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PROGRAMA DE FORMACION
“TECNICO DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA”
MARIA DANIELA BORJA MARTINEZ
LAURA DANIELA BURGOS VELEZ
JAIR SANTIAGO ESTEPA CAITA
CATALINA ELISA GARCIA CASTAÑEDA
KEVIN SANTIAGO LARA PEREZ
SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

DARIO ECHANDIA
TECNICO EN ASISTENCIA ADMIISTRATIVA
BOGOTÁ, COLOMBIA
2018
PROYECTO FORMATIVO
SECRETARIA DE EDUCACION
INSTRUCTORA DE SEGUIMIENTO SENA
RAFAELINO QUIROGA CAMPOS
DOCENTE COLEGIO SENA
LIGIA MIREYA GONZALES LEON
INTEGRANTES
MARIA DANIELA BORJA MARTINEZ
LAURA DANIELA BURGOS VELEZ
JAIR SANTIAGO ESTEPA CAITA
CATALINA ELISA GARCIA CASTAÑEDA
KEVIN SANTIAGO LARA PEREZ
SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

DARIO ECHANDIA
TECNICO EN ASISTENCIA ADMIISTRATIVA
BOGOTÁ, COLOMBIA
2018
Nota de aceptación:
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
Firma del presidente del jurado
___________________________
Firma del jurado
___________________________
Firma del jurado
A mi familia,
a mis profesores,
a el Sena,
a mi promoción 2016
y a Dios,
Los autores expresan sus agradecimientos a:
Mi Dios por protegerme siempre
El colegio Darío Echandía por su apoyo al proyecto
El Sena por sus aportes a mi vida laboral
Mis docentes por su guía y orientación en el proceso
Mi familia por su apoyo incondicional
Mis amigo por su amistad.

INTRODUCCIÓN
En un mundo cada vez más competitivo a nivel empresarial se hace necesario que
las empresas certifiquen sus procesos porque las llevarán a la efectividad; el tema
del proyecto es la identificación de los procesos administrativos Identificar los
procesos organizacionales dentro de nuestra entidad de Prácticas Formativas
Empresariales. Dentro de muchos procesos que se reconocen en la Secretaria de
Educación del Distrito se identifican los procesos misionales, los estratégicos y los
de apoyo.
Muchos de los contenidos los vivenciamos en el sitio de prácticas como por ejemplo:
se identifican los procedimientos gestión documental, producción de documentos,
atención al usuario, procesamiento de la información y algunos otros de contabilidad
El proyecto está dividido en 4 fases, la fase de contextualización empresarial, la

fase de gestión documental, la tercera de contabilidad y la cuarta de servicio al
cliente y tabular, organizar y graficar la información
Ha sido un reto interesante organizar nuestro tiempo para asistir a contra jornada
Gracias a esta oportunidad hemos adquirido el valor de la responsabilidad, la
justicia, el trabajo en equipo y la autonomía. Siempre fijando nuestro futuro al mundo
laboral sin olvidar nuestros principios de casa y los valores trabajados en el colegio.
Hacemos un reconocimiento al Sena por brindarnos el apoyo necesario para

complementar nuestra formación de Bachiller Técnico Comercial en Asistencia
Administrativa, agradecemos su acompañamiento en el proceso formativo.
Estamos seguros de mantener la constancia para así llegar a los objetivos
propuestos
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 6
1. NATURALEZA DE LA EMPRESA ................................................................... 14
1.1 DATOS GENERALES DE LAS EMPRESA .............................................. 14
1.1.1 Razón Social .......................................................................................... 15
1.1.2 Logo – Slogan ........................................................................................ 16
1.1.3 Dirección, teléfonos, fax y celulares ....................................................... 16
1.1.4 Página web y correo electrónico ............................................................ 16
1.1.5 Sedes ..................................................................................................... 16
1.2 SECTOR ECONÓMICO ............................................................................... 17
1.2.1 sector económico ................................................................................... 17
1.2.2 actividad económica según el CIIU ........................................................ 17
1.2.3 Descripción del sector productivo ........................................................... 18
1.3 TIPO Y CARÁCTER GENERAL DE LA EMPRESA ................................. 18
1.3.1Descripción .............................................................................................. 18
1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ....................................................... 18
1.4.1 Historia de la empresa............................................................................ 18
1.4.2 Misión ..................................................................................................... 18
1.4.3 visión ...................................................................................................... 19
1.4.4 Objetivo general ..................................................................................... 19
1.4.5 Políticas de la empresa .......................................................................... 20
1.5 PRODUCTOS Y O SERVICIOS ................................................................... 21
1.5.1 Servicios ................................................................................................. 21
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................ 30
1.6.1 Organigrama general.............................................................................. 30
1.6.2 Organigrama departamento de estudio .................................................. 32
1.7 MANUAL DE FUNCIONES ........................................................................... 33
1.7.1 manual de funciones departamento de estudio ...................................... 33
1.7.2 Manual de funciones departamento del jefe ........................................... 34
1.8 PUESTO DE TRABAJO ............................................................................... 35
1.8.1 Herramientas puesto de trabajo ............................................................. 35
1.8.2 Elementos y equipos .............................................................................. 37
1.8.2.1 Equipos de digitación y transcripción .................................................. 37
1.8.2.2 Equipos de comunicación .................................................................... 38
1.8.2.3 software de gestión documental .......................................................... 38
2. MANUAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................. 41
2.1 INTRODUCCION .......................................................................................... 41
2.2 OBJETIVOS ................................................................................................. 41
2.3 MARCO LEGAL ........................................................................................ 42
2.3.1 Gestión Documental ........................................................................... 42
2.3.2 Ciclo vital del documento........................................................................ 43
2.3.3 Archivo ................................................................................................... 44
2.4 Correspondencia .......................................................................................... 44
2.4.1. Producción ............................................................................................ 44
2.4.2 Gestión y trámite. ................................................................................... 45
2.4.3. Transferencia ........................................................................................ 45
2.4.4. Organización ......................................................................................... 45
2.4.5 Disposición de documentos .................................................................... 45
2.4.6 Preservación a largo plazo ..................................................................... 45
2.4.7 Valoración ............................................................................................. 46
3. INFORME DOCUMENTAL DE LAS TRANSACCIONES Y OPERACIONES
COMERCIALES DE LA EMPRESA ....................................................................... 47
3.1 REQUISITOS PARA LA CONSTITUCION LEGAL ....................................... 47
3.1.1 TRÁMITE Y FORMATOS .......................................................................... 48
3.1.1.1 Cámara de Comercio .......................................................................... 48
3.1.1.2 Registro mercantil................................................................................ 52
3.1.1.3 Departamento Institucional de Aduanas Nacionales ........................... 53
3.1.1.4 Entidades de control ............................................................................ 54
3.1.1.5 Registro de libros de contabilidad........................................................ 57
3.1.2 Flujo grama del proceso de constitución .................................................. 59
3.1.3 Taller Contabilidad ..................................................................................... 60
4. CLIENTES DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................... 62
4.1 NORMAS ...................................................................................................... 63
4.1.1 Normas de presentación personal .......................................................... 63
4.1.2 Normas de comunicación con el Cliente ................................................ 68
4.2 SISTEMA DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA ..................................... 69
4.2.1 Conducto de Comunicación interna........................................................ 69
4.2.2 Conducto de Comunicación externa....................................................... 69
4.3.1 Cliente inmediato .................................................................................... 70
4.3.2 Cliente Próximo ...................................................................................... 71
4.4 CICLO DEL SERVICIO ......................................................................... 72
4.4.1 Departamento de Estudio ....................................................................... 73
4.5 TRIANGULO DEL SERVICIO ....................................................................... 73
4.5.1 Empresa ................................................................................................. 73
4.5.2 Departamento de estudio ....................................................................... 73
4.6 MOMENTO DE VERDAD ............................................................................. 74
4.7 CALIFICACIÓN DEL CLIENTE INMEDIATO Y/O PRÓXIMO ....................... 74
4.7.1 Fuente Primaria ...................................................................................... 74
4.7.2 Fuente secundaria .................................................................................. 74
4.7.3 Instrumentos de Recolección de la información (Libreta de Calificaciones)
........................................................................................................................ 74
4.7.4 Metodología de la Investigación ............................................................. 75
5. CONCLUSIONES ............................................................................................ 87
CIBERGRAFÍA....................................................................................................... 88
TABLA DE ILUSTRACIONES
Pág.
Ilustración 1.Razon Social y Logo .......................................................................... 16

Ilustración 2 Movilidad Escolar............................................................................... 21
Ilustración 3 Inclusión educativa ............................................................................ 22
Ilustración 4 Alimentación Escolar ......................................................................... 22
Ilustración 5 Sector privado ................................................................................... 23
Ilustración 6 Estudiantes nuevos de Educación Inicial ........................................... 24
Ilustración 7 Estudiantes nuevos de los grados 1° de primaria en adelante .......... 25
Ilustración 8 Continuidad de Estudiantes Antiguos ................................................ 25
Ilustración 9 Solicitud de traslados entre diferentes colegios oficiales o sedes o
jornadas para el seguimiento para el siguiente año escolar .................................. 26
Ilustración 10 Bogotá Ciudad Educadora ............................................................... 27
Ilustración 11 Educación por la paz ....................................................................... 27
Ilustración 12 Calidad para todos........................................................................... 28
Ilustración 13 desarrollo integral ............................................................................ 28
Ilustración 14 Acceso a la educación superior ....................................................... 29
Ilustración 15 Transparencia y gestión publica ...................................................... 29
Ilustración 16 gobierno y ciudadanía digital ........................................................... 30
Ilustración 17 Organigrama General ...................................................................... 31
Ilustración 18. Estructura organizacional ............................................................... 32
Ilustración 19 organigrama departamento de estudio ............................................ 32
Ilustración 20 manual de funciones........................................................................ 33
Ilustración 21 Manual de funciones departamento del jefe .................................... 34
Ilustración 22 Puesto de trabajo............................................................................. 35
Ilustración 23. Manual de Procedimientos ............................................................. 39
Ilustración 24 Manual de Procesos ........................................................................ 40
Ilustración 25 Carta de Solicitud de inscripción del libro Camara de Comercio ..... 48
Ilustración 26 Formulario del Registro Único Tributario ......................................... 52
Ilustración 27 Dirección de Impuestos y aduanas nacionales ................................ 53
Ilustración 28 documento de Revisión Técnica ...................................................... 54
Ilustración 29 hospitales ........................................................................................ 55
Ilustración 30 Comunicación Apertuta de Establecimiento Comercial ................. 56
Ilustración 31 carta de Solicitud de Inscripción de Libros ...................................... 57
Ilustración 32 Factura de venta numero 1 ................ Error! Bookmark not defined.
Ilustración 33 Facturas de venta numero 1 .............. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 34 Recibo de caja numero 1 ................... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 35 Cheque numero 1 .............................. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 36 comprobante de contabilidad 1 .......... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 37 Consignación numero 1 ..................... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 38 Comprobante de costo de Venta 1 .... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 39 Factura de venta numero 2 ................ Error! Bookmark not defined.
Ilustración 40 Recibo de Caja numero 2 .................. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 43 Comprobante de Contabilidad 2 ........ Error! Bookmark not defined.
Ilustración 44 Comprobante costo de Venta 2 ......... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 45 Factura de Venta numero 3 ............... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 48 Cheque 3 ........................................... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 50 Comprobante Costo de venta 3 ......... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 54 Comprobante de contabilidad 4 ......... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 56 Comprobante de Costo de venta 4 .... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 62 Comprobante Costo de Venta 5 ........ Error! Bookmark not defined.
Ilustración 63 Factura de Compra numero 1 ............ Error! Bookmark not defined.
Ilustración 64 Comprobante de Egresos .................. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 65 Comprobante de compra ................... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 66 Factura de Compra ............................ Error! Bookmark not defined.
Ilustración 68 Comprobante de Compra .................. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 71 Comprobante de Compra .................. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 73 Comprobante de Egresos numero 4 .. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 74 Comprobante de compra ................... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 76 Comprobante de Egreso numero 5.... Error! Bookmark not defined.
Ilustración 77 Comprobante de Compra numero 5 .. Error! Bookmark not defined.
Ilustración 78 Ciclo del Servicio ............................................................................. 72
Ilustración 79 Triangulo de Servicio Empresa ....................................................... 73
Ilustración 80 Triangulo del Servicio Departamento de Estudio ............................. 73
TABLA DE TABLAS
pág
Tabla 1 Clientes de la organización ....................................................................... 62
Tabla 2 normas de presentación personal Lunes .................................................. 63
Tabla 3 normas de presentación personal Martes ................................................. 64
Tabla 4 normas de presentación personal Miércoles ............................................. 65
Tabla 5 normas de presentación personal Jueves ................................................ 66
Tabla 6 normas de presentación personal Viernes ............................................... 67
Tabla 7 Clientes ..................................................................................................... 70
1. NATURALEZA DE LA EMPRESA
Según la ley 1421 de 1993 y el Acuerdo 257 de 2006, se estableció la naturaleza

objeto y funciones de la secretaría de Educación del Distrito. Es un organismo como
autonomía administrativa y financiera.
La Secretaria de Educación del Distrito como organismo del sector central y cabeza
del sector educativo, tiene por objeto orientar y liderar la formulación y ejecución de
políticas, planes y programas para garantizar el derecho a la educación y asegurar
la población el acceso al conocimiento y la formación integral.
1.1 DATOS GENERALES DE LAS EMPRESA
Corresponde a la Secretaria de Educación del Distrito ejercer de conformidad con

el Decreto Ley 1421 de 1993, el acuerdo 257 de 2006, y con las políticas y metas
fijadas por el plan de Desarrollo Distrital y el Plan Sectorial de Educación, las
siguientes funciones:
A. Formular, orientar y coordinar las políticas y planes del Sector Educación, en

concordancia con el Plan de Desarrollo Distrital, el Plan Sectorial de Educación, el
Acuerdo 257 de 2006 y las demás normas legales del orden nacional.
B. Desarrollar estrategias que garanticen el acceso y permanencia de los niños, niñas

y jóvenes en el sistema educativo, así como la pertinencia, calidad y equidad de la
educación en sus diferentes formas, niveles y modalidades.
C. Ejercer la inspección, vigilancia, control y evaluación de la calidad y prestación del

servicio educativo en la ciudad. Formular programas y proyectos que contribuyan
a mejorar la calidad de la educación.
Fomentar la investigación, innovación y desarrollo de los currículos, los métodos de
enseñanza y la utilización de medios educativos.
D. Definir, orientar y ejecutar las políticas de formación y actualización del personal

docente y administrativo al servicio de la SED.
E. Impulsar la investigación educativa y pedagógica que adelanta el Instituto para la

Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico- IDEP, con la participación de
las instituciones de educación superior y las facultades de educación.
F. Promover estrategias de articulación de la educación con las demandas de la ciudad

y las necesidades de sus habitantes.
G. Fomentar la investigación y su relación con los procesos de docencia, en
coordinación con la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y en articulación
con las instituciones de educación superior radicadas en la ciudad de Bogotá.
H. Fomentar la formación en el conocimiento científico técnico y tecnológico en los

colegios de la ciudad.
I. Fomentar el desarrollo del conocimiento a través de alianzas estratégicas con el

sector productivo.
J. Formular, orientar y ejecutar, en coordinación con la secretaria Distrital de Ambiente,

la política de la educación ambiental del Distrito Capital.
K. Diseñar e impulsar estrategias y programas para el desarrollo y formación de la

niñez y la juventud.
L. Diseñar e impulsar estrategias y programas para el desarrollo de los grupos étnicos

atendiendo sus características socio culturales y el fomento de la interculturalidad.
M. Diseñar e impulsar estrategias y programas para atender la educación de las
personas con necesidades especiales.
N. Aprobar la creación y funcionamiento de las instituciones de educación formal y no

formal, a que se refiere la Ley General de Educación
O. Consolidar, analizar y entregar la información sobre el comportamiento del Sistema
educativo, para uso de los organismos nacionales y distritales de dirección y control.
Administrar y controlar los recursos propios del Distrito y los provenientes del
Sistema General de Participaciones con destino a la educación.
1.1.1 Razón Social
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

1.1.2 Logo – Slogan
Ilustración 1.Razon Social y Logo
Fuente Disponible en internet:
<http://www.sitbog.gov.co/uploads/user/images/Boton%20intranet-
Bogota%CC%81%20mejor%20para%20todos%20v2.png>
En el logo que se observa podemos identificar el eslogan o plan de gobierno de la

alcaldía mayor de Bogotá “Bogotá Mejor Para Todos” establecido por el alcalde
Peñaloza en el vigente año.
1.1.3 Dirección, teléfonos, fax y celulares
Dirección: Avenida el dorado N° 66 – 63 Bogotá – Cundinamarca

Teléfono:+1 324 1000
Fax: 315 34 48
1.1.4 Página web y correo electrónico
Página web: www.educacionbogota.edu.co

Correo electrónico: sedcontactenos@sedbogota.edu.co
1.1.5 Sedes
 Dirección: Avenida El Dorado # 66 – 63

 Localidad: TEUSAQUILLO
 Barrio: Ciudad Salitre Nor-oriental
 Teléfonos: 324 10 0
 Horario General: Horario Administrativo Lunes a viernes: 7:00 a.m. a 4:30
p.m. Jornada continua. Horario de Atención al Público: Lunes a viernes:
7:00 a.m. a 4:00 p.m.
 Fax: 315 34 48
1.2 SECTOR ECONÓMICO
La secretaria de educación del distrito pertenece al sector terciario o factor servicios.
1.2.1 sector económico
La secretaria de educación del distrito pertenece a la prestación de servicios

educativos en el caso de la secretaria es de servicios públicos ya que, los gestiona
el estado.
Es indispensable aclarar que la secretaria de educación produce servicios
intangibles pero contribuye a la formación de ciudadanos.
1.2.2 actividad económica según el CIIU
El código de CIIU es 8522 que corresponde a la Educación media académica. Es

la educación de formación general de la segunda etapa del nivel secundario que,
en principio, da acceso a la educación superior. Se constituye en la culminación, la
consolidación y el avance en el logro de los niveles preescolar, básica primaria y
básica secundaria, y comprende los grados décimo (10. º) Y undécimo (11. º), De
carácter académico.
Al culminar este nivel de educación, se obtiene el título de bachiller, que habilita al

estudiante para ingresar a la educación superior y al trabajo. La especialización por
asignaturas empieza a tener cierta influencia, incluso en la experiencia educacional
de los estudiantes que siguen un programa de enseñanza general. La
especialización está encaminada a preparar a los estudiantes para el nivel de
enseñanza técnica y profesional y para el ingreso en la universidad sin necesidad
de tomar cursos adicionales requeridos normalmente para el ingreso. Esta
educación puede impartirse en escuelas o mediante programas de radio y de
televisión, a través de internet o por correspondencia.
Esta clase incluye:
 La educación especial para estudiantes con discapacidad de este nivel.
 La educación impartida en escuelas y academias militares.
 La educación para grupos étnicos.
 La educación dirigida a población campesina y rural.
 La educación para la rehabilitación social, como por ejemplo, la impartida en las

escuelas de prisiones.
 Los modelos flexibles de educación como el Sistema de Aprendizaje Tutorial
(SAT), el Servicio Educativo Rural (SER), la metodología CAFAM, entre otros.
1.2.3 Descripción del sector productivo
La secretaria de Educación del Distrito pertenece al sector terciario que también es

llamado sector de servicios, es el sector económico que engloba las actividades
relacionadas con los servicios materiales no productores de bienes. No compran
bienes materiales de forma directa, sino servicios que se ofrecen para satisfacer las
necesidades de la población. La administración pública y los denominados servicios
públicos, los presta el Estado.
1.3 TIPO Y CARÁCTER GENERAL DE LA EMPRESA
1.3.1Descripción
Se entiende por empresa pública, empresa estatal o sociedad estatal a todo aquello
que es propiedad del estado. Sea ésta nacional, municipal o de cualquier otro
estrato administrativo, ya sea de un modo total o parcial.
1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1.4.1 Historia de la empresa
La Secretaría de Educación del Distrito (SED) fue creada mediante el Acuerdo 26

del 23 de mayo de 1955, del Concejo de Bogotá. Hace parte del sector central de la
Administración Distrital, en cabeza de la Alcaldía Mayor.
La SED es la rectora de la educación inicial (preescolar), básica (primaria y

secundaria) y media en Bogotá, de acuerdo con el Decreto 330 de 2008, mediante
el cual se reestructuró la entidad.
1.4.2 Misión
Promover la oferta educativa en la ciudad para garantizar el acceso y la

permanencia de los niños, niñas y jóvenes en el sistema educativo, en sus distintas
formas, niveles y modalidades; la calidad y pertinencia de la educación, con el
propósito de formar individuos capaces de vivir productiva, creativa y
responsablemente en comunidad.
1.4.3 visión
La SED garantizará el derecho a la educación de los niños, niñas y jóvenes de la

ciudad, a través de colegios distritales modernos, humanos e incluyentes y de un
proceso de formación democrático, participativo, permanente, personal, cultural y
social.
1.4.4 Objetivo general
Formular, orientar y coordinar las políticas y planes del Sector Educación, en

concordancia con el Plan de Desarrollo Distrital, el Plan Sectorial de Educación, el
Acuerdo 257 de 2006 y las demás normas legales del orden nacional.
Objetivos específicos
A. Desarrollar estrategias que garanticen el acceso y permanencia de los niños,

niñas y jóvenes en el sistema educativo, así como la pertinencia, calidad y
equidad de la educación en sus diferentes formas, niveles y modalidades.
B. Ejercer la inspección, vigilancia, control y evaluación de la calidad y prestación

del servicio educativo en la ciudad.
C. Formular programas y proyectos que contribuyan a mejorar la calidad de la

educación.
D. Fomentar la investigación, innovación y desarrollo de los currículos, los métodos

de enseñanza y la utilización de medios educativos.
E. Definir, orientar y ejecutar las políticas de formación y actualización del personal

docente y administrativo al servicio de la SED.
F. Impulsar la investigación educativa y pedagógica que adelanta el Instituto para

la
G. Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico- IDEP, con la participación

de las instituciones de educación superior y las facultades de educación.
H. Promover estrategias de articulación de la educación con las demandas de la

ciudad y las necesidades de sus habitantes.
1.4.5 Políticas de la empresa
A. Fomentar la investigación y su relación con los procesos de docencia, en

coordinación con la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y en
articulación con las instituciones de educación superior radicadas en la ciudad
de Bogotá.
B. Fomentar la formación en el conocimiento científico técnico y tecnológico en los
colegios de
C. Fomentar el desarrollo del conocimiento a través de alianzas estratégicas con el

sector productivo.
D. Formular, orientar y ejecutar, en coordinación con la Secretaría Distrital de

Ambiente, la política de educación ambiental del Distrito Capital.
E. Diseñar e impulsar estrategias y programas para el desarrollo y formación de la

niñez y la juventud.
F. Diseñar e impulsar estrategias y programas para el desarrollo de los grupos

étnicos atendiendo sus características socio culturales y el fomento de la
interculturalidad.
G. Diseñar e impulsar estrategias y programas para atender la educación de las

personas con necesidades especiales.
H. Aprobar la creación y funcionamiento de las instituciones de educación formal y

no formal, a que se refiere la Ley General de Educación.
I. Consolidar, analizar y entregar la información sobre el comportamiento del

Sistema educativo, para uso de los organismos nacionales y distritales de
dirección y control.
J. Administrar y controlar los recursos propios del Distrito.

1.5 PRODUCTOS Y O SERVICIOS
1.5.1 Servicios
MOVILIDAD ESCOLAR
. Es uno de los programas de acceso y permanencia liderados por la Dirección de

Bienestar Estudiantil, para el desplazamiento de los estudiantes que forman parte
del sistema educativo oficial del Distrito Capital.
Se apoya en tres componentes que están condicionados a la asistencia escolar: Al

colegio en bici, Sistema Integrado de Transporte Público (SITP), Ruta escolar y
Subsidio de Transporte.
Ilustración 2 Movilidad Escolar
Disponible en internet:
http://www.educacionbogota.edu.co/images/Noticias/Al%20Colegio%20en%20Bici
%204%201.jpg
La imagen identifica los modelos de transporte utilizados por el programa de

movilidad escolar
INCLUCION EDUCATIVA
Queremos construir juntos una Bogotá incluyente y diversa. Por eso, nuestra
apuesta es superar las brechas de desigualdad que afectan las condiciones de
acceso y permanencia en la educación de las distintas poblaciones del Distrito,
vinculando a la población desescolarizada al sistema educativo oficial y mejorando
la retención integral.
Ilustración 3 Inclusión educativa
Disponible en
internethttp://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_Inclu
sion.jpg
La imagen nos muestra que la SED quiere que superar la falta de educación en
distintas poblaciones
ALIMENTACION ESCOLAR
El Proyecto de Alimentación Escolar es un conjunto articulado y coherente de

estrategias orientadas a contribuir en el derecho a la vida sana, a la educación con
calidad y a la alimentación en el marco de las políticas nacionales y distritales,
brindando un apoyo alimentario con calidad nutricional variado e inocuo;
fomentando la promoción de prácticas adecuadas tanto en alimentación y de
actividad física y la construcción colectiva de una cultura de la alimentación
saludable que favorezca el acceso y la permanencia de los estudiantes en el
sistema educativo oficial.
Ilustración 4 Alimentación Escolar
Disponible
http://www.educacionbogota.edu.co/images/Noticias/2015/Nia_Alimentacion_Escol
ar.jpg
Como podemos visualizar en la presente imagen se beneficien a los estudiantes

para poder fortalecer los desarrollos físicos, al mismo tiempo garantizar una sana
alimentación a nivel nación
SECTOR PRIVADO
La Secretaría de Educación del Distrito hace un llamado a todos los colegios

privados de la ciudad para que diligencien la Ficha Diagnóstico.
Esto con el fin de conocer la situación actual de los colegios privados frente al
cumplimiento de las normas y directrices establecidas en el Plan Maestro de
Equipamientos Educativos, Decreto 449 de 2006 y Decreto 174 de 2013.
Es importante que los representantes de los colegios privados tengan en cuenta

que la ficha de diagnóstico deberá ser diligenciada entre el 18 al 31 de octubre de
2016.
Ilustración 5 Sector privado
Disponible
http://www.educacionbogota.edu.co/images/Noticias/2014/Pileo2014.jpg
MATRICULAS
La educación formal es imprescindible para el desarrollo personal de todo ser

humano, por lo que es también un derecho básico. Las ciudades son los lugares en
los que por excelencia se otorga este servicio, desde el nivel elemental hasta los
más avanzados y especializados. El desarrollo económico, urbano y social de éstas
se fortalece en la medida en que el sistema educativo sea efectivo en cuanto al
aprovechamiento y la permanencia en las escuelas de hombres y mujeres en
condiciones de igualdad
ESTUDIANTES NUEVOS DE EDUCACIÓN INICIAL
Ilustración 6 Estudiantes nuevos de Educación Inicial
Disponible
http://www.educacionbogota.edu.co/archivos/Temas%20estrategicos/Matriculas/20
17/images/inscripciones-EDUCACION-INICIAL.png
ESTUDIANTES NUEVOS DE LOS GRADOS 1° DE PRIMARIA EN ADELANTE
Ilustración 7 Estudiantes nuevos de los grados 1° de primaria

en adelante
Disponible
17/images/inscripciones-1-DE-PRIMARIA.jpg
CONTINUIDAD DE ESTUDIANTES ANTIGUOS
Ilustración 8 Continuidad de Estudiantes Antiguos

SOLICITUD DE TRASLADOS ENTRE DIFERENTES COLEGIOS OFICIALES O
SEDES O JORNADAS PARA EL SIGUIENTE AÑO ESCOLAR
Ilustración 9 Solicitud de traslados entre diferentes colegios oficiales o sedes o

jornadas para el seguimiento para el siguiente año escolar
Disponible
17/images/inscripciones-03.jpg
BOGOTA CIUDAD EDUCADORA
Queremos una sociedad que le apueste al conocimiento y una ciudad en donde los
estudiantes vayan felices a los colegios y tengan la posibilidad de desarrollar sus
talentos y habilidades”. Así lo propuso desde su campaña el Alcalde Mayor, Enrique
Peñalosa: una Bogotá que une fuerzas para que nuestras niñas, niños y jóvenes se
enamoren de la vida, los libros y la creatividad.
Ilustración 10 Bogotá Ciudad Educadora
Disponible
http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_CiudadEduc
adora.jpg
EDUCACION PARA LA PAZ
La escuela es la institución por excelencia llamada a construir una Bogotá en paz.

Por eso, haremos equipo con los protagonistas de las comunidades educativas y
con toda la sociedad para aportar a este propósito, a través de estrategias que
fortalezcan las competencias socioemocionales de los estudiantes y promuevan la
participación, la cultura ciudadana, la sana convivencia y el mejoramiento del clima
escolar y de los entornos escolares.
Ilustración 11 Educación por la paz
Disponible
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az.jpg
CALIDAD PARA TODOS
El 60,2% de los recursos destinados a la educación para este cuatrienio se invertirán

en una meta inaplazable: que el derecho a la educación con calidad sea una
realidad para todas las niñas, niños y jóvenes de la capital.
Ilustración 12 Calidad para todos
Disponible
http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_CalidadTod
os.jpg
DESARROLLO INTEGRAL
Queremos ser la primera entidad territorial que ofrezca 28 atenciones priorizadas

intersectorialmente y realizar un seguimiento detallado niño a niño para garantizar
entornos familiares, institucionales y comunitarios favorables para sus procesos de
desarrollo integral.
Ilustración 13 desarrollo integral
Disponible
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tegral.jpg
ACCESO A LA EDUCACIÓN SUPERIOR
Soñamos con una ciudad que crea en los jóvenes, en su educación formal y su
desarrollo a lo largo de la vida. Una ciudad que apueste por la innovación, la
generación de conocimiento como resultado del fomento a la investigación y de
procesos de apropiación social de ciencia, tecnología y cultura.
Ilustración 14 Acceso a la educación superior
Disponible
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uperior.jpg
TRANSPARIENCIA Y GESTION PÚBLICA
La razón de ser de la acción pública es el servicio al ciudadano. Por esto, queremos

consolidar una gestión pública más transparente, eficiente y con sistemas de gestión
de calidad.
Ilustración 15 Transparencia y gestión publica
Disponible
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cia.jpg
GOBIERNO Y CIUDADANIA DIGITAL
En educación nos centraremos en la implementación de tecnologías de información

del siglo XXI para sustentar la toma de decisiones, contando con sistemas de
información integrados que contribuyan a optimizar los servicios en condiciones de
eficiencia.
Ilustración 16 gobierno y ciudadanía digital
Disponible
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Digital.jpg
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas

características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer
autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones,
entre otras.
1.6.1 Organigrama general
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos
casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones
jerárquicas y competenciales de vigor.
Ilustración 17 Organigrama General
Disponible
Fuenthttp://www.educacionbogota.edu.co/es/nuestra-entidad/organigrama
e: tomado de la página principal de la secretaria de educación
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Según requisitos de una estructura organizacional proponemos una estructura
Ilustración 18. Estructura organizacional
Fuente propia
En la figura representa la estructura organizacional interna de la secretaria de

educación
1.6.2 Organigrama departamento de estudio
Ilustración 19 organigrama departamento de estudio
Dirección de
talento
humano
Oficina de
personal
Auxiliar
administrativo
Fuente propia
En la imagen podemos observar el organigrama departamento de estudio

1.7 MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE Diana Catherine Torres Prieto
CARGO AUXILIAR EN HORAS EXTRAS

OBJETIVO DEL CARGO Implementar estrategias de un buen uso
de materiales y programas contables y
financieros
DEPARTAMENTO O AREA Oficina de personal

NOMBRE DEL JEFE Diana Catherine Torres Prieto
PRACTICANTES Jair Santiago Estepa Caita
ESTUDIOS TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FUNCIONES Digitar, organizar, imprimir, escanear,
archivar, y sacar resoluciones
Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una

empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo
estableciendo normas de coordinación entre ellos.
1.7.1 manual de funciones departamento de estudio
Ilustración 20 manual de funciones
Fuente propia:
En esta imagen podemos observar el manual de funciones del departamento de
estudio
1.7.2 Manual de funciones departamento del jefe
Ilustración 21 Manual de funciones departamento del jefe
Fuente propia
En la imagen se identifica el manual de funciones del departamento del jefe.

1.8 PUESTO DE TRABAJO
De acuerdo al perfil del programa de asistencia administrativa el cargo a ocupar en

la secretaria de educación está ubicado según la estructura organizacional en el
departamento de talento humano en la dependencia de correspondencia en el cargo
de auxiliar administrativo.
Ilustración 22 Puesto de trabajo
Fuente propia
En la imagen podemos ver todos los elementos que conforman el puesto de trabajo.
1.8.1 Herramientas puesto de trabajo
a. Tijeras es una herramienta que se utiliza para cortar. Se compone de dos hojas
o cuchillas con filo de un único lado y unidas a través de un eje. Dichas hojas
suelen terminar en punta; en el otro extremo, se encuentra el mango que, por
lo general, dispone de aberturas para que el usuario pueda introducir sus
dedos.
b. Borrador Instrumento para medir y trazar líneas rectas que consiste en una barra
rectangular y plana graduada en centímetros y milímetros.
c. Cosedora la perforadora o taladradora de papel es un accesorio de oficina

habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a
menudo con el propósito de unir las hojas con anillas.
d. Esfero es un instrumento de escritura consistente en una punta de carga, que
contiene una bola, generalmente de acero o wolframio, que en contacto con el
papel, va dosificando la tinta a medida que se la hace rodar, del mismo modo
que un desodorante de bola. El bolígrafo puede ser de punto fino, mediano o
diamante. Es el instrumento de escritura más popular y utilizada del mundo.
e. Cinta tira de tela larga y estrecha que sirve para atar, ajustar o adornar una
prenda de vestir: el sombrero lleva una cinta de raso.
f. Sello es un utensilio con imágenes grabadas que, mediante la impresión de una

tinta sobre una superficie, permite dar autorización o conformidad a una
documentación
g. Perforadora o taladradora de papel es un accesorio de oficina habitual que se

emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el
propósito de unir las hojas con anillas.
h. Libreta Conjunto de hojas de papel en blanco, unidas con una espiral o dobladas,
encajadas cosidas, que forman un libro delgado y sirve para anotar cosas. “tomar
apuntes en una libreta"
i. Sacapuntas es una herramienta que se emplea para el afilamiento de los lápices.

A través de este instrumento, es posible quitar madera del lápiz para que su
punta de grafito quede al descubierto y se pueda escribir o dibujar con ella.
j. Lápiz o lapicero es un instrumento de escritura o de dibujo. Consiste en una mina

o barrita de pigmento (generalmente de grafito y una grasa o arcilla especial,
pero puede también ser pigmento coloreado de carbón de leña) y encapsulado.
k. Carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos
de una organización. Las carpetas de archivo
l. Clip es un objeto metálico, con un mecanismo tipo pinza con el cual se pueden
agrupar documentos impresos de forma temporal
m. Grapadora o engrapadora es un utensilio que se emplea para unir hojas de
papel, plástico o láminas de madera colocando una grapa.
1.8.2 Elementos y equipos
a. Computador
b. Fax
c. Scanner
d. Office
e. Impresora
f. Teléfono
g. Fotocopiadora
h. Correo electrónico
i. Celular
1.8.2.1 Equipos de digitación y transcripción
a. Computador una computadora o computador, también denominada ordenador, es

una maquina electrónica rápida y exacta que es capaz de aceptar datos a través de
un medio de entrada, procesarlos automáticamente bajo el control de un programa
previamente almacenado, y proporcionar la información resultante a un medio de
salida
b. Fax se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las ultima
décadas del siglo xx que permitía transmitir documentos, texto y otros datos a través
de una línea telefónica generando una tele copia
c. Scanner un scanner es un periférico que se utiliza para convertir, mediante el uso

de la luz, imágenes impresas o documentos a formato digital
d. Office dentro del software, las aplicaciones y utilidades constituyen el grueso de los
programas informáticos, entre estos conceptos no existen diferencias radicales,
aunque suele reservarse el termino programa para referirse al software en forma
genérica (así, hablaríamos de un procesador de textos como un programa),
aplicación para un software específico (por ejemplo, Word como un procesador de
textos concreto) y utilidad como una herramienta que cumple una función de
mantenimiento o auxiliar para el funcionamiento del equipo (antivirus, compresores,
herramientas de mantenimiento…).
Aplicaciones y utilidades funcionan sobre un sistema operativo con el que tienen
que ser compatibles. Así, existen procesadores de texto o descompresores para
Windows o para Linux. Estas aplicaciones o utilidades no se podrán ejecutar en un
sistema operativo para el que no estén preparadas por lo que debemos asegurarnos
de su adecuación antes de instalarlas.
e. Impresora es un dispositivo de hardware que imprime texto o gráficos en papel. Hay
varios tipos de impresoras, incluyendo las LCD, LED, térmica, de inyección de tinta,
y de matriz de puntos, pero las más recomendadas son las impresoras láser.
1.8.2.2 Equipos de comunicación
a. Teléfono es un aparato que permite transmitir sonidos a distancia mediante señales

eléctricas. Por lo general, un teléfono se compone de dos circuitos: un circuito de
conversación que se encarga de la voz y un circuito de marcación, vinculado a la
marcación y a las llamadas. Tanto las señales que parten desde el teléfono hacia la
central como las que van desde la central al teléfono se transmiten por una misma
línea de apenas dos hilos. El dispositivo encargado de combinar y separar ambas
señales es la bobina híbrida o transformador híbrido, que funciona como un
acoplador de potencia.
a. Fotocopiadora es aquella maquina o artefacto que utilizamos para copiar algún

documento, es decir, para fabricar copias de papel a papel. La máquina
fotocopiadora, básicamente, copia un documento al posicionarlo sobre un vidrio. El
documento es barrido por un rayo de luz que a su vez proyecta la imagen sobre un
tambor fotosensible, el que se carga eléctricamente de acuerdo con la luz recibida.
b. Correo electrónico es uno de los servicios más conocidos y utilizados que ofrece la
internet. Los programas de correo electrónico sirven para gestionar el envió y
recepción de los mensajes. Además, incorporan libretas de dirección electrónicas y
permiten enviar ficheros completos desde nuestro equipo. El correo electrónico
propiamente dicho incorpora acceso a grupos de noticias y otros servicios de
internet. Entre los programas de correo electrónico más usados están Outlook,
Netscape, mail y eudora
c. Celular La telefonía móvil es la comunicación a través de dispositivos que no están

conectados mediante cables. El medio de transmisión es el aire y el mensaje se
envía por medio de ondas electromagnéticas. Para la comunicación, se utiliza el
teléfono móvil, que es un dispositivo inalámbrico electrónico que se usa para tener
acceso y utilizar los servicios de la red de telefonía móvil.
1.8.2.3 software de gestión documental
 APOTEOSIS: Es una plataforma donde se registra los documentos RP y los

documentos CDP
 SIGA: Es el software que se encarga de almacenar los documentos internos

y externos de la SED
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Función: trabajar con las incapacidades

de los docentes
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1.Separar las ordenes de servicio por ítems Jair Estepa - Daniela Borja
2. Organizar por número de cedula las Jair Estepa - Daniela Borja

ordenes de servicio en los ítems
3. Digitar todas las ordenes de servicio por Jair Estepa - Daniela Borja
ítems en Excel
4.En los ítem 3,4,5,8,12,13 poner el Jair Estepa - Daniela Borja

colegio, localidad y número de horas
5. Sacar fotocopia de las incapacidades Jair Estepa - Daniela Borja
6. Organizar por localidad Daniela Borja
7. Enviar a los colegios Daniela Borja
Ilustración 23. Manual de Procedimientos
Fuente propia
En la imagen podemos observar el Manual de Procedimientos
MANUAL DE PROCESOS
Ilustración 24 Manual
Fuente propia
En la imagen podemos observar el manual de procesos de la SED Secretaria de
Educación
CAPITULO 2
2. MANUAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
2.1 INTRODUCCION
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de

instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Tramite
 Organización
 Consulta
 Conservación recuperación
 Disposición final de los documentos

2.2 OBJETIVOS
 identificar el ciclo vital de los documentos de la Secretaría de Educación del

Distrito.
 Reconocer la función en cada uno de los procesos para el manejo de los

documentos.
 Presentar al usuario de la SED de manera clara como hacer sus trámites

online y físicos
 Servir de guía para los cargos administrativos que llevan a su responsabilidad
documentos comerciales y contables.
2.3 MARCO LEGAL
Ley 594 del 2000 (Ley general de archivos): Aborda todo lo relacionado con el
tratamiento de los archivos que se llevan en las empresas.
Directiva Nº 0052008AGN/ (Normas para la foliación de documentos archivísticos
en los integrantes del sistema nacional de archivos): Presenta los procedimientos
a llevar a cabo para foliar.
 Ley 4 de 1913: obligación de dar y recibir inventariados los documentos de
archivo.
 Ley 80 de 1993: estatuto de contratación administrativa.
 Acuerdo 07 de 1994 del A.G.N: reglamento general de archivos.
 Acuerdo 011 de 1996 del A.G.N: Establece criterios de conservación y

organización de documentos.
 Art. 54 Código de Comercio: Obliga a dejar copia fiel de la correspondencia,

por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.
 Art. 60 C. de Cio: Los libros y papeles de comercio deberán ser conservados

por 20 años si no están digitalizados y por 10 si lo están.
2.3.1 Gestión Documental
Gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida
de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía
2.3.2 Ciclo vital del documento
ARCHIVO DE GESTION
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta

administrativa por oficinas productoras u otros que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados
Las tablas de retención documental (TRD) definen el tiempo estipulado en cada

etapa del ciclo vita, del archivo de gestión al archivo central
ARCHIVO CENTRAL
Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos

de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objetiva y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general
ARCHIVO HISTORICO
Institución de carácter público que tiene como finalidad rescatar, clasificar, atesorar,
conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta
pública, la documentación de carácter archivística, patrimonio documental. Se
puede almacenar documentos históricos recibidos por donación, deposito,
transferencia y adquisición.
La entidad define la necesidad y la importancia en términos de tiempo para cada

documento los cuales adquieren un valor histórico administrativo y testimonio de
memoria colectiva
VALORACIÓN PRIMARIA (Archivo local y archivo central)
Esta valoración tiene diferentes aspectos como lo son el administrativo, que son
todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución para
responder a una necesidad administrativa. Valor jurídico: donde están los derechos
y obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor legal: aquel que tiene
los documentos que sirven para testimonio judicial. Valor contable: donde están los
documentos que sirven como soporte de registros económicos para una entidad.
VALOR SECUNDARIO (archivo histórico)
Son aquellos que sirven para la elaboración reconstrucción de cualquier actividad

administrativa; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la
memoria colectiva. Son el patrimonio documental de la comunicación que los creo
y los utilizo 1
2.3.3 Archivo
El archivo es el edificio local se conservan los documentos ordenados y clasificados

que produce o recibe la SED, en el ejercicio de sus funciones o actividades
La SED conserva los documentos físicos y digitales utilizando el ciclo vital del
documento de acuerdo con las tablas de retención documental
2.4 Correspondencia
La real correspondencia española, en primer lugar, la define como “acción y efecto

de corresponder o corresponderse” y de allí la definición derivada a la comunicación
epistolar: 2cooreo conjunto de cartas que despachar o recibir” en otro orden: “trato
que tienen si los comerciantes sobre negocios”
Para la SED es de vital importancia el uso de la correspondencia ya que es el lazo
entre la entidad y sus usuarios
La comunicación con la SED nivel general se da mediante mensajes escritos y
online mediante el formato único de trámite; generando luego un radicado que
puede, con ese número consultar el trámite
2.4.1. Producción
En la SED hay formatos para hacer resoluciones, oficios, circulares y actas,

utilizando papel blanco que cumpla con la norma de gramaje y blancura especifico
en la norma NTC 4436. El manejo de copias en lo posible en la SED es digital. Solo
serán impresos documentos de orden misional (Actas)
Todas la producción documental deberá ser gestionada en la software SIGA para
llevar controles de trámite de la correspondencia
2.4.2 Gestión y trámite.
La SED tiene unos procedimientos para esta etapa:

Correspondencia de entrada (distribución para cada dependencia, con su
responsable del trámite) Seguimiento de las solicitudes del cliente (control y
Trazabilidad de trámite) Correspondencia de salida (digitalizar el documentos)
Consulta de archivo (fotocopia de documentos) prestamos de carpetas de carpetas
o expedientes
2.4.3. Transferencia
La transferencias primarias se hace de acuerdo con un Cronograma establecido

por el comité de archivo con las dependencias de la SED, además se deben
alistarlos expurgarlos y foliarlos para su entrega
2.4.4. Organización
La SED cuenta con un proceso operativo en esta etapa

Organización de los expedientes de acuerdo con el sistema de organización, uso
de las unidades de almacenamiento. Manejo de papel reciclado (no se puede utilizar
de documentación oficial) Condiciones en el uso de papel químico (Fax) Fotocopia
inmediata una vez recibido
2.4.5 Disposición de documentos
Se eliminan los documentos de acuerdo a las (TRD) se hacen transferencias

secundarias del archivo central al histórico, se hace el proceso de microfilmación
2.4.6 Preservación a largo plazo
En este proceso se realiza la preservación de los documentos del archivo de gestión

y central, teniendo en cuenta los cuidados de la limpieza, desinfección y
saneamiento ambiental de unidades de almacenamiento y depósitos de archivo.
También se manejan los documentos en soportes digitales en las unidades de
almacenamiento para su conservación a largo plazo según las TRD. Tablas de
Retención Documental
2.4.7 Valoración
Procedimiento de actualización de tablas de retención documental en el cual se

determina valores primarios y secundarios de las series misionales, establece los
lineamientos con el fin de asegurar su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminación, conservación temporal o
definitiva). Este proceso incorpora:
 Elaboración, actualización y aplicación de TRD.
 Revisión de series y subseries.
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL DE LA SECRETARIA DE EDUCACION

CAPITULO 3
3. INFORME DOCUMENTAL DE LAS TRANSACCIONES Y OPERACIONES
COMERCIALES DE LA EMPRESA
3.1 REQUISITOS PARA LA CONSTITUCION LEGAL
VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZÓN SOCIAL.
En el puesto de información de cualquiera de las Sedes de la Cámara de Comercio,

puede solicitar un volante para la consulta de nombres.
Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que
se va a dedicar y elabore una carta de solicitud de consulta de HOMONIMIA
Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio y el
empleado le indicará cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho
nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.
ACTA, MINUTA Y ESCRITURA DE CONSTITUCIÒN
En una notaría, llevar la minuta a Escritura Pública, firmada por el notario con los
sellos respectivos y adicionalmente por los socios Los datos de los socios
constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio.
La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las

actividades principales.
El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá
expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el
valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).
Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los

administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido
legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de
comercio).
3.1.1 TRÁMITE Y FORMATOS
3.1.1.1 Cámara de Comercio
La Cámara de Comercio de Bogotá es una institución privada sin fines de lucro que
se encarga de administrar los registros mercantiles de las empresas y sociedades
que se crean en Bogotá D.C. y que, por lo tanto, representa los intereses del sector
empresarial y de la sociedad en general.
Ilustración 25 Carta de Solicitud de inscripción del libro Camara de Comercio
Fuente propia
Se diligencia la fecha de expedición en el que se registra la organización, los datos

básicos que ya fueron diligenciados anteriormente en el RUES y se diligencia en número
de la matricula mercantil.
3.1.1.2 Registro mercantil
El registro mercantil es una entidad en donde escribimos todos los actos que tengan
que ver con las sociedades por ejemplo aumentos y reducciones en su capital
concurso de acreedores o liquidación de una sociedad, entre otras funciones.
Ilustración 26 Formulario del Registro Único Tributario
Fuente propia
En la anterior imagen se observa el formato del formulario formulario en el cual se registra

datos básicos de una persona natural o jurídica la razón social y número de identificación
.
3.1.1.3 Departamento Institucional de Aduanas Nacionales
La DIAN maneja los impuestos y rentas y complementarios, los derechos de aduana

y los demás impuestos internos los cuales no están asignados en otras entidades
del estado. Existen procesos estratégicos misionales de apoyo y de evaluación.
Ilustración 27 Dirección de Impuestos y aduanas nacionales
Fuente propia
Este documento se diligencia después de ser realizado el trámite ante la DIAN expide la
resolución de facturación y se autoriza la factura de la organización
3.1.1.4 Entidades de control
 Bomberos: es el que certifica y garantiza que el establecimiento de comercio

y su ubicación es organizada y cuenta con los elementos de seguridad en
sus instalaciones debemos encontrar:
 Extintores
 Marcación de salida de emergencia
 Botiquín de primeros auxilios
Ilustración 28 documento de Revisión Técnica
Fuente propia
Es un formato que se diligencia con los datos del representante legal del establecimiento
comercial por ser administrador principal así como datos de la organización SE
DILIGENCIA CON BASE AL RUE personas naturales o jurídicas.
 Licencia: Sanitaria: es un requisito para la apertura de un establecimiento en
la cual certifica el buen estado de salubridad y el no riesgo al medio ambiente
con las actividades que se realizan en el establecimiento.
Ilustración 29 hospitales
Fuente propia
Se diligencia la fecha en la cual se inagura el establecimineto comercial donde se explica

el objeto social de su organización, se tiene en cuenta que el documento se dirige al hospital
el cual se hicieron las observaciones.
 Alcaldía Local: Es una autorización que da un poder competente en el

establecimiento comercial puede ser organización o persona natural.
Ilustración 30 Comunicación Apertuta de Establecimiento Comercial

Fuente propia
Para poder inaugurar un establecimiento se indica el sector al cual se encuentra su

organización a que alcaldía pertenece, se diligencia con los datos básico, se determina
el horario en el que se diligencia el desarrollo del objeto social, se selecciona un código
y se termina el diligenciamiento con el nombre del representante legal.
3.1.1.5 Registro de libros de contabilidad
Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben de registrar los

libros teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos
 Debe registrarse previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades

competentes en el lugar de su domicilio principal.
 Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas
de la tarjeta deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada
una de ellas.
 El libro es firmado por el secretario de la Camara de Comercio, como
constancia de su registro.
 Los libros auxiliares no requieren ser registrados.
Ilustración 31 carta de Solicitud de Inscripción de Libros

Fuente propia
Se registra ante una autoridad, las hojas de los libros deben de ser auténticas con sello
de seguridad, el libro debe de estar firmado por el secretario de la cámara de comercio,
y si se encuentran libro auxiliares no requieren ser registrados.
3.1.2 Flujo grama del proceso de constitución
Ilustración 32 Flujo grama del proceso de constitución

3.1.3 Taller Contabilidad
FACTURA DE VENTA
Es el documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y propiedad

de la mercancía o servicio al cliente
RECIBO DE CAJA
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en

cheque recaudados por la empresa.
RECIBO DE CONSIGNACION
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar
CHEQUE
Documento que extiende y entrega una persona a otra para que esta pueda retirar
una cantidad de dinero de los fondos que aquélla tiene en el banco.
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD.
Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones

financieras, económicas y sociales del ente público y sirve de fuente para registrar
los movimientos en el libro correspondiente
c
SERVICIO AL CLIENTE Y ANALISIS DE LA INFORMACION
4. CLIENTES DE LA ORGANIZACIÓN
La secretaria de educación del distrito cuenta con clientes internos y externos, los
cuales nos muestra en el siguiente cuadro:
Tabla 1 Clientes de la organización
CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS
ADMINISTRADORES ESTUDIANTES
INGENIEROS ORIENTADORES
ABOGADOS PADRES DE FAMILIA
AUXILIARES PROFESORES
OPERARIOS PROVEEDORES
CONTADORES RECTORES
PRACTICANTES COORDINADORES
TECNICOS
VIGILANTE
4.1 NORMAS
El cuidado de nuestra presentación ´personal es el reflejo del respeto que sentimos

por nosotros mismos. En secretaria de Educación del Distrito las normas de
presentación personal e imagen resultan de gran importancia al proyectarse de
manera personal y profesional; refleja a los clientes externos una expresión
sobresaliente de los que es y significa la entidad en las que se trabaja.
4.1.1 Normas de presentación personal
Tabla 2 normas de presentación personal Lunes
LUNES
HOMBRE MUJER
PEINADO cabello corto en un solo PEINADO Cabello suelto, alisado

tono o enrizado, limpio
UNIFORME Para el hombre se UNIFORME Para la mujer se
describe la presentación describe la
en vestido completo azul presentacion en traje
oscuro, camisa blanca, sastre; chaqueta gris y
con corbata azul clara, faldanegra con blusa
zapato negro, cinturón negra.zapato de tacon
negro y medias negras y media velada
MAQUILLAJ Base y polvos si ellos MAQUILLAJ Base, ojos
E quieren reducir E maquillados, discretos,
pequeñas labial
imperfecciones
UÑAS Polichadas y cortas UÑAS Uñas maquilladas
solamente con tonos
claros
Tabla 3 normas de presentación personal Martes
MARTES
HOMBRE MUJER
PEINADO Engominado, peinado PEINADO

Cabello suelto,
en punta hacia un lado aseado, recogido hacia
en un mismo tono atrás, rizado o alisado
describe el porte de un muestra un pantalón de
vestido completo de paño negro, tacones
tonalidad gris claro, con con poca elevación
corbata que resalte y negros igual que la
combine con los zapatos blusa preferentemente
en un tono oscuro con una cartera del
mismo color, con una
chaqueta que resalta
en un tono grisáceo sin
brillo
MAQUILLAJ Polvos compactos, e MAQUILLAJ Pre-base y fijado en un
E iluminado si requiere E tono opaco, con un
para ocultar colorete discreto que
imperfecciones faciales resalte los pómulos y
labial
UÑAS Una manicura ejecutiva, UÑAS Uñas limpias y suaves,
uñas cortas y lustradas, con un estilo francés
preferentemente con con tonos de esmalte
esmalte transparente transparente o claros
que da un toque de
luminosidad
Tabla 4 normas de presentación personal Miércoles
MIERCOLES
HOMBRE MUJER
PEINADO El cabello puede PEINADO Cabello suelto, o

peinarse hacia un lado: recogido en forma de
estilo raya al lado con o trenza elegante o moña
sin engomado, y si lo
prefiere un pequeño
degrade a lado y lado de
la cabeza
muestra el porte de un muestra un pantalón de
vestido completo en un dril que hace juego con
color opaco y negro, con una chaqueta
su chaleco de la misma hombrera de misma
tonalidad oscura, tonalidad, una blusa
zapatos de igual color, blanca y
camisa blanca, y una preferentemente una
corbata que resalte con cartera de color oscuro,
un color diferente del zapato cerrado y de
vestido tacón
MAQUILLAJ Una base del mismo MAQUILLAJ Labial de un color no
E color que la piel E muy llamativo, base
límpida y suave,
delineado acorde a la
forma de los ojos en un
color oscuro
UÑAS Polichadas con un UÑAS Lustradas y limadas
esmalte brilloso de bien esmaltadas de
tonalidad transparente color claro y suave
Tabla 5 normas de presentación personal Jueves
JUEVES
HOMBRE MUJER
Cabello corto en un solo Cabello suelto y

PEINADO tono PEINADO alisado
Para la mujer se
Para el hombre se describe la
UNIFORME describe la presentación UNIFORME presentación
con un traje de color gris Con vestido negro
una corbata roja ,unos unos zapatos no muy
zapatos café cinturón alto
negro
Una base de acuerdo

MAQUILLAJE alto no de piel un labial MAQUILLAJE Polvos de acuerdo al
tono de piel un labial
muy discreto
Esmalte transparente Esmalte con tonos
UÑAS corto UÑAS claros
Tabla 6 normas de presentación personal Viernes
Viernes
Hombre Mujer
PEINADO Cabello engomado que PEINADO Cabello alisado y

se centra y se peina de suelto con capas
medio lado
UNIFORME Para la presentación UNIFORME Para la mujer la
usa un suerte de color descripción de la
vino tinto con un presentación es algo
pantalón a azul una sport usando una
camisa blanca para no camisa de color
perder el estilo, unos pastel acompañado
zapatos cafés para de un pantalón blanco
combinar con el suéter que combina
Un cinturón de color
negro para no perder
el estilo formal
UÑAS Usando un esmalte de UÑAS Combinación de
color transparentes con esmalte transparente
uno tono francés con un tono claro
4.1.2 Normas de comunicación con el Cliente
a. Comunicación cara a cara
Los procesos de comunicación son muchos más efectivos en una situación de

interacción cara a cara en Secretaria de Educación del Distrito se construye más
efectivamente la comunicación a partir de la interacción y la negociación .
Dentro de los intercambios verbales se construye a partir de varios factores
;gestos faciales gestos corporales ,entre otros .La expresión del rostro de nuestro
interlocutor enmarca sus palabras y nos permite leerlas en un
contexto emocional especifico . Por ello consideramos que el discurso se
compone de todo lo que genere significado, tanto de material verbal como visual.
b. Comunicación telefónica
La atención telefónica es un instrumento básico en la comunicación con el cliente

interno y externo de la secretaria de educación del distrito ;es por esto que los
protocolos son muy importantes seguirlos pero son importantes las actividades
como las sonrisas, tacto , la cortesía, la escucha activa y el interés por la resolución
de os problemas expuestos y además el interés por las personas.
c. Comunicación por correo electrónico
La comunicación por correo electrónico de la Secretaria de Educación del Distrito

que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes por la internet para mayor
facilidad y evitar el desplazamiento físico
d. Comunicación por videoconferencia
La Secretaria de Educación del Distrito permite a los usuarios mantener una

conversación virtual por medio de la transmisión en tiempo real de video, sonido y
texto a través de internet.
Estos sistemas están especialmente diseñados para llevar a cabo sesiones de
capacitación, reuniones de trabajo, entretenimiento, soporte, y atención al cliente.
e. Chat
En la Secretaria de Educación del Distrito utiliza el chat como un medio de

comunicación en tiempo real que se realiza entre varios usuarios cuyas
computadoras están conectadas a una red, generalmente internet; los usuarios
escriben mensajes en su teclado, y el texto aparece automáticamente y al instante
en el monitor de todos los participantes. Es una manera de acercarse al cliente
desde cualquier parte del país, sin tener que trasladarse.
f. Comunicación Escrita
En la Secretaria de Educación del Distrito, la comunicación escrita se utiliza para la

interacción entre el personal y usuarios de las diferentes áreas dentro y fuera de
ella. Es muy común en el uso de actas, circulares, certificados, constancias,
elaboración de sobres, memorandos, cartas entre otros.
g. Foro
En la Secretaria de Educación del Distrito se utilizan los foros como medios de

comunicación ya que es un espacio virtual en él se debate ideas y se aclaran dudas,
además en él se desarrollan argumentos y se confirman la adquisición de
conocimientos.
4.2 SISTEMA DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA
4.2.1 Conducto de Comunicación interna
Los canales utilizados en la Secretaría de Educación del Distrito para desarrollar

una óptima comunicación interna son los siguientes:
 Canales escritos mediante cartas, notas internas, circulares, carteles, manuales,

publicaciones institucionales.
 Canales orales con el uso de mensajes verbales como ocurre en las reuniones,
comités, charlas o conversaciones telefónicas.
 Canales tecnológicos donde circulan mensajes audiovisuales, el chat, internet,

las redes sociales y pagina web.
4.2.2 Conducto de Comunicación externa

Los medios de comunicación utilizados por la Secretaria de Educación del Distrito
con sus clientes externos se realizan mediante el uso de boletines, folletos,
periódicos, tablones de anuncios, cartas, circulares, memorandos, buzón de
sugerencias, correo tradicional o electrónico, página web, videoconferencias y
eventos.
4.3 CLIENTES
Los clientes más comunes en Secretaria de Educación del Distrito son:

Tabla 7 Clientes
TIPO DE CARACTERISTICAS TÁCTICAS

CLIENTE
RUTINARIO Son muy tradicionales pero le gusta Tenerles siempre lo que
tener una buena atención buscan y tratarlos como
de la familia
ESCEPTICO Se cree que se la sabe todas, se Siempre tener mucha
limita a rechazar toda la información seguridad en lo que se le
que se le brinda y siempre tiene un dice, y ser muy cautelosa
aspecto negativo al hacerle afirmaciones
PREVENIDO Siempre él quiere lo contrario a lo Con este tipo de cliente
que se le ofrece siempre tendremos que
aconsejar un modelo
para vender otro
PRUDENTE Es racional, quiere estar seguro Hay que ser puntual y
satisfacer al cliente
TERCO Una vez que afirma algo, no lo Se debe ser capaz de
rectificara ni ante la más clara tomar en serio quien
evidencia de lo contrario, no afirma una idea
sospecha que su obstinación es una irrelevante y carente de
defensa psicología ante el temor de sentido y de mantener un
mostrarse débil. dialogo a partir de esa
premisa
TIMIDO Suele ser introvertido o inseguro, lo Si no le ayuda intentando
que a veces hace que no sepa lo que indagar lo que quiere
quiere y necesite asesoramiento. Es para decidir la compra
fácil de convencer, pero se le ha de costara mucho más
intentar ofrecer justo lo que quiere. hacer la compra
Puede ser un tipo de cliente indeciso
4.3.1 Cliente inmediato

Cuando hablamos de un cliente inmediato nos referimos a los clientes internos que
están dentro de la empresa y adquieren sus servicios puntualmente
4.3.1.1 Características
 VARIABLE: No sabe lo que quiere

 INSEGUROS: Es una persona con poca confianza en sí mismo, no suele saber
lo que quiere o no es capaz de comunicarlo
 INDECISO: Tímido e inseguro, le cuesta decidir, teme planear, responde con
evasivas, quiere reflexionar y pide demasiadas opiniones
 NARCISISTA: Aprovecha la presencia del Asistente para hacer alarde de su
propia importancia
 AMISTOSO: Es un cliente simpático, amable e incluso hablador. Mientras que
no se extienda mucho en la conversación, sobre todo si hay más clientes, no hay
problema ya que, como todos los demás puede ser un buen cliente
4.3.2 Cliente Próximo
Cuando hablamos de un cliente próximo nos referimos a los clientes externos que
están fuera de la empresa y adquieren sus servicios dentro de la misma
4.3.2.1 Características
 AGRESIVO: Temperamento fuerte el cual se debe a algún comportamiento

inadecuado
 AUTORITARIO: Al momento de la compra, llega con la actitud de imponer
todas sus reglas, su ego desmesurado en una parte vulnerable
 CALLADO: Este cliente es del tipo que prefiere ver los productos sin estar
preguntando ya que no se atreve a protestar. Este cliente es más fácil que
complacer ya que se conforma con lo que el vendedor le esté mostrando y
con las explicaciones que este mismo le está brindando
 CAUTO: Que obra con sagacidad o emboscados precaución, receloso y
desconfiado, ve en relación con el comercial amenazas y peligros
4.4 CICLO DEL SERVICIO
El ciclo de servicio es el conjunto de actividades que el cliente se ve obligado a

realizar para adquirir un producto o servicio. Para el caso de éste análisis, sirve para
ayudar a graficar los puntos de contacto que una empresa tiene con su cliente, para
luego analizar el manejo de la calidad en cada uno de estos contacto”.
Ilustración 33 Ciclo del Servicio
Mirar el
ficheo para
localizar el
documento
Archiva el
legajo dentro Consulta de
del archivo de documentos
gestion dentro del
archivo
Organizar la
copia y el
Expurgar los
original del
documentos
radicado
del legajo
dentro de la
carpeta
Organizar
Sacar copia de cronologicam
la radicacion ente los
del legajo documentos
del legajo
Foliar los
documentos
4.4.1 Departamento de Estudio
4.5 TRIANGULO DEL SERVICIO
4.5.1 Empresa
Secretaria de Ecuación del distrito
Ilustración 34 Triangulo de Servicio Empresa
4.5.2 Departamento de estudio
Financiero
Ilustración 35 Triangulo del Servicio Departamento
de Estudio
4.6 MOMENTO DE VERDAD
Son los procesos que califican positivamente para la estructuración o la realización

de una determinada función archivística
4.7 CALIFICACIÓN DEL CLIENTE INMEDIATO Y/O PRÓXIMO
Nuestro servicio está proyectado a nuestros clientes directos y/o inmediatos que
son los docentes.
El docente espera que el servicio sea:
 Atención esmerada
 Higiene o limpieza del edificio
 Comodidad
 Rapidez en el servicio
 Facilidad en el estacionamiento
 Horario accesible
4.7.1 Fuente Primaria
Los datos primarios son aquellos que el investigador obtiene directamente de la

realidad, recolectándolos con sus propios instrumentos. En otras palabras son las
que el investigador o sus auxiliares recogen por sí mismo, en contacto con los
hechos que se investiguen
4.7.2 Fuente secundaria
Los datos secundarios son registros escritos que proceden también de un contacto
con la práctica pero que ya han sido recogidos y muchas veces procesados por
otros investigadores.
4.7.3 Instrumentos de Recolección de la información (Libreta de Calificaciones)

Observación participante y no participante, la encuesta, la entrevista, la discusión
grupal, el cuestionario, los test, grupo focal.
La libreta de calificaciones es un medio utilizado en la SED por los programas
sociales para identificar y conocer los conceptos de sus clientes en cuanto a la
percepción del servicio que reciben su objetivo es recoger información y analizarla
para hacer correctivos en la calidad de sus procesos, servicios, metodología y
estrategias en procura de buscar una mejor satisfacción para sus clientes
4.7.4 Metodología de la Investigación
Se hace la investigación utilizando el método científico que consiste en observación,

planteamiento del problema, tipo de investigación, población, muestra, recolección
de la información, tabulación, graficación y análisis de la información.
Utilizando una encuesta de 10 preguntas cerradas relacionados con la Secretaría
de Educación.
4.7.4.1 Planteamiento del Problema
El presente trabajo pretende responder y aportar a la empresa donde se realizan

Prácticas Formativas Empresariales es realizada para saber cómo se desarrolla
esta entidad pública (Secretaria de Educación) para y a favor de sus empleados
que trabajan en el mismo y si están completamente de acuerdo en cómo y donde
trabajan cada una de las personas asignadas y si cumple con todas las normas.
4.7.4.2 Tipo de investigación
Estamos utilizando un método de investigación deductivo en el cual por medio de

preguntas inferimos sobre el nivel en diferentes particularidades de los empleados
de distintas áreas de la Secretaria de Educación para poder comprobar si la
búsqueda que hacemos sobre estas particularidades sobre distintos puntos de vista.
4.7.4.3 Universo
El universo del cual nos basamos para nuestras investigaciones y la realización de

la encuesta es toda la comunidad interna Secretaría de Educación del Distrito.
4.7.4.4 Población
La población que seleccionamos para recibir respuesta de nuestra encuesta fueron

los funcionarios se encuestaron a 2 áreas de la Secretaría de Educación que sería
Dirección de Talento Humano y Oficina de Personal.
4.7.4.5 Muestra
Se preguntaron a 20 personas entre estas 2 áreas de la Secretaría de Educación.
4.7.4.6 Plan de análisis de la recolección de la información
De acuerdo con el análisis de los diferentes tipos de recolección de información se

decidió hacer una encuesta de satisfacción con respecto a la entidad pública.
1. ¿Cómo le parece secretaria de educación por fuera y por dentro?

a) Está bien ya que está organizada y tienen un buen desarrollo y
contiene lo necesario.
b) No me gusta como luce ya que no cuenta con los espacios
necesarios y no está bien distribuida.
2. ¿Es un buen lugar de trabajo?

a) Sí.
b) No.
c) Tal vez.
3. ¿Se desgasta trabajando en el lugar?

a) Sí.
b) No.
c) Tal vez.
4. ¿Te gusta la comida que venden en el lugar?

a) Sí.
b) No.
c) Tal vez.
5. ¿Es cómodo el lugar de trabajo?

a) Si (Tengo mi propio espacio de trabajo).
b) No (me toca compartir mi espacio de trabajo con otros).
6. ¿Es largo el trayecto de su casa al lugar de trabajo?

a) Sí.
b) No.
c) No sé.
7. ¿Cuál es su medio de transporte?

a) SITP.
b) Transmilenio.
c) Auto.
d) Moto.
e) Taxi.
f) Uber.
g) Bicicleta.
h) Caminando.
8. ¿Le gusta la zona verde que se encuentra en el lugar?

a) Sí.
b) Tal vez.
c) No, se podría expandir más la estructura.
9. ¿Hay suficiente seguridad en el lugar?

a) Si exageran.
b) No antes falta.
c) Antes sobra.
d) Si es muy necesaria.
10. ¿Su lugar de trabajo es iluminado?

a) No tengo poca luz.
b) No me toca utilizar mis lentes parar ver con más claridad.
c) No hay ventanas.
d) Si antes sobra.
4.7.4.7 Tabulación
secretaria de educación FA FACUM FREL %

por fuera y por dentro
Está bien 11 11 11/20=0.55 55%
No me gusta 9 20 09/20=0.45 45%
20 1 100%
Es un buen lugar de FA FACUM FREL %

trabajo
Si 15 15 15/20=0.75 75%
No 3 18 03/20=0.15 15%
Tal vez 2 20 02/10=0.1 10%
20 1 100%
Se desgasta trabajando FA FACUM FREL %

en el lugar
Si 18 18 18/20=0.9 90%
No 2 20 02/20=0.1 10%
Tal vez 0 20 0/20=0 0%
20 1 100%
Te gusta la comida que FA FACUM FREL %

venden en el lugar
Si 6 6 06/20=0.3 30%
No 4 10 04/20=0.2 20%
Tal vez 10 20 10/20=0.5 50%
20 1 100%
Es cómodo el lugar de FA FACUM FREL %

trabajo
Si 16 16 16/20=0.8 80%
No 4 20 04/20=0.2 20%
20 1 100%
Es largo el trayecto de FA FACUM FREL %

su casa al lugar de
trabajo
Si 13 13 13/20=0.65 65%
No 5 18 05/20=0.25 25%
No se 2 20 02/20=0.1 10%
20 1 100%
Cuál es su medio de FA FACUM FREL %

transporte
SITP 1 1 01/20=0.05 5%
Transmilenio 2 3 02/20=0.1 10%
Auto 5 8 05/20=0.25 25%
Moto 1 9 01/20=0.05 5%
Taxi 2 11 02/20=0.1 10%
Uber 0 11 0/20=0 0%
Bicicleta 8 19 08/20=0.4 40%
Caminando 1 20 01/20=0.05 5%
20 1 100%
Le gusta la zona verde FA FACUM FREL %

que se encuentra en el
lugar
Sí. 7 7 07/20=0.35 35%
Tal vez. 6 13 06/20=0.30 30%
No, se podría expandir 7 20 07/20=0.35 35%
más la estructura
20 1 100%
Hay suficiente FA FACUM FREL %

seguridad en el lugar
Si exageran. 9 9 09/20=0.45 45%
No antes falta 6 15 06/20=0.3 30%
Antes sobra. 3 18 03/20=0.15 15%
Si es muy necesaria. 2 20 02/20=0.1 10%
20 1 100%
Su lugar de trabajo es FA FACUM FREL %

iluminado
No tengo poca luz. 4 4 04/20=0.2 20%
No me toca utilizar mis 6 10 06/20=0.3 30%
lentes parar ver con más
claridad.
No hay ventanas. 3 13 03/20=0.15 15%
Si antes sobra. 7 20 07/20=0.35 35%
20 1 100%
4.7.4.8. Graficas
Secretaria de Educación por fuera y por

dentro
No me gusta
45%
Está bien
55%
Es un buen lugar de trabajo
Tal vez
10%
No
15%
Si
75%
Se desgasta trabajando en el lugar

Tal vez
0%
No
10%
Si
90%
Te gusta la comida que venden en el lugar
Si
30%
Tal vez
50%
No
20%
Es cómodo el lugar de trabajo
No
20%
Si
80%
Es largo el trayecto de su casa al lugar de

trabajo
No se
10%
No
25%
Si
65%
Cuál es su medio de transporte

Caminando
5% Transmilenio
SITP 10%
5%
Bicicleta
Auto
40%
25%
Taxi
10%
Uber Moto
0% 5%
Le gusta la zona verde que se encuentra en

el lugar
No Sí.
35% 35%
Tal vez.
30%
Hay suficiente seguridad en el lugar

Si es muy
necesaria.
10%
Antes sobra.
15% Si exageran.
45%
No antes falta
30%
Su lugar de trabajo es iluminado
No tengo poca
luz.
20%
Si antes sobra.
35%
No me toca
utilizar mis
lentes parar ver
No hay con más
ventanas. claridad.
15% 30%
4.7.4.9. Conclusiones
CONCLUSONES DE LAS PREGUNTAS
Las personas tienen variedad de opiniones tanto buenas como malas con respecto
a este lugar van a tener algo positivo o negativo por su desarrollo como se debe
pues algunos dieron su participación para lograr completar el trabajo gracias a ellos.
CONCLUCIONES DE LA TABLA
Tras haber realizado la encuesta a las personas que decidieron hacerla, se dio a
conocer un resultado de cuantas personas les gusta y a cuentas no pues esto es
muy importante para la secretaria de educación ya que es la opinión personal de
cada persona y se llegan a diferente conclusiones sobre qué tan disparejas pueden
ser las opciones y si las compartes o no.
CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
Durante todo este largo proceso que se llevó a cabo con el público se dio a plena
vista que la gente tiene gastos diferentes y son personas únicos e irreparables, pues
esto es muy importante porque los define como personas y como público. Tras
haber tomado en cuenta las opiniones y resultados de la encuesta se lleva a la
conclusión de que todas las personas tenemos gustos diferentes como el que gusta
o el que no, por tanto tiene propios pensamientos sobre lo que piensan de la
Secretaria de Educación.
5. CONCLUSIONES
En el mundo de la administración es de suma importancia asumir los nuevos retos

del milenio como es el empoderamiento la tercerización de servicios, la
comunicación por medio de la tecnología, es por esto que las competencias de la
titulación de técnico en asistencia administrativa no dieron un recorrido muy
interesante por la administración
Es muy interesante ver como una empresa tiene una identificación propia desde su
horizonte institucional, también desde el tipo de administración como es dirigida,
que además el proceso administrativo hace que se cumpla sus metas.
A través de su organigrama se puede hacer sus tablas de retención documental,

que se puede organizar mi empresa en procesos, que cada funcionario debe
conocer su manuales de proceso procedimientos, gestión y producción documental
Es emocionante introducirse en el mundo de la contabilidad y en esas cuentas que

hacen ajustes perfectos y documentos que evidencian todas las transacciones
comerciales
Ha sido reconfortable verse inmerso en el mundo de los eventos, manera

estratégica de influí y convencer a nuestro cliente con nuestra actitud y con nuestro
servicio para satisfacer sus necesidades
El análisis de la información es un método de recolección, tabulación, graficación y

conclusión para la toma de decisiones. Pero nada de esto fuera posible sin el firme
compromiso que se tiene en la realización del proyecto de vida
Un reconocimiento importante para Dios, la familia, el colegio y los docentes, pero

además el firme propósito de seguir los estudios hasta la profesionalización,
magister y doctorado para hacer grandes aportes a la sociedad
CIBERGRAFÍA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO. Logo [en

línea].<http://www.sitbog.gov.co/uploads/user/images/Boton%20intranetBogota%C
C%81%20mejor%20para%20todos%20v2.png/>. [Citado en 25 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Movilidad escolar [en

línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/Noticias/Al%20Colegio%20en
%20Bici%204%201.jpg/>. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Inclusión educativa para la

equidad [en
línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_Inclu
sion.jpg/>. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Alimentación escolar [en

línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/Noticias/2015/Nia_Alimentacio
n_Escolar.jpg/>. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Matriculas [en

línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/archivos/Temas%20estrategicos/Matri
culas/2017/index.html/>. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Bogotá ciudad educadora [en

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5a6613188b71.jpg/>. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO .Equipo por la educación para el

reencuentro, la reconciliación y la paz [en
línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_Edu
cacionPaz.jpg />. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Calidad educativa para todos [en

línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_Cali
dadTodos.jpg />. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Desarrollo integral [en

línea].<http://http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner
_DesarrolloIntegral.jpg />. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Acceso con calidad a la educación
superior [en
línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_Edu
cacionSuperior.jpg/>. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO transparencia y gestión pública [en

línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_Tran
sparencia.jpg />. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Gobierno y ciudadanía digital [en

línea].<http://www.educacionbogota.edu.co/images/banners/2016/BigBanner_Ciud
adaniaDigital.jpg/>. [Citado en 27 de agosto de 2015]
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO Organigrama [en

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www.emagister .com.co/cursos-organización-eventos-
ttps://www.protocolo.org/social/la_mesa/correcta_utilizacion_de_los_cubiertos_el_
cubierto_en_la_mano_uso_de_los_cubiertos.html
Fuster Ruíz, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de

clarificar los conceptos. [En línea] En: Anales de Documentación,
2, 1999. pp. 103-120 <www.um.es/fccd/anales/ad02/AD07-1999.pdf>
[Consulta: 15 Mar. 2001]
Fuster Ruíz, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de

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[Consulta: 15 Mar. 2001]
García Caballero, Ricardo; Martín Galán, Bonifacio. Herramientas para la gestión

de los documentos electrónicos en los nuevos servicios de información y
documentación [En línea] <www.cobdc.org/7es/home-cas.htm> [Consulta: 11
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García-Morales Huidobro, Elisa. Gestión documental en Intranet

[En línea] <www.inforarea.es/Documentos/expinte1.pdf> [Consulta: 13 May.
2001]

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PROGRAMA DE FORMACION

“TECNICO DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA”

MARIA DANIELA BORJA MARTINEZ

LAURA DANIELA BURGOS VELEZ

JAIR SANTIAGO ESTEPA CAITA

CATALINA ELISA GARCIA CASTAÑEDA

KEVIN SANTIAGO LARA PEREZ

SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

INSTRUCTORA DE SEGUIMIENTO SENA

RAFAELINO QUIROGA CAMPOS

DOCENTE COLEGIO SENA

LIGIA MIREYA GONZALES LEON

MARIA DANIELA BORJA MARTINEZ

LAURA DANIELA BURGOS VELEZ

JAIR SANTIAGO ESTEPA CAITA

CATALINA ELISA GARCIA CASTAÑEDA

KEVIN SANTIAGO LARA PEREZ

SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

Mi Dios por protegerme siempre

El colegio Darío Echandía por su apoyo al proyecto

El Sena por sus aportes a mi vida laboral

Mis docentes por su guía y orientación en el proceso

Mi familia por su apoyo incondicional

Mis amigo por su amistad.

El proyecto está dividido en 4 fases, la fase de contextualización empresarial, la

Hacemos un reconocimiento al Sena por brindarnos el apoyo necesario para

Ilustración 1.Razon Social y Logo .......................................................................... 16

Según la ley 1421 de 1993 y el Acuerdo 257 de 2006, se estableció la naturaleza

1.1 DATOS GENERALES DE LAS EMPRESA

Corresponde a la Secretaria de Educación del Distrito ejercer de conformidad con

A. Formular, orientar y coordinar las políticas y planes del Sector Educación, en

B. Desarrollar estrategias que garanticen el acceso y permanencia de los niños, niñas

C. Ejercer la inspección, vigilancia, control y evaluación de la calidad y prestación del

D. Definir, orientar y ejecutar las políticas de formación y actualización del personal

E. Impulsar la investigación educativa y pedagógica que adelanta el Instituto para la

F. Promover estrategias de articulación de la educación con las demandas de la ciudad

H. Fomentar la formación en el conocimiento científico técnico y tecnológico en los

I. Fomentar el desarrollo del conocimiento a través de alianzas estratégicas con el

J. Formular, orientar y ejecutar, en coordinación con la secretaria Distrital de Ambiente,

K. Diseñar e impulsar estrategias y programas para el desarrollo y formación de la

L. Diseñar e impulsar estrategias y programas para el desarrollo de los grupos étnicos

N. Aprobar la creación y funcionamiento de las instituciones de educación formal y no

1.1.1 Razón Social

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

Ilustración 1.Razon Social y Logo

Fuente Disponible en internet:

En el logo que se observa podemos identificar el eslogan o plan de gobierno de la

1.1.3 Dirección, teléfonos, fax y celulares

Dirección: Avenida el dorado N° 66 – 63 Bogotá – Cundinamarca

Página web: www.educacionbogota.edu.co

 Dirección: Avenida El Dorado # 66 – 63

La secretaria de educación del distrito pertenece al sector terciario o factor servicios.

1.2.1 sector económico

La secretaria de educación del distrito pertenece a la prestación de servicios

1.2.2 actividad económica según el CIIU

El código de CIIU es 8522 que corresponde a la Educación media académica. Es

Al culminar este nivel de educación, se obtiene el título de bachiller, que habilita al

 La educación especial para estudiantes con discapacidad de este nivel.

 La educación impartida en escuelas y academias militares.

 La educación para grupos étnicos.

 La educación dirigida a población campesina y rural.

 La educación para la rehabilitación social, como por ejemplo, la impartida en las

La secretaria de Educación del Distrito pertenece al sector terciario que también es

1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO