POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

Facultad de Ingenieria y Ciencias Básicas

Gestión de la Información 20185

NÚMERO ESTUDIANTE LIDER ID VIRTUAL CORREO ELECTRONICO

1 Zapata Ruiz Diana Cristina 13834 dizapata7@poligran.edu.co
2 Guerrero Pabon Cristian David 13972 crguerrero2@poligran.edu.co
3 Navas Garzon Oscar Ivan 13102 osnavasg@poligran.edu.co
4 Fajardo Lopez Katherine 39696 kafajardo1@poligran.edu.co
5 Rodriguez Yenny Paola X 39002 yerodriguez30@poligran.edu.co
6 Pinzon Pinzon Claudia Patricia 13202 clpinzon5@poligran.edu.co

Observaciones:

CONTENIDO
DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y OPORTUNIDAD DE AVANCE
3 MÓDELO DE ENTES
4 DICCIONARIO DE DATOS
5 MAPA DE RELACIONES
6 REPORTES PARA LOS USUARIOS
7 PORTAL GRÁFICO
8 TABLAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
9 INTERFAZ CON EL USUARIO FINAL / MENÚ
NCOLOMBIANO
Ciencias Básicas
ación 20185

EMPRESA PARA EL PROYECTO CARRERA SEMESTRE

Sperling CONTADURIA PUBLICA QUINTO
Sperling CONTADURIA PUBLICA QUINTO
Sperling CONTADURIA PUBLICA QUINTO
Sperling CONTADURIA PUBLICA QUINTO
Sperling CONTADURIA PUBLICA CUARTO
Sperling CONTADURIA PUBLICA QUINTO
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Gestión de la Información 20185

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y PLANTEAMIENTO DE

1. Describa detalladamente el problema que se quiere atacar destacando los procesos que se e

La empresa Sperling,compañía dedicada a la comercializacion de insumos y maquinaria para la industria

expone detalladamente el problema que surge al interior de la empresa y los procesos que se estan viend
semestre de 2018 y el resultado no es bueno. Las ventas estan al 72% del presupuesto y la rentabilidad d
estar. Tenemos solo el segundo semestre para corregir la situacion, que por demas, es mas corto que el p
La formula es sencilla: recaudo de cartera, subir ventas y bajar costos. En cuanto a gastos, hay alguno
Entre los primeros, estan los gastos de personal, siendo este gasto el que mas pesa en nuestra estructura
terminar la relacion laboral con alguno de nuestros colaboradores, incluyendo un empleado del area come
En todo caso, es una medida necesaria para contribuir a la correccion de rumbo de este año.

2. Explique como un sistema de información ayudara a solucionar la problemática planteada.

Es necesario crear una herramienta que permita llevar el control de las ventas, acumular la información pa
tomar decisiones en base a los resultados.
Con los acumulados generados de esta herramienta se quiere ver por medio de tablas el resumen de sus
más vendidos y cuál es la sucursal y el vendedor que más vende.
Esta herramienta les permitirá agilizar los tiempos de análisis y tener la información resumida en el mome
Creando este sistema de informacion se tendra una ventaja en cuanto a que los analisis, estadisticas y re
ademas nos da la oportunidad de lograr ventajas en el terreno de los negocios, ya que puede presentar u
a los competidores.

3. Liste los beneficios que tendrá la empresa al implementar el sistema de información que se d

En la empresa Sperling el gerente general requiere implementar un sistema para el area de ventas y carte
Cual es el vendedor que no cumple con la meta propuesta, para la terminacion del vinculo laboral.
Detalle de la cartera por edades que permita generar acciones.
Comportamiento de las ventas del primer semestre.
Analisis de comportamiento de las ventas por vendedor.
Analisis de comportamiento de las ventas por semestre.
Analisis de la cartera que se presenta en el semestre.
Control más efectivo de las actividades de la organización.
Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones, para agilizar el sistema de abono a las cuenta
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IR A PORTADA
y Ciencias Básicas
mación 20185

NTEAMIENTO DE LA OPORTUNIDAD

ndo los procesos que se están viendo impactados al interior de la empresa.

quinaria para la industria de la comunicación grafica, el gerente general

ocesos que se estan viendo impactados. Hemos terminado el primer
upuesto y la rentabilidad de la empresa esta lejos de donde debiera
mas, es mas corto que el primero.
uanto a gastos, hay algunos que estan bajo nuestro control y otros que no.
pesa en nuestra estructura de costos. Es por este motivo que es necesario
n empleado del area comercial que no cumpla con su meta de ventas.
de este año.

problemática planteada.

acumular la información para luego darle los filtros correspondientes y

tablas el resumen de sus ventas, donde les diga cuales son los productos

ión resumida en el momento que la necesiten.

analisis, estadisticas y reportes nos ayudan a tomar una mejor decision
ya que puede presentar un diferencial o valor agregado con respecto

a de información que se desarrollará.

a el area de ventas y cartera que le facilite saber:

del vinculo laboral.

ema de abono a las cuentas por cobrar.

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MODELO DE ENTES
DEFINICIÓN DE ENTES DIAGRAMA DE

# DESCRIPCIÓN
Ente 1 VENDEDOR
Ente 2 CLIENTE
Ente 3 VENTAS
Ente 4 CARTERA
MBIANO IR A PORTADA
icas

ES
DIAGRAMA DE ENTES
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INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

NOSOTROS
Una organización con 102 años!!!! de permanencia sin interrupción alguna en el mercado de la industria de la comu
dedicación y disciplina laboral de su gente y naturalmente a la confianza y a la fidelidad de sus clientes. Durante tod
permanente preocupación de servicio a sus clientes y al mercado.
Gran significado ha representado para Sperling el participar en forma activa forjando y liderando como proveedor d
gremial del sector el crecimiento de su gente y de la industria.
Acompañando al ente regulador del medio ambiente a nivel nacional, hemos desarrollado todo el programa de proc
y manejo de los químicos, residuos y demás elementos de control ambiental; somos una compañía ECO-AMIGALE
Nuestro proceso de innovación tecnológica y transformación empresarial nos permite ofrecer a nuestros clientes y a
y servicios para la industria de la comunicación gráfica.

MISION
Nuestra misión es desarrollar en forma permanente una gestión integral en maximizar el valor de la empresa, que s
de los clientes, proveedores y accionistas, con la responsabilidad social intrínseca hacia los empleados, el Estado y

VISION
Lograr que los clientes nos reconozcan como una compañía integradora de soluciones en el desarrollo y gestión de
tecnología en la industria gráfica colombiana.

VALORES CORPORATIVOS
Etica
Respeto
Lealtad
Honestidad
Responsabilidad

ORGANIGRAMA
ANCOLOMBIANO
IR A PORTADA
a y Ciencias Básicas
rmación 20185

DE LA EMPRESA

cado de la industria de la comunicación gráfica, gracias a la constancia,

ad de sus clientes. Durante todos estos años su constante ha sido la

y liderando como proveedor durante años, conjuntamente con la entidad

lado todo el programa de procedimientos y normas que regulan el uso

una compañía ECO-AMIGALE !!!!.
ofrecer a nuestros clientes y al mercado el nuevo catalogo de productos

r el valor de la empresa, que satisfaga en forma armónica las necesidades

cia los empleados, el Estado y la comunidad en general.

es en el desarrollo y gestión de la calidad de servicios, productos y

ORATIVOS
Compromiso
Trabajo en equipo
Creatividad
Servicio al cliente
 POLITECNICO GRAN
Facultad de Ingeniería y C
Gestión de la Informa

DICCIONARIO D
Tabla VENDEDORES

Nombre del Campo Tipo Longitud Descripción

NOMBRE TEXTO 40 NOMBRES DEL VENDEDOR
CEDULA NUMERICO 10 NUMERO DE IDENTIFICACION DEL VENDEDOR
COMISION NUMERICO 8 PORCENTAJE DE COMISION POR VENTA
CIUDAD TEXTO 15 CIUDAD DONDE LABORAN

Importancia y Caracteristicas:
Con esta tabla sabemos que vendedores tenemos en cada ciudad y el porcentaje de
comision que paga la empresa, con el fin de establecer un promedio mensual
para el pago de estas mismas y cual es nuestro mejor vendedor

Tabla VENTAS

Nombre del Campo Tipo Longitud Descripción

N° DE FACTURA NUMERICO 10 NUMERO DE LA FACTURA
FECHA NUMERICO 10 FECHA DE LA VENTA
VALOR NUMERICO 8 VALOR TOTAL DE LA VENTA
ABONO NUMERICO 8 ABONO QUE SE REALIZA
SALDO NUMERICO 8 SALDO DE LA VENTA
CIUDAD TEXTO 15 CIUDAD DONDE SE REALIZA LA VENTA

Importancia y Caracteristicas:
Esta tabla nos da el reporte del valor de las ventas en cada ciudad y a su vez nos muestra los
saldos por cobrar en cada una de ellas, ayundandonos a tener un valor exacto de las
cuentas por cobrar.
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CIONARIO DE DATOS
Tabla CLIENTES

Nombre del Campo Tipo Longitud

NOMBRE TEXTO 40
NIT NUMERICO 10
DIRECCION ALFANUMERICO 30
TELEFONO NUMERICO 12
CIUDAD TEXTO 15

Importancia y Caracteristicas:
Esta tabla nos permite conocer los detalles de los clientes que la empresa tiene por ciudad,
para asi saber si la cantidad de vendedores en esa ciudad es cubre a todos los clientes y
determinar cuales son los clientes potenciales.

Tabla CARTERA

Nombre del Campo Tipo Longitud

NIT NUMERICO 10
CLIENTE TEXTO 40
N° FACTURA NUMERICO 10
VALOR NUMERICO 8
SALDO NUMERICO 8
CIUDAD TEXTO 15
MES TEXTO 10

Importancia y Caracteristicas:
Con esta tabla se conoce los valores que hay en cartera y el tiempo que llevan activos
con respecto al mes en que se genero la deuda.
 IR A PORTADA

Descripción
NOMBRES DEL CLIENTE
NUMERO DE IDENTIFICACION DEL CLIENTE
DIRECCION DEL CLIENTE
TELEFONO DEL CLIENTE
CIUDAD DONDE SE ENCUENTRA EL CLIENTE

los clientes que la empresa tiene por ciudad,

esa ciudad es cubre a todos los clientes y

Descripción
NUMERO DE IDENTIFICACION DEL CLIENTE
NOMBRES DEL CLIENTE
NUMERO DE LA FACTURA
VALOR TOTAL DE LA VENTA
SALDO DE LA VENTA
CIUDAD DONDE SE REALIZO LA VENTA
MES EN EL QUE SE REALIZO LA VENTA

n cartera y el tiempo que llevan activos

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DEFINICIÓN DE RELACIONES DEL SISTEMA

RELACIONES ENTRE TABLAS
CLAVES (LLAVES) DEL SISTEMA

No. Relación Tabla Origen Campo Llave

1 VENDEDORES CIUDAD
2 VENDEDORES COMISION
3 VENTAS SALDO

MAPA DE RELACIONES

CLIENTES

VENDEDOR VENTAS
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Información 20185

ACIONES DEL SISTEMA

S ENTRE TABLAS
VES) DEL SISTEMA

Tabla Destino Campo

CLIENTES CIUDAD
VENTAS COMISION
CARTERA SALDO

RELACIONES

CARTERA
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REPORTES DEL SISTEMA DE INFOR

Reporte No X 1
Tipo
Descripción Con este reporte la empresa podra saber cual es el mejor vendedor que hay y cual e
alcanza a cumplir la meta que hay fijada, de esta manera la decision de prescindir de
del area comercial sera clara y con fundamentos.
Ademas se podra verifiicar el rendimiento de los vendedores.

Ejemplo del reporte:

Reporte No X 2
Tipo
Descripción El reporte numero dos nos da informacion acerca de los clientes que tienen deudas
y el tiempo que llevan esas deudas activas.
Con base en el resultado se podra ejecutar una manera de cobro con beneficios o m
al saldo.

Ejemplo del reporte:

Reporte No X 3
Tipo
Descripción Este reporte refleja la ciudad en que la empresa tiene mayores ventas y el potencial
tambien su valor para el primer semestre del año.
Conociendo este dato se podran implementar motivaciones en las ciudades con men

Ejemplo del reporte:

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SISTEMA DE INFORMACIÓN

ejor vendedor que hay y cual es el que no

era la decision de prescindir de un empleado

os clientes que tienen deudas con la empresa

ra de cobro con beneficios o modificaiones

mayores ventas y el potencial de clientes,

iones en las ciudades con menores ventas.

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PORTAL GRÁFICO
Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

CO GRANCOLOMBIANO
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RTAL GRÁFICO
Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

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ESQUEMA DE LAS TABLAS DEL S

TABLA VENDEDORES
NOMBRE CEDULA COMISION CIUDAD
CARLOS ARIEL CRUZ 79,623,711.00 39,862,586.37 BOGOTA
CARMENZA PUMAREJ 3,169,426.00 14,524,049.19 BUCARAMANGA
CHRISTIAN PATIÑO A 3,383,914.00 3,628,784.88 BOGOTA
CLAUDIA XIMENA RA 3,168,829.00 11,782,280.42 CALI
EDGAR RAMIERZ RUI 74,324,024.00 8,514,551.71 PEREIRA
JOSE LUIS GRAVINI B 11,210,978.00 17,224,906.49 BARRANQUILLA
JOSE LUIS REBOLLO 1,078,347,335.00 29,855,799.43 BOGOTA
MARGOTH GUARNIZO 35,406,483.00 16,920,025.98 BOGOTA
MARIA PAOLA RODRI 20,923,789.00 14,082,997.24 BOGOTA
MYRIAM ROCIO GAVIR 1,071,331,275.00 34,488,006.45 MEDELLIN

TABLA CLIENTES
NIT CLIENTE N° DE FACTURA VALOR
C900862873 100 POR CIENTO SAS 5015049 238,000
C901002913 110 GRADOS S.A.S 50008582 2,380,000
C830090217 A. B. CONFORT SAS 50008459 1,414,910
C900450687 AB DESIGN S.A.S 5015171 119,000
C900310069 ACERTTO DIGITAL SA 50008593 881,877
C10033869 ACEVEDO GARCIA MA 50008530 3,492,650
C25956492 ADELINA SANCHEZ D 50008482 808,367
C900339712 AG DIGITAL PRINT Q 5014993 604,520
C900489164 AGENCIA CREATIVA M 50008195 2,343,806
C900192455 AGORA DISEÑO Y EXH 50008239 2,380,000

TABLA VENTAS
N° DE FACTURA FECHA VALOR ABONO
5015049 27/02/2018 238,000 238,000
50008582 21/03/2018 2,380,000 2,380,000
50008459 15/01/2018 1,414,910 1,414,910
 5015171 18/05/2018 119,000 119,000
50008593 26/03/2018 881,877 881,877
50008530 20/02/2018 3,492,650 704,400
50008482 24/01/2018 808,367 808,367
5014993 23/01/2018 604,520 604,520
50008195 16/08/2017 2,343,806 2,343,806
50008239 04/09/2017 2,380,000 480,000
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LAS TABLAS DEL SISTEMA

IENTES
SALDO CIUDAD MES
4,777,049 BCMGA C - MARZO
47,628,582 BCMGA E - MAYO
48,593,549 BCMGA E - MAYO
4,896,171 BCMGA E - MAYO
49,126,716 BCMGA E - MAYO
46,515,880 BCMGA E - MAYO
49,200,115 BCMGA E - MAYO
4,410,473 BCMGA B - FEBRERO
47,664,389 BCMGA C - MARZO
47,628,239 BCMGA C - MARZO

SALDO CIUDAD
- BCMGA
- BCMGA
- BCMGA
 - BCMGA
- BCMGA
2,788,250 BCMGA
- BCMGA
- BCMGA
- BCMGA
1,900,000 BCMGA
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