MANUAL DEL PARTICIPANTE

Detección de Necesidades de
Capacitación

Introducción
Apoyar y orientar a los trabajadores y trabajadoras en el fortalecimiento de su desempeño
laboral, fomentar actitudes de crecimiento y superación que redunden en un mejor nivel, es
uno de los propósitos de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social.

Por tal motivo, se diseñó el presente manual del taller: Detección de necesidades de
capacitación, el cual está dirigido a todas las personas dedicadas a la planeación, organización y
operación de acciones de capacitación y que están interesadas en desarrollar su trabajo de
forma óptima.

El taller se integra por:

U 1. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

n Es el proceso que orienta la estructura y el desarrollo de los programas
de capacitación dentro de las organizaciones, a partir de la
i caracterización de las mismas. Autoconocimiento y gestión de sí mismo.
d
a 2. Necesidades de capacitación
d Describe los elementos necesarios para la realización de una detección
de necesidades de capacitación.
e
s

SECRETARÍA DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

 Estructura del taller
Este manual de capacitación fue diseñado para su fácil lectura y comprensión; la siguiente guía visual, muestra las
unidades que integran el taller: Detección de necesidades de capacitación

1.1 Proceso capacitador

1.2 Diagnóstico de necesidades
1.3 Análisis situacional
UNIDAD 1.
1.3.1 Comportamiento organizacional
DIAGNÓSTICO DE
1.3.2 Capacidad laboral
NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN 1.3.3 Análisis FODA

UNIDAD 2. NECESIDADES 2.1 Detección de necesidades de capacitación

DE CAPACITACIÓN
2.1.1 Métodos para las necesidades de capacitación
2.1.2 Técnicas
2.2 Reporte de resultados
2.2.1 Estructura

2.3 Conclusiones de la DNC

2.4 Beneficios de la capacitación

Para el desarrollo del taller, se consideran actividades teóricas y prácticas que promueven y generan aprendizajes
significativos.
Al final del documento se encuentra un glosario de términos relacionados con el contenido de este taller, y se menciona
la bibliografía que puede ser consultada para ampliar la información deseada.

1
 Objetivo general del taller
Identificar el proceso, técnicas e instrumentos que permitan realizar un diagnóstico de
necesidades del centro de trabajo en materia de capacitación, con el fin de plantear soluciones,
programar e implementar cursos específicos que mejoren la productividad y calidad de vida de
los trabajadores.

2
Objetivo de la unidad:

El participante identificará el comportamiento organizacional de un centro de trabajo, con el fin de

orientar las acciones de capacitación de acuerdo a los objetivos estratégicos de la organización.

Resultados de aprendizaje

Una vez que concluya el desarrollo de esta unidad, podrás:

• Identificar la detección de necesidades de capacitación como una etapa del proceso

capacitador
• Comprender el análisis situacional como etapa del proceso capacitador que permite
caracterizar el comportamiento organizacional de un centro de trabajo.

En esta primera unidad se describen los temas:

• Proceso capacitador • Diagnóstico de • Análisis situacional

Necesidades

Estudia, analiza y pon énfasis en:

• Comportamiento organizacional • Capacidad laboral

• Análisis FODA

3
 Para diagnosticar las necesidades de capacitación del personal que
labora en un centro de trabajo, se requiere disponer de la información
relativa a la dinámica o comportamiento de las organizaciones, las
funciones y actividades que les corresponde realizar para la producción
de ciertos bienes o la prestación de determinados servicios; es decir, se
necesita disponer de información que permita conocer las causas de los
problemas organizacionales, las funciones y actividades que
desempeñan las personas, para identificar, en un contexto de calidad,
productividad y de aseguramiento de la salud y la vida, aquellas
carencias que se refieren a la formación y capacitación.

La detección de necesidades implica la aplicación de un método de

investigación y de una o varias técnicas para la obtención de
información relativa a los requerimientos de las ocupaciones laborales
que se manifiestan en un proceso o sistema de trabajo; para lo anterior,
es una condición contar con un marco de referencia para identificar
qué conocimientos necesitan adquirir o actualizar las personas,
qué habilidades requieren poseer o mejorar, y qué actitudes
modificar.

Por otro lado, antes de aplicar una técnica de detección de necesidades de capacitación, se debe evaluar el
comportamiento del centro de trabajo para conocer aquellos factores organizacionales que limitan el logro
de objetivos y metas; y, en consecuencia, precisar si los problemas identificados tienen su origen en la falta
de capacitación de las personas o su causa es atribuible a otros factores como la carencia de tecnología o
de innovación de los procesos o sistemas de trabajo.

La detección de necesidades de capacitación no se circunscribe a recabar opiniones sobre lo que la gente

supone que requiere; es una estrategia de la gestión del capital humano para la obtención de
información respecto a los conocimientos, habilidades y/o actitudes que carecen o necesitan poseer
para la realización de su trabajo con calidad, eficiencia y eficacia. Los resultados obtenidos en la
detección de necesidades de capacitación son el insumo para el diseño y estructuración de acciones de
capacitación, y la elaboración de los materiales didácticos y de los instrumentos de evaluación a emplear
para medir la eficiencia y eficacia de la capacitación.

4
 1.1 Proceso capacitador
Objetivo específico: El participante identificará las etapas del proceso capacitador, para
la instrumentación de acciones de capacitación en un centro de
trabajo.

El proceso capacitador se orienta al desarrollo y mejoramiento de las capacidades laborales de las personas
que realizan actividades propias de una ocupación laboral o de un determinado proceso de trabajo. En el
siguiente esquema se indican las etapas o pasos que constituyen el denominado proceso capacitador:

Competitividad

Productividad

Capacidades
(competencias)

El proceso capacitador es parte de la planeación estratégica de una organización y, por tanto, se

relaciona con los elementos de misión, visión, objetivos y metas organizacionales. Su operación implica
el reconocimiento previo de que algunos problemas tienen su causa en aspectos diferentes al desempeño
laboral.

Es así, que la primera etapa se refiere al análisis situacional de la organización; lo que se puede traducir
en el análisis del comportamiento organizacional, para identificar qué factores o elementos
organizacionales inciden en la manifestación de problemas, incluyendo, los relativos al factor humano.

5
 1.2 Diagnóstico de Necesidades
Objetivo específico: El participante identificará con el diagnóstico las carencias en
cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que el
personal requiere cumplir para desempeñarse efectivamente
en su puesto de trabajo.

El diagnosticar las necesidades implica la aplicación de un método de investigación de una o

varias técnicas para la obtención de información relativa a los requerimientos de las
ocupaciones laborales que se manifiestan en un proceso o sistema de trabajo.

¿Cuál es el propósito del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación?

❑ Identificar las deficiencias actuales del personal, así como sus necesidades futuras.

¿Qué resultados concretos debe arrojar la investigación sobre necesidades de

capacitación?
❑ Trabajadores que necesitan capacitación
❑ Características de los trabajadores que necesitan ser capacitados
❑ Descripción de las actividades en que necesitan ser capacitados

¿Cuándo se puede hablar de la existencia de necesidades de capacitación en una empresa?

Cuando existen:
▪ Debilidades y problemas presentes en la empresa
▪ Amenazas del entorno cambiante
▪ Políticas inoperantes o procedimientos administrativos inadecuados
▪ Deficiencias en los conocimientos, en las habilidades y destrezas
▪ Actitudes inadecuadas del personal
▪ Modificación de normas, políticas y procedimientos
▪ Innovación tecnológica en las organizaciones
▪ Potencial del crecimiento en el personal
▪ Oportunidades de desarrollo y crecimiento de la empresa

6
Es una condición contar con un marco de referencia para identificar:

¿Qué conocimientos necesitan adquirir o actualizar las

personas?

¿Qué habilidades requieren poseer o mejorar?

¿Qué actitudes modificar?

Por otro lado, antes de aplicar una técnica de diagnóstico de necesidades de

capacitación, se debe evaluar el comportamiento del centro de trabajo para conocer
aquellos factores organizacionales que limitan el logro de objetivos y metas; en
consecuencia, precisar si los problemas identificados tienen su origen en la falta de
capacitación de las personas o su causa se atribuye a otros factores como la carencia
de tecnología, innovación de los procesos o sistemas de trabajo.

7
 1.3 Análisis situacional
Objetivo específico: El participante identificará la importancia del comportamiento de
los individuos y los grupos dentro de las organizaciones, para el
cumplimiento de la planeación, organización, control y evaluación
de actividades y metas administrativas y productivas.

Para la identificación del comportamiento empresarial, se estima conveniente tomar en cuenta cinco
aspectos genéricos que se relacionan con la dinámica de las organizaciones, que invariablemente se
manifiestan en cualquier unidad económica generadora de bienes o servicios.

Organización del trabajo

Organización de la producción

Capacitación del personal

Condiciones de trabajo

Remuneración del personal

Los aspectos señalados se integran de varios factores organizacionales, de los que se desea obtener
información sobre la dinámica del centro de trabajo; para lo cual, se procede a verificar que “tanto” fue
o de qué “manera” está siendo considerado cada factor en las acciones de planeación, organización,
control y evaluación de actividades y metas administrativas y productivas, aplicando para tal fin dos
criterios específicos de valoración.

1.3.1 Comportamiento organizacional

El análisis situacional es el estudio del medio en que se desenvuelve la empresa en un determinado
momento, tomando en cuenta los factores internos y externos mismos que influyen en cómo se proyecta
la empresa en su entorno.

El desarrollo del análisis situacional comprende las siguientes partes o escenarios de acción de la empresa,
macro ambiente o entorno general, microambiente o entorno específico, ambiente interno o empresa.

8
 EXTERNO
ANÁLISIS
SITUACIONAL F.O.D.A

INTERNO

Cuando una empresa enfrenta problemas de operación, por tanto, de productividad, es necesario efectuar
un análisis de la organización en su conjunto, mediante la revisión de cinco aspectos organizacionales:

1. Organización del 2. Organización de la 3. Capacitación del

trabajo producción personal

4. Condiciones de 5. Remuneración del

trabajo personal

Estos imprimen a la empresa una dinámica organizacional mediante la operación de un proceso de

fabricación resultando los bienes o productos.

La empresa refleja un comportamiento organizacional específico de: mínimo, mediano u óptimo, este se
puede identificar mediante el análisis y valoración de los factores organizacionales; dando a conocer
cuáles factores limitan la dinámica o aquellos que representan un área de oportunidad.

Para generar el producto determinado o la prestación de un servicio, es necesaria la operación de un

proceso o sistema de trabajo el cual integre todas las funciones y actividades a realizar de acuerdo a las
especificaciones de diseño del bien o de las características del servicio. A continuación, se presenta la
ejemplificación de las principales funciones de un sistema de trabajo:

9
 Preparación de -Mesero
la mesa
-Garrotero

Recepción Asignación de Atención Cierre del

mesa servicio

-Hostess -Hostess -Capitán

-Cajera
-Gerente -Gerente -Mesero
-Mesero
-Recepcionista -Recepcionista Garrotero
-Capitán
-Capitán -Capitán
-Gerente
-Mesero

Se observan las 5 funciones que pueden ser desempeñadas por el personal que posee una capacidad
laboral adecuada a los conocimientos, habilidades y actitudes requeridas de acuerdo a los principios
de calidad y productividad.

1.3.2 Capacidad laboral

Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que posee una persona en razón de su formación
académica, trayectoria y experiencia laboral, la cual refleja una potencialidad para desempeñar una gama
de ocupaciones laborales afines a un proceso o sistema de trabajo.

Existe una diferencia entre la capacidad laboral que posee una persona y la capacidad laboral que
se requiere para el desempeño de actividades determinadas, todo está en los requerimientos
ocupacionales para desempeñar las actividades de manera eficiente.

Es necesario disponer de la definición de qué son los conocimientos, habilidades y actitudes:

10
 Conocimiento
•Datos e información
acerca de la naturaleza, Ejemplo
cualidades y relaciones
•Distribución del área de atención a
de las cosas que como
comensales para cubrir
resultado del
razonamiento humano
necesidades específicas El saber
(reservaciones, buffet o
se traducen en hechos,
banquete).
conceptos o principios.

Habilidades
•Destrezas para realizar Ejemplo
alguna actividad; por medio
de un procedimiento, el cual •Acomodar las mesas de
acuerdo a modelos de
es necesario realizarlo con la
destreza requerida y en un distribución y en un
determinado tiempo o en
determinado tiempo. El hacer
una forma apropiada. Incluye
las habilidades mentales y
físicas.

Actitudes
•Estados de la voluntad Ejemplo
para realizar
determinadas •Mostrar conducta de
actividades, en cuanto amabilidad hacia los
a normas del comensales, mostar capacidad El ser
comportamiento de iniciativa en el servicio de
humano. atención al cliente.

Para detectar las necesidades es importante disponer de información acerca de la dinámica del centro de
trabajo, sistemas o procesos existentes para la generación de bienes y servicios, que permiten tener una
imagen completa de sus limitantes o problemas organizacionales.

11
1.3.3 Análisis FODA

El análisis FODA se define como la detección y evaluación de las fortalezas (F), oportunidades
(O), debilidades (D) y amenazas (A) que establecen los límites en el desarrollo exitoso del Centro
de Trabajo.

Es una herramienta o técnica de análisis que permite obtener un diagnóstico o “fotografía” de la

situación actual de una empresa y trabajar con toda la información que posea sobre su negocio,
examinando sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Las entidades disponen de fortalezas en el presente y de oportunidades favorables para el futuro,

al igual que debilidades actuales y amenazas en el porvenir.

El análisis FODA, por lo tanto, brinda información acerca de la situación de una empresa y
permite trazar una estrategia con pasos a seguir de acuerdo a la información obtenida de sus
características internas y del contexto.

12
 • Fortalezas y debilidades

Cuando tenemos más puntos fuertes que débiles en el Centro de Trabajo, se tiene una buena parte de la
carrera ganada.

Cuando existe un equilibrio entre puntos fuertes y débiles necesitaremos un esfuerzo adicional para
inclinar la balanza del lado positivo, resolviendo los principales problemas.

Si las debilidades superan a las fortalezas, tendremos que ponernos a trabajar de inmediato, de lo contrario
el Centro de Trabajo enfrentará condiciones difíciles.

• Oportunidades y amenazas

Las Oportunidades representan la posibilidad de aprovechar en nuestro favor una situación o hecho
determinado.

Las Amenazas representan un impedimento o freno a nuestras aspiraciones.

ASPECTOS FORTALEZAS DEBILIDADES

Organización del trabajo

Organización de la producción

Capacitación del personal

Condiciones de trabajo

Remuneración del personal

ASPECTOS OPORTUNIDADES AMENAZAS

Organización del trabajo

Organización de la producción

Capacitación del personal

Condiciones de trabajo

Remuneración del personal

Qué podemos aprovechar? Qué debemos mejorar?

13
 Reporte de resultados
Identificación de necesidades por área de Criterio de atención
Propuestas
Aspectos de la aprendizaje (Prioridad) Beneficios
empresa Nivel de esperados
Conocimiento Habilidades Actitudes Curso/tema CP MP LP
profundidad
Organización del
trabajo

Organización de la
producción

Capacitación del
personal

Condiciones de
trabajo

Remuneración del
personal

Elaboró y fecha Autorizó y fecha

Elementos que se deben considerar: misión, visión, objetivos y metas organizacionales

14
 CONCLUSIÓN
Con la información del comportamiento organizacional y la descripción de la ocupación laboral, se podrá
contar con una identificación precisa de las carencias de conocimientos, habilidades y actitudes que
limitan la calidad, productividad laboral y competitividad empresarial.

15
16
Objetivo de la unidad:

El participante identificará y aplicará las técnicas y métodos existentes para una buena detección de
necesidades, con el fin de orientar las acciones de capacitación a las áreas requeridas.

Resultados de aprendizaje

Una vez que concluya el desarrollo de esta unidad, podrás:

• Identificar el porqué de la detección de necesidades de capacitación

En esta segunda unidad se describen los temas:

• Detección de necesidades de capacitación

• Reporte de resultados
• Beneficios de la capacitación

Estudia, analiza y pon énfasis en:

• Métodos para las necesidades de capacitación

• Técnicas
• Estructura

17
 Uno de los cuestionamientos que aparecen comúnmente por
parte de los empleadores que se preocupan por hacer más
productivo el trabajo de su organización, es: ¿en qué se debe
capacitar a los trabajadores o colaboradores?, y en ocasiones no
se tiene clara la estrategia que responda a las necesidades
reales de la organización.

Sin embargo, la efectividad de una estrategia de capacitación

está directamente relacionada con la habilidad por parte de los
directivos del centro de trabajo para detectar las necesidades
reales de capacitación y, por otro, diseñar las acciones de
capacitación que permitan atender dichas necesidades, para
no caer en el mito de que la capacitación es un gasto y no una
inversión.

2.1 Detección de necesidades de

capacitación
Objetivo específico: El participante identificará la importancia de la DNC, para definir las
acciones de capacitación acordes a las necesidades reales de los
centros de trabajo y alineadas a los objetivos estratégicos de la
organización.

La detección de necesidades de capacitación es un proceso que orienta la instrumentación de acciones

de capacitación para el desarrollo de capacidades laborales (conocimientos, habilidades y actitudes) de
los integrantes de una organización, a fin de contribuir al logro de los objetivos de la misma.

18
Existen necesidades de capacitación cuando se presentan los siguientes factores:

Rotación de personal Cambios de políticas,

Desviación en la Cambios de cultura
(función, puesto, salida, métodos y técnicas de
productividad. organizacional.
entrada) trabajo.

Debilidades y problemas Procedimientos Deficiencias en

Amenazas del entorno
presentes en la administrativos conocimientos,
cambiante
institución inadecuados habilidades y destrezas

Oportunidades de
Innovación tecnológica desarrollo/
Actitudes inadecuadas
en las organizaciones crecimiento de la
organización

Permitiendo identificar los siguientes aspectos de la capacitación:

• ¿En qué áreas se necesita capacitación para el correcto desempeño de los

trabajadores en sus ocupaciones laborales de un proceso o sistema de trabajo?
1

• ¿Quiénes son los que requieren capacitación y en qué actividades?

2

• ¿En qué extensión o cantidad y a qué profundidad se requiere que una persona
domine los conocimientos-habilidades de una ocupación laboral? así como ¿qué
3 actitudes son esenciales para el buen desarrollo del trabajo?

• ¿Cuándo y en qué orden deben ser capacitadas las personas en función de las
prioridades y recursos con que dispone la organización?
4

19
Al disponer de información inherente a la identificación de necesidades de capacitación, se
obtienen los siguientes beneficios:

Optimizar recursos técnicos, materiales y financieros

Identificar y seleccionar a los facilitadores internos o externos

Determinar con precisión los objetivos de los cursos

Establecer líneas de acción de los planes y programas

Identificar los contenidos temáticos en que se necesita capacitar

Identificar las prioridades, extensión y profundidad del aprendizaje

Tener conocimiento de los trabajadores que requieren capacitación y en qué áreas

Las necesidades de capacitación hacen referencia a las carencias que las personas tienen para
desarrollar de manera adecuada, las funciones y actividades de una determinada ocupación laboral.

En los siguientes ejemplos, se representan algunos casos de necesidades de capacitación:

• Una secretaria no logra buenas traducciones en inglés, ya que sólo tiene un 50% de
conocimiento del idioma.
• Una supervisora de área domina ampliamente su trabajo, pero no sabe explicar a otros
los procedimientos por no tener las habilidades de instrucción.
• Se implementa un nuevo sistema de informática, el cual se aplicará en todo el centro de
trabajo, pero el personal desconoce su manejo.

En los ejemplos anteriores “alguien” no realiza adecuadamente sus actividades; posiblemente no tiene
los conocimientos o habilidades requeridas para desempeñar las actividades de manera correcta, a
20
pesar de tener el conocimiento, lo efectúa de forma incorrecta y, por tanto, existe una necesidad de
capacitación.

Un factor adicional a lo anterior, es el hecho de que las personas pueden poseer los conocimientos y
habilidades para el desarrollo de sus actividades, pero no están motivadas para ejecutarlas; lo que
representa una necesidad de capacitación referida a las actitudes, se interpreta como la falta de
voluntad para ejecutar una actividad. Sin embargo, la detección de necesidades en una empresa nos
puede llevar a identificar en las diferentes áreas los factores que impiden su adecuado
funcionamiento.

A continuación, se presenta un cuadro que clasifica las necesidades de capacitación:

Dinámica de organizaciones.

Causas
Actividades de ocupaciones
laborales de procesos o
sistemas de trabajo.
Necesidad de
capacitación
Manifiestas

Tipos

Encubiertas

Las necesidades manifiestas son aquellas que indican un problema cuya causa se detecta a
simple vista; por ejemplo:

La incorporación de un sistema informático para el proceso de

atención a comensales, desde la recepción del comensal hasta el
cierre del servicio, ha generado la necesidad de capacitar a
todo el personal en la operación de dicho sistema.

Las necesidades encubiertas son las que indican un problema y cuya causa, no se detecta a simple vista;
siendo necesario efectuar un análisis minucioso para encontrar la causa que lo originó; por ejemplo:
21
 Jorge es un mesero con mucha A partir de la fusión de dos
experiencia en la ocupación que restaurantes, hay baja
tiene asignada, sin embargo, en productividad y existen
los cinco meses que tiene problemas entre los
trabajando ha tenido varios trabajadores.
problemas con sus compañeros y
los clientes, afectando su
desempeño y la imagen del
restaurante.

En ambos casos, se requiere efectuar un análisis de problemas, para identificar la causa raíz de
las situaciones problema y, en su caso, lo relativo a las necesidades de capacitación.

La detección de necesidades específicas de capacitación, parte del siguiente principio:

“Una necesidad de capacitación es el resultado de comparar la capacidad laboral deseada, con la

capacidad laboral real para el adecuado desempeño de las actividades”

Capacidad Capacidad
laboral laboral Necesidad de
deseada real capacitación

A manera de ejemplo se indican los siguientes casos:

22
 Conocimientos

Capacidad laboral deseada Capacidad laboral real

Diseño de gráficas estadísticas por medio de Power Laura sólo ha elaborado gráficas de datos
Point. estadísticos por medio de Excel.

Habilidades

Capacidad laboral deseada

Capacidad laboral real
Elaboración de cuatro gráficas de la producción, en
Laura elabora las cuatro gráficas en 45 min.
una hora.

Actitudes

Capacidad laboral deseada Capacidad laboral real

Aportación de ideas para incidir en el incremento de Laura es una persona que se retrae y es poca su
las ventas y trabajar en equipo. aportación de ideas.

Es importante tener en cuenta que en ocasiones los orígenes de los problemas no siempre tienen su causa
en la falta de capacitación, cuando se pretende detectar las necesidades de capacitación, se requiere
hacer un análisis cuidadoso de la información y poner en práctica los siguientes puntos:

1. Determinar los requerimientos de las ocupaciones laborales.

2. Identificar la capacidad laboral real de las personas.
3. Comparar las capacidades laborales deseadas con las reales.
4. Ordenar la información obtenida en la comparación de acuerdo a criterios de agrupamiento.
5. Analizar e interpretar resultados.
6. Elaborar el reporte.

Una vez realizado el análisis situacional del centro de trabajo, el cual elaboramos en un inicio,
se indica el lugar y el momento de efectuar una DNC, por lo que se aplica el siguiente
procedimiento:

23
 FASE QUÉ SE HACE
Especificar las funciones que
Establecer la debe desempeñar un
situación ideal trabajador y los
requerimientos de
capacitación.
Se realiza una evaluación
Definición de la que implica lo que es y se
situación real hace en la empresa
actualmente, esto es, definir
a cada trabajador en su
puesto.
Procedimiento para realizar
Análisis una confrontación entre la
comparativo de situación ideal y real. Se
la situación compara lo que se debe
ideal y real realizar en la ocupación y lo
que realiza la persona.
CÓMO SE HACE RESULTADO
Revisión de la Descripción del puesto
documentación Requerimientos de capacitación
administrativa: del puesto
Descripción de
puestos.
Se requiere evaluar su  Número de trabajadores
actuación en los aspectos que requieren capacitación.
determinados en la  Características de los
situación ideal o trabajadores a ser
descripción de puestos. capacitados.
 Descripción de
actividades:
conocimientos, habilidades
y actitudes en que se
capacitarán.
Clasificar y ordenar Identificación de
información obtenida de necesidades de
la persona en su capacitación.
ocupación.

Documento que presenta el El documento debe Jerarquía de prioridades

Informe de resultado de la considerar los
resultados investigación. Sirve de guía siguientes
para tomar las decisiones elementos:
que más convengan. 1. Nombre de
personas
2. Ocupación
3. Necesidades
específicas

2.1.1 Métodos para las necesidades de capacitación

24
A continuación, se describen los métodos más empleados para la detección de necesidades de
capacitación:

Método Descripción Principios

Este estudio superficial es el más
Atiende las necesidades espontáneas
rápido de aplicar para la obtención de
que surgen sin ningún plan o
información de forma inmediata para
programa establecido, son atendidas
darle inicio a un proceso de mejora
de inmediato.
por medio del trabajo en equipo,
Reactivo La gente se capacita en lo que cree
requiere de pocos recursos para
necesitar o en lo que le gusta, pero
implementarse a una problemática o
no en lo que realmente es necesario
situación adversa además de ser
e importante para desempeñar sus
simple en la detección de problemas.
actividades de manera eficiente y
Alto índice de riesgo a la toma de
eficaz.
decisiones.
Emplea la Ley de Pareto (80-20),
para conseguir un mejor resultado,
Diagnóstico superficial, más preciso
identifica el 20% de los problemas
que el reactivo, mediano índice de
que presenta una organización,
Frecuencias riesgo para la toma de decisiones.
tienen un impacto negativo sobre el
Consiste en un análisis más detallado,
80% de los resultados, y el 80% de
basado en situaciones y casos
los problemas afecta al 20% de los
especiales; observan algunos signos.
resultados.
La información que se obtiene es más Comparación entre lo que debe
precisa y confiable; se identifican las hacerse y lo que realmente se hace.
necesidades reales de capacitación de Comparar una situación con otra
Comparativo acuerdo a requerimientos; se para determinar las diferencias, que
determinan con detalle las carencias a serán las necesidades a satisfacer. Se
satisfacer; con alto índice de certeza en revisa la manera apropiada o
la toma de decisiones. correcta de hacer las cosas.

Es importante señalar que el método comparativo se considera el más confiable para la detección
de necesidades de capacitación y se integra de los siguientes cuatro pasos:

25
 Determinación de la Identificación de la Análisis comparativo Identificación de

situación deseada o
idónea, donde se
desarrollará el trabajo,
de calidad y productivo;
presupone la existencia
de todos los recursos
necesarios para la
correcta realización de
las actividades y tareas.
“deber ser o hacer"
4
situación real, donde entre la situación ideal necesidades de
las personas desarrollan y la real capacitación y no
el trabajo obteniendo la La comparación de la capacitación
información relativa a información Se identifican
esta situación. Diseño y determinada para la resultados mediante el
aplicación de situación deseada o análisis de la
instrumentos. “así es” ideal. Permite conocer información:
las diferencias que hay
a) Necesidades de
entre el desempeño capacitación
correcto e incorrecto.
b) Necesidades
inherentes a factores
organizacionales
Ambos resultados se
deben integrar en el
reporte
correspondiente

2.1.2 Técnicas para realizar la detección de necesidades de capacitación

En el caso de la detección de necesidades los métodos proactivos se manejan como técnicas mediante
las cuales se obtiene información inherente al desempeño de una ocupación laboral determinada por
medio de estudios y planes destinados a las necesidades futuras.

Técnica Descripción Material Tipo Aplicación Habilidades

Requerido destinatarios requeridas
1
Cuestionario Conjunto de Cuestionario Preguntas: -Individual Elaboración de
preguntas para
cuestionarios
responder -Abiertas
individual o -Colectivo
grupalmente por Respuestas
escrito. amplias

-Cerradas

Respuestas
breves.
2
Encuesta Preguntas para Encuesta -Individual Dominio en la
recabar entrevista y
información de elaboración de
manera encuestas.
organizada sobre
cuestiones
específicas.

26
 Técnica Descripción Material Tipo Aplicación Habilidades
Requerido destinatarios requeridas

3 Ayuda para la Lista de -Individual Se deberá tener el

reducción de verificación conocimiento para
Lista de fallas por medio -Colectivo seguir los
verificación de observaciones procedimientos,
sobre asuntos a Titulares de explicarlos y
mejorar. ocupaciones que manejar las
se investigan objeciones.

4 Estudia el Formulario de -Individual Conocimientos,

desempeño de los registro habilidades
Periodo de trabajadores -Colectivo referentes a la
actuación mediante la aplicación y
observación elaboración de
durante un instrumentos y
periodo técnicas.
determinado, esto
con el objetivo de
conocer las
necesidades de
capacitación.

5 Grupo o centro de Agenda de las Comisiones -Colectivo Manejo de

trabajo, para sesiones mixtas de reuniones de
Comités analizar los capacitación trabajo.
intereses, y
necesidades y adiestramient
buscar o.
soluciones.

6 Opinión por parte Inventario de -Individual Conocimiento de las

del supervisor, actividades labores del personal
Inventario de jefe, respecto a -Colectivo a su cargo y su
habilidades las necesidades capacidad de
de capacitación análisis.
del personal.

7 Exámenes para Instrumentos -Teórica -Individual Conocimiento del

identificar el psicotécnicos trabajo a evaluar.
Pruebas de nivel de dominio -Prácticas -Colectivo
desempeño (conocimientos, Conocimiento del
habilidades) de -De actitud empleo de los
las actitudes instrumentos a
requeridas. utilizar.

27
 2.2 Reporte de resultados
Cuando se detecta que los problemas de desempeño se atribuyen a la carencia de conocimientos,
habilidades y actitudes de una persona para efectuar de manera correcta las actividades de una ocupación
laboral determinada, el siguiente paso consiste en detallar y agrupar esa carencia de acuerdo a criterios
de:

Pertinencia
•Significa que una cosa forme parte de algo, que sea oportuno o adecuado; las necesidades
identificadas deben relacionarse con las actividades y tareas propias de la ocupación
laboral; por ejemplo, la secretaria puede que necesite aprender idiomas, pero su trabajo
no lo requiere.

Importancia
•Representa un grado de valor o interés; en el ámbito laboral se relaciona con el logro de
objetivos y su impacto en los resultados; por ejemplo, para la ocupación secretarial puede
que se identifiquen tres tipos de necesidades y alguna de ellas no tenga una importancia
alta y sea atendida posteriormente.

Urgencia
•Se refiere a acciones que ya no pueden posponerse, porque sería causa de riesgo el no
realizarlas pues podrían generar otros problemas; por ejemplo, la secretaria necesita de
manera inmediata dominar la paquetería office para agilizar el control de documentos

2.2.1 Estructura

Los datos que se obtengan del análisis de la información se presentan en un reporte, de tal forma que
las conclusiones nos lleven al diseño de cursos.

Se explica brevemente como está integrado el reporte o informe y los

1) Introducción
antecedentes que dieron motivo a la investigación de las necesidades de
capacitación.

28
 • Generalidades
• Nombre de la empresa
• Domicilio
2) Datos de
• Actividad económica
identificación de la
• Productos o servicios que ofrece
empresa
• Filosofía de la empresa
• Fecha de elaboración
• Responsable principal y colaboradores del estudio
3) Índice Del documento con su paginación respectiva.
Motivo por el cual se llevó a cabo la detección de necesidades de
4) Justificación
capacitación.
Se describen los principales elementos de la metodología que se
empleó:
• Universo del personal en estudio
5) Metodología • Elección del enfoque o método de DNC
• Elección de las técnicas para recolectar datos
• Aplicación de los instrumentos
• Verificación de la aplicación de las técnicas.
6) Análisis de la Conocimientos, habilidades, actitudes y valores a atender en la
información organización.
7) Resultados de la Prioridades de conocimientos, habilidades, actitudes y valores a
DNC entender en la organización.

Después de haber realizado un diagnóstico de necesidades en la

empresa es necesario darle solución a las problemáticas detectadas, y
8) Cuadro integrador
se construye un cuadro integrador que incluya el área adonde irá
dirigido el curso y la necesidad que desea.

Se anotan las principales consideraciones que se obtuvieron de las

9) Conclusiones
evidencias, se hace una reflexión final.

10) Recomendaciones Para próximos estudios.

Para complementar el reporte de resultados se recomienda priorizar las necesidades por cada
ocupación laboral y marcar su criterio de atención:

➢ A corto plazo, seis meses (CP)

➢ A mediano plazo, un año (MP)
➢ A largo plazo, mayor a un año (LP)

29
Sin olvidar que hay necesidades comunes en todas las ocupaciones laborales de un proceso o
sistema de trabajo, dicho reporte debe contener los siguientes datos:

1. Nombre de las ocupaciones laborales analizadas.

2. Nombre del área de trabajo a la que pertenecen.
3. Nombre de las personas que desempeñan las ocupaciones laborales analizadas.
4. Descripción de las necesidades identificadas (conocimientos, habilidades y actitudes).
5. Criterio de atención (corto, mediano o largo plazo)

2.3 Conclusiones

Aplicación de resultados del DNC

¿Por qué es importante determinar las características de los trabajadores que requieren capacitación?

Determinación de acciones y contenidos

Para planear la Forma de impartir capacitación

organización de las Costo posible por tiempo y número de personas
acciones
Amplitud del contenido del programa

Selección de técnicas de instrucción y materiales didácticos

La especificación de las acciones clave que se desprenden del DNC y la coordinación de las mismas
constituyen las siguientes estrategias:

Establecer las prioridades de capacitación

Definir los temas y contenidos de capacitación
Los contenidos de aprendizaje deben subsanar las necesidades de capacitación detectadas
De los contenidos y características de los participantes se desprenden la duración del evento y las
técnicas de enseñanza que se aplicarán
Determinar las tareas y actividades que se realizarán para llevar a cabo la capacitación
Establecer los recursos humanos y financieros que se necesitan para desarrollar las acciones de
capacitación

30
2.4 Beneficios de la capacitación.

La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en recursos humanos y una
de las principales fuentes de bienestar para el personal y la organización en general.

•Mejora el conocimiento del segmento a todos los niveles.

•Crea una imagen de confianza y profesionalismo.
•Se promueve la comunicación a toda la empresa.
Beneficio a la •Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
empresa •Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.

•Ayuda al individuo a tomar decisiones y solucionar problemas.

•Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
•Alimenta la confianza, posición y desarrollo.
•Permite el logro de metas individuales
Beneficio al personal •Sube el nivel de satisfacción con el puesto.
•Desarrolla un sentido de progreso.

31
32
 Anexo 1

Anexos
DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Empresa:__________________________________________________________________________
Domicilio: Calle__________________________________________ No. ____ Colonia________________________________ C. P.
__________ Alcaldía/Municipio: __________________________Estado: ______________________________________
Nombre:__________________________________________________________________________________________________
Puesto: __________________________Antigüedad en el puesto:_____________Último grado de estudio:__________
Último curso de capacitación que recibió: ____________________________________ Año:________________________
Mencione las principales funciones o actividades que desempeña actualmente en la empresa en donde labora.

Mencione tres competencias (conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes) a fortalecer, para el desempeño de sus
funciones. (Ordénelas según su importancia, siendo 1 la más importante).
1

Indique qué cursos considera que le ayudarían a tener un mejor desempeño en su trabajo
Temas Profundidad Requerida
Avanzado Medio Básico

Mencione cuáles serían las mejoras esperadas con la capacitación

Recomendaciones o sugerencias respecto de las actividades de capacitación:

Firma: _______________________________________

I
 Anexo 2

DATOS GENERALES
Nombre de la empresa: Ejemplo
Dirección:
CONCENTRADO DE RESULTADOS

SECTOR PUESTO ESCOLARIDAD NECESIDADES CURSO O PROGRAMA NIVEL DE BENEFICIOS ESPERADOS

PROMEDIO PROFUNDIDAD

• No hay claridad en las órdenes • Comunicación • Rapidez en el servicio.

• Descuido de funciones vitales. • Disminución de quejas de los clientes.
Hotel Supervisor Licenciatura • Trato indistinto a colaboradores • Liderazgo Avanzado • Mejora del clima laboral

• Falta de orden en la ubicación de insumos • Disminución de desperdicios.

Restaurante Almacenista • Retraso en entrega de materiales • 5s • Limpieza y orden
Preparatoria • Informalidad en órdenes de trabajo • Inventarios Intermedio • Disminución de tiempos del servicio
• Informalidad en los insumos • Administración

• Faltas ortográficas en documentos • Ortografía • Disminución de trabajo.

Hotel Recepcionista • Inadecuada relación con jefe y compañeros de • Trabajo en equipo • Mejora del clima laboral.
Técnico bachiller trabajo • Administración de Intermedio • Disminución de tiempos de atención al
• Desorden en documentos que manejan documentos cliente.
información • Satisfacción del cliente.
• Comunicación
• Inadecuado manejo del teléfono
Conclusiones y recomendaciones:

Elaboró: Puesto:

Correo electrónico Teléfono

II
 DATOS GENERALES
Nombre de la empresa:

Dirección::

CONCENTRADO DE RESULTADOS

SECTOR PUESTO ESCOLARIDAD NECESIDADES CURSO O PROGRAMA NIVEL DE BENEFICIOS ESPERADOS

PROMEDIO PROFUNDIDAD

Conclusiones y recomendaciones:

Elaboró: Puesto:

Correo electrónico Teléfono

III
 Anexo 3

Indicadores que deben ser aumentados cuando su comportamiento es bajo o mediano.

De los siguientes indicadores, señalar con una “X” actualmente cuál es su comportamiento.

Comportamiento
Indicador
Alto Mediano Bajo
1 Ventas
2 Aprovechamiento de la capacidad instalada

3 Número de clientes

4 Número de pedidos atendidos

5 Logro de objetivos y metas
6 Clima laboral
7 Reconocimientos al esfuerzo colectivo
8 Cumplimento de normas de calidad
9 Retribución al esfuerzo individual para el logro de metas

10 Número de personas capacitadas

Indicadores que deben ser disminuidos cuando su comportamiento es alto o mediano

De los siguientes indicadores, señalar con una “X” actualmente cuál es su comportamiento.

Comportamiento
Indicador Alto Mediano Bajo
1 Desperdicio de materia prima
2 Retrabajo
3 Ausentismo
4 Número de reclamos o quejas
5 Número de rechazos
6 Rotación de personal
7 Número de accidentes
8 Tiempos de operación
9 Consumo de energía
10 Consumo de agua
11 Inventarios
12 Devoluciones
13 Averías de maquinaria y equipo
14 Impuntualidad

IV
 Anexo 4

En el siguiente cuadro se propone un ejemplo de reporte de resultados.

Reporte de resultados
Identificación de necesidades Prioridad
Nombre Área Ocupación
Actividad Conocimiento Habilidades Actitudes CP MP LP

Elaboró y fecha Autorizó y fecha

V
 Anexo 5

Glosario
• Actitudes. - Estados de voluntad para realizar determinadas actividades, en cuanto a
normas del comportamiento humano.
• Actividad. - Tarea específica que forma parte de un proceso o sistema de trabajo.
• Adiestramiento. - Entrenamiento que recibe el personal de una empresa para que ejecute
sus labores con eficiencia, mediante el intercambio de conocimientos, habilidades,
aptitudes y comportamientos unidos inevitablemente a su aplicación práctica.
• Aprendizaje. - Adquisición de conocimiento logrando un cambio duradero sobre la
conducta y capacidad para comportarse, resulta de la práctica, del estudio o la
experiencia.
• Capacidad laboral. - Conocimientos, habilidades y actividades que posee una persona en
razón de su formación académica, trayectoria y experiencia laboral, la cual refleja una
potencialidad para desempeñar una gama de ocupaciones laborales afines a un problema
o sistema de trabajo.
• Capacitación. - Acción destinada a desarrollar las aptitudes del trabajador, con el
propósito de prepararlo para desempeñar adecuadamente una ocupación o puesto de
trabajo. Su cobertura abarca, los aspectos de atención, memoria, análisis, actitudes y
valores de los individuos, respondiendo sobre todo a las áreas del aprendizaje
cognoscitivo, afectivo y psicomotriz.
• Competencia laboral. - Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función
productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad
esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo
de conocimientos, habilidades y actitudes que son expresadas en el saber, saber hacer y
saber ser.
• Comunicación. - Transferencia de significados; transmisión de un mensaje del emisor y
el entendimiento de este por parte del receptor.
• Conocimiento. - Información, cualidades y relaciones de las cosas que como resultado
del razonamiento humano se traducen en hechos, conceptos o principios.
• Desempeño. - Actuar, trabajar y dedicarse a una actividad satisfactoria.
• Eficacia. - Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles en un tiempo determinado.
• Eficiencia. - Cumplimento de los objetivos y metas programados con el mínimo de
recursos disponibles, logrando la optimización de ellos.
• Evaluación. - Proceso dinámico, continuo e integral destinado a determinar hasta qué
punto han sido logrados los objetivos de aprendizaje de un programa de formación.
• Frecuencia. - Repetición de un suceso o acto.
• Función. - Grupo de actividades afines y coordinadas para elaborar un producto u ofrecer
un servicio. Resultado del proceso productivo.

VI
 • Habilidades. – Destrezas que se tienen para realizar alguna actividad por medio de un
procedimiento en un determinado tiempo y forma apropiada. Incluye las habilidades
mentales y físicas.
• Hipótesis. - Explicación provisional de los hechos que requieren ser verificados.
• Método. - Modo de decir o hacer con orden. Procedimiento regular y repetible a la
consecución de elaborar un producto u ofrecer un servicio.
• Paradigma. - Modelo o patrón, en cualquier disciplina científica u otro contexto
epistemológico.
• Procedimiento. - Pasos estructurados para ejecutar acciones.
• Proceso. - Conjunto de actividades que suceden de forma ordenada a partir de la
combinación de materiales, maquinaria, gente, métodos, y medio ambiente, para
convertir insumos en productos con valor agregado.
• Relación laboral. - Denominación que se da al tratamiento jurídico de la prestación de
servicios por una persona a otra, mediante el pago de un salario, independientemente del
acto que haya motivado la vinculación laboral.
• Supuesto. - Objeto y materia que se expresa en la proposición, es aquello que depende,
que consiste o se funda la verdad de ella. Suposición o hipótesis.
• Tarea. - Cada una de las partes en las que se divide la actividad relevante. Se basan en
procedimientos de los deberes a realizar.
• Técnica. - Manera o forma como se realiza una actividad para cumplir con un objetivo
predeterminado utilizando la menor cantidad de recursos.
• Teoría. - Principios científicamente aceptables que se ofrecen para explicar un fenómeno.
• Trabajo. - Proceso por el cual la persona se descubre y desarrolla a partir de interactuar,
transformar y enriquecer su realidad. Constituye la aportación indispensable y básica
al bien común.
• Voluntad. - Predisposición para realizar un trabajo, mediante las convicciones o valores
fundamentales sobre un modo de conducta.

Referencias
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VII
 KANAWATY, George. Introducción al Estudio del Trabajo, 4ª. ed., Ginebra, Suiza, OIT, 1996,
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MIALARET, Gaston. Psicología de la Educación, trad., Glenn Gallardo, México, Siglo

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REZA TROSINO, Jesús Carlos. El ABC del Coach y del Mentor: Y también del facilitador
de procesos de aprendizaje, México, Panorama, 2006, 188 pp.

RODRÍGUEZ ESTRADA, Mauro y AUSTRIA TORRES Honorata. Formación de Instructores:

Serie capacitación efectiva, México, McGraw-Hill, 1990, 198 pp.

RONQUILLO HORSTEN, José Luis. Desarrollo de Multihabilidades: un sistema alternativo

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SCHUNK, Dale H. Teorías del aprendizaje, 2ª. ed., trad. de José Francisco Javier Dávila Martínez,
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STPS. Ley Federal del Trabajo, 14ª. ed., México, Secretaría del Trabajo y Previsión Social, 2006,
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TABA, Hilda. Elaboración del currículo: Teoría y Práctica, trad., de Rosa Albert,
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TYLER, Ralph W. Principios básicos del currículo, trad. de Enrique Molina de Vedia, Buenos
Aires, Argenti

VIII