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Introducción a la Gestión
de Proyectos
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 Introducción a la Gestión de Proyectos

Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3

2 ¿Qué es un Proyecto? ....................................................................................................................................... 3

2.1 Características de los proyectos. .................................................................................................. 4

3 La Gestión del Proyecto: Costo, Tiempo, Objetivos, Calidad, Riesgo y Cliente. ............ 5

3.1 La definición de objetivos.................................................................................................................. 5

4 Objetivos en la Gestión de Proyectos. ................................................................................................... 6

4.1 La jerarquía de objetivos. ................................................................................................................... 7

4.2 Costo. ............................................................................................................................................................. 7

4.3 Tiempo. ......................................................................................................................................................... 7

4.4 Calidad. ......................................................................................................................................................... 7

4.5 Riesgo............................................................................................................................................................ 7

4.6 Cliente. ......................................................................................................................................................... 8

4.7 Resumen. .................................................................................................................................................... 8

5 Alcance, Estrategia, Especificaciones, Fases e Hitos del Proyecto...................................... 8

5.1 Definición del alcance. ....................................................................................................................... 8

5.2 La definición de la estrategia ....................................................................................................... 10

6 Fases del Proyecto .......................................................................................................................................... 10

6.1 Definición de hitos. .............................................................................................................................. 11

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1 Introducción
Vamos a comenzar por lo elemental y por el objeto de estudio del programa: el
proyecto. Podrás haber leído o escuchado muchas acepciones referentes a este
concepto; sin embargo, en esta lectura queremos presentar una definición muy sencilla
de la que queremos partir. Este documento, entonces, ofrece una concepción básica
sobre lo que significa proyecto y cómo puede ser entendido a la luz de la praxis.

2 ¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto se define como el esfuerzo temporal para consolidar un producto o servicio, u
“Para administrar un proyecto deben obtener resultados enfocados a satisfacer una necesidad hallada dentro de un público
identificarse los requisitos o condiciones,
objetivo. Se caracteriza por ser realizado por personas, tener restricción por límites de
establecer objetivos claros y realizables,
balancear las variables que se entrelazan de
recursos y ser segmentado en procesos y subprocesos que necesitan ser planeados,
calidad, alcance y costo, y adecuar las ejecutados y controlados.
condiciones necesarias, según las
expectativas e intereses.” De igual manera, un proyecto tiene un inicio y una finalización establecida. El final se logra
cuando se cumplen los objetivos o, en el más negativo de los casos, cuando sus propósitos
no se cumplirán, no pueden ser cumplidos o no existe la necesidad que dio origen al
proyecto. Sin embargo, el carácter temporal no significa que es de corta duración; se refiere
a que debe cumplir un ciclo de vida que proyecta un final.

Esa condición temporal es esencial, puesto que si un proyecto se finaliza después de los
plazos inicialmente estimados, los recursos físicos, económicos y humanos continúan
invirtiéndose sin medida en esta causa, en lugar de destinarse, quizá, a la consolidación de
oportunidades de negocio, reingeniería institucional y producción. Por lo tanto, la extensión
adicional en tiempo menoscaba los beneficios de la empresa.

Por supuesto, el detrimento en utilidades o logros, impacta en la motivación del equipo de

trabajo. La insatisfacción que se genera entre los miembros de una organización, al
reconocer que su dedicación en tiempo y esfuerzo a los objetivos del proyecto no son
suficientes o han sido en vano, disminuye su productividad y genera una percepción
negativa de la organización; y esa actitud se propaga y se transmite hacia otras personas o
equipos.

De otra parte, los proyectos se conciben y ejecutan en todos los estamentos de una
organización. Pueden involucrar una sola persona o varias; una sola unidad, o múltiples
unidades. Sin embargo, a diferencia de las operaciones, que son continuas y/o repetitivas,
los proyectos, son únicos y, como decíamos, determinados por una temporalidad.

Es en este contexto en el que debe hacerse hincapié sobre la necesidad de comprender

que los proyectos son esfuerzos diferentes a las operaciones. Si no se parte de la
comprensión de esa diferencia, se presentarán problemas en las organizaciones, y
lógicamente, fracasos en los proyectos. Las tareas de un proyecto requieren mayor
rigurosidad en la planificación que un trabajo de rutina.

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2.1 Características de los proyectos.

Como hemos advertido, los proyectos tienen en común dos elementos universales:
“Los proyectos tienen en común dos temporalidad y planificación rigurosa.
elementos universales: temporalidad y
planificación rigurosa.” Sin embargo, podríamos enumerar otras características en común:

 Responden a necesidades y requisitos: se busca un propósito puntual, según una

situación identificada.

 Se planifican, se ejecutan y se controlan: se piensan y se estructuran, se llevan a

cabo acciones y se verifican el cumplimiento de las mismas.

 Deben gestionar variables tales como calidad, tiempo, presupuesto, recursos y

riesgo: la ejecución de las tareas debe responder a criterios de eficiencia, eficacia
y efectividad, en un periodo determinado, con una asignación presupuestal y de
recursos definidos, y con la previsión de escenarios difíciles o imprevistos.

En ese orden de ideas, podríamos mencionar como ejemplos de proyectos las siguientes
situaciones:

 Ir de vacaciones a Europa. ¿Por qué? Responde a la necesidad de descanso y

esparcimiento, debe considerarse un itinerario y un plan de ahorro, y además, se
debe estimar el número de personas que irán, la fecha y la mejor opción en
relación con el costo y el beneficio.

 Diseñar un nuevo vehículo de transporte. ¿Por qué? Se trata del desarrollo de un

producto que atiende a las demandas del mercado y estima un flujo de ventas
para la marca. Debe considerarse un prototipo, un plan de producción y la
concertación con diferentes áreas de la compañía. Así mismo, se determina un
tiempo para cada una de las fases, los responsables, el momento del
lanzamiento, y se contemplan planes de contingencia frente a variables
macroeconómicas.

 Una campaña política. ¿Por qué? Se trata del diseño de un discurso y divulgación
de ideas que responden a necesidades que expresa la sociedad. Deben
estructurarse líneas de acción y emplear actividades concretas que deben tener
seguimiento constante. De igual manera, se debe estimar un presupuesto y
responder ante la ley por el destino de los recursos, coordinar esfuerzos de
personas e instituciones y plantear diferentes escenarios posibles frente a los
resultados que se registren tras las votaciones.

 Fusionar dos departamentos de una empresa. ¿Por qué? Es un proceso temporal

que responde a necesidades concretas que podrían ser reducción en costos de
operaciones o mejorar eficacia en procedimientos. Requiere un tiempo de
sensibilización, integración de procesos y redefinición de funciones, y debe
hacerse un seguimiento a indicadores de gestión. Es necesario invertir recursos,
tiempo de los colaboradores y empleados, y reorganizar la información, la
gestión tecnológica y la distribución física. Por supuesto, deben considerarse

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“La definición de objetivos deberá incluir
la filosofía general del proyecto, su misión
o los planes estratégicos de la compañía
de los cuales éste se enmarca.”
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Introducción a la Gestión de Proyectos
actitudes disidentes y algunas curvas de aprendizaje variables, según cada
empleado.
Podemos concluir, entonces, que para administrar un proyecto deben identificarse los
requisitos o condiciones, establecer objetivos claros y realizables, balancear las variables
que se entrelazan de calidad, alcance y costo y, adecuar las condiciones necesarias, según
las expectativas e intereses.
Por supuesto, este ejercicio requiere la aplicación de conocimientos y habilidades, además
de herramientas y técnicas en cada una de las actividades que garanticen el cumplimiento
de los objetivos del proyecto.
3 La Gestión del Proyecto: Costo, Tiempo, Objetivos, Calidad,
Riesgo y Cliente.
Todos los proyectos están expuestos a diferentes problemas y pueden fallar por
diferentes razones. Sin embargo, hay una serie de factores comunes a casi todos ellos
que deben tenerse en cuenta, pues si no están controlados pueden provocar el fracaso.
Una de las primeras tareas al abordar un proyecto será la definición clara de los
objetivos que se persiguen.
3.1 La definición de objetivos.
Habitualmente se hace una definición de objetivos en casi todos los proyectos, pero
para que el proyecto funcione con éxito, no basta con decir “vamos a abrir una franquicia en
Colombia”. Con esa escueta información será difícil ponerse manos a la obra para iniciar un
proyecto.
La definición de objetivos debe ser suficientemente concreta, lo más clara posible, y deberá
incluir la filosofía general del proyecto, su misión, o los planes estratégicos de la compañía
dentro de los cuales éste se enmarca.
Los objetivos deben servir de guía o de orientación para la dirección del proyecto, además
de ayudar al personal involucrado a enfocarse en sus metas reales y en los resultados
esperados.
Aunque los objetivos se deben fijar al inicio de la planificación, la mejor manera de definir
eficazmente un objetivo para el director de proyecto es comenzar por el final; es decir
ubicarse mentalmente en el escenario que debería alcanzarse para poder considerar que el
proyecto ha sido un éxito. Si existe una idea clara y bien definida de la situación a la que se
quiere llegar, será mucho más fácil planificar cómo conseguirla.
De otro lado, la definición de objetivos también es útil para comprobar en todo momento la
evolución del proyecto y tener una idea clara de en qué momento se ha alcanzado el éxito.
Veámoslo con un ejemplo.
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“Los buenos objetivos son claros, medibles,
y preferentemente cuantificables. Si no son
claros, es difícil asegurar si el proyecto ha
tenido éxito.”
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Introducción a la Gestión de Proyectos
Supongamos que en nuestra empresa el gasto de material de oficina por empleado ha
aumentado un 20% anual en los últimos años. Nos encargan que tomemos medidas al
respecto; he aquí un nuevo proyecto.
Podríamos pensar que no merece la pena dedicar demasiado tiempo a la definición del
objetivo, ya que lo realmente importante es contener este gasto. Podríamos escribir algo así:
“Objetivo: Control del gasto en material de oficina”.
Finalizado el ejercicio actual, vemos que ha habido un incremento del 10% en el gasto de
material de oficina por empleado. ¿El proyecto ha tenido éxito?
Habrá quien diga que no, que un incremento en el gasto es un fracaso; pero también habrá
quien diga que sí, ya que el incremento ha sido menor que en ejercicios anteriores. Y
además, siendo estrictos, como se ha guardado registro de cada factura semana a semana,
“el gasto está controlado”.
¿Cómo podríamos haber definido el objetivo?
Los buenos objetivos son claros, medibles y preferentemente cuantificables. Si no son
claros, es difícil asegurar si el proyecto ha tenido éxito. Para clarificar los objetivos
puede ser útil definir tres conceptos: propósito, resultados finales y criterio de éxito.
En este caso, podríamos haber definido el objetivo de la siguiente manera:
 Propósito: evitar que el gasto de material de oficina por empleado siga
incrementándose según la tendencia de los últimos años.
 Resultado final: un informe que identifique las causas de estos incrementos
pasados y que presente las recomendaciones oportunas para mantener el gasto
en los niveles esperados.
 Criterio de éxito: el informe debe estar finalizado el 30 de junio. La recomendación
debe permitir que el consumo de material de oficina por empleado se reduzca al
menos un 5%.
Con un objetivo definido de esa manera, no sólo es más evidente si se ha al canzado el
éxito o no, sino que además, las personas involucradas en la consecución del objetivo
tienen una meta más clara sobre la cual trabajar.
4 Objetivos en la Gestión de Proyectos.
Los procesos se podrían calificar según cinco características: calidad, velocidad, fiabilidad,
flexibilidad y costo.
En los proyectos ocurre lo mismo, con unas características particulares: pueden ser
considerados como procesos que se ejecutan una única vez, por lo que el grado de
flexibilidad será algo inherente.
De otro lado, la fiabilidad y velocidad pueden fundirse en una única característica: tiempo.
Es por esto que en la Gestión de Proyectos clásica suele hablarse de tres objetivos: costo,
tiempo y calidad.
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4.1 La jerarquía de objetivos.

Los proyectos más complejos suelen dividirse en proyectos menores o sub proyectos.
“La calidad de un proyecto dependerá no Los objetivos de cada sub proyecto deberán estar relacionados con el proyecto mayor.
sólo de la conformidad del resultado final a
Lo mismo ocurre si se dividen los sub proyectos en actividades menores, construyendo
las especificaciones, sino también de lo
adecuadas que sean las especificaciones
así una jerarquía de objetivos acorde con la estructura del proyecto.
en sí mismas.”

4.2 Costo.

Aunque el dinero es un recurso flexible, en casi todos los proyectos existe un

presupuesto global fijado desde el principio. Cuando se presupuesta un proyecto
medianamente grande es habitual dejar una partida especial para imprevistos, como
una reserva que permita pequeñas variaciones en las estimaciones de costos. Una tarea
clave del gestor de proyectos es controlar que los recursos no excedan del costo
planificado.

4.3 Tiempo.

El tiempo es un recurso totalmente inflexible. Un día transcurrido es irrecuperable.

Aunque algunas actividades pueden ser acortadas, el tiempo total de un proyecto sólo
puede ser modificado mediante redefinición de objetivos. El control del tiempo suele
ser una de las tareas más críticas en la gestión de proyectos.

4.4 Calidad.

El resultado de un proyecto debe ajustarse al producto o servicio deseado; debe

funcionar tal y como se esperaba. La calidad de un proyecto dependerá no sólo de la
conformidad del resultado final a las especificaciones, sino también de lo adecuadas
que sean las especificaciones en sí mismas.

La importancia relativa de cada objetivo diferirá según sea la naturaleza del proyecto.
En un proyecto de investigación que busca encontrar una vacuna contra el cáncer,
donde la salud de los pacientes está en juego, se pondrá un énfasis especial en el
objetivo de calidad; en proyectos a precio cerrado podría ser primordial el costo;
mientras que en un proyecto para la organización de un evento, el tiempo es vital ya
que la fecha de finalización es inamovible.

4.5 Riesgo.

La definición del proyecto debe incorporar el análisis de los factores de riesgo del
mismo, sea cual sea su naturaleza.

Con frecuencia se tiende a asociar el riesgo de un proyecto con factores de índole

técnica o de programación. Sin embargo, un análisis amplio del riesgo debe incorporar
cualquier elemento que, mal gestionado, puede provocar que los resultados del
proyecto no se ajusten a las expectativas en tiempo, calidad y costo.

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“Puede haber proyectos que aparentemente
sean un éxito y sin embargo no han llevado a
cabo lo que realmente necesitaba el cliente.”
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Introducción a la Gestión de Proyectos
En este sentido, los factores de riesgo deben acotarse desde el principio, en la fase de
definición, para poder tomar las cautelas pertinentes en la propia estructura del
proyecto, en los puntos y criterios de validación de su avance y en su planificación.
4.6 Cliente.
La definición de objetivos requiere en muchos casos un periodo largo de contacto con
el cliente. El entendimiento de sus necesidades no es un asunto trivial; en muchos
casos es crítico.
Puede haber proyectos que aparentemente sean un éxito y sin embargo no han llevado
a cabo lo que realmente necesitaba el cliente.
4.7 Resumen.
Todo el proceso hasta aquí apuntado, desde que surge la idea hasta que se ultima el
diseño del proyecto, podría quedar resumido en el siguiente gráfico:
Figura1
5 Alcance, Estrategia, Especificaciones, Fases e Hitos del
Proyecto.
Los objetivos del proyecto se concretan en la definición del alcance, donde se estructura el
proyecto en todas sus partes. Sin ello, no puede pasarse a la fase de planificación. Una mala
definición del alcance es una garantía de fracaso.
5.1 Definición del alcance.
Una vez definido el objetivo del proyecto, será necesario dar un paso más, y concretar
su alcance. La definición del alcance significa:
 Identificar las partes del proyecto.
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 Establecer los límites de cada una de ellas.

 Establecer el contenido de trabajo que se le asigna.

 Definir el resultado esperado.

La definición del alcance de un proyecto, o de cada uno de sus capítulos, dependerá

de la naturaleza de las actividades a realizar, pero en general incluirá esos conceptos.

En proyectos de gran envergadura es necesario dividir el conjunto en sub proyectos de

“En proyectos de gran envergadura es menor complejidad y de más fácil manejo. Así mismo, en muchos proyectos, en el
necesario dividir el conjunto en sub
alcance se especifica también lo que el proyecto no incluye.
proyectos de menor complejidad y de más
fácil manejo.” Cada una de las partes definidas en el alcance corresponderá a un grupo de trabajo,
interno o subcontratado, con responsabilidades delimitadas, asignación de recursos y
un objetivo, que como vimos, se englobará dentro de la jerarquía del proyecto de
acuerdo con el objetivo general.

En el caso de contratación externa, además habrá que tener en cuenta los aspectos
comerciales o legales de su relación con la organización que gestiona el proyecto y el
cliente.

Ejemplo.

Si analizamos el caso de la franquicia en Colombia de la cadena de comidas rápidas, se

podrían delimitar las siguientes partes: análisis de mercado, estrategia de distribución,
construcción de sucursales, contratación de agencia de publicidad, suministro de
material de merchandising, entre otros.

De cada una de ellas, (aquí se analiza la primera, el análisis de mercado) deberían

considerarse los siguientes aspectos:

 Una definición de la relación con el resto del proyecto: estudio de mercado para
identificar clientes potenciales afines a la nueva franquicia de comidas rápidas.

 El tiempo del proyecto involucrado: el estudio de mercado tomará tres meses. El

inicio de las encuestas será antes del 1 de abril, y el análisis cualitativo y
cuantitativo se presentará el 1 de julio.

 Las partes involucradas: deberá coordinarse con el departamento de relaciones

industriales y mercadeo.

 Los recursos a utilizar: se contratará a una firma encuestadora y el seguimiento lo

hará el departamento de mercadeo.

 Las responsabilidades del contratista: deberá practicar una encuesta de hábitos

de consumo en comidas rápidas en personas de 18 a 40 años de estratos 3 a 5,
que vivan en las 5 ciudades más importantes del país. Los resultados deberá
presentarlos ante la junta directiva de la empresa.

 Normas a aplicar: La encuesta debe cumplir con los estándares definidos en la

política de calidad de la compañía.

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“En muchos proyectos puede ser una buena
idea realizar un prototipo inicial para hacer
pruebas. Esto minimiza el riesgo de ‘vuelta
atrás’ que puede ser muy costo en tiempo y
dinero.”
010
Introducción a la Gestión de Proyectos
El alcance del proyecto se formaliza en sus especificaciones, en la forma de
información escrita que se acompaña de la información gráfica que se considere
necesaria.
Estas especificaciones se suelen escribir antes de que empiece el proyecto, pero con
frecuencia es necesario hacer cambios al alcance definido inicialmente, especialmente
si el proyecto tiene alto nivel de incertidumbre. Incluso ocurre con frecuencia que no se
puede determinar la mejor manera de hacer las cosas hasta que el trabajo está
comenzado. En estos casos es imprescindible contar con una retroalimentación fluida.
Pueden producirse cambios internos o externos.
Los cambios internos son resultado de una decisión de la dirección de proyecto por
hacer las cosas de otra manera. Es posible que se decida cambiar un material por otro
que no estaba disponible al escribir las especificaciones.
En este caso, por ejemplo, antes de autorizar el cambio será necesario llegar a un
acuerdo con el proveedor y con el cliente, para que sea aceptado.
De otra parte, los cambios externos son frecuentes en proyectos largos. En general se
deben a decisiones del cliente, ya que con el tiempo han podido evolucionar sus
necesidades, o las características del entorno. En general, en estos casos la dirección
de proyecto puede solicitar un incremento al presupuesto, cosa que no es tan evidente
si el cambio es interno.
Es importante mantener una contabilidad rigurosa en estas circunstancias, ya que una
decisión de cambio no presupuestada correctamente podría afectar a la rentabi lidad
del proyecto.
5.2 La definición de la estrategia
El siguiente paso necesario antes de abordar la planificación detallada del proyecto, es
la definición de la estrategia, que implica la división del proyecto en fases e hitos
(momentos cruciales en el desarrollo del proyecto).
La definición de la estrategia consiste en especificar de una manera amplia cómo se
van a alcanzar los resultados objetivos.
En general, se basa en hacer una división temporal del proyecto en fases (imprescindible en
proyectos especialmente largos y complejos).
6 Fases del Proyecto
Las fases son agrupaciones de actividades en el tiempo. Es posible que exista cierto
solapamiento temporal entre las distintas fases y en casi todos los casos existirá cierta
interacción entre ellas.
Sin embargo, en un proyecto de desarrollo, por ejemplo, las fases podrían ser las siguientes:
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 Definición de especificaciones: en esta fase se estudian las necesidades o los

deseos de los clientes y se dibujan las especificaciones del producto.

 Diseño: se diseña el sistema o producto y se definen las especificaciones concretas

de los subsistemas o subproductos.

 Implementación: se desarrollan los módulos concretos o componentes de los

sistemas y se ponen en marcha.

 Pruebas parciales: se prueban los resultados de la fase anterior comprobando

que todos los componentes cumplen sus especificaciones.

 Integración y pruebas globales: se integran los distintos componentes y se

realizan las pruebas de subsistemas y sistema final.

 Entrega: se entrega el producto al cliente y se le da la información o formación

necesaria para su utilización.

En este momento se toman decisiones estratégicas importantes. Por ejemplo, en muchos

proyectos puede ser una buena idea realizar un prototipo inicial para hacer pruebas. Esto
minimiza el riesgo de “vuelta atrás” que puede ser muy costoso en tiempo y dinero.

Como puede verse, no existe una sucesión temporal estricta entre las fases, no empieza
una justo en el momento en que termina otra. Es posible que parte del proyecto se
encuentre en fase de implementación, mientras que se estén haciendo pruebas con otra
parte, y además, el resultado de esas pruebas puede hacer que sea necesaria una nueva
implementación o incluso a un nuevo diseño.

Sin embargo, esta definición en fases simplifica considerablemente la definición del

proyecto, y facilita el trabajo de especificaciones. Será más fácil definir cómo y cuándo se
debe realizar una prueba de integración que dar especificaciones concretas para el
proyecto de desarrollo en su conjunto.

6.1 Definición de hitos.

Entre tanto, al contemplar la estrategia se suelen definir hitos: instantes puntuales en la vida
del proyecto con especial relevancia.

Los hitos pueden servir para delimitar fases o tareas y además suelen ser momentos
cruciales de revisión del progreso del proyecto, de especificaciones de tiempo, de costo o
de calidad.

No es necesario en este momento fijar el momento justo en el que se espera un hito

importante, pero sí es bueno definirlos.

¿Por qué es necesario definir los hitos del proyecto? Los hitos nos permiten conocer el
estado del proyecto, es decir los avances, es un punto en un momento específico del
proyecto, determinado por tiempos de ejecución para las actividades que se plantearon
para el desarrollo del proyecto, dando la posibilidad de identificar si existe algún desfase
cronológicamente hablando en la ejecución de las actividades.

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“Colocar algunos hitos en el plan del proyecto
o el cronograma como señal que nos indica
que llegamos a un punto importante en el
cumplimiento del proyecto.”
012
Introducción a la Gestión de Proyectos
Los hitos permiten controlar la ejecución de un proyecto. Cuando Pedro está cumpliendo su
sueño de tener casa propia les comenta a sus familiares que “el lunes completaron los
cimientos”, “la próxima semana terminan de colocar los pisos y ventanas”, etc., se está
refiriendo a hitos y NO al cronograma.
Colocar algunos hitos en el plan del proyecto o el cronograma como señal que nos
indica que llegamos a un punto importante en el cumplimiento del proyecto.
Suele ocurrir que en algunos casos solo les interese los hitos a las personas que revisan en
qué estado se encuentra el proyecto, pero es necesario que los miembros del proyecto
identifiquen donde están estos hitos y lleven un control de ellos.
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