Manual de Usuario

Manual de Usuario de E-Stock
PRNET Software
1.01 - Índice
• 1.0 - Índice e Introducción.
◦ 1.01 - Índice.
◦ 1.02 - Introducción.
• 2.0 – Requisitos, Instalación y Activación de E-Stock.

◦ 2.01 - Requisitos mínimos.
◦ 2.02 - Instalación.
◦ 2.03 – Activación.
• 3.0 - Configuración y uso por primera vez.

◦ 3.01 - Generalidades de la interface.
◦ 3.02 - Íconos.
◦ 3.03 - Formularios de mantenimiento de registros.
◦ 3.04 - Otros listados de registros.
◦ 3.05 – Configuración general.
◦ 3.06 – Configuración en red
◦ 3.07 - Usuarios.
• 4.0 - Operativa con E-Stock.

◦ 4.01 - Ejemplo: Farmacia La Zona.
◦ 4.02 - Categorías.
◦ 4.03 - Productos.
◦ 4.04 - Proveedores.
◦ 4.05 - Sectores.
◦ 4.06 - Tipos de documentos.
◦ 4.07 - Manejo de mercadería y stock.
▪ 4.07.1 - Ingreso / compra de mercadería al stock.
• Caso lote único.
• Caso múltiples lotes.
▪ 4.07.2 - Egreso / venta de mercadería del stock.
• Caso lote único.
• Caso múltiples lotes.
▪ 4.07.3 - Gestión de lotes.
• 5.0 - Reportes y estadísticas.

◦ 5.01 - Detalles de reportes y estadísticas.
▪ 5.01.1 - Reporte de productos por categoría.
▪ 5.01.2 - Reportes de remitos (egresos) de mercadería.
▪ 5.01.3 - Reportes de ingresos de mercadería.
▪ 5.01.4 - Reportes de stock – Reporte de stock.
▪ 5.01.5 - Reportes de stock – Búsqueda personalizada.
▪ 5.01.6 - Estadísticas de egreso de stock.
• 6.0 - Glosario de términos.
• 7.0 - FAQ y resolución de problemas comunes.
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1.02 - Introducción
E-Stock es un programa de control de stock, control de existencias de almacén, y control de inventario,
con las siguientes características principales:
• Adaptable a las necesidades de su empresa.

• Es un sistema multi-depósito, con reportes que le facilitan el control de las existencias en múltiples
ubicaciones, depósitos o sucursales de su empresa.
• Si tiene productos con fecha de vencimiento o caducidad, puede ingresar la fecha de vencimiento
para recibir las alertas correspondientes antes de producirse el mismo.
• Obtenga completos reportes con opciones de filtro, tanto para los ingresos como los egresos.
• Sistema multiusuario, y con posibilidad de uso en red opcional.
• Empiece ya mismo a mejorar su gestión, gracias a la interfaz de usuario muy amigable con que
cuenta el sistema.
A lo largo de este manual se tomara como ejemplo una empresa ficticia llamada "Farmacia Avenida"
que se dedica al rubro de la venta de medicamentos y artículos médicos. La Farmacia Avenida tiene
dos sucursales: Casa Central y Depósito, vende la mayoría de sus productos en pesos uruguayos ($U),
pero también vende mercadería en dólares americanos (USD).
Además como Farmacia que es, tiene productos perecederos en stock. Los productos son ingresados
en unidades llamadas "Lotes" que contienen una cantidad determinada de un mismo producto, siendo
que la totalidad de los elementos que componen un lote se encuentran en una misma sucursal. A lo
largo del documento se detallará más sobre el ejemplo de la Farmacia Avenida.
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2.0 - Requisitos e Instalación de E-Stock

2.01 - Requisitos mínimos
El sistema E-Stock tiene los siguientes requisitos mínimos:
Hardware:
• CPU equivalente a Pentium 3 500 Mhz.

• 256 Mb RAM.
• 30 Mb de espacio en disco duro (Este requerimiento puede crecer en el tiempo según el uso
que se le de al sistema).
• Controladora de video que soporte una resolución mínima de 800x600 píxeles.
Software:
• Microsoft Windows 95 en adelante.

• MDAC 2.6 sp1 en adelante (Sólo para sistemas operativos previos a Windows XP). Más
información en: http://msdn.microsoft.com/data/mdac ).
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2.02 - Instalación
Para instalar el programa E-Stock, sea en su versión de prueba o ya habiendo comprado la licencia,
seguir los siguientes pasos:
1. Corroborar que el sistema donde se va a instalar E-Stock cumple los requisitos mínimos.
2. Descargar el instalador del sitio oficial de PRNET Software.
3. Descomprimir el archivo descargado E-Stock.zip. Dentro de este archivo comprimido se

encuentran los siguientes archivos:
• EStock.cab.
• Setup.exe.
• Setup.lst.
4. Ejecutar Setup.exe. Se abrirá el instalador del programa. Seleccionar (A) el directorio donde
instalar el programa. Luego hacer click en el botón de instalación (B).
B
5. Esperar a que termine la instalación. Si el instalador le pide modificar archivos existentes en su

computador, y su sistema operativo es Windows XP Home o posterior, elegir la opción
“conservar este archivo”.
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6. Al terminar la instalación, usted podrá:

• Hacer una solicitud de registro y activación del software en línea.
• Leer las notas de instalación.
• Ejecutar el programa.
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2.03 – Activación.
La compra del software E-Stock se hace en línea desde http://controldestock.com/comprar.shtml
Para activar el software E-Stock, realizar los siguientes pasos:
1. Tomar nota del número de software. El numero de software esta en el menú Ayuda-
>Acerca de…
2. Dirigirse a http://controldestock.com/comprar.shtml teniendo dicho número de software.
3. Seleccionar como quiere adquirir el producto: solo la licencia, o la licencia mas la

suscripción al servicio de soporte técnico.
4. Completar los datos correspondientes al proceso de compra, ingresando el Número de

Software cuando se le solicite.
5. Finalmente, ingresar la clave de activación que recibirá por correo electrónico, en el menú
Ayuda->Acerca de… y hacer clic sobre el botón Registrar.
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3.0 - Configuración y uso por primera vez

En esta sección se verán diversos aspectos de la configuración de E-Stock.
Importante: En el sistema operativo, debe configurarse el punto (.) como separador de decimales y la
coma (,) como separador de miles. Esto puede hacerse desde la configuración regional del sistema. Por
más detalles ver el FAQ al final del manual.
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3.01 - Generalidades de la interfase

El programa al ejecutarse solicita un nombre de usuario y contraseña, para acceder por primera vez, ver
en el FAQ al final del manual la contraseña por defecto.
Luego de ingresar al sistema, se accede a la vista principal del programa:
Esta es la ventana principal, a partir de la cual se puede acceder a todas las funciones del programa.
Cuando abre el programa, lo primero que se ve son los lotes que están por debajo del stock mínimo.
El manejo de lotes y stock se verá en el siguiente capítulo del manual.
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3.02 - Iconos comunes:

E-Stock usa determinados botones similares en las distintas partes del mismo, con funciones similares,
de forma de hacer más intuitivo su uso.
Estos son los íconos más comunes y la explicación de su funcionamiento:
Estos íconos son usados de forma tal que su acción depende del contexto en el que se ubican. Por
ejemplo el icono de "Nuevo" en mantenimiento de categorías, permite ingresar una nueva categoría al
sistema, mientras que el mismo botón en mantenimiento de proveedores, permite ingresar un nuevo
proveedor al sistema.
Icono del
Descripción
botón
Ingresa un nuevo registro vacío en la base de datos y habilita su edición. Los cambios
deben guardarse para que el registro aparezca con la información correcta.
Edita el registro seleccionado. Los cambios deben ser guardados para que el registro
se actualice.
Guarda el registro seleccionado en la base de datos.
Combina las funciones del botón Guardar y Nuevo.
Elimina el registro seleccionado.
Actualiza la vista actual.
Abre una ventana que muestra la vista previa de impresión para imprimir el registro
actual, reporte o el grupo de registros seleccionados.
Cancela la operación actual.
Permite buscar entre los registros o restringir la vista actual.
Retorna a la ventana anterior.
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3.03 - Formulario de mantenimiento de registros.

Desde el punto de vista de E-Stock, cosas como los lotes, productos, categorías, proveedores, etc.; son
distintos tipos de registros.
Para cada tipo de registro existe al menos una ventana desde donde se pueden administrar (crear,
eliminar, modificar, etc.) los registros del tipo en cuestión.
Todas las ventanas de mantenimiento de registros (sean compras de mercaderías, categorías,
proveedores, etc.) tienen características comunes.
A
B
C
La ventana de mantenimiento de productos.

Todas las ventanas de mantenimiento tienen las siguientes secciones comunes:
A) Botones de acción.
Permite, en base a la información ingresada por el usuario, hacer la acción asociada.

Por ejemplo, en el caso anterior, el botón de “Nuevo” permite ingresar los datos que posteriormente
pueden guardarse para que figuren como un nuevo producto en la base de datos.
B) Información a ingresar / modificar;
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Correspondiente al registro seleccionado.

Por ejemplo, cuando se hace clic en el botón “Nuevo” en mantenimiento de productos, Ud. deberá
ingresar la información mínima necesaria para que el nuevo registro sea valido y pueda ser dado de
alta en la base de datos.
C) Listado de registros.
Este listado muestra los registros existentes de un tipo en concreto, que no necesariamente es un
listado de los registros que corresponden al tipo de dato que se pretende ingresar. Por ejemplo, en
Mantenimiento de productos, esta sección muestra los productos existentes, pero en Ingreso de
Stock, esta sección no muestra las compras de stock hechas a proveedores, sino que muestra los
posibles productos que pueden ingresarse al stock.
Dentro del listado, se puede seleccionar un registro que se quiera editar.

Algunos tipos de registros permiten refinar las búsquedas o vistas de estos listados según criterios que
dependen del tipo de registro en concreto. Por ejemplo en el caso de mantenimiento de productos, se
puede localizar un producto más fácilmente con su código de barra, o escribiendo las primeras letras de
su descripción.
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3.04 - Otros listados de registros

Para algunos casos, (Egreso o ingreso de mercadería), el listado de registros se hace desde una
ventana específica, similar a esta:
Este tipo de ventanas suelen tener una herramienta de búsqueda más sofisticada, que permite refinar la
búsqueda, dependiendo del tipo de registro al que corresponde la ventana.
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3.05 - Configuración.
Las opciones de configuración se encuentran en el elemento menú Herramientas -> Opciones... :
A continuación, se describe cada una de las funciones de la ventana opciones:
Ubicación de la base de datos.
Esta es la ruta en la que se encuentra la base de datos del programa. Por defecto E-Stock
instala una base de datos vacía en C:\archivos de programa\E-Stock\bd2000.mdb.
Realizar una copia de seguridad al inicio.
Si este casillero está marcado, el programa automáticamente creara una copia de la base de
datos al iniciar. Ha de escribirse la ubicación donde se desea respaldar la base de datos.
Ubicación de logo y nombre de la empresa:
Estas opciones permiten personalizar los reportes generados por E-Stock para que muestren el
nombre y logo de la empresa.
Avisar ... días antes del vencimiento del producto:

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El numero n ingresado aquí, si es mayor que cero, permite mostrar en la ventana principal del
programa aquellos productos que vencerán dentro de los próximos n días.
Si este número es cero, desaparecerá de la vista principal la solapa “Lotes próximos a vencer”
Utilizar un único lote por producto:
Esta opción se marcará sólo si no se desea mantener lotes distintos (que pueden estar o no en
distintas ubicaciones. Nótese que al marcar esta opción, no será posible diferenciar entre los
productos que están en una u otra sucursal, por ejemplo.
Idioma:
Esta opción permite cambiar el idioma en que opera E-Stock.
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3.06 – Configuración en red

El objetivo de esta sección es explicar los pasos necesarios para hacer una implementación de E-Stock
en una red de computadoras con varios puestos de trabajo.
Asumimos que el usuario tiene nociones básicas de infraestructuras de red.
Estos son los requisitos mínimos para hacer una instalación de E-Stock a nivel de red:
• Contar con un equipo que pueda estar activo todo el tiempo en el que el sistema E-Stock sea
requerido. Típicamente este equipo es un servidor de archivos, o un equipo que pueda
cumplir similar rol.
• Haber hecho una instalación de E-Stock o disponer de una copia de E-Stock.
• Que los equipos donde sea instalado E-Stock cumplan los requisitos mínimos.
Para configurar E-Stock para su uso en un entorno de red:
1. Hacer la instalación de E-Stock en un equipo (llamémosle “Prueba”).

2. Tomar nota de la ubicación de la base de datos de E-Stock instalada en Prueba. Para ello abrir
E-Stock y dirigirse a Herramientas->Opciones. Típicamente c:\archivos de programa\E-
Stock\bd2000.mdb.
3. Cerrar E-Stock en “Prueba”.
4. Designar el equipo (llamémosle “Servidor”) que servirá de servidor de archivos para la base
de datos de E-Stock. Designar la estructura de permisos y directorios compartidos acordemente
en “Servidor”. Copiar la base de datos al directorio correspondiente en el servidor de archivos.
Por ejemplo si en “Servidor” existe el recurso de red compartido \\servidor\publica y se decide

poner la base de datos en \\servidor\publica\baseEstock entonces el administrador de red
tendrá que copiar la base de datos de E-Stock al correspondiente directorio del servidor.
5. Instalar E-Stock en los puestos de trabajo que correspondan.

6. En cada puesto de trabajo, mapear a una unidad el recurso compartido en el servidor. En
nuestro ejemplo tendríamos que mapear X: a \\servidor \publica
En DOS seria el siguiente comando:
net use x: \\servidor\publica
Cerciorarse que esta configuración de mapeo se mantenga tras reiniciar el equipo.
7. En cada puesto de trabajo, abrir E-Stock y en Herramientas->Opciones y en “Ubicación de la
base de datos” ingresar la ruta al archivo de la base de datos de E-Stock ubicado en “Servidor”.
En nuestro ejemplo será “X:\baseEstock\bd2000.mdb”
8. Probar el sistema.
9. Activar la licencia de E-Stock en cada puesto de trabajo.
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3.07 - Usuarios
E-Stock es un sistema multiusuario.
Los usuarios se gestionan en la ventana de mantenimiento de usuarios, menú Herramientas-
>Mantenimiento de usuarios
Desde dicha ventana se puede añadir un usuario, editar el usuario y la contraseña o eliminar usuarios.
Hay dos usuarios predefinidos: admin y supervisor.
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4.0 - Operaciones con E-Stock

4.01 - Ejemplo: Farmacia Avenida
Retomemos el ejemplo de Farmacia Avenida según lo visto en la introducción de este manual. Como
habíamos mencionado, se trata de una empresa que vende productos médicos y medicinales, en
diferentes monedas (pesos uruguayos y dólares americanos) y almacena la mercadería en dos
ubicaciones o sucursales: Casa central y depósito.
Dentro de cada ubicación, los productos pueden tener distintas finalidades o pertenecer a distintos
sectores. Típicamente hay dos sectores: Uso interno y Venta al público.
La mercadería es ordenada en lotes. Cada lote de mercadería puede tener fecha de caducidad, y un
lote de mercadería puede estar en una u otra sucursales, pero no en ambas.
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4.02 - Categorías.
La ventana de mantenimiento de categorías es desde donde el usuario administrará las distintas
categorías de stock.
Para acceder a ella, desde la ventana principal ir al menú Herramientas->Mantenimiento de
categorías.
Desde aquí se pueden ingresar, modificar o eliminar categorías existentes.
Normalmente lo único que el usuario tendrá que agregar o modificar de una categoría es su nombre.
Para agregar una categoría nueva:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de categorías.

2. Clic en Nuevo.
3. En el cuadro de texto Descripción, escribir la descripción de la categoría.
4. Hacer clic en Guardar.
Nota importante: Para ingresar una categoría nueva satisfactoriamente, debe ingresarse al
menos su descripción.
Para editar una categoría:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de categorías.

2. Marcar la categoría que se quiere editar del listado. Para hacer la búsqueda de la categoría
a editar más sencilla, puede usarse el botón buscar para buscar entre las distintas
categorías por descripción.
3. Clic en el botón Editar.
4. Editar los valores que se quieran cambiar de la categoría.
Para eliminar una categoría:
Análogo a modificar una categoría, salvo que, tras elegir la categoría a eliminar, se hace click
en el botón Eliminar.
Nota importante: Mientras existan productos ingresados a una categoría determinada, dicha
categoría no podrá ser eliminada. Sin embargo, una categoría puede ser desactivada.
Sobre desactivar una categoría:
Desactivar una categoría implica que los productos que pertenecen a dicha categoría no podrán
ser utilizados a ningún efecto en el sistema, hasta ser reactivada la categoría.
• No se eliminan productos de la categoría ni la categoría en si misma.

• No se eliminan las existencias actuales de los productos de la categoría en el stock.
• Los productos de la categoría no podrán ser usados para generar ninguna
transacción nueva.
Para desactivar una categoría:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de categorías

2. Marcar la categoría a desactivar.
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4. Marcar el casillero “Desactivada”

5. Clic en el botón Guardar.
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4.03 - Productos.
La ventana de mantenimiento de productos es donde el usuario administrará los distintos productos a
que pueden ser ingresados como elementos de stock.
productos.
Para agregar un producto nuevo:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de productos.

2. Clic en Nuevo.
3. Ingresar al menos la siguiente información:
• Descripción del producto.
• Categoría a la que pertenece el producto.
• Stock mínimo.
• Costo.
• Precio.
Para modificar un producto:

2. Marcar el producto que se quiere editar del listado. Para hacer la búsqueda mas sencilla,
puede usarse el botón buscar, o el botón búsqueda avanzada para buscar entre los
productos existentes.
4. Editar los valores que se quieran cambiar del producto.
Para eliminar un producto:
Análogo a modificar un producto, salvo que, tras elegir el producto a eliminar, se hace clic en el
botón Eliminar.
Nota importante: No podrán ser eliminados del sistema aquellos productos incluidos en
algún registro de ingreso o egreso de stock.
Sobre desactivar una categoría:
Los productos pueden ser desactivados, de manera análoga que con las categorías. Esto
implica que:
• No se elimina el producto.
• No se eliminan las existencias actuales del producto en el stock.
• El producto no podrá ser usado para generar ninguna transacción nueva (cual si el
producto no existiese).
Para desactivar una categoría:

2. Marcar el producto a desactivar.
4. Marcar el casillero “Desactivado”
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5. Clic en el botón Guardar.
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4.04 - Proveedores.
La ventana de mantenimiento de proveedores es donde el usuario administrará los distintos
proveedores a los que se les puede comprar mercadería.
proveedores.
Importante: para poder ingresar mercadería al stock, debe existir al menos un proveedor ingresado.
Para agregar un proveedor nuevo:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de proveedores.

2. Clic en Nuevo.
3. Ingresar al menos el nombre del proveedor.
Para modificar un proveedor existente:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de proveedores.

2. Marcar el proveedor que se quiere editar del listado. Para hacer la búsqueda mas sencilla,
puede usarse el botón buscar.
4. Editar los datos que se quieran cambiar del proveedor.
Para eliminar un proveedor existente:
Los proveedores no pueden ser eliminados una vez ingresados.
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4.05 - Tipos de documentos.

La ventana de mantenimiento de tipos de documento es donde el usuario administrará los distintos tipos
de documento que se pueden usar para comprar/ingresar mercadería.
Para acceder a ella, desde la ventana principal ir al menú Herramientas->Mantenimiento de tipos de
documento.
Para agregar un tipo de documento:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de tipos de documento.

2. Clic en Nuevo.
3. Ingresar la descripción del tipo de documento.
Para modificar un tipo de documento:

2. Marcar el tipo de documento que se quiere modificar.
4. Editar los datos que se quieran cambiar del tipo de documento.
Para eliminar un tipo de documento:

2. Marcar el tipo de documento que se quiere eliminar.
3. Clic en el botón eliminar.
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4.06 - Sectores.
La ventana de mantenimiento de sectores es donde el usuario administrará los distintos sectores a los
que puede ir la mercadería.
Para acceder a ella, desde la ventana principal ir al menú Herramientas->Mantenimiento de sectores.
Para agregar un nuevo sector:
1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de sectores.

2. Clic en Nuevo.
3. Ingresar la descripción del sector.
Para modificar un sector:

2. Marcar el sector que se quiere modificar.
4. Editar los datos que se quieran cambiar del sector.
Para eliminar un sector:

2. Marcar el sector que se quiere eliminar.
3. Clic en el botón Eliminar.
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4.07 - Manejo de mercadería y stock

4.07.1 - Ingreso / compras de mercadería al stock
La mercadería se ingresa al stock en la forma de documentos de ingreso de mercadería definidos por
los tipos de documento.
Los documentos de compra de mercadería se administran en menú Compras->Ingreso de compras

Desde allí se pueden crear eliminar y modificar documentos de compra de mercadería, visualizar los
documentos existentes e imprimir listados de compras.
Para ingresar un documento de compra de mercadería, se requiere haber ingresado los siguientes
datos en la base de datos:
• El(los) producto(s) a ingresar.
• El proveedor al que se le ha de comprar la mercadería.
• El tipo de documento con el que se ingresa la mercadería.
Se distinguen dos casos: Según se haya elegido usar un lote único por producto o no (Ver opciones de
configuración).
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Ingreso de documentos de ingreso de mercadería, caso lote único.
1. Ir a la ventana de administración de documentos de compra, (Compras->Ingreso de

compras), y hacer clic en Nueva
2. Se abrirá la ventana de edición de documentos de ingreso de mercadería. Ingresar los

siguientes datos:
A
B
• Tipo de documento
• Número (opcional)
• Descripción (opcional)
• Proveedor (Se puede agregar un proveedor nuevo usando el botón en A).
• Los productos (Se listan en B).
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3. Para ingresar un producto en el documento de ingreso de mercadería, simplemente

buscarlo en la lista, seleccionarlo con un doble clic, e ingresar la cantidad deseada
4. Hacer clic en Guardar
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Ingreso de documentos de ingreso de mercadería, caso múltiples lotes
El procedimiento es idéntico al caso lote único, con los siguientes agregados:
1. Cuando se edita un nuevo documento de ingreso de mercadería, al seleccionar el producto

a ingresar en el documento, digitar la cantidad del producto a ingresar al stock.
2. Si ya existe un lote en la ubicación deseada, hacer un clic en el cuadro de texto “Lote” y

elegir el lote correspondiente.
3. En caso contrario, hacer clic en el botón en la ventana “Agregar producto”
4. Asignarle al nuevo lote los siguientes datos (opcionales):
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• Número.
• Fecha de vencimiento.
• Fecha de ingreso.
• Ubicación.
Notar que Código de Lote NO ES LO MISMO que Número de Lote.

Código de Lote es un código interno del sistema, mientras que Numero de Lote es un
dato alfanumérico y opcional definido por el usuario.
5. Hacer clic en el ícono .
6. Ir al paso 2, elegir el lote correspondiente y hacer clic en Aceptar.
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4.07.2 - Egreso / ventas de mercadería del stock
Una vez en el stock, la mercadería se mueve, transfiere o vende usando documentos llamados
Remitos.
La mercadería en stock puede ser vendida (o egresar del stock), o puede ser enviada a otro lote.
Los remitos se administran desde Egresos->Ingreso de Remitos.
De manera análoga al ingreso de mercadería, se distinguen dos casos: Según se haya elegido usar un
lote único por producto o no (Ver opciones de configuración).
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Ingreso de remitos, caso lote único.
1. Ir a la ventana de administración de documentos de remitos, (Egresos->Ingreso de

Remitos), y hacer clic en Nueva
2. Se abrirá la ventana de edición de documentos de remitos. Ingresar los siguientes

datos:
• Número de remito (opcional)

• Fecha
• Número de ficha (opcional)
• Cliente (opcional)
• Solicitante (opcional)
• Descripción (opcional)
• Sector.
• Productos.
3. Al hacer doble clic en un producto para agregar al remito, aparecerá la ventana

“Agregar Producto”. Ingresar la cantidad del producto correspondiente y hacer clic en
aceptar.
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Ingreso de remitos, caso múltiples lotes.
El procedimiento es idéntico al de ingreso de remitos, caso lote único, con los siguientes
agregados:
1. Al ingresar cada producto al remito, se necesita ingresar la siguiente información a la

ventana “Agregar producto”:
• Cantidad de productos a transferir/vender.
• Lote de origen de los productos.
• Si se trata de una operación de venta, marcar la opción Salida/Venta
• Si se trata de una transferencia a otro lote, marcar la opción Otro Lote e
ingresar el código de lote.
• Si el lote no existe, crearlo en esta misma ventana con el botón .
2. Para crear un lote usando el botón , Asignarle al nuevo lote los siguientes datos
(opcionales):
• Número.
• Fecha de vencimiento.
• Fecha de ingreso.
• Ubicación.
Notar que Código de Lote NO ES LO MISMO que Número de Lote.
Código de Lote es un código interno del sistema, mientras que Numero de Lote es un
dato alfanumérico y opcional definido por el usuario.
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3. Hacer clic en el ícono y volver al paso 1
Volver al índice.
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4.07.3 - Gestión de lotes
Los lotes se gestionan desde la ventana de administración de lotes, en menú Herramientas-

>Mantenimiento de lotes. Desde esta ventana se pueden administrar los distintos lotes de cada
producto.
De esta manera se puede:

• Crear lotes vacios
• Eliminar lotes y todos los elementos que contiene.
• Modificar distintos datos del lote
• Imprimir un listado detallado del stock.
Desde esta ventana NO se puede:

• Cambiar las cantidades de productos de un lote dado, por seguridad, todo cambio de volumen
de stock en un lote DEBE ir acompañado de un documento de entrada o salida de stock, según
el caso.
• Transferir mercadería de un lote a otro
Para administrar un lote dado, seguir el siguiente procedimiento:
1. Abrir la ventana de mantenimiento de lotes.
2. Elegir el producto que conforma el lote a modificar, de la lista de productos mostrada en la

ventana de mantenimiento de lotes. Nótese que se puede reducir la cantidad de productos
mostrados, filtrándolos por categoría.
3. Luego, ir a la pestaña marcada como “(2) Seleccione el lote”. Se mostrara el listado de

lotes para el producto previamente seleccionado.
Desde aquí se pueden hacer las siguientes operaciones:
• Crear un lote nuevo
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o Para ello hacer clic en “Nuevo” y llenar el formulario con la siguiente

información:
Numero de lote
Fecha de ingreso
Fecha de vencimiento
Ubicación
o Luego hacer clic en Guardar
• Eliminar un lote
o Para ello, elegir el lote de la lista y hacer clic en el botón Eliminar. Se
perderá el lote y los productos contenidos en el.
• Editar un lote existente

o Para ello, elegir el lote a editar, hacer clic en el botón Editar
o Luego, editar la información necesaria. Recordar que no se puede editar la
cantidad de productos que integran un lote dado.
o Hacer clic en Guardar
• Imprimir un listado detallado del stock.

o Imprime un listado detallado de todo el stock.
o Para ello, simplemente hacer clic en el botón Imprimir.
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5.0 - Reportes y estadísticas

E-Stock puede generar los siguientes reportes e informes:
• Reporte de productos por categoría.
o Muestra un listado imprimible de los productos existentes (no el stock de los productos
existentes, sino que las definiciones de productos existentes), discriminado por
categorías
• Reportes de remitos (egresos) de mercadería.
o Muestra el reporte de egresos o remitos.
• Reportes de ingresos de mercadería.
o Muestra el reporte de compras de mercadería.
• Reportes de stock.
o Existen dos tipos de reportes de stock: Reportes de stock, y Búsqueda personalizada

de stock. El reporte de stock muestra información sobre las existencias de productos en
el stock e información relacionada, mientras que la búsqueda personalizada de stock
muestra información adicional de cada producto, discriminado por lote.
• Estadísticas de egreso de stock.
o E-Stock puede mostrar estadísticas de los egresos de stock por producto, sector, o
categoría.
A continuación se detalla cada tipo de reporte.
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5.01 - Detalles de reportes y estadísticas.

• 5.01.1 - Reporte de productos por categoría.
o Se ingresa por Archivo->Reportes->Productos por categoría
o Este reporte muestra los productos definidos para cada categoría.
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• 5.01.2 - Reportes de remitos (egresos) de mercadería.

o Se ingresa por Egresos->Reporte de remitos.
o Puede mostrarse el reporte completo de todos los egresos y remitos, o filtrarse según
varios criterios:
Los criterios son los siguientes:
• Por fecha: Permite hacer la consulta según un intervalo de fechas.

• Por número de remito: Permite buscar por un remito específico con número.
• Por cliente: Busca por el cliente.
• Por solicitante: Busca por solicitante del remito.
• Por producto: Busca entre los remitos que tengan el producto buscado.
• Por sector: Busca entre los remitos que reporten a determinado sector.
o Para hacer un reporte rápido de todos los remitos (egresos) se ingresa a Archivo-
>Reportes->Egresos
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• 5.01.3 - Reportes de ingresos de mercadería.
o Se ingresa por Compras->Reporte de compras.

o Puede mostrarse el reporte completo de todas las compras de mercadería, o filtrarse
según varios criterios:
Los criterios son los siguientes:
• Por fecha: Permite hacer la consulta según un intervalo de fechas.

• Por número de documento: Permite buscar por un número específico de
documento.
• Por tipo de documento: Busca los documentos que sean del tipo definido por
este criterio.
• Por proveedor: Filtra la búsqueda por proveedor
• Por producto: Busca entre los remitos que tengan el producto buscado.
o Para hacer un reporte rápido de todas las compras se ingresa a Archivo->Reportes-

>Compras
Volver al índice.
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• 5.01.4 - Reportes de stock. Reporte de Stock.
o Se ingresa por Stock->Reporte de stock

o Se trata de un listado que puede filtrarse por:
Categoría
Ubicación
o Además, este listado puede ser impreso en forma resumida, o detallada.

La versión resumida (botón Imprimir resumido) muestra únicamente algunos
datos básicos de cada producto (descripción, stock mínimo, cantidad de
productos y unidad de medida).
La versión detallada (botón Imprimir detallado) muestra toda la información
disponible de cada producto y sus existencias en stock, discriminado lote a lote.
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• 5.01.5 - Reportes de stock. Búsqueda personalizada.
o Se ingresa por Stock->Búsqueda personalizada.
o Este listado puede filtrarse según los siguientes criterios:
Productos de la categoría.
Productos en la ubicación.
Productos con existencias de stock por debajo del mínimo
Productos con existencias de stock mínimo.
Productos vencidos.
Productos con existencias en stock menor que…
Productos con existencias en stock mayor que…
Los filtros definidos pueden combinarse. Para ver los resultados de aplicar los filtros
hacer clic en “Buscar”
o Además el listado puede imprimirse
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• 5.01.6 - Estadísticas de egreso de stock.
o Se ingresa por Egresos->Estadísticas->Egresos por producto (para los egresos por

producto.
o Se ingresa por Egresos->Estadísticas->Egresos por categorías (para los egresos
por categoría.
o Se ingresa por Egresos->Estadísticas->Egresos por sector (para los egresos por
sector.
Sea cual sea la estadística de egreso de stock, la estadística puede filtrarse por el
período de fecha a estudiar:
Además puede mostrarse el resultado de la estadística como un listado imprimible

(“Listado”), o como una gráfica en Excel (“Grafico (Excel)”).
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PRNET Software
6.0 - Glosario de términos

Lote: Un lote es una entidad que agrupa varios productos de una misma definición de producto. Un lote
dado sólo puede estar asociado a una ubicación o sucursal.
Categoría: Las categorías son elementos que sirven para agrupar determinados productos haciendo
uso de alguna propiedad de dichos productos no definidas en el esquema de productos de E-Stock.
Proveedor: Es una entidad a la que se le compran los objetos que cumplen con determinadas
definiciones de productos.
Producto: Entidad abstracta definida por una descripción o código, y que cuenta con algunas
propiedades básicas. En el caso de E-Stock esas propiedades son: costo, precio, stock mínimo, iva y
categoría.
Tipos de documento: Es un registro que usa el sistema para representar como fue hecha la
transacción en la realidad. Por ejemplo para representar una compra de mercadería hecha al contado,
se puede definir un tipo de documento “contado” y luego definir una compra de mercadería usando el
tipo de documento “contado”
Stock: conjunto de objetos / que cumplen con alguna descripción de producto, que la empresa dispone
para vender o comprar.
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PRNET Software
7.0 - FAQ y solución de problemas comunes

Todo esto parece muy difícil. ¿Donde puedo conseguir material adicional para dominar el uso de
E-Stock?
En el sitio Web de E-Stock, http://controldestock.com , se encuentran varios tutoriales en
videos. Si está suscripto al servicio de soporte, también encontrará más información y recursos
en http://soporte.controldestock.com.
¿A qué tengo derecho al adquirir la licencia?

Podrá utilizar el programa en tantos equipos (PCs) como licencias haya adquirido.
Como usuario con licencia usted podrá realizar consultas a nuestro servicio de soporte, tanto
por correo electrónico como por Microsoft MSN (Windows Live) o Yahoo Messenger.
¿Cuáles son las ventajas de suscribirme al servicio de soporte?

Adquiriendo la Licencia más la suscripción al servicio de soporte, obtendrá:
• mejor precio en la compra de la licencia
• prioridad en la respuesta de consultas al soporte
• descargar sin costo adicional las actualizaciones
• obtener mejores precios en la compra de nuevas versiones
• obtener mejores precios en la compra de licencias adicionales para uso en red del
programa
¿Cuales son las limitaciones del programa durante el período de prueba?

El programa que usted descarga desde nuestro sitio Web es la versión full, pero mientras no
realice la compra de la licencia e ingrese la clave de activación podrá ingresar hasta 100
productos y realizar hasta 100 movimientos de stock (compras o egresos).
¿En el caso de contar con una lectora de código de barra, ¿hace falta hacerle alguna
configuración al programa?
No. La lectora de código de barras funcionará correctamente en las pantallas del programa
previstas para ello.
¿Es posible conectar varios programas instalados en una red?

Si. Lo que se necesita es:
1. Determinar cuál de los equipos tendrá la base de datos, y compartir la carpeta que la
contiene.
2. en el resto de los equipos mapear una unidad de red que apunte a la carpeta compartida en
el punto anterior.
3. configurar el programa en los equipos de la red indicándole la ubicación de la base de datos
(menú Herramientas->Opciones dentro del programa E-Stock).
¿Es posible con el sistema E-Stock hacer transferencias entre depósitos?

Si. Se pueden realizar tanto egresos definitivos (una venta por ejemplo) o movimientos de stock
entre sucursales o depósitos.
¿No puedo cargar los precios de costo y venta o cantidades con decimales, ¿que es lo que
sucede?
El problema se da por la configuración regional de Windows.
Para solucionarlo hay que ir al Panel de Control, Configuración Regional y de Idioma, y allí
cambiar el separador decimal por "." y el separador de miles por ",", en ambas solapas, es decir
en la solapa Número y en la solapa Moneda.
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PRNET Software
¿Como obtener el software?

Se puede obtener una versión de prueba del software en el sitio de PRNET Software.
¿Como activo el programa?

Para activar el programa debe usted haber adquirido la respectiva licencia.
Una vez adquirida la licencia, dirigirse al menú Ayuda->Acerca de … . Allí encontrará un
código denominado “código de Software”, que debe ser comunicado a PRNET Software para
facilitar el código de activación de la licencia. Hecho esto, se ingresa el código en el casillero
correspondiente y hacer clic en Registrar.
¿He encontrado un error en el programa, donde lo puede reportar?

Dirigirse a http://prsystem.com o bien contactar directamente a soporte@prsystem.com
¿Que nombre de usuarios y contraseñas están definidos por defecto?

El sistema tiene definido por defecto dos usuarios:
• admin
• super
Ambos usuarios no tienen contraseña por defecto.
¿Como exporto los datos de la base de datos de E-Stock a otros sistemas?

Es posible exportar distintas porciones de la base de datos del sistema E-Stock.
Para ello dirigirse a Herramientas->Exportar.
Luego, elegir la porción de la base de datos a exportar, el archivo de destino y hacer clic en
Exportar.
El archivo generado tendrá formato compatible con Microsoft Excel.
¿Qué hago si cometí un error al ingresar las cantidades de un producto en un documento de

compra de mercadería, o al ingresar un documento de remito?
Si el error es tal que no es coherente con las cantidades en stock, el sistema emitirá una alerta
y no permitirá que se realice la operación (por ejemplo, si se intenta vender 47 unidades de un
producto dado, siendo que hay 15 unidades en stock).
En caso contrario, Si se esta creando un documento (sea de compra o de egreso de

mercadería), y se cometió un error en el formulario, mientras no se presione el botón de
“Guardar”, los datos del formulario, y en particular las cantidades en stock, pueden ser editadas
sin mayor tramite.
Si se cometió un error al crear un documento, y se salvo dicho documento, hay dos casos,
según se trate de un error al realizar un documento de compra o al realizar un documento de
egreso de mercadería:
• Si el error se cometió al crear un documento de compra de mercadería, se puede crear un

documento de egreso / remito de mercadería que compense el error cometido. El usuario
puede diferenciar dichos documentos de egreso con una descripción acorde en el
documento.
Por ejemplo (y siguiendo el ejemplo de Farmacia Avenida), si se ingreso un documento de

compra de mercadería por el producto “Ibuprofeno 400mg 8 comp.”, donde se ingresaron
400 unidades al sistema cuando debían ingresarse 300; entonces para resolver esta
situación se deber ingresar un documento de egreso de mercadería o remito por 100
unidades de “Ibuprofeno 400mg 8 comp.”, y se puede o bien marcarlo con una descripción
Volver al índice.
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PRNET Software
acorde (Por ejemplo, “Ajuste de stock”), o bien ingresarlo a nombre del cliente “Farmacia
Avenida” (O del nombre de su empresa)
• Si el error se cometió al crear un documento de egreso de mercadería o remito, el usuario

debería generar un documento de compra de mercadería acorde, con la diferencia que
previamente debe definir un proveedor en el sistema que sirva para resolver este tipo de
situaciones.
Por ejemplo (y siguiendo el ejemplo de Farmacia Avenida), si se ingreso un documento de

egreso de mercadería o remito, el usuario debe primero asegurarse que existe, en el
sistema, definido un proveedor llamado “Farmacia Avenida”, o que al menos se definió un
proveedor ficticio para resolver este tipo de situaciones. Digamos que el error consistió en
ingresar al sistema la venta del producto “Pasta de dientes 150grs” a un cliente por 30
unidades en vez de 20 (como sucedió en la realidad); entonces el usuario debería ingresar
una compra al proveedor “Farmacia Avenida” (o al definido para estos casos) por 10
unidades de dicho producto.
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Manual de Usuario de E-Stock

• 2.0 – Requisitos, Instalación y Activación de E-Stock.

• 3.0 - Configuración y uso por primera vez.

• 4.0 - Operativa con E-Stock.

• 5.0 - Reportes y estadísticas.

• 6.0 - Glosario de términos.

• 7.0 - FAQ y resolución de problemas comunes.

• Adaptable a las necesidades de su empresa.

2.0 - Requisitos e Instalación de E-Stock

• CPU equivalente a Pentium 3 500 Mhz.

• Microsoft Windows 95 en adelante.

2. Descargar el instalador del sitio oficial de PRNET Software.

3. Descomprimir el archivo descargado E-Stock.zip. Dentro de este archivo comprimido se

5. Esperar a que termine la instalación. Si el instalador le pide modificar archivos existentes en su

6. Al terminar la instalación, usted podrá:

Para activar el software E-Stock, realizar los siguientes pasos:

2. Dirigirse a http://controldestock.com/comprar.shtml teniendo dicho número de software.

3. Seleccionar como quiere adquirir el producto: solo la licencia, o la licencia mas la

4. Completar los datos correspondientes al proceso de compra, ingresando el Número de

3.0 - Configuración y uso por primera vez

3.01 - Generalidades de la interfase

Luego de ingresar al sistema, se accede a la vista principal del programa:

3.02 - Iconos comunes:

Guarda el registro seleccionado en la base de datos.

Combina las funciones del botón Guardar y Nuevo.

Elimina el registro seleccionado.

Actualiza la vista actual.

Cancela la operación actual.

Permite buscar entre los registros o restringir la vista actual.

Retorna a la ventana anterior.

3.03 - Formulario de mantenimiento de registros.

La ventana de mantenimiento de productos.

Permite, en base a la información ingresada por el usuario, hacer la acción asociada.

B) Información a ingresar / modificar;

Correspondiente al registro seleccionado.

Dentro del listado, se puede seleccionar un registro que se quiera editar.

3.04 - Otros listados de registros

A continuación, se describe cada una de las funciones de la ventana opciones:

Ubicación de la base de datos.

Realizar una copia de seguridad al inicio.

Ubicación de logo y nombre de la empresa:

Avisar ... días antes del vencimiento del producto:

Utilizar un único lote por producto:

Esta opción permite cambiar el idioma en que opera E-Stock.

3.06 – Configuración en red

Asumimos que el usuario tiene nociones básicas de infraestructuras de red.

Para configurar E-Stock para su uso en un entorno de red:

1. Hacer la instalación de E-Stock en un equipo (llamémosle “Prueba”).

Por ejemplo si en “Servidor” existe el recurso de red compartido \\servidor\publica y se decide

5. Instalar E-Stock en los puestos de trabajo que correspondan.

Hay dos usuarios predefinidos: admin y supervisor.

4.0 - Operaciones con E-Stock

Para agregar una categoría nueva:

1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de categorías.

Para editar una categoría:

1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de categorías.

Para eliminar una categoría:

Sobre desactivar una categoría:

• No se eliminan productos de la categoría ni la categoría en si misma.

Para desactivar una categoría:

1. Dirigirse a la ventana de mantenimiento de categorías

4. Marcar el casillero “Desactivada”