OBJETIVOS

Conocer el manejo de aspectos administrativos de la institución

Aprender su organización y ordenamiento

Sistematizar las funciones de los distintos documentos

Practicar sobre supuestos

03 CLASE
Estas son las temáticas y objetivos trabajados
en la unidad.

COMENCEMOS

Toda persona que cumple una función administrativa dentro

de una Institución Escolar debe conservar toda documentación

debido a la importancia y valor de la misma, es así que en cierta

forma se convierte en un archivista también. El rol no implica

ser un simple receptor y custodio de papeles arrinconado en al-

gún cuarto del edificio escolar, sino más bien, debe ser un actor

dinámico e interactivo. Su presencia en la toma de decisiones

es importante sobre todo, en el diseño de la organización do-

cumental y en la planificación de los flujos documentales (re-

corridos) que evidencian los trámites internos y externos de la

institución.

Pero antes de abordar la clase de archivo, primero veremos

cómo sistematizar la diferente documentación.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

¿Qué es la sistematización?

Definir un concepto es siempre ma-

teria compleja ya que es difícil recoger en

pocas palabras todos los matices que se

consideran fundamentales. Por ello, nos

encontramos con diferentes definiciones

de la sistematización que nos dan pistas

sobre lo que es y que nos puede ayudar a

comprender mejor esta propuesta meto-

dológica.

Sistematizar es:

Registrar, de manera ordenada, una experiencia que deseamos compartir

con los demás, combinando el quehacer con su sustento teórico, y con énfasis en la

identificación de los aprendizajes alcanzados en dicha experiencia. (Instituto Intera-

mericano de Derechos Humanos)

La sistematización es aquella interpretación crítica de una o varias experien-

cias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explica la lógica

del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han

relacionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo. (Oscar Jara)

Una alternativa a la evaluación tradicionalmente aplicada a los proyectos so-

ciales y educativos. También se presenta como una respuesta a las insuficiencias de

la investigación social predominante para analizar las problemáticas que relevan los

proyectos de cambio y de intervención social. (Sergio Martinic)

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Módulo 1. Secretariado Escolar

Desde nuestra perspectiva, la sistematización es la interpretación crítica de

una experiencia que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o ex-

plícita la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso,

cómo se han relacionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo y con ello cons-

truye nuevos conocimientos. (Proyecto de Sistematización de Experiencias de Desa-

rrollo Humano)

Vamos a considerar la siguiente definición.

La sistematización es aquella interpretación crítica de una o varias experiencias

que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explica la lógica del

proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han rela-

cionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo.

La sistematización es la ordenación y organización permanente de la infor-

mación. Es una herramienta para tener una mejor comprensión de las experiencias

que realizamos, y así poder mejorar la propia práctica. Permite pensar en lo que se

hace, obtener conclusiones para mejorar el trabajo y hacerlo más coherente en el

futuro.

Consiste en aplicar diferentes técnicas y procedimientos que permiten:

• Una mejor distribución de trabajo.

• Establecer responsabilidades.

• Determinar el orden de intervención de los distintos niveles administrativos.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

¿Qué se sistematiza?

“Práctica”: Toda actividad con carácter educativo: talleres pedagógicos, semi-

narios, cursos, charlas, asesorías, etc.

“Experiencia”: Práctica concreta y sistémica de enseñanza – aprendizaje apo-

yada en tecnología e implementada con propósito de contribuir al mejoramiento de

procesos educativos que proponen una forma de construir conocimiento y/o nuevas

estrategias didácticas. Por ejemplo, uso de las nuevas tecnologías

“Proyecto”: Conjunto de actividades que se proponen realizar en una manera

articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de

satisfacer necesidades o resolver problemas dentro de los límites de un presupuesto

y de periodos determinados. Por ejemplo, armado de propuestas de distinta temática

que podamos plasmar en aspectos relacionados a la institución: proyectos inter ins-

titucionales solidarios que se aplicarán en alguna localidad del interior con marcadas

deficiencias por ejemplo se aprendizaje (se organizarán talleres de escritura, lectura y

clases básicas de matemática)

Es necesario entender que: Sistematizar no es narrar experiencias; debe ir mu-

cho más allá. No es describir procesos; sino pasar del nivel descriptivo a un nivel inter-

pretativo. No es clasificar experiencias por categorías comunes; es hacer una revisión

crítica de esas categorías de análisis. No es hacer una disertación ejemplificando con

algunas referencias prácticas; sino que, las prácticas deben ser argumentadas y fun-

damentadas teóricamente.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

La sistematización se sitúa entonces, en un camino entre la descripción y la Teoría.

¿Para qué Sistematizar? Se sistematiza para:

• Ordenar procesos, acciones y actividades

• Recuperar, resignificar, comprender y valorar creativamente una práctica o

experiencia

• Posibilitar un conocimiento más profundo de la realidad

• Evaluar prácticas o experiencias

• Contextualizar: desde lo teórico y metodológico y en la realidad social, política

económica y cultural

• Retroalimentar: evaluar, investigar, cambiar y mejorar (teórica, metodológica-

mente)

• Formular nuevos conceptos acerca de la realidad

• Hacer una historia o analogía de la experiencia

• Comparar, intercambiar, comunicar y/o diseminar la experiencia.

Sus principales objetivos son:

Ordenar, recuperar, mejorar, aprender y comunicar experiencias o prácticas

educativas

Es importante aclarar algunas definiciones de términos que nos pueden

ayudar en la comprensión del concepto de lo que es sistematizar.

Sistemático: “Poner en orden las ideas y cosas para poder funcionar con ellas y
aprovecharlas mejor”.

Sistema: “Red de articulaciones organizadas según una lógica específica”.

Sistematizar: “Descifrar la lógica de algo o la acción de convertirlo a nuestra

lógica”.

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¿Para quién se Sistematiza?

Los destinatarios de los resultados y productos de la sistematización son:

• Los protagonistas o actores de la práctica, experiencia o proyecto

• Los usuarios como: la comunidad educativa, las Secretarías de Educación, una uni-

versidad, una agencia financiera, un seminario, un congreso, etc.

¿Cuál es el Proceso General de la Sistematización?

• Recopilar la información pertinente a la experiencia o proyecto, consignada en: ac-

tas, notas, planes, informes, diarios de campo, fichas, guías de observación.

• Ordenar la información disponible según criterios claros. Los criterios siempre esta-

rán definidos de acuerdo a qué estamos sistematizando. Si focalizamos esa sistemati-

zación en, por ejemplo, cantidad de alumnos que adeudan espacios curriculares pre-

vios, tendremos en cuenta curso, espacio curricular, sexo, año que cursó ese espacio.

Los criterios están relacionados específicamente al trayecto académico del alumno.

• Analizar la información ordenada: dotar de sentido al proceso realizado, identificar

logros y dificultades, problemas y hallazgos.

• Reflexionar a partir de la práctica, con apoyo de la teoría, para tener la capacidad de

transformar la realidad.

• Fortalecer la teoría.

• Socializar la experiencia. Si nos basamos en el ejemplo anterior, no son muchas las

personas que intervienen en esa sistematización; en realidad es una sola la encargada

pero como necesita información de otros agentes (por ejemplo, preceptores) y lue-

go deberá compartir los resultados del trabajo, socializa esas conclusiones en primer

lugar con las autoridades y luego con el preceptor responsable de cada uno de esos

alumnos que adeudan algún espacio, porque deberán volcar esa información en los

libros de calificaciones y boletines respectivos.

• Volver a la práctica mejorada.

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¿Cómo se Sistematiza?

El proceso de sistematización se desarrolla abordando los siguientes pasos:

Descripción del desarrollo de la práctica o experiencia educativa. Lo que incluye:

• Objetivos

• Actividades realizadas, técnicas implementadas e instrumentos aplicados

• Periodo de tiempo en el cual se realizó

• Cantidad y descripción de las personas participantes

• Descripción del lugar donde se desarrolló

• Evaluación de la práctica o experiencia

Marco teórico – conceptual en el cual se inscribe la experiencia

Contextos:

• Histórico, social, político y económico, es decir, la situación general del país

• Institucional: tipo de institución, características

La intencionalidad de la experiencia o práctica educativa

La estrategia metodológica que se implementó:

• Definición conceptual de la metodología

• Descripción del proceso realizado

• Explicación de las técnicas que se implementaron (entrevistas, encuestas, reuniones,

asambleas)

• Explicación de los instrumentos utilizados (cuestionarios, protocolos, actas, diarios

de campo, etc.)

• Evaluación de la metodología

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Módulo 1. Secretariado Escolar

Análisis del desarrollo de la experiencia, lo que implica:

• Las contradicciones que se encontraron y cómo se asumieron

• Los aspectos del contexto local e institucional que han facilitado o dificultado la eje-

cución de la experiencia pedagógica.

• Los aciertos y los desaciertos en su ejecución, planeación, ejecución y evaluación

• Las nuevas definiciones que han debido formularse con relación al planteamiento

original.

Los resultados de la experiencia son:

• Los productos de la experiencia.

• Las conclusiones generales: hallazgos conceptuales y metodológicos.

• Evaluación: responder a los objetivos planteados.

Estrategias, técnicas y herramientas para comunicar la experiencia,

o conocimiento. Utilizar formato escrito.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

¿Cuáles son los instrumentos para la sistematización?

La recolección y la organización de la información se realizan, generalmente mediante

Es un instrumento utilizado para registrar aquellos he-

chos susceptibles de ser interpretados; en este sentido,
Diario de campo el diario de campo es una herramienta que nos permite
sistematizar las experiencias para luego analizar los re-
sultados

Es el documento escrito que registra los temas tratados

y los acuerdos adoptados en una determinada reunión
con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez
Actas a lo acordado; aunque pueden ser documentos indepen-
dientes, las actas casi siempre están recogidas en un libro
de actas, debidamente diligenciado y cuyas páginas están
numeradas.

Es un instrumento de investigación que consiste en una

serie de preguntas y otras indicaciones con el propósi-
to de obtener información de los consultados. Aunque a
menudo están diseñados para poder realizar un análisis
estadístico de las respuestas, no es siempre así. El cues-
Cuestionarios tionario es un documento formado por un conjunto de
preguntas que deben estar redactadas de forma coheren-
te, y organizadas, secuenciadas y estructuradas de acuer-
do con una determinada planificación, con el fin de que
sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información
que se precisa.

Es el conjunto de reglas de formalidad que rigen los ac-

tos y ceremonias diplomáticos y oficiales “cumplir con el
Protocolos protocolo; conjunto de reglas de cortesía que se siguen
en las relaciones sociales y que han sido establecidas por
costumbre.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

Se conoce como guía a aquello que dirige o encamina. El

término, de acuerdo al contexto, puede utilizarse de di-
versas maneras: por ejemplo, una persona que enseña a
Guías de otra un determinado camino, entre otras posibilidades;
por su parte, observación, por otra parte, es la acción y
Observación efecto de observar (mirar con recato, examinar con aten-
ción). La observación permite detectar y asimilar informa-
ción, o tomar registro de determinados hechos a través
de instrumentos.

Es un instrumento que sirve de guía para la evaluación

Protocolos de
de todo tipo de aprendizaje del cual pueda haber eviden-
Observación cia física: material escrito, trabajos de arte, proyectos de
ciencias; todos estos productos se pueden valorar me-
Colaborativa diante este protocolo

Es un diario académico que describe y registra lo que pien-

sa, hace o deja de hacer el estudiante sobre la clase, sobre
el curso, sobre el programa, sobre el contexto en el que
Portafolio de actúa o estudia, sobre sus necesidades y experiencias y
desempeño sobre el progreso en el aprendizaje y los compromisos de
mejoramiento continuo. Tiene como propósito mejorar el
aprendizaje y manejar la evaluación como una responsa-
bilidad directa del sujeto, esto es, como auto evaluación.

Tiene como objeto fundamental registrar la información

de los temas de documentos claves, que se identifican du-
Fichas temáticas rante la investigación. Puede contener más de un tema y
son guías que se utilizan para complementar las investi-
gaciones que se están realizando o se han realizado.

Carpetas El objetivo de las carpetas temáticas, es constituir un in-

sumo para la investigación sobre la prensa referida a edu-
temáticas cación.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

tareas administrativas

En las próximas clases iremos introduciendo más procedimientos de organiza-

ción, pero para ir abordando algunas tareas administrativas veremos cómo llevar un

registro de asistencia

Registro de asistencia

Es el documento donde se asienta la asistencia o inasistencia de los alumnos en

cada turno o actividad, junto a datos filiatorios básicos de los mismos, apellido y nom-

bre completos por orden alfabético, documento, fecha de nacimiento, edad, apellido y

nombre completos del tutor responsable, documento del mismo, domicilio y teléfono

de contacto. Se organiza por año y división. Permite realizar un seguimiento de la re-

gularidad de la concurrencia del alumno al establecimiento.

Este requisito constituye la base para la confección y actualización de otros esta-

dos administrativos, como así también de apoyo para la emisión de informes estadís-

ticos. Para este procedimiento la normativa de referencia es la resolución N° 688/06.

(es importante tener en cuenta que según las jurisdicciones pueden existir algunas

diferencias).

Procedimiento

La dirección de la escuela conformará los listados de los alumnos por sección

de acuerdo con la información surgida del proceso de inscripción, y los entregará a los

preceptores asignados.

En la conformación del listado por división, deberá tener en cuenta la distri-

bución de los alumnos ingresantes, de manera de que no se conforme una división

con mayoría de alumnos repetidores, o una división desproporcionada en cuanto a

la cantidad de alumnos en relación con las demás, salvo excepciones debidamente

fundamentadas.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

Cada preceptor deberá:

• Completar la información correspondiente en la 1º página. En esta hoja se

coloca a qué curso corresponde el registro y año académico.

• Transcribir en la 2º página (datos del alumno) el listado por orden alfabético

separando mujeres y varones, previendo espacios en blanco en caso de producirse

el ingreso de nuevos alumnos luego de iniciado el ciclo. Van todos los alumnos en la

misma hoja y por lo general, por cuestiones de seguimiento se organiza la información

alfabéticamente (mezclados varones y mujeres); suele suceder que en el nivel prima-

rio coloquen a los alumnos separados por sexo. Mujeres primero, varones después.

• Citar a los adultos responsables de cada alumno a fin de registrar su firma en

la última página (registro de firmas), si no firma, por lo general no pasa nada que impli-

que alguna falencia administrativa; en general los tutores en algún momento del año

pasan a registrar la firma sobre todo cuando hay reuniones informativas para cada

curso. Pero de todos mozos la ausencia de esta firma no implica ningún problema.

• En las hojas de asistencias:

o Rayar los días no hábiles, feriados y suspensiones (en este último caso, aclarar

el motivo sobre la línea).

o Identificar las inasistencias de tal manera que se pueda visualizar para cada

actividad o turno, en cuál o cuáles se produjo la inasistencia.

o Rayar los espacios de los días subsiguientes y aclarar el motivo, cuando se

produzca la baja de un alumno.

o Diariamente consignar inscriptos, presentes y ausentes de varones y mujeres

por separado y al pie de cada día los totales correspondientes.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

o El último día hábil de cada mes completar los movimientos de alumnos (altas

y bajas), los porcentajes de asistencia y la asistencia media. Dentro de la tarea del

preceptor cada fin de mes y luego de volcar las tardanzas registradas en ese período,

se procede al cierre del registro. Esto implica contar las faltas que tuvo cada uno de

los alumnos en el mes y colocar esa cantidad en una de las columnas habilitada a los

efectos donde dice “faltas justificadas” (en esa suma total, van incluidas las tardanzas y

cualquier otra que se compute por falta de uniforme o ausencia a educación física, por

ejemplo). Si nosotros queremos saber que asistencia media hubo en el mes, dividimos

el total de asistencia (producto de la suma de todas las asistencias de los alumnos)

entre los días hábiles del mes.

Para ser más gráficos: tenemos un curso con 32 alumnos, los cuales en total

registran 544 días de asistencia (entre todos) y tenemos un mes con 20 días hábiles, si

dividimos esas dos cantidades (544 / 22), obtendremos que tuvimos un promedio de

27.2 chicos presentes por día

o Asentar todas las inasistencias de los alumnos, aclarando cuando se hayan

producido por situaciones excepcionales como: inclemencias climáticas, inasistencias

docentes, paros de transportes, etcétera.

• Al momento de la confección del registro, se reservarán espacios en blanco

para varones y para mujeres, a efectos de incluir a aquellos alumnos que ingresen con

posterioridad, de quienes se anotará la procedencia en observaciones y se asentará la

cantidad de inasistencias registradas en el certificado de pase correspondiente.

• Confeccionar el parte diario del curso con la información de este registro. Ver

lo señalado sobre este estado administrativo en el apartado correspondiente.

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Registro de Asistencia Diaria

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Módulo 1. Secretariado Escolar

Acta de notificación de inasistencias

A efectos de cumplir con la normativa que prevé la notificación permanente de

los padres o adultos responsables, sobre la concurrencia de los alumnos, y las posi-

bles situaciones de riesgo educativo se deberá cumplimentar la planilla de asistencia

individual.

A tal fin la dirección proveerá a cada preceptor con la cantidad necesaria según

los alumnos que tenga a su cargo.

Los preceptores, irán cumplimentándola y procederán a citar a los padres o

adultos responsables, en los plazos establecidos por la normativa. Desde nación se

exige un 85% de presentismo por año lectivo, eso le da el margen a un alumno de

manejar entre 28 y 30 faltas permitidas por año informando periódicamente al equipo

directivo respecto de las novedades producidas.

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Módulo 1. Secretariado Escolar

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Consignas del
TRABAJO PRÁCTICO
Presentamos a continuación la o las consigna del trabajo práctico a resolver o desarrollar.
Recuerda que deberás presentar la resolución del mismo en el espacio asignado para tal fin.

El registro de asistencia brinda información para el seguimiento de los

alumnos. Investiga la cantidad máxima de inasistencias posibles.

Además averigua qué debe hacerse en caso de que se exceda el máximo

establecido. ¿Qué documentación extra se solicita?

Responder la consigna desde el espacio para subir el TP de la

CLASE 3 - MÓDULO 1