Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema
Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2016 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información
utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o
los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de estos y viceversa.
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o
pedidos.
Las tablas contienen columnas/campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro/fila, así todos los
campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES
podría ser:
Campos/Columnas
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro/Fila 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro/Fila 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro/Fila 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
Registro/Fila 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521
Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de dato, el tipo de dato define el
conjunto de valores que se podrán introducir en la columna. los tipos de datos vienen predefinidos y
pueden variar de un sistema de base de datos a otro pero suelen ser muy parecidos. Por ejemplo en
Access 2016 tenemos el tipo entero que representa números sin decimales tanto positivos como
negativos hasta un cierto valor, volveremos sobre los tipos de datos en un próximo tema.
A parte de estos valores, en una columna podemos encontrar un valor especial, el valor nulo (NULL)
que indica que en esa fila, esa columna no contiene ningún valor. Y evidentemente no es lo mismo

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que en un campo se encuentre el valor 0 (cero) a que esté el valor NULL como veremos más
adelante.
En una tabla no pueden haber dos columnas con el mismo nombre pero ese nombre sí se puede
utilizar en otra tabla.
Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida. Una clave principal es una
columna (o combinación de columnas) que permite identificar de forma inequívoca cada fila de la
tabla, por lo que no pueden haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida
como clave principal. En el ejemplo anterior la clave principal sería el campo Código ya que todos los
clientes tienen un código y dos clientes no pueden tener el mismo código (un mismo valor no se
puede repetir en la columna Código, dos clientes no pueden tener por ejemplo el código 2).
Una clave foránea es una columna (o combinación de columnas) que contiene un valor que hace
referencia a una fila de otra tabla (en algunos casos puede ser la misma tabla).
Por ejemplo, tenemos dos tablas, una de alumnos y otra de cursos, en la tabla de alumnos
pondríamos una columna curso : para saber en qué curso está matriculado el alumno, la
columnacurso en la tabla de alumnos es clave foránea, mientras que la columna codigo de la tabla
de cursos será clave primaria.
Las claves ajenas no permiten relacionar tablas entre sí.
Una tabla tiene una única clave primaria y puede contener cero o más claves foráneas.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede contener un valor
nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la columna.
Cuando se define una columna como clave foránea, las filas de la tabla pueden contener en esa
columna o bien el valor nulo, o bien un valor que existe en la otra tabla. Eso es lo que se denomina
integridad referencial que consiste en que los datos que referencian otros (clave foránea) deben ser
correctos.
Finalmente para poder manejar la información almacenada en la base de datos tenemos un lenguaje
estándar (varía poco de un sistema gestor a otro), el lenguaje SQL. En este curso no se estudia este
lenguaje sino que se utilizan las herramientas gráficas que nos proporciona Access para manejar la
información almacenada en la base de datos.
Si quieres aprender SQL te recomendamos nuestro curso de SQL.
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero la mayoría de
las veces se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código
postal sea 46625.
Access incorpora un entorno gráfico para crear consultas de forma sencilla y rápida que veremos a lo
largo de este curso.
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Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2016 diseñado para la introducción, visualización y modificación
de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de
datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Access tiene sus propios formularios definidos pero nosotros podemos crear otros para presentar la
información a nuestro gusto. En este curso veremos cómo crearlos.
Informes
Un informe es el objeto de Access 2016 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. En este curso veremos cómo
crearlos.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2016 que define de forma estructurada las acciones que el
usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un
elemento de un formulario. En este curso veremos cómo crearlas.
Módulos
Un módulo es el objeto de Access 2016 que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programación con Access que no veremos en este curso.
Aplicaciones
Una aplicación en Access 2016 es un nuevo tipo de base de datos que se crea en Access, es una
aplicación web de Access y que se puede usar y compartir con otras personas como aplicación de
SharePoint en un explorador web. Vienen a sustituir las páginas de acceso a datos.