EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET - Subdirección de

Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resoluciones SED 1929 de Junio de Educación
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GUÍA DE APRENDIZAJE Versión 1

Curso Dirección y Gerencia de proyectos

Identifica y asimila los procesos, herramientas y técnicas del ciclo
Competencias
de vida de un proyecto, para la implementación de las mismas en
a desarrollar.
casos prácticos de la dirección y gerencia de proyectos.
Analizar los modelos relacionados con la tipificación del ciclo de
Objetivos de vida de un proyecto y las fases que lo componen, con el fin de
aprendizaje. implementar los procesos que mejor se adapten a un proyecto con
características y necesidades específicas.
 Identifica que es un proyecto y los tipos de proyectos que
existen.
Resultado de  Relaciona los modelos del ciclo de vida con proyectos
aprendizaje actuales.
esperado.  Comprende las funciones que debe llevar a cabo un
director de proyectos en cada una de las fases del ciclo de
vida.

GESTIÓN DE PROYECTOS

Es una disciplina que busca enseñar la manera de direccionar un proyecto

exitosamente, con el fin de cumplir los objetivos metas y requisitos, en el tiempo,
presupuesto y con la calidad señalada, para satisfacer las necesidades del cliente o
usuario del proyecto; incluidos los stakeholders identificados (grupo de
interesados).

El PMI ® en América Latina (2018), define la gestión de proyectos como: “la

aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos
en forma eficiente y efectiva”.

En este contexto, la buena gestión de proyectos es la que concibe que un proyecto

finalice siendo un éxito. La mala gestión en los proyectos puede abolir el esfuerzo,
incluso del personal más idóneo.

En la gestión de proyectos se exponen herramientas, técnicas y competencias que

debe desarrollar un director de proyectos y su equipo de trabajo, para terminar con
éxito el trabajo del proyecto. La gestión de proyectos es multidisciplinar y se puede
aplicar en diferentes ámbitos como: ingeniería, arquitectura, obras públicas,
industria, investigación y desarrollo, automatización, publicidad, tecnologías de la
información y de la comunicación, etc.
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Es importante identificar los riesgos que pueden influir en el éxito y resultado del
proyecto, con el fin de prever los incidentes que pueden hacer que no se adquieran
los objetivos planteados.

En la actualidad, se hace cada vez más necesario para las personas, grupos y
organizaciones, que logren cumplir con los objetivos de alcance, plazo, presupuesto
y calidad en los proyectos en los que participan, debido a la gran competencia
existente en los mercados, la corta vida de los productos, la disminución del trabajo
en serie o por procesos y la disminución en la estandarización; Que debido al actual
contexto económico, son mayores las exigencias de eficacia y eficiencia para todo
tipo de organizaciones, para la ciencia del proyecto y la gestión de proyectos.

Por lo anterior, se recomienda aplicar la teoría de gestión de proyectos, no solo a los

ingenieros y arquitectos en construcción, administradores, etc., sino a todas aquellas
personas que trabajen con proyectos en distintas áreas y sectores como pueden ser:
marketing, diseño, turismo, administración, comercio, organización de eventos,
educación, publicidad, banca, finanzas, política, investigación y desarrollo, etc.
Gestionar proyectos de manera eficiente y eficaz es algo fundamental para las
empresas y organizaciones.

1. TIPOS DE PROYECTOS Y CARACTERÍSTICAS DE LA GERENCIA DE

PROYECTOS

Todo proyecto nace de una necesidad. Se orienta luego, a la obtención de un

resultado específico en un tiempo limitado, con un inicio y un fin que determinan el
alcance y los recursos. Para ello se estructura en función de actividades, que fluyen
de forma secuencial o paralela en los distintos tipos de proyectos.

La Universidad Tecnológica de Bolívar (2014), define proyecto como: “Un conjunto

articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos, siguiendo
una metodología definida”.

Los proyectos suponen un periodo de realización finito y sus operaciones no deben

ser de rutina o repetitivas. Un proyecto se compone de actividades específicas y
especializadas, teniendo en cuenta las áreas que se involucren en los procesos o
etapas necesarias para obtener las metas planteadas. El proyecto debe concluir con
la obtención de un resultado final o parcial, dependiendo de los objetivos que tenga.

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Para entregar los resultados a tiempo y dentro del presupuesto, es necesario tener
en cuenta la calidad que se ha estipulado, con el fin de aportar a un aprendizaje
sólido para futuros proyectos.

1.1. Principales características de un proyecto

 Nace de un propósito común o personal.
 Se plantea objetivos y metas para lograr su propósito.
 Se compone de las siguientes fases: planificación, ejecución y entrega.
 Involucra a un capital humano experto en las distintas áreas de trabajo.
 Se ven afectados por la incertidumbre y escepticismo.
 Cada proyecto es diferente
 Establece un límite de tiempo para su desarrollo.
 Requiere de un constante seguimiento y monitoreo, para garantizar una
ejecución correcta que permite la obtención del resultado esperado.

1.2. Tipos de proyectos

La OBS – Business School (2016), clasifica los proyectos a partir del grado de
dificultad que manejan, la procedencia del capital, el grado de experimentación y
sus objetivos, el sector económico, área de operación y área de influencia (ver Tabla
1).

Tabla 1. Tipos de Proyectos.

Fuente: Autores, 2016.

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Haciendo clic en la imagen, se podrá revisar un video explicativo

sobre el concepto de Gerencia de Proyectos.

2. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

El director del proyecto es el responsable de liderar el equipo de trabajo, debe ser

una persona estratégica y organizada, con la capacidad para integrar el esfuerzo de
un grupo humano competente que ejecute el proyecto a cabalidad. Usualmente el
director de proyectos es elegido por el patrocinador y los interesados que participen
de la elaboración del acta de constitución. Alcocer (2013), señala que una vez
nombrado, el director de proyectos debe “saber dirigir al equipo de trabajo que esté a su
cargo, establecer objetivos reales y alcanzables, y por supuesto tiene que saber asumir y
“remediar” posibles desviaciones en los plazos, costes y/u otras variables en sus proyectos”.
También es importante que el director de proyectos informe a todos los integrantes,
la visión de los objetivos y el éxito del proyecto, las funciones de cada proceso, para
garantizar que todos comprendan el alcance y las limitaciones de cada tarea que sea
asignada.

 Ejercer su rol de líder, para coordinar al equipo de trabajo y las

organizaciones que se involucren.
 Jerarquizar la lista de actividades según la prioridad que tenga.
 Prever amenazas y riesgos, anticipándose mediante la gestión del riesgo del
proyecto.
 Hacer un seguimiento y control de los procesos, calidad, recursos físicos,
compras, stakeholders, entre otros, con el fin de ejecutar acciones correctivas
y preventivas.
 Gestionar las comunicaciones entre el patrocinador, el director y los demás
interesados, con la ayuda de canales de comunicación eficiente.
 Motivar al equipo de trabajo, reconociendo sus habilidades y fortalezas,
mediante un vínculo que reconozca su valor como trabajador y mantenga un
ambiente de trabajo saludable.
 Dirigir al equipo de proyecto y gestionar los conflictos.

3. FASES O ETAPAS DE UN PROYECTO

La mayoría de proyectos giran en torno a cinco etapas base para lograr los objetivos
y expectativas que tengan planteados: inicio, planificación, ejecución, seguimiento
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(control) y cierre. Un proyecto es la manera de dar solución a un problema

previamente identificado, por este motivo es necesario tener claridad sobre la
intención del mismo. Usualmente cada fase da como resultado un entregable, pero
es necesario saber que dichas etapas suceden cíclicamente dentro de cada grupo de
procesos, hasta donde el director lo determine y dependiendo de los entregables y
las actualizaciones que deban aplicarse.

Los grupos de procesos surgen a partir de las distintas áreas de conocimiento

(tiempo, alcance, costos, recursos, riesgos, comunicaciones, adquisiciones, entre
otras) que se involucran en cada una de las fases del ciclo de vida.

3.1. Inicio del Proyecto

Para dar inicio al proyecto es necesario establecer el alcance del proyecto (propósito)
y seleccionar a los integrantes del equipo de trabajo (Stakeholders - Interesados). La
OBS – Business School (2018), identifica que deben alinearse las expectativas de los
interesados con el propósito del proyecto, a través del desarrollo de las siguientes
actividades y en el orden indicado:
 Elaborar el plan de proyecto y el caso de negocio (Bussiness Case).
 Ejecutar un análisis de la viabilidad y factibilidad del proyecto, y conseguir
la validez del patrocinador del proyecto.
 Definir el proyecto (visión, objetivos, alcance, resultados esperados, posibles
riesgos, interesados, roles y responsabilidades).
 Nombrar al equipo del proyecto y dar a conocer a los interesados del
proyecto, sus funciones, responsabilidades, criterios de rendimiento,
jerarquías (organigrama) y condiciones de trabajo.
 Revisión de la fase para establecer si se han alcanzado los objetivos
planteados.

3.2. Planificación
Una vez autorizado el proyecto, el director de proyectos debe saber proyectar
(abstraer) aspectos relacionados con el alcance total, el plan de acción para la
obtención de objetivos (gestión de tiempo, recursos, riesgos, calidad, entre otros) y
la documentación necesaria para conducir el proyecto de la manera más adecuada.
Las actividades propias de esta fase se describen a continuación:
 Elaborar el plan del proyecto inicial.
 Plan de comunicación.
 Plan de gestión de recursos.
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 Plan de gestión financiera.

 Plan de gestión de calidad.
 Proyecto de análisis de riesgos.
 Plan de aceptación.
 Plan de compras y gestión de proveedores.
 Revisión de la fase.

3.3. Ejecución
En esta etapa se procede a la ejecución de lo establecido en el plan de dirección del
proyecto para alcanzar los objetivos. El director de proyectos debe validar la
ejecución de las tareas y hacer el respectivo seguimiento de las mismas, con el fin de
establecer la ruta crítica y los cambios que se requieran para cumplir con el plan de
trabajo. Es necesario que el profesional en gestión de proyectos, estime los recursos
(económicos, humanos, físicos o de planta) que se necesitan, y que haga un control
sobre el consumo de los mismos. Al final de cada proceso debe hacerse la entrega de
productos parciales, en el orden y tiempo que estipule el cronograma, para no
afectar el desarrollo, ni las relaciones entre actividades. La OBS- Business School
(2018) expone el siguiente grupo de actividades para una correcta ejecución del plan
de proyecto:
 Asignar las tareas correspondientes a los miembros del equipo que tengan
a cargo una actividad específica.
 Coordinar las actividades y recursos, priorizando y respetando las
dependencias (relaciones) entre tareas.
 Cumplir con los plazos y fechas de entrega.
 Monitorear el consumo de presupuesto (recursos asignados).
 Hacer un seguimiento del uso de los recursos, especialmente en los que
tengan un impacto significativo en la ejecución de las actividades.
 Controlar el tiempo de ejecución, en relación al porcentaje ejecutado.
 Detectar desviaciones e informar.
 Implementar acciones correctivas y modificar.
 Controlar y gestionar los cambios (Retroalimentación).

3.4. Seguimiento y Control

Esta etapa permite hacer una revisión y monitoreo sobre el desarrollo y estado
actual del proyecto, teniendo en cuenta los plazos que el cronograma describe, para
detectar posibles desviaciones, que permitan preparar y ejecutar un plan correctivo.
Se debe hacer entrega de documentos de revisión como: Cheklists de las fases, el
plan de gestión del riesgo o actualizaciones al mismo, comunicados sobre las
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desviaciones y acciones de mejora. A continuación, se exponen las actividades que

deben ejecutarse para realizar un correcto seguimiento sobre el progreso del
proyecto:
 Actualización y seguimiento del cronograma, la ruta crítica, diagramas de
actividades, entre otros.
 Establecimiento de indicadores clave.
 Monitoreo de indicadores, de forma periódica.
 Planificar y ejecutar acciones preventivas y correctivas.
 Creación de un plan de contingencias

3.5. Cierre
En el cierre se pretende hacer la entrega del producto final o parcial proyectado y
que este sea aceptado. Para formalizar el cierre se elaboran el informe de cierre, la
aceptación, la entrega del proyecto y la documentación entregable al cliente
(material formativo). Para ello, la OBS- Business School (2018), propone el
desarrollo de las siguientes actividades:
 Evaluar cada actividad y fase del proyecto.
 Hacer una valoración del proyecto en su conjunto.
 Llegar a acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar.
 Formalizar la aceptación del proyecto.
 Transmitir la información y formación complementaria acordada.
 Organizar la salida de los equipos de trabajo.
 Entregar la documentación de proyecto al cliente y recopilar las lecciones
aprendidas.

4. CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

El ciclo de vida de un proyecto son las fases que estructuran un proyecto para darle
un correcto inicio y clausura. Cada fase termina con un producto parcial, que sirve
de recurso para la siguiente fase, hasta culminar con la entrega de un producto final
o completo.

Haciendo clic en la imagen, se podrá revisar un video que

ejemplifica el ciclo de vida de un proyecto.

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Las fases de un proyecto se pueden dividir según los objetivos, hitos o entregables
y se caracterizan por enfocarse en el desarrollo de un trabajo concreto y se relacionan
entre sí de forma secuencial, a través de tareas y actividades que son asignadas a
distintas áreas de desempeño, dependiendo de la especialidad que tengan. Además,
es necesario que las fases especifiquen un tiempo de ejecución descrito en el
cronograma, donde también es posible indicar los hitos o milestones, que son eventos
o momentos determinantes del proyecto (logros relevantes).

Muchas organizaciones identifican el ciclo de vida que más se ajusta a sus

necesidades, para usarlo en su proyecto. Por esta razón, se hace una descripción
genérica de las fases identificadas en el ciclo de vida de un proyecto (ver Figura 1).

Dichas fases pueden modificarse dependiendo de la empresa, industria o tecnología

implementada:

a) Inicio del proyecto

b) Organización y preparación (Planificación)
c) Ejecución del Trabajo
d) Cierre del Proyecto

La estructura general de ciclo de vida es conocida por la alta dirección y las demás
entidades que tengan relación con el proyecto.

Figura 1. Fases del ciclo de vida de un proyecto.

Fuente: vanessacaballeros, 2015.

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La transición de una fase a otra implica que los productos entregables de una fase se
analicen y validen, antes de empezar el trabajo de la siguiente fase. Sin embargo, es
posible que una fase inicie sin la aprobación de los productos de entrada o
entregables; esto depende del análisis de riesgos y el cronograma.

Los entregables son bienes o servicios que se producen en cada fase del proyecto,
como, por ejemplo:

 Estudio de pre factibilidad: Se trata de un estudio previo sobre los factores

que pueden afectar o influir en el desarrollo del proyecto.
 Estudio de factibilidad: Es un estudio que permite medir las posibilidades
de éxito o fracaso de un proyecto, para toma la decisión de implementarlo
o no.
 Diseño de un producto, entre otros.

Cada fase del proyecto generalmente termina con un entregable que habilita o no, a
continuar con la siguiente fase. Existen 3 tipos de interrelación entre las fases de un
proyecto:

a. Secuencial: Hasta que no finaliza la fase predecesora, no comienza su

sucesora.
b. Solapada: La fase sucesora comienza, aunque no haya terminado su
predecesora.
c. Iterativas: Al finalizar A comienza B, y al finalizar B comienza nuevamente
A, y así sucesivamente. Este tipo de interrelación es muy utilizado en
metodologías ágiles.

4.1. Ejemplos de ciclos de vida para distintos escenarios de la industria

a) En el sector de construcción: el ciclo de vida del proyecto es: Factibilidad,
planificación, diseño, producción, facturación y lanzamiento.
b) En el sector de Sistemas de Información: Análisis, diseño, codificación,
pruebas, instalación.
c) En el sector de Inversión: Idea, perfil, pre factibilidad, factibilidad e inversión.

4.2. Tipos de ciclos de vida

El ciclo de vida de un proyecto puede clasificarse según el modelo que utilice, el cual
depende del alcance que tenga el proyecto. Así, la estructura o modelo puede ser de
tipo lineal, en espiral o con prototipo:

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4.2.1. Ciclo de vida lineal:

Es lineal porque se compone de etapas o fases independientes que se realizan de
forma secuencial, es decir, cada etapa se realiza una sola vez, con una relación
Inicio a Fin, donde la siguiente no puede comenzar hasta que la anterior termine
(ver Figura 2Fuente: Autores, 2018.¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

Análisis

Diseño

Implementación

Depuración

Instalación

Aceptación

Figura 2. Ciclo de vida lineal.

Fuente: Autores, 2018.

Es necesario que las actividades sucesoras no requieran obtener resultados de las

etapas predecesoras (sin retroalimentación), al menos que deban hacerse
correcciones. Por ello es importante definir las actividades, recursos y entregables
para cada fase.
4.2.1.1. Ciclo de vida con prototipo
Este modelo se utiliza cuando se necesita desarrollar un producto y no se tiene
claridad acerca de las especificaciones (Tecnología, alcance del producto,
procesos, entre otras). Por tanto, se hace la elaboración de un prototipo inicial
con un listado de especificaciones básicas (PMV- Producto mínimo viable). El
desarrollo del prototipo debe permitir obtener un listado más amplio y
específico de especificaciones para la obtención del producto definitivo.

Al desarrollar un producto inicial y un producto definitivo, se repiten las fases

del ciclo de vida del proyecto dos veces (Definición, diseño y construcción).
4.2.1.2. Ciclo de vida en espiral
Es una combinación del modelo lineal y el modelo con prototipo. La
construcción del producto se hace de forma incremental, ya que el producto

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debe pasar por cada una de las fases (planificación, diseño, construcción,
adaptación y evaluación), las veces que sea necesario hasta que sea aprobado.

Puede considerarse para este modelo, representar las fases en un modelo tipo
bucle en espiral con 4 cuadrantes (ver Figura 3). En cada fase se establecen unos
objetivos, de manera que en cada iteración se van resolviendo las
especificaciones del producto.

Figura 3. Ciclo de vida en espiral.

Fuente: tutorialspoint, 2017.

EcuRed. (2018). Ciclo de Vida de un Proyecto. Recuperado el 6 de

junio de 2018, de: https://www.ecured.cu/Ciclo_de
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Referencias
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OBS Business School. (2018). ¿Qué es la Dirección de proyectos y cuáles
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Vínculos de
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proyectos. Recuperado el 6 de junio de 2018, de
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