos y/o plazos de la presente licitación, informando a los proponentes a través de los contactos entregados vía correo electrónico definido.

2.5.3 Conocimiento y aceptación de bases

El sólo hecho de participar en cualquier forma en la presente Licitación, implicará el conocimiento y aceptación íntegra y obligatoria de todos los procedimientos, requisitos y términos de estas Bases y de sus Anexos, y la renuncia de los participantes, Proponentes o Licitantes a todo reclamo, queja u objeción respecto de la Licitación y sus resultados, y a la interposición de acciones legales en contra de Ultramar, sus accionistas o administradores. Al momento de presentación de la oferta, el proponente habrá analizado la factibilidad técnica del proyecto, a fin de haber realizado todas las indicaciones pertinentes no contempladas en las Bases de Licitación que pudieran entorpecer, dificultar o impedir la ejecución del proyecto.

2.5.4 Gastos y desembolsos

Todos los gastos, impuestos, derechos y demás desembolsos derivados de la participación en esta Licitación, y de los documentos, boletas de garantía, costos de crédito, pólizas de

seguro y contratos que deban emitirse, serán de cargo de los Licitantes, Proponentes, Adjudicatario o

seguro y contratos que deban emitirse, serán de cargo de los Licitantes, Proponentes, Adjudicatario o Contratista y sin tener Ultramar responsabilidad en ello.

2.5.5 Confidencialidad y Exclusividad

Los datos y el material provistos por el proveedor serán considerados de carácter CONFIDENCIAL y sólo serán utilizados y transmitidos al equipo de trabajo que forme parte del proceso de selección. Asimismo, tanto el presente “Requerimiento de Propuesta” como todo el material enviado y otro tipo de información brindados por Ultramar a los proveedores, debe ser considerado de propiedad de Ultramar y de carácter CONFIDENCIAL, por lo que deberá ser utilizado por los mismos con absoluta reserva y sólo a efectos de este proceso. Ultramar se reserva el derecho de solicitar la devolución de los documentos entregados a los proponentes que no resulten adjudicados. El proponente que resulte elegido y los eventuales contratistas y subcontratistas serán responsables de que él, sus representantes, socios y/o su personal no revele, sustraiga o divulgue información escrita o verbal relacionada con Ultramar y/o sus clientes, y se obliga desde ya al cambio inmediato del personal que se viere involucrado en este tipo de actividades, sin perjuicio del derecho que le asiste a Ultramar para poner término anticipado al contrato, sin más trámite ni responsabilidad alguna de su parte y para entablar las demás acciones civiles y penales que la ley y/o el contrato le habiliten para obtener el pago de las indemnizaciones de perjuicios y/o el castigo de las infracciones cometidas.

2.6 Proceso de Licitación

2.6.1 Obtención de Bases

Las Bases de Licitación serán enviadas a los Proveedores que ULTRAMAR estime conveniente a modo de invitación. Serán distribuidas por correo electrónico, siendo esta la única forma de obtenerlas.

2.6.2 Recepción de las propuestas

La propuestas deberán ser enviadas vía correo electrónico a Jorge Jeria, jjeria@ultramar.cl

su

documentación asociada será confirmada por correo electrónico al remitente. ULTRAMAR se reserva el derecho de dejar fuera de la licitación las ofertas presentadas y que no cumplan exactamente con lo solicitado en las presentes Bases.

con

copia

a

Sebastián

Ruz,

La

recepción

de

la

propuesta

y

2.6.3 Visita a proponentes y clientes actuales

Durante el transcurso del período de evaluación y/o negociación, ULTRAMAR podrá solicitar visitas a las

Durante el transcurso del período de evaluación y/o negociación, ULTRAMAR podrá solicitar visitas a las casas matrices de los PROPONENTES que estime necesario así como también a instalaciones de los productos en clientes. Estas visitas deberán ser organizadas por el respectivo PROPONENTE. Los costos de traslado y estadía del equipo de evaluación serán de cargo de ULTRAMAR.

2.6.4 Criterios de selección

Antecedentes del Proveedor: En este aspecto ULTRAMAR evaluará los antecedentes legales, financieros y de trayectoria en el mercado de cada proveedor de software (antecedentes y trayectoria de la compañía, composición patrimonial, solidez financiera, estructura organizativa, participación de mercado, presencia regional, etc.)

Implementación Requerimientos Funcionales: Se evaluará la capacidad del proponente para soportar y desarrollar las funcionalidades establecidas en los requerimientos especificados por Ultramar. Se pondrá atención en referencias de proyectos realizados en el país como la experiencia reflejada en el equipo de proyecto propuesto.

Arquitectura y Tecnología: se evaluará la solución tecnológica propuesta por el proveedor sea compatible con la arquitectura definida por Ultramar.

Propuesta Económica: se considerarán en la evaluación, los criterios referidos a las condiciones económicas del desarrollo del producto, los servicios necesarios para su funcionamiento y posterior mantenimiento (variables a considerar en estructuración de licencias; costos de servicios de consultoría asociados, costo de soporte técnico, costo de capacitación, etc.).

Plazo y Plan de trabajo: se evaluará la completitud y claridad del plan de trabajo, al mismo tiempo ser validará que sea consistente con la metodología de implementación propuesta por el oferente. También evaluarán los plazos estimados para la implementación del proyecto considerando todas sus etapas.

Soporte e implementación: se evaluarán los criterios referidos al tipo de soporte que cada proveedor suministre (su estructura organizacional, metodología aplicada, credenciales, etc.), fábricas de software, sitios de outsourcing de operación tecnológica, versiones de software, etc. Asimismo se considerará la Metodología de implementación, evaluando el proceso propuesto por el proveedor para la implementación, su adherencia a normas o estándares de mercado, los recursos humanos asignados al proyecto, su currículum y sus respectivas certificaciones.

2.6.5 Adjudicación y notificación La adjudicación de la Licitación se definirá unilateralmente, a solo arbitrio

2.6.5 Adjudicación y notificación

La adjudicación de la Licitación se definirá unilateralmente, a solo arbitrio y sin expresión de causa por ULTRAMAR. Asimismo, ULTRAMAR se reservará el derecho de adjudicar parcial o totalmente, o declarar desierta la licitación por razones internas sin expresión de causa o justificación alguna. La adjudicación de la licitación será comunicada al PROPONENTE favorecido y a todos los demás participantes mediante carta al domicilio identificado en los Antecedentes Generales del PROPONENTE. En la misma forma se comunicará el hecho de haberse declarado desierta la licitación.

2.6.6 Propiedad intelectual

Los productos de software, programas fuente, documentación, archivos de datos e imágenes generados producto del desarrollo de este proyecto, serán propiedad de Ultramar. Todo producto final y entregable resultante del desarrollo de este proyecto es de propiedad de Ultramar. Las licencias de software requeridos para la solución deberán estar detalladas, se debe especificar su función (SW básico, Librerías para el desarrollo, etc), el derecho de uso deberá estar cedido a nombre de Ultramar o se deberá indicar a Ultramar que las adquiera.

3 Descripción de Requerimientos

3.1 Requerimientos Funcionales

de Requerimientos 3.1 Requerimientos Funcionales 3.1.1 IFRS  Estándar de consolidación IFRS de

3.1.1

IFRS

Estándar de consolidación IFRS de acuerdo a documento “Estados Financieros Dos Volcanesvalidado en el Comité de IFRS por E&Y. Este documento contiene información detallada de los nuevos reportes requeridos por las normas IFRS.

Que estados financieros en moneda funcional distinta a la moneda del grupo se puedan calcular y visualizar de acuerdo al tipo de cambio definido por IFRS (Estado de Resultado con TC Promedio mensual y Balance con TC de cierre).

Preparación de notas de EEFF bajo norma IFRS

Consolidación de Estados Financieros (Estado de Resultado, Balance y Estado de flujo de efectivo)

3.1.2

Detalle Eliminaciones

Que la solución realice las eliminaciones intercompany a nivel de ingreso y egreso operacional y no operacional, mostrando detalle por transacción y eliminaciones.

Debe considerar concepto de transacciones propias y por concepto de terceros.

Que la cuenta de Interés minoritario sea abierta por Rut.

Apertura por sociedad de:

Cuentas corriente Corto Plazo y Largo Plazo

VPP

Inversiones Empresas Relacionadas

Transacciones

Interés Minoritario

Que los usuarios puedan ver las cuentas de estado de resultado llamadas Utilidad empresas relacionadas y pérdidas de empresas relacionadas desglosadas por las empresas relacionadas que las componen.

Obtener información abierta por Segmentos, Centros de Beneficios, Centro de Costos, Segmentos, clientes y proveedores (con correcto mapeo de Ceco’s para revisiones de gestión)

Apertura de cuentas debe incluir 2 cuentas IC, CXC y préstamos para el AC, PC, ALP y PLP

En Anexo IV - 7.1, se incluye documento de análisis y diseño de procesos, este detalla las eliminaciones en el modelo actual que nos gustaría fueran replicadas con el nuevo plan de cuentas ya que el cálculo de las eliminaciones no cambia con IFRS.

3.1.3 Moneda  Si una empresa cambia de moneda el sistema debe tener la inteligencia

3.1.3

Moneda

Si una empresa cambia de moneda el sistema debe tener la inteligencia para detectar que desde cierto periodo en adelante se utilizará una monedadistinta.

Poder visualizar las eliminaciones en distintas monedas.

3.1.4

Formularios

Que formularios muestren empresas en orden alfabético o por jerarquía.

Que formularios vinculados (detalle de apertura de cuentas IC por rut) incluyan solo empresas activas.

Generar alarmas para evitar imputación errónea en formularios vinculados o carga automática de códigos inactivos.

Reportes puedan apuntar a datos ICP (Inter Company) en formularios vinculados.

3.1.5

Presupuesto

Consolidar Presupuesto.

Cargar presupuesto desde SAP

3.1.6

Sistema

Solución debe soportar los idiomas Inglés, Español y dejar campo abierto para en un futuro poder agregar portugués u otros idiomas.

Que los usuarios no puedan escoger la etiqueta para los asientos, sino que estos se creen con un correlativo automático desde el sistema: Para evitar desorden (por ejemplo código de empresa con un correlativo numérico al lado y se receten por mes).

Que al seleccionar en un asiento el código de una empresa se muestre la descripción de esta. Que no se muestren (ocultar) dimensiones que no se utilizan.

Semáforo de cierre mensual disponible para cada perfil de usuario, indicando la última fecha de modificación, así sabemos si hubo o no modificaciones después del cierre mensual.

Datos exportados desde los reportes de la solución se muestren en Excel como valores y no como texto.

Evitar diferencias IC a causa de sociedades que cambian de moneda de entidad.

El modelo tendrá información histórica desde el año 1986, sin embargo se deberá poblar con información transaccional desde el año 2012.

3.2 Requerimientos de Administración del Proceso 3.2.1 Cierre Mensual  Permitir hacer cierres por empresas

3.2 Requerimientos de Administración del Proceso

3.2.1

Cierre Mensual

Permitir hacer cierres por empresas o grupos y que estas sólo puedan modificarse con la autorización del grupo padre. Lo anterior significa que la carga de datos debe respetar las empresas que ya hayan realizado el cierre, y por lo tanto una vez informado el cierre no se puedan hacer modificaciones sin autorización de los padres.

Contar con una aplicación visual que indique en que etapa del proceso se encuentra el traspaso de datos desde sistemas con controladores que garanticen la calidad de los datos.

3.2.2

Sistema

No permitir ingresar datos en empresas desactivadas

Si el periodo se encuentra cerrado en la solución de consolidación, una nueva actualización en la contabilidadno deberá modificar automáticamente la información ya existente a menos que así lo desee el administrador de la consolidación.

Tener un informe visual que muestre para cada envío de datos al usuario, historial de envío de cargas por mes, día, hora etc. Con status de carga (que muestre si está pendiente, en proceso o si ya fue cargado en la solución de consolidación), lo que permita saber en que estado se encuentra el cierre.

Nuestro modelo actual, para efectos de reportería en USD nos exige realizar un proceso llamado conversión monetaria, que simplemente divide la moneda de la entidad en cuestión por su tipo de cambio. Este proceso requiere ir empresa por empresa presionando un botón y queremos que se haga de forma automática o con un sólo click.

3.3 Requerimientos de Integración de Datos  Actualización automática entre SAP o Ultragestión y BPC

3.3 Requerimientos de Integración de Datos

Actualización automática entre SAP o Ultragestión y BPC para casos en que existan nuevos cebes, cecos, sociedades o cuentas.

Que el traspaso de datos desde SAP y desde el sistema contable antiguo (Ultragestión, que en 3 años más desaparece) a BPC funcione a la perfección (un traspaso de datos de sistema bien desarrollado) y con la menor intervención humana posible.

Utilizar plan de cuentas homologado al plan de cuentas SAP

Facilitar incorporación en BPC de empresas que ingresan a SAP (ya sea porque son nuevas o porque están pasando desde el sistema contable antiguo a SAP).

Permitir que empresas que no consoliden pero se encuentran en nuestros sistemas se carguen en BPC para efectos de gestión.

Contar con una aplicación o interfaz que permita el correcto traspaso de los costos de acuerdo a la estructura del grupo.

3.4 Requerimientos de Administración de Roles y Perfiles

3.4.1 Mantenimiento Roles y Perfiles

Tener una estructura clara, ordenada, fácil de usar y de mantener de usuarios y seguridades.

Permitir la administración de roles y perfiles de la solución con la herramienta de Access Control de SAP.

3.5 Requerimientos de Reporting

3.5.1 Reportes Legales y de Gestión

de Reporting 3.5.1 Reportes Legales y de Gestión  Reconstruir en la nueva solución los reportes

Reconstruir en la nueva solución los reportes actualmente existentes en actual solución HFM (CONCORDE I).

Programar indicadores de gestión (Reporte de variación de más del 10% por empresa, validadores por reporte, alerta de venta negativa).

Reportes de Control mensual (Actual/Budget).

Reportes que comparen (Actual/Budget).

Dash Board (Web análisis Studio), Semáforo y variaciones mayores a 10% por empresa.

Reporte de KPI: Días de cierre y Diferencias IC.

Alarmas de variaciones de ratios de liquidez y endeudamiento, que informen automáticamente a la empresa individual y al consolidador.

Reportes Legales y de Gestión de M3, M5 y EBITDA por empresa.

Reportes de EEFF detallados (Balance y EERR).

Que el reporte que muestra las diferencias intercompañía, sólo muestre a empresas que consolidan.

Reporte de Estados Financieros consolidados debe indicar periodo y fecha, hora de emisión.

Portal de web con reportes principales.

Reporte de Consolidación debería permitir comparar distintos períodos, en formato Balance Clasificado.

Reporte de consolidación que compare periodos: Programación de un reporte que cumpla esto.

Transacciones (en ingresos y costos) en BPCdeberían permitir su reporte individual y consolidado, por compras y ventas, para esto se requiere una carga con el detalle transaccional.

3.6 Requerimientos de Compatibilidad

3.6.1 Sistema

La solución debe ser compatible con Internet Explorer y Windows 7 de 32 y 64 bits.

4 Anexo I: Reportes IFRS 4.1 Documento IFRS Estados Financieros Dos Volcanes 19

4 Anexo I: Reportes IFRS

4.1 Documento IFRS Estados Financieros Dos Volcanes

4 Anexo I: Reportes IFRS 4.1 Documento IFRS Estados Financieros Dos Volcanes 19

5 Anexo II: Plan de Cuentas

5.1 Tipo de Traspaso

5 Anexo II: Plan de Cuentas 5.1 Tipo de Traspaso 5.2 Documento Mapeo Cuentas SAP –
5 Anexo II: Plan de Cuentas 5.1 Tipo de Traspaso 5.2 Documento Mapeo Cuentas SAP –

5.2 Documento Mapeo Cuentas SAP HFM Actual

5 Anexo II: Plan de Cuentas 5.1 Tipo de Traspaso 5.2 Documento Mapeo Cuentas SAP –
6 Anexo III: Integración Actual SAP - HFM Integración SAP-HFM Algunos Conceptos • PI (Process

6 Anexo III: Integración Actual SAP - HFM

Integración SAP-HFM

Integración SAP-HFM

Algunos Conceptos

PI (Process Integration) Herramienta de SAP que permite integrar SAP con Sistemas Legados, tanto de SAP al Legado como del Legado a SAP (en este caso HFM).

Set de Datos, Agrupación de valores que se utilizan en desarrollos, validaciones, sustituciones, etc. Estos se pueden agregar valores nuevos, modificar y eliminar.

Saldo

Se envía a HFM el Saldo por cuenta contable a la fecha que se está generando la información. Esto incluye cuentas de activo, pasivos e ingresos no operacionales. No incluye cuentas que se traspasan por otros métodos descritos más adelante.

Las cuentas son homologadas en PI.

Saldo por RUT

Saldo por RUT • Se envía a HFM el Saldo a la fecha que se está

Se envía a HFM el Saldo a la fecha que se está generando el reporte, totalizado por Código de Deudor o Acreedor y por cuenta contable. Para CXC, CXP e Inversiones en Empresas Relacionadas.

Tanto las cuentas contables como los códigos de empresas relacionadas son homologadas en PI.

Problemática

En SAP la variación por tipo de cambio se contabiliza en una cuenta complementaria y sin apertura por Código de Deudor y Acreedor.

De esta manera cuando se envía la información a HFM no se cuenta con esta apertura.

Solución etapa de implementación, realizar ajuste manual en HFM

Solución Definitiva, emitir informe y traspasar información de forma automática a HFM

Subreparto CO

Para cuentas de Costos y Gastos se envía a HFM el saldo por clase de costo secundaria, una vez generado proceso de Subreparto en Controlling.

Las cuentas son homologadas en PI.

Detalle de Ingresos y Costos • Se debe enviar para las cuentas de ingresos y
Detalle de Ingresos y Costos • Se debe enviar para las cuentas de ingresos y

Detalle de Ingresos y Costos

Se debe enviar para las cuentas de ingresos y costos el detalle de cada transacción imputada con el fin de que esta sea analizada con la información que envían otras sociedades, y así realizar eliminación de ingresos intercompany.

Las cuentas son homologadas a la cuenta de Ultragestión y este se realiza en

ZMAESTRO2.

7 Anexo IV: Solución Actual HFM 7.1 Análisis y Diseño de Proyecto Concorde I Anexo

7 Anexo IV: Solución Actual HFM

7.1 Análisis y Diseño de Proyecto Concorde I

Actual HFM 7.1 Análisis y Diseño de Proyecto Concorde I Anexo IV - Análisis y Diseño

Anexo IV - Análisis y Diseño Concorde I.pd

7.2 Usuarios HFM

Actualmente HFM contiene 40 usuarios activos y 8 usuarios desactivados. El detalle se puede visualizar en el link siguiente:

El detalle se puede visualizar en el link siguiente: 7.3 Estructura HFM Actualmente HFM contiene 155

7.3 Estructura HFM

Actualmente HFM contiene 155 empresas activas y 63 Grupos de empresas. El detalle se puede visualizar en el link siguiente:

El detalle se puede visualizar en el link siguiente: Detalle del Organigrama del Holding en el

Detalle del Organigrama del Holding en el siguiente link:

en el link siguiente: Detalle del Organigrama del Holding en el siguiente link: Presentación Grupo Ultramar.pdf

Presentación Grupo Ultramar.pdf

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25
7.4 Arquitectura Actual Plataforma Hyperion Plataforma Hyperion – Ambiente PRD U-HFMST Windows Services (Open Ldap;

7.4 Arquitectura Actual Plataforma Hyperion

Plataforma Hyperion Ambiente PRD

U-HFMST

Windows Services (Open Ldap; Print Server; ODI)

Dell PowerEdge 1950

Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition with SP2

6 GB of memory

1 Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core)

2 SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1

GHz (quad core) 2 SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1 U-HFMBD Database for
GHz (quad core) 2 SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1 U-HFMBD Database for

U-HFMBD

Database for HFM

Dell PowerEdge 1950

Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition with SP2

16 GB of memory

2

Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core)

2

SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1

SQL Server 2005 Enterprise Edition with SP2

U-ESSBASE U-HFMWEB Database for Planning HFM (Foundations;BI;IIS;WebLogic;Planning;HFM Dell PowerEdge 2950 Services)
U-ESSBASE
U-HFMWEB
Database for Planning
HFM (Foundations;BI;IIS;WebLogic;Planning;HFM
Dell PowerEdge 2950
Services)
Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition x64 with SP2
Dell PowerEdge 1950
8
GB of memory
Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition with SP2
2
Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core)
8
GB of memory
4
SAS Physical Disk to 136 GB on Raid 5
2
Intel Xeon CPU E5410 @2.33 GHz (quad core)
2
SAS Physical Disk to 278 GB on Raid 1
ESSBASE (VERSION 11.1.1.3)

Usuarios HFM/

Planning

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