PRODUCCION DOCUMENTAL

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño

de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o dependencia.
¿QUE TAREAS INVOLUCRA LA PRODUCCION DOCUMENTAL?

1. Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.

2. Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de

soporte que requiere la producción del documento (papel, medio magnético,
electrónico, otros) y el formato o tamaño.

3. Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la

institución (notas internas, memorando, carta, circular, circular interna, circular
externa, actas, convocatorias, informes etc).
La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen
corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de
letra, firmas autorizadas.

4. Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base

a la necesidad de cada institución para imprimir o grabar.
El número de copias sugerido de cada documento que se produzca en la
dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos.
Copia1: Expediente
Copia2: Archivo numérico
Copia3: Entrega al destinatario
Además etiquetar o elaborar el rótulo del sobre, carpeta, caja según el soporte
y adjuntar los anexos.

5. Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los

procedimientos establecidos por la institución.

TECNICA DOCUMENTAL

Las técnicas documentales consisten en la identificación, recogida y análisis

de documentos relacionados con el hecho o contexto estudiado. En este caso,
la información no nos la dan las personas investigadas directamente, sino a
través de sus trabajos escritos, gráficos, etc. Y es a través de estas que
pretendemos compartir sus significados.
Los documentos que se suelen considerar como fuente de datos son muy
variados: leyes, normas, contratos, correspondencia, proyectos de trabajo,
memorias, informes, diarios, películas, fotografías, dibujos y apuntes de
personas implicadas, etc. Los documentos suelen clasificarse en “oficiales” y
“personales”. Los oficiales son documentos emitidos por organizaciones o
instituciones y pueden tener carácter privado (actas de reuniones, memorias
internas, informes confidenciales, etc.) o público (notas de prensa, normas,
etc.). Si son privados, se han de obtener las correspondientes autorizaciones.
Los documentos personales pueden ser biografías o autobiografías, diarios,
cartas, fotografías, etc. En este caso, también deben pedirse las
autorizaciones correspondientes. En la tabla 9 se muestra la clasificación de
los tipos de documentos según Keith MacDonald y Colin Tipton.

Clasificación de los diferentes tipos de documentos

 las normas lingüísticas

normas lingüísticas y técnicas de producción documental

Es elaborar y presentar documentos organizacionales: cartas, sobres

comerciales circulares, memorandos actas, informes, certificados y
constancias, hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.

 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
 REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

Toda empresa desarrolla actividades que necesitan ser registradas para conservar
la memoria del ente jurídico por ello si bien hay documentos estandarizados como
facturas comprobantes de ingreso y egresos recibos de caja, estos documentos
están legalizados por que la actividad contable está vigilada por el estado, sin
embargo otras actividades no vigiladas que por su naturaleza no pueden ser
vigiladas.
 NORMAS ORGANIZACIONALES PARA TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
COMERCIALES:
Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas
ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción
general ,en la construcción de párrafos.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS INVOLUCRADAS EN LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS:
Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas , por lo cual obliga
a aplicar los principios de la administración moderna ,estas actividades las
podemos mencionar tales como son:

 Compra de materia prima.

 Llevar cuentas.
 Planeación del trabajo.
 Manejo de recursos humanos.
 Salud ocupacional.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS:

Gramática: normas, conceptos, uso, categorías ,reglas ortográficas concepto de
sigla, acrónimo abreviatura, conceptos oraciones lógicas, párrafos ,redacción
semántica, documentos normas técnicas, protocolo, vocabulario puesto de trabajo,
papelería, hojas de cálculo y postura corporal.
DEPOSITO DE ARCHIVO:

Como norma general adaptar el mobiliario al documento y no viceversa. Como

norma general los compactos y estanterías fijas deben estar separados de la
pared unos 6 cm y la última balda a 20 cm del suelo revisar que los documentos
cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción
documental redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto,
el tipo, las funciones de unidad administrativa. Digitar textos utilizando la
tecnología disponible

CONOCIMIENTO DE PROCESO
Los documentos comerciales obligatorios se deben ser conservados por lo menos
10 años contando a partir de la fecha de emisión en orden establecido, incluso los
anulados.

Los usos y costumbres que una de las formas más usuales sea archivarlos por
orden cronológico decreciente.

EL ACTO ADMINISTRATIVO

Es el medio a través del cual la Administración pública cumple su objetivo de

satisfacer los intereses colectivos o públicos. Es la formalización de la voluntad
administrativa, y debe ser dictado de conformidad con el principio de legalidad.
El tema del acto administrativo es de suma importancia en el Derecho público,
dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un
régimen especial que lo diferencia de otras manifestaciones estatales. Es una
materia que ha sido muy discutida en la doctrina jurídica, sosteniéndose diferentes
definiciones, según sea el concepto que se tenga, en general, de la función
administrativa.
La precisión del concepto de acto administrativo, presupone su ubicación y
delimitación dentro del género de los actos jurídicos. En efecto, indudablemente el
acto administrativo es una declaración de voluntad que genera efectos en el
ámbito del derecho. Pero, es evidente también que no basta esa afirmación para
aprehender en toda su intensidad y concreción la noción del acto administrativo;
es necesario para ello determinar el género próximo al que pertenece y dentro del
establecer la diferencia especifica que permite caracterizarlo y distinguirlo de los
demás actos jurídicos.
Los actos jurídicos pueden ser expedidos y celebrados por los particulares y por el
Estado y las personas jurídicas emanadas de este.
En ambos casos presentan los mismos elementos estructurales: sujeto,
consentimiento, objeto y causa.
Objeto del contrato
Es uno de los requisitos esenciales de todo contrato. Consiste en el objeto de las
obligaciones creadas contractualmente que, en último término, serán un dar, un
hacer o una abstención. El objeto contractual ha de ser real, posible, lícito,
determinado o susceptible de determinación sin necesidad de nuevo acuerdo
entre las partes. Aunque puede preverse que un contrato tenga un objeto que no
conlleve una ventaja patrimonial, es necesario que aquel pueda ser valorado
económicamente. Así se facilita el cumplimiento judicial del mismo mediante la
oportuna indemnización.
El consentimiento en el contrato
consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación sobre
la cosa y la causa que han de constituir el contrato. ... En los contratos celebrados
mediante dispositivos automáticos hay consentimiento desde que se manifiesta la
aceptación.
El contrato debe tener causa y ésta ha de ser existente, verdadera y lícita.
Causa fuente: es el origen o hecho jurídico generador de obligaciones o de un
acto jurídico.
Causa fin: es el propósito o finalidad perseguida por las partes al llevar a cabo el
acto o negocio jurídico.
Los sujetos Puede tratarse de personas físicas o jurídicas, con capacidad para
celebrar el contrato de que se trate. No debe tratarse de enfermos mentales
declarados, o hallarse inhabilitados por droga-dependencia o alcoholismo, o por
sentencia judicial condenatoria con accesoria de inhabilitación, y poseer la edad
mínima legal.
 ACTOS ACADEMICOS

Acto académico, la expresión de acto académico, se aplica para generalizar

diversos tipos de actividades académicas, orientadas a la capacitación, educación
continua, actualización profesional o mejora continua de las personas,
circunscritas en la Educación por extensión o Educación continuada.

Si bien es cierto que la expresión se ocupa para referirse a homenajes, entrega de

diplomas, conmemoraciones, etc., en el sentido estricto de los fines de la
educación continua se refiere a la diversidad de prácticas en que se desarrollan
los programas de esta modalidad educativa. Lo anterior responde a la necesidad
de atender de manera pedagógica a las características de los diferentes actos
académicos.

*Definir el objeto social de la empresa significa concretar que actividades va a

realizar, ya sea inmediatamente o en el futuro. A menudo es un aspecto al que no
se presta demasiada atención y puede impedir su inscripción en el Registro
Mercantil.