PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL

CAMBIO
CODIGO: PR- 09 EDICION: 1 FECHA: 22-02-2017

1. OBJETO

Definir los lineamientos básicos para los cambios o modificaciones en equipos e instalaciones, teniendo en cuenta
los aspectos técnicos de Salud, Seguridad Industrial y ambiente.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para todas las actividades que involucren cambios en equipos o instalaciones en la
empresa SERVIPETROL S.A.S.

3. DEFINICIONES

Cambio de Naturaleza Física: Diseño o modificación de equipos, construcciones, edificaciones o instalaciones.

Cambio de Naturaleza Operacional: Diseño o modificación de procesos en su formulación, especificaciones,

criterios y procedimientos de operación.

Cambio Permanente: Aquel cambio que se establecerá indefinidamente por requerimiento del negocio, de la
operación o por la ley, el cual reemplazará o modificará documentación existente, equipo o parte de él, o una
organización o forma de funcionar.

Cambio Temporal: Aquel cambio que se establecerá para resolver un problema o condición inmediata y el cual se
revertirá a su condición original una vez el problema presentado haya sido superado.

Cambio o Modificación: Una alteración temporal o permanente a equipos, instalaciones, programas,

procedimientos estándares aprobados o en funcionamiento.

Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, que sea adverso o benéfico, total o parcial como
resultado de las actividades, productos o servicios de una organización.

Peligro: Fuente o situación con potencial de daño en términos de muerte, lesión o enfermedad, daño a la
propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos.

4. CONDICIONES GENERALES

Cualquier cambio o modificación en las instalaciones o equipos debe someterse a un proceso de revisión en
aspectos HSE y aprobación por la gerencia.

Los principales aspectos que se deben tener en cuenta para la aplicación de este procedimiento son los siguientes:

 Cambios de instalaciones o equipos.

 Conexión de una instalación nueva a una ya existente.
 Modificaciones en la legislación colombiana vigente.
 Cambio de personal (competencias).

Dirección: Teléfono: 3112332175 Nit. 846.002.522-1 Régimen Común

Diagonal 8 Número 5 -162 Barrio Vergel ORITO- PTYO Fa x: 4290000 Mail: ser vipetrol2003@yahoo.es
Sede Neiva - Huila
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 cambios de actividades operativas.

 Cambios de puestos de trabajo.
 Cambios de proveedores críticos.
 Cambios de condiciones ambientales.
 Cambios en las normas o estándares organizacionales.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

ACTIVIDAD RESPONSABLE EVIDENCIA

Cambios de equipos y/o instalaciones:

Cuando en la empresa se van a generar cambios en equipos y/o instalaciones,

personal o temas que generen riesgo, se debe solicitar el soporte al coordinador SIG Gerencia y Formato control
o HSE para que se evalúen conjuntamente las variables críticas, los riesgos en Salud, Coordinador SIG o del cambio.
Seguridad industrial, e Impactos Ambientales que se puedan generar. De cuyo HSE.
consenso debe generarse un formato guía (Anexo 1.)
Descripción del formato:
El formato de control del cambio, debe contener los siguientes aspectos:

1. Nombre de la Instalación donde se efectuarán los cambios. (Área donde se realiza

la actividad, oficinas etc.).

2. Motivo del cambio, especifica que será modificado.

3. Cambios propuestos: Planteamiento claro y conciso de la modificación que se

quiere realizar.

4. Justificación. Descripción clara de la modificación o cambio.

5. Etapas de los cambios.

6. Viabilidad de Ingeniería: Reunión y aceptación con las partes interesadas sobre los
cambios, se debe dejar un acta firmada y es responsabilidad de realizarla el
responsable de proceso o la persona que solicita el cambio.

7. Análisis de Riesgos: Se debe realizar la identificación de variables críticas, aspectos,

Gerencia y
peligros, impactos y riesgos en los aspectos de Salud, Seguridad Industrial, Medio Formato control
Coordinador SIG o
Ambiente y Calidad de las actividades a desarrollar, con sus respectivas medidas de del cambio.
control, utilizar formatos (con Registro de identificación de aspectos y evaluación de HSE.
impactos ambientales y Registro identificación de peligros y evaluación de riesgos), y
el plan para el seguimiento y medición de variables criticas de estos procesos:

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• Paradas de Producción: Se debe confirmar al encargado de la actividad si se debe

realizar paradas de producción.

• Soportes técnicos: Relación de los documentos, diagramas, planos, cuadros y costos

que se utilizarán para el proyecto de cambios.

8. Plan de trabajo: Planteamiento claro de la forma como se realizará la modificación,

estimando la fecha de iniciación del trabajo y mostrando el cronograma de su
desarrollo, especificando con qué tipo de contrato y/o contratista se puede trabajar
o qué personal de la empresa puede utilizar.
9. Capacitación y Entrenamiento: Este entrenamiento se realizará desde los
preliminares con la inducción y se continuará durante el proyecto hasta su
culminación. Por último se brindará capacitación y entrenamiento que se necesita
para operar los equipos intervenidos al personal directamente involucrado.

10. Actualizaciones: Se deben actualizar planos, manuales de operación,

procedimientos o instructivos, funciones y responsabilidades después de los cambios.
El encargado de realizar el montaje o modificación (Proyectos o Construcción), Formato control
Gerencia y
entregará los planos actualizados al igual que los instructivos o manuales de equipos, del cambio.
y el jefe del departamento o responsable del área intervenida realizará la Coordinador SIG o
actualización de procedimientos operacionales o funciones y responsabilidades del HSE.
personal.

11. Aprobación de entidades externas: Dadas las condiciones del proyecto, se debe
plantear si se requiere aprobaciones de organismos del estado (Ministerio de
ambiente, Vivienda y desarrollo territorial, Ministerio de la protección social,
Corporaciones autónomas regionales, Secretarias de salud municipal), se deben
adjuntar al informe.

12. Aprobaciones: El informe debe ser aprobado y firmado por el gerente de la

empresa.

6. ANEXOS:

- Formato control del cambio.

Elaboro: Aprobó:
YHADIRA BASTIDAS LEYDY JHOANA TABARES LOPEZ
COORD. CALIDAD GERENTE

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