ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN: La importancia de los archivos se remonta desde el

origen de la escritura; es decir desde los inicios de la humanidad misma,

el solo significado de esta palabra nos demuestra su importancia (la

palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión

que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo importantes que

han sido para la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden

información registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de

los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de

información de una empresa, entidad pública, privada o un país por

cuanto en su documentación se expresa, en forma única, el desarrollo

histórico de sus funciones y actividades. Su importancia se podrá

comprender a partir del valor que tiene para: la administración, y la

investigación

Importancia de los archivos para la administración Dentro de una

empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada

documentación e información útil (Dicha información puede estar

contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea

medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos

de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas,

películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un

modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la

fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida,

cuando así se requiera. Ahora los archivos, son creados por personas

e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,

con esto concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o

empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha

producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos

anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar

decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,

administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de

los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el

tiempo; con archivos bien organizados no tendremos los empleados,

funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y recursos

en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de

operación y tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en

general una incorrecta administración de la información. Importancia de

los archivos para la investigación Todos los archivos tienen la

responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento para todas

las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen

información en documentos que pueden y deben aprovecharse por

parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la verdad,

para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las

investigaciones relacionadas a la historia, la economía, la

administración, la geografía, los procesos políticos, sociales, la ciencia,

la tecnología.

CONCLUSIONES: El archivo nos ha sido fundamental en la evolución

cultural, social, política y científica de la humanidad.

El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada

o un país representada en la conservación de los documentos.

El archivo constituye un centro de consulta de la información,

disponible en todo momento.

El archivo satisface las necesidades de información eficaz a

consultar por parte de la ciudadanía en general.

El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.

El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en

el.