Novedades de Nomina

VALIDAR LAS NOVEDADES DE ACUERDO A SU ORIGEN EN NÓMINA
Presentado por:
Sirley Johanna Baquero Rico
Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”

Centro de Gestión Administrativa
Tecnólogo en Gestión del Talento Humano
Bogotá D.C
2018
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VALIDAR LAS NOVEDADES DE ACUERDO A SU ORIGEN EN NÓMINA
Presentado por:
Sirley Johanna Baquero Rico
Instructor: Héctor Genaro Medina
Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”

Centro de Gestión Administrativa
Tecnólogo en Gestión del Talento Humano
Bogotá D.C
2018
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TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción .............................................................................................. 1
2. Novedades Y Clases De Novedades ....................................................... 2
3. Definición del Proceso Novedades de Nomina ...................................... 3
4. ¿Que Son Las Novedades De Nomina? ................................................. 4
5. Cronograma De Novedades .................................................................... 5
6. Clases De Novedades De Nomina ........................................................... 6

6.1 Novedades Administrativas .................................................................. 6
6.2 Novedades Fiscales ............................................................................. 6
6.3 Novedades Judiciales ......................................................................... 6
6.4 Novedades Voluntarias .............................................................................. 6
6.5 Novedades Obligatorias ............................................................................. 6
7. ¿Quiénes Deben Digitar En Los Aplicativos Las Novedades? .............. 7
8. ¿Cuándo Se Cargan Desde Un Archivo Plano? ....................................... 8
9. Bibliografía ........................................................................................................ 9
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1. INTRODUCCIÓN
Las novedades de nómina son documentos físicos o electrónicos que afectan
directamente el pago mensual de la misma y las deducciones de los
empleados.
Esta investigación tiene como objetivo dar a conocer los tipos de novedades
que se encuentran dentro del pago mensual de la nómina en las empresas. Las
clases novedades están conformadas por diferentes su novedades que hacen
parte del proceso de validación al momento del pago; algunas de esas son las
novedades administrativas, judiciales, fiscales, voluntarias y novedades
obligatorias.
Es importante resaltar quienes son los encargados de digitar las novedades en
los aplicativos, los cuales son personas que desempeñan un cargo específico
para tal función.
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2. NOVEDADES Y CLASES DE NOVEDADES
Las novedades es el informe que muestra los sucesos que tuvo el empleado en
el mes, el sistema muestra correctamente los días de incapacidad y los que
van para el empleado y trabajador, es decir el informe cumple con la función de
mostrar novedades (días). El informe nunca mostrará los valores a no ser que
sean novedades de préstamo ahorro y novedades generales, que fueron
capturadas por valor y se pueden visualizar.
3. DEFINICIÓN DE EL PROCESO DE NOVEDADES DE NÓMINA
Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones
contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto
directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.
4. QUÉ SON LAS NOVEDADES DE NÓMINA
Son todos aquellos registros y/o documentos físicos o en medios magnéticos
que afectan la nómina del mes que se está liquidando y que tendrán un efecto
directo en el pago y las deducciones de los funcionarios de la entidad.
Hace referencia a un reporte periódico de las modificaciones, descuentos
legales, judiciales y voluntarios que se presenten y que afectan en el pago
mensual.
5. CRONOGRAMA DE NOVEDADES
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Todas las novedades deben cumplir con el trámite administrativo previamente
establecido por parte de la empresa, a través de los formatos correspondientes
y atendiendo a un cronograma preestablecido.
6. CLASES DE NOVEDADES
6.1 Novedades Administrativas
- Novedades de Incapacidad
A Través de esta opción se realizan los registros de las novedades de
los empleados activos de la compañía por concepto de incapacidades,
inicialmente el sistema y posteriormente solicitará el registro de la
información relacionada con la novedad generada por incapacidades.
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las
novedades de la nómina.
Tipo: Tipo de incapacidad, según la legislación laboral. Incapacidad
laboral, licencia de maternidad, accidente de trabajo, enfermedad
profesional.
Fecha de inicio: Fecha a partir de la cual se genera la incapacidad.
Días de incapacidad: Número de días de duración de la incapacidad.
Fecha final: Fecha en que termina la incapacidad. El sistema la calcula
automáticamente.
Prórroga: Indicar si es prórroga de una incapacidad anterior a la que se
está registrando.
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Días E.P.S.: Número de días a partir de los cuales pagará la E.P.S.
Según la normatividad la E.P.S., pagará la incapacidad a partir de los (3)
días, dato que el sistema trae por defecto en este campo.
- Novedades de vacaciones
Son 15 días hábiles por año. Todo empleador está obligado a conceder
a sus trabajadores por cada año de servicios, quince (15) días hábiles
consecutivos de vacaciones remuneradas y proporcionalmente por
fracciones, lo que implica que sumando los días calendario dará un total
mayor de días.
Disfrute: La época de las vacaciones debe ser señalada por el
empleador a más tardar dentro del año siguiente a aquel en que se
causaron, y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del
trabajador sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. El
empleador tiene que dar a conocer al trabajador con 165 días de
anticipación, la fecha en la que le concederá las vacaciones. si se
presenta interrupción justificada durante el disfrute de las vacaciones, el
trabajador no pierde el derecho a reanudarlas.
Cómputo del tiempo de servicios: Para el cómputo del año de
servicios pueden descontarse por disposición legal, los períodos de
suspensión del contrato, tales como huelgas, suspensión disciplinaria o
fuerza mayor. Lo mismo puede decirse de las faltas al trabajo no
justificadas. En cambio sería injusto que no se contabilizarán los días
que por una justa razón se dejen de laborar, como sucede con los
permisos remunerados, las incapacidades y la grave calamidad
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doméstica debidamente comprobada. Jurídicamente la licencia de
maternidad suspende el disfrute de las vacaciones, en consecuencia, la
trabajadora tendrá derecho a reanudar el disfrute o tiempo que le hiciere
falta, una vez terminada la licencia por maternidad.
Consideración del día sábado no laborable: Dos criterios se han
expuesto así.
➢ El día se debe tomar como hábil para computar las vacaciones
porque los días no hábiles (domingos y festivos) están taxativamente
enumerados por la ley, de tal manera que los días no concluidos son
hábiles, entre los que están los sábados.
➢ El día es hábil si se toma la ley en su generalidad, pero se torna
inhábil para los trabajadores en cuya empresa así se haya pactado, y
en los casos en los que, para el solo efecto del reconocimiento de
este descanso, el empleador, voluntariamente o en forma extralegal,
computa el día sábado como no hábil.
Del reconocimiento de vacaciones en caso de retiro del servicio o
terminación del contrato de trabajo: Los trabajadores del sector
privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de
trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido,
tendrán derecho a que estas se le reconozcan y compensen en dinero
proporcionalmente por el tiempo efectivamente de trabajo.
Naturaleza jurídica de esta prestación: Las vacaciones no son salario,
ni prestación social, sino un descanso remunerado que debe tomarse
como base para liquidar aportes.
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Salario base que se toma para su remuneración: Durante el período
de vacaciones el trabajador debe recibir el salario ordinario que esté
devengando el día que comience a disfrutarlas. Este salario ordinario
está formado por todo lo que recibe el trabajador como remuneración de
sus servicios, excepto el valor del trabajo en días de descanso
obligatorio y de horas extras. El recargo nocturno y lo recibido por
descanso obligatorio remunerado, si debe computarse dentro del salario
ordinario.
El auxilio de transporte no se incluye en el salario base para liquidación
de vacaciones.
Cuando el salario es variable debe tenerse en cuenta el promedio de lo
devengado en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se
conceden. De este salario también se excluye el valor del trabajo en días
de descanso obligatorio y el de horas extras, pero se computa el recargo
por trabajo simplemente nocturno y la remuneración por descanso
obligatorio.
Conviene aclarar que el salario básico para la liquidación de vacaciones
que deben compensarse en dinero al trabajador cuando al terminar el
contrato no las ha disfrutado en tiempo, es diferente al que se toma en
los eventos del disfrute efectivo, En este último caso, es el salario (o
promedio mensual del último año o del tiempo menor de un año, cuando
se trata de salarios variables) sin excluir ninguno de los elementos que
lo integran.
En qué consiste la compensación y la acumulación
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➢ Compensación: Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito,
previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad
de las vacaciones. El pago sólo será válido si se si se disfruta en
tiempo la otra mitad. No obstante la anterior prohibición, cuando el
contrato termine sin que el trabajador haya disfrutado de las
vacaciones, la compensación procederá proporcionalmente por
fracción de año. La no compensación de las vacaciones en dinero a la
terminación del contrato, no genera salarios caídos porque ellas no
tienen el carácter de salario ni de prestación social. Según la
jurisprudencia las vacaciones compensadas en dinero forman parte de
la base de los aportes parafiscales.
➢ Acumulación: Todo trabajador debe gozar anualmente por lo menos se
seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son
acumulables. Los días restantes de vacaciones se pueden acumular
convencional o presuntivamente hasta por dos años y hasta por cuatro
cuando se trate de trabajadores técnicos, de confianza, especializados,
de manejo, o de extranjeros que presten sus servicios en lugares
distintos a los de residencia de sus familiares.
Interrupción de las vacaciones: Si se presenta interrupción justificada
en el disfrute de las vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a
reanudarlas.
Cómo se produce el otorgamiento y prescripción: El derecho a las
vacaciones (en dinero) se hace exigible desde la fecha en la que termina
la relación contractual (en caso de compensación) y el término de
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prescripción se cuenta desde esa misma fecha. En cuanto a las
vacaciones como descanso, en vigencia de la relación laboral, el
derecho se hace exigible dentro del año siguiente al de prestación de
servicio necesario para causarles, y el término de prescripción se cuenta
desde el día en que se cumple el año subsiguiente a aquel en que se
causa el derecho a disfrutarlas.
Si el trabajador no pide las vacaciones dentro del año subsiguiente a
aquel en que se causaron o al término de acumulación, comienza a
correr la prescripción ( 3 años ) que una vez cumplida podrá ser alegada
por el empleador.
Vacaciones colectivas: Está permitido al empleador conceder
vacaciones colectivas a sus trabajadores. Si se dan vacaciones
colectivas antes de que el trabajador complete un año de servicios, es
decir en forma anticipada, se debe tener en cuenta lo siguiente:
➢ Se deben remunerar con el salario que esté devengando el
trabajador al entrará disfrutarlas.
➢ Si el contrato de trabajo termina antes del año de servicios, ha dicho
la jurisprudencia, no podrá exigirse al trabajador se reintegre el valor
recibido por las vacaciones que disfrutó en forma anticipada, o que
complete el año de servicios. Del mismo modo, cuando el trabajador
cumpla el año de servicios, no tendrá derecho a que se le otorgue un
nuevo período de descanso, pues debe entenderse que las
vacaciones ya concedidas cumplen el lapso servido con anterioridad
a su otorgamiento y tienen, con respecto al efecto liberatorio, y que, a
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partir de su disfrute, comienza a contarse el tiempo que da derecho a
un nuevo periodo vacacional. De esta forma se concilian los intereses
de ambas partes, pues, el empleador no sufre un nuevo cómputo del
tiempo por el cual concedió vacaciones; ni el trabajador pierde lo que
recibió en caso de retirarse antes de cumplir el año de servicio.
Además, debe observarse que el trabajador, en este caso tampoco
tendrá derecho a que se le reajuste con el último salario, el valor
recibido por concepto de las vacaciones que disfrutó en forma
anticipada. A Través de esta opción se realizan los registros de las
novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de
vacaciones.
novedades de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de
vacaciones.
Tipo: Vacaciones que se van a registrar en la novedad, disfrutadas o
compensadas.
Grupo contable: Del empleado al momento de tomar las vacaciones.
Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se tomarán las vacaciones, en
caso de ser disfrutadas.
Fecha final: Fecha de terminación de las vacaciones, en caso de ser
disfrutadas.
Fecha de aprobación - Fecha final: Fecha en la cual fue aprobado el
pago compensatorio de las vacaciones.
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Días tomados: Número de días laborables que comprende el período
de vacaciones, calculados por el sistema. Según la legislación el periodo
establecido para las vacaciones disfrutadas es de 15 días por período
causado, de igual forma el empleado puede tomar menos cantidad de
días para el disfrute de sus vacaciones.
Días disfrutados: Son los días calculados por el sistema a partir de la
fecha inicial. Estos días disfrutados incluyen los días no laborables para
el empleado (sábado - en caso de no ser laborable -, domingos y
festivos).
Días a pagar: La cantidad de días a pagar en las vacaciones
compensadas.
No De Resolución: Corresponde al número de autorización entregado
por el ministerio de trabajo. Aplica para vacaciones compensadas en
dinero.
En este informe se puede verificar la información registrada en la
novedad de vacaciones, que alimentara de igual forma el histórico de
cada empleado.
- Novedades de licencias
A Través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de
los empleados activos de la compañía por conceptos de licencias.
Concepto: Código del concepto por el cual se registra en las novedades
de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de licencias.
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Tipo: Se indica s corresponde a una licencia remunerada o no
remunerada.
Grupo contable: Del empleado en el momento de tomar la licencia.
Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se hará efectiva la licencia.
Fecha final: Fecha de terminación de la licencia.
Días laborables: Número de días laborables que comprende la licencia.
Días disfrutados: Número total es días de la licencia, incluyendo los
días no laborables (sábados, domingos y festivos).
En caso de ser una licencia no remunerada, se indica si es voluntaria o
disciplinaria, para efectos de presentación de informes.
Maternidad: Para liquidar la licencia de maternidad, ya sea por la EPS o
por el empleador, debe tenerse en cuenta el tipo de salario que devenga
la trabajadora al momento de disfrutar los beneficios de la licencia la
cual se extenderá por catorce (14) semanas. Así pues, es necesario
determinar si este es variable o fijo.
Para proceder con el pago de la licencias es necesario observar lo
indicado por el numeral 1 del artículo 236 del Código Sustantivo del
Trabajo -CST- sobre su liquidación. Dicho artículo señala que deberá
tomarse como base el salario devengado por la trabajadora al momento
de merecer la licencia. Cabe aclarar que lo anterior solo es válido para
salarios que no exhiban variación alguna.
Paternidad: Para liquidar la licencia de paternidad se debe tomar como
base de liquidación - IBL -, de conformidad con el artículo 204 de la Ley
100 de 1993, el correspondiente al salario que perciba el trabajador
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beneficiario de la licencia de paternidad correspondiente al mes en que
comienza a disfrutar de la misma, pues solo hasta el momento en que
inicie el descanso remunerado, se establece el periodo de licencia que
se extenderá por ocho (8) días hábiles.
El artículo 236 del código sustantivo de trabajo otorga un plazo de treinta
días (30) para presentar a la EPS el Registro Civil de Nacimiento, que
representa el único documento válido para el reconocimiento y pago de
la prestación económica por parte de la EPS.
Por luto: Fue creada por el artículo 1 de la Ley 1280 de 2009, ley que
modificó, o mejor, adiciono el artículo 57 del Código Sustantivo de
Trabajo, artículo que contiene las necesidades especiales del empleador
para con el trabajador.
Conceder al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge,
compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado
segundo (2) de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una
licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles, cualquiera sea su
modalidad de contratación o de vinculación laboral. La grave calamidad
doméstica no incluye la licencia por luto que trata este numeral.
- Novedades de cesantías
A través de esta opción se registran los registros de las novedades de
los empleados activos de la compañía por concepto de anticipo de
cesantías.
de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de cesantías.
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Tipo: La novedad a registrar, en este caso es anticipo de cesantías.
Fecha de corte: Fecha de corte para el cálculo de cesantías.
Corresponde a la fecha hasta donde deseamos que el sistema calcule el
valor de las cesantías, lo cual está relacionado con la formulación del
concepto de cesantías. Ejemplo si la formulación está creada con
promedio de 12 meses el sistema tomara los acumulados de 12 meses
atrás de la fecha de corte que se inició.
Dependiendo de la fecha de corte el sistema el sistema calculará la
fecha inicial (fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de cesantías)
corresponde al 01 de Enero del año al cual se captura la fecha de corte.
Ejemplo fecha de corte 2007/01/20 fecha inicial 2007/01/01, fecha de
corte 2006/08/30 fecha inicial 2006/01/01.
Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de las
cesantías.
Fecha de ingreso del empleado: Fecha de ingreso del empleado a la
compañía.
Total días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de las
cesantías por un periodo.
Sueldo: Sueldo del empleador tomado como base para el cálculo de las
cesantías.
Valor cesantías: Valor calculado de cesantías a anticipar.
Valor intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar.
- Novedades de préstamos
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A través de esta opción se realizan los registros de las novedades de los
empleados activos de la compañía por concepto de préstamos.
préstamos.
Clase: La modalidad de liquidación de intereses se trabajará con el
préstamo.
Fecha préstamo: Fecha inicial del préstamo.
Activo: En esta opción se puede activar o desactivar la novedad.
Concepto de intereses: Código del concepto por el cual se registrará
en las novedades de la nómina los intereses originados por préstamos.
Valor total: Valor Total del préstamo solicitado por el empleado.
Porcentaje interés a capital: Porcentaje a aplicar sobre el monto del
préstamo.
Saldo actual: Cálculo realizado por el sistema, donde indica el total
acumulado por concepto de saldo pagado.
Número de cuotas: Cantidad de cuotas a diferir para realizar el pago
del préstamo.
Total de interés pagado: Cálculo realizado por el sistema, donde indica
el total acumulado por concepto de interés pagado.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se tomará dentro de las
novedades de nómina del empleado, para su respectivo descuento.
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Documento cruce: Este campo se habilita cuando la cuenta amarrada
al concepto que se indica en la captura de préstamo está detallada por
cobrar o por pagar.
Nota: Cuando se tiene una novedad de préstamos en su captura
aparece el campo de saldo el cual se alimenta con la contabilización del
pago de la nómina y puede cambiar con el pago reflejado en el cargue
automático de novedades ya que este es el mismo volante de nómina y
muestra el saldo más la cuota que cancelara el empleado en dicha
nómina.
- Novedades de embargos
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de
los empleados activos de la compañía por concepto de embargos.
novedades de la nómina, en este caso se utilizará el concepto de
préstamos, previamente creado en la opción nómina - catálogos -
apertura de conceptos.
Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial
y de alimentos.
Fecha embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad.
Fecha final: Fecha de la última cuota que pagará el empleador por
concepto de embargo.
Valor cuota embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina.
Valor total embargo: Valor por el cual está la orden de embargo.
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Porcentaje embargo: Valor del porcentaje a aplicar sobre el saldo del
embargo.
Número de cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del
embargo.
Periodos de nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los
cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede
indicar si desea realizar el descuento en todas las nóminas del mes o en
algunas o alguna. Ejemplo nómina quincenal corresponde a dos
períodos si se marcan las dos casillas el descuento lo realizará en las
dos quincenas.
Juzgado: Registro de jurado que emitió la orden de embargo.
Ciudad: Ciudad donde se emitió la orden de embargo.
Sueldo mínimo exento: Aplica en el caso que el empleado tenga
descuentos adicionales al embargo y su sueldo no alcanza a cubrirlos
por completo, y quede por ese periodo exento de la cuota del embargo.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el
descuento por nómina del embargo.
- Novedades de ahorros
empleados activos de la compañía por concepto de ahorro.
ahorros, previamente creado en la opción.
Fecha inicial: Fecha de registro de la novedad en el sistema.
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Fecha final: Última fecha en la que se descontará dicha novedad.
Valor cuota: Valor de la cuota a ahorrar que será descontada por
nómina.
Porcentaje cuota: Valor del porcentaje por cada cuota del ahorro.
dos quincenas.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se descontará por nómina el
valor de la cuota de ahorro.
- Novedades acumulables
Consiste en la digitación de novedades en forma periódica, es posible en
forma diaria, de aquellos conceptos que así lo requieran, y al final del
periodo, el sistema realice la sumatoria y se liquiden en forma
acumulada.
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada por la
novedad generada por novedades acumulables, que se presenta a
continuación:
de la nómina.
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Tipo: El tipo del concepto que se registrara en esta opción. Se
encuentran dos opciones: horas extras y otras.
Fecha inicial - fecha final: Fechas para las cuales se genera el
acumulado de los conceptos.
No. de horas: Para los conceptos como horas extras se indicará el
número de horas que laboro el empleado durante el rango de fechas que
se digito en las opciones anteriores.
Documento cruce: Es el documento que sirve como soporte para un
pago de abono, ahorro u otro concepto sin fórmula.
- Novedad de anticipo de primas
empleados activos de la compañía por concepto de anticipo de primas.
novedades de la nómina.
Tipo: La novedad a registrar, en este caso es anticipo de cesantías.
Fecha de corte: Fecha de corte para el cálculo para l corte de prima de
servicios.
Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de primas;
este registro lo calcula el sistema automáticamente a partir de la fecha
de corte.
Fecha de ingreso del empleado: Fecha de ingreso el empleado la
compañía, está fecha la toma el sistema de la hoja de vida del
empleado.
Valor prima (al corte): Valor calculado de la prima a anticipar.
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Valor de este anticipo: En este campo se confirma el valor que se va
anticipar al empleado.
Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar,
en este campo se confirma el valor que se anticipará al empleado por
este concepto.
6.2 Novedad Fiscal
- Retención en la fuente
La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de un
impuesto, un ejemplo de impuesto es el de renta, el impuesto de ventas
o de industria y comercio. Este tiene como finalidad restar de los pagos
o de los abonos un porcentaje precisamente establecido por la ley.
La retención en la fuente considera algunos aspectos fundamentales
para su funcionamiento:
Agente Retenedor: Hace referencia a la persona que realiza el pago.
Sujeto Pasivo: Es la persona beneficiaria del pago, la cual es afectada
con la retención según el porcentaje establecido.
Pago o Abono en cuenta: Determina el momento en que es causada la
retención, según los conceptos y las tarifas.
¿Cómo operan los impuestos?
Los impuestos cuentan con una preciosidad determinada ya sea
mensual, bimestral, trimestral, anual etc. En este proceso el Estado para
poder cobrar el impuesto debe ajustase al periodo determinado. Pero
con la Retención en la Fuente ya no tiene que esperar al periodo
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establecido sino que lo puede cobrar cada mes. De esta forma el Estado
asegura un movimiento continuo de recursos.
Existe retención en la fuente en los siguientes impuestos.
➢ Impuesto de IVA
➢ Impuesto de Renta
➢ Impuesto de Timbre
➢ Impuesto de Industria y Comercio.
6.3 Novedad Judicial
- Despido injustificado: Este existe cuando el acto de terminación de
contrato o de despido del empleado viola una o más de una ley estatal o
federal o incumple con un contrato escrito o de facto. Estas definiciones
varían un poco de acuerdo con el estado jurídico.
- Novedades de embargos
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de
los empleados activos de la compañía por concepto de embargos.
novedades de la nómina, en este caso se utilizará el concepto de
préstamos, previamente creado en la opción nómina - catálogos -
apertura de conceptos.
Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial
y de alimentos.
Fecha embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad.
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Fecha final: Fecha de la última cuota que pagará el empleador por
concepto de embargo.
Valor cuota embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina.
Valor total embargo: Valor por el cual está la orden de embargo.
Porcentaje embargo: Valor del porcentaje a aplicar sobre el saldo del
embargo.
Número de cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del
embargo.
dos quincenas.
Juzgado: Registro de jurado que emitió la orden de embargo.
Ciudad: Ciudad donde se emitió la orden de embargo.
Sueldo mínimo exento: Aplica en el caso que el empleado tenga
descuentos adicionales al embargo y su sueldo no alcanza a cubrirlos
por completo, y quede por ese periodo exento de la cuota del embargo.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el
descuento por nómina del embargo.
- Embargos de salario: Un embargo es un proceso que implica la
recopilación de una monetaria contra un acusado por pedir un tercero
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para entregar las finanzas, que de otro modo se deberían de la parte
demandada al demandante.
Un embargo de salario se emite cuando una persona no cumple con la
obligación de reembolso de una factura o deuda. Cuando dejan de pagar
a los acreedores, que tienen la capacidad, a través de sentencia de un
tribunal, para recoger lo que por derecho debe.
- Pagos que no constituyen salario: Todo pago que no busca
remunerar y que no incrementa el patrimonio del empleado no constituye
salario. Es el caso de viáticos y gastos de representación, los que en
ningún momento incrementan el patrimonio del trabajador, sino que
simplemente le permiten sobrevivir mientras desarrolla sus actividades
para la empresa.
- La libertad para excluir pagos de naturaleza laboral no es absoluta:
La libertad que tienen empleadores y trabajadores para excluir pagos de
naturaleza laboral, esto es, pactar que ciertos pagos no constituyan
salario, no es absoluta, que ciertos pagos recibidos por el trabajador se
pacten como no constitutivos de salario, aliviando así un poco la carga
prestacional y seguridad social del empleador.
- Retenciones y deducciones del salario: El patrono no puede deducir,
retener o compensar suma alguna del salario, sin orden suscrita por el
trabajador para caso, o sin mandamiento judicial.
6.4 Novedad Voluntaria
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Son aquellas que el trabajador asume con su consentimiento y de manera
escrita, estas a su vez se dividen en:
1.- Cuotas: Descuentos Sindicales, de Caja de Ahorros, y las contribuciones
para fines artísticos, culturales, deportivos y gremiales, seguros, entre otras.
2.- Préstamos: Son los créditos concedidos directamente por el patrono, entre
los cuales se encuentran los vales de caja y los préstamos personales.
Igualmente se contempla los "avales", que consisten en créditos otorgados por
terceros con garantía de pago por parte de la empresa. Tales avales se
conocen como: "créditos o descuentos comerciales".
3.- Descuentos
En el Código Sustantivo del Trabajo, son permitidos los descuentos y
retenciones por conceptos de cuotas sindicales y de cooperativas y cajas de
ahorro, autorizadas en forma legal; de cuotas con destino al seguro social
obligatorio, y de sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el
reglamento del trabajo debidamente aprobado.
Así mismo, el empleador y su trabajador podrán acordar por escrito el
otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o
compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o
compensación y el plazo para la amortización gradual de la deuda.
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Cuando pese a existir el acuerdo, el empleador modifique las condiciones
pactadas, el trabajador podrá acudir ante el inspector de trabajo a efecto de
que exija su cumplimiento, so pena de la imposición de sanciones.
Los descuentos autorizados por el trabajador nacen de la mera liberalidad de
este para acceder a créditos con un tercero o con el mismo empleador. En
ambas situaciones, ante la obligación contraída, el elemento determinante es la
voluntad del trabajador de adquirir el crédito.
Con la expedición de la Ley 1527 del 2012 el límite al descuento directo se
modificó, en tanto un trabajador puede autorizar el descuento de hasta el 50 %
de su salario aun cuando lo que devengue sea un mínimo.
Ejemplo:
● Préstamos de cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados
hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser
deducidas de la nómina del empleado.
● Préstamos y adelanto de salarios: A pesar de la facultad que tiene el
empleador para prestar o adelantar salarios, no puede cobrar intereses por
el préstamo, Monto máximo a prestar a un trabajador: A pesar de que el
empleador puede disponer de su dinero y determinar a qué trabajador le
presta y en que monto, lo más aconsejable es que al momento de hacer un
préstamo, sólo preste hasta el valor de las prestaciones sociales que tiene
acumuladas el trabajador hasta el día que se hará el desembolso.
Esta recomendación es por la sencilla razón que en caso de desvincular al
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trabajador “al otro día” de hacer el préstamo o adelanto, el valor de la
liquidación final de prestaciones sociales cubriría el valor del préstamo
otorgado.
Antes de prestar o adelantar salarios, primero la autorización para el
descuento en el salario.
En las pequeñas empresas se cometen comúnmente dos errores cuando
hacen préstamos o adelantos:
Prestar o adelantar salario y no dejar prueba de dicho acto.
No pedir una Autorización por escrito del trabajador para que le descuenten
del salario los valores del préstamo o adelanto.
La autorización es ANTES, no después del desembolso
El empleador debe solicitar del trabajador una autorización por escrito antes
de desembolsar el préstamo o adelanto, esto porque pueden suceder cosas
como por ejemplo:
El Trabajador recibe el dinero el día viernes y el lunes llega y presenta carta
su renuncia y se niega a reconocer la deuda por el préstamo. En este caso
el empleador se va a encontrar “maniatado” para poder retener el valor del
préstamo en la liquidación final de prestaciones sociales.
El trabajador recibe el dinero el día viernes y ese fin de semana le sucede
una calamidad (muerte). El empleador si no tiene prueba del desembolso,
28
no podría retener dicho valor al momento de pagar la liquidación final a los
familiares del trabajador.
● Préstamos de fondos : “un Fondo de Empleados es una empresa
asociativa de derecho privado, sin ánimo de lucro, constituida
esencialmente por un grupo de trabajadores que independientemente de su
forma de contratación, deciden conformar o pertenecer a él con el fin de
satisfacer necesidades sociales y económicas, otorgar beneficios a sus
asociados y por extensión a sus familias”.
para quienes hagan parte de ellos tienen posibilidades de créditos con tasas
bajas, hasta descuentos en almacenes, entre las funciones más destacadas
de los fondos de empleados está la de ofrecer mecanismos de ahorro y
crédito con unas características y condiciones que, en muchos casos,
pueden resultar mucho más favorables que las de los bancos. Así buscan
motivar que los asociados ahorren con el fin de hacer realidad sus
proyectos de vida. Según los voceros de la agremiación, “los excedentes
que se obtienen por la actividad realizada, son para reinvertir en las
necesidades de los mismos asociados”.
● Seguros: Cuando un empleador ofrece a sus empleados un seguro de vida
básico, el empleado no tiene que pagar una prima. Sin embargo, el
empleado puede optar por comprar cobertura adicional para que sus
beneficiarios estén financieramente más seguros después de su muerte.
También puede comprar más cobertura, que incluye niños, cónyuges y la
cobertura por muerte accidental y desmembramiento. Si ella compra una
29
cobertura adicional, debe pagar una prima, que es deducida de su salario y
después de los impuestos.
● Libranza o descuento directo. Es la autorización dada por el asalariado o
pensionado, al empleador o entidad pagadora, según sea el caso, para que
realice el descuento del salario, o pensión disponibles por el empleado o
pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades
operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de
libranza. en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo
del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera
cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y
el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en
donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del
convenio.
El pagaré libranza, no es más que un compromiso de pago a través de un
contrato, que incorpora una obligación incondicional e irrevocable de quien
la otorga, de pagar una suma de dinero durante un tiempo específico a otra
persona, autorizando el descuento de su sueldo por nómina. Por el otro
lado, a una empresa, le permite liberar los fondos que tiene comprometidos
en créditos a su personal, ampliando así su capital de trabajo.
Capacidad de pago y capacidad de descuento
Un aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se
utiliza la modalidad de libranza es la determinación precisa de la capacidad
de pago y la capacidad de descuento.
30
La capacidad de pago es determinada por un análisis detallado en donde se
cuantifiquen todos los egresos mensuales del deudor (servicios públicos,
alimentación, educación tanto del beneficiario de la libranza como de las
personas a su cargo, arriendo, impuestos, gastos por salud, obligaciones
financieras y demás gastos que se evidencien), mediante la información que
suministra el deudor y los documentos que los soportan, y se procesen
frente a los parámetros que tiene establecidos cada cooperativa para el
segmento del mercado al que pertenece el deudor y la información que el
analista pueda detectar y discernir.
La capacidad de descuento, es el porcentaje o monto que puede ser
descontado del sueldo del empleado, que para el caso de las Cooperativas,
de acuerdo con el literal b) del Artículo 59 del Código sustantivo del trabajo,
no puede superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y
prestaciones, para cubrir sus créditos.
Así las cosas, si el trabajador una vez determinado el valor que se le puede
descontar de su sueldo, no le alcanza para cubrir el valor determinado en su
capacidad de pago, debe limitarse la cuota al porcentaje máximo de
descuento que permite la ley. Un trabajador que devengue un sueldo de
$800.000, puede tener una capacidad de pago de $500.000, pero por ley, la
empresa no le podrá descontar un valor superior a $400.000, por lo que la
cuota deberá estar en función de la capacidad de descuento.
31
Recomendaciones
Si bien la libranza se descuenta por nómina, pueden darse situaciones que
conduzcan a la mora del recaudo debido a embargos, despidos, licencias,
fallas operativas en el cargo de la nómina. Para obviar estas eventualidades
se debe acordar en la libranza, la obligación del deudor de cancelar por
directamente la cuota que por alguna razón no sea descontada por nómina,
como también el replantearse la política del tope máximo de descuento,
disminuyendo su valor para que se incluyan los casos anteriores como
imprevistos y el deudor pueda responder tanto por el crédito como por el
imprevisto presentado.
Se debe tener la autorización expresa del trabajador para que la cuota de la
libranza le sea deducida de su Nómina, de lo contrario la empresa se puede
exponer a una demanda laboral, debido a que la ley laboral prohíbe que el
empleador le descuente al trabajador valor alguno de su salario sin previa
autorización del trabajador o sin orden judicial competente.
● Préstamo de vivienda: En los convenios sobre financiación de viviendas
para trabajadores puede estipularse que el empleador prestamista queda
autorizado para retener del salario de sus trabajadores deudores las cuotas
que acuerden o que se prevean en los planos respectivos, como abono a
intereses y capital, de las deudas contraídas para la adquisición de casa. La
única situación en la cual el empleador podría cobrar intereses es cuando
32
hace préstamos al trabajador para la financiación de vivienda, por el valor
alto del préstamo. (Art. 152 y 153 Código Laboral)
● Préstamo de Calamidad: el crédito para calamidad doméstica, la cual tiene
como objetivo cubrir aquellas necesidades que se derivan de eventos
fortuitos y afectan gravemente el bienestar de los asociados.
Otras novedades voluntarias son:
● Prevención exequias
● Medicina prepagada
● Cajas de compensación (para pensionados)
● Sindicatos
● Asociaciones
● Icetex
● Préstamo del Fondo de Ahorro Seguro de Vida e Incendio
● Libranzas Servicio Médico
● Préstamo Educativo:
● Responsabilidades de pensionados
● Resoluciones de asignación de primas técnicas
● Solicitudes de Trabajadores oficiales CCT (subsidios, auxilios, primas de
nacimiento, matrimonio etc.)
● Solicitudes de empleados públicos (auxilios funerario, educativo, etc)
● Solicitudes de disminución de retención en la fuente
● Solicitud de cambio de valor ahorrado en el fondo.
33
6.5 Novedad Obligatoria
- DIAN ( Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)
La DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las
obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, la DIAN tiene como
objetivo facilita las operaciones del comercio exterior brindando
información pertinente con el fin de garantizar la sostenibilidad fiscal del
Estado.
Funciones de la DIAN
A continuación se nombran algunas funciones que ejerce la DIAN
- La administración de los impuestos de renta, de timbre nacional, entre
otros y los impuestos internos de orden nacional.
- El control y vigilancia del cumplimiento del régimen cambiario en
relación a la importación y exportación de bienes y servicios, entre
otros.
- La administración de los impuestos de recaudación, fiscalización,
liquidación, sanción y demás aspectos obligatorios para el
cumplimiento de las obligaciones tributarias.
- EPS (Entidad Promotora de Salud)
La EPS es la encargada de promover la afiliación al Sistema General de
Seguridad Social en Salud y recaudar los aportes obligatorios de los
trabajadores los cuales están previamente establecidos que por ley
deben ser cumplidos para el acceso al servicio, es decir, la EPS efectúa
los tramites de afiliación de los usuarios a la IPS (Institución Prestadora
de Servicios de Salud) y esta le presta los servicios médicos.
34
7. ¿QUIENES DEBEN DIGITAR EN LOS APLICATIVOS LAS
NOVEDADES?
Únicamente Los funcionarios encargados del proceso de nómina y existen dos
opciones.
8. ¿CUANDO SE CARGAN DESDE UN ARCHIVO PLANO?
Cuando las novedades se cargan desde un archivo plano, es decir, una hoja de
Excel, se realiza con el fin de ofrecer mayor facilidad al encargado del pago de
la nómina cuando se presentan una cantidad mayor de novedades, el cual se
da para no digitarlas en el aplicativo directamente, sino en una Hoja de Excel
para que luego todas se puedan subir al aplicativo teniendo en cuenta un
procedimiento previamente establecido.
35
9. BIBLIOGRAFIA
 https://www.misabogados.com.co/blog/dian-que-es-y-cual-es-su-objetivo
 http://camopal.blogspot.com/
 http://javeriana.edu.co/drh/relaciones_laborales/bonificacion.htm
 http://nominaysalario750301.blogspot.com/2015/02/novedades-y-clases-de-
novedades.html
 http://virtualnet2.umb.edu.co/cursos/TGPC002046/modulo2/pdf/mod2.pd
 https://www.canalcapital.gov.co/sites/default/files/planeacion-y-
control/AGTH-MN-001%20M
 http://www.pongasealdia.com/Normatividad/2015/PDF/Minsalud/Minsalu
d14007.pdf
 https://actualicese.com/conferencias/forma-de-liquidar-la-licencia-de-
maternidad-de-una-trabajadora-con-salario-variable/
 https://www.gerencie.com/quien-paga-la-licencia-por-luto.html
 https://relacioneslaboralesena.files.wordpress.com/2012/04/10-
digitacic3b3n-de-novedades-de-nc3b3mina.pdf
 http://www.finanzaspersonales.co/impuestos/articulo/como-pagar-
retencion-fuente/53416
 https://actualicese.com/actualidad/2009/04/21/prestamos-o-adelantos-al-
trabajador-se-debe-fijar-el-monto-maximo-y-la-autorizacion-del-
descuento-antes-del-desembolso/
 https://www.geniolandia.com/13098386/deducciones-voluntarias-de-los-
salarios.
36

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VALIDAR LAS NOVEDADES DE ACUERDO A SU ORIGEN EN NÓMINA

Sirley Johanna Baquero Rico

Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”

Sirley Johanna Baquero Rico

Instructor: Héctor Genaro Medina

Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”

2. Novedades Y Clases De Novedades ....................................................... 2

3. Definición del Proceso Novedades de Nomina ...................................... 3

4. ¿Que Son Las Novedades De Nomina? ................................................. 4

5. Cronograma De Novedades .................................................................... 5

6. Clases De Novedades De Nomina ........................................................... 6

8. ¿Cuándo Se Cargan Desde Un Archivo Plano? ....................................... 8

Las novedades de nómina son documentos físicos o electrónicos que afectan

directamente el pago mensual de la misma y las deducciones de los

clases novedades están conformadas por diferentes su novedades que hacen

novedades administrativas, judiciales, fiscales, voluntarias y novedades

Es importante resaltar quienes son los encargados de digitar las novedades en

para tal función.

el mes, el sistema muestra correctamente los días de incapacidad y los que

van para el empleado y trabajador, es decir el informe cumple con la función de

sean novedades de préstamo ahorro y novedades generales, que fueron

capturadas por valor y se pueden visualizar.

3. DEFINICIÓN DE EL PROCESO DE NOVEDADES DE NÓMINA

Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones

contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto

directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

4. QUÉ SON LAS NOVEDADES DE NÓMINA

Son todos aquellos registros y/o documentos físicos o en medios magnéticos

directo en el pago y las deducciones de los funcionarios de la entidad.

Hace referencia a un reporte periódico de las modificaciones, descuentos

legales, judiciales y voluntarios que se presenten y que afectan en el pago

establecido por parte de la empresa, a través de los formatos correspondientes

y atendiendo a un cronograma preestablecido.

6.1 Novedades Administrativas

A Través de esta opción se realizan los registros de las novedades de

los empleados activos de la compañía por concepto de incapacidades,

inicialmente el sistema y posteriormente solicitará el registro de la

información relacionada con la novedad generada por incapacidades.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

Tipo: Tipo de incapacidad, según la legislación laboral. Incapacidad

laboral, licencia de maternidad, accidente de trabajo, enfermedad

Fecha de inicio: Fecha a partir de la cual se genera la incapacidad.

Días de incapacidad: Número de días de duración de la incapacidad.

Fecha final: Fecha en que termina la incapacidad. El sistema la calcula

Prórroga: Indicar si es prórroga de una incapacidad anterior a la que se

Según la normatividad la E.P.S., pagará la incapacidad a partir de los (3)

días, dato que el sistema trae por defecto en este campo.

consecutivos de vacaciones remuneradas y proporcionalmente por

Disfrute: La época de las vacaciones debe ser señalada por el

empleador a más tardar dentro del año siguiente a aquel en que se

causaron, y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del

trabajador sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. El

empleador tiene que dar a conocer al trabajador con 165 días de

anticipación, la fecha en la que le concederá las vacaciones. si se

presenta interrupción justificada durante el disfrute de las vacaciones, el

trabajador no pierde el derecho a reanudarlas.

Cómputo del tiempo de servicios: Para el cómputo del año de

servicios pueden descontarse por disposición legal, los períodos de

suspensión del contrato, tales como huelgas, suspensión disciplinaria o

fuerza mayor. Lo mismo puede decirse de las faltas al trabajo no

justificadas. En cambio sería injusto que no se contabilizarán los días

permisos remunerados, las incapacidades y la grave calamidad

maternidad suspende el disfrute de las vacaciones, en consecuencia, la