CURSO: GESTION DE ADQUISICIONES

UNIDAD 3. PASO No. 4

EFECTUAR LAS ADQUSICIONES DEL PROYECTO

Presentado por GRUPO: 104005A_20:

DANIEL RAMIRO MORENO

CODIGO: 1048847403
CIRO ARTURO LUNA RODRIGUEZ
CODIGO: 17335815
ANGELICA MARIA PACCINI
CODIGO: 33367591
GERALDINE AUDREY BLANCO
CODIGO: 1049641998

TUTOR:

EUNICE ESTHER ROBLES CANTILLO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELAS DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE
NEGOCIOS
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DE PROYECTOS
JULIO DE 2019

1
 TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
OBJETIVOS .................................................................................................................................. 4
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL CURSO......................................................... 5
1. CUADRO CON NOMBRES Y ROLES DE LOS MIEMBROS ACTIVOS DEL
GRUPO ........................................................................................................................................... 5
2. CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL GRUPO ............................................................... 5
3. DETALLE DE LAS ENTRADAS NECESARIAS PARA EL CONTROL DEL
PROYECTO SEGÚN PMBOK ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1 PRESENTACION DE LAS ENTRADAS DEL PROCESO DE CONTROL DEL
PROYECTO SEGÚN pmbok ..................................................................................................... 28
3.2 APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS AL PROYECTO ......... 29
3.2.1 DATOS GENERALES ....................................................................................................... 29
3.2.2 SISTEMATIZACION DE COMPRAS ............................................................................ 31
4 PRESENTACON DE LAS SALIDAS DEL PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE
ADQUISICONES. ....................................................................................................................... 34
5 INFORME EN UNA REVISTA DIGITALIZADA.......................................................... 41
CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 44
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................... 45

2
 INTRODUCCIÓN

El presente documento corresponde al trabajo |referente al cuarto Paso denominado: EFECTUAR LAS
ADQUISIDORES DEL PROYECTO, del curso de Gestión de Adquisiciones, de la especialización en
Gestión de Proyectos, por lo tanto, una vez seleccionado el proyecto referente a: “CONSTRUCCION DE
TANQUES DE ALMACENAMIENTO DE AGUA PARA INYECCION”, leídas y comprendidas las
temáticas recomendadas relacionadas con: Entradas del proceso control y cierre de adquisiciones pmbok,
Herramientas del proceso de control y cierre de adquisiciones pmbok y Salidas del proceso de control y
cierre salidas y control, de adquisiciones PMBOK.

Por lo anterior, se genera un producto que se presenta en este documento que consolida la participación

colaborativa y estructura las temáticas que se tratan en la cuarta actividad del curso, enfocadas en el Project

Management Body of Knowledge (PMBOK), definida como la guía que describe la suma de los

conocimientos involucrados en la profesión de la administración de proyectos y cuyo conocimiento y

prácticas descritas en el PMBOK son aplicables a la mayoría de los proyectos.

Con el desarrollo de esta actividad estamos en la capacidad de establecer la documentación, planificación y

el control de las adquisiciones para la dirección del proyecto, basados en el desarrollo del proyecto

planteado, en donde, el objetivo de la empresa es la construcción de tanques de almacenamiento de aguas

para inyección con normatividad técnicas, API 650.

El ejercicio desarrollado es importante y se ha convertido en una experiencia enriquecedora que aporta de

manera significativa al enriquecimiento, adquisición y aplicación de conocimientos importantes y

necesarios para el desempeño profesional, laboral y personal.

(ARTEAGA, 2013)

La Guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos – PMBOK es publicada por el PMI (Project

Mangement Insititute) y concentra tanto prácticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas,

como prácticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del proyecto aplicar

conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo.

3
 OBJETIVOS

Objetivo General:

 Realizar el monitoreo de la ejecución de contratos reales, para fortalecer su habilidad

negociadora en adquisiciones nacionales e internacionales

Objetivos Específicos:

 Ingresar al foro de construcción de la actividad para consultar documentos base para el desarrollo de las
actividades, de manera que se pueda aportar, validar y consolidar una propuesta que demuestre el
desarrollo de las temáticas tratadas en el cuarto paso del curso.
 Tener en cuenta los pasos, fases o etapa de la estrategia de aprendizaje a desarrollar conforme a la matriz
de trabajo para el ABPr.
 Aplicar el proceso de control y cierre de adquisiciones para determinar la eficiencia y eficacia de un
proyecto y sus adquisiciones
 Presentar en el entorno de evaluación y seguimiento un documento en Word con el desarrollo de las
actividades resueltas

4
 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL CURSO

1. CUADRO CON NOMBRES Y ROLES DE LOS MIEMBROS ACTIVOS DEL GRUPO

Cuadro 1. Nombres y roles de los miembros activos del grupo

No. ESTUDIANTE ROL

1 DANIEL RAMIRO MORENO LESMES LIDER
2 CIRO ARTURO LUNA RELATOR
3 ANGELA MARIA PACCINI COLABORADOR
4 GERALDINE AUDREY BLANCO VIGIA DE TIEMPO

2. CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL GRUPO

Cuadro 2. Cronograma del grupo.

CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL GRUPO

Nombre de Estudiantes
Fecha de
retroalimentación por el
Fecha de la grupo (expresar: un
Actividad a realizar socialización en el aspecto positivo, uno
foro negativo y otro por
mejorar)

Leer detalladamente la guía

Individual de actividades y la rúbrica 21/07/2019
de Evaluación
Seleccionar el rol que se
Todos cumplirá y las funciones 22/07/2019 23/07/2019
para el trabajo colaborativo
Cuadro con nombres y
roles de todos los
Todos 23/07/2019 24/07/2019
miembros activos del
grupo
Proponer un cronograma
Todos 23/07/2019 24/07/2019
de trabajo de grupo
Ciro Arturo Luna con la Presente las entradas del
colaboración de los proceso de control
23/07/2019 29/07/2019
demás miembros del aplicadas al proyecto según
grupo pmbok
Daniel Ramiro Moreno Aplicar herramientas y
23/07/2019 29/07/2019
con la colaboración de técnicas al proyecto para

5
 CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL GRUPO

Fecha de
retroalimentación por el
Fecha de la grupo (expresar: un
Nombre de Estudiantes Actividad a realizar socialización en el aspecto positivo, uno
foro negativo y otro por
mejorar)
los demás miembros del realizar el control de las
grupo adquisiciones según
pmbok
Geraldine Audrey
Presentar Salidas del
Blanco con la
proceso de control,
colaboración de los 23/07/2019 29/07/2019
aplicadas al proyecto según
demás miembros del
pmbok
grupo
Angélica María Paccini Con la información de los
con la colaboración de entregables 3, 4 y
23/07/2019 29/07/2019
los demás miembros del 5.Presenta informe en una
grupo revista digitalizada
Hacer entrega en el entorno
de seguimiento y
evaluación, documento
consolidando toda la
Daniel Ramiro Moreno información, que contenga 01/08/2019
la estructura para la
presentación de trabajos
escritos, incluido el link de
la revista.

3. DETALLE DE LAS ENTRADAS NECESARIAS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO

SEGÚN PMBOK APLICADO AL PROYECTO

Una vez tomadas del plan de negocios, se detallan las entradas necesarias para el control proyecto
“CONSTRUCCION DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO DE AGUA PARA INYECCION”, según
pmbok y se describen aplicando las herramientas del proceso de control para el proyecto, tal y como se
presentan en los ítems siguientes.

La Guía del PMBOK define el proceso de controlar las adquisiciones como aquel consistente en gestionar
las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones
al contrato según corresponda.

6
 Sus entradas son el plan para la dirección del proyecto, los documentos de las adquisiciones, los acuerdos,
las solicitudes de cambio aprobadas, los informes de desempeño del trabajo y, finalmente, los datos de
desempeño del trabajo.

Plan para la dirección del proyecto. El plan para la dirección del proyecto describe la estructura en la que el
proyecto será desarrollado, integrando y coordinando los planes secundarios y las líneas base que definirán
el alcance del proyecto (PMBOK, 2013).

Las entradas utilizadas para determinar el plan para la dirección del proyecto fueron el acta de constitución
del mismo, factores ambientales de la empresa y los activos de procesos de la organización. Las
herramientas que se utilizaron fueron técnicas de facilitación y juicio de expertos. Se determinó que por la
escala del proyecto el plan para su dirección estaría conformado por cinco planes secundarios (grafico 1)
constituidos por la gestión del alcance, la gestión del tiempo, gestión del costo, gestión del riesgo y gestión
de la calidad, los cuales serán medidos, monitoreados y controlados por tres líneas base.

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA

1. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

LÍNEA BASE DEL ALCANCE DEL PROYECTO

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA. En su plan de competencia establecido para antes de finalizar el 2020,
Construir y posicionarse en el mercado nacional en la construcción, fabricación y suministro de tanques para el
almacenamiento de agua de alta calidad bajo especificaciones técnicas y API 650 y colocarlos al alcance del usuario
y/o consumidor, de manera que satisfaga las necesidades en las instalaciones de la vivienda o granja productiva.
Para cumplir con este alcance la Asociación propone los siguientes entregables:
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Plano que contiene el detalle de la arquitectura de los tanques que se vayan a
Plano de Arquitectura construir. En donde se contemplen las diferentes áreas geográficas en cada uno
de los proyectos para su ubicación.
Planos que contengan el detalle de la nueva arquitectura donde se vayan a
Rediseño de Plano de rediseñar y/o modificar tanques. Acá se incluye todas las mejores que se les
Arquitectura aprobado

7

Plano de Control PID – Plan
Maestro
Listado de Señales de software,
hardware y Eléctricas.
Tanque terminado
REQUIRIMIENTO DE ADQUISICIONES
Estructura en campo
Software, hardware
Cliente/Servidor y el sistema
eléctrico.
Monitores LCD
Servicio de Programación
realice. Documento que debe de ser aprobado por la gerencia de TANQUES
& CONSTRUCCIONES LTDA, para cada uno de los proyectos.
Planos de Procesos, donde se aprecia las estrategias de control y el monitoreo
de todas la estructura en donde dicho plano sirva de línea base para los
proyectos, ya que se referencia como documento del Plan Maestro en dirección
de los proyectos y el cual debe llevar aprobación por la gerencia de TANQUES
& CONSTRUCCIONES LTDA.
Documentos que contengan equipamiento, entradas y salidas de señales y los
debidos licenciamientos e instrucciones para ser controlados en el monumento
de su construcción y entregarlos operativamente implementados con
tecnologías interfaz (hombre – computador.) con satisfacción al cliente En este
documento se definen detalles y procedimientos. Este documento debe ser
aprobado por la gerencia de TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA.
Construcción y entrega de tanques a satisfacción del cliente, por parte de la
gerencia de TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA.
Documento de compra, que formalice la propuesta del proveedor que contenga
el listado de todos los componentes, accesorios y equipos para la construcción
de los tanques en campo. Este documento se incluyen todas sus características
técnicas: marca, modelo etc.
Documento de compra, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene
el listado de todos los suministros del tablero de control, licencias respectivas
para este proyecto. Este documento incluye todas sus características técnicas:
marca, modelo.
Documento de compra, que formaliza la propuesta del proveedor, y que
contenga listado de todos los monitores LCD suministrados. Este documento
incluye todas sus características técnicas: marcas y modelos.
Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene
todos los trabajos y alcances del servicio de programación además, la puesta
en marcha del sistema. En este documento se definen el cronograma de trabajo
y los comisionamientos que realizarán en este lapso de tiempo.
8

Servicio de Tendido de Red
(fibra Óptica)
Plano de Distribución, tendidos
de la (fibra óptica).
IMPLEMENTACIÓN
Montaje y Ubicación de equipos
de campo
Software instalado y configurado Instalación de los componentes necesarios en los servidores configuración y
en Sala de Control
Tendido de fibra óptica y
eléctricas.
ARRANQUE DEL SISTEMA
Pruebas de Comunicación
aprobado
Pruebas de las Estrategias de
Control, enclavamientos y
secuencias del sistema
Pequeñas alteraciones de las Pantallas de Supervisión del Sistema finales, con todas las modificaciones
pantallas de Supervisión
Control
Operación Asistida
TERMINO DE OBRA
Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor que contiene
los trabajos y alcances del servicio de instalación. En este documento se
definen las líneas y cometidas para ese fin.
Plano entregado por proveedor, en este plano muestra la distribución interna
de todos los componentes internos del tablero de Control: módulos, borneras
y canaletas. Este documento debe ser aprobado la gerencia de TANQUES &
CONSTRUCCIONES LTDA.
Todos los equipos de instrumentos, equipos y monitores LCD deberán quedar
instalados en cada punto de conexión, donde se van a utilizar.
en operación. Las PCs, deben contar con todas sus licencias Cliente/Servidor
necesarias para el correcto funcionamiento.
Instalación de todo el tendido de fibra óptica y cables, para los diferentes
tableros y Estaciones de operacionales. Esta canalización debe ir acompañado
de un plano en 3D – Autocad, aprobado por la gerencia de TANQUES &
CONSTRUCCIONES LTDA.
Documento formal del Proveedor del Servicio de Programación, sobre pruebas
de comunicación entre Servidor, tableros de control
Documento funcional del sistema, donde se explica las estrategias de control,
enclavamientos y secuencias del sistema.
y hechas en campo. Este documento con las pantallas debe ser aprobado por la
jefatura de Instrumentación-Automatización y la jefatura de Evaporación.
Documento donde se indica las personas a las que va dirigida la capacitación
de operación, la duración de estas y los temas a tratar. Control de de asistencia
de capacitación.
9
 Informe de pruebas
correspondientes
Planos eléctricos finales del
montaje y acondicionamiento de
equipos.
Informe de monitoreo del primer
mes de operación del tanque
Documento final de las pruebas hidrostática de tanques aprobadas
documentadas con análisis de calidad de control. Este documento debe ser
aprobado por la TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA.
Planos Eléctricos finales del proveedor del servicio de Montaje, que contengan
en detalle de conexión física campo hacia el tablero de control. Este documento
debe ser aprobado por la TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA.
Documento final de pruebas de operación: graficas de variables de control
importantes de operación. Este documento debe ser aprobado por la
TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA.

ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT)

Fase I: Gestión de proyectos
• Proceso de iniciación
• Proceso de planificación
• Proceso de ejecución
• Proceso de seguimiento y control
• Proceso de cierre
Fase II: Diseño
• Plano de arquitectura actual
• Rediseño de plano de arquitectura
• Plano de control PID – Plan Maestro
• Listado de señales de software hardware y eléctricas
• Tanque terminado
Fase III: Requerimiento de adquisiciones
• Equipos adquiridos
• Servicios adquiridos
• Planos
Fase IV: Implementación
• Montaje y ubicación de equipos en campo
• Software instalado y configuración en sala de control
• Tendido de fibra óptica y eléctrico desde campo y ccms canalizado
Fase V: Arranque del sistema
• Comisionamiento

10
 • Puesta en marcha
• Operación asistida
Fase VI: Término de obra
• Informe de pruebas del sistema de control aprobado
• Planos eléctricos finales del montaje de instrumentación y acondicionamiento de motores
• Informe de monitoreo del primer mes de operación

LÍNEA BASE DE COSTOS

Categoría Y/N Descripción / Servicio Ref. Unit Costo Total

PROCESO DE INICIACIÓN
Plano de Arquitectura $ 3.000.000,00
Plan Maestro $ 4.000.000,00
Fase I: Operación asistida (Capacitación) Mes 3 $ 45.000.000,00
Gestión de
proyectos Contingencias Año 1 $ 26.000.000,00
Logística año 1 $ 100.000.000,00
Viáticos año 1 $ 25.000.000,00
$ 203.000.000,00

Categoría Y/N Descripción / Servicio Ref. Unit Costo Total

PROCESO DE
PLANIFICACIÓN
Plano de control PID aprobado $ 3.000.000,00
Rediseño de plano de arquitectura,
$ 3.000.000,00
Fase II: aprobado
Diseño Plano de control PID – Plan
$ 4.000.000,00
Maestro.
Listado de hardware, software y
4 $ 32.000.000,00
electricas, aprobados
$ 42.000.000,00 $ 42.000.000,00

Categoría Y/N Descripción / Servicio Ref. Unit Costo Total

INSTRUMENTOS DE CAMPO
- PROCESO DE EJECUCIÓN
Equipos adquiridos $ 119.000.000,00
Fase III:
Licencias Hardware y Software
Requerimie $ 15.000.000,00
del Sistema
nto de
adquisicion Licencias del Proyecto $ 4.000.000,00
es Muebles y sillas -Automatización $ 75.000.000,00
Equipos de computo (estándares. PC
Indu 3 $ 60.000.000,00
strial

11
 Sima
tic
Monitores LCD (Pantallas) 9 $ 25.000.000,00
Tag (Medio de Identificación) $ 3.000.000,00
$ 301.000.000,00 $ 301.000.000,00

Categoria Y/N Descripción / Servicio Ref. Unit Costo Total

PROCESO DE EJECUCIÓN
Comisionamiento $ 10.000.000,00
Traslados/Víaticos Personal
$ 20.000.000,00
Programación
Instalación de Equipos de PC
Computo Indu
(estándares de Simens) strial $ 15.000.000,00
Sima
tic
Automatización $ 25.000.000,00
Programación $ 20.000.000,00
Montaje eléctrico $ 20.000.000,00
Programación Tableros Control $ 20.000.000,00
Fase IV:
Montaje y ubicación de
Implementa $ 20.000.000,00
ción equipamiento en campo
Progr Interno Tableros Control
$ 25.000.000,00
(instrumentación de campo
Instalación Software y Profi
configuración en sala de control bus $ 25.000.000,00
DP
Tendido de fibra óptica,
$ 10.000.000,00
canalizado
Tendido eléctrico desde Hart:
instrumentos de campo y CCMs 4.20 $ 15.000.000,00
canalizado mA
Procesos de Integración: $ 25.000.000,00
$ 250.000.000,00 $ 250.000.000,00

Categoria Y/N Descripción / Servicio Ref. Unit Costo Total

PROCESO DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Informe de pruebas del sistema de
$ 5.000.000,00
control aprobado
Planos eléctricos finales del
Fase V: montaje de instrumentación y $ 5.000.000,00
Arranque acondicionamiento de motores
del sistema Formato de impresión A3. $ 5.000.000,00
Plano elaborado en CAD. $ 5.000.000,00
Formato de impresión A3. $ 5.000.000,00
Documento en Excel, del proyecto
de automatización de $ 5.000.000,00
Tratamiento Físico Químico

12
 $ 30.000.000,00 $ 30.000.000,00

Categoria Y/N Descripción / Servicio Ref. Unit Costo Total

PROCESO DE CIERRE
Informe de pruebas del sistema de
$ 5.000.000,00
control aprobado
Fase VI: Informe de monitoreo del primer
$ 5.000.000,00
Término de mes de operación
obra Plano de Arquitectura actual $ 5.000.000,00
Plano actualizado hasta el último
$ 5.000.000,00
proyecto situación actual
$ 20.000.000,00 $ 20.000.000,00
TOTAL
$ 846.000.000,00

REGISTRO DE RIESGOS
TIPO DE RIESGO EFECTOS MEDIDAS DE MITIGACIÓN
RIESGO
Operativo Adquisición Traumatismo y retraso el proceso Tener proveedores eficientes
de instalación de equipos.
Técnicos y de Diseñador del No funcione correctamente en El servidor no tenga licencia
Negocio Software los equipos.
Recursos Accidentes e No se realice una y operación El personal debe de tener
Incidentes correcta capacitación y entrenamiento
De Mala Planeación Ineficiencia en el trabajo y Se realizara un cronograma de
Cumplimiento retardar entrega. trabajo
Clima Cambio climático Lecciones a trabajadores e Se tengan equipos de monitoreo
inclusive la muerte de atmosferas.
Operativo Reusar al cambio Personal sin experiencia para Estudios y capacitación al
realizar los diferentes trabajos. trabajador

Financiero Fuentes de Por falta de recursos no realizar Realizar estudios de financiación

financiación dicho proyecto
Financiero Aumento del No alcance el presupuesto para Tener en cuenta para contar con
presupuesto terminar los proyectos. un plan de adquisiciones

Financiero Aumento en la tasa Variación en la tasa de interés al Tener en cuenta estudio con
de cambio momento de las compras porcentaje de incremento a la
tasa de interés

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 Daños a la propiedad y a Realizar actividades de trabajos
Comunidad Zona de influencia personas social con las comunidades de la
región
De Permisos y licencias Afectación a la imagen pública y Tener dentro sus políticas todo lo
cumplimiento sanciones legales. relacionado a la legislación legal
para adquisiciones.
Operativo Comunicación entre Mostrar datos erróneo Se instalaran los Pcs y tableros
los tableros indicados en el proyecto.
De Planos PID Pérdida de tiempo en empalme Realizar y tener de dichos planos
Cumplimiento de los sistemas de control para el inicio del proyecto.
Estratégico Documento plan Traumatismo por retraso con los Realizar el Plan Maestro de
maestro equipos documentación.
Estratégico Procedimientos Se trabaje sin control ni Para cada labor a realizar se
disciplina operativa deben de tener procedimientos
de trabajo seguro.

2. DOCUMENTOS DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DE CONTRATOS QUE SERÁN UTILIZADOS

Tanques y construcciones va a tener en cuenta acerca de los tipos de contratos para hacer una buena elección.
En los proyectos que se estén gestionado es muy probable que tengamos que subcontratar parte del trabajo y de
materiales. También será probable que a nosotros, una empresa externa nos haya contrato para realizar un trabajo.
y/o, que se den las dos situaciones a la vez, que una empresa nos contrate un trabajo y nosotros, a su vez,
subcontratemos parte de ese trabajo a un tercero. En cualquiera de estas situaciones en las que nuestra empresa,
TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA actúa como comprador, vendedor o ambos a la vez, respectivamente, la
elección de los tipos de contrato a firmar con la otra parte es algo crítico y que influenciará sobremanera el resultado
y presupuesto final del proyecto.
Lo que se va a realizar es de tener en cuenta el tipo de contrato para que sea una buena elección al momento de
contratar y quedar satisfechos entre las partes, para ello vamos a tener en mente cualquiera de l0os siguientes.
 Contratos de Precio Fijo (PF): el cliente y el contratista acuerdan un precio que no variará. Dentro de esta
tipología estarían las Órdenes de Compra.
 Contrato por Costes Reembolsables (CR): El cliente acepta pagar a un contratista todos los costos reales en
los que incurran durante el proyecto, más unos honorarios acordados.

14
  Contrato por Tiempos y Materiales (TM): Es una combinación de los anteriores, con un componente fijo
(precio hora, precio por metro cuadrado, etc.) y un componente variable (la cantidad de horas, metros
cuadrado, etc. que serán finalmente necesarios para llevar a cabo el trabajo)

Según esta pirámide, TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, va a

tener en cuenta dentro los tres tipos de contratos el de menor riesgos que
afecten los debidos procesos de nuestros proyectos, y se tendrán en
conocimiento el contrato de precio fijo, que desde su realización de dichos
contratos se tiene en claro los gastos y costos y posibles imprevistos, para
lo cual no se verán incrementos en el presupuesto general del proyecto.

(INNOVACIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS, 2019)

(Executive Master Project Management, 2019)
(CREATIVE COMMOS, 2019)
(HMD PROJECT MANAGERS , 2017)

3. ACUERDO

o Documentación: Entrega de certificaciones de Sistemas de Gestión aplicado y documentación legal aplicable.

o Precio: (Mayor valor del mercado, igual valor del mercado o menor valor del mercado).

o Facilidades de Pago: (Contado comercial, crédito de 31 a 60 días, crédito más de 60 días).

4. DOCUMENTACIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Documentación requerida a los Proveedores.

Además de la información consignada en el formato, los documentos que deben adjuntar son:
o Certificados de existencia y representación legal expedido por la Cámara y Comercio.
o Registro Único Tributario RUT.
o Presentación (Catálogos u otros) del proveedor de la organización, listado de productos, etc.

15
 o Documentos de Sistemas de gestión que tengan (Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente, Calidad u otro)
pueden ser certificados, en proceso de certificación o aplicados.
o Licencias de Salud ocupacional, Ambiente u otras que apliquen.
De ser necesario se hará una visita de un funcionario de la empresa para verificar la veracidad de las evidencias
suministradas por el proveedor.
Con la información obtenida, los datos se registran en el formato Evaluación de proveedores de materiales y
Servicios” teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Para proveedores de materiales y/o Servicios:

o Documentación: Entrega de certificaciones de Sistemas de Gestión aplicado y documentación legal aplicable.

o Precio: (Mayor valor del mercado, igual valor del mercado o menor valor del mercado).
o Facilidades de Pago: (Contado comercial, crédito de 31 a 60 días, crédito más de 60 días).

La siguiente es la documentación requerida a los Proveedores de Servicios:

SERVICIO PRESTADO DOCUMENTOS QUE SE REQUIEREN
Laboratorio de calibraciones. Acreditación del laboratorio, Certificado de calibración y
patrón.
Afiliaciones de Seguridad social, resultados de las densidades,
resultados cilindros de concreto y estudios de suelos.
Laboratorio de ensayos. Certificados de calibración de las maquinas utilizadas en estas
pruebas.
Licencia para prestar servicios de salud, licencias en salud
ocupacional vigentes de los médicos que realizan los
Exámenes y Laboratorios médicos exámenes, certificados de calibración de los equipos utilizados
en los exámenes, resultados de los exámenes realizados.
Servicios de Mantenimiento de Certificados de calibración de los equipos utilizados en las
maquinaria y equipo pruebas realizadas, resultados de los análisis realizados.
Servicios de profesionales en Salud Hoja de vida con sus respectivos soportes que acrediten títulos,
Ocupacional, Medio ambiente, experiencia, afiliaciones de seguridad social, etc
sistemas de gestión de calidad.
Licencia Ambiental para el manejo y disposición de residuos,
Transporte, manejo y disposición de Pagos de seguridad social, documentos del vehículo (SOAT,
residuos. revisión técnico mecánica y de gases licencia de conducción
etc)

16

Alquiler de baños portátiles.
Ensayos Radiográficos.
Hoja de seguridad de los productos químicos utilizados, pagos
de seguridad social, documentos de los vehículos que van a la
obra (SOAT, revisión técnico mecánica y de gases licencia de
conducción etc), procedimiento del manejo y disposición de
los residuos, permiso de vertimientos.
Procedimiento de radiografía, certificado nivel II radiografía,
procedimiento de seguridad radiológica, licencia de manejo de
material radioactivo expedido por INGEOMINAS,
procedimiento de transporte de fuentes radioactivas, carnet de
capacitación vigente en seguridad radiológica expedida por
INGEOMINAS, seguridad social del personal que va a realizar
el procedimiento. Placas radiográficas y registros de los
ensayos realizados.

Transporte de Escombros y material Revisión Tecno mecánica de los vehículos transportadores

de cantera.
Certificado de acreditación del laboratorio expedida por el
Laboratorio de Aguas. IDEAM, certificados de calibración de los equipos utilizados
en las pruebas realizadas, resultados de los análisis realizados.
Escombreras y Canteras Licencia Ambientales, contrato de concesión minera. Permiso
de escombrera
Afiliaciones de seguridad social de la persona que vaya a
Alquiler de Grúas realiza la actividad, plan de izaje, certificación del operador de
la grúa, registros de inspección y/o mantenimiento de la grúa.

La siguiente es la documentación requerida a los Proveedores que nos suministran materiales y/o productos:

MATERIALES Y/O DOCUMENTOS QUE SE REQUIEREN

PRODUCTOS
Accesorios (Tubería, laminas, Certificados de calidad.
ángulos, platinas, válvulas,
varillas)

Oxígeno y Acetileno. Hoja de seguridad del producto.

17
 Elementos de protección. Certificados de calidad y/o ficha técnica.
Extintores
Soldadura Certificados de calidad.
Pinturas Ficha Técnica del productos, hoja de seguridad del producto,
certificados de calidad.
Repuestos de maquinaria y Certificados de calidad del repuesto / ficha técnica del repuesto.
equipo
Documentos del vehículo que transporta el concreto (SOAT, revisión
técnico mecánica y licencia de conducción), entrega de vales de
Concreto concreto. Antes de fundir la empresa; como medida de control realiza
el ensayo de asentamiento que debe ser de 4” ± 1 con el cono; para
verificar el contenido de humedad del concreto en caso de no cumplir
se rechaza el concreto, la calidad del producto se mide con los
ensayos de compresión de cilindros de concreto.
Documentos del vehículo que transporta el concreto (SOAT, revisión
técnico mecánica y licencia de conducción), afiliaciones de seguridad
Asfalto social del personal que realiza la actividad, registros de
mantenimiento del vibrocompactador utilizado, diseño de mezcla
Bituminosa (pavimento flexible), informe de resultados de contenido
de asfalto y granulometría de mezclas asfálticas.

5. SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADOS

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE CAMBIO

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, Con el fin de llevar un control de los cambios que surgen en los

proyectos, y siempre orientados a la aplicación de acciones correctivas y acciones preventivas, se establece en la

entradas el siguiente procedimiento estructurado para dicho cambio.

18
SOLICITUD DE CAMBIO:

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, una vez identifique una oportunidad de mejora dentro de algún proceso,

actividad, etapa o lote de trabajo, durante la ejecución del proyecto, se procede a elaborar una solicitud de cambio

mediante el siguiente formato:

Version No.: 01
FORMATO SOLICITUD DE CAMBIOS Página 19 de 1
Código:
No. De Solicitud: Fecha:
Nombre del Proyecto:

Quien Solicita:

Objeto de la Solicitud:

Proceso o Actividad que impacta:

Tipo de Solicitud:  Acción Correctiva  Acción Preventiva

Descripción de la Solicitud:

Firma:

PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, cuenta con un comité de gestión de cambios, el cual se encarga de

revisar y aprobar los cambios solicitados, junto con sus respectivos planes de mejora a implementar. Cada solicitud

19
de cambio debe ser presentada ante comité para que sea evaluada y validada por ellos; finalmente se emitirá un acta

donde se determina el manejo del cambio a gestionar.

Versión No.: 01

FORMATO ACTA DE COMITÉ GESTIÓN DE CAMBIOS Página 20 de 2

Código:

Nombre del proyecto:

No de Acta:

Fecha: Lugar:

Hora inicial: Hora final:

Líder: Cargo:

Secretario: Cargo:

Participantes

Nombre Cargo

Seguimiento a Compromisos de la Reunión Anterior

No Compromiso Responsable Fecha de Estado/Observación

Entrega

Desarrollo del Comité

No. de Solicitud:

Objeto de la Solicitud:

Proceso o Actividad que impacta:

Decisión Tomada:  Aprobada  Rechazada

20
 Observaciones y Recomendaciones:

Tareas y Compromisos

No. Tarea Responsable Fecha de Entrega

Firmas

REGISTRO DE SOLICITUDES DE CAMBIO:

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, mediante el formato que se muestra a continuación, se realiza el registro

de las solicitudes de cambio y su estado.

Versión No.: 01

FORMATO REGISTRO SOLICITUDES DE CAMBIOS Página 21 de 1

Código:

Nombre del proyecto:

Patrocinador:

Cliente:

Líder de proyecto:

Registro de Solicitudes de Cambio

No. Tipo de
Fecha Objeto Responsable Estado Observación
Solicitud Solicitud

21
ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA

En caso de que la solicitud de cambio sea aprobada, TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA por medio de su

comité de gestión de cambios, ordenará la elaboración de un plan de mejora mediante el cual se plantea una propuesta

de que prevenga o corrija las dificultades o inconvenientes que se estén presentando. Este plan de mejora debe ser

socializado al comité, documentado, registrado y puesto en marcha.

CONTROL DE APLICACIÓN DEL PLAN

Con el propósito de que TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, realice un seguimiento a los planes de mejora

orientados a realizar acciones preventivas y correctivas propuestas a partir de los cambios identificados y aprobados;

mensualmente debe ser reportado al comité de gestión de cambios el avance y progreso que ha tenido el mismo en el

siguiente formato:

Versión No.: 01
FORMATO REPORTE DE AVANCES Página 22 de 1
Código:
Reporte de Avance de Acciones Preventivas y Correctivas
Fecha No. del Objeto Actividades Actividades a Avance Observación
Plan desarrolladas desarrollar %

6. DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

FACTORES VS. PUNTAJE

Cuenta con documentación completa 5
Falta documentación 3
No entrega documentación 1
Precio
Menor al promedio del mercado 5

22
Igual que el promedio del mercado 3
Mayor que el promedio del mercado 1
Forma de Pago
Crédito más de 60 días 5
Crédito 31 a 60 días 3
Contado comercial máximo 30 días 1
Aspecto Legal
Cumple con requisitos legales 5
Cumple parcialmente con los requisitos legales 3
No cumple con requisitos legales 1
Atención de Reclamos del Proveedor
Completo atención oportuna 5
Atención a tiempo de reclamos 3
Atención tardía de reclamos 1
Entregas
Entrega antes del tiempo requerido 5
Entrega en el tiempo requerido 3
Entrega retardada 1
Garantías
Otorga garantía total 5
Otorga garantía parcial 3
No otorga garantía 1
Sistema de gestión SSOMA
Tiene un SSOMA certificado 5
Cumple con requisitos en SSOMA 3
No cumple con requisitos en SSOMA 1
Derechos Humanos
Cumple con requisitos en Derechos Humanos 5
Cumple con algunos requisitos en derechos humanos 3
No cumple con requisitos en Derechos Humanos 1
Aspecto ambiental
Cuenta con licencia ambiental o certificado ISO 14001 5
Cuenta con planes y programas de gestión ambiental 3
No cumple requisitos ambientales 1

23
Con los resultados obtenidos se obtiene un rango o promedio de calificación del contratista como se muestra

en la Tabla 3.

Tabla 3. Clasificación de evaluación

CALIFICACIÓN OBTENIDA

Clasificación Rango de puntos

Compañía idónea > 75
Compañía aceptable Entre 60 y 75
Compañía para trabajar con supervisión continua Entre 50 y 60

Compañías no aptas < 50

Si la calificación obtenida en la evaluación inicial tiene el mínimo requerido, los proveedores serán incluidos en el
formato “Lista de Proveedores”, a los cuales se les pedirán las cotizaciones y se adquirirán los productos o servicios
requeridos.
A los proveedores condicionados se les comunicará el resultado y se les dará la oportunidad de mejorar el aspecto o
ítem con nivel bajo.
Evaluación del desempeño de Proveedores
La evaluación del desempeño de proveedores se realizará a los proveedores que se les haya comprado productos o
hayan prestado servicios a la empresa Esta evaluación se realizará con una frecuencia semestral.
Los criterios para calificar el desempeño de proveedores de materiales serán los siguientes:

o Conformidad y funcionalidad del producto o servicio suministrado

o Cumplimiento en las entregas o de prestación del servicio
o Reclamos
o Entrega de documentación (licencias, certificados de calidad, calibración de equipos, ensayos, etc.)
o Cumplimiento en obra o servicio de las normas de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.
o Entrega de documentación relacionada con el sistema de seguridad industrial, salud ocupacional, ambiente y
calidad: (afiliaciones de seguridad social, preoperacionales que apliquen, licencias en salud ocupacional,
certificados de calibración de equipos, etc.
La calificación obtenida en la evaluación de desempeño será tomada como base para la reevaluación de proveedores
como se describe a continuación.
Re-evaluación de proveedores
La revaluación se realiza cuando el proveedor este incumpliendo con las variables de evaluación con las cuales se
seleccionó o evaluó o cuando el jefe de compras lo requiera.

24
La re-evaluación de los proveedores de materiales y proveedores de servicios, se realizará cada seis meses. Los
criterios para re-evaluar a los proveedores seleccionados son: La calificación obtenida de la Evaluación inicial (40%)
más la Evaluación de desempeño (60%) como se indica a continuación:
%
RE-EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR Puntaje Obtenido Sobre Resultado
100
A B AxB/100
Tomar Evaluación Inicial obtenida Puntaje evaluación inicial. % 30% %
Tomar Evaluación Desempeño Puntaje evaluación del
% 70% %
obtenida desempeño.
Total Re-evaluación.: %

7. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Solicitud del certificado de gestión ambiental

Cuando la compra del bien o servicio tenga aplicación o incidencia directa con las comunidades o generen

impactos ambientales sobre el medio ambiente, deberá solicitarse el certificado del Sistema de Gestión

Ambiental, su equivalente o la presentación de procedimientos claramente definidos para el manejo de los

impactos ambientales, entre los cuales están: prevención, control y mitigación.

En contratos de obra civil o mecánica, y otros que la dependencia contratante lo estime conveniente, el

proveedor deberá presentar, previamente al inicio de la obra, un Plan de Manejo Ambiental.

Los requisitos que se deben solicitar al proveedor para el transporte de sustancias que generen o puedan

generar impacto ambiental y la normatividad en general sobre el manejo integral de sustancias y productos

químicos y peligrosos serán considerados también.

8. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Corresponden a aquellos procesos que inciden al momento de planificar la gestión de las adquisiciones, así como
procedimientos de control de compras, informes de tiempos, disposiciones contractuales y estándares, información

25
histórica y repositorio de lecciones aprendidas, (fórmales e informarles) propios de la gestión de adquisiciones. Para
el caso en particular se destacan las siguientes:

Información histórica insumo

Para adopción de decisiones respecto al desempeño económico y generación de empleo en el 2016, fue un año de
contraste para el sector de la construcción de tanques, debido a emergencia a nivel de la industria y la caída económica
del petróleo en el mundo en donde hubo disminución y alzas en exportaciones e importaciones, de acuerdo con lo
establecido y las fuente de investigación, obedeció a nivel mundial, periodo al 2018 hubo solvencia y es por la cual
se puede apreciar incremento de los proyectos realizados
ACTIVOS FIJOS
Considerando los bienes materiales necesarios para producir y operar el proyecto, que no están destinados a la venta
y que son para el funcionamiento operativo de la empresa, se detallan los activos fijos a ser utilizados para la
producción y comercialización, como son inmuebles, construcciones, maquinaria y equipo, herramientas, muebles y
utensilios, entre otros.
Se tiene en cuenta el Activo fijo (tangible e intangible) y el capital de Trabajo. Esta inversión se considera necesaria
para cubrir costos y gastos iníciales para la ejecución del proceso productivo del proyecto.
ACTIVOS TANGIBLES
Son los bienes físicos de propiedad de la empresa o del proyecto. Algunos son depreciables como: construcciones,
equipo, muebles, enseres, instalaciones, vehículos, herramientas y otros no depreciables como el terreno.
Inversiones en terrenos y en obras físicas. En este aspecto no se efectuará ninguna inversión, teniendo en cuenta que
las instalaciones para el funcionamiento y operación del proyecto serán tomadas en arriendo, debidamente adecuadas
y listas para operar.
Inversiones en Maquinaria, Equipos y otros Elementos. En el cuadro siguiente se desglosa esta inversión,
determinando cantidad, costo unitario, valor total y vida útil de cada uno.
Cuadro. Inversiones en maquinaria, equipo y otros elementos.
Detalle de la inversión Cantidad Costo Costo Total Vida
Unitario ($) ($) Útil en
(años)
Taladros Industriales 2 10.000.000 20.000.000 5

Ensambladora industrial 1 25.000.000 25.000.000 5

Equipo de armando y ensamble 1 15.000.000 15.000.000 5

Banda deslizadora 1 10.000.000 10.000.000 5

Equipo de cómputo con impresora 1 2.000.000 2.000.000 5

Telefax 1 200.000 200.000 5

Equipo de elementos varios 1 1.000.000 1.000.000 5

26
 TOTAL $63.200.000

Inversiones en Muebles y Enseres. En el cuadro siguiente se describe la inversión en muebles y enseres, con
cantidades, costo unitario, valor total y vida útil de cada uno.
Cuadro. Inversión en Muebles y Enseres
DETALLE CAN COSTO UNITARIO COSTO TOTAL VIDA ÚTIL
T ($) ($) (años)
Escritorio 1 200.000 200.000 5

Archivador 1 200.000 200.000 5

Mueble Computador 1 200.000 200.000 5

Sillas 10 20.000 200.000 5

Aviso Publicitario en 1 300.000 300.000 5

lámina

Botiquín 1 100.000 100.000 5

Extintores 2 50.000 100.000 5

TOTAL $ 1.300.000

Inversiones en activos Intangibles. Para la producción y comercialización de tanques se tendrá en cuenta patente de
sanidad, el registro mercantil en Cámara de Comercio, impuesto de industria y comercio y gastos de instalación, entre
otros, como se puede ver en el siguiente cuadro:
Cuadro. Inversiones en activos Intangibles, Diferidos o Amortizables.

ITEM EN INVERSIONES COSTOS

- Estudio de prefactibilidad 200.000

- Estudio de factibilidad 200.000

- Gastos de organización 200.000

- Licencias 200.000

- Montaje y para puesta en marcha. 300.000

- Entrenamiento del personal 200.000

- Imprevistos y otros 300.000

TOTAL GASTOS PREOPERATIVOS 1.600.000

27
 3.1 PRESENTACION DE LAS ENTRADAS DEL PROCESO DE CONTROL DEL PROYECTO
SEGÚN PMBOK

En gestión de adquisiciones según Project Management Body of Knowledge / Fundamentos para la

Dirección de Proyecto – PMBOK, se representa en el siguiente esquema:
Figura 1. Entradas, salidas y herramientas y técnicas de los procesos de la gestión de adquisiciones.

GESTION DE LAS ADQUISIONES

1, PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES 2, EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

1. Plan de Gestión del proyecto 1. Plan de Gestión del Proyecto

2. Documentación con requerimientos
3. Registro de los riesgos
4. Requerimientos actividad recursos
ENTRADAS 5. Cronograma programa
6. Estimación costes actividades
7. Registro interesados
8. Factores ambientales de la empresa
9. Activos delos procesos de organización
2. Documentación con requerimientos
3. Criterios de selección de origen
4. Propuestas de los vendedores
5. Documentos del Proyecto
6. Análisis make -or-Buy decisiones
7. Declaración de la contratación
8. Activos de los procesos de la organización

1. Análisis make -or-boy 1. Bidder confenrence

2. Opinión de expertos 2. Técnicas de evaluación de propuestas
HERRAMIEN 3. Búsqueda de mercado 3. Estimaciones independientes
TAS Y 4. Reuniones 4. Opinión de expertos
TECNICAS 5. Anuncios
6. Técnicas analíticas
7. Negocionaciones de adquisiones

1. Plan de Gestión de Adquisiones 1. Vendedores seleccionados

2. Declaración de la Contratación 2. Acuerdos
3. Documentos adquisiciones 3. Calnedario de recursos
SALIDAS 4. Criterio selección origen 4. Actualización documentación del proyecto
5. Make-or-buy decisiones 5. Actualización activos de los procesos de organización
6. Solicitudes de cambios
7. Actualizaicón documentos del proyecto

GESTION DE LAS ADQUISIONES

3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES 4. CERRAR LAS ADQUISICIONES

1. Plan de gestión del proyecto 1. Plan de Gestión de Recuros y del Talento Humano
2. Documentación con requerimientos 2. Documentos de Adquisiciones
3. Acuerdos
ENTRADAS
4. Peticiones cambios aprobados
5. Informes rendimiento de trabajo
6. Datos rendimiento de trabajo

1. Control de cambios y control del sistema 1. Auditorías de adquisiciones

2. Evaluacines de desempeño de adquisiones 2. Negociaciones de adquisiciones
HERRAMIEN 3. Inspecciones y auditorías Sistema de gestión de registros
TAS Y 4. Informe de resultados
TECNICAS 5. Sistemas de pago
6. Administración de reclamaciones
7. Sistema de gestión de registros

1. Información de rendimiento en el trabajo 1. Cierre de adquisiciones

2. Petición de cambios 2. Actualización activos d elos procesos de organización.
SALIDAS 3. Actualizaciones Pla n de Gestión del Proyecto
4. Actualización documentación del proyecto
5. Actualización activos d elos procesos de organización

28
3.2 APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS AL PROYECTO

3.2.1 DATOS GENERALES

Con el fin de realizar el control de las adquisiciones del proyecto “CONSTRUCCION DE TANQUES DE
ALMACENAMIENTO DE AGUA PARA INYECCION”, según pmbok, se aplican diferentes herramientas
y técnicas al proyecto, destacando que algunas técnicas y herramientas, aunque por su simplicidad se
incluyan en una de las áreas, tienen aplicación en varias de ellas.

Para la puesta en marcha de las estrategias de compras de la empresa se debe contar con procedimientos que
optimicen la forma en que se adquieren los bienes y servicios en mercados globales. Esto a partir del
establecimiento de estándares de servicio esperado, de requerimientos y de necesidades de consumo y para
lograrlo se deben establecer los siguientes pasos1:

 Centralización de compras creando ventajas de economías de escala.

 Uso de Internet en el proceso.
 Integración de los departamentos de ventas y compras (Supply Chain Management – SCM)
 Colaboración e integración con proveedores.
 Cambio del perfil: de comprador a gerente de compras.
 Clasificación del portafolio de productos, materias primas y materiales.
 Automatización de los procesos de compras y el control de inventarios.

En el Abastecimiento Estratégico que es el proceso sistemático de identificación y desarrollo de

relaciones comerciales que pueden ser estratégicas a largo plazo, se debe tener en cuenta:

 Integración con proveedores

 Evaluaciones detalladas y precisas
 Estandarización y reducción de complejidad
 Entrevistas de proveedores con el CEO de cada compañía
 Compras está en el equipo de evaluación de nuevas líneas de negocios
 Los proveedores participan en la solución de problemas del cliente
 La búsqueda y aplicación de tecnología se consulta con compras

1
Mora García, L. A. (2012). Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos.
Retrieved
from http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2969/login.aspx?direct=true
&db=nlebk&AN=478470&lang=es&site=ehost-live&ebv=EB&ppid=pp_Cover págs. 65-69
29
En la clasificación del portafolio de producto que es el primer paso para mejorar la gestión de compras,
consiste en clasificar el modelo de categorización como el Modelo de Kraljic que propone 4 tipos de
productos, según su impacto en el resultado y el número de proveedores potenciales.

a) Productos – servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el resultado mientras existan

muchos proveedores. El mejoramiento consiste en encontrar suplidores con los mejores precios.
b) Productos – servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el resultado mientras haya muchos
proveedores. El mejoramiento recae en la agilización del proceso
c) Productos – servicios críticos: tienen un bajo impacto en el resultado mientras existan pocos
proveedores. El mejoramiento consiste en buscar bienes alternativos, de manera que disminuya el
riesgo de incumplimiento por parte del suplidor.
d) Productos – servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el resultado mientras haya pocos
proveedores. El mejoramiento radica en la relación con el proveedor; diseñar un tipo de alianza para
garantizar el futuro de la compañía.

Figura 1. Matriz del Modelo de Kraljic

I
M
P
A
C
T PRODUCTOS MULTIPLICADORES PRODUCTOS ESTRATEGICOS
O

E
N

R
E
S
U
L PRODUCTOS RUTINARIOS PRODUCTOS CRITICOS
T
A
D
O

RIESGO DE INCUMPLIMIENTO

30
Factores de éxito:
- Estrategias diferenciadas por tipo de producto
- Colaboración interna y externa
- Infraestructura logística para el aprovisionamiento
- Propia
- Tercerizada
- Conocimiento y entendimiento de la demanda
- Conocimiento y entendimiento de los proveedores
- Estructura organizacional y funcional flexible.

3.2.2 SISTEMATIZACION DE COMPRAS

Normalmente en el proceso de compras intervienen tres aspectos fundamentales:

 Direccionamiento: es donde debe definirse la estrategia de compras de la organización. Políticas de
compras.
 Gestión: búsqueda de mercados / proveedores, gestión y desarrollo de suplidores y operaciones día
a día.
 Apoyo: herramientas e información para la toma de decisiones.

Teniendo en cuenta que se pueden utilizar e invertir recursos considerables en procesos de compra de
asociados a bienes no estratégicos, se plantea una solución basada en una alternativa para optimizar esos
recursos y es adquirir los productos no estratégicos utilizando el software: E-procurement, como se muestra
en la siguiente figura.

Figura 2. Sistematización de Compras

Transmisión EDI - Intercambio Electrónico de Datos

PROVEEDOR CLIENTE

Despacha mercancía según solicitud

Transmite despacho y factura vía electrónica

VENTAJAS

31
 Reduce el tiempo de entrega
Reduce mano de obra en el proceso
Garantiza exactitud y precisión en la información
El comprador se concierte en asesor y soporte de ventas

El intercambio electrónico de datos (en inglés electronic data interchange o EDI)2 es la transmisión
estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos
electrónicos o datos de negocios de un sistema computacional a otro. Este intercambio puede realizarse en
distintos formatos: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.
Albaranes, facturas, órdenes de compra y otros documentos comerciales electrónicos pueden tramitarse
directamente desde la computadora de la empresa emisora a la de la empresa receptora, con gran ahorro de
tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicación tradicional «en papel»
EDIFACT es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas para el intercambio de documentos
comerciales en el ámbito mundial. Existiendo subestándares para cada entorno de negocio (distribución,
automoción, transporte, aduanero, etc) o para cada país. Así, por ejemplo, AECOC regula el estándar EDI
del sector de distribución. Para el intercambio de este tipo de información se suelen utilizar las redes de
valor añadido. Además del intercambio de la información, estas redes permiten su registro.

El E-procurement es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento,

compra, suministro, pago y control de productos, utilizando la Internet como medio principal en la
comunicación cliente – proveedor y es una tecnología relacionada con la administración de la cadena de
suministro (Supply chain management) y sus principales características son:

- El uso de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados

por medio de una página internet.
- El flujo de información se realiza en el tiempo real y permite conocer los datos al instante, de
producirse algún cambio en las variables.
- Otra ventaja es el acceso desde cualquier punto en donde exista servicio de internet sin importar las
distancias geográficas o estar fuera de las instalaciones de la compañía.
- Cuenta con acceso restringido a personas que previamente ha sido autorizado por cliente y
proveedor para intercambiar datos, con el fin de salvaguardar la información estratégica de la
empresa y cumple con los parámetros establecidos en las relaciones de negocio (B2B)
- Las transmisiones pueden ser iniciadas y concluidas.
- En las compras se pueden seleccionar los clientes por volumen de descuentos u ofertas especiales

2
https://es.wikipedia.org/wiki/Intercambio_electr%C3%B3nico_de_datos

32
 - El software e-procurement también hace posible automatizar algunas compras y ventas.
- Por parte de las organizaciones, se puede controlar las partes de inventarios más eficientemente,
reduciendo la intervención de intermediarios como los agentes de ventas y mejorando los ciclos de
producción.
- Se integra a la cadena de servicios de la empresa.
- El sistema brinda mejoría en eficiencia de procesos, ahorro de tiempo y dinero, lo cual impacta
directamente sobre las utilidades y oportunidades de tareas de valor agregado.
- Su utilización posibilita compras y ventas electrónicas automatizadas, con catálogos en línea,
órdenes de producción virtuales, incluyendo aprobaciones y manejo de estas.
- E- procurement, se convierte en un vehículo para maximizar la eficiencia, unir electrónicamente
compradores con vendedores uy mejorar la logística e inventarios; así como integrar la cadena de
abastecimiento.
Existen 6 diferentes tipos de e-procurement, que son:

1) Webs basadas en ERP: se crean y aprueban requerimientos de compra, se ubican órdenes de compra
y se reciben mercancías y servicios, mediante le uso de una solución de software basada ne la
tecnología de internet.
2) E-MIRO (Mantenimiento, reparación y operación): igual que os websites basados en ERP, excepto
que las mercancías y los servicios ordenados son afines con servicio MRO.
3) E-sourcing: se identifican los nuevos prestadores para una categoría específica de adquisición,
usando la tecnología internet.
4) E-tendering: se envían requerimientos de información y precios a proveedores y se reciben
respuestas de los mismos online.
5) E-reserve auctioning (Subasta inversa): se usa en la web para comprar mercancías y servicios de un
número conocido o no de proveedores.
6) E-informing: se agrupa y distribuye información de compra, desde y hacia grupos internos y
externos, usando la internet.
Conforme a las clases de software e-procurement, para el proyecto objeto de estudio, se selecciona el E-
reserve auctioning o subasta inversa o reversa en Colombia, que es un tipo de subasta en la que se invierten
los papeles de comprador y el vendedor y los compradores compiten para obtener un bien o servicio ofrecido
preciso cada vez más altos.
La subasta inversa electrónica es un procedimiento dinámico que se utiliza para adquirir bienes y servicios
normalizados donde los proveedores pujan hacia la baja del precio ofertado
A continuación, se muestran los pasos a seguir para la SUBASTA INVERSA a realizar en la gestión de
adquisiciones para el proyecto.

33
4 PRESENTACION DE LAS SALIDAS DEL PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE
ADQUISICONES.

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA

ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, hacen necesarias las actualizaciones dado el caso en que
se presenten cambios, para el Plan para la dirección del proyecto el cual está conformado por los
diferentes planes de acuerdo con las herramientas de aseguramiento y control.
La actualización del cronograma en cada uno de los proyecto se realizará teniendo en cuanta los
requerimientos de las partes, caso en el cual se modificara, incluirá o excluirá alguna de las actividades
inicialmente.
En lo que tiene que ver con los documentos de: comunicaciones, documentos de ingeniería, informes
de bitácora de obra, facturas y documentos contractuales son susceptibles de cambios y/o
actualizaciones siempre y cuando sea realice mediante acuerdo entre las partes involucradas y previa
suscripción de un acta de muto acuerdo para dicha modificación.
TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA y utilizando la herramienta Microsoft Project, el
diagrama de Gantt, nos permite tener informes de avances del proyecto, de manera gráfica se expone
el tiempo de dedicación previsto del proyecto contrastado con la ejecución actual. Una vez se
identifica una actividad crítica que pueda retrasar el tiempo de entrega del producto final se requiere
el siguiente procedimiento:

34
TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, A través de los siguiente formatos, se identifica la
actividad y se procede a realizar el debido análisis para cada uno de los proyectos, para así tener el
control y la actualización correspondientes.

FORMATO DE MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES PARA EL PLAN DE

PROYECTO
Proyecto

Fecha Área Responsable

Actividad

Lista de Recursos

Tipo de Actualización

Tiempo Rubro Operación X Otro

Descripción

Aval responsable

35
 PROCEDIMIENTO PARA LA REPROGRAMACIÓN Y ACTUALIZACIONES DEL
PLAN DE PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTO.

Objetivo

Condiciones generales

Código Solicitud Descripción

Diagrama de flujo del procedimiento

Posibles producto o servicios no conformes

ACTIVIDAD PRODUCTO O CRITERIO DE TRATAMIENTO

SERVICIO ACEPTACIÓN

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, realizara las debidas actualizaciones a los documentos
de los proyectos, y se realizaran cuando se presentan cambios en: Informes de auditorías de calidad,
Planes de formación (Planes de capacitación), Plan de gestión de costos, Plan de gestión de riesgos,
Plan de gestión de calidad, Plan de gestión de comunicaciones, Plan de gestión de recursos humanos,
plan de gestión de adquisiciones.
AUDITORIAS
TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA realizara auditorías internas cuando se estén vulnerando
los cometidos de la misión, filosofía ce la empresa, los códigos de ética, etc., esta es medida a través
del seguimiento de los procesos productivos, estudian y analizan la satisfacción de los clientes,
determina si todos los procesos de producción cuentan con una estandarización.
Las auditorías internas se encargan de:

36
 • Determinar actividades básicas de la prestación del servicio y la vinculación entre ellas que
necesiten fortalecimiento
• Incrementar el nivel de detalle de cada etapa productiva.
• Analizar la interacción de usuarios y empleados.
• Identificar los puntos fallidos del proceso (errores o deterioro del servicio).
• Identificar problemas y puntos críticos.
• Retroalimentar para lograr una mejor capacitación del personal.
Estas auditorías son realizadas por los directores de campo y estos son evaluados por auditores
externos.
Plan de gestión de las comunicaciones:
Para TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, las comunicaciones interna como externa, son
esenciales parta sus proyectos, ya que con esta todas las áreas se deben de encuentran conectadas
facilitando los procesos de producción y creando soluciones en dado caso de que haya una falla, Se
pretende medir el impacto de las estrategias evaluando cómo reaccionó el mercado meta, cuántas
preguntas, comentarios, respuestas se recibieron sobre el tema y analizando cambios de actitudes o
comportamientos del target respecto a la organización.
Plan de gestión de recursos humanos:
Teniendo en cuenta que los recursos humanos hacen parte esencial del proyecto, TANQUES &
CONSTRUCCIONES LTDA, ha realizado una plantilla, la cual será aplicada a todos y cada uno de
los integrantes de la empresa, esta se actualiza para reflejar los cambios en la estructura organizacional
del proyecto y en las aplicaciones de recursos, motivados por las respuestas a los riesgos asociados a
la actividad.
I. Identificación del Cargo
Nombre del Cargo:

Misión:

Estudios

Otros cursos
Requisitos Legales Informática
del Cargo
Experiencia Total

Experiencia Especifica

II. Principales Funciones

III. Competencias Cardinales

37
 Liderazgo

Comunicaciones Efectivas

Compromiso organizacional

Capacidad organizativa

Análisis y solución de problemas

IV. Competencias Intermedias

Si NO

Orientación al El esfuerzo por trabajar adecuadamente tendiendo al logro de

logro estándares de excelencia

Orientación al Implica un deseo de ayudar o servir a los demás satisfaciendo sus

usuario necesidades

Flexibilidad Es la habilidad para trabajar en situaciones variadas y con personas

y grupos diversos

Iniciativa Tener iniciativa implica una preferencia a actuar. Quienes poseen

esta competencia anticipan los problemas que puedan surgir e
inician acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas
específicas

Trabajo en Es el interés genuino por trabajar en colaboración con los demás y

equipo ser parte del equipo

Compromiso Es el compromiso por un aprendizaje continuo, atendiendo a los

con el cambios que se producen en el entorno organizacional, con el fin
aprendizaje de obtener una ventaja competitiva

Observaciones

Plan de gestión de adquisiciones

TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, dentro de los alcance de cada uno de sus proyectos, para
la construcción, fabricación y suministro de tanques para el almacenamiento de agua de alta calidad
bajo especificaciones técnicas y API 650, y para la entrega a tiempo y con la funcionalidad requerida
toda la información posible en donde se debe de medir el grado de avance real y compararlo con lo
planificado. Los entregables aceptados, las actualizaciones a los documentos del proyecto (cartas de
aceptación firmadas, actualizaciones en el diccionario de la EDT y las listas de comprobación), y las
solicitudes de cambio son las salidas principales en el control del alcance del proyecto.

38
 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Para TANQUES & CONSTRUCCIONES LTDA, Este procedimiento abarca alguno o todos los
activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que
pueden usarse para influir en el éxito del proyecto. Estos activos de procesos abarcan planes, políticas,
procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de procesos también
abarcan las bases de conocimiento de la organización, como las lecciones aprendidas y la información
histórica.
Dentro de las actualizaciones encontramos:
• Líneas base de alcance, costo, cronograma y calidad.
• Líneas base para la medición del desempeño, calendarios del proyecto, diagramas de red del
cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones planificadas de respuesta e impacto definido
del riesgo
• Bases de datos para la medición de procesos, que se utiliza para recopilar y tener disponibles
los datos de mediciones de procesos y productos.
El área de registro y documentación se encargará de la documentación y de la gestión del
conocimiento en el proyecto bajo los siguientes principios:
• Las modificaciones son autorizadas por el área de registro y documentación
• El procedimiento se inicia con el envío de un correo al área comunicando la decisión de
presentar una modificación.
• El formulario electrónico de modificaciones es específico para cada proceso del proyecto y,
al igual que el Informe de Ejecución, tiene datos que ya están completados.
• Todas las demandas de modificación deben realizarse a través de este formulario electrónico.
• En función de las normas establecidas, cualquier modificación debe ser aprobada antes de su
aplicación.
• La solicitud de modificación debe ser comunicada por el Jefe del área con 30 días de
antelación antes de su eventual (si es aprobada) implementación a través de la Plataforma
Colaborativa de Comunicación.

Diagrama de flujo diseñado para la actualización de activos de la TANQUES &

CONSTRUCCIONES LTDA.

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40
5 INFORME EN UNA REVISTA DIGITALIZADA

Una vez ubicado todo el proceso realizado a la empresa, se presenta un informe en una revista digitalizad,
por lo tanto, el link al entorno de evaluación y seguimiento para la calificación, es el siguiente:

Link revista digitalizada: https://joom.ag/Sy3e

REVISTA DIGITALIZADA

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 CONCLUSIONES

Con el presente trabajo se logró desarrollar el plan para la dirección del proyecto de la empresa TANQUES
& CONSTRUCCIONES LTDA, para cada uno de los proyectos logrados, en donde cabe resaltar que se
desarrollaron los siguientes pasos:

 Plan para la gestión del alcance.

 Plan para la gestión de adquisiciones.
 Documentación del proyecto.
 Documentación de las adquisiciones.
 Todo lo anterior con el fin de establecer procedimientos y la documentación para la planificación y
el control de las adquisiciones del proyecto, para que se cumplan con los objetivos del presente
trabajo.
 La adquisición se ocupa de las actividades de abastecimiento, negociación y selección estratégica
de bienes y servicios que suelen ser importantes para una organización.
 La compra es el proceso de cómo se ordenan los bienes y servicios. Por lo general, la compra se
puede describir como la función transaccional de la adquisición de bienes o servicios.
 Todo lo anterior con el fin de establecer procedimientos y la documentación para la planificación
y el control de las adquisiciones del proyecto, para que se cumplan con los objetivos del presente
trabajo.
 El PMBOK describe los métodos y prácticas que deben tenerse en consideración desde que se inicia
hasta que finaliza un proyecto y la aplicación de las practicas permite llevar una buena gestión de
los proyectos y mantener un mayor control, permitiendo al Project manager y a su equipo realizar
proyectos de manera eficaz y eficiente, teniendo en cuenta el alcance, tiempo y costes; así como
asegurar la calidad y trasparencia a lo largo de la vida del proyecto.
 El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es la guía que describe la suma de los
conocimientos involucrados en la profesión de la administración de proyectos y cuyo conocimiento
y prácticas descritas en el PMBOK son aplicables a la mayoría de los proyectos y esta guía es
publicada por el PMI (Project Mangement Insititute).
 El PMBOK concentra tanto prácticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas, como
prácticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del proyecto aplicar
conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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