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Código: OP-PL-001
CONTENIDO
1 ALCANCE.................................................................................................................................................... 1
2 OBJETIVOS ................................................................................................................................................ 2
3 APLICABILIDAD .......................................................................................................................................... 2
4 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS............................................................................................................. 2
4.1 PROCEDIMIENTOS INHERENTES AL PLAN DE SEGURIDAD FÍSICA .............................................................. 3
4.1.1 Protocolo al recibir el bulto (verificación, re etiqueta, re marcado). ......................................... 3
4.1.2 Recepción, transporte y entrega de material radiactivo. .......................................................... 3
4.1.3 Procedimiento seguimiento satelital de vehículos. ................................................................... 3
4.1.4 Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias radiológicas. ......................... 3
4.2 PRUEBA Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE SEGURIDAD FÍSICA ......................................................................... 3
4.3 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE SEGURIDAD FÍSICA .................................................................. 3
4.4 REVISIÓN DE LA PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA VULNERABILIDAD. ................................................. 4
4.1.5 Consideraciones especiales transporte de fuentes Categoría 1. ............................................... 4
4.5 EVALUACIÓN DE LA AMENAZA .................................................................................................................. 4
4.6 NOTIFICACIÓN DE AMENAZAS E INCIDENTES ............................................................................................ 7
5 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................ 10
5.1 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES .................................................................................................... 10
5.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .................................................................................................................. 12
5.3 CONFIABILIDAD ....................................................................................................................................... 12
5.4 CAPACITACIÓN ........................................................................................................................................ 13
6 GESTIÓN DE INFORMACIÓN .................................................................................................................. 16
6.1 SEGURIDAD FÍSICA DE LA INFORMACIÓN ................................................................................................ 16
6.2 RETENCIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 17
6.3 CONFIDENCIALIDAD ................................................................................................................................ 18
7 MEDIDAS DE SEGURIDAD FÍSICA EN EL TRANSPORTE ..................................................................... 19
7.1 RUTAS PRIMARIAS Y ALTERNAS ............................................................................................................... 19
7.2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD ............................................................................................ 19
4.1.6 Equipamiento y medio de transporte ...................................................................................... 19
4.1.7 Mando y control de operaciones ............................................................................................. 19
4.1.8 Medidas adicionales de seguridad física ................................................................................. 20
4.1.9 Mantenimiento y pruebas a sistemas y equipamiento............................................................ 20
8 RESPUESTA A EMERGENCIAS .............................................................................................................. 20
IMPORTRANS RADIACTIVOS LTDA
Código: OP-PL-001
CONTENIDO ILUSTRACIONES
Pág.
Ilustración 1.Flujo de documentación ............................................................................................................ 16
1 ALCANCE
El Plan de Seguridad Física en el Transporte abarca todos los traslados que se realicen de fuentes radiactivas
desde un origen hasta su destinatario final, transportistas asociados a nuestras licencias, siguiendo todo los
lineamientos establecidos en el Reglamento para Transporte Seguro de Material Radiactivo Resolución No
181682 y teniendo en cuenta la Guía del OIEA titulada “Security in the Transport of Radioactive Material”,
Colección de Seguridad Física Nuclear No. 9.
2 OBJETIVOS
- Dar a conocer todos los mecanismos destinados a la seguridad física en el transporte de material
radiactivo.
- Proteger a todos los entes involucrados en el transporte de material radiactivo tales como personal
del público, medio ambiente y personal de la empresa.
- Minimizar los riesgos inherentes que se pueden presentar en el traslado de una fuente radiactiva
bajo la aplicabilidad del Plan de Seguridad Física en el Transporte.
3 APLICABILIDAD
La aplicación de este Plan será evaluada de un modo continuo con el fin de llevar a cabo los ajustes precisos
en cada etapa del proceso. Este Plan de Seguridad Física en el Transporte cubre a todos los remitentes y
destinatarios con sus respectivas licencias de manejo vigentes.
Las medidas establecidas en este plan de seguridad en el transporte aplican directamente a Importrans
Radiactivos Ltda.
4 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
Con el fin de definir los procedimiento, normas y operaciones, en esta sección se definen o relacionan todos
aquellos que están involucrados en la seguridad física del transporte tomando como base lo establecido en
la Resolución No 181682 en cuanto al transporte de material radiactivo, y la Resolución 90874 la cual
establece los requisitos y procedimientos para la expedición de autorizaciones para el empleo de fuentes
radiactivas.
EL material radiactivo transportado por nuestra empresa se encuentra catalogado como una mercancía
peligrosa por tal motivo damos cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1609 por el cual se reglamenta
el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera.
Este plan será puesto a prueba y evaluado teniendo en cuenta inicialmente la auditoria interna realizada al
programa de protección radiológica según nuestro programa de gestión de calidad.
De igual forma para el transporte de fuentes Categoría 1, realizaremos una evaluación del plan de seguridad
física una vez se termine dicha operación con el fin de optimizar para la siguiente expedición.
La documentación del sistema integrado de gestión se debe revisar periódicamente incluyendo el plan de
seguridad física en el transporte, especialmente cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones:
Cambio en los procedimientos.
Por aplicación de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora
Por requerimientos o solicitudes del personal.
Por resultados de auditoría.
Con el fin de evitar cualquier evento en el transporte de material radiactivo nuestra empresa ha implemento
una revisión diaria antes de iniciar cualquier operación para el transporte de material radiactivo (lista de
chequeo de vehículos, documentos y accesorios de Radioprotección OP-FR-003).
Cuando se realice una operación de fuentes Categoría 1, debemos, previamente a la fecha de programación
del servicio realizar la evaluación de las condiciones de la carretera (Derrumbes, Bloqueos, etc), de igual
forma verificar las condiciones de seguridad pública con el fin de implementar medidas más fuertes en la
seguridad de la fuente.
Durante el transporte
En los procesos de distribución se pueden presentar incidentes, los cuales deberán ser atendidos o coordinados
por el responsable de la protección radiológica, quien deberá ser notificado inmediatamente en caso de que se
presenten emergencias en las cuales se involucre material radiactivo. Los riesgos asociados al transporte se
estima que son bajos, ya que la afectación del público en un evento crítico es baja y además la probabilidad de
ocurrencia es casi nula. Dentro de los posibles riesgos accidentales se encuentran:
Choque simple
Volcamiento del vehículo
Incendio del vehículo
Robo del vehículo o del material
La calificación de las amenazas se realiza mediante colores teniendo en cuenta la probabilidad de ocurrencia,
de la siguiente forma:
Para evitar que al interior de IMPORTRANS RADIACTIVOS LTDA., se presenten emergencias radiológicas
causadas por amenazas identificadas u otras que puedan presentarse, se desarrollarán actividades de
prevención y mitigación orientadas a reducir la vulnerabilidad. El plan de formación, está dirigido a cada una de
las instancias que conforman la estructura administrativa para la completa implementación y funcionamiento del
Plan de Emergencias Radiológico.
A QUIEN SE
EVENTUALIDAD INFORMACION A RECOPILAR
INFORMA
Coordinador
Logístico Fecha, lugar, hora, placa del vehículo, conductor,
VARADA
Oficial de Proteccion destino, tipo de carga, descripción de la varada.
Radiológica
Coordinador
Fecha, lugar, hora, placa del vehículo, conductor,
Logístico
destino, tipo de carga, descripción del choque,
CHOQUE SIMPLE Coordinador HSEQ
croquis del evento y copia de los formatos
Oficial De protección
diligenciados por las autoridades competentes.
Radiológica
Coordinador HSEQ
Fecha, lugar, hora, placa del vehículo, conductor,
Coordinador
INCENDIO DEL destino, tipo de carga, registro fotográfico, copia de
Logístico
VEHICULO los informes realizados por las entidades
Oficial de protección
competentes.
Radiológica
INCIDENTE Coordinador
Descripción del incidente (estado del conductor, del
(Volcamiento del Logístico
vehículo y de la carga).
vehículo, Colisión) Coordinador HSEQ
EN CASO DE REGISTRO
Cuando un vehículo sobrepasa la velocidad permitida por la ley
y por la empresa (80 Km./h) en vía normal y 40 Km./h y 60 Km./h
dependiendo de la zona, el sistema registra un cuadro de
diferente color, que alerta el exceso de velocidad,
EXCESO DE
inmediatamente se establece comunicación con el transportista UNITRACK
VELOCIDAD
para recordarle la prudencia que se debe tener con la velocidad,
si el recorrido con exceso de velocidad es permanente y el
conductor no acata la orden de disminuir la velocidad, se toman
la acciones correctivas necesarias.
Cuando un vehículo deja de actualizar datos, se interroga el
SISTEMA DE
NO ACTUALIZACIÓN equipo, si no funciona se le pide al transportista que oprima el
RASTREO
DE LOS VEHICULOS botón de pánico, y se diligencia el registro creado para
UNITRACK
establecer el tiempo que ha dejado de actualizar cada vehículo.
Cuando el sistema de seguimiento satelital falla, los vehículos
FALLAS EN EL
que se encuentran en movimiento son monitoreados vía SISTEMA DE
SISTEMA DE
telefónica, teniendo más precaución en cuanto al tiempo de RASTREO
SEGUIMIENTO
reporte, la clave y las rutas a seguir en ciudades principalmente. UNITRACK
SATELITAL
Se realizará el seguimiento vía celular y se elaborará un informe
QUE LOS
como evidencia de esta actividad, con la siguiente información:
VEHÍCULOS NO SISTEMA DE
Fecha, hora, placa del vehículo, transportista, origen, destino,
DISPONGAN DE RASTREO
tipo de carga y las novedades presentadas si las hay. Y se le
CONTROL UNITRACK
notifica al proveedor de servicio los daños en los dispositivos
SATELITAL
del vehículo.
Fuente: Tomado de Procedimientos seguimiento satelital
5 RESPONSABILIDADES
Gerente
Es el encargado de proporcionar los medios necesarios que permitan garantizar el cumplimiento de
los procedimientos, y reglamento establecido en la instalación.
Es el encargado de verificar la ejecución de los procedimientos de control de calidad con el fin de
evaluar las medidas de radioprotección y seguridad.
Es el encargado de asegurar la capacitación de todo el personal involucrado en los procesos.
Oficial de radioproteccion
Acudir inmediatamente en caso de un suceso radiológico, con el fin de coordinar y supervisar las
operaciones de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Verificar los procedimientos del personal para mantener los límites máximos de dosis permisibles
que recomienden los organismos internacionales y las leyes colombianas.
Evaluar y solicitar los elementos de protección personal que se requieran según necesidad y
supervisar su correcto uso y mantenimiento.
Diseñar y supervisar el acatamiento de disposiciones de los bultos que por algún motivo no han
sido enviados al destinatario o devueltos por este, no recibidos por la aerolínea o que por alguna
demora no amerita su despacho.
Velar por el adiestramiento y comprobación de los conocimientos del personal ocupacionalmente
expuestos sobre las normas y procedimientos de seguridad establecidos para la práctica específica
y, en particular, por la realización de ejercicios prácticos de emergencia.
Supervisar el programa de pruebas de los sistemas, elementos y componentes importantes para la
seguridad.
Coordinadores de logística
Coordina y verifica el cumplimiento de las estrategias de transporte.
Direcciona y verifica el óptimo funcionamiento del proceso a su cargo.
Direcciona y vela por el cumplimiento de los reglamentos, políticas y normas.
Coordina y verifica el buen diligenciamiento de los formatos vigentes en la empresa.
Coordina y verifica la existencia de los accesorios necesarios para un servicio de transporte de
material radiactivo.
Transportadores
Vehículos y/o furgonetas lleven las etiquetas adecuadas en las caras laterales y en la parte trasera
del vehículo.
Contenedores y bultos lleven las marcas y etiquetas adecuadas y que se dispongan en él.
Vehículo en un embalaje debidamente anclado que impida desplazamientos durante el transporte.
Realizar las labores de conducción y mantenimiento de vehículos automotores para el
desplazamiento del material radiactivo. Cumpliendo las normas, señales de tránsito y estándares
del mantenimiento del vehículo.
Verificar la documentación entregada por el expedidor.
Comprobar y Registrar la información del bulto.
Conocer las acciones en caso de emergencia, inmovilización del vehículo.
Portar la información necesaria para comunicarse con el Oficial de Radioprotección y la autoridad
competente de ser necesario (SGC).
Usar correctamente los dispositivos de vigilancia radiológica así como el equipo y la ropa de
protección que se les haya suministrado.
Remitente
Es el encargado del manejo de la fuente, ubicar la fuente en el contenedor, y realizar el embalaje
de la fuente radiactiva.
Es el encargado de etiquetar, marcar, y cumplir con los lineamientos para una expedición de
material radiactivo.
Debe ejecutar actividades específicas, como monitoreo, Índice de Transporte, categorización del
bulto.
Es el máximo responsable de la fuente radiactiva desde la entrega al transportador hasta la
entrega al destinatario final.
Debe supervisar y verificar que se cumplan todas las condiciones para la operación de transporte
(rutas, plan de transporte, etc).
Mantener la licencia vigente para realizar la operación de transporte.
Verificar las licencias tanto del transportador como del destinatario final se encuentren vigentes y
autoricen el material objeto y el personal de transporte.
Destinatario
Verificar las condiciones del bulto, tales como, etiquetas y marcas, remitente y destinatario,
etiqueta riesgo material radiactivo, numero naciones unidas, nombre apropiado de expedición, tipo
de bulto, peso del bulto, serie del bulto.
Dejar constancia de la recepción del material con su puño y letra con la condición que se
encuentre dentro de la licencia de su instalación.
5.3 CONFIABILIDAD
Es responsabilidad que el personal seleccionado para la organización sea idóneo y competente para
desempeñar su labor, con el fin de lograr los objetivos de IMPORTRANS RADIACTIVOS LTDA, buscando
el mejoramiento de los procesos internos.
Cuando surja la necesidad de contratación de personal, se debe informar al Coordinador de Talento
Humano para que decida sobre la oportunidad de dicha contratación. Se debe diligenciar el formato TH-FR-
004 Requisición de personal y Autorización de Contratación como requisitos obligatorios de apertura del
proceso de selección.
Verificación
a) Verificación del Perfil: Se revisan las hojas de vida y los soportes enviados por los aspirantes al cargo,
se debe verificar que dichos documentos cumplan con los criterios de educación, formación, habilidades
y experiencias, requeridos en el formato TH-FR-002 Manual de funciones y responsabilidades.
Si cumple con los requisitos para el perfil del cargo se cita a entrevista de lo contrario se rechaza la hoja
de vida.
b) Verificación datos Hoja De Vida: A las hojas de vida preseleccionadas se les hace una revisión de los
documentos presentados, en cuanto a vigencia de datos.
Una vez el personal ha sido aceptado en la empresa se le realzia la debida carnetizacion con foto reciente
y datos personales.
5.4 CAPACITACIÓN
TEMA ENE FEB MAR ABR. MAY JUN JUL. AGO SEP OCT NOV. DIC.
Riesgos asociados con las
radiaciones ionizantes y su X
efectos biológicos
Magnitudes básicas y
unidades empleadas en la X X
protección radiológica.
Procedimiento de métodos
para reducir la exposición.
X X
Normas generales y
específicas de la radiación.
Riesgos radiológicos
asociados a los procesos que
se realizan en la instalación.
X
Clasificación de zonas-
Señalización
Riesgos radiológicos
asociados a las actividades a
X
realizar en la practica X
Es importante reforzar y hacer seguimiento en la aplicación de los procedimientos del programa de Protección
radiológica, por eso se establece un cronograma de entrenamiento que va de la mano con el programa de capacitación
de la instalación
Los entrenamientos se realizaran por el Oficial de Protección Radiológica mensualmente y cada vez que surja la
necesidad
TEMA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC ENE
SOCIALIZACION DE MANUAL DE
PROTECCION RADIOLOGICA Y X X
PROCEDIMIENTOS
RECEPCION DE MATERIAL
RADIACTIVO Y DILIGENCIAMIENTO X X
DE FORMATOS
USO DE LAS UNIDADES DE MEDIDA
EN LA PRACTICA, EJERCICIOS Y
X X X
REVISION DEL DILIGENCIAMIENTO
DE FORMATO.
TRANSPORTE DE MATERIAL
RADIACTIVO, MEDIDAD DE X X
SEGURIDAD Y MEDICIONES
INSTRUCCIÓN PARA LA UTILIZACION
DE LOS EQUIPOS DE PROTECCION X X
RADIOLOGICA
PROCEDIMIENTOS EN CASO DE
INCIDENTE O ACCIDENTE. X
SIMULACIONES
SEGURIDAD FISICA DURANTE LA
X
PRESTACION DEL SERVICIO
SEGURIDAD FISICA EN LA
X
INSTALACION
SIMULACIONES DE ETIQUETADO Y
ROTULADO DE MATERIAL X
RADIACTIVO
Fuente: Toando de manual de Proteccion radiológica
El tiempo de entrenamiento tendrá un espacio destinado para resolver todas las inquietudes o dificultades que se
pueden presentar en la operación.
De igual forma una vez finalizado una operación en la cual se evidencia la necesidad de una capacitacion se programara
y se impartira a todo el personal involucrado.
6 GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Establecer los parámetros para la elaboración, aprobación, revisión, y actualización de los documentos implementados
para el Sistema de Gestión Integral de Importrans Radioactivos Ltda, de igual manera definir los controles necesarios
para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final de los registros que
hagan parte del SGI, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004,
OHSAS 18001:2007, Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas del sector
Transportes (RUC CCS) y Requisitos establecidos por los clientes.
De acuerdo a lo anterior Importrans Radiactivos Ltda, cuenta con los procedimientos operacionales adecuados
para manejar la información en cuanto al flujo de información, retención de documentos, confidencialidad, control y
protección de la información.
La documentación propia de cada operación de transporte será manejada solo por personal de la empresa,
todos los funcionarios de la compañía al ingresar firmaron un acuerdo de confidencialidad. La documentación
e información tendrá el siguiente flujo controlado.
Fuente:
Los documentos que acompañaran las expediciones de material radiactivo son los siguientes:
FUENT
FUENTES
ES FUENT FUENT
ABIERTA
ABIER ES ES EN CATEGORIA 5 Y/O
DOCUMENTO S
TAS SELLAD DESUS EXENTOS***
IMPORTR
CLIEN AS* O**
ANS
TES
Ficha de transporte X X X X
Certificado de la Fuente X X X
Certificado en forma especial X X
Procedimiento operativo
X X X X X
normalizado (PON).
Hoja de Seguridad del
X X X X X
radioisótopo
Licencia de transporte X X X X
Declaración de importación X X X
Certificado del contenedor X X X
Licencia de Importación X X X
Licencia de operación (manejo) X X X X
Licencia de Reexportación X
Remisión de Importrans X X X X X
Remisión del clientes
Ficha de transporte del cliente
Formato niveles de radiación y
X X X X X
listas de chequeo
Shipper Declaration For
X X X X X
Dangerous Good****
Orden Servicio X
Los cuales son responsabilidad del Oficial de Radioproteccion su custodia, levantamiento, y transferencia al
personal involucrado en las operaciones de transporte.
6.3 CONFIDENCIALIDAD
Los registros son controlados mediante el registro HSEQ-FR-001 Listado Maestro de Documentos y Registros,
identificando el mismo con un nombre, detallando también el soporte (físico y/o magnético) en el cual se encuentra
(almacenamiento), la ubicación en el espacio de cada soporte (localización), el criterio bajo el cual se encontraran
predecible y lógica (para la recuperación), el tiempo que se disponga para mantenerlos en archivos (según
disposiciones legales, grado de importancia para la organización y su posible uso en el futuro) y la disposición final que
depende de si se quieren conservar o no los registros en el tiempo.
Los sitios definidos para el correspondiente archivo de los registros deben estar libres de humedad, polvo, roedores y
cualquier otra condición que sea desfavorable a su preservación.
Para conservar y preservar la información que se encuentren en medio magnético se realiza un Back up de la
información contenida en el servidor, esta información se almacena en un disco duro externo el cual se encuentra
controlado por el Gerente de IMPORTRANS RADIACTIVOS LTDA.
*Nota: Los documentos controlados por el sistema integrado de gestión, se consideran únicamente para consulta
interna de la empresa (administrativo y operacional). Estos documentos permanecen dentro de la empresa y sólo en
caso que la dirección autorice por escrito, se podrá sacar un documento del sistema integrado de gestión de las
instalaciones de la empresa. Para este caso, los documentos se sellarán con el sello húmedo “Copia No Controlada”.
IMPORTRANS RADIACTIVOS LTDA., no se hace responsable por los cambios o modificaciones realizadas de las
Copias No Controladas. Estas Copias quedan excluidas de este procedimiento.
Las rutas primarias y alternas para el transporte de material radiactivo serán definidas de acuerdo a su
categoría.
Fuentes categoría 3, 4, 5 y Exceptuadas:
- Se definirán en común acuerdo con el remitente y destinatario.
- Las rutas para las fuentes abiertas se definirán previo al servicio desde el mando de control teniendo
en cuenta la condición de tráfico especialmente.
- El transportador podrá cambiar la ruta de acuerdo a su criterio conservando las condiciones de
seguridad de la fuente.
Fuentes Categoría 1, 2:
- Se definirá una ruta principal y alterna aprobada por el ente regulador.
- Son rutas, que una vez aprobadas, no podrán ser alteradas por el transportador.
- Se definirán sitios de almacenamiento en tránsito que cumplan con todas las condiciones para
pernotar hasta el día siguiente.
- Para el diseño de estas rutas se tendrá en cuenta las condiciones climáticas, orden público, y rutas
de que cuenten con acciones rápidas de los organismos de primeros auxilios.
- Cada parada en tránsito debe ser reportada y aprobada.
Los vehículos con los que cuenta la empresa tienen bodegas de carga donde solo se puede acceder por la
puerta trasera del vehículo, dicha puerta cuenta con llave y alarma, la cual solo podrá ser desactivada por
el transportador, todos los vehículos cuentan con seguimiento satelital, cada transportador deberá portar su
teléfono celular para mantener comunicación con la empresa.
La empresa cuenta con una central de monitoreo a todos los vehículos y a todas las operaciones vía
satelital, este seguimiento se lleva en la estación de control por uno de nuestros funcionarios, los
transportadores realizaran el reporte de inicio de cada labor y su correspondiente finalización vía celular
con el funcionario encargado del seguimiento.
Categorías 1 y 2:
- Se instalara un GPS a la fuente radiactiva, información a la cual solo tendrá acceso el personal de
la empresa involucrado en la operación.
- Cadena con candado asegurado al vehículo de transporte
- Candado de alta seguridad para la bodega de carga del vehículo.
- Escolta con un vehículo de la compañía.
- Dos teléfonos celulares con operadores diferentes para garantizar la comunicación con la
empresa.
Todos los sistemas de seguridad se deben verificar antes de realizar una operación de transporte, para
cada labor antes de iniciar el transportador realiza la verificación del vehículo, sistemas de seguridad,
documentación dejando constancia en los correspondientes formatos.
8 RESPUESTA A EMERGENCIAS
En su plan maestro de emergencias he definido procedimientos para el control de emergencias (PON), los cuales
estar documentados, divulgados y permanecer a disposición del personal, además deben ser revisados y
evaluados anualmente o posterior a la ocurrencia de un evento. Los procedimientos operativos normalizados se
encuentran relacionados y son:
HSEQ-PL-001 PON Accidente de Transito
HSEQ-PL-001 PON Demora y/o Hurto
HSEQ-PL-001 PON Incendio
HSEQ-PL-001 PON Contaminación de ropa y/o Extremidades
HSEQ-PL-001 PON Vehículo varado
HSEQ-PL-001 PON Desastre o evento natural