CÓDIGO:

GESTIÓN DOCUMENTAL
PA-DO-M01
VERSIÓN: 4
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA:
15/Mar/2019

TABLA DE CONTENIDO
Objetivo del manual
Objetivos específicos
Glosario
Marco legal
1.Introducción a los archivos
1.1. Estructura de los Fondos Documentales
1.2. Documento de archivo
1.3. Expediente
1.4. Clases de Documentos
1. 4. 1. Documentos facilitativos o comunes
1. 4. 2. Documentos de apoyo informativo
1. 4. 3. Documentos específicos o esenciales
1.5. Organización y manejo de los archivos
1.6. Lineamientos de organización de los archivos y conformación de expedientes
1. 6. 1. Clasificación
1. 6. 1. 1.Serie Documental
1. 6. 1. 1.1.Series simples
1. 6. 1. 1.2.Series complejas
1. 6. 1. 2.Subserie Documental
1. 6. 1. 3.Apertura de series documentales
1. 6. 2. Ordenación Documental
1. 6. 3. Principios de la Archivística
1. 6. 3. 1.Principio de Orden Original
1. 6. 3. 2.Principio de Procedencia
1. 6. 4. Hoja de Control
1. 6. 5. Depuración Documental
1. 6. 6. Retiro del Material Abrasivo
1. 6. 7. Foliación
1. 6. 8. Formación de Legajos
1. 6. 9. Organización Expedientes de “Historias Laborales”
1. 6. 10. Organización de la serie “Contratos”
1. 6. 11. Apertura de Series Documentales
1.7. Conformación de los Archivos
1. 7. 1. Tipos de Archivos
1. 7. 1. 1.Archivo de Gestión
1. 7. 1. 2.Archivo Central
1. 7. 1. 3.Archivo Histórico
1.8. Responsabilidades como Servidores Públicos
1.9. Gestión de Correspondencia
2.Instrumentos Archivísticos
2.1. Diagnóstico Integral de Archivos.
2.2. Plan Institucional de Archivo - PINAR
2.3. Programa de Gestión Documental - PGD
2.4. Cuadros de Clasificación Documental - CCD
2.5. Tablas de Retención Documental - TRD
2.6. Tablas de Valoración Documental - TVD
3.Transferencias documentales
3.1. Transferencias Primarias
3. 1. 1. Paso a paso para la preparación de la Transferencia Primaria:
3.2. Transferencias Secundarias
3. 2. 1. Directrices para realizar las transferencias de documentos de conservación permanente
4.Inventario documental
4.1. Consulta y préstamo de documentos
4.2. Pasos para realizar préstamos documentales
5.Gestión de documentos electrónicos
Anexos

INTRODUCCIÓN

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a través de la Dirección de Gestión Corporativa -

Grupo Gestión Documental - después del diagnóstico realizado respecto al manejo de la documentación a
nivel nacional, evidenció las falencias en que se está incurriendo por la falta de unificar criterios en el manejo
de la gestión documental, razón por la cual con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivo
elaboró el presente Manual de Gestión Documental, el cual tiene como propósito orientar mediante
conceptos, ejemplos e ilustraciones el contenido del proceso sobre el manejo adecuado de los documentos
desde su origen hasta su disposición final.

Esta herramienta es de suma importancia, ya que busca contribuir al logro de los objetivos del Instituto en
lo relacionado con Gestión Documental, facilitará la ejecución de las funciones de los servidores públicos
en las dependencias, se logrará unificar los conceptos y metodologías que se tienen para el manejo de los
archivos y se reducirán los tiempos de respuesta ante la resolución de trámites y procesos de la Institución.
Objetivo del manual

Proporcionar a las dependencias de la Sede Central, Dirección Escuela de Formación, Direcciones

Regionales y Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional, funcionarios y contratistas del Instituto en
general, una herramienta conformada por una serie de parámetros y metodologías de aplicación general,
que en ejercicio de sus funciones y responsabilidades asignadas, produzcan, tramiten o manejen algún tipo
de información y/o documentación institucional.

Estándares ACA relacionados: 1-CTA-1D-01,1-CTA-1C-11,1-ICCSA-7B-01.

Objetivos específicos

Orientar a los funcionarios del Instituto en la implementación de los procesos de gestión documental, para
el manejo adecuado de los archivos desde su origen hasta su disposición final, con el fin de preservar la
memoria institucional.
Glosario
Administración de archivos: operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,
dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de
una institución.

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está
al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo Central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para
dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo Histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.

Archivo General de la Nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de
archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política
Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

Cara recta: se refiere al lado inicial y único de un documento, en el cual se debe realizar la foliación.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción
o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.

Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-
funcional de la entidad.

Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los
documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.

Descripción documental: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,

materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su
información para la gestión o la investigación.

Fechas Extremas: se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un
expediente o en cualquier unidad documental.

Folio: mínima expresión de un expediente, conformado por dos páginas / Número que indica el orden
consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
 Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

Fondo acumulado: se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún
criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser
fuente de información y consulta.

Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz

y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Instrumentos archivísticos: instrumentos establecidos por medio de los cuales se desarrolla la Gestión
Documental de las Instituciones públicas.
Principio de orden original: ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que
tuvo durante el servicio activo.

Principio de procedencia: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen.

Tabla de retención documental: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos
o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Transferencias documentales: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al
histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

Unidad de Conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser
unidades de conservación entre otras: una carpeta, una caja, un libro o un tomo.

Marco legal
• Ver Normograma Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

1. Introducción a los archivos

1.1. Estructura de los Fondos Documentales

La clasificación de los fondos documentales del INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO

- INPEC, se hará a partir de la identificación y organización de los mismos en secciones y asuntos. Los
fondos se clasificarán respetando el principio de procedencia y estructura orgánica funcional. Como
instrumento archivístico para garantizar la adecuada clasificación, recuperación y acceso, será el cuadro de
clasificación documental.

1.2. Documento de archivo

 Es el registro de información producida por el Instituto en razón de sus actividades o funciones, que tienen
un valor administrativo, fiscal o legal, económico, histórico o cultural, el cual debe ser objeto de análisis y
conservación por parte de los funcionarios a cargo.

1.3. Expediente

Se refiere a la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, almacenados y

organizados de forma funcional por una oficina productora y/o dependencia en la relación con un mismo
asunto.
1.4. Clases de Documentos

De acuerdo con las prácticas actuales de archivo y caracterización de la producción documental de cada
una de las áreas involucradas, los documentos de archivo se clasifican así:

1. 4. 1. Documentos facilitativos o comunes

Soportan trámites comunes en todas las dependencias, (oficios, circulares, memorando, planillas, etc.), Ej.
La circular en la que se otorgan turnos de descanso el fin de año, o las políticas para la utilización de
sistemas. Una vez informado, no debe archivarse con los documentos sustantivos, solamente en la oficina
o dependencia que tiene la función de producirlos.
1. 4. 2. Documentos de apoyo informativo

Son aquellos documentos que sirven de ayuda a la gestión administrativa. Estos documentos poseen las
siguientes características:

 Son ejemplares múltiples.

 Informan de un asunto concreto.
 Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de la toma de decisiones como material de apoyo,
pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras
instituciones, etc.
 Su valor es meramente informativo y a corto plazo.
 No testimonian la actividad de la institución y no forman parte de su Patrimonio Documental, por lo
tanto, no se transferirán al Archivo y se destruirán en la propia oficina en donde han sido
manejados.
1. 4. 3. Documentos específicos o esenciales

Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades asignadas a cada dependencia por la
normatividad vigente, y en consecuencia forman parte de su razón de ser, tales como los Contratos de Obra
y los Contratos de Prestación de Servicios para Grupo de Contratación. Se conformarán en expedientes.

1.5. Organización y manejo de los archivos

 La Institución conforme a los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación bajo el Acuerdo
042 del 2002. Establece las bases para la organización de los archivos de gestión del INPEC, como
testimonio de las actividades desarrolladas por el Instituto y como repositorios de la memoria institucional.

Los documentos de un archivo físico o electrónico se producen como soporte material de la actividad de un
sujeto, en consecuencia, su organización no consiste más que en respetar el orden y el origen de los
mismos. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, puesto que cada
uno se refiere a la resolución de un asunto concreto, manteniendo agrupados todos los documentos que los
integran en el orden en que se han producido. Por ejemplo, en la Serie “Contratos de prestación de servicios”
habrá tantos expedientes cuantos contratos estén en trámite, y en cada expediente reposarán los
documentos propios de cada uno.

Los principios que rigen la organización de los documentos en el archivo de gestión son el respeto al origen
o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por la
oficina productora de los mismos.

El Grupo de Gestión Documental con el ánimo de fortalecer la función archivística ha generado estrategias
de sensibilización creando conciencia e importancia de los archivos y la responsabilidad que compete a
cada uno frente a su organización y conservación, como fuentes de información permanentes sobre el
quehacer cotidiano del Instituto.

1.6. Lineamientos de organización de los archivos y conformación de expedientes

El Acuerdo 02 de 2014 emanado por el Archivo General de la Nación obliga a crear y conformar expedientes
de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo
trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad, así
como a conformar las unidades documentales simples en el caso de documentos del mismo tipo
documental. Los expedientes deberán iniciar un proceso de clasificación, organización, conservación,
descripción y facilitar el acceso y consulta de sus unidades documentales durante todo el ciclo de vida.
No está permitido la conformación de carpetas bajo las siguientes denominaciones: “Correspondencia”
“Correspondencia recibida”, “Correspondencia despachada”, “Solicitudes”, “Varios”, “Respuestas”,
“Miscelánea”. Esta práctica es un error muy común en la conformación de los archivos, la cual debe ser
erradicada. La totalidad de los documentos recibidos o generados por el Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario INPEC deben estar debidamente clasificados dentro de las series y suberies de la Tabla de
Retención Documental conformando su respectivo expediente.
1. 6. 1. Clasificación

Por medio de este proceso se identifican las series y subseries documentales que componen cada
dependencia, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional del Instituto. La clasificación se basa en los
principios de procedencia (identifica los creadores o productores de los documentos) y de orden original
(secuencia administrativa de producción).

1. 6. 1. 1.Serie Documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo

órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ej Historias
Laborales, Actas, Contratos, Informes, etc.

La Serie documental está constituida por unidades documentales que pueden ser simples (un solo tipo
documental) o complejas (tipos documentales diferentes).

1. 6. 1. 1.1.Series simples

La componen unidades documentales donde cada una es independiente de las otras unidades de la misma
serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos
rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales que integran las series documentales simples son
similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación
con el anterior ni con el siguiente; El contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Ejemplo
de series simples: Acuerdos, Resoluciones, Actas, Circulares Administrativas o Reglamentarias, oficios,
Comunicaciones Oficiales, etc
1. 6. 1. 1.2.Series complejas

Cada una está compuesta por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de
un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se
almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; No obstante, es preciso anotar que existen
expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.
Ejemplos de unidades documentales complejas: Contratos, Cartilla Biográfica, Historias Laborales y
Académicas , Investigaciones Disciplinarias, Procesos Jurídicos, Acciones Constitucionales. Etc.

1. 6. 1. 2.Subserie Documental
 Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se diferencian del conjunto de la serie
por los tipos documentales que la conforman.

1. 6. 1. 3.Apertura de series documentales

1. A partir de las TRD se identifican las series y subseries documentales.

Por ejemplo: a partir de su TRD, se podrá identificar los INFORMES que produce, teniendo en cuenta la
siguiente clasificación:
En las series documentales complejas (contratos, procesos contencioso administrativos, historias laborales,
etc.), cada expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra
repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de tal forma que la
segunda carpeta será la continuación de la primera.

2. Se elaboran los separadores o guías escribiendo en el borde superior derecho el código y nombre de
la SERIE en mayúscula sostenida o el código y el nombre de la Subserie en mayúscula inicial.
 Posteriormente se calcula la cantidad de expedientes que deberán abrirse para cada serie y subserie,
dejando el espacio suficiente proyectando el crecimiento con base en el volumen de crecimiento del año
inmediatamente anterior. Ejemplo:

Lo anterior evitará que al agregarse los correspondientes tipos documentales disminuyan la facilidad de
consulta por efecto de reducción de espacio.

1. 6. 2. Ordenación Documental
Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación
o trámite, de acuerdo con el procedimiento; Si esto no fuera posible, se organizarán en el orden en que se
incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia
numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia (Acuerdo 002 de 2014).
En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de
orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo.

1. 6. 3. Principios de la Archivística

1. 6. 3. 1.Principio de Orden Original

Considerado uno de los principios universales de la teoría archivística por el cual se establece que la
disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de producción. Este principio es prioritario
para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. “Acuerdo 027 DE 2006, Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.”
El ordenamiento de los documentos según el orden original en que fueron producidos dará como resultado
unidades documentales que describen perfectamente el trámite, en donde el primer documento (al inicio de
la carpeta) corresponderá al más antiguo y el último documento (al final de la carpeta) corresponderá al más
reciente. Los documentos que contienen anexos no deben desagregarse. En la ordenación se tomará como
referencia la fecha del oficio remisorio y no la de los anexos.

En el caso de documentos con radicado, se dará prioridad a la fecha del sello del radicado sobre la fecha
de producción del documento.

Como ejemplo la serie “CARTILLA BIOGRAFICA”, la cual evidencia la boleta de captura como el
 documento que realiza la apertura del expediente del interno y que posteriormente dará lugar a los
siguientes documentos que hacen parte del proceso, esto con el fin de evidenciar la secuencia del trámite.

1. 6. 3. 2.Principio de Procedencia

El segundo principio fundamental de la teoría archivística en el cual se establece que los documentos
producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. “Acuerdo 027 DE
2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.”
1. 6. 4. Hoja de Control
La hoja de control es de uso obligatorio para garantizar la integridad del contenido de los expedientes, ya
que al registrar en esta los documentos que la conforman, se evita el ingreso o sustracción indebida de
documentos.
 Como diligenciar la Hoja de Control, así:

1. Nombre del expediente: debe consignarse el nombre del expediente (Serie o Subserie).
2. Fecha: debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden
a anexos de otro principal, deberá tenerse en cuenta las fechas de estos últimos.
3. Tipo Documental: debe consignarse el tipo del documento así: Acta, Resolución, Certificado,
Informes, Oficio, etc.
4. Folios: debe consignarse el número de folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado,
por ejemplo: informe de supervisión Enero (folios del 1 – 5), luego; Informe de supervisión Febrero
(folios del 6-10) porque este documento tiene 4 folios y así sucesivamente. Cada carpeta debe
tener un promedio de 200 folios. Puede ser un poco más o un poco menos de 200 folios, ya que
no podemos fraccionar un expediente (tema) que se encuentre al final de una carpeta, por lo cual
no lo podemos dividir dejando una parte al final de una carpeta y la otra parte al iniciar la siguiente
carpeta.
5. Fecha de elaboración: debe consignarse la fecha en que se diligenció el formato de Hoja de
Control para cada expediente.
6. Firma Responsable: indicar en cada Hoja de control utilizada el nombre legible del funcionario
(s) que sean asignados para llevar el expediente.

1. 6. 5. Depuración Documental

Consiste en retirar de las carpetas, aquellos documentos que no son de archivo como son: hojas en blanco,
duplicidad documental, separadores, entre otros, siempre que no haga parte de una serie, grupo documental
o que se constituya soporte de un expediente de carácter legal.

Nota Aclaratoria: cabe resaltar que cuando exista duplicidad documental, se debe retirar siempre y cuando
sea una copia exacta de otro documento, si un documento presenta duplicidad, pero uno de ellos posee
más información que el otro, se debe dejar este último. Si un documento presenta duplicidad, pero uno de
los documentos presenta ya sea firmas o sellos y el otro también, pero no son los mismos sellos o firmas,
se dejan los dos por consideran dos documentos totalmente distintos.

La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de

organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del Acuerdo 002 de 2014, deberá ser
autorizada por el Comité de Archivo y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se
tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:

 Copias idénticas de un mismo documento de archivo.

 Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya
restauración no sea técnicamente posible.
 Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente.
 Documentos de apoyo.

1. 6. 6. Retiro del Material Abrasivo

El retiro del material abrasivo como clips, ganchos legajadores metálicos, ganchos mariposa, ganchos de
cosedora, bandas elásticas etc; Se hará únicamente después de finalizar la ordenación completa del
expediente para evitar la desagregación de anexos. Adicionalmente con el transcurso del tiempo puede
causar daño al documento.
1. 6. 7. Foliación

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística.

Consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta.

Requisitos:

Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de hojas de las que está constituida una carpeta,
legajo. Controlando el principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental.
La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
Nos permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para guiar hacia
instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos y de consulta).
De otra parte, la foliación es necesaria para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo
central) como secundarios (archivo central al archivo intermedio y/o histórico), se establece
responsabilidades de custodia.

Materiales:

La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra

El Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números.

2. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento.
3. Escribir el número de manera legible, en tamaño adecuado y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
4. No utilizar números con el suplemento A, B, C, ó bis.
5. No escribir con trazo fuerte para evitar daño en el papel.
6. No foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco
7. En las series documentales simples (Acuerdos, Circulares, Resoluciones) la foliación se
ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo.
8. En las series documentales complejas (Contratos, Procesos contencioso administrativos,
Historias Laborales, etc.), cada expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se
ejecutará de tal forma que la segunda carpeta será la continuación de la primera.
9. Cada carpeta podrá contener un máximo de 200 folios. En lo posible debe mantenerse la unidad
del expediente, pero cuando este sobrepase los doscientos (200) folios, la separación deberá
hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas, es decir sin desagregar documentos.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una (1) línea oblicua, evitando tachones.
1. 6. 8. Formación de Legajos

Los documentos dentro de la unidad de conservación (carpeta) deben estar alineados de acuerdo al borde
superior. Si los folios varían en tamaño y se van a perforar para introducir un gancho legajador, dichas
perforaciones deben hacerse tomando como referencia el centro de los folios de mayor tamaño,
manteniendo siempre la alineación.
1. 6. 9. Organización Expedientes de “Historias Laborales”

La organización y conformación del expediente “HISTORIA LABORAL”, reglamentado por la circular 004
de 2003 del Departamento Administrativo de La Función Pública y Archivo General de la Nación, que debe
ser administrado con estrictos controles para manejo y custodia, dado que esta serie documental es
considerada esencial. El Grupo de Gestión Documental, establece los criterios para la correcta conformación
y custodia de los expedientes de las Historias Laborales, que permita una adecuada conservación y consulta
de la información laboral de los(as) funcionarios(as), de manera eficiente y veraz. Desde su vinculación
hasta su retiro del Instituto momento en el cual se custodia en el archivo de gestión y posteriormente se
realiza la debida transferencia al Archivo Central, según los términos establecidos en las Tablas De
Retención Documental-TRD.

De conformidad con los lineamientos técnicos establecidos en la Circular 004 de 2003, del Departamento
Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral
debe contener como mínimo los siguientes documentos:

 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.

 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo.
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.
 Documentos de identificación.
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública).
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo.
 Acta de posesión.
  Pasado Judicial - Certificado de Antecedentes Penales.
 Certificado de Antecedentes Fiscales.
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios.
 Declaración de Bienes y Rentas.
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso).
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción
en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
 Evaluación del Desempeño.
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor del INPEC, donde consten las razones
del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución.

En cada expediente los documentos se encontrarán ordenados atendiendo la secuencia propia de su

producción; Es decir, cronológicamente del más antiguo al más reciente y su disposición reflejará el vínculo
que se establece entre el (la) funcionario(a) y el Instituto.
Los documentos de cada Historia Laboral deben estar colocados en unidades de conservación (carpetas)
individuales, de manera que, al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más
antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades
de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como
máximo 200 folios.

La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independiente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-
200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc. Una vez se folien los documentos de las Historias laborales, se registrarán
 en el formato PA-DO-M01-F07 Hoja Control (Versión Oficial) , ingresando folio a folio de los documentos
que componen cada historia, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos. En relación con
la conservación documental, se debe evitar realizar múltiples perforaciones en los documentos originales al
momento de archivar en las carpetas. Realizada la apertura de la unidad documental, de acuerdo con la
Tabla de Retención Documental, esta se debe marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y
recuperación.

1. 6. 10. Organización de la serie “Contratos”

La legislación aplicable a la actividad contractual se encuentra contenida en la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios, y en las disposiciones comerciales y civiles pertinentes y excepcionalmente en razón de la
naturaleza de algunas entidades. Los procesos de contratación están ligados al proceso administrativo de
planificación, de presupuesto y de proyectos entre otros.

Los contratos según las formalidades se dividen en “Con formalidades plenas” y “Sin formalidades plenas”.
Esta clasificación se determina en función del presupuesto anual de cada entidad, expresado en salarios
mínimos legales mensuales, según se prevé en el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993.

Etapas del proceso de Contratación se diferencian tres etapas:

- Precontractual
- Contractual
- Poscontractual

Clasificación de los expedientes de contratos: se clasifican de acuerdo a la oficina productora y por vigencias
fiscales, teniendo en cuenta la subserie documental a la que pertenecen.

Ordenación de los expedientes de contratos. Se ordenan de acuerdo al número consecutivo que le fue
 asignado a cada proceso contractual por vigencia fiscal, clasificados por subseries documentales según la
oficina productora y teniendo en cuenta lo dispuesto en cada una de las Tablas de Retención Documental
(TRD).

Nota: para los expedientes que cuenten con vigencias futuras, se dejan al final del consecutivo de la
vigencia.

En la etapa contractual y pos contractual, la documentación se organizará atendiendo la secuencia propia

de su producción, su disposición refleje el vínculo que se establece entre el contratista y el Instituto.

Sin importar el tipo de contrato los expedientes contractuales deben permanecer en la oficina encargada del
proceso de contratación hasta el momento en que el contrato y convenios una vez ejecutados tengan sus
actas de liquidación o de archivo y sus pólizas hayan vencido, éstos enviarán al Archivo Central en
cumplimiento del tiempo de retención según TRD, tanto en archivo de gestión como el de su disposición
final.

Los contratos y convenios que se encuentran en ejecución o proceso de liquidación, o con pólizas activas,
se mantendrán en el Archivo de Gestión hasta por dos (02) años o hasta que se efectúe la liquidación o
cierre contractual sin superar los treinta (30) meses, contados a partir del recibo del objeto contractual.

De conformidad con lo anterior, el Grupo de Contratación tendrá la custodia, registro del formato de Hoja de
control PA-DO-M01-F07 (Version Oficial) y el inventario documental de dichos documentos, lo cual evitará
la pérdida o ingreso indebido de documentos de los expedientes bajo su custodia.

El supervisor del contrato o convenio tiene la obligación legal de remitir oportunamente los documentos
generados en la ejecución del contrato, liquidar o cerrar el expediente contractual so pena de las acciones
disciplinarias que acarrea esta falta, en concordancia con el numeral 10.2 del manual de contratación.

En los procesos públicos de licitación, selección abreviada, concurso de méritos o contratación de mínima
cuantía, una vez adjudicado el contrato respectivo, las copias de las propuestas no ganadoras se
conservarán en archivo aparte de la carpeta del proceso de selección, por los tiempos señalados en la
normatividad para el manejo del archivo, y podrán ser devueltas a los proponentes que así lo soliciten.

El Grupo Precontractual deberá mantener la custodia de las copias de las propuestas hasta tanto se
transfieran al Archivo Central.

Los espacios destinados a los archivos de Historias Laborales y Contratos, deben ser de acceso restringido
y con las medidas de seguridad y condiciones ambientales que garanticen la integridad y conservación física
de los documentos.

1. 6. 11. Apertura de Series Documentales

Cada Unidad Administrativa, hace apertura e identificación de carpetas con base en las Tablas de Retención
Documental del INPEC, de los documentos de apoyo y del Sistema de Gestión Integrado de acuerdo a la
asesoría prestada por el Grupo de Gestión Documental. Es conveniente que se abran carpetas para cada
serie y subserie.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la
carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

El gancho legajador plástico, su posición en la carpeta debe ir hacia abajo como se evidencia en la
ilustración.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación. La Carpeta debe tomarse en forma horizontal colocando dicho rotulo
en la parte superior derecha como se ilustra en la imagen.
Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención
Documental, para ello se elaborará el plan anual de transferencias y se seguirá la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga el Coordinador del Grupo Gestión Documental, diligenciando
el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate
de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando
sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de
expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

La ordenación de las carpetas al interior de la Caja de Archivo Ref X-200 deberán organizarse de izquierda
a derecha, la Tapa de la Caja de Referencia X-200 debe abrir del lado derecho, el lomo de la carpeta debe
estar hacia abajo, con máximo 5 carpetas cada una con 200 folios.
1.7. Conformación de los Archivos

Se considera como el ciclo por el cual pasa los documentos durante su producción, gestión, tramite,
conservación y disposición final en las diferentes fases de los archivos “Archivo de Gestión, Archivo Central
y Archivo Histórico”. Debido a que la institución no cuenta con los espacios, las condiciones,
especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia,
conservación de documentos y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13
y 14 y sus parágrafos 1ºy 3º de la Ley 594 de 2000.
En la actualidad los archivos del Instituto se encuentran almacenados en depósitos en modalidad de
arrendamiento, bajo normas técnicas de seguridad y conservación.

Se establecen para el INPEC la existencia de los siguientes tipos de archivos:

1. 7. 1. Tipos de Archivos

1. 7. 1. 1.Archivo de Gestión

Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 “Este archivo comprende toda la documentación que es
sometida a utilización y consulta frecuente, por las oficinas y dependencias productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”.
 Como ejemplos tenemos los documentos producidos por las dependencias del Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario en cumplimiento de sus funciones, así como también las comunicaciones
oficiales que recibe y envía para dar trámite y respuesta a asuntos de su competencia.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación y Disposición final de los documento

1. 7. 1. 2.Archivo Central
 Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 el Archivo central “Agrupa documentos transferidos por los
archivos de gestión, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general”. En este podemos encontrar documentos
transferidos de las dependencias de la sede central Instituto, las Regionales y ERON para su respectiva
Custodia y conservación.

1. 7. 1. 3.Archivo Histórico

Archivo histórico del Instituto está conformado por las transferencias documentales secundarias de los
archivos de gestión, previa aprobación del Comité de Institucional de gestión y desempeño, debe
conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

1.8. Responsabilidades como Servidores Públicos

El Grupo de Gestión Documental tiene la responsabilidad de velar por la integridad, autenticidad, veracidad
y fidelidad de la información y los documentos de archivo, instruir a los funcionarios en la aplicación de
principios e instrumentos archivísticos y prestar eficientemente los servicios archivísticos correspondientes.
Esta responsabilidad es compartida con todos los funcionarios públicos (art.16 de la Ley 594 de 2000 – Ley
 General de Archivos) y los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de documentación.

Los funcionarios encargados del manejo del archivo deben actuar bajo los más rigurosos principios de ética
profesional, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo
previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por
los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio
de la comunidad la documentación de la administración del estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley General de Archivos, teniendo en
cuenta la enorme importancia de los documentos que se producen y tramitan en las diferentes entidades
públicas y la necesidad de implementar un Sistema de Gestión Documental con altos estándares de calidad.

El Instituto en cumplimiento del art. 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin
que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

1.9. Gestión de Correspondencia

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, en cumplimiento del Acuerdo 060 del 2001. por medio
del cual el Archivo General de la Nación establece pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los
principios que rigen la Administración Pública en su artículo 3 manifiesta que las entidades deberán
establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada
y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera,
que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y los programas
de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los Archivos de Gestión, Centrales e
Históricos.

Horarios de Atención al Público: la ventanilla de correspondencia del INPEC, informa el horario de

atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

LUNES A VIERNES DE 8:00 AM- 4:00 PM JORNADA CONTINUA A NIVEL NACIONAL

De acuerdo a lo anterior el Instituto adoptó el aplicativo GESDOC bajo Resolución 00378 del 17 de febrero
de 2017, en donde se contempla su implementación en las Direcciones, Subdirecciones, Oficinas Asesoras,
Grupos de trabajo y ventanilla única de correspondencia de la Sede Central, de las Regionales, de los ERON
y de la Dirección Escuela de Formación - EPN, el cual fue adquirido para llevar una la trazabilidad de todas
las comunicaciones oficiales del Instituto, sean estas comunicaciones recibidas, enviadas o internas.

Posteriormente el Director del Instituto dio la Instrucción por medio de oficio de radicado No. 2018IE0088870
de fecha 14 de Agosto de 2018 del uso obligatorio de GESDOC, eliminando cualquier tipo de numero
radicado diferente al expedido por el aplicativo por consiguiente se ha visto un aumento en la radicación de
las comunicaciones en los módulos IE (Internas Enviadas) EE (Externas enviadas) y ER (Externas recibidas)
a partir de dichas asesorías y de la instrucción impartida, por lo cual se hace necesario realizar la
actualización y mantenimiento con el fin de optimizar la funcionalidad de cada módulo en el aplicativo y de
garantizar el uso continuo y general de éste para las Regionales, Dirección Escuela de Formación y
Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional.

El aplicativo GESDOC cuenta con los siguientes módulos: Radicación– Digitalización – Módulo de Informes
– Módulo de Administración – Administración de Archivo – Parametrización de Flujos de trabajo – Tablas de
Retención y Valoración Documental.

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias,
remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo
de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los
casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

ER: EXTERNAS RECIBIDAS. Ejemplo, 2015ER0054100. Documento que ingresa por la ventanilla única
de correspondencia. Corresponde a un documento de procedencia de un particular o de una entidad externa.
(En este módulo todos los documentos recibidos deben de ser digitalizados).

Todo documento que se reciba de manera física por las ventanillas únicas de correspondencia del Instituto
a nivel nacional, al igual que por correo electrónico solicitando trámites basados en las funciones de cada
una de las respectivas dependencias, deberá ser radicado únicamente por medio del acceso rápido Radicar
ER.

EE: EXTERNAS ENVIADAS. Ejemplo, 2015EE0054100. Documento que se genera al momento de dar
respuesta a una comunicación ER basados en el número de radicado, o al realizar una solicitud o
comunicado a una entidad externa o a un particular. (En este módulo los documentos enviados deben de
ser digitalizados). Este módulo permite enviar una o varias copias a un Establecimiento o dependencia
interna.
Todo documento que se genere en las dependencias del Instituto en ejercicio de sus funciones que este
dirigido a particulares o terceros, ya sean estos personas naturales o jurídicas, deben de ser radicados a
través del módulo Radicar EE, sean estos solicitudes o respuestas a ER que se hayan recibido por la
ventanilla única de correspondencia.

IE: INTERNAS ENVIADAS. Ejemplo, 2015IE0054100. Documento que se genera al momento de solicitar o
responder a un requerimiento entre las dependencias del Instituto a nivel nacional. Puede ser por una
solicitud nueva o por una respuesta a otra comunicación IE que se haya recibido. (En este módulo los
documentos enviados deben de ser digitalizados).

Todo documento que se genere en las dependencias del Instituto en resolución de sus funciones que este
dirigido a otras dependencias del Instituto a nivel nacional, deben de ser radicados a través del módulo
Radicar IE.

2. Instrumentos Archivísticos

Como entidad pública obligada a cumplir con las directrices en gestión documental emanadas por el Archivo
General de la Nación, ha venido elaborando e implementado los instrumentos archivísticos exigidos en la
Ley de Archivo y el Decreto Único del Sector Cultural 1080 de 2015, con la implementación de estos
instrumentos busca la eficiencia y eficacia de todos los procesos, para lograrlo la Institución ha
responsabilizado al Grupo de Gestión Documental la elaboración y mejoramiento de la función archivística
a través de los planes y proyectos estratégicos implementándolos a corto, mediano y largo plazo.

Los Instrumentos Archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar
el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística como son:
a) Diagnóstico Integral de Archivos.
b) Plan Institucional de Archivo-PINAR.
c) Programa de Gestión Documental-PGD.
d) Cuadro de Clasificación Documental-CCD.
e) Tablas de Retención Documental-TRD.
f) Tablas de Valoración Documental-TVD.
g) Inventario Documental.
 h) Procesos y procedimientos.
i) Sistema Integrado de Conservación-SIC.

La implementación de los instrumentos archivísticos anteriormente mencionados, tienen como objetivo

articular de forma coordinada la función archivística con el Sistema de Gestión Integrado como requisito
para la definición de los procedimientos, la incorporación de los documentos y registros asociados con las
actividades requeridas para su desarrollo que evidencien la ejecución de las acciones propias del Instituto,
los cuales deben ser consolidados en un listado maestro de registros.

2.1. Diagnóstico Integral de Archivos.

Proceso de verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos,

archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología, así como la validación de su cumplimiento
normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la
entidad entorno al cumplimiento de la función archivística. El Instituto cuenta con dos modelos de
Diagnóstico Integral de Archivo, estructurado bajo una alianza público privada entre el Instituto y la
Universidad Nacional Abierta y a Distancia, y Convenio Interadministrativo No. 101 de 2013 con Servicios
Postales Nacionales 4-72.

Para esta actividad se efectuó visita de reconocimiento a los lugares y depósitos de archivos en los que se
encuentran almacenados los documentos de los fondos documentales acumulados: seis (6) visitas de
campo en el nivel Central y 19 dependencias de los Establecimientos de Reclusión a nivel nacional y
Regionales, a los cuales se efectuó inspección del estado de organización documental, instrumentos de
recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de
soporte (papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos), fechas extremas teniendo en cuenta
desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros lineales
aproximadamente, entre otros de cada depósito.

Se utiliza la estrategia denominada Matriz DOFA la cual va acompañada de la Encuesta, por medio de la
cual se captó la información a nivel central y a nivel Nacional. Finalmente se concluye en este diagnóstico
que el alto nivel de desorganización de los archivos, así como las deficientes condiciones medioambientales
de los depósitos están contribuyendo al deterioro físico de la documentación, justificando con urgencia la
Organización del Fondo Documental Acumulado del Instituto, para lo cual se hace necesario disponer del
instrumento archivístico “Tabla de Valoración Documental”. Ver Diagnóstico Integral de Archivos.
2.2. Plan Institucional de Archivo - PINAR

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes
y proyectos estratégicos previstos por el INPEC.

Como herramienta de planeación para la coordinación archivística, fija importantes elementos que permiten
la Planeación Estratégica para el proceso de Gestión Documental. Al igual que se cumple con las directrices
de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 del 26 de 2015 (capítulo V, artículos 2.8.2.5.2. y
2.8.2.9.2.), como solución a los aspectos críticos que puedan presentar la gestión documental del INPEC.

La metodología que se utilizó para su construcción se encuentra acorde a lo establecido por el Archivo
General de la Nación en el “Manual de Formulación del PINAR”, con los siguientes resultados:

Se analizaron los planes de mejoramiento resultado de las visitas de seguimiento del Archivo General de la
Nación, el diagnóstico integral de archivos, el mapa de riesgos documentales, los informes de visitas a las
áreas por parte del Grupo de Gestión Documental y los resultados FURAG, concluyendo los aspectos
críticos y sus riesgos. A partir de lo identificado se priorizan las necesidades evidenciadas y se contemplan
en un cronograma de actividades midiendo avances y ejecución. Ver Plan Institucional de Archivos (PINAR).
2.3. Programa de Gestión Documental - PGD

En concordancia con el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015 (COLOMBIA.
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit. Pág. 4), en el Artículo 2.8.2.5.10.
Obligatoriedad del programa gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un
Programa Gestión Documental- PGD, a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico
Institucional, el Plan de Acción Anual y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014; el Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario INPEC, Implementó el Programa de Gestión Documental conformado por los
aspectos generales, donde se establece la visión y alcance de la política de gestión documental, los
lineamientos, las fases de implementación y los programas e instrumentos que lo conforman, dando
cumplimiento a las expectativas organizacionales y lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.

De esta manera el documento denominado “Programa de Gestión Documental – P.G.D.” se constituye en

la carta de navegación del Instituto en materia de gestión de información, en elemento esencial para la
preservación de la información y protección del patrimonio documental de la entidad y de la Nación. Ver
Programa de Gestión Documental - PGD.

2.4. Cuadros de Clasificación Documental - CCD

El Acuerdo 05 de 2013 del Archivo General de la Nación, en el artículo 5 establece que las entidades “deben
desarrollar procesos de clasificación cuyo resultado es el cuadro de clasificación” y en los artículos 6 y 7
establece el uso del cuadro de clasificación en los archivos de gestión y central. Por otra parte, la Ley 1712
de 2014, Ley de transparencia, en el artículo 12, literal d) establece la obligatoriedad de publicar en el sitio
web de las entidades los cuadros de clasificación documental.

Los Cuadros de Clasificación Documental – CCD, El Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la Nación,
en el artículo 5, establece que los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación
documental. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, elabora los respectivos CCD
jerarquizando la documentación producida y en el que se registran las series y subseries documentales con
su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias.

Conforme con lo establecido Archivo General de la Nación- AGN, las TRD y TVD deben elaborarse a partir
de los cuadros de clasificación documental. Ver Cuadro de Clasificación Documental - CCD.

2.5. Tablas de Retención Documental - TRD

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC en cumplimiento de la Ley General de Archivos No.
594. en su Art. 24 de 2000 y preocupado por el control y la Administración de la producción documental del
Instituto, se propuso elaborar los instrumentos Archivísticos que permiten la normalización y control sobre
la documentación producida en físico como electrónica, de conformidad con lo establecido en el Decreto
2609 de 2012 del Ministerio de Cultura. Las Tablas de Retención Documental - TRD se constituirán como
un instrumento archivístico que permite la clasificación documental del Instituto, acorde a su estructura
orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración
documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Beneficios de las TRD en la función administrativa del INPEC:

  Permiten racionalizar la producción documental.
 Facilita el control y acceso de los documentos debido a su tiempo de retención.
 Permiten conocer los documentos que manejan cada una de las dependencias.
 Facilita labores de organización de los archivos.
 Garantizan desarrollar el ciclo de vida de los documentos.
 Permiten regular las transferencias documentales

Las Tablas de Retención Documental del Instituto se encuentran en actualización teniendo en cuenta la
reforma estructural mediante acto Administrativo Resolución No 00598 de 2018, empleando la metodología
del Acuerdo 04 de 2013 emanado por el Archivo General de la Nación, el cual establece conformar un equipo
interdisciplinario idóneo y altamente calificado conformado por profesionales en diferentes disciplinas como
la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.

Las TRD deberán actualizarse en los siguientes casos:

 Cuando existan cambios en la estructura orgánica o en las funciones.

 Cuando el Instituto sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.
 Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país.
 Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
 Cuando se generen nuevas series y tipos documentales.
 Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos
que afecten la producción de documentos.
Las TRD, una vez elaboradas y aprobadas ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño deberán
ser enviadas por el INPEC para el proceso de convalidación por el Archivo General de la Nación-AGN, por
lo que se comprenden las siguientes etapas:

1. Se aportan los requisitos para iniciar el proceso de evaluación y convalidación de TRD o

TVD.
2. Transcurridos noventa (90) días desde la presentación de las TRD sin que la instancia
correspondiente se haya pronunciado, el Instituto podrá proceder a su inmediata
implementación.
3. Se evalúan las TRD y TVD y se expide concepto técnico de evaluación si las TRV- TVD
no reúnen los requisitos técnicos, se solicitará a la institución que haga los ajustes
correspondientes tendrá un máximo de treinta (30) días para hacer los ajustes y remitirla
nuevamente al Comité Evaluador de Documentos.
4. Si la institución no realiza los ajustes en el tiempo establecido, podrá ser sujeto de las
sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
5. Se sustentan las TRD o TVD ante el Pre-Comité Evaluador de Documentos.
6. Se sustentan las TRD o TVD el Comité Evaluador de Documentos.
7. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la convalidación, solicitará la inscripción de las
TRD en el Registro Único de Series Documentales.

La aplicación de las TRD una vez aprobadas y convalidadas, el Instituto deberá proceder a su aplicación o
implementación. Si no se cumple este proceso, el INPEC podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el
artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

El formato de TRD está compuesto por los siguientes campos, los cuales se deberán diligenciar en su
totalidad de la forma que se describe a continuación. Ver Formato PA-DO-M01-F06 Tabla de Retención
Documental.
2.6. Tablas de Valoración Documental - TVD

Este instrumento archivístico Tablas de Valoración Documental – TVD, se encuentra en construcción el cual
nos permitirá la organización de Fondos Documentales Acumulados, en la definición de los periodos
institucionales reconstruyendo el contexto histórico de la producción documental existente del Instituto. El
fondo documental acumulado del INPEC corresponde a los documentos producidos por el del Instituto desde
1914, según la legislación y cambios evolutivos arrojó cuatro periodos correspondientes a las grandes
reformas que estructuraron la Dirección General de Prisiones hasta llegar a convertirse en el actual INPEC:
1914 – 1933; 1934 – 1963; 1964 – 1991 y 1992 – 2014. Se genera un nuevo cambio organizacional según
Resolución No. 000598 de 2018, estructura organizacional en la que se basa las Tablas de Retención
Documental aprobadas por el AGN.
Con base en el análisis de la información extractada de los actos administrativos, los organigramas y el pre
inventario documental, se identifican los asuntos y/o series que conforman las Tablas de Valoración
Documental - TVD de cada período está acompañada del Cuadro de codificación donde se indican las
dependencias a las cuales se les elaboró TVD, el inventario correspondiente y el Cuadro de Clasificación.
Una vez convalidadas por el Archivo General de la Nación-AGN, se da paso a implementación y aplicación
por parte del Grupo de Gestión Documental, quien será responsable de gestionar los recursos necesarios
para su intervención.

La aplicación de las Tablas de Valoración Documental – TVD es responsabilidad del Grupo de Gestión
Documental, una vez que los documentos hayan terminado su periodo de retención se dará paso al
procedimiento que el asunto o serie registre.

3. Transferencias documentales

Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de este al Archivo Histórico,
de conformidad con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental. Existen dos tipos de
Transferencias las cuales son: Transferencia Primaria y Transferencia Secundaria.

Las transferencias deben ser anuales y se harán de la siguiente manera:

 El Grupo de Gestión Documental, elaborará y enviará a las dependencias, el cronograma de

transferencias, con su respectivo cronograma fecha indicada para que la dependencia pueda
efectuar la transferencia de sus documentos.
 Los funcionarios de gestión documental designados, se desplazarán a las dependencias, con el fin
de asesorar y verificar la cantidad y calidad en el procedimiento de la transferencia.
 Las dependencias deberán transferir al Archivo Central aquellas series o subseries documentales
que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente.
 Transferir los expedientes debidamente organizados según los criterios establecidos en el manual.
 Solicitar al Grupo de Gestión Documental, la cantidad de cajas que requieren para efectuar la
transferencia.
 Se debe tener en cuenta que la numeración de las carpetas debe ser independiente por caja de
referencia X-200 Ejemplo: Caja 1 contiene 1 a 5 carpetas, Caja 2 contiene de 1 a 6 que no superen
el contenido más de 200 folios por unidad documental de tal forma que el contenido total de la caja
contenga 1000 folios.
 Una vez verificadas las series y subseries documentales a transferir, el personal del Grupo de
Gestión Documental, dará el visto bueno y recibido a satisfacción para que los funcionarios de la
dependencia, trasladen la documentación al Archivo Central.
 Toda transferencia deberá ir acompañada de dos copias impresas del Formato PA-DO-M01-F01
Formato Único de Inventario Documental y enviar vía correo electrónico la copia en formato Excel.
Nota aclaratoria: las dependencias que no puedan cumplir con el cronograma establecido, informarán por
escrito el motivo del incumplimiento y la propuesta de la nueva fecha a transferir. En el caso de omisión total
e injustificada de la transferencia, el Coordinador del Grupo de Gestión Documental, informará por escrito a
la Dirección Gestión Corporativa y éste a su vez, a las oficinas de Control Interno y Control Interno
Disciplinario.

Una vez transferida la documentación, la organización y ubicación de las unidades de conservación (cajas)
que se deben ubicar en estantes fijos o estantería rodante, las cuales deben ir de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo:
 Debe existir una distancia libre entre la unidad de conservación (caja) y el entrepaño superior de cuatro (4)
a siete (7) cms. La distancia promedio entre entrepaño y entrepaño es de 34 cms. Para la señalización, se
debe identificar claramente el mobiliario de archivo, como bloque, cuerpo, estante, entrepaño, archivador,
gaveta identificando cada una de las partes con rótulos.

3.1. Transferencias Primarias

Es el traslado de documentos de Archivos de Gestión al Archivo Central para su conservación preventiva,

según los tiempos de conservación establecidos en la Tabla de Retención Documental. La propiedad de
consulta es media con tendencia a la baja, pues su uso se ve disminuido por cuanto la información ha
perdido algunos valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable).

Periódicamente, se debe hacer revisión de las carpetas clasificadas en series o subseries documentales
que han cumplido su período de retención en el Archivo de Gestión de la dependencia para realizar
transferencia primaria (es importante precisar que, el tiempo de retención empieza a contar a partir de la
fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación). Dicha revisión se debe realizar
conforme a lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la dependencia, para confirmar si se
debe preparar previamente la transferencia y realizarla en los tiempos definidos por el Grupo de Gestión
Documental.

Una vez confirmado que existen unidades documentales a transferir, el responsable del Archivo de Gestión
de cada una de las oficinas productoras (dependencia remitente) procederá a preparar físicamente aquellos
expedientes clasificados en series o subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención
señalado para el Archivo de Gestión desde el instrumento archivístico aplicable: Tabla de Retención
Documental - TRD.
3. 1. 1. Paso a paso para la preparación de la Transferencia Primaria:

Paso 1: Clasificación documental. Implica la identificación de la procedencia en los documentos teniendo

en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas a lo largo de su gestión. Los documentos
deben estar organizados respetando el principio de procedencia y de orden original, normalmente acorde
con los trámites administrativos que dan lugar a la producción documental. Recuerde tener en cuenta los
criterios de organización archivística definidos en el Manual de Gestión Documental.

Paso 2: Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para ello se puede utilizar
elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente blancas, el personal debe disponer de
tapabocas y guantes.

Paso 3: Eliminación de material metálico. Con el fin de contribuir a la conservación de los documentos,
el material que va a ser transferido no debe tener presencia de ganchos clip, ganchos de cosedora o ganchos
de legajar metálicos, pues estos generan oxidación. Para su retiro debe tenerse cuidado especial evitando
rasgar o hacer rotura de los documentos.

Paso 4: Identificación del material afectado por biodeterioro.El material que se detecte afectado por
hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse, con una cartulina desacidificada pues el contacto con
la documentación que se encuentra en buen estado puede terminar infectado.

Paso 5: Revisión. El documento que esté impreso en papel termoquímico (de fax), debe ser fotocopiado
en papel bond, para asegurar la permanencia de la información. Los documentos de apoyo pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo Jefe
de la Dependencia.

Paso 6: Foliación. Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, éstos deben
estar foliados con lápiz en la parte superior derecha de manera completa y correcta, en el sentido de la
orientación del texto. Cada carpeta debe tener en promedio doscientos folios. Los folios totalmente en blanco
y sueltos, no deben ser enviados a transferencia. Si en algún momento se encuentra error en la foliación,
esta deberá corregirse anulando con una línea oblicua registrando el número que le corresponde.
Paso 7: Identificación de Unidades Documentales (carpetas). Cada unidad documental debe estar
identificada con la información que solicita el rótulo institucional, de manera completa, sin tachones ni
enmendaduras.

Paso 8: Legajado y Amarre. Todos los documentos deben estar legajados, de manera que coincidan en la
parte superior al papel tamaño oficio. Los expedientes o grupo de documentos no se deben amarrar, pues
el contacto con la pita, cordel o elásticos genera la rotura de los bordes. En caso que se requiera reforzar o
asegurar agrupación en las unidades de conservación a transferir, se recomienda utilizar cinta de faya para
hacer el amarre, ya que ésta es de algodón.

Paso 9: Embalaje. Si la documentación se encuentra limpia, revisada y foliada, se procederá al empaque.

La cantidad de carpetas a introducir en cada caja debe ser de acuerdo al volumen de las mismas, con el fin
de evitar el deterioro de los documentos.

El promedio de carpetas por caja es de 6 unidades, no obstante, pueden ser más, o menos la cantidad. Lo
ideal es no queden ni muy ajustadas, pero tampoco suelta.

El ingreso de las carpetas a la caja debe mantener el orden descrito en el Formato PA-DO-M01-F01 Formato
Único de Inventario Documental.

Paso 10: Identificación de cajas. Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en
un lugar visible.
Para entregar las cajas se debe tener en cuenta que la primera caja deberá corresponder al primer número
de la remisión y así sucesivamente, esto con el fin de confrontar el ingreso de la transferencia con el formato
PA-DO-M01-F01 Formato Único de Inventario Documental y mantener el orden en la ubicación física de las
mismas. Diligenciar el rótulo de la caja de acuerdo con lo establecido en el Manual de Gestión Documental,
Rotulación de cajas y carpetas de documentos físicos.

Paso 11: Inventario Documental de Transferencia. Diligenciar el formato único de inventario documental
- en original (para el Archivo Central), detallando las series documentales o carpetas a transferir junto con
su archivo magnético en formato Excel. Cada dependencia abrirá una carpeta electrónica y/o física de
“Transferencias Documentales” que conservará en su Archivo de Gestión físico o electrónico, de tal forma
que sirva de referencia para efectuar con precisión la solicitud de préstamo de documentos al Archivo
Central en el futuro.

Paso 12: Entrega al Grupo de Gestión Documental. Preparada la documentación, se solicitará enviar
mediante correo electrónico para revisión por parte del Grupo de Gestión Documental el inventario
documental que va hacer sujeto a transferir, una vez se efectué dicha verificación se dará autorización para
el traslado de las unidades conservación (Cajas de archivo). De existir inconsistencias en el inventario
entregado o de no encontrarse la documentación organizada, el Archivo Central se abstendrá de aceptar la
transferencia, pues por transparencia de información no es posible recibir documentación que no cumpla
con los parámetros indicados.
3.2. Transferencias Secundarias

Es el traslado de documentos del Archivo Central al Histórico. Estas transferencias concluyen los procesos
de valoración documental secundaria en la institución y tienen como fin garantizar la protección de los
documentos con valores secundarios: social, cultural, patrimonial, investigativos e histórico. En este sentido,
el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase, al conservar o preservar en el Archivo Histórico
los documentos con valores secundarios para su custodia permanente.

Los documentos a transferir, deberán cumplir el principio de procedencia, el principio de orden original,
descripción e integridad del fondo. Las transferencias se deben llevar a cabo con estricta aplicación de las
Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental por series documentales, y deben
incluir tanto los expedientes físicos, como electrónicos e híbridos.

Las transferencias documentales secundarias se realizarán de acuerdo con las instrucciones dadas en el
Decreto 1080 de 2015 “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

3. 2. 1. Directrices para realizar las transferencias de documentos de conservación

permanente

Para la transferencia secundaria de los documentos de archivo declarados de conservación permanente se

deberán seguir los siguientes lineamientos:

1. Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como

mínimo cada diez (10) años, podrá establecerse una periodicidad menor previo acuerdo.
 2. El Instituto deberá presentar al Archivo General de la Nación un plan de transferencias
documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por el
Archivo General de la Nación.
3. El Instituto deberá entregar un informe técnico detallando los procesos técnicos de
valoración y selección aplicados a los documentos a transferir.
4. Los documentos cuya transferencia se vaya a realizar, deberán cumplir con criterios de
organización archivística, siguiendo el principio de procedencia, orden original,
descripción e integridad de los fondos. En todo caso, las transferencias se deben trasladar
con estricta aplicación de las tablas de retención documental por series documentales, y
deben incluir tanto los expedientes físicos, como electrónicos e híbridos.
5. La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo General de
la Nación, los siguientes elementos:

 Un inventario físico y en medio electrónico de las series documentales y de los

expedientes a transferir.
 La base de datos con la descripción de los documentos a trasferir, la cual deberá
cumplir con la Norma Internacional para la Descripción Archivística –ISAD(G).
 Copia de los medios técnicos (Digitales, ópticos, microfilme, etc.), cuando este
procedimiento se haya establecido en la respectiva TRD o TVD; dichos medios
deberán tener una descripción de su contenido.
6. Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por la coordinadora del
Grupo de Gestión Documental de la Sede Central y el Archivo General de la Nación - AGN
y se adjuntará el inventario detallado
7. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario- INPEC deberá publicar en su página web
la información de las transferencias secundarias realizadas al Archivo General de la
Nación, con el fin que la ciudadanía tenga conocimiento de los documentos que ya no
están en poder del Instituto.

4. Inventario documental

Se destaca la importancia del inventario como instrumento de control y registro de series o asuntos sobre el
cual se soporta el proceso de valoración. Dadas sus características como instrumento de control que
“describe las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series” el inventario es la herramienta
adecuada para adelantar el proceso de valoración.

Es preciso destacar algunos aspectos relevantes de la información que aporta el inventario para el
conocimiento de la producción documental de cada una de las dependencias del Instituto.

Específicamente el inventario: Permite identificar los asuntos o series que maneja el INPEC y cada una de
las dependencias.

 Permite controlar la producción documental específica por dependencias.

 Determina las fechas reales de cada asunto o serie.
 Registra la frecuencia de consulta.
 Registra los soportes de la información de cada serie o asunto.
 Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto.
 Señala el volumen para cada serie documental.
 Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto.
  El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las
dependencias de la entidad productora.

1. Entidad remitente: debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a

transferir.

2. Entidad productora: debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o
produce los documentos.

3. Unidad administrativa: debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor

jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. Oficina productora: debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. Objeto: se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias,
Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o
dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación

6. Hoja No: se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del
inventario.

7. Registro de entrada: se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe
consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la
transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. N° de orden: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos
descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

9. Código: sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada
una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. Nombre de las series, subseries o asuntos: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias,
secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento
corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan
identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la
misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series
o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

11. Fechas extremas: debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento
dd/mm/aaaa), deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el
caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará S.F.

12. Unidad de conservación: se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la

columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes.

13. Numero de folios: se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación
descrita.

14. Soporte: se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos
(V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DVD), etc.

15. Frecuencia de consulta: se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto,
medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta
de la oficina responsable de dicha documentación.

16. Notas: se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas
anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos,
circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o
repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la
existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe
señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías
o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada
anexo.

Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el

tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación
de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17. Elaborado por: se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
 18. Entregado por: se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. Recibido por: se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

4.1. Consulta y préstamo de documentos

A continuación, se describe las actividades para la consulta y préstamo de documentos que tiene como
finalidad facilitar el rápido acceso a la información de manera que se garantice la respuesta ágil y oportuna
a los requerimientos tanto internos como externos.

La consulta es dar acceso a usuarios internos y externos autorizados, a los documentos que se encuentran
en el Archivo Central, para ser consultados para tal fin.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o
de los ciudadanos, es un derecho fundamental, por ello se debe facilitar el acceso a los mismos, con los
controles correspondientes.

Cuando el interesado desee que se le expidan copias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la
dependencia respectiva y solo se permitirá cuando la información no sea de carácter reservado.

Con el fin de tener control de la consulta y préstamo de documentos, el funcionario responsable del archivo
debe garantizar el diligenciamiento completo del formato “Control y préstamo de documentos”. El
diligenciamiento del formato se debe realizar cada vez que se consulte y/o se preste un expediente y se
debe hacer seguimiento a la devolución de los expedientes en préstamo.

Una vez transferida la documentación al archivo central, la responsabilidad de su guarda y custodia

corresponde al Grupo de Gestión Documental y será allí donde las oficinas productoras realicen las
solicitudes de préstamo documental para atender de los requerimientos según su competencia.

El préstamo de documentos del archivo central será por ocho (8) días hábiles, cada usuario se
responsabilizará por el cuidado y entrega de los documentos en las fechas indicadas, y el Grupo de Gestión
Documental de la Sede Central realizará seguimiento a su devolución Este servicio se controla a través del
Formato de Consulta y Prestamos, así:
4.2. Pasos para realizar préstamos documentales

1. Se debe diligencia en su totalidad el formato PA-DO-M01-F03 Consulta y Préstamo de Documentos

2. Realizar la solicitud al correo archivo.scentral@inpec.gov.co
3. En dicha solicitud manifestar si la información solicitada se requiere en físico o en medio técnico
(digitalizada) a menos que el trámite o proceso al cual se le quiera dar respuesta necesite de la
unidad documental en original o copias auténticas, éstas se entregarán personalmente al
responsable encargado por oficina, grupo, dependencia o área que haya realizado la solicitud
4. El Grupo de Gestión Documental contará con 3 días hábiles para atender y responder las
solicitudes que se realicen, excepto Tutelas o Desacatos que se deben contestar en el término de
la distancia.
5. En caso que el responsable de la oficina, área, dependencia o grupo, requiera anexar
documentación a la carpeta o unidad documental, deberá registrar mediante oficio dicha
información, especificando el tipo de documentación, el número de folios y el porqué de dicha
acción.
6. Los préstamos de las unidades documentales podrán permanecer durante un periodo no mayor a
8 días hábiles contados a partir de la fecha de entrega del expediente.
7. Cuando las unidades o referencias documentales sean requeridas por entes externos al Instituto,
ésta solicitud también deberá realizarse vía correo electrónico a archivo.scentral@inpec.gov.co
autorizado y deberá contar con los soportes jurídicos que sustenten tal requerimiento. El tiempo de
respuesta y devolución serán los mismos, 3 días hábiles para dar respuesta por parte del Grupo
de Gestión Documental y 8 días hábiles para devolver la unidad o referencia documental prestada
En caso que se requiera por más tiempo deberá solicitar la prórroga del mismo.

5. Gestión de documentos electrónicos

El INPEC en articulación con los lineamientos del Gobierno Nacional, se compromete al uso racional de los
recursos, por medio de planes, programas y actividades encaminadas a la eficiencia administrativa de la
entidad en concordancia con la Política PA-DO-PL01 Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, a
partir de algunas recomendaciones que permitirá racionalizar el uso de papel, el reciclaje e implementación
del archivo electrónico. Creando así unos hábitos sencillos para el correcto uso del papel podemos contribuir
a la construcción de la estrategia “cero papel”.
Adicionalmente se fortalece con la política PA-TI-PL01 Seguridad de la información en cumplimiento de los
lineamientos gobierno en línea, preservando los atributos de confidencialidad, integridad y disponibilidad de
la información, promoviendo una cultura de la seguridad de la información y administrando los riesgos de
los activos de información, mediante el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejoramiento
continuo del Sistema de Gestión de seguridad de la Información SGSI, contribuyendo con la Misión, Visión
y Objetivos Estratégicos del Instituto.

BIBLIOGRAFIA

Mini/Manual No 4. Archivo General de la Nación, Tablas de Retención y Transferencias Documentales

(Directrices básicas e instructivos para su elaboración)

Cartilla de Ordenación, Archivo General de la Nación. Sistema Nacional De Archivos Bogotá - Colombia
2003

Manual de Archivística (Primera Fase) Guía Para la Implementación de un Programa de Gestión

Documental. (Anexo 4: Foliación. Página 119)

Guía N° 1, "Buenas Prácticas para reducir el consumo de papel" del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones Dirección de Gobierno en línea.

Anexos
• PA-DO-M01-F01 Formato Único de Inventario Documental
• PA-DO-M01-F03 Préstamo y Devolución de Expedientes
• PA-DO-M01-F04 Rotulo de Carpeta
• PA-DO-M01-F05 Rotulo de Caja
• PA-DO-M01-F06 Tabla de Retención Documental
• PA-DO-M01-F07 Hoja de Control

Lista de Versiones
Fecha de Motivo de la
Versión Modificaciones
Emisión Modificación
Creación del
1 31/Jul/2015 No aplica.
documento
Se dan lineamientos para la creación de la Hoja de Control
para series documentales compuestas. Se elimina el
2 23/Oct/2017 Actualización.
formato PA-DO-M01-F02 Hoja de Control Historias
Laborales.
 3 31/Dic/2018 Actualización. Se actualiza normatividad, aspectos generales y anexos.
Incorporación
4 08/Mar/2019 Acreditación ACA.
estándar ACA

Elaboró Revisó Aprobó

Estefany Cuitiva No existen registros de aprobación
Nombre:
Urrego
Técnico
Cargo:
Administrativo
Fecha: 26/Mar/2019
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