Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

MANUAL DEL EQUIPO

DE EVENTOS

Este manual está diseñado para ayudarte a entender cuáles son las funciones
y responsabilidades del Equipo de Eventos, el por qué de las mismas, y cómo se
llevan a cabo.
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

EQUIPO DE EVENTOS…

El Equipo de Eventos es un equipo con una actitud que dice: “podemos

hacerlo”. Preparados, dispuestos y capaces de hacer lo que sea necesario.
Trabajamos juntos para cumplir con nuestro cometido y siempre recordamos
que las personas son muy importantes. Enfoquémonos en lo que es más
importante aún en medio de todo el alboroto y las múltiples tareas que
tenemos que llevar a cabo.
¿QUÉ? Quizá te preguntes: ¿Qué es el Departamento de Eventos? Respuesta:
somos facilitadores.

¿POR QUÉ? Facilitamos la adoración, los encuentros con Dios, la salvación, la

comunión, la familia, sanidad, la comunidad y MUCHO MÁS.
¿Te has fijado que las primeras impresiones cuentan mucho? La reunión en
la iglesia no comienza cuando la alabanza y adoración empiezan. Comienza en
el momento en que alguien entra o conduce su coche hasta la iglesia. El
aparcamiento es nuestra primera impresión. Después de eso, todo lo demás
se va añadiendo a la experiencia y contribuye a que Dios pueda obrar en las
vidas.

¿CÓMO? Cómo lo hacemos: A NIVEL PRÁCTICO (los fines de semana, en las

conferencias y en cualquier otro evento durante el año)
Lo creas o no, los siguientes elementos se apoyan uno sobre el otro y destacan
la importancia de cada función sin importar lo insignificante que parezca...
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

• El aparcamiento y la experiencia puertas afuera te prepara para entrar al

Área de Bienvenida de la iglesia
• El Área de Bienvenida te prepara para el tiempo antes de la Reunión
• El tiempo antes de la Reunión te prepara para la Alabanza y Adoración
• La Alabanza y Adoración te preparan para el “Maestro de Ceremonias” (MC)
y la oración
• El “Maestro de Ceremonias” (MC) y Oración te preparan para el predicador
y la Palabra
• La Palabra te prepara para el Llamado al Arrepentimiento
• El Llamado al Arrepentimiento te prepara para el Final y el tiempo después
de la Reunión
• El tiempo después de la reunión termina en el aparcamiento mientras
conduces de vuelta a casa...

El Equipo de Eventos, prepara la Iglesia para las personas que pasan por
nuestras puertas cada semana, preparados y expectantes a lo que Dios hará
en sus vidas.
• ¿Alguna vez has estado en un restaurante y la música estaba tan alta que no
podías escuchar a la persona que tenías en frente? ¿No te molesta? Es por eso
que controlamos el nivel del volumen antes y después del servicio.
• ¿Alguna vez has ido a un baño público y te has dado cuenta demasiado tarde
de que no había papel?! Es por eso que revisamos los baños.
• ¿Te has fijado alguna vez en que cuando en una sala hace mucho calor te dan
ganas de dormir, y si hace mucho frío te dan ganas de irte? Por eso
controlamos la temperatura durante la reunión.
Excelencia
Para nosotros, el Equipo de Eventos se basa en la excelencia. Hay una fiesta en
nuestra iglesia, cada fin de semana, y TODOS están invitados (familia, amigos,
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

compañeros)... a que vengan... y nosotros nos encargamos de que la iglesia

esté preparada como debe estar.
A menudo nos recordamos a nosotros mismos (cuando hacemos lo rutinario,
lo que tiene poco glamour y lo que nadie nota) que hay una razón por la qué,
limpiamos los cristales, limpiamos el área, y un sinfín de cosas que no se
pueden enumerar. ¡Lo hacemos porque estamos orgullosos de nuestra
casa/Iglesia!

Si estuvieras organizando tu propia fiesta, sin duda pondrías muchas horas y

esfuerzo para hacer que todo estuviera perfecto. Desde la limpieza, la
decoración, la comida, hasta el ambiente y la música...Esto es lo que hacemos
y lo hacemos para el Rey. Por eso nos esforzamos en hacer todas las cosas de
una manera EXCELENTE. Somos excelentes porque servimos a un Dios
excelente.

UN RESUMEN DE LAS COSAS QUE HACEMOS

Somos un equipo que ve una necesidad y la suple, encuentra un problema y
lo resuelve, da una mano para ayudar con un corazón contento y no se
intimida por cualquier trabajo, grande o pequeño. Hacemos que las cosas
funcionen, contestamos preguntas, sugerimos ideas y ofrecemos comentarios
y sugerencias (a través del líder de nuestro equipo) y nunca damos órdenes ni
le decimos a la gente lo que tienen que hacer. Equipamos y apoyamos a
nuestro liderazgo manteniéndolos informados y dándoles la oportunidad de
decidir qué y cómo vamos a poner algo en acción.
Recuerda nuestro propósito: Existimos para facilitar y coordinar.
El ADN de los eventos:
• Un evento sin complicaciones tiene una cierta calma, facilidad, tranquilidad
y uno siente como que el evento funciona por sí solo. Tenemos que tener
siempre en cuenta que el Equipo de Eventos existe para dar la bienvenida y
para hospedar y no queremos que se nos perciba como el grupo de personas
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

que corren de un lugar a otro hablando con nuestras radios y diciéndole a la

gente lo que tienen que hacer...
• Queremos resaltar la importancia de ser invisibles. No estamos en el Equipo
de Eventos para que se nos vea o se nos oiga. ¡Estamos en el equipo para
servir!
• Aún cuando estemos más ocupados, siempre podemos SONREIR y caminar
por entre la gente sin prisa
No te sientas agobiado. Un gran secreto del Equipo de Eventos: un 98% del
tiempo lo pasamos aparentando que sabemos lo que hacemos, 2% del tiempo
lo pasamos ¡tratando de buscar la manera de hacerlo! así eliminamos el
pánico.
Nuestro deseo es que la gente salga de nuestra iglesia con la cabeza bien alta,
con los hombros bien rectos y con dignidad para enfrentar la semana que
tienen por delante… ¡cada pequeña cosa que hacemos, por insignificante que
parezca contribuye a esto!
EN TODO lo que hacemos, siempre pregúntate el PORQUÉ... y EL PORQUÉ
siempre es LA GENTE, CADA PERSONA DE FORMA INDIVIDUAL...

** ¿POR QUÉ limpiamos los cristales y nos aseguramos de que el edificio no
huela mal? ¡Porque es la CASA DE DIOS y Él no la tendría de cualquier manera!
Para una persona que ha tenido una mala semana, entrar a una iglesia limpia
le demuestra que nos hemos tomado el tiempo y esfuerzo para hacerle sentir
que nos importa, y que es valorada, digna de una casa limpia donde se le da la
bienvenida, digna de que alguien se sacrifique para asegurarse de que su
experiencia en la iglesia sea buena. Piensa en lo que haces en tu iglesia y
recuerda siempre el PORQUÉ y LA GENTE.

 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

HERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA TI

Las siguientes páginas son herramientas prácticas que hemos diseñado para
ayudarnos a planear, ejecutar y presentar informes sobre nuestras reuniones
durante los fines de semana.
1. EL EQUIPO DE EVENTOS
2. RESUMEN DEL FIN DE SEMANA
3. LISTA DE CONTROL
4. PLAN DE LOS ASIENTOS
5. “LISTA DE ANUNCIOS”
6. RECUENTO DE PERSONAS
7. NOTAS DE LA REUNIÓN

1. EL EQUIPO DE EVENTOS
PORQUÉ:
No puedes hacerlo todo tú solo... y ¿por qué querrías hacerlo solo? Cada
miembro del equipo tiene diferentes dones y talentos que pueden aportar al
equipo y a la iglesia. Para sacar adelante una reunión se necesita un fuerte
equipo que se comprometa con el mismo objetivo y propósito.
CÓMO:
Debes entender que el equipo de eventos existe para que Dios pueda moverse
en su Iglesia. Tienes que conocer la visión y el corazón de tu iglesia y de tu
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

Pastor. El Equipo de Eventos es “los pies y las manos” para hacer que esto
funcione, ¡y eso es un honor!
No tienes que tener un equipo grande para hacer que todo salga bien en la
iglesia. Simplemente necesitas un equipo que haya captado la visión y que esté
dispuesto a ir una milla extra.
Divide cada área de tu iglesia en “pequeñas porciones” para que los diferentes
miembros del equipo puedan supervisarlas con facilidad. Por ejemplo:
• Líder de Equipo – Obviamente, ¡dirige el equipo! Esta persona coordina el
Equipo de Eventos para trabajar directamente con los Pastores y otros
departamentos y tiene una perspectiva general de todo lo que está
sucediendo.
• Ambiente: Área de Bienvenida - controla todo lo que pasa en el Área de
Bienvenida... lo básico, además de todas las cosas divertidas que pasan,
regularmente o solo en ocasiones especiales.
• Ambiente: Fuera del edificio y en la zona de los niños - asegurarse de que
estas zonas están preparadas y listas para servir a las familias.
• Éxito de la Reunión: Dentro del Auditorio – organizar los asientos,
asegurarse de que los folletos y los sobres estén distribuidos correctamente
en los asientos, supervisar el ambiente en el interior del auditorio. Esta
persona tiene que ser “los ojos y los oídos” de tu equipo durante la reunión.
Prepara a tu equipo para que sean “multi-funciones”. ¡La flexibilidad es la
clave! Imagínate que puedas asignarle a cualquier miembro de tu equipo
cualquier tarea y que puedas estar seguro de que en cualquier área que los
pongas, cumplirán con su trabajo y aún irán más allá de lo que pides.
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

2. RESUMEN DEL FIN DE SEMANA

PORQUÉ:
Prepara a tu equipo para tener éxito. Equípalos para que puedan ser
responsables de su área dándoles la información correcta para que puedan
hacer bien su trabajo. Un equipo bien equipado es un equipo productivo.
CÓMO:
Este es un breve resumen del fin de semana que incluye todos los
componentes que tu equipo pueda necesitar. El que nosotros usamos está
separado en las diferentes reuniones que tenemos e incluye información
como: Quién comparte la Palabra // Componentes de la Reunión // Notas del
“Maestro de Ceremonias” (MC) // y todo tipo de información útil

3. LISTA DE CONTROL
PORQUÉ:
El propósito de la lista de control es que las cosas básicas estén siempre
cubiertas. Una lista como ésta, establece un nivel estándar para cada reunión
y esperamos que también pueda originar ideas para podamos mejorar en cada
área de la reunión. La lista le da a cada miembro del equipo unas
responsabilidades: algo sobre lo que ellos tienen autoridad. SIN EMBARGO,
siempre es bueno destacar que esta lista es sólo una guía . No dejes que una
lista te dicte lo que tienes que hacer. Anima al equipo a buscar siempre cosas
en las que podamos mejorar y avanzar

CÓMO:
Hemos separado la lista en las diferentes áreas para cada persona y así cada
uno se asegura de que su área esté cubierta antes, durante, y después de la
reunión. Asegúrate de que el equipo esté familiarizado con la lista, así cada
semana evitarás tener que hacer un seguimiento de todas las cosas básicas.
(Ver Documento LISTA DE CONTROL eventos)
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

4. PLAN DE LOS ASIENTOS

PORQUÉ:
Nunca subestimes lo importante que es que las dos primas filas del frente
estén llenas. Esto va a ser de mucha ayuda para el predicador. Las primeras
dos filas de enfrente son el mejor lugar para poner a líderes claves que puedan
cargar con el ambiente de la reunión y liderar con su ejemplo. El lenguaje
corporal habla más que las palabras.
Asegúrate de que tu equipo clave esté ahí en el frente, apoyando al predicador
y liderando el ambiente de la reunión.
Tener un plan para los asientos también quiere decir que hay una cosa menos
de la que el pastor se tiene que preocupar. Al hacer esto, estás ayudando a tus
pastores principales a que puedan enfocarse en lo que tienen que hacer sin
preocuparse de dónde tienen que sentarse.

CÓMO:
Conforme la gente va llegando, los dirigimos a sus asientos y a la vez nos
aseguramos de que cada asiento vacío en el frente esté ocupado por nuestros
líderes y por personas seguras de sí mismas. Una persona que esté visitando
la iglesia por primera vez probablemente se sienta incómoda si se sienta en el
frente. Asegúrate de que siempre estás pensando en el panorama completo
(del ambiente) y a la vez enfocado en las personas de forma individual. Los tres
documentos anteriores (Resumen del fin de semana, Lista de Control, y Plan
de los Asientos) es lo que llamamos el „Resumen de Eventos‟. Este resumen
lo imprimimos como si fuera un librito y lo distribuimos a nuestro equipo antes
de cada reunión.
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

5. HOJA DE PROGRAMA
PORQUÉ:
El “Maestro de Ceremonias” (MC) tiene una gran responsabilidad de liderar la
reunión de la iglesia de una manera clara, concisa y eficiente con el tiempo.
Además de esto, el MC tiene que recordar muchos detalles importantes así
que, el propósito de la lista de anuncios es proporcionarle los medios para
recordar los datos claves durante la reunión.

CÓMO:
Aquí te mostramos un “resumen” de la reunión en orden cronológico en la
Lista de Anuncios. Incluye:
• Los horarios de las personas claves de la reunión.
• Alabanza y Adoración: líderes de alabanza, lista de canciones (anotamos la
“última canción” para que el MC sepa cuando subir a la plataforma)
• Otros componentes claves de la reunión que quizá el MC necesite saber:
peticiones de oración, comunión, presentación de bebés, bautizos, ofrenda,
noticias, enviar los niños su programa, etc...
• Puntos clave que el MC necesita destacar. En el momento del MC, lo que el
MC hace es enfatizar los próximos eventos y resaltar cosas destacadas en la
vida de la iglesia
• Información sobre el predicador
• Cualquier cosa que se tenga que anunciar al final de la reunión
(Ver Hoja de Programa )
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

6. RECUENTO DE PERSONAS

PORQUÉ:
Todo se trata de números. Cada número representa una persona. Contamos a
las personas porque las personas cuentan. Hacer un seguimiento de la
asistencia en cada reunión, cada fin de semana, nos ayuda a notar las
tendencias en la vida de la iglesia, como por ejemplo las temporadas que son
más tranquilas y en las que asiste menos gente, y también para hacer un
seguimiento del crecimiento. Hay muchos factores que pueden contribuir y
afectar la asistencia a las reuniones en la iglesia. Esto nos ayuda a planear por
adelantado...
CÓMO:
Contamos discretamente y en lugares discretos con una carpeta que se cierra.
No hablamos de los números en la radio o con otras personas, no porque los
números sean un secreto, sino porque no es en eso en lo que queremos
enfocarnos. La precisión es esencial. Siempre hacemos que 2 personas para
asegurarnos de que los números sean precisos.

Los datos deben incluir

Fecha : 06/04/2018
Reunion : Domingo 12pm
Adultos en Auditorio :
Ninos : 28
Voluntarios : 12
Conversiones: 3
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

7. NOTAS DE LA REUNIÓN
PORQUÉ:
Llevar un registro de lo que realmente sucede en cada reunión es de suma
importancia. Te ayuda a llevar un seguimiento de las cosas que puedes
mejorar o cambiar y ésta información será útil cuando planees futuros
eventos.
CÓMO:
• Usamos este documento para recopilar las notas de las reuniones de cada
fin de semana
• Asignamos a alguien de nuestro equipo para que tome notas de las personas
claves (Líder de Alabanza/MC/Predicador) y eventos o momentos especiales
(presentaciones de bebés, bautismos, enlaces a otros campus)
• Cada reunión tiene siempre algo que podemos cambiar o mejorar para los
próximos fines de semana. Esto lo anotamos bajo la sección “puntos de
acción”. Hacemos un seguimiento cada semana para asegurarnos de que esas
cuestiones se resuelven para la próxima semana
• Finalmente, hacemos un seguimiento de lista de notas para el año siguiente.
Esto es particularmente útil para las reuniones especiales de Navidad o de
Semana Santa o cualquier otra reunión que se repita durante el año y que
tenga componentes similares
• Tomar notas de este tipo y añadirlas a la lista de control nos ayuda a no
volver a cometer las mismas equivocaciones otra vez
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

Ejemplos de Notas:

Domingo 12pm 6/Abril/2018

Líder de Alabanza: Nombre de Persona

Maestro de Ceremonias: Nombre de Persona
DYO: Nombre de Persona
Titulo de Predicación: “Nombre de Predicación”

Temperatura: 21 Grados

11:00am Reunión de Voluntarios

11:15am Preparación de Servicio
11:55am Comienza el Video de Introducción
12:00pm Comienza Alabanza
12:06: Nombre de Canción
El Proyector se apagó durante la canción
12:11: Nombre de Canción
12:16 Nombre de Tercera Canción
12:21 MC sube al escenario
Oración
Santa Cena
Anuncios
12:32 Nombre de Persona, Diezmos y Ofrendas
Testimonio
12:40 Predicación
El Predicador subió el pulpito solo.
12:10 Predicación Termino
Equipo de Alabanza sube al escenario
12:11 Tiempo de Ministración
1:20 MC sube al Escenario
Agradece al Pastor por mensaje
Anuncios
Oración para despedir el Servicio
12:22 Servicio Termino
1:23 Canciones de alabanza
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

Puntos de Acción
- Cambiar Los anuncios que tienen un error
ortográfico
-Quitar la basura del escenario!
-Comprar tela negra para tapar las distracciones

¿Cómo es el trabajo del Equipo de Eventos durante una reunión de un fin de

semana normal?


Usaremos la reunión de las 12pm como ejemplo:


10:45am Reunión de información para el equipo
• Reunir a todo el equipo y distribuir los resúmenes del fin de semana
• Asignar tareas a cada miembro del equipo
• Equipar, animar y motivar al equipo!
10:55am Comenzar!
• Revisar la lista de control con el equipo para asegurarse de que todas las
diferentes áreas están cubiertas
• Revisar una, dos y tres veces que la casa (la iglesia) esté preparada para la
apertura de puertas
11:15am Reunión de oración con todos los voluntarios
11:20am Asegurarnos de que cuando alguien entre en la Iglesia todo se vea/
huela/escuche/parezca genial.
• ¿Está el equipo de bienvenida en sus posiciones para recibir a la gente? ¿es
fácil para las personas acceder a la iglesia?
• ¿Hay un ambiente bueno y contagioso en el exterior para que las personas
nuevas no se sientan incómodas y abrumadas al venir a la iglesia por primera
vez?
• ¿Están los pastores en la puerta dando la bienvenida, saludando e
interactuando con la gente, haciendo que se sientan bien recibidos en la
Iglesia?
• ¿Hay un miembro del equipo de eventos en el auditorio ayudando a los
pastores y líderes?
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

11:55am Está a punto de empezar

• ¿Está la música del “pre-roll” (vídeo que marca el comienzo de la reunión)
sonando en las salas, animando a que todos entren a ocupar su asiento Un
buen comienzo es lo que ayuda a que el resto de la reunión sea buena.
• ¿Han encontrado todo los pastores sus asientos?
• ¡Asegúrate de que las primeras filas de asientos están llenas de vida!
12pm La reunión
• Una vez la reunión ya esté en marcha, es nuestra oportunidad para
asegurarnos de que todas las áreas estén bien presentables y preparadas para
cuando termine la reunión
• Recuento de personas: de una manera discreta y confidencial
• Siempre preparados para lo que pueda pasar
10:30am El Final’. Es hora de empacar el material y mandar información al
pastor
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

EL COORDINADOR DEL EVENTO

TRABAJANDO JUNTOS COMO UN EQUIPO...EN RELACIÓN CON OTROS
EQUIPOS

No trabajamos excluyendo a los demás... de hecho, trabajamos

conjuntamente con cada equipo para asegurarnos que las reuniones de los
fines de semana sean sólidas.
Un Coordinador de Eventos tiene que ser versátil y flexible...
Normalmente, en cualquier fin de semana tenemos que trabajar junto con:
• El Pastor Principal
• El Equipo de Lideres
• Maestro de Ceremonias
• El Equipo Produccion
• El Equipo de Alabanza
• El Equipo de Atmosfera

• Y TODOS los demás que estén involucrados de alguna manera

Aparte de tener la flexibilidad de trabajar juntos con otros equipos, grandes
o pequeños, el Coordinador de Eventos siempre tiene que pensar por
adelantado. Preguntas como:
• ¿Qué es lo que el Pastor o el “Maestro de Ceremonias” (MC) va a querer
saber?, y ¿tengo yo la respuesta?
• ¿Cómo va el tráfico en el estacionamiento?
• ¿Cómo está el clima? ¿Lloverá? ¿Tenemos que traer paraguas para el
equipo de Bienvenida?
• ¿Tenemos que cambiar la temperatura del edificio antes de que haga
demasiado frío o demasiado calor?
• etc., etc., etc
 Manual de Eventos para Iglesia Nueva Identidad

Así que... aquí lo tienes…

Como puedes ver, el Equipo de Eventos incluye muchas facetas diferentes.

Existimos para facilitar la alabanza y la adoración, los encuentros con Dios,
los llamados, la comunión, la familia, sanidad, la comunidad Y MUCHO
MÁS...
¿Y cómo lo hacemos? A NIVEL PRÁCTICO

Un equipo comprometido con corazones dispuestos a ir una milla extra es algo

poderoso.
Cuando a esto le agregas un liderazgo efectivo, planificación, administración,
y atención a los detalles, te darás que cuenta de que has añadido un toque de
excelencia que sólo se puede encontrar en la Casa de Dios...

...Somos excelentes porque servimos a un Dios excelente.

Esperamos que hayas captado el corazón que hay detrás de lo que hacemos...
y que las ideas y las “herramientas” encontradas en estas páginas te ayuden a
llevar a tu iglesia adelante. Esto es lo que a nosotros nos funciona. Siéntete
motivado para contextualizar y adaptar “el corazón” de lo que hemos
comunicado dentro del contexto de tu iglesia. No tiene que ser igual
necesariamente..
No te olvides... Que todo lo que hacemos tiene un PORQUÉ.

Cada PORQUÉ tiene que ver con las PERSONAS COMO INDIVIDUOS, DE
FORMA PERSONALIZADA.
 Cada PERSONA ES IMPORTANTE PARA DIOS

Traducido y Adaptado a Iglesia Nueva identidad del Manual de Eventos de Hillsong 2009