LA INFORMACIÓN CONTABLE Y LA TECNOLOGÍA

1. Importancia de la Información Contable y la Tecnología.

Inicio citando a Elliott (1992) quien anticipaba el papel de las tecnologías de la
información como motor del cambio que conduce a una nueva era postindustrial que
amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan
adaptarse.

Entendemos por tecnología de la información al conjunto de desarrollos tecnológicos

relacionados con la captación, almacenamiento, manipulación, presentación y
transmisión de datos que, basados en la utilización de procesamiento electrónico y de
redes de difusión, se aplica a las actividades de cálculo, procesamiento, control,
producción y comunicación de información, en este caso, contable.

El impacto de la tecnología en la contabilidad está fuera de toda duda. Las tecnologías

de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las
nuevas necesidades de información. Entre los beneficios que podemos recalcar está la
velocidad en los procesos, ya que en tiempos pasados se realizaba la contabilidad de
forma manual, mientras que, ahora se utiliza una variedad de soportes informáticos
para obtener los balances y cuentas de ahorro en tiempo real, transferencias entre
cuentas, liquidación de impuestos, enviar y pagar facturas, entre otros, además de
poder realizar estados financieros, balances contables y muchos otros informes con la
ayuda de softwares contables.

2. Aspectos críticos, referencias de aspectos aplicables a nuestro medio.

El procedimiento tradicional usualmente era mecánico y repetitivo; por otro lado, la
realidad es que todos los datos de una empresa se producen en cuestión de segundos,
por consiguiente, los resultados financieros y contables deberían producirse al mismo
ritmo. Esto le daría mayores ventajas al cliente a la hora de actuar frente a
problemáticas de la empresa, ya que, si no tiene la información a mano, corre el riesgo
de tomar una decisión que debilite el funcionamiento de la empresa.
Aspectos de mayor relevancia:
 La utilización de sistemas de gestión integral ha permitido que la información se
procese en línea y de manera automática.
 La mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático en los sistemas
contables representa una ventaja.
 La facilidad de comunicación y de estar conectado desde cualquier parte.
 Información disponible a nivel global y en tiempo real.
 Amigable con el medio ambiente, al permitir visualizar la información deforma
digital, sin necesidad de imprimir en papel.
 Disponibilidad de una variedad de reportes para el manejo operativo, control
gerencial, planeamiento estratégico; entre otros.
 Alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa.
 Alta capacidad de facilidad de comunicación interdepartamental.
 Poder ver la información financiera y contable de un negocio desde cualquier
lugar y a cualquier hora, hace que los clientes vean inadecuado un modelo en el
que la información solo está disponible cuando el contador termina de
procesarla.

Un ejemplo puede ser el control y registro que los bancos realizaban antes, al momento
de registrar transferencias entre Bancos. Estas operaciones implicaban realizar una
tarea contable totalmente manual, para afectar los auxiliares y el mayor general del
banco. Hoy día, las instituciones financieras cuentas con aplicaciones informáticas que
realizan dichas tareas de forma automatizada, dando como resultado ahorro en tiempo,
dinero, mayor eficiencia en los procesos; es decir, antes tenías que esperar hasta 2
días para que el dinero se reflejara en tu cuenta, ahora se refleja el mismo día y hasta
puedes pagar otros servicios como la luz, el agua, etc.

Mientras que los aspectos críticos son:

 Costo de inversión al instalar un sistema computarizado.
 Costo de mantenimiento es alto y complejo.
 Alto costo en el entrenamiento del personal.
  Programas deben ser confiables.
 Lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.
 Disminución en la confiabilidad de la información contable
 Complicado Proceso de Auditoria
 Costos Elevados de Software y Hardware
 Uso humano indispensable para el análisis de la información
 Virus le borran las informaciones.

3. Aplicación práctica en el medio empresarial / laboral

La tecnología de la información ha afectado los procesos de contabilidad de una
manera muy productiva. Es difícil encontrar a alguien haciendo la contabilidad manual
con lápiz y papel en estos tiempos.
El efecto más obvio de la tecnología en la contabilidad es la presencia de
computadoras, impresoras, escáneres y aplicaciones para nuestros teléfonos
inteligentes. Además de los equipos, ahora se cuenta con programas contables en el
mercado que son fáciles de usar y económicos. Hay softwares gratuitos en internet, que
pueden ayudar a los contadores en sus tareas diarias, tales como el pago de facturas,
registro de las transacciones y la creación de informes.

La ventaja de estar en pleno siglo XXI es que contamos con acceso a internet;
específicamente con el internet inalámbrico, desde entonces los documentos pueden
ser compartidos, las revisiones de cuentas pueden llevarse a cabo desde casi cualquier
lugar del mundo y los impuestos se pueden presentar, todo desde Internet. La ventaja
financiera que supone esta tecnología sobre las finanzas de las empresas es que ya no
tienen que comprar softwares para ejecutar estos programas.

Uno de los principales usos de la tecnología de la información es en la seguridad de la

contabilidad. Con la llegada de nuevas herramientas tecnológicas, reemplazamos el uso
de carpetas y papeles en archivadores, por identificaciones y contraseñas que limitan el
acceso a la información confidencial. Aunque sufran la perdida o robo de una laptop o
computadora de escritorio, se puede seguir utilizando el software de seguridad sin
miedo a comprometer la confidencialidad de los datos y, además, puede ser activado
remotamente, en caso de necesitar más filtros de seguridad.

4. Conclusiones
Considerar la tecnología de la información como una amenaza o como una oportunidad
para mejorar el servicio prestado por la contabilidad carece actualmente de sentido. Es
necesario considerarla como un elemento que nos brinda un soporte para canalizar los
múltiples datos que circulan en las organizaciones y convertirlos en información valiosa
para las mismas y para todos los interesados en su accionar.

Hoy en día, el cliente no quiere depender 100% de su contador. En vista de esta gran
problemática es obligatorio que el contador lleve la contabilidad con base en las
necesidades del empresario, a través de diferentes herramientas tecnológicas; es
necesario que los contadores evolucionen al mismo ritmo que lo hace la tecnología, ya
que los clientes siempre van a preferir los servicios más innovadores.

El avance de la utilización de la tecnología no implica que el que hoy requiere los

servicios del asesor fiscal, deje de hacerlo. Lo que sí se debe de hacer y seguir
haciendo, es el uso de esa tecnología para sus cálculos, ya que el cliente se dará
cuenta de la existencia de ésta, por ende, la demandará.

La contabilidad juega un papel decisivo dentro del sistema informativo de una empresa,
sus objetivos están orientados hacia la comunicación de información útil a diversas
personas. Esta información, cada vez exige mayor exactitud, diversidad, accesibilidad y
por tanto un mayor volumen de información, exige mejores técnicas de información y
comunicación. El control para el diseño, administración y funcionamiento de los
sistemas continúa siendo un factor inevitable, pero se requiere una readecuación de los
procedimientos para evaluar su confiabilidad.
5. Recomendaciones y aportes para la aplicación práctica de los
conocimientos adquiridos.
• Antes de adoptar los cambios que exige el uso de nuevas tecnologías, es
necesario contar con los más altos niveles de seguridad informática a fin de
salvaguardar los activos, y sobre todo la credibilidad de la empresa.
• Se requiere entonces recurrir a expertos en el tema de la seguridad informática,
para evitar vulnerabilidades en los accesos y que sea violada la privacidad de la
información de los usuarios.
• Los contadores de ahora deben ofrecer servicios más automatizados y con
características que puedan hacerlos destacarse entre los contadores
tradicionales. Evidentemente, los clientes preferirán solicitar el servicio de alguien
que esté trabajando a la par de la tecnología.
• Ante cualquier eventualidad, siempre es bueno hacer una proyección de las
diferentes personas que integran el aparato de contabilidad para diseñar un plan
de capacitación y mantenerles al día con las actualizaciones y nuevas
herramientas disponibles en el mercado.
 BIBLIOGRAFÍA
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