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Curso Avanzado:
“Herramientas de Excel”
octubre 2004
SINCOR Curso Avanzado Excel 2003
Una función de vectores es una fórmula especializada, un poco más compleja en su funcionamiento que las
fórmulas convencionales, pero que tienen gran utilidad una vez que se comprende su funcionamiento.
En principio, una formula de vectores permite la evaluación de muchos datos de entrada para obtener un
resultado. Permite además la evaluación compleja de información en aras de evitar sobrecargar de
información una tabla.
No existe mucha bibliografía sobre este tópico en especial, y diversos autores aclaran que la mejor manera de
aprenderlas es usándolas. La explicación que se dará de estas funciones será basada en ejemplos prácticos,
que sirvan como base para la elaboración e fórmulas complejas.
Entre los múltiples usos que tienen las funciones de este tipo, resalta la oportunidad de crear condiciones
complejas cuando se utiliza suma condicional. Obviamente, estas funciones, cuando son entendidas,
permiten crear formulas no sólo para sumar condicionalmente, también es posible contar elementos, calcular
promedios o sumas del producto de dos columnas.
Comenzaremos por mostrar una tabla de datos que sirve para nuestro objetivo:
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En ella se aprecian 5 columnas: Sujeto, con valores de A hasta E, Plan que puede tomar uno de los valores P1,
P2 o P3, Mes entre 1 y 4, Monto e Incremento, el cual puede ser negativo.
Si quisiéramos, con esta información, saber el monto total acumulado por un sujeto o por un Plan, podemos
usar la función SUMIF, de la siguiente manera:
En la que decimos que compare cada celda del rango A3:A31 con el valor C y vaya sumando, cuando sea
cierta la condición, el valor en la columna D.
Esta función es útil en casos de condiciones sencillas, pero si se desea saber, por ejemplo, el monto
acumulado por el sujeto C en un plan específico P1, no es posible usarla, ya que sólo acepta una condición.
De hecho no es posible utilizar las funciones lógicas AND (Y) u OR (O). En casos como este, es posible
utilizar una función de arreglos o de vectores.
Una de las funciones de vectores más sencillas y útiles corresponde al caso de suma condicional con más de
una condición. Para escribirla, se debe escribir, dentro de la función SUM, ambas condiciones, enlazadas por
el signo * cuando es conjunción (Y) y el símbolo + cuando se trate de disyunción (O):
En resumen: Utilizamos la función suma, cuando alguna celda en el rango A3:A31 sea igual a C y además, su
correspondiente celda en la columna B sea igual a P1, sumaremos el valor en la celda respectiva de la
columna D.
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Las funciones de vectores evalúan las condiciones celda a celda, es decir, Excel buscará el valor en la celda
A3 y lo comparará con el valor que buscamos. Si ambos valores son iguales, lo que se cumple en nuestra
tabla en las filas: 4, 5, 6, 8, 9, 19, 20, 28 y 29, Excel evalúa el valor en la fila B de esas filas y lo compara con
el valor de nuestra segunda condición. Esto sólo se cumple en las filas 4, 5, 6, 8, 9. Excel sumará entonces
los valores en la columna de de estas filas:
Algunos puntos importantes a tener en cuenta cuando se trabaja con funciones de vectores:
- El ingreso de la fórmula debe hacerse presionando las teclas Control-Mayúsculas-Enter en
lugar de hacerlo sólo con Enter.
- Excel pondrá alrededor de la fórmula un juego de llaves ({}) para indicar que el tipo de
función es de vectores
- Los rangos usados tanto en las condiciones como en el sumando, deben tener exactamente las
mismas dimensiones
- Los valores a ser comparados con los rangos, en las condiciones, pueden ser valores literales,
como en este ejemplo, o referencias a celdas, con lo que el resultado de la función variará
cada vez que se cambie este valor.
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Podemos incluso hacer operaciones dentro de la función SUM, a fin de obtener los valores que esperamos.
Supongamos que queremos el total de Monto multiplicado por Incremento, suponiendo que este último
corresponde a un porcentaje. Es decir:
M * I%
Podríamos agregar otra columna en la que calculemos el Incremento porcentual como Incremento/100, y en
una nueva columna realizar la multiplicación de Monto por este Incremento Porcentual. Finalmente
tendríamos que realizar la sumatoria de esta columna en otra celda. Si bien, resulta poco complicado realizar
esta operación, hay maneras más sencillas, sin necesidad de incluir nuevas columnas, y es realizando una
función de vectores que, en una sola celda realice toda la operación:
Excel entenderá esta función como: Multiplica cada celda en el rango D3:D31 por el valor de su respectiva
fila en la columna E y divide ese resultado entre 100. Finalmente, suma todos los resultados parciales. La
manera en que Excel resolverá esta fórmula será multiplicando por pares, lo que quiere decir, que
multiplicará D3 por E3 y lo dividirá entre 100, ese resultado lo sumará al obtenido de realizar la misma
operación en la fila 4: D4*E4/100, luego lo sumará a lo obtenido en la fila 5: E5*D5/100 y así sucesivamente.
Podríamos verlo como:
También es posible contar elementos dentro de un rango cuando se cumplan dos o mas condiciones. Por
ejemplo, podríamos contar las veces que aparee el sujeto B en el proyecto P2 durante el mes 2. El único
inconveniente es que no es posible usar la función COUNT con fórmulas de vectores. Lo usual es realizar
una suma, con las condiciones que queramos, pero sustituyendo el rango a sumar por un 1. Eso ira sumando
un 1 cada vez que se cumplan las condiciones. Para el ejemplo expuesto aquí, una fórmula sería:
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Las posibilidades que ofrecen las fórmulas de vectores son muy grandes, mas lo importante es entender como
funcionan. Pueden ser aplicadas en diferentes contextos, y con diferentes funciones: MATCH, INDEX,
MAX, SUM, IF y una larga lista de ellas. Lo más destacable es que ellas van evaluando el rango
especificado celda a celda y actuando conforme a lo que encuentran.
Si bien los libros de Excel no suelen tocar el tema muy profundamente, Internet es un gran aliado a la hora de
buscar ejemplos.
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Goal Seek es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis “Y si”
(“What if”). Las herramientas de análisis “Y si” representan un proceso de cambio de los valores de celdas
para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Está herramienta en
particular es ideal para cuando se tiene idea del valor que se desea obtener como resultado en una fórmula
pero no se conoce el valor que se debe incluir en los valores dependientes de dicha fórmula. Esta función
básicamente tiene la misma funcionalidad del despeje de una fórmula
Ejemplo
Si se tiene la capacidad de producción teórica de un pozo basado en su completación:
- MaxRPM=420
- Disp=12.57
- Eff=85%
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Si tenemos que para ese pozo, el potencial de yacimiento es de bbls 3260 y deseamos saber a que velocidad
de RPM se debe producir el pozo para recuperar ese potencial, entonces sustituyendo la tasa de producción
teórica por el potencial de yacimiento matemáticamente se haría un despeje de las RPM:
3260
3260 MaxRPM *12.57 * 0.85 MaxRPM
12.57 * 0.85
MaxRPM 305
Para aplicar este determinar este valor con Goal Seek se procede de la siguiente manera, hacer clic en Tools –
Goal Seek…
Al aceptar las condiciones introducidas se despliega la ventana “Goal Seek Status”, en el caso de que la
ecuación a resolver sea muy compleja esta ventana mostrará el estado del cálculo de la solución más
acertada, si la ecuación tiene una solución alterna, con el botón “Step” se puede calcular.
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Al aceptar la solución hallada por Goal Seek, la celda indicada que debía ser modificada para alcanzar el
valor deseado conservará la solución hallada.
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Subtotales (Subtotal)
Excel cuenta con una herramienta que permite calcular automáticamente valores de subtotales y totales
generales en una lista, de acuerdo a los requerimientos del usuario, con operaciones preestablecidas por
Excel.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.
Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales
en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de
subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el
promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Ejemplo
Supongamos que se tiene la lista de las últimas pruebas validadas de los pozos, y se desea conocer el corte de
agua y la relación gas petróleo promedio y el total de producción probada por cluster:
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Para realizar esta totalización hay que asegurarse que los datos estén ordenados por los criterios que
deseamos totalizar, como en el ejemplo se desea totalizar por cluster, entonces la lista debe estar ordenada por
esta columna, como lo muestra la imagen, adicionalmente constatar que no hay filas ni columnas en blanco
en el la lista, es recomendable que cada una de las columnas posean un encabezado inmediato para que la
función pueda determinar los nombres de las columnas por las que se totalizará.
Para solventar el hecho que no todas las columnas tienen un encabezado inmediato (fila 6), se debe
seleccionar toda la lista desde esa fila hasta el final de los datos, en caso de contar con encabezados
inmediatos simplemente se selecciona cualquier celda de la lista. Hacer clic en Data – Subtotals…
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Debido a que no todas las columnas poseen un encabezado inmediato se muestra un mensaje de advertencia
informando sobre esta situación u otras posibles que se puedan presentar en el uso de la herramienta de
subtotales:
Hacer clic en “OK” para tomar la primera fila (fila 6) como encabezado de la lista.
En la ventana “Subtotal”, seleccionar en la lista “At each change in” (Con cada cambio en) la columna A
(correspondiente a la columna de los clusters por no poseer encabezado inmediato).
Seleccionar la función de total que se desea aplicar en la lista “Use function”, en este ejemplo y para el
primer caso seleccionaremos Average, de la lista.
Finalmente de la lista “Add subtotal in” marcar la casilla de verificación de las columnas a las que se les
desea calcular los subtotales, en el primer caso del ejemplo marcar las casillas de (%) y (SCF/BEHO).
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“Page break between groups” inserta un salto de página que separa los grupos para la impresión de
la lista.
“Summary below data” agrega un total general a la lista, en caso contrario lo inserta al principio.
Al hacer clic en “OK” se insertan los promedios de corte de agua y relación gas petróleo por cluster.
Para adicionar los totales de producción probada se repite el procedimiento desde la selección de los datos.
Se desmarcan las casillas de las columnas de corte de agua y de relación gas petróleo para que no sean
tomadas en cuenta para totalizar en este caso y se seleccionan las de las columnas de líquido, petróleo y agua
(BLPD, BEHOPD y BWPD).
Y en este caso se desmarca la casilla de verificación “Replace currents subtotals” para que no sean sustituidos
los totales de promedio calculados del caso anterior.
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Se puede obtener un resumen de estos totales haciendo clic en los botones de esquema ubicados a la izquierda
de la hoja de cálculo
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Para remover los subtotales se repite el procedimiento y se presiona el botón “Remove All” de la ventana
“Subtotals” en lugar de aceptar los criterios de los subtotales.
Si se observan alguna de las celdas que poseen los cálculos de los subtotales, estas tienen una fórmula basada
en la función “SUBTOTAL”
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Se puede presionar el botón de la barra de herramientas de Excel, para revisar los argumentos de la
fórmula:
Como se puede ver se basa en un código de función (9 en este caso para la suma) y un rango de datos.
Los códigos mayores que 100 se utilizan para pasar por alto aquellas filas que poseen valores ocultos, esta
función puede trabajar hasta con 29 parámetros.
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Ejemplo
Validación con valores provenientes de una lista
Se desea validar la entrada de las bombas en la hoja de potencial (columna AH), de acuerdo a la lista
existente en la hoja “Sheet2” (Columna B)
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Estas validaciones se pueden realizar con listas definidas manualmente (recomendado para pocos valores) o
con referencias a un rango de celdas (como en este ejemplo, y recomendado para listas largas). Cuando el
rango se encuentra en otra hoja o libro, se debe definir un nombre para el rango.
Se aplicará un nombre al rango de manera de ejemplo: seleccionar el rango B1:B21 de la hoja “Sheet2” y en
la “casilla de nombre” escribir un nombre para definir la selección, en este caso “Bombas” y aceptarlo.
Seleccionar las celdas que se van a validar en la hoja “Potencial” (Columna AH), hacer clic en Data –
Validation…
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permite dejar la celda en blanco, y la opción “In-cell dropdown” habilita una lista para la selección del valor
permitido en la celda con la validación
Y en la pestaña “Error Alert” se puede configurar un mensaje para que sea mostrado cuando se introduzca un
valor no permitido en la celda.
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Al aceptar la validación configurada, solo se podrán introducir valores entre los parámetros especificados.
Los valores máximos y mínimos pueden ser referencias a una celda.
Las validaciones “Decimal”, “Date” y “Time” funcionan de igual manera que la validación “Whole number”
pero con diferencia en el tipo de valor a validar.
De igual forma las opciones de validación de rango de valores máximo y mínimo permiten aparte de
“between”:
Not between
Equal to
Not equal to
Greater than
Less than
Greater than or equal to
Less than or equal to
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Si en la Hoja de potencial el valor de eficiencia de la bomba dependiera de que el pozo tuviera configurada
una bomba con su respectiva polea, el procedimiento para validar esta entrada sería como sigue.
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Se selecciona el rango correspondiente a las eficiencias (columna AM) para configurar la validación
refiriéndose a que los valores de las columnas AG, AH y AI, deben tener valor para poder reportar una
eficiencia de bomba
Detalle de la fórmula:
De esta manera las tres celdas referidas deben contener un valor para poder reportar una eficiencia, obsérvese
que la opción “Ignore Blank” está deshabilitada para que cumpla con la validación que se desea, es decir, que
las celdas a las que hacemos referencia contengan algún valor. De igual forma los mensajes de entrada de
datos y de error se configuran como se ha visto anteriormente.
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Para acceder a esta utilidad, hacer clic en “Tools – Formula Auditing – Show Formula Auditing Toolbar”
Hacer clic en el botón “Circle Invalid Data” , y automáticamente las celdas que no cumplan con
condiciones establecidas por la herramienta Validation aparecerán resaltadas con un círculo alrededor de
ellas.
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Como se puede observar la celda de la columna AM no cumple con la validación que se aplicó en el ejemplo
anterior y por ello es resaltada. Para ocultar los círculos que resaltan las celdas con data inválida, se hace clic
sobre el botón “Clear Validation Circles” .
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Para poder entender de mejor manera lo que son las tablas dinámicas veamos la terminología que estas
manejan.
Datos
Datos de origen
Registros de filas o bases de datos subyacentes que proporcionan los datos para un informe de tabla dinámica.
Puede crear un informe de tabla dinámica a partir de una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa,
varias hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica.
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Campo
Categoría de datos que se obtiene a partir de un campo en la lista o base de datos de origen. El campo
Reservoir, por ejemplo, puede provenir de una columna de la lista de origen con el rótulo Reservoir y
contiene los nombres de varias arenas (A2, B1, B2, etc.) para los que la lista de origen tiene cifras de
Potencial.
Elemento
Subcategoría o integrante de un campo. Los elementos representan las entradas únicas del campo en los datos
de origen. Por ejemplo, el elemento A2 representa a todas las filas de datos en la lista de origen en las que el
campo Reservoir contiene la entrada A2.
A2, B1, B2, …, E1, HC, IA, IB…, y (All) son elementos.
Función de resumen
Tipo de cálculo utilizado para combinar los valores en un campo de datos. Los informes de tabla dinámica
utilizan Sum para los campos de datos que contienen números y Count para los que contienen texto. Puede
seleccionar otras funciones de resumen, por ejemplo, Average, Min, Max y Product.
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Actualizar
Actualizar un informe de tabla dinámica con los datos más recientes de una lista o una base de datos de
origen. Por ejemplo, si un informe de tabla dinámica se basa en datos provenientes de una base de datos, al
actualizar el informe se ejecutará la consulta que recuperará datos para el mismo. En los informes basados en
datos de una hoja de cálculo, al cambiar los datos de la hoja, se puede hacer clic en el botón “ Refresh Data”
para actualizar el informe con los cambios.
Tipos de campos
Campo de fila
Los campos de fila sumarizan la información de manera horizontal. Un informe de tabla dinámica que
contenga más de un campo de fila tiene un campo de fila interior que es el más próximo al área de datos. El
resto de los campos de fila son exteriores. Los elementos situados en la parte más exterior del campo de fila
se muestran sólo una vez, pero los elementos del resto de los campos de fila se repiten tantas veces como sea
necesario.
Reservoir y Pump Type son Campos de fila, Reservoir es un campo de fila exterior y Pump Type es un campo
de fila interior.
Campo de columna
Los campos de columna sumarizan la información de manera vertical, de igual forma existen campo de
columna interior y exteriores
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Cluster e Injection Point son campos de columna, Cluster es un campo de columna exterior e Injection Point
es un campo de columna interior.
Campo de página
Los campos de página permiten filtrar un informe completo de tabla dinámica para mostrar los datos de un
único elemento o de todos los elementos. Puede haber uno o más campos de página
Campo de datos
Los campos de datos proporcionan los valores de los datos que van a resumirse. Habitualmente, los campos
de datos contienen números que se combinan mediante la función de resumen Suma, pero también pueden
contener texto, en cuyo caso el informe de tabla dinámica utiliza la función de resumen Contar.
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En este ejemplo se eliminó el campo de columna Cluster y se adicionó el campo de datos Sum of Cum. Prod.
@ 28-09-2004, como se puede ver se agregó un botón de campo llamado Data.
Diseño
Áreas de colocación
Regiones con el contorno en azul que se observan al finalizar los pasos del Asistente para tablas y gráficos
dinámicos. Para diseñar un informe de tabla dinámica, arrastre los campos desde la ventana de la lista de
campo y póngalos en las áreas de colocación.
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Lista de campos
Ventana que muestra todos los campos disponibles en los datos de origen para utilizarlos en el informe de
tabla dinámica. Para mostrar los datos de un campo en un informe de tabla dinámica, arrastre el campo desde
la lista de campos hasta una de las áreas de colocación.
Área de datos
Parte de un informe de tabla dinámica que contiene datos de resumen de los campos de fila y columna. Por
ejemplo, la celda B10 contiene un resumen de todo el potencial instalado de la arena D1D2 en el cluster HC.
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Formato clásico.
Una Tabla dinámica no resuelve todos los problemas de manejo de datos que pero es una herramienta muy
útil para el manejo y análisis de los mismos, por eso es conveniente saber cuando es conveniente utilizar una
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tabla dinámica, un informe de tabla dinámica es conveniente cuando se desee comparar totales relacionados,
sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada
número. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los
datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.
Ejemplo
Partiendo de los datos mostrados a continuación se creará una tabla dinámica que totalice el potencial
instalado pro cluster y por arena
Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, haciendo
clic en “Data – PivotTable and PivotChart Report…”.
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En el asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de cálculo o la base de datos
externa y el tipo de reporte que se desea obtener.
A continuación, el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el informe, de acuerdo a lo detectado
en la hoja de cálculo.
En el tercer paso del asistente se definen las opciones de la tabla dinámica tales como totales generales,
autoformato de la tabla, entre otras; también se puede construir la tabla dinámica en este punto mediante el
uso del botón “Layout…” y definir si la tabla dinámica será generada en una hoja nueva o en una posición
específica de la hoja actual.
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Al presionar el botón “Finish” del tercer paso del asistente aparecerá en una nueva hoja de cálculo (o en la ya
existente dependiendo de las opciones elegidas) un área de colocación y una lista de campos disponible
relacionada con el origen de datos seleccionado en la paso dos del asistente.
A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las áreas de colocación, Microsoft
Excel resume y calcula el informe automáticamente. Entonces, si se quiere totalizar el potencial instalado por
cluster y por arena, arrastramos el campo “Potential Installed” al área de datos, el campo “Cluster” al área de
campos de filas y al área de campos de columnas arrastramos el campo “Reservoir”, es importante resaltar
que esta no es la única y absoluta forma de hacerlo, debido a que los campos “Cluster” y “Reservoir”
pudieran estar juntos en el área de campos de filas o en el área de campos de columnas. Adicionalmente
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haciendo doble clic en cada uno de los campos seleccionados se accede a opciones adicionales tales como el
tipo de totalización, el formato de los números, la forma de mostrar la información, muestra y tipo de totales
automáticos, etc.
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Escenarios (Scenarios)
Escenario, es una condición de nuestra hoja de cálculo en un momento específico, dados ciertos valores de
celdas clave. Los escenarios, también llamados ‘What If…’ (Qué pasa si…), nos permiten estudiar diferentes
situaciones, y compararlas de una manera sencilla y práctica. Excel cuenta con una herramienta que nos
permite definir tantos escenarios como sea necesario y luego resumirlos en una tabla sumario que nos permite
ver los cambios en la hoja de cálculo según los cambios en cada celda parte del escenario.
Vamos a realizar un pequeño ejemplo a fin de explicar en detalle esta herramienta. Supóngase que se tiene
una hoja de cálculo como la que se ve a continuación (Escenarios02.xls):
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Tasa
Número Acumulado Declinación
inicial
de Meses Petróleo Agua
Petróelo
El primer paso consiste en definir cuál será el escenario básico o principal, que en nuestro caso corresponde a
los valores actuales de los parámetros (Qoi = 1500, Dw = 0.0100). En el menú Tools (Herramientas), está la
opción scenarios (Escenarios):
Que abre una ventana con las opciones necesarias para el manejo de los escenarios:
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Veremos estas opciones en detalle mientras creamos escenarios para nuestra hoja de cálculo. Como primer
paso, vamos a crear un escenario con los valores actuales de loas parámetros Qoi y Dw. Para ello añadimos
un nuevo escenario en la ventana mostrada anteriormente:
Esta ventana nos permite definir el escenario, colocándole un nombre (Scenario name) y detallando las celdas
en las que puede variar el valor (Changing cells). Para este ejemplo colocaremos como nombre
EscenarioBase, a fin de tener un punto de comparación inicial, indicando los valores mostrados en la hoja en
las celdas que queremos cambiar. A manera de ejemplo, variaremos los factores de ajuste de los parámetros
Qoi y Dw (celdas D6 y E5 del archivo de ejemplo). Esta ventana permite, además colocar un pequeño
comentario explicativo el caso y también establecer las opciones de protección, las cuales funcionan si la
página está protegida, no serán usadas en este ejemplo.
Señalamos esas celdas en esta ventana, y al aceptar, Excel mostrará otra ventana en la que nos permite
especificar los valores a emplear en este escenario. Usaremos los valores iniciales, los cuales son mostrados
en esta ventana:
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Las opciones permiten aceptar estos valores, cancelar la entrada de ellos, o agregar un nuevo escenario. De
momento, aceptaremos para confirmar este escenario.
De la misma manera, crearemos otros escenarios, uno pesimista y uno optimista respecto a estos valores.
Para el primero, usaremos una tasa inicial de petróleo de 1000 bls/d y una declinación de agua de 0.02
bls/d/m, es decir el doble del valor actual. Para el caso optimista, usaremos una tasa inicial de 1700 bls/d y
una declinación de 0.002 bls/d/m:
Cada uno de estos escenarios nos da una visión diferente del caso en estudio:
Para ver un sumario de los casos creados, podemos hacer uso de la opción de Resumen que posee esta
herramienta (Summary), la cual crea una hoja de cálculo adicional que contiene la información solicitada:
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Esta ventana nos permite seleccionar el tipo de reporte que deseamos ver, y las celdas a reportar. En este
ejemplo, reportaremos aquellas celdas que muestran los acumulados de fluidos y el número de meses
produciendo. Existen dos posibles reportes generados por esta herramienta: Un Sumario o resumen y un
reporte de Tabla Pivote o Tabla Dinámica. El primero de ellos muestra una hoja con la información detallada
de cada escenario creado y los resultados obtenidos en cada caso:
Scenario Summary
Current Values: EscenarioBase EscenarioPesimista EscenarioOptimista
Escenario inicial. Punto Caso Pesimista, Caso Optimista,
base para la comparación Qoi=1000, Dw=0.02 Qoi=1700, Dw=0.002
Changing Cells:
$D$6 1700 1500 1000 1700
$E$5 0.0020 0.0100 0.0200 0.0020
Result Cells:
$C$4 58 23 20 58
$D$4 1,280,414 726,147 441,257 1,280,414
$E$4 818,467 570,818 437,369 818,467
$F$4 102 58 35 102
Notes: Current Values column represents values of changing cells at
time Scenario Summary Report was created. Changing cells for each
scenario are highlighted in gray.
En esta hoja se aprecia, de manera sencilla, los resultados obtenidos en cada caso para poder compararlos. El
reporte tiene un formato que es automáticamente colocado por Excel y se ajusta al número de escenarios que
hayamos creado.
La segunda manera de reportar los resultados de los escenarios, es mediante una tabla dinámica de Excel:
En esta tabla es posible seleccionar la información que se desea ver, desplegando las listas que aparecen en
los encabezados de las filas y columnas de esta tabla.
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El trabajo con escenarios permite que de una manera rápida se pueda establecer el impacto que tiene el
cambio de una variable sobre los cálculos realizados en una hoja de cálculo. Es una herramienta de análisis
de datos muy útil ya que se pueden estudiar diferentes casos con diferentes conjuntos de datos sin necesidad
de tener que crear más hojas o nuevos archivos. En un par de pasos, se puede tener el análisis completo de
una información, y ver la evolución de los cambios generados por los escenarios. Finalmente, el sumario
permite crear una manera completa de ver todos los casos y su impacto sobre los resultados.
Por último, las otras opciones de esta herramienta, como son Borrar (Delete), Editar (Edit) y Unir (Merge)
permiten eliminar de nuestro trabajo el escenario seleccionado, modificar alguno de los valores o el nombre
del escenario e importar escenario desde otro archivo. Esta última opción debe ser aplicada con cuidado ya
que las celdas que cambian deben coincidir en ambos archivos, es decir si creamos un escenario que
modifique la celda D6, el escenario a importar también debe tener esta celda como variable.
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Una vista personalizada es una manera de ver la información definida por el usuario. Por ejemplo, en una
hoja de cálculo sea necesario sólo ver el resultado total de una tabla, sin tomar en cuenta resultados parciales
ni los datos de la tabla, otra vista sería precisamente la de los resultados parciales, sin incluir mayor
información. Una última vista incluiría toda la información de la tabla.
Una Vista Personalizada nos permite tener rápido acceso a cierta información de nuestra hoja de cálculo, sin
necesidad de buscarla por toda la tabla (o tablas).
Al crear una vista personalizada, asignamos un nombre a lo que vemos en el monitor en ese momento: la
posición de la hoja de cálculo, si hay filas o columnas ocultas, incluso las opciones establecidas para la
impresión. Es posible, usando vistas generar diferentes reportes de una misma hoja de datos, por ejemplo se
puede tener un reporte general de todos los datos, detallando la información, tener también un reporte de
totales parciales, en los cuales se ha ocultado los detalles y una vista de los totales globales, ocultando el resto
de la información.
A continuación, presentaremos un ejemplo práctico de las Vistas Personalizadas, empleando para ello una
hoja de cálculo que representa una Tabla de Potencial (Escenarios Vistas y Reportes.xls):
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La primera Vista a generar sería la vista básica o normal con la tabla sin modificación alguna. Para
ello, el primer paso es seleccionar la vista desde la primera celda (A1) y seleccionar la opción de
Vistas Personalizadas desde el menú View/Custom Views:
En esta ventana tenemos, a la izquierda, un espacio donde estarán listadas todas las vistas que se hagan. A la
derecha, cuatro botones nos permiten el manejo de las vistas:
- Show (Mostrar): Muestra la vista seleccionada
- Close (Cerrar): Cierra esta ventan sin cambios
- Add (Agregar): Permite agregar una nueva vista
- Delete (Borrar): Borra la vista que esté seleccionada
Al agregar una nueva vista, tenemos que asignarle un nombre único y establecer las opciones:
Las opciones presentes permiten guardar junto con esta vista, las características de impresión y las
características de filtro y ocultamiento de columnas y filas. Para cada vista creada es posible definir como se
va a imprimir, la dirección del papel, que impresora y sobre todo, el área de impresión.
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Si para crear la vista se han ocultado filas o columnas, o se tiene algún filtro activo, la opción
Hidden rows, columns and filter settings (Filas o columnas ocultas y filtros), permite que se mantengan esas
características en la vista. Si la opción está desactivada, la vista las ignorará y no las tomará en cuenta
cuando sea llamada. Antes de usar estas vistas, crearemos otras para que se vea la utilidad de esta
herramienta.
La segunda vista a crear es sólo para mostrar el final de la tabla, los totales del campo que aparecen al final de
los datos. Para crearla nos ubicamos en la celda de la tabla que nos permita ver el final, no es necesario
ocultar ninguna fila, ya que esta vista será referencial para observar cambios en los totales, y procedemos a
crear la vista como ya fue explicado anteriormente (Vista Totales Final):
Una tercera vista a crear corresponde a sólo los subtotales, omitiendo el detalle de cada cluster en este caso.
Para ello, vamos ocultando la información de los pozos, dejando visible únicamente los subtotales y
procedemos a crear otra vista (Vista Subtotales)
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Aprovechando la actual condición de la hoja de cálculo, ocultaremos algunas columnas y crearemos otra
vista, dejando ver únicamente el potencial optimizado (Vista Potencial Optimizado Subtotales):
Ahora, cada vez que se necesite cambiar de una vista a la otra, sólo hay que seleccionarla, en la ventana de
Vistas Personalizadas y elegir la opción “Show”:
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Esto nos lleva a la situación de la hoja en la cual fue creada la vista, es decir, mostrando las filas y columnas
que estuviesen visibles al momento de crear la vista. Otras opciones que son almacenadas con las vistas
corresponden a los que se desea ver: valores o fórmulas en la hoja de cálculo, la barra de fórmulas y otras
opciones, las cuales corresponden a aquellas que aparecen en la opción View (Vista) de la ventana de
opciones de Excel. El siguiente ejemplo permite ver únicamente las fórmulas y ocultar la barra de ingreso de
fórmulas (Vista Seguimiento Fórmulas):
Las vistas tienen grandes utilidades, nos permiten ir a cualquier parte de la hoja que tengamos previamente
especificada, permiten guardar la configuración de líneas o columnas ocultas, como cuando se crea un filtro,
y sirven de base para la creación de reportes.
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El manejador de reportes es una herramienta que permite, como su nombre lo indica, generar, mantener e
imprimir reportes creados en Excel. Los reportes corresponden a vistas específicas de una tabla de datos que
se han creado como fue indicado en el punto anterior. Es necesario contar con vistas personalizadas ya
creadas antes de activar esta herramienta. También maneja opciones de escenarios en combinación con las
vistas. Usaremos ambas en esta explicación, basándonos en las vistas creadas en el punto anterior en la hoja
de cálculo de ejemplo (Escenarios, Vistas y Reportes.xls).
Es necesario advertir que esta herramienta no es instalada por defecto por Excel, hay que instalar un
complemento (Reports.xla). Esta herramienta se activa desde el menú View (Vista):
El manejador de reportes presenta una ventana con las opciones de adición, edición, borrado e impresión de
las vistas:
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Como primer paso agregaremos un reporte. En esta hoja de ejemplo, se han creado algunos escenarios que
modifican los valores de RPM en la parte de Potencial Optimizado y los valores de Potencial de Yacimiento:
Para proceder a crear un reporte, hay que añadirlo desde la ventana del manejador:
Esta ventana permite ir agregando vistas al reporte, escogiendo la hoja de cálculo a la que refiere la vista
(Sheet), la vista (View) y el escenario a aplicar (Scenario). Al escoger estas opciones y presionar el botón de
adición (Add), se crea una nueva sección del reporte.
Un reporte puede tener tantas secciones como se desee, y para imprimirlas se puede tener la opción de que la
numeración de páginas sea secuencial o se reinicie en cada sección. Agregaremos, para este ejemplo, usando
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la hoja “Potencial”, la vista “Potencial Optimizado Subtotales”, sin especificar el escenario, y la vista de
“Subtotales” con los escenarios: “EscenarioNormal”, “Pump+10%” y “Res+10%”. Esto mostrará cuatro
secciones en la parte inferior de la ventana (“Sections in this report”):
A su derecha aparecen tres botones que permiten manejar las secciones dentro de un reporte, modificando el
orden en el que serán impresas o eliminando alguna del reporte. Al aceptar esta configuración del reporte, ya
es creado y almacenado en la hoja de cálculo:
Es necesario tener establecidas las opciones de impresión de cada sección del reporte, ya que al momento de
imprimir, el manejador sólo preguntará cuantas copias se desean hacer, no permite la modificación de ningún
parámetro de impresión, ni la impresora. Cualquier reporte se imprimirá en la impresora activa de
Windows™
Los reportes nos permiten tener una manera rápida y eficiente de imprimir diferentes vistas de una misma
hoja de cálculo. Es posible presentar sólo los totales a la gerencia, los subtotales a un equipo de trabajo y el
detalle de los datos para el seguimiento de información, sin tener que estar modificando las opciones o
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presentaciones cada vez que sea necesario, con sólo imprimir un reporte, aparecen las tres impresiones con
las características que habíamos escogido para ellas.
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Gran parte de la información que se maneja a diario, proviene de bases de datos externas a Excel.
Microsoft™ ha desarrollado una herramienta que permite la conexión de Excel con otras bases de datos a fin
de extraer de ellas información en forma de tablas.
Las bases de datos externas resultan mucho más eficientes que Excel si se manejan grandes volúmenes de
información, ya que permiten manejar mayor número de datos que una hoja de Excel, además trabajan con un
lenguaje de programación específico para ellas, como es SQL (Structured Query Language), el cual es muy
eficiente.
Este punto del curso no pretende ahondar en el manejo de Bases de Datos ni de SQL, sólo intentará mostrar
de qué manera es posible extraer información específica desde una base externa a Excel. Para ello, se
empleará una Base de Datos en MSAccess™ de uso bastante extendido: OFM.
Si bien la base de datos de manejo, control y mantenimiento de información de producción OFM, tiene su
propia interfaz de visualización, es útil saber que su estructura corresponde a una Base de Datos de Access,
por lo que puede ser leído directamente con otras herramientas del paquete Office.
Esto abre el Asistente de Bases de Datos que nos guía durante el proceso. La extracción de información de
una base de datos se realiza a través de una “Consulta”, el Asistente nos permite ir creando de manera muy
sencilla esta consulta. La primera ventana que se nos muestra permite seleccionar el tipo de Base de Datos de
la que se quiere extraer la información. En este caso específico se debe seleccionar la opción: MSAccess
Database*:
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Muchas de las opciones de esta ventana sirven para configurar la manera en la que se leerá la información, o
para definir el tipo de base de dato o de manejador que se debe emplear. Para este ejemplo – y para cualquier
conexión con Access – estas opciones no serán tomadas en cuenta.
Al seleccionar la opción, aparece una ventana en la que se debe indicar la dirección del archivo que queremos
conectar:
Una vez abierto el archivo, el programa muestra una ventana con dos espacios de selección. En el de la
izquierda mostrará todas las “Tablas” existente en la Base de Datos:
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Esta ventana puede mostrar adicionalmente a las Tablas (Tables), las Vistas (Views), las Tablas del Sistema
(System Tables) y los Sinónimos (Synonyms) que son referencias a otras tablas cuando se trabaja con bases de
Datos multiusuarios. Para activar alguna de estas opciones, se presiona el botón “Options…” en la parte
inferior de la ventana activa, lo que muestra otra ventana donde se puede seleccionar lo que se desea:
Para el ejemplo que nos atañe, usaremos únicamente las tablas en la base de datos. De ellas seleccionaremos
una de la cual extraeremos información. Definiremos el ejemplo como búsqueda de información de pruebas
de un Cluster específico (JB) durante el presente año, ordenado por pozo y por fechas.
Al trabajar con tablas de Bases de Datos de esta manera es necesario conocer los nombres de las Tablas y de
los campos en ellas, a fin de extraer la información que realmente queremos y no otra cuyos nombres en la
base de datos sea similar. En nuestro caso, la Tabla se llama “WELL_TESTS” que contiene, entre otros, los
siguientes campos, los cuales seleccionaremos
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Cabe destacarse, que el orden en el que se seleccionen los campos, será el mismo orden en el que aparecerán
en Excel cuando finalicemos el proceso:
El siguiente paso del Asistente nos permite filtrar la información que queremos extraer. Recordemos que
queremos ver los pozos del Cluster JB cuyas pruebas han sido realizadas durante el año 2005. Ya que no
tenemos el campo Cluster en esta base de datos, podemos indicarle al Asistente que queremos ver únicamente
los pozos que comiencen con las letras JB
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Existen varias opciones de filtrado según las necesidades particulares de cada caso. Por supuesto, este paso
se puede ignorar, no seleccionando ningún filtro y el Asistente nos traería toda la información en la tabla.
Para filtrar por fechas, usaremos la condición de que sea mayor o igual al primero de enero del 2005, lo que
deja la puerta abierta a que la consulta de datos se actualice periódicamente. Es posible agregar hasta tres
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condiciones por cada campo incluido en la consulta de los datos y según el caso, pueden estar unidas por el
operador de conjunción Y (AND), o el operador de exclusión O (OR).
El siguiente paso del Asistente corresponde a cómo se desea ordenar la información resultante. Es posible
hacerlo por cada campo incluido en la consulta, especificando si se quiere de forma ascendente o
descendente:
Por último, el Asistente muestra, en su última pantalla, las opciones para establecer qué se va a hacer con la
consulta creada. Se puede importar los datos directamente a Excel, con lo que habrá que indicar la primera
celda dónde debe ir la información, se puede editar la consulta en el programa Microsoft Query ™ si se desea
optimizar el proceso o conectar dos bases de datos para la extracción de información, o se puede crear un
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cubo OLAP que es una herramienta avanzada de análisis de bases de datos relacionales. El motivo de este
proceso que hemos realizado es extraer información a Excel:
Al presionar el botón “Finish” (Finalizar), El Asistente pregunta donde se desea poner la información:
Los botones en la parte inferior nos permiten ver las propiedades de esta consulta(“Properties…”), en las que
se puede definir como se actualizará la información y si se deben mantener los formatos:
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El Botón “Edit Query…” (Editar Consulta), lleva la información que hemos creado al programa Microsoft
Query ™ para que sea modificada o ajustada. Cabe resaltar que para realizar consultas mas especificas se
debe tener un conocimiento mínimo de Bases de Datos (MS Access), Tablas y consultas, o en su defecto de
lenguaje SQL, lo cual no es parte de este curso.
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Ahora esta información puede ser actualizada cada vez que se desee, se le puede agregar formato de tabla o
puede ser eliminada, en cuyo caso debe eliminarse toda la tabla a fin de que desaparezca la conexión con la
base de datos.
Si alguna hoja de un archivo de Excel tiene una conexión a una base de datos, se activa la Barra de
Herramientas “External Data”, que permitirá manejar ese tipo de información:
Cancelar la Actualización
Estatus de la actualización
Al actualizar una consulta, Excel se conectará nuevamente con la base de datos y hará la consulta otra vez, de
esta manera, si existen nuevos datos en la tabla que satisfagan la solicitud hecha, también serán incorporados
a la tabla resultante.
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