1-1-2016

MANUAL DE
FUNCIONES DE
PUBLIK TOTAL

SENA
GIRARDOT
 MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA
PUBLIK TOTAL

ELABORADO POR:

KATERIN JINETH BERNAL ENCISO

CESAR RICARDO SALAS CAMACHO
YURI CAROLINA MARÍN SUÁREZ
MARIA DE LOS ANGELES RODRIGUEZ GONZÁLEZ

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD

EMPRESARIAL

GIRARDOT
2016
 NOMBRE CARGO

YURI CAROLINA MARÍN SUÁREZ GERENTE GENERAL

KATERIN JINETH BERNAL ENCISO JEFE DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

MARÍA DE LOS ÁNGELES JEFE DEPARTAMENTO DE VENTAS

RODRIGUEZ GONZALEZ

CESAR RICARDO SALAS CAMACHO JEFE DEPARTAMENTO DE

PRODUCCIÓN
TABLA DE CONTENIDO

1. IDENTIFICACIÓN EMPRESARIAL

1.1 RAZÓN SOCIAL, LOGOTIPO Y ESLOGAN

1.2 PERFIL EMPRESARIAL QUIENES SOMOS
1.3 MISIÓN
1.4 VISIÓN
1.5 OBJETIVO GENERAL
1.6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.7 VALORES CORPORATIVOS

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

3. MANUAL DE FUNCIONES

3.1 ÁREA ADMINISTRATIVA

3.2 ÁREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
3.3 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
3.4 ÁREA DE VENTAS
3.5 ÁREA DE PRODUCCIÓN
3.6 ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE

4. BIBLIOGRAFÍA
 1. IDENTIFICACIÓN EMPRESARIAL

1.1. Razón Social: Publik Total

Logotipo:

Eslogan: Publicidad Exterior

 1.2 PERFIL EMPRESARIAL

Quienes somos:

Somos una agencia interactiva, dedicada a implementar soluciones de

comunicación gráfica, basada en la creatividad, la innovación, la estrategia y el valor
agregado.
Nuestra empresa cuenta con una estructura multidisciplinaria que nos permite la
especialización en distintas áreas; promoviendo un intercambio ideológico
constante que aporte valor agregado a nuestro proceso creativo, desarrollando
conceptos y estrategias impactantes y efectivas.
En Publik Total aprovechamos al máximo los beneficios del marketing digital de la
mano con el potencial del marketing offline, ofreciendo un servicio profesional con
una metodología simple y clara que incremente el éxito de tu campaña.

1.3 Misión:
Brindarles a nuestros clientes soluciones integrales de comunicación estratégica,
publicidad desde el diseño de una campaña creativa, hasta la realización de piezas
publicitarias y planeación de medios, haciendo que su empresa sea notable y que
su marca impacte y sea inolvidable.

1.4 Visión:
Nos enfocamos en ser la Agencia Publicitaria preferida por las principales empresas
de Girardot y de otras regiones, por los resultados que generamos para sus
negocios, pero también por el profesionalismo y los valores que rigen nuestro
trabajo y nuestra relación con ellos.
Nos enfocamos en ser la Agencia Publicitaria preferida por las principales empresas
de Girardot y de otras regiones, por los resultados que generamos para sus
negocios, pero también por el profesionalismo y los valores que rigen nuestro
trabajo y nuestra relación con ellos.
 1.5 Objetivo General:

Ser la mejor opción en el mercado en cuanto a empresas de publicidad

desarrollando procesos eficientes, creativos y dirigidos a la completa satisfacción
de las necesidades de las empresas y personas que confían en nosotros logrando
un posicionamiento sólido como una agencia innovadora y comprometida con el
éxito de nuestros clientes.

1.6 Objetivos Específicos:

 Hacer que su inversión en publicidad, siga siendo una inversión, y no pase a

formar un gasto más sin rédito alguno
 Que una publicidad bien desarrollada pueda beneficiarlo a usted; Y en poco
tiempo descubra los beneficios de su alcance.
 Poner a la disposición del cliente, todos los recursos necesarios, para
desarrollar un producto de acuerdo con cada una de sus necesidades.
 Facilitar y mejorar sus procesos de comunicación, utilizando en cada caso
los medios más adecuados.

1.7 Valores Corporativos:

Los Valores Corporativos que identificaran a la Empresa PubliK Total en su accionar
diario son:

Responsabilidad: Con los proveedores, clientes y la sociedad al cumplir los

compromisos adquiridos oportunamente, en los tiempos estipulados preservando
su integridad y generando confianza.

Calidad: Materiales de primera calidad, utilizados para la elaboración de todos

nuestros productos, en el diseño e innovación de piezas gráficas para que
respondan a la vanguardia del impacto visual, en los procesos de producción y
atención al cliente.
Respeto: Por y hacia el cliente final de nuestros productos al escuchar sus
inquietudes, sugerencias y formas de pensar en cuanto al producto que le
ofrecemos y el grado de satisfacción que obtiene, además le brindamos un trato
amable, orientándolo y asesorándolo para que su negocio tenga aceptación dentro
de sus espacios comerciales.

Pertenencia: Hacia la Empresa por cada colaborador que la integra, demostrando

en las actividades diarias eficiencia y optimo cumplimiento en el desarrollo de las
funciones, cuidando las herramientas de trabajo y potenciando los esfuerzos de
todos en el cumplimiento de los objetivos.

Innovación: En la actualización de nuestro portafolio de producto, mostrando

variación en el diseño, estilos, muestras previas para que el cliente tenga varias
opciones de elección.

Talento Humano: son el activo más importante con alta calidad humana,
conocimientos, experiencia y compromiso para el progreso de la Empresa.

Puntualidad: Relevando la importancia de hacer las cosas a tiempo en el lugar

conveniente potencializando como labor la garantía de satisfacción de los clientes.
El trabajo no es un castigo, es una virtud, un noble empeño que prueba el valor de
quien lo ejerce.
 2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

GERENTE GENERAL

SECRETARIA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE VENTAS DE PRODUCCIÓN SERVICIO AL
CLIENTE

CONTABILIDAD RECURSOS JEFE DE VENTAS JEFE DE COORDINADOR

Y FINANZAS HUMANOS PRODUCCIÓN SERV. CLIENTE

CONTADOR JEFE RECURSOS AYUDANTE DE AUXILIAR DE

CONSULTOR
HUMANOS VENTAS PRODUCCIÓN
DE
INFORMACIÓ
AUXILIAR AUXILIAR DE N SERVICIO AL
CONTABLE PUBLICIDAD CLIENTE

ASISTENTE
FINANCIERO
3.
 3.1 ÁREA ADMINISTRATIVA

Nombre del cargo: Gerente General

Dependencia: Área Administrativa
Jefe Inmediato: Socios y Accionistas

FUNCIÓN BÁSICA

Encargado de la contratación del personal, vigilancia de procesos de envíos,

encargado de la evaluación del desempeño del personal, dirige y supervisa a los demás
trabajadores, encargado de la remuneración del personal.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. El proceso de planeación estratégica de la empresa, determinando los factores
críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.
2. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
3. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y
estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo
con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los
recursos disponibles.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Personal de carga y descarga, contador, secretaria y proveedores.

ÁREA ADMINISTRATIVA

Nombre del cargo: Secretaria

Dependencia: Área Administrativa
Jefe Inmediato: Gerente General

FUNCIÓN BÁSICA

Encargada de recibir los pedidos, también de tomar nota donde y para cuando
necesitan los productos, Atención a clientes, Realizar los cobros de las ventas de
contado. Manejo de caja chica. Manejo de suministros de oficina. Coordinación de los
viajes de las diferentes personas. Elaboración de memos y cartas. Asistencia directa
de Gerencias. Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Archivo de las facturas de respaldo para la reposición de la caja chica.
Actividades ventas.
2. Recepción del cobro de las ventas de contado.
3. Entregar los pagos en efectivo o cheque al contador diariamente, junto con las
facturas y retenciones
4. Comunicarse con el cliente y solicitar el cobro.
5. Brindar atención a los clientes que se comunican a la empresa.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Personal de carga y descarga, personal de higiene, personal de transporte.

 3.2 ÁREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

Nombre del cargo: Contador

Dependencia: Área Administrativa
Jefe Inmediato: Gerente General

FUNCIÓN BÁSICA

Encargado de recibir y administrar el dinero que entra al negocio, encargado de

inventariar todos los productos de los proveedores, además manejo de clientes,
nómina, coordinación de la entrega de información a la empresa que realiza la
contabilidad. Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de
conformidad con el plan de cuentas establecido.
2. Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares
necesarios.
3. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que exijan los entes
de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.
4. Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y
nacional.
5. Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus
correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas
vigentes.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Auxiliar contable, Asistente Financiero

ÁREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

Nombre del cargo: Auxiliar Contable

Dependencia: Área Administrativa
Jefe Inmediato: Contador

FUNCIÓN BÁSICA

Asistente en el acoplamiento de presupuestos y contabilidad en la recopilación de la

información respecto a la información financiera.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Manejo de programa TNS
2. Diligenciar el reporte de actividades, además de archivar documentos y pedidos
diarios.
3. Entregar y archivar la información recolectada por el contador
4. Estar presente en la oficina (mañana y tarde) para planificar y organizar su
trabajo.
5. Las demás que se desprendan de la naturaleza de su cargo y se requieran para
el cumplimiento del objetivo del área.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Ninguno
 3.3 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

Nombre del cargo: Jefe de Recursos Humanos

Dependencia: Área Administrativa
Jefe Inmediato: Gerente General

FUNCIÓN BÁSICA

Desarrollar procesos que integren nuevos integrantes a la fuerza laboral y retengan al

talento humano existente. Planear, coordinar y dirigir programas de bienestar y velar
por la salud de los empleados.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Reclutar personal para la organización.
2. Seleccionar personal para la organización.
3. Vigilar que se cumplan las medidas de seguridad para con los empleados.
4. Diseñar programas de bienestar para los empleados.
5. Realizar otras actividades que le encargue el Gerente General.

RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Personal de ventas,
 3.4 ÁREA DE VENTAS

Nombre del cargo: Jefe de Ventas

Dependencia: Área de Ventas
Jefe Inmediato: Gerente General

FUNCIÓN BÁSICA

Persona encargada de cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia
General y el departamento de producción para el área de ventas nacionales,
internacionales e institucionales, a través de la eficiente administración del
departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias
de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de
clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Ejecutar y controlar los planes comerciales de la empresa.
2. Posicionar los productos de la empresa a nivel nacional.
3. Organizar y dirigir el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al
mismo.
4. Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes.

RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Ayudante de ventas.
ÁREA DE VENTAS

Nombre del cargo: Asistente de Ventas

Dependencia: Área de Ventas
Jefe Inmediato: Jefe de Ventas

FUNCIÓN BÁSICA

Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compras de los clientes,
se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega
eficaz y eficiente.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la empresa.
2. Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales.
3. Elaboración de estadísticas e informes de ventas.
4. Canalizar las necesidades del cliente.
5. Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega,
condiciones de pago, validez de la oferta etc.).
6. Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes.
7. Asegurar la entrega del producto.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Ninguno.
 3.5 ÁREA DE PRODUCCIÓN

Nombre del cargo: Jefe de Producción

Dependencia: Área de Producción
Jefe Inmediato: Gerente General

FUNCIÓN BÁSICA

Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización

del área de producción de la empresa, tanto a nivel del producto, como a nivel de
gestión del personal obrero, con el objetivo de cumplir con la producción prevista en
tiempo y calidad del trabajo, mediante la eficiente administración del departamento a
cargo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Gestionar y supervisar al personal de su cargo.
2. Organizar y planificar la producción de la empresa.
3. Organizar y planificar el aprovisionamiento de materia prima y la distribución y
transporte del producto terminado de la empresa.
4. Coordinar con las diferentes áreas de comercialización, finanzas, recursos
humanos en una eficaz y eficiente comunicación y/o relación con el objetivo de
cumplir las metas de la empresa.
5. Optimizar los procesos de trabajo dentro de la planta de producción.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Auxiliar de producción, Auxiliar de publicidad.

ÁREA DE PRODUCCIÓN

Nombre del cargo: Auxiliar de Producción

Dependencia: Área de Producción
Jefe Inmediato: Jefe de Producción

FUNCIÓN BÁSICA

Encargado de tareas de transporte de materia prima y productos terminados de un

lugar a otro, además de realizar otras tareas relacionadas con el proceso de producción
en la planta a petición de los supervisores y del jefe de producción de la planta.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Realizar las tareas de transporte de materia prima requerida por ellos y en la
recolección y almacenamiento del producto terminado.
2. Realizar otras tareas relacionadas con el proceso de producción en la planta.
3. Ayudar a organizar la producción de la empresa.
4. Ayudar a organizar el aprovisionamiento de materia prima y la distribución y
transporte del producto terminado de la empresa.
5. Coordinar con el jefe y otros auxiliares de planta el trabajo efectuado mediante
una eficaz y eficiente comunicación y/o relación con el objetivo de cumplir las
metas del área de producción.
6. Ayudar a optimizar los procesos de trabajo dentro de la planta de producción.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Ninguno.
ÁREA DE PRODUCCIÓN

Nombre del cargo: Auxiliar de Publicidad

Dependencia: Área de Producción
Jefe Inmediato: Jefe de Producción

FUNCIÓN BÁSICA

Promover por los medios de comunicación la organización, proyectando una imagen

atractiva de ésta, a fin de promocionar los servicios, facilitar e incrementar las ventas y
generar ingresos.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Realizar estudios de publicidad y mercadeo.
2. Entrenar a los promotores de ventas en el área.
3. Llevar el control de ingresos y egresos que generan los medios de
comunicación.
4. Administrar, conjuntamente con el Jefe de producción, los recursos asignados.
5. Ayuda en la organización de eventos de promoción y/o publicidad.
6. Revisar y avalar las órdenes de pago.
7. Elaborar tarifas publicitarias.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Ninguno.
 3.6 ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE

Nombre del cargo: Coordinador de Servicio al cliente

Dependencia: Área de Servicio al Cliente
Jefe Inmediato: Gerente General

FUNCIÓN BÁSICA

Atención y tramitación de solicitudes de servicio, información, cotización y emisión de

tarjetas de asistencia, liderar información y vínculos de las diferentes unidades de
negocio.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Trabajar en equipo, cooperar, construcción de relaciones, comunicación y
orientación al cliente.
2. Orientación a resultados, búsqueda de información, orientación al detalle, interés
por la calidad, con capacidad de trabajar bajo presión.
3. Capacidad de tomar y aplicar de manera efectiva la información transmitida.
4. Excelente expresión oral y corporal, amplia capacidad de adaptarse a los cambios.

RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Consultor de información Servicio al cliente.

ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE

Nombre del cargo: Consulto de información Servicio al cliente

Dependencia: Área de Servicio al Cliente
Jefe Inmediato: Coordinador de Servicio al Cliente

FUNCIÓN BÁSICA

Crear ideas innovadoras para satisfacer las necesidades del cliente y establecer
estrategias de ventas.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Coordinar el trabajo con jefes y empresarios.
2. Recopilación de información de competencias.
3. Recibir recomendaciones quejas y reclamos.
4. Generar estrategias de ventas y promociones.
5. Controlar las actividades de balances y ventas.
6. Formular formatos de censos para los clientes.
7. Analizar las estrategias que tienen las otras empresas y mejorarlas.
8. Conservar informes que los clientes proponen y dejan en la empresa.
9. Atención al Usuario.
RESPONSABILIDAD POR PERSONAS

Consultor de información Servicio al cliente.

4. BIBLIOGRAFÍA

 http://es.slideshare.net/vntysk/manual-de-funciones-y-procedimientos-
ejemplos
 http://www.mintrabajo.gov.co/manual-de-funciones.html
 https://prezi.com/5rovxag1wcqh/manual-de-funciones-y-procedimientos/
 http://gestionpublicidad.blogspot.com.co/